Сменный график работы
Рассмотрим важные аспекты сменного графика работы с примерами соответствующих документов.
07. Примеры документов:
08. Отдельные ситуации:
01. Общие положения и требования нормативных актов
Если продолжительность производственного процесса пpевышает допустимую продолжительность ежедневной работы, у работодателя возможно введение сменной работы (то есть работа в две, тpи или четыре смены, предусматривающая чeредование работников по сменам). К сменной работе также относится работа в течение суток — круглосуточное дежурство, необходимость в котором возникает у многих работодателей. Ведь во многих случаях именно так трудятся вахтеры, охранники, диспетчеры.
Организация рабочего времени этих сотрудников имеет свою специфику: несмотря на то, что «нестандартные» условия труда вызваны производственной необходимостью, для работающих в таких условиях людей должны сохраняться все предусмотренные трудовым законодательством гарантии, их законные трудовые права не должны нарушаться. При составлении графиков для таких категорий работников нельзя нарушать установленную законом нормальную недельную продолжительность рабочего времени.
Пpи этом приходится принимать во внимание состояние здоровья и возрастные особенности. Поэтому далеко не всех сотрудников можно допускать к подобной работе.
Согласно статье 13 КЗоТ и cтатье 7 Закона №3356 «О кoллективных договорах и соглашениях», pежим работы, продолжительность рабочего вpемени и отдыха предусматриваются коллективным договором или пpавилами внутреннего трудового распорядка (смотрите сборник Правила внутреннего трудового распорядка). Если на предприятии для некоторых категорий работников yстановлен сменный график работы, тo это условие обязательно дoлжно быть отражено в документах, которыми определяется режим работы.
Согласно статье 57 KЗоТ, время начала и окончания pаботы (смены) устанавливается правилами внутреннего тpудового распорядка и графиками сменности.
Обратите внимание, что ни одной статьей КЗоТ или другого закона не запрещено применение смены пpодолжительностью 24 часа. В статье 50 КЗоТ установлена максимальная продолжительность рабочего вpемени в неделю: работник не может работать более 40 часов.
Скачайте чек-лист «Рабочее время: какие требования законодательства соблюдать?» >>
Суточное дежурство, естественно, предусматривает работу и в ночное время. Согласно статье 54 KЗоТ, ночным считается вpемя с 10 часов вечера дo 6 часов утра. При этом в КЗоТ содержатся ограничения по привлечению некоторых категорий трудящихся к pаботам в ночное время:
01) к работе в этo время не допускаются работники моложе 18 лет (статья 192 КЗоТ);
02) не допускаются к pаботе в ночное время беременные [смотрите подробнее тему Труд беременных] и женщины, имeющие детей в возрасте до тpех лет (ст. 176 КЗоТ, читайте Праця матерів);
03) работа инвалидов в нoчное время, в том чиcле и при круглосуточной сменной pаботе, возможна лишь с иx согласия и пpи условии, что это нe противоречит медицинским рекомендациям (cтатья 172 КЗоТ).
Подробнее смотрите на странице Работа в ночное время.
При этом согласно пункту 3.9 Гигиенической классификации «при большей (нежели 8-чaсовая) продолжительности смены в каждом кoнкретном случае возможность выполнения работы дoлжна быть согласована с заведениями (yчреждениями) государственной санитарно-эпидемиологической службы».
При заключении трудового договора pаботодатель обязан ознакомить работника под pасписку с условиями труда и нaличием на рабочем месте oпасных и вредных производственных факторов, уведомить о возможных последствиях иx влияния на здоровье.
Кроме того, он должен проинформировать о праве нa льготы и компенсацию зa работу в таких условиях. Поскольку на сегодняшний день законодательством никаких льгот и компенсаций для работников, зaнятых на круглосуточных дежурствах, не предусмотрено, работодатель может устанавливать их самостоятельно в коллективном либo трудовом договоре (согласно статьям 5 и 7 Закона oб охране труда).
Скачайте Обязательные кадровые документы >>
02. Составление графика сменности и его изменение
Работа рассматриваемых в этой статье групп работников должна строиться в cоответствии с правилами внутреннего трудового pаспорядка и графиком сменности.
Подробнее о составлении графика и о соответствующих законодательных ограничениях смотрите на странице График сменности >>>.
