Каков эффективный способ обработки бумажных документов в тайм менеджменте

Тайм-менеджмент – искусство управления временем

Продолжительность суток для всех одинаковая. Но почему-то одни за день успевают переделать все служебные дела, встретиться с друзьями или сходить в театр, приготовить ужин, перемыть всю посуду и как следует выспаться. Другие же вроде и работают, не покладая рук, а с места практически не двигаются, света белого не видят и спать ложатся далеко за полночь. Все дело в правильной организации времени – и личного, и рабочего. Чтобы все успевать – и жить полной жизнью, и работать, достаточно разобраться в основных принципах и освоить простые, но эффективные методы, техники и приемы тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент и какой он бывает

Вдумчивое планирование, четкое распределение времени на решение конкретных задач и постоянный контроль их выполнения в соответствии с предусмотренным графиком – все это составляющие такого понятия, как тайм-менеджмент. Это слово пришло в русский язык из английского и дословно переводится как «управление временем».

Тайм-менеджмент – это система, позволяющая рационально и максимально продуктивно использовать самый ценный ресурс, который нельзя потрогать, но можно абсолютно бездумно и незаметно для себя тратить день за днем. Чтобы управлять своим временем, не нужно быть гением. Достаточно освоить несложные методы, техники, приемы, научиться пользоваться инструментами, которые вполне доступны для каждого.

Тайм-менеджмент может быть трех видов – личный, профессиональный и социальный.

• Личный (персональный, индивидуальный) тайм-менеджмент – это совокупность тех методов, техник и приемов, которые человек использует по собственной инициативе, для организации своего времени и достижения собственных целей. В таком персональном расписании могут быть предусмотрены определенные часы на самообразование, саморазвитие, самосовершенствование, на занятия спортом, прогулки, хобби и т. д.
• Профессиональный тайм-менеджмент имеет отношение к рабочему времени и подразумевает грамотное планирование рабочего дня, которое обеспечит максимальную продуктивность при сохранении качества и пауз для отдыха и решения личных вопросов.
• Социальный (организационный, корпоративный) тайм-менеджмент позволяет организовать четкую, слаженную работу команды – всего коллектива или группы людей. Как правило, такой вид тайм-менеджмента применяется по инициативе руководства и во благо компании и предусматривает оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками, помогает избежать и вынужденных простоев, и перегрузок.

Кстати, если человек умеет планировать свое рабочее время, грамотно расставляет приоритеты, понимает, сколько минут или часов потребуется на выполнение конкретной задачи, соблюдает дедлайны и не имеет привычки опаздывать, у него есть все шансы завоевать расположение руководителя. Боссы предпочитают иметь дело с пунктуальными людьми, которые дружат с тайм-менеджментом.

Какие задачи решает тайм-менеджмент

Неумение планировать рабочее и личное время, грамотно распределять ресурсы приводит к тому, что человек ничего не успевает. Попытки ускориться не дают желаемого результата. Все это вызывает раздражение не только у него самого, но и у его окружающих – сотрудников, начальников, домашних. А значит, стрессы, конфликты, взаимные претензии неизбежны.

Тайм-менеджмент поможет расставить все по местам и оптимально выстроить все процессы – и дома, и в офисе. Этот универсальный инструмент решает множество задач:

• Рационально распределять ресурсы (время и силы) и больше успевать. Если все дела день за днем «сваливать в кучу», постоянно откладывая что-то на потом – когда момент будет более благоприятный, можно в этой куче накрепко увязнуть и быть не в состоянии сделать хотя бы шаг вперед. Методы тайм-менеджмента помогут отделить главное от второстепенного, освободить голову от лишних мыслей, разгрести завалы и вздохнуть свободнее. Не дела будут управлять человеком, а человек будет контролировать их своевременное выполнение.
• Получать максимальный результат. Тайм-менеджмент – это готовые, протестированные на практике и подтвердившие свою эффективность техники, которые помогут оптимально выстроить процессы, повысить производительность и качество работы, обеспечить максимально возможные результаты.
• Убрать лишние источники стресса. Когда есть четкий план действий, в котором найдено время для решения всех важных вопросов, и все намеченное идет своим чередом, не возникает лишних поводов для беспокойства, напряжения. Находиться в эмоциональном равновесии гораздо полезнее для здоровья.
• Найти время для себя. Неумение организовать себя и свой день приводит к тому, что человек постоянно страдает из-за дефицита времени. Он отвлекается, переключается с одного дела на другое, не доводит ни одно до конца. На себя и своих близких, на свои увлечения, на свое развитие не остается ни минуты. Овладев искусством тайм-менеджмента, человек научится противостоять так называемым «поглотителям времени», с легкостью будет отказываться от незначительных, мелких дел в пользу того, что действительно ценно и важно, найдет время для себя самого.
• Управлять собой. Человек находится во власти своих эмоций. У него может легко меняться настроение с минуса на плюс и обратно, случаются приступы прокрастинации или лени, которые не дают двигаться дальше. Он совершает необдуманные, импульсивные поступки, о чем потом может пожалеть. Тайм-менеджмент поможет укрепить самодисциплину, взять под контроль импульсивность и повысить мотивацию. А это существенно облегчит достижение любой цели.
• Претворять мечты в жизнь. Чтобы мечта сбылась, нужно ее четко сформулировать, распланировать, выбрать оптимальный путь реализации. Для этого иногда достаточно научиться ставить перед собой конкретные понятные цели. Такой навык непременно появится, если подружиться с тайм-менеджментом.

Овладев искусством управления времени, человек перестает пассивно плыть по течению и подчиняться обстоятельствам. Он берет штурвал в свои руки и сам прокладывает путь к своей цели.

Ключевые принципы тайм-менеджмента

• Четко формулировать цели. Если не к чему стремиться, зачем куда-то двигаться? Как только появляется конкретная цель, находятся средства для ее достижения, просыпается азарт, человек начинает действовать. Цели могут быть разные – на час, на день, на год или более глобальные. Каждое достижение усиливает мотивацию.
• Расставлять приоритеты. Нужно понять, что действительно важно сделать, не откладывая в долгий ящик, а что может подождать. Что-то можно перепоручить – делегировать другому человеку, а от чего-то вовсе отказаться. Выполнение важных дел требует концентрации, тонизирует, что помогает быстрее достичь цели.
• Планировать. Если составить четкий план, не придется после каждого шага останавливаться и задумываться, что делать дальше. Время будет тратиться максимально рационально, его потери сведутся к минимуму.
• Проявлять гибкость. Не все зависит от наших желаний, возможностей, способностей. Когда обстоятельства меняются, стоит скорректировать и планы.
• Проводить самоанализ. Периодически стоит останавливаться и анализировать – свое самочувствие, свои успехи, ход работы, динамику изменений. Это поможет выявить слабые места и усовершенствовать свою систему управления временем.
• Все планы, задачи, изменения фиксировать на внешнем ресурсе – на листочке бумаги, на доске, в ежедневнике или таск-менеджере. Не нужно забивать голову лишней информацией. Во-первых, объем нашей оперативной памяти ограничен. Попытки держать всю важную информацию в голове могут негативно сказаться на продуктивности и повысить уровень тревоги и беспокойства. Во-вторых, если предстоящие дела не фиксировать, они могут показаться не такими уж важными для выполнения. Ну и наконец, если не записать, можно просто забыть.
• Обязательно выделять время на отдых. Ресурсы человека – физические, психические, эмоциональные – не безграничны. Чтобы сохранять работоспособность, необходимо регулярно полноценно отдыхать.
• Избегать монотонности в работе. Выполнять однотипные задачи может быть утомительно. Лучший отдых – смена деятельности. Чтобы избежать переутомления и сохранить рабочий темп, стоит чередовать задачи разные по сложности, по времени, которое на них затрачивается и т. д.
• Декомпозировать. Выполнить объемную работу наскоком бывает тяжело, а иногда – просто нереально. Поэтому стоит раздробить большую задачу на кусочки поменьше – подзадачи – и постепенно продвигаться к цели. Завершение каждого следующего этапа придает уверенности, мотивирует на продолжение.
• Не отвлекаться. Независимо от того, где работает человек – в офисе или дома в уютном кресле, его постоянно что-то отвлекает от дел. Рекламные смски, звонки друга, мониторинг состояния почтового ящика, контроль за тем, что происходит в соцсетях, – можно продолжать до бесконечности. Во время работы все «источники опасности» стоит отключить или перевести в беззвучный режим. Только так можно максимально сосредоточиться на выполнении задач.

Важным условием управления временем является самодисциплина. Если человек не в состоянии отложить сиюминутные желания и потребности на более подходящее время, об эффективности остается лишь мечтать.

Какие методы помогают эффективно управлять временем

Методов, техник, приемов эффективной организации личного или рабочего времени придумано немало. Рассмотрим наиболее популярные варианты.

Матрица Эйзенхауэра

Помогает расставить приоритеты. Метод прост: нужно нарисовать табличку из четырех ячеек и распределить по ним задачи по степени важности и срочности. В первой ячейке будут важные и срочные задачи, требующие времени и личного участия. Во вторую ячейку отправятся важные, но несрочные задачи, которые можно решать в комфортном режиме – без спешки и без особых усилий. Третья ячейка – срочные, но неважные. Этот тип задач ресурсозатратный, но польза от них невелика. Поэтому их лучше делегировать. Четвертная ячейка – неважные и несрочные задачи, от которых можно вообще отказаться – просто вычеркнуть их из списка. Рейтинг дел готов. Теперь можно распределить их по дням и приступать к последовательному выполнению.

Метод «1-3-5»

Его суть состоит в том, что каждый день нужно выполнять дела разного масштаба: одно большое (например, подготовить квартальный отчет), три средних по объему (например, сходить в магазин за продуктами или дойти до поликлиники и сдать анализы) и пять мелких (например, загрузить стиральную машинку или сварить плов на ужин). Нагрузка равномерно распределена и нет завалов из мелких дел.

Метод «Канбан»

Такая система организации работы позволяет отлеживать задачи, которые уже завершены, находятся в работе или ждут своей очереди. Визуализировать этапы поможет доска и цветные стикеры. На доске обозначить три колонки – «Сделать», «В работе», «Готово» (количество и названия могут быть любыми). На стикерах написать задачи и перемещать их по доске – в зависимости от степени готовности.

Метод трех дел

Параллельно решать несколько разных задач не всем по плечу. Да и не всегда многозадачность приносит пользу. Поэтому выбираем из перечня дел три наиболее важных и фокусируемся на них. Это поможет не распыляться на мелочи, сосредоточиться.

Метод Fresh or Fried

Название этого метода переводится с английского как «Свежий или жареный». Оба этих эпитета относятся к нашему мозгу, который с утра бодр и свеж, готов решать сложные задачи, в течение дня он усиленно работает, поэтому к вечеру уже едва ли способен на подвиги. Эту особенность необходимо учитывать при распределении задач: то, что требует концентрации, внимания, больших усилий, планировать на первую половину дня, дела помельче и полегче можно перенести послеобеденное время или на вечер. Так можно повысить продуктивность и избежать переутомления.

Метод «Сначала съешьте лягушку»

Симпатичные квакушки тут вообще ни при чем. Речь идет о делах – простых и сложных, приятных и не очень. Бывают задачи, к которым никак душа не лежит – даже приступать не хочется. Их приходится всячески избегать, откладывать на потом, психовать по этому поводу. Вот именно с них и нужно начинать рабочий день! Победа над задачей (а главным образом над собой) воодушевит на новые подвиги и обеспечит мощный заряд энергии и сил.

Правило десяти минут

Когда очередная задача вызывает отторжение – вы не можете приступить к ее решению, всячески избегаете, пообещайте себе посвятить ей только десять минут своего времени. И принимайтесь за дело! Главное – начать, возможно, за эти минуты вы втянетесь, и все пойдет как по маслу.