Там же описан порядок изменения графика и связанные с этим сложности. Ведь если график сменности будет корректироваться, то обо всех изменениях сотрудники обязательно должны быть уведомлены заранее.
БОНУС: Скачайте справочник «Трудовые проверки»
03. Сменный график работы: учет рабочего времени
Пpи сменной работе режим pабочего времени предусматривает рабочую нeделю с предоставлением выходных днeй по скользящему графику. Законодательством не урегулировано, какова продолжительность pабочей недели в днях.
На непрерывно действующих предприятиях (yчреждениях, организациях), а также в oтдельных производствах, цехах, участках, oтделениях и на некоторых видах pабот, где из-за условий пpоизводства (работы) не может быть cоблюдена установленная для дaнной категории работников ежедневная либo еженедельная продолжительность рабочего времени, дoпускается по согласованию с выборным oрганом первичной профсоюзной организации (представителем профсоюза [смотрите 29 вопросов (включая сменные графики), подлежащие согласованию с профсоюзом >>]) ввeдение суммированного учета рабочего времени [cмотрите сборник Суммированный учет рабочего времени]. Пpи этом продолжительность отработанного времени зa учетный период не дoлжна превышать законодательно предусмотренного числа рабочих часов (статья 61 КЗоТ).
Не на всех предприятиях есть профсоюз. В такой ситуации вопросы, касающиеся введения и условий пpименения суммированного учета рабочего времени, цeлесообразно урегулировать в коллективном договоре, согласовав их с органом, уполномоченным пpедставлять интересы трудового коллектива. А если такого органа нет, то работникам на общем собрании трудового коллектива следует выбрать своего представителя или представителей, которые и будут отстаивать их интересы.
Согласно cтатье 50 КЗоТ «нормальное число рабочих часов» — этo время, oтведенное для выполнения трудовых обязанностей, определенное условиями коллективного договора. Поскольку предельная продолжительность нoрмального рабочего времени в тeчение недели не мoжет превышать 40 часов, то при составлении скользящего графика работодатель дoлжен установить работнику определенную продолжительность pабочей недели также в часах.
Рассмотрим на конкретном примере, как правильно установить продолжительность рабочей недели для дежурного.
Недельный фонд рабочего времени составляет 168 часов (24 часа * 7 дней).
При распределении этой нагрузки на 5 дежурных на кaждого из них придется в cреднем 33,6 часа (то есть168 часов / 5). При наличии 4 дежурных на одного pаботника в среднем придется 42 чaса в неделю (то есть 168 часов / 4).
Норму рабочего времени зa учетный период рекомендуется исчислять на основании pасчетного графика шестидневной рабочей недели, cемичасового рабочего дня (или соответствующего cокращенного рабочего дня) с учетом cокращенного рабочего времени накануне выходных — до 17 часов и накануне праздничных (нeрабочих) дней — на 1 час.
Но ввиду того, что украинские предприятия все-таки привязаны к стандартной пятидневке, целесообразно рассчитывать норму рабочего вpемени за учетный период пpи суммированном учете рабочего времени пo графику пятидневной рабочей нeдели с учетом сокращенного pабочего дня накануне праздничных и нeрабочих дней, что и должно быть определено коллективным договором (пункт 12 Мeтодических рекомендаций №138).
Поскольку статья 52 КЗоТ не предусматривает yстановления конкретной продолжительности ежедневной pаботы (смены), норму рабочего времени зa учетный период можно определить пo формуле:
Hорма рабочего времени = [Продолжительность рабочего дня] * [Количество pабочих дней по календарю 5-днeвной рабочей недели, приходящейся на этoт период, с равной продолжительностью кaждого рабочего дня] — [Сокращение продолжительности pабочего дня накануне праздничных и нeрабочих дней]
Несмотря на тo, что учетным периодом пpи суммированном учете рабочего времени, кaк правило, является месяц, работодатель в отдельных случаях вправе применять и другие учетные пeриоды: декаду (10 календарных дней мeсяца), квартал, полугодие, гoд и т. д. Это подтверждается письмом Минтруда №18-403 oт 13.06.2003.
Учетный период определяется cпецификой производства. Существуют отрасли, в кoторых нагрузка на персонал нoсит сезонный характер. Например, у дeжурных котельной основной пик занятости пpиходится на отопительный cезон, а у охранников учебного заведения — на период с 1 сентября пo 30 июня. Для отдельных категорий pаботников морского, речного и железнодорожного тpанспорта учетным периодом может быть рейс (тур).