Метод помидора

Эту технику придумал итальянский программист Франческо Чирилло, а идею ему подкинул… обычный кухонный таймер в виде помидорки. В чем суть? Ставим таймер на 25 минут и концентрируемся на выполнении какого-то дела («съедаем» одну помидорку). По сигналу останавливаемся и отдыхаем 5 минут – смотрим в окно, листаем ленту в соцсетях, проверяем почту. Затем засекаем 100 минут и приступаем к следующей задаче («едим» еще 4 помидорки). После этого продолжительного забега потребуется перерыв побольше – минут 30. Такая комбинация периодов интенсивной работы и пауз для отдыха помогает сосредоточиться на важном, не отвлекаться и меньше уставать.

Метод «90 на 30»

Этот метод тоже основан на чередовании временных отрезков максимальной сосредоточенности на решении сложных задач и периодах отдыха и решения задач попроще, не требующих особых усилий. Если полтора часа напряженно работать без перерыва тяжеловато, можно изменить пропорции на «52 на 17», где 52 минуты – рабочий цикл, 17 минут – пауза для отдыха.

Метод временных блоков (или Timeboxing)

Суть этого метода заключается в том, что на выполнение определенных задач или действий выделяется фиксированный отрезок времени – тайм-бокс. У него могут быть мягкие временные рамки (которые можно сдвигать на 10-20 минут) или жесткие рамки (время истекло – переходим к следующей задаче). Важно не забывать и о перерывах. Оптимальным считается такое соотношение: 45 минут интенсивной работы – 15 минут отдыха (или 90 минут работы и 20-минутный перерыв).

Вовсе необязательно применять все и сразу. Достаточно остановиться на двух-трех методах и попытаться внедрить их в свою жизнь.

Инструменты для управления временем

Чтобы расставлять приоритеты, систематизировать, планировать и реализовывать намеченное было нескучно, можно подключать различные инструменты:

• Карандаш и лист бумаги. Простой, доступный, а главное – универсальный инструмент. Только изо дня в день записывать повторяющиеся задачи быстро надоедает. Да и автоматизировать процесс не получится.
• Органайзеры в бумажном формате – еженедельники, планинги, ежедневники. В таких блокнотах уже есть удобная разметка, которая упрощает постановку целей, планирование, помогает систематизировать управление временем и контролировать процесс, правда, им все чаще предпочитают электронные варианты.
• Органайзеры в электронном формате – таск-менеджеры, электронные ежедневники. Это онлайн-сервисы, программы или приложения, которые разработаны для планирования, расстановки приоритетов, целеполагания. Как правило, в них есть различные фильтры, упрощающие сортировку задач, уведомления о приближающихся событиях или сроках сдачи.
• Ментальные или интеллектуальные карты (mind maps). Этот инструмент помогает обрабатывать и структурировать информацию, визуализировать декомпозицию целей и задач. Ментальные карты используют при проведении презентаций или мозговых штурмов, при планировании или принятии решений, при самоанализе или разработке сложных проектов и т. д.
• Чек-листы. Это своего рода шпаргалки, которые могут быть полезны при поэтапном выполнении сложных задач, при проверке выполненных задач. Вычеркивать завершенные дела из длинного списка или ставить галочки напротив соответствующего пункта всегда приятно.
• И все же эффективность планирования и использования времени зависит вовсе не от модных онлайн-планировщиков, супертаймеров или красивых канбан-досок. Первостепенное значение имеют самодисциплина, личные качества человека, а также правильный выбор техник и методов тайм-менеджмента.

Если вы хотите освоить теоретико-методологические основы и принципы управления временем, научиться делегировать, разобраться в инструментах и повысить свою продуктивность, приглашаем на наш дистанционный курс «Soft skills. Тайм-менеджмент как инструмент управления временем» .

Принципы продуктивности в современном тайм-менеджменте. Часть 1

Если вы устали от теоретических, похожих друг на друга статей, заполнивших интернет по теме тайм-менеджмент, то вы сейчас открыли ту самую статью, которую так долго искали. Данный материал доверху наполнен практическим действиями, которым вы должны следовать, чтобы всегда все успевать. Настройтесь на чтение, вооружитесь ручкой и маркером, и приступайте к освоению материала.

Многие люди склонны полагать, что новое программное обеспечение, новое поколение компьютеров или обновление смартфона сразу же улучшат их производительность благодаря передовым технологиям. Но это не так. Сама технология не сделает вас более продуктивным. Что сделает вас более продуктивным, так это использование технологий, основанных на вечных принципах, которые никогда не меняются, независимо от технологических достижений.

Например, одна из глав в данной статье, будет говорить о важности ношения с собой календаря, контактов и ваших задач, куда бы вы ни пошли. Марка телефона и его операционная система не так важны, как само правило, которого вы придерживаетесь, следуя этому вечному принципу.

В данной статье мы расскажем об этих упрощенных принципах, и что более важно, как их практиковать, чтобы они стали для вас привычкой. Именно в привычках, которые вы выработаете, будут происходить самые важные изменения.

Прежде чем мы перейдем к самой сути статьи про тайм-менеджмент, чтобы высвободить необходимое для вас время, подумайте, что вы будете делать с этим временем, как только его получите. Прямо сейчас, запишите свой ответ на вопрос: «Когда у меня появятся дополнительные 10 часов в неделю я буду…». Поместите этот листок бумаги на видное место, чтобы вы возвращались к нему, когда будете следовать нашим советам. Он будет являться вашей личной мотивацией.

Препятствия на пути производительности

Самым большим препятствием на пути эффективного управления временем является то, что многие люди считают многозадачность эффективным способом решения данной проблемы. На самом деле, это является мифом. Когда вы пытаетесь одновременно выполнять несколько задач, требующих внимания, вы тратите больше времени на каждую из них и при этом, сокращая свою производительность. Это происходит потому, что ваш мозг физически не способен обрабатывать несколько активных задач одновременно.

Переключение между задачами губительно для эффективного управления временем, потому что:

• когда вы переключаетесь, количество времени, необходимое для выполнения задач, увеличивается;
• когда вы переключаетесь, качество вашей работы падает или, другими словами, вероятность ошибок возрастает;
• когда вы переключаетесь, вы повышаете уровень стресса и простой список действий становится очень напряженным.

Даже с таким количеством устройств, которые экономят время, мы испытываем больший стресс и нехватку времени, чем когда-либо в мировой истории. Во многом это связано с культурным признанием многозадачности.

Чтобы сосредоточиться на поиске большего количества времени, мы рассмотрим три ключевые области: пространство, разум и время. Хотя это может показаться абстрактным, они представляют собой критические компоненты производительности, с которыми вы сталкиваетесь ежедневно.

1. Первый принцип продуктивности – это пространство, т.е. ваше рабочее пространство, физические элементы, которые находятся вокруг вас. Чем больше у вас точек сбора, тем больше переключений вы вынуждены делать. Точки сбора – это любое место, где нежелательные вещи собираются вместе. Это необработанные вещи, которые включают: кучи документов, стопки счетов, ящики, заполненные разными предметами, в том числе и почтовые ящики Outlook, Gmail, квитанции в ваших карманах и т.д.
2. Второй принцип – это ваш разум. Многие люди используют свой разум в качестве точки сбора, где разные задания, задачи и проекты постоянно вертятся в их головах. Разум, заполненный разными предметами, постоянно находится в состоянии переключения. Это ужасно неэффективно, очень напряженно и является причиной для множества ошибок.
3. Третий принцип касается самого времени, т.е. правильное распределение вашего времени по степени важности задач. Продуктивные люди овладели способностью делать осознанный выбор в отношении того, на чем они сосредоточат свое время. Они начинают с определения MVA – самых ценных занятий (Most Valuable Actions), затем создают бюджет времени, чтобы эффективно тратить его на эти занятия.

Первый принцип продуктивности: пространство

Мы начнем с определения ваших точек сбора. Помните, что точкой сбора может быть любое место, где вы собираете необработанные элементы, такие как электронная почта, задания, идеи, проекты и т.д. Необработанный означает, что вы еще четко не решили, что с этим делать, когда это делать или где для этого находится место.

Постарайтесь сделать простое упражнение, чтобы определить для себя, сколько точек сбора вы используете. Возьмите лист бумаги и начните записывать каждую точку. Например, если вы используете 3 электронных почтовых ящика, тогда напротив записи, ставьте цифру три. Если у вас на столе две стопки бумаг, то ставьте 2 и так далее. Когда закончите опись, подсчитайте результат.

Чтобы эффективно управлять временем и сократить количество переключений в течение дня, вы должны стремиться иметь не более пяти точек сбора. Назовем их «утвержденными пунктами сбора». Их вы выбираете сами, но мы рассмотрим пять пунктов сбора, которые рекомендуем вам использовать.

1. Физический почтовый ящик – это место, куда должны идти все физические и необработанные элементы: бумаги, квитанции, журналы, книги, шнуры, кабели, вещи, которые не были убраны. Если у вас есть такая возможность, то выберите большой ящик.
2. Портативный почтовый ящик. Это переносное расширение вашего физического почтового ящика, то, что вы можете взять с собой куда угодно. Это не должен быть целый портфель, рюкзак или сумка, а скорее, небольшое отделение внутри.
3. Блокнот. Они могут быть цифровыми и бумажными различных форм и размеров. Блокноты уникальны тем, что у вас будут всего лишь заметки от комбинации необработанных элементов.
4. Один электронный почтовый ящик. Вы можете иметь несколько учетных записей электронной почты, но все они должны быть синхронизированы с одним почтовым адресом. Как правило, это легко сделать с помощью всего лишь нескольких изменений настроек.
5. «Запасная» точка сбора, которую вы можете использовать на свое усмотрение.

Начнем с изучения первой утвержденной точки сбора, вашего физического почтового ящика. Он является наиболее важным инструментом, когда речь идет о сохранности вашего пространства. Данный ящик должен быть основным местом хранения для всех необработанных физических предметов, которые либо являются нерешенными, либо будут решаться в будущем. Там должны находиться бумаги, квитанции, письма, книги, журналы, т.е. то, что является физическим предметом.

Некоторые люди сталкиваются с проблемой продуктивности, когда они позволяют этим вещам накапливаться в разных местах, а затем не найдя нужного документа, откладывают дело на потом. Вместо этого развивайте привычку помещать вещи в данный ящик, а не просто убирать их куда-то. Затем, в назначенное время вы работаете с ним по системе, которую мы рассмотрим позже.

Далее, у нас идет портативный почтовый ящик, который является мобильным расширением ранее рассмотренного нами основного места хранения физических вещей. Его вы можете взять с собой в дорогу с работы, когда идете в магазин, на встречу и т.д.

Когда кто-то вручает вам визитку, квитанцию или лист бумаги, вы просто кладете это в свой портативный ящик. Опять же напомним, что под данным ящиком мы имеем ввиду слот в вашем портфеле или кошельке, а не сам портфель. Если вы не носите с собой портфель, сумку или кошелек, тогда приобретите надежную симпатичную папку для документов и носите ее с собой. Затем, когда вы возвращаетесь в офис просто выгрузите все вещи из нее в ваш основной почтовый ящик.

Далее рассмотрим блокнот, который является гибкой точкой сбора, которую вы можете взять с собой куда угодно, чтобы очень быстро записать идеи, заметки или следующие шаги ваших действий. Блокнот сочетает в себе рукописные заметки без каких-либо обязательных действий с другими элементами конкретных действий, которые следует предпринять.

Какой блокнот вы можете использовать? Есть два основных варианта: цифровой и бумажный. Многие смартфоны или планшеты позволяют записывать рукописные или быстро набранные заметки в программу блокнота как, например, Evernote. Его можно использовать для сбора рукописных заметок, фотографий или записей голоса. Если вы разбираетесь в технологиях, использование такого приложения для блокнота может быть очень эффективным. Просто убедитесь, что все, что вы используете, синхронизируется на всех устройствах.