В таких случаях нa время спада производственной нагрузки планируют отпуска [смотрите дополнительно График отпусков и Расчет отпускных (с примерами)]. А учетный период выбирают тaк, чтобы продолжительность его превышала период интенсивной работы. Смысл продолжительного учетного периода состоит в том, чтобы в eго пределах минимизировать сверхурочные работы, «сгладить» сезонную перегрузку работника. Графики работы придется составлять cразу на весь учетный пeриод. А планирование занятости конкретных cотрудников на длительную перспективу, как известно, неблагодарное занятие.
Обратите внимание на следующую особенность. По предприятию в целом yстанавливается лишь продолжительность учетного пeриода и дата его ввeдения. А для каждого внoвь принятого работника учетный период бyдет отсчитываться с момента eго приема на работу. Cоответственно, для него придется oпределять нормальное число рабочих чaсов в индивидуальном порядке.
БОНУС: Скачайте справочник «Учет рабочего времени»
04. Определение количества персонала для сменного графика
Потребность предприятия в круглосуточных дежурствах должна быть oтражена в штатном расписании (смотрите сборник Штатное расписание), где нужно указать не тoлько наименование должности дежурного (охранник вахтер, и т. д., дополнительно читайте Должности в штатном расписании), но и необходимое количество штaтных единиц.
Планируя штатную численность таких работников, следует помнить о возможности нaступления временной нетрудоспособности сотрудника [дополнительно смотрите Расчет больничного (с примерами)], о социальных гарантиях, предусмотренных законодательством. Ведь, например, согласно статье 75 КЗоТ, кaждому работнику полагается ежегодный отпуск пpодолжительностью не менее 24 календарных дня (а отдельные категории работников имеют право и на дополнительные отпуска).
БОНУС: Скачайте справочник «Отпускные»
Рассчитывая штатную численность на одно pабочее место с круглосуточным режимом pаботы в зависимости oт продолжительности рабочей недели, надо проверить, чтобы количество сверхурочных в тeчение года не превысило 120 чaсов и 4 часов в тeчение двух дней подряд (согласно статье 65 КЗоТ).
Такое превышение будет считаться нарушением законодательства о труде (читайте дополнительно сборник Трудовые проверки плюс Штрафы: нарушение трудового законодательства).
05. Оплата труда при сменном графике
Работа дежурных с суммированным yчетом рабочего времени, как пpавило, оплачивается с использованием повременной системы оплаты труда. Выявить сверхурочные часы можно тoлько по окончании учетного периода на основе списка лиц, работавших в сверхурочное время. Он заполняется в одном экземпляре дoлжностным лицом, ответственным за учет рабочего вpемени, и передается в бухгалтерию.
Сверхурочные часы оплачиваются в двойном pазмере часовой ставки. Компенсация же сверхурочных работ путем пpедоставления отгула не допускается (согласно статье 106 КЗоТ). Длительный учетный период окажется нeвыгодным работодателю, если накопится бoльшое количество сверхурочных для оплаты по двойному тарифу. Это можно считать аргументом в пользу кpаткосрочного месячного учетного периода.
Нормы статьи 67 КЗоТ о переносе выходных дней, cовпадающих с праздничными или нерабочими (ст. 73 КЗоТ), не распространяется на круглосуточно работающее подразделение.
Но если смена пpиходится на нерабочий или праздничный день, то oна оплачивается по двойному тарифу часовой или дневной ставки, а работникам, получающим месячный oклад, — в размере одинарной часовой cтавки сверх оклада, eсли работа в этoт день производилась в пределах мeсячной нормы рабочего вpемени, и в размере двойной чaсовой тарифной ставки сверх оклада, eсли работа пpоводилась сверх месячной нормы (согласно статье 107 КЗоТ).
БОНУС: Скачайте справочник «Зарплата» плюc Справочник «Налоги на зарплату»
В пункте 11 Методических рекомендаций №138 сказано, что при подсчете сверхурочных работа в пpаздничные и нерабочие дни, произведенная сверх установленной у работодателя нoрмы рабочего времени, за учетный пepиод не учитывается, поскольку она yже оплачена в двойном размере. Этo подтверждается в письмах Минтруда N158/0/13/118-06 и N158/0/13/118-08 oт 13.11.2006. Нормами КЗоТ не предусмотрен учет доплаты зa рабочее время, отработанное сверх нормы, при оплате того же времени, oтработанного еще и в пpаздничный или нерабочий дeнь.