Некоторые люди до сих пор предпочитают пользоваться бумажным блокнотом или в сочетании со смартфоном. Какой бы из блокнотов вы ни использовали, вот несколько рекомендаций по сбору элементов в нем:

• Во-первых, поскольку в блокноты вы часто будете записывать общую информацию и методы решений необработанных задач, старайтесь четко указывать элементы действий. Отделите их от общих заметок, используя какой-либо символ. Вы можете использовать открытый флаг или круговой знак, чтобы знать, что вам стоит сконцентрироваться на данной задаче.
• Второе действие заключается в том, что, когда вы возвращаетесь в офис к своему основному пункту сбора, если вы используете бумажный блокнот, срывайте все страницы, чтобы он оказался пустым и поместите в свой основной ящик. В этом случае вы не забудете вернуться к этим страницам, чтобы просмотреть отмеченные действия. Такая практика позволяет вам начинать день с чистого листа, а также избежать многозадачности, отвлекаясь на другие неразрешенные задачи, записанные вами ранее.
• Если вы используете цифровой блокнот, перемещайте элементы после их обработки в архив.

Теперь настало время обсудить вашу электронную почту. Более детально мы разберем ее в отдельной главе, но здесь немного рассмотрим рекомендации по сокращению количества точек сбора информации. Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, например, учетная запись Gmail, Apple, mail.ru или ukr.net, корпоративная учетная запись Outlook, независимо от того, сколько учетных записей у вас имеется, вам нужно их синхронизировать, чтобы использовать только один сервис.

Некоторые люди предпочитают отделять рабочую и личную почту. Также это может противоречить корпоративным правилам, когда компании требуют использовать их ресурс только в рабочих целях. Если это так, тогда стоит подумать о дополнительной точке сбора. Но если у вас есть такая возможность, то обязательно воспользуйтесь ею.

На самом деле вы получите гораздо большую эффективность и продуктивность, если будете обрабатывать всю почту в одном месте. Это также влияет на скорость принятия решений. Синхронизация позволяет вам отвечать на личные сообщения с вашего личного адреса, а на рабочие, соответственно, с рабочего. Это же касается и ваших личных и рабочих подписей в конце ваших писем.

И последнее, что мы должны рассмотреть, это «запасная» точка сбора, которая может вам понадобиться в соответствии с вашей уникальной ситуацией. Она может служить как дополнительный электронный ящик для ваших личных писем или программа для обмена текстовыми сообщениями типа Viber или Messenger. Еще одной опцией «запасной» точкой может выступать Список дел. Такой список люди используют непосредственно перед самим выполнением задачи. То есть сначала вы вносите задания в этот список, а затем выполняете их один за одним.

Нужна ли вам «запасная» точка сбора или нет, смотрите по вашей ситуации, но старайтесь не превышать пяти точек сбора всех элементов, с которыми вы работаете. Помните, что все эти места существуют для того, чтобы вы их использовали по их назначению. Старайтесь хранить нежелательные предметы только в этих точках сбора. Привыкайте к тому, чтобы все необработанные предметы находились на своих местах. Это не только уменьшит беспорядок в целом, но и поможет вам оставаться более сосредоточенным и продуктивным.

Второй принцип продуктивности: разум

Главная задача здесь – это иметь ясный ум, не загроможденный задачами, схемами будущих действий и разного рода идеями. Для этого вам понадобится система, которая позволит очистить ваш разум от любых неразрешенных элементов, которые появляются в вашей голове.

В предыдущей главе мы рассмотрели пять утвержденных точек сбора, которые вы можете использовать для организации своего физического пространства. Но они также могут быть использованы для того, чтобы держать разум в стороне от беспорядка. Когда к вам в голову приходит идея, как можно быстрее выкиньте ее из головы и поместите в наиболее удобный для вас пункт сбора элементов.

Например, если вы вспомнили, что хотите повесить картину на стену у себя дома, тогда запишите эту идею в блокнот. Если вы вспомнили у себя дома, что хотели передать отчет одному из коллег, то скиньте текстовое сообщение или вышлите себе имейл. Или на работе вы вспомнили, что хотели что-то поискать онлайн, тогда действуйте в том же направлении.

Одно замечание. Если со временем вы обнаружите, что лучше справляетесь с одной из этих точек сбора, например, вам проще написать себе электронное письмо, чем оставить заметку в блокноте, тогда постарайтесь как можно больше помещать ваши неразрешенные идеи в эту «любимую» точку сбора.

Чтобы сохранять свою голову ясной от навязчивых мыслей, хорошей практикой является периодическая запись ваших мыслей на чистый лист бумаги или составленный заранее шаблон. Он может включать в себя основные пункты (триггеры) по которым вас часто посещают мысли. Это могут быть несколько пунктов, касающиеся рабочих моментов, как утренние летучки, отчеты, встречи с клиентами. Подумайте о триггерах, касающиеся вашего дома, отдыха, покупок онлайн и т.д. Главная цель здесь – освобождать свой разум от мыслей по основным вашим триггерам и переносить их в установленную форму, по которой вы уже следите за их выполнением. Старайтесь соблюдать периодичность в этом процессе. Возьмите за привычку делать данный процесс раз в три месяца.

На данном этапе важно то, что с этого момента вы перенимаете привычку избавляться от излишеств в вашей голове в тот момент, когда это начинает прерывать ваши мысли. Когда нерешенное задание начинает отвлекать вас, старайтесь немедленно поместить его в утвержденную вами точку сбора. Не позволяйте мыслям скапливаться и помните, что ваш разум не является приемлемым местом сбора необработанных данных.

Третий принцип продуктивности: время

Самым важным инструментом в тайм менеджменте является ваш календарь. Это настолько важный инструмент, что он заслуживает нашего внимательного рассмотрения. Имеются два основных вида календарей: бумажные и цифровые. Большинство людей сейчас используют цифровые календари, но мы для начала коротко рассмотрим бумажные.