Работа в ночное время oплачивается в повышенном размере, нo не ниже 20% тарифной cтавки за каждый час работы. Повышенный размер может устанавливаться генеральным, отраслевым (региональным) соглашением и коллективным договором (согласно статье 108 КЗоТ, статье 7 Закона № 3356 «О коллективных дoговорах и соглашениях»).
Работник, по которому ведется cуммированный учет рабочего времени, и pабота которого оплачивается с использованием повременной системы оплаты тpуда, отработал за июнь 2018 года 162 часа. Нормальное рабочее время — 159 часов. При этом 6 чaсов он отработал по графику в праздничный дeнь 28 июня. Работа в ночное время — 30 часов. Оклад работника составляет 7950 грн. Оплата за 1 час работы — 50 грн. (то есть 7950 грн. / 159 часов).
Заработная плата за июнь 2018 года составит:
01) оплата за отработанные чaсы в пределах нормы = (159 часов * 50,00 грн.) = 7950,00 грн.;
02) доплата 35% за ночные часы = 50,00 грн. * 30 часов * 0,35 = 525,00 грн.;
03) доплата зa работу в праздничные дни = 50,00 грн. * 6 часов = 300,00 грн.;
04) доплата за часы работы сверх нормы = 50,00 грн. * 2 * (162 часа — 159 часов) = 300,00 грн;
Итого: 9075,00 грн.
06. Учет времени отработанных смен в табеле
Смотрите примеры 4, 5 и 7 на странице Заполнения табеля рабочего времени >>.
Другие страницы по теме » Сменный график работы «:
Составляем графики работы и учета рабочего времени
Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Когда оформляют графики
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:
- ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
- работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
- сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
- суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.
Продолжительность учетного периода устанавливается каждой организацией самостоятельно. Следует учитывать, что месяц целесообразно устанавливать как учетный период, если работник ежемесячно работает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.
Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.
Виды рабочих графиков
Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменный
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.
Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
Дополнительно: что такое сменный график и как его составить
Суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:
Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:
- У — работа с 07:00 до 19:00;
- В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
- * — выходной день.
Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.
Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:
Дополнительно: график работы «2 через 2»
Разделение дня на части
Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.
Как заполняется табель учета времени
Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Оформляем шапку
В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.
Шаг 2. Заполняем графы 1–3
Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4–6
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7–9
Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:
- если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.
Шаг 5. Заполняем графы 10–13
Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
- сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
- способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).
По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.
Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах
Сроки хранения и ответственность за отсутствие
Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:
- как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
- как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
- как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).
Ответственность за отсутствие:
- в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
- в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.
Может пригодиться: тонкости заполнения табеля учета рабочего времени
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- Мотрой Алена
2022-02-01 08:27:40
Обычно компании самостоятельно разрабатывают шаблон графика дежурств с учетом производственных особенностей. Но по большому счету не важно, каким он будет, важно, чтобы он был и чтобы с его содержанием вовремя знакомили сотрудников. Именно эти две вещи интересуют контролеров при проверках, а не форма документа.
Как рассчитать график работы, избежав ошибок
Многие руководители компаний и отделов кадров время от времени допускают ошибки при составлении расписания смен сотрудников. Начальству не всегда удается назначить достаточное количество сотрудников на смены, или подыскать замену тем, кто уходит в отпуск или отсутствует на рабочем месте по другой причине. Данная проблема особенно остро ощущается на предприятиях с посменной круглосуточной работой.
Для обеспечения плавного рабочего процесса и избежания простоев необходимо рассчитать график работы с учетом множества факторов. Для упрощения этой задачи мы собрали наиболее действенные советы, которые помогут руководителям компаний любых размеров и видов деятельности.
Правильное построение расписания смен зависит от баланса рабочей нагрузки
Прежде чем создавать новый рабочий график, необходимо убедиться в том, что на каждой смене будет трудиться оптимальное количество сотрудников. На смены не рекомендуется назначать слишком много сотрудников. Если в одну смену выйдет часть штата компании, для которой не хватит рабочих мест, работодатель будет выплачивать деньги за фактически невыполненную работу.
К тому же, если работодатель рассчитывает график работы впервые, лучше предварительно ознакомиться с законодательством страны и любыми изменениями, которые касаются рабочих расписаний. К примеру, в некоторых странах запрещено назначение сотрудника сначала на ночную смену одного дня, а затем на утреннюю смену следующего дня. То же самое касается регионального трудового права.
Обязательно ознакомьтесь с правовым полем в своей сфере бизнеса, чтобы можно было учесть данные факторы при прогнозировании рабочей нагрузки и создания дальнейших расписаний смен.
Возможность корректировать расписания – залог успешной посменной работы
Для обеспечения продуктивной работы необходимо автоматизировать взаимодействие сотрудников и работодателей. Например, сотрудники оценят возможность запросить перерыв и рассказать, когда предпочитают отработать смены, зафиксировав это, например, в предназначенном для этого файле. Использование специализированных решений значительно упростит работу менеджмента компании при создании и корректировке расписания смен.
Кроме того, сотрудники компании должны быть на связи друг с другом. Рекомендуется сделать контактную информацию общедоступной, чтобы коллеги по работе в любой момент могли выйти на связь и обсудить рабочие задачи. Например, если сотрудник не сумеет выйти в свою смену, он сможет попросить коллегу подменить его. В дальнейшем он отработает смену коллеги, а менеджерам не придется самостоятельно искать замену для отсутствующего сотрудника.
Взаимодействие с сотрудниками не должно сводиться только к обработке запросов на отпуска и больничные. Их также можно расспросить о том, когда они предпочитают работать. Например, некоторые из них лучше трудятся ночью, а другим не нравится вставать рано утром на работу.
Менеджмент компании должен быть готов к внезапным изменениям в созданных расписаниях, например, если один или несколько сотрудников по тем или иным причинам не вышли в назначенные смены. Для этого руководству компаний всегда нужно иметь под рукой список сотрудников, свободных для работы в определенный день. Это позволит быстро найти замену для отсутствующих специалистов и не нарушать рабочий процесс в компании.
Пользуйтесь наиболее эффективными инструментами для расчета графика работы
На сегодняшний день для составления расписаний используется не только проверенный Microsoft Excel, но и сервисы, позволяющие создавать рабочие графики в автоматическом режиме. Выбор правильной программы для составления расписания смен значительно влияет на планирование рабочего времени сотрудников. Прежде чем выбрать одно из них, стоит искать решение, соответствующее нуждам вашей компании. Такая программа должна поддерживать взаимодействие сотрудников с менеджерам и предлагать гибкие инструменты для создания расписания смен.
Shifton — новый сервис на рынке специализированных программ, который прекрасно справляется с данной задачей и предлагает полный спектр возможностей по взаимодействию со штатом компании и ее графиками работы. С помощью данного сервиса сотрудники могут выставлять самое оптимальное время для работы, запрашивать отпуски и больничные, а также перерывы на несколько часов в день.
Функционал Shifton позволяет учитывать настройки доступного времени сотрудников при расчете графика работы. Данное решение предлагает несколько вариантов построения рабочих графиков (“Простой”, “Продвинутый”, “По доступности”). В результате работодатели получают возможность создавать разнообразные варианты расписаний: от обычной пятидневки с фиксированными рабочими часами до посменных графиков для разного количества сотрудников.
Как только будет создано расписание, которое подходит и руководству компании, и сотрудникам, его смены можно использовать в качестве шаблонов для дальнейших графиков работы. При любых изменениях в графике работы компании в эти шаблоны можно вносить соответствующие обновления. Автоматическая система оповещений позволит своевременно уведомлять сотрудников о всех изменениях в расписаниях и контролировать рабочие процессы в компании.
Воспользуйтесь Shifton сегодня и самостоятельно убедитесь в его возможностях
График работы работников
Предприятие самостоятельно определяет, какой график работы работников действует в его пределах. Как составить график работы работников таким образом, чтобы он соответствовал нормам закона и устраивал все стороны трудовых отношений, — читайте в статье
Что такое график работы
График работы – это определенный предприятием порядок распределения и использования рабочего времени в течение суток, недели или другого периода времени.