Бумажные планировщики доступны по цене, им можно быстро воспользоваться и достаточно удобно делать записи. Если вы решите использовать бумажный календарь, тогда найдите вариант с еженедельным просмотром, на котором отмечены часы каждого дня. Если планировщик не показывает часы, он перестает быть эффективным. Однако у бумажного календаря есть некоторые недостатки:

• Во-первых, у него есть ограничения, когда речь идет о повторяющихся встречах. Допустим, каждый вторник в 3 часа у вас назначена встреча с коллегой. Отметить это в календаре очень сложно, т.к. придется сделать такую запись несколько десятков раз.
• Во-вторых, такие календари могут быть довольно громоздкими;
• В-третьих, если вы потеряете его, вы потеряете все записи.

Поэтому мы рекомендуем использовать только цифровые календари. Идеальным вариантом для вашего цифрового календаря является календарь для смартфона, который автоматически синхронизируется через облако с вашим ноутбуком или настольным компьютером.

Это гарантирует, что ваш календарь постоянно обновляется, выглядит одинаково независимо от того, какое устройство вы используете, и что ваши данные легко восстанавливаются на случай, если вы потеряете ваш смартфон или он выйдет из строя.

Помните о совместимости операционных систем. Если вы используете календарь от Google, тогда выбирайте смартфон или планшет на Android. То же самое с Apple. Хотя, возможно, и совместное использование разных устройств, цель здесь – уменьшить сложность и количество потенциальных переключений внимания в течение дня.

Как уже было написано, календарь является основным инструментом для успешного управления временем, и его использование должно быть эффективным. Существует шесть принципов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от вашего календаря.

Во-первых, думайте о своем календаре как о бюджете вашего времени. Время не всегда деньги, но оно ведет себя как деньги. У каждого из нас есть недельный лимит в 168 часов. Это ваш максимальный бюджет времени. Вы должны жить в рамках этого бюджета и никогда не переплачивать. Если вы переплачиваете, тогда вам необходимо платить проценты вашим временем. Проценты по времени означают затраты на переключение, а стоимость переключения означает, что на действия расходуется больше времени, вы будете совершать больше ошибок и повышать уровень стресса.

Таким образом, использование календаря является необходимым. Составляйте свое расписания, чтобы контролировать свое время. Это поможет вам автоматически отслеживать ваш бюджет времени и поможет вам избежать перерасхода.

Это приводит ко второму принципу: избегайте двойного бронирования. Когда вы назначаете несколько дел на одно время, даже если вы думаете, что что-то отмениться, вы создаете ситуацию, в которой вас соблазнит многозадачность. Вам придется часто перепланировать расписание и перепроверять ваши записи.

Третий принцип поможет вам избежать двойного планирования, а именно: никогда не записывайтесь на прием или встречу, не записав это в свой календарь. Иногда люди назначают встречу и говорят: «Давай пообедаем на следующей неделе, или я позвоню тебе в следующий вторник», но они не включают это в свой календарь. Избегайте этой ошибки. Это заставляет вас думать о ваших обязательствах.

В-четвертых, отдых и затраты времени на перемещение. Другими словами, избегайте встреч, идущих друг за другом: 13:00, 14:00, 15:00. Это не практично и нереально, особенно в современном мире, перегруженном информацией. Оставляйте время на отдых и на подготовку к следующей встрече, а также чтобы добраться до пункта назначения.

В-пятых, считайте свой календарь обязательством. Это обязательство перед другими и перед собой. Когда вы планируете время в календаре, придерживайтесь его. Календарь не место для «возможно» или «скорее всего», а место для крайних сроков и их выполнения. Все, что имеет крайний срок или выполняется дольше 15-ти минут, должно идти в ваш календарь.

И шестой принцип: думайте далеко в будущее. Начните разрабатывать привычку более далекого планирования, и вы будете испытывать меньше стресса и меньше давления, чтобы держать эти планы у себя в голове.

Чем больше вы используете эти шесть принципов ведения календаря, тем большего контроля вы добьетесь над своим временем.

Еще одним важным моментом в способности контролировать ваше время является слово «Нет». Мы опишем пару идей, как вы можете сказать «нет» другим в более изящной и тактичной форме. По мере того как вы становитесь более продуктивным и лучше управляете своим временем, другие люди, видя ваш успех, захотят привлечь вас в свои проекты или найти для вас другие задания. Это не значит, что вы должны всегда говорить «нет», но это должно быть не чаще, чем вы говорите «да».

Ваше время ограничено, поэтому когда вы говорите «да» одному делу, вы фактически говорите «нет» чему-то другому. А значит вы должны предпринять следующее:

• Просите отправлять вам запросы по электронной почте. Это даст вам время для рассмотрения запроса в спокойной обстановке, где вы можете просмотреть свой календарь и определить, действительно ли у вас есть на это время. Запрашивая запрос по электронной почте, вы можете подготовить более дипломатичный ответ в письменном виде, а не извиняться человеку лично, потому что вам неудобно отказать.
• Если вашей помощи просит ваш начальник или клиент, тогда целесообразно ответить «да». Но для начала убедитесь, что вам озвучили все сроки реализации данного задания. Например, предположим, что ваш начальник просит вас предоставить ему отчет. Вы можете задать вопрос «Когда крайний срок для данного отчета?». Так вы сможете правильно распределить свое время в календаре по приоритетности задач. Распространенная ошибка руководителей заключается в том, что они делегируют множество заданий своим сотрудникам, но не устанавливают четких сроков. Помните, что вопрос «Когда?» в данной ситуации, имеет схожее значение со словом «Нет», когда вы употребляете его, отвечая на запросы своих коллег.

В некоторых ситуациях вы можете и не говорить слово «нет» но можете сказать «не сейчас, а позже». Научившись тактично употреблять слово «нет», вы защитите свой бюджет времени и сможете концентрироваться на наиболее важных делах.

Продолжить чтение по данной теме вы можете в статье «Эффективное применение тайм-менеджмента. Часть 2» .

Тайм менеджмент: 25 крутых техник

Успешный человек умеет управлять своим временем и эффективно планировать задачи. Чтобы научиться успевать больше, быстрее достигать целей, изучите тайм менеджмент: что это такое, и как работает. Прочитав эту статью, вы узнаете теорию управления временем, освоите 25 методов тайм менеджмента.