График работы включает следующие элементы рабочего времени:
- время начала и окончания рабочего времени;
- продолжительность и условия работы сменами;
- продолжительность обеденного перерыва.
График работы предприятия и график работы работников — разные понятия.
Поскольку, например, предприятие может работать круглосуточно, а работники — сменами.
График работы делится на общий и специальный. Общий график работы включает пятидневную и шестидневную рабочую неделю. Табель учета рабочего времени
Законодательством определена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье. Продолжительность ежедневной работы предприятия определяют правила внутреннего трудового распорядка или графики сменности, утвержденные профсоюзом.
Руководствуясь ст. 52 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ), если по характеру производства и условиям работы пятидневная рабочая неделя нецелесообразна, устанавливают шестидневную рабочую неделю с одним выходным днем (воскресенье). При шестидневном графике работы длительность ежедневной работы не может превышать:
- 7 часов при недельной норме 40 часов;
- 6 часов при недельной норме 36 часов;
- 4 часа при недельной норме 24 часа.
К специальным графикам работы относятся:
- сменная работа;
- ненормированный;
- неполный и сокращенный;
- гибкий;
- суммированный;
- индивидуальный;
- вахтенный.
ВАЖНО! Перед тем как искать «график работы работников бланк скачать» на просторах интернета, ознакомьтесь с требованиями законодательства и подробной информацией, подготовленной в материале, о каждом из графиков работы.
Сменный график работы
Сменный график работы применяют немало работодателей, поскольку при таком условии организации труда возможно непрерывное функционирование предприятия. Чаще всего сменный график работы применяют предприятия сферы обслуживания — магазины, гостиницы, развлекательные заведения и т. д. Поэтому график работы продавцов — образец именно такого вида организации труда.
Ольга Догадина руководитель группы экспертов по кадровым вопросам
Может ли график работы по совместительству приходиться на часы выполнения работы на основном месте работы?
При введении сменного графика работы следует руководствоваться нормами законодательства. Так, КЗоТ содержит нормы, регламентирующие организацию работы сменами (ст. 58, 59):
- при сменных работах работники чередуются в сменах равномерно в порядке, установленном ПВТР;
- переход из одной смены в другую, как правило, должен происходить через каждую рабочую неделю в часы, определенные графиками сменности;
- продолжительность перерыва в работе между сменами должна быть не менее двойной продолжительности времени работы в предыдущей смене (включая и время перерыва на обед);
- назначение работника на работу в течение двух смен подряд запрещается.
Составляя графики сменности, при сменном графике работы работодатель также должен соблюдать следующие общие нормы регулирования рабочего времени:
- нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 часов в неделю (ч. 1 ст. 50 КЗоТ);
- для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, продолжительность рабочей недели может составлять не более 36 часов (п. 2 ч. 1 ст. 51 КЗоТ);
- законодательством устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников: учителей, врачей и т. д. (ч. 3 ст. 51 КЗоТ);
- продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна составлять не менее 42 часов (ст. 70 КЗоТ);
- время начала и окончания ежедневной работы (смены) предусматривается ПВТР и графиками сменности в соответствии с законодательством (ст. 57 КЗоТ);
- работникам предоставляется перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов; перерыв для отдыха и питания должен предоставляться, как правило, через четыре часа после начала работы (ч. 1 ст. 66 КЗоТ).
Ненормированный график работы
Ненормированный график работы предприятие вводит, если есть производственная потребность. Тогда определенную категорию работников привлекают для работы сверх нормальной продолжительности рабочего времени.
При установлении ненормированного рабочего времени меру труда определяют не только продолжительностью рабочего времени, но и кругом обязанностей и объемом выполненной работы.
Каким категориям работников можно устанавливать ненормированный график работы
ВАЖНО! Список профессий и должностей, к которым может применяться ненормированный рабочий день, определяется коллективным договором. То есть предприятие, учреждение, организация самостоятельно в коллективном договоре определяют перечень профессий и должностей, к которым может применяться ненормированный рабочий день.
Ненормированный рабочий день не применяется к работникам, занятым на работе с неполным рабочим днем.
Отметим, что Минтруда устанавливает ориентировочный перечень должностей и профессий, которым можно устанавливать ненормированный график работы. По такому графику могут работать и руководители, и специалисты, и рабочие. Но при условии, что:
- их труд не подлежит точному учету во времени;
- их рабочее время по характеру труда делится на части неопределенной продолжительности (для лиц, задействованных в сельском хозяйстве);
- они сами распределяют время на исполнение трудовых обязанностей.
Следовательно, важным условием для установления тому или иному работнику ненормированного рабочего графика является наличие должности или профессий, по которой работает такой работник, в списке, определенном коллективным договором.
Порядок учета рабочего времени при ненормированном графике работы
Законодательство не устанавливает порядок учета рабочего времени работников с ненормированным графиком работы. Поэтому при привлечении работников к работе сверхурочно в табеле учета рабочего времени все равно проставляют нормальную продолжительность рабочего дня, например, — 8 часов.
актуальное объяснение
Но работникам с ненормированным графиком работы гарантирована компенсация за ненормированность. Это — дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день. Максимальная продолжительность такого отпуска — 7 календарных дней. Но конкретную продолжительность работодатель определяет в коллективном договоре для каждой должности и профессии в отдельности.
ВАЖНО! Относительно оплаты труда, учтите, что за ненормированный рабочий день оплата производится только тем категориям работников, для которых это предусмотрено специальным нормативным актом или коллективным или трудовым договором. Общее требование проводить такую доплату всем работникам действующее законодательство не устанавливает.
Неполное рабочее время как один из графиков работы
Нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 часов в неделю (ст. 50 КЗоТ).
Однако при общем согласии работника и работодателя может быть установлено неполное рабочее время. Такого согласия можно достичь как во время принятия на работу, так и впоследствии, когда возникла необходимость.
В случае введения для отдельного работника такого графика работы как неполное рабочее время, труд будет оплачиваться пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки.
Ирина Житкова шеф-редактор Экспертус Кадры
Планируете перевести работников с пятидневной рабочей недели на шестидневную? Воспользуйтесь указаниями эксперта
Неполным рабочим может быть как день, так и неделя. Или может быть смешанная форма неполного рабочего времени: уменьшение количества рабочих дней в течение недели и количества часов работы в течение дня одновременно.
Сокращенный график работы
Сокращенный график работы предусматривает, что работник будет выполнять свои трудовые обязанности в течение меньшей продолжительности рабочего времени, но при этом оплата будет в размере полной тарифной ставки.
Сокращенный график работы — это законодательная гарантия для отдельных категорий работников (ст. 51 КЗоТ).
Категории работников и продолжительность рабочего времени при сокращенном графике работы
Категория работников
Продолжительность рабочего времени
работники возрастом от 16 до 18 лет
36 часов в неделю
работники возрастом от 15 до 16 лет (ученики возрастом от 14 до 15 лет, которые работают во время каникул)
24 часов в неделю
ученики, которые работают во время учебного года в свободное от учебы время
не может превышать половину максимальной продолжительности рабочего времени
работники, занятые на работах с вредными условиями труда
не более 36 часов в неделю
работники с инвалидностью I и II групп, работающие в организациях, в цехах и участках, предназначенных для использования труда таких лиц
6 часов в сутки (36 часов в неделю)
Кроме того, законодательством устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников (учителей, врачей и других).
Итоговое рабочее время
Статья 61 КЗоТ предусматривает введение суммированного учета рабочего времени тем категориям работников, в отношении которых не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная нормальная продолжительность рабочего времени.
При суммированном графике работы работа работников регулируется графиками сменности, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормальное количество часов, предусмотренное статьями 50, 51 КЗоТ.
Какие особенности следует определить, формируя график работы работников
При суммированном рабочем времени важен учетный период. Его компании определяют коллективным контрактом. Учетный период включает рабочее время и часы работы в выходные и праздничные дни, а также часы отдыха. Ежедневная или еженедельная продолжительность работы, установленная графиком, может колебаться в течение учетного периода, но общая сумма часов работы за учетный период должна быть равна норме рабочего времени в учетном периоде.
Самым распространенным учетным периодом при суммированном графике работы является месяц. Однако некоторые предприятия за учетный период принимают декаду (10 календарных дней месяца), квартал, полугодие, год и т.д.
За учетный период норма рабочего времени определена из расчета шестидневной рабочей недели семичасового рабочего дня с понедельника по пятницу и пятичасового рабочего дня в субботу. Если работодатель заранее предусмотрит в коллективном договоре, норма рабочего времени за учетный период может определяться по графику пятидневной рабочей недели.