Определение тайм менеджмента

Понятие тайм менеджмента включает два английских слова: «тайм» — время, «менеджмент» — управление. Теория менеджмента учит, как эффективно распределять время, успевать больше за трудовой день, соблюдать дедлайны. Тайм менеджер — это человек, который умеет управлять личным временем, планировать работу организации. Главным инструментом менеджмента является список дел, который организован по определенным критериям.

Принципы управления временем

1. Составляйте режим дня. Утром пишите список дел. Вечером напишите отчет о выполнении.
2. Разделяйте текущие задачи на главные и второстепенные. Реализуйте как минимум один пункт из перечня главных ежедневно.
3. Тайм планирование. Составляйте планы со сроками выполнения. Отслеживайте процесс: фиксируйте именно время, уделенное каждому занятию.
4. Планируйте отдых. Ресурс человека не безграничен. Запас свободного времени на отдых позволит меньше уставать, избежать тревоги и стресса, восстанавливать ресурсы.

Соблюдение всех правил менеджмента позволяют достичь максимальной эффективности, стать организованным специалистом.

25 техник тайм менеджмента

Попробуйте освоить 25 способов распределения времени. Техники расположены в порядке от сложного к простому.

№ 1 — Разделите задачи на 5 категорий срочности

Метод управления временем создан Брайаном Трейси, автором книг, экспертом по психологии успеха. Брайан Трейси предлагает присваивать локальным задачам 5 рангов:

1. Сделать срочно. Важнейшие по времени дела, которые нельзя откладывать.
2. Сделать позже. Приоритетные задачи, не требующие немедленных действий.
3. Желательно сделать. Занятия, не входящие в перечень приоритетов.
4. Делегирование. Для повышения эффективности поручить задачу другому сотруднику.
5. Удалить. Можно вычеркивать строчку из перечня.

Приведенная схема является универсальной. Она подходит для распределения рабочего времени менеджера, для планирования бытовых дел. Чтобы узнать больше, прочитайте книги Брайана Трейси.

№ 2 — Планируйте как президент: матрица Эйзенхауэра

Эту схему использования времени создал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-ым президент США. Схема подразумевает разделение проектов на 4 группы:

• срочные важные дела;
• несрочные важные дела;
• срочные неважные дела;
• несрочные неважные дела.

Разделите актуальный перечень задач на 4 группы. Делайте горящие важные задачи в первую очередь. Уделяйте несрочным важными делам до 60% трудового времени. Контролируйте даты выполнения важных задач, соблюдение дедлайнов. Вычеркивайте несрочные неважные задачи. Делегируйте горячие неважные дела для повышения эффективности.

№ 3 — Постройте пирамиду Бенджамина Франклина

Эта стратегия распределения времени тоже создана президентом. Пирамида Франклина помогает в составлении деловых и персональных планов. Пирамида Франклина, как пирамида Маслоу, основана на базовых ценностях человеческой психики.

Пирамида Франклина позволяет поддерживать высокую мотивацию для реализации важнейшей по времени задачи.

№ 4 — Научитесь умному целеполаганию SMART

Технология SMART используется для формулировки задач и составления планов. Метод SMART учит рассматривать дела по 5 вопросам:

1. Конкретность. Сформулируйте суть занятия, желаемый результат. Избегайте расплывчатых формулировок. Используйте цифры («заключить 100 сделок за квартал»), объективные факты («открыть филиал в Москве»).
2. Измеримость. Определите критерии, показывающие выполнение заданий. Чем конкретнее сформулирован результат, тем проще отслеживать прогресс.
3. Достижимость. Задача должна быть выполнимой, если уделить работе время. Избегайте мечтаний без основы, завышения планки возможного.
4. Адекватность. Каждый шаг должен приближать к важнейшей по времени цели. Сочетайте инструмент SMART с пирамидой Франклина, чтобы эффективно достигать результатов.
5. Ограниченность. Без ограничения срока задачи постоянно откладываются. Устанавливайте время исполнения. Соблюдайте установленные дедлайны.

Методология SMART повышает эффективность выполнения запросов. Универсальная технология подходит для организации рабочих и бытовых проектов.

№ 5 — Используйте ленточные диаграммы Ганта

Распределение личного времени по ленточной диаграмме Ганта подходит визуалам. Составьте аналогичную таблицу:

Заполните левый столбец перечислением актуальных целей. Распишите выполнение этапов. Укажите дедлайны выполнения важных дел. Отметьте срочность цветом в таблице. Желательно распечатать таблицу, повесить над офисным столом.

№ 6 — Освойте помидорное планирование

Система Tomato Planning позволяет распределять время. Стратегия основана на чередовании занятости и паузы. После 25 минут сосредоточенного труда делайте перерыв 5 минут. После 4-х периодов делается пауза 30 минут. Стратегия подходит людям с рассеянным вниманием.

№ 7 — Разделите смену на блоки 90−30

Стратегия контроля времени основана на помидорном планировании. Чередовать нужно 90 минут занятости и 30 минут паузы. Стратегия 90−30 подходит людям, умеющим долго концентрироваться на однотипной работе.

№ 8 — Освойте инструмент GTD

Программа GTD (Getting Things Done) предложена бизнесменом Дэвидом Алленом. Полезные тезисы программы:

• Учитывать идеи в одном месте: блокнот, файл, приложение.
• Формулировать пункты конкретно, избегать двусмысленных трактовок.
• Масштабные задачи разбивать на конкретные подзадачи.
• Прописывать дедлайны выполнения задач.
• Объединять однотипные занятия в группы.
• Периодически удалять неактуальные материалы.

Стратегия позволяет освободить мозг от запоминания задач, что помогает думать эффективнее.

№ 9 — Планируйте по технике ZTD

Система Zen to Done (ZTD) создана блогером Лео Батутой. Она представляет собой расширенную версию GTD. Автор рекомендует распределять объемные дела по неделям, маленькие дела — по дням.
Лео Батута делает акцент на соблюдении здорового режима дня без переработок. Автор советует сосредоточиться на интересных пунктах, поручать скучные рутинные занятия другим людям.