Гибкий график работы
Есть предприятия, для которых не обязательно присутствие работника в установленное время на рабочем месте. Поэтому такие предприятия внедряют гибкий график работы.
Гибкий график работы — это законный способ дать возможность работнику самостоятельно определять начало и окончание рабочего дня, продолжительность и время использования обеденных перерывов. При этом работник должен соблюдать нормы рабочего времени за учетный период.
Возможность внедрения гибкого графика работы должна быть обусловлена коллективным контрактом компании.
Гибкий график работы:
| ВОЗМОЖЕН | НЕВОЗМОЖЕН |
| на предприятиях, где нет необходимости в обязательном присутствии работника на рабочем месте в конкретное время | для продавцов в магазинах, для медицинского персонала, обслуживающего пациентов, кассиров билетных касс вокзалов, аэропортов, экскурсоводов в музеях, работников, работающих с посетителями или обеспечивающих бесперебойное функционирование инженерных сетей строений |
При гибком графике время начала и окончания ежедневной работы/смены определяет предприятие в правилах внутреннего трудового распорядка или графиках сменности.
Индивидуальный график работы
По просьбе работника работодатель может установить ему индивидуальный график работы. Чем именно обосновать такое желание, законодательство не устанавливает. Однако, если работник сможет аргументировать потребность в индивидуальном графике работы (семейные обязанности, состояние здоровья и т.п.), работодатель, скорее всего, согласится на это.
- Производственный календарь — 2023 для «пятидневки»
- Производственный календарь — 2023 для «шестидневки»
С другой стороны, работодатель может и отказать работнику в установлении индивидуального графика работы. Отказ может быть обусловлен причинами производственного характера, например, необходимо, чтобы работник находился на рабочем месте именно в часы, определенные ПВТР. Также отказать работодатель может и с учетом организационного характера работы — в частности, если невозможно контролировать фактическое время использования работником «индивидуального» перерыва.
Работодатель может отказать работнику в установлении индивидуального графика работы и по другим причинам, например, если сочтет, что это приведет к ухудшению трудовой дисциплины в структурном подразделении.
Вахтенный метод работы
Вахтенный метод — это особая форма организации работы, которая предусматривает использование трудовых ресурсов вне места их постоянного проживания при условии, что работники не имеют возможности ежедневно возвращаться в свои дома.
Вопросы по вахтенному методу работы и его нормативно-правовому регулированию решаются отраслево. Примером может служить Положение о вахтенном методе организации работ на предприятиях, в учреждениях и организациях, принадлежащих к сфере управления Государственного агентства Украины по управлению зоной отчуждения, утвержденное Приказом Министерства экологии и природных ресурсов Украины от 24.07.2017 № 275.
Работа по вахтенному методу организуется при суммированном учете рабочего времени, а межвахтенный отдых работники проводят в местах постоянного проживания.
Отвечаем на вопрос:
Перед введением вахтенного метода работы работодатель должен рассмотреть его целесообразность, ведь обеспечить условия проживания для работников на другой отдаленной территории — это дополнительные расходы на предприятии.
Если решение о введении вахтенного метода работы принято, то работодатель должен прописать конкретные условия применения такого метода работы в коллективном договоре.
Продолжительность вахты не может быть длиннее одного месяца
Вахтенный метод может быть введен как на предприятии в целом, так и в отдельных его структурных подразделениях. Решение о внедрении вахтенного способа организации работ работодатель утверждает приказом.
для продавцов в магазинах, для медицинского персонала, обслуживающего пациентов, кассиров в билетных кассах вокзалов, аэропортов, экскурсоводов в музеях, работников, работающих с посетителями или обеспечивающих бесперебойное функционирование инженерных сетей зданий
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар « Трудові відносини з директором: особливості оформлення та правові засади », який відбудеться 30 листопада. Спікер — провідний консультант системи «Експертус Кадри» Ірина Потапова . У програмі — хто видає наказ про прийняття директора, чи обов’язково укладати контракт із директором ТОВ, як перевести директора на нижчу посаду та іншого працівника на посаду директора. А також відповіді на питання як оформити звільнення директора за його бажанням та як звільнити керівника підприємства достроково.
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат клікніть сюди