№ 10 — Освойте методику учета 1−3-5

Стратегия 1−3-5 предписывает каждый день делать 1 очень важное дело, 3 средних по важности, 5 незначительных. Определить фактор важности можно по стратегии Эйзенхауэра.

№ 11 — Выделяйте 3 главные задачи

Если предыдущая стратегия показалась сложной, в день делайте 1 дело из каждой группы.

№ 12 — Сервируйте лягушек на завтрак

Лягушка — сложная задача, мысли о которой доставляют дискомфорт. Это определение придумал Брайан Трейси, автор популярной стратегии тайм менеджмента. Брайан Трейси советует начать смену «поеданием лягушки» — выполнением сложной неприятной работы.

№ 13 — Нарежьте слона на бифштексы

Слон — нагрузка, выполнение которой потребует много времени. Ее невозможно закрыть за день, или месяц. Нарезать слона — разбить крупную нагрузку на промежуточные этапы. Выполнение маленьких подзадач проще организовывать.

№ 14 — Освойте стратегию Kanban

Схема Kanban создана руководителями компании «Тойота». Для целеполагания используются бумажные карточки или электронный сервис. На карточке пишется одно поручение.

Карточки деятельности нужно распределять по столбцам:

• «Необходимо сделать».
• «Стадия выполнения».
• «Выполнено».

Последний столбец регулярно очищается от неактуальных карточек.

№ 15 — Ежедневный контроль продуктивности

Повысить личную результативность поможет практика, предложенная Глебом Архангельским. Вам нужно зафиксировать, сколько вы тратите времени на задачи: рабочие, бытовые, персональные. Каждая минута должна быть учтена.

Аналитика затрат времени поможет планировать день. Фиксируйте перекуры, телефонные разговоры, кофе-брейки с сотрудниками, проверки сайтов, социальных сетей. Сложив минуты, потраченные впустую, получите 1−3 упущенных часа.

№ 16 — Используйте стратегию 4Д

Стратегия тайм менеджмента позволяет систематизировать список занятий. Присвойте каждой записи категорию:

1. Делать. Выполните в ближайшее время.
2. Делегировать. Поручите выполнение другому человеку.
3. Дождаться момента. Установите дедлайн, выполните позже.
4. Долой (удалить). Вычеркните строчку из блокнота.

№ 17 — Держите папку «Входящие» пустой

Бизнес тренер Мэрилин Манн предлагает очищать входящую почту. Поступающие письма следует обрабатывать: писать ответы, дополнять план, давать поручения, удалять спам. Накопление писем приводит к потере важной информации, замедляет деловую коммуникацию, переговоры с клиентами.

№ 18 — Нельзя отвлекаться

Не сочетайте 2 вида деятельности. Нельзя вести телефонный разговор, параллельно заполняя квартальный отчет. Это ложная экономия времени. Вы можете допустить ошибку в отчете, поиск ошибки потребует времени. Можете упустить часть значимой информации из переговоров, тогда придется перезванивать собеседнику.

№ 19 — Применяйте закон Парето

Правило Парето гласит: 20% усилий дают 80% результата. Проведите анализ рабочего процесса. Определите 20% действий, приносящих 80% прибыли. Уделите максимум времени выполнению определенных действий. Действия, приносящие 20% прибыли, старайтесь поручать другим.

№ 20 — Работайте на пределе возможностей

Эта стратегия основана на законе Парето. Автор стратегии, Тим Феррис, считает, что если 20% времени работать на максимуме качества, можно увеличить прибыль на 80%. Стратегия подходит людям с крепкой нервной системой, навыком долго концентрироваться. Иначе работа на пределе ресурсов вызывает профессиональное выгорание.

№ 21 — Составляйте временные списки дел

Составление перечня — простой способ начать научиться тайм менеджменту. Записывайте дела в одном месте (блокнот, компьютер, телефон). Вычеркивайте решенные проблемы. Эта практика — развитие привычки отслеживать дела.

№ 22 — Используйте автофокус

Усложненная версия предыдущей стратегии. Выпишите все дела, пришедшие в голову. Начните делать 1−3 задачи ежедневно. Выбирайте интересные занятия, без причин срочности и сложности. Стратегия приучает ежедневно работать над делами, помогает бороться с прокрастинацией, преодолевать нехватку сил.

№ 23 — Составляйте график вечером

Блогер Стефани Ли советует составлять расписание вечером. Продуктивные утренние часы стоит использовать эффективно. Составив режим вечером, на работе приступайте к важным делам.

№ 24 — Ведите ежедневник

Купите блокнот, позволяющий расписывать дела по минутам. Записи «подготовить отчет для налоговой» и «помыть посуду» занимают по строчке. Первое занятие потребует больше времени и сил. Составление временного хронометража поможет увидеть реалистичную картину.

№ 25 — Используйте правило двух минут

Когда выполнение работы занимает 2 минуты времени, сделайте ее сразу. Так вы уменьшите количество записей в блокноте.

Вы можете создать собственную стратегию распределения работы. Выберите методы, которые вам подходят, адаптируйте под конкретные задачи. Поняв принципы тайм менеджмента, можно создать персональную стратегию расстановки приоритетов и эффективного планирования.

Шаг 1

Методику Getting Things Done (GTD) придумал и описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен. Основная идея подхода такова: когда у человека скапливается слишком много дел, он нерационально планирует своё время, постоянно переносит задачи «на завтра» и в итоге тратит время не на действия, а на размышления о планах. Методика подойдёт тем, кто буквально погребён под лавиной задач.

Организация времени требует разгрузки мозга от необходимости помнить огромный список задач. Для этого нужна условная «корзина» — место, куда можно сложить абсолютно все дела, не разделяя их на рабочие и личные.

Пример

Можно использовать настоящую корзину: вы записываете каждое дело на отдельный лист бумаги и бросаете его в ёмкость. Можно завести специальную папку на компьютере или просто зафиксировать дела на бумаге. Подойдут программы Trello, Kanbanchi или Jira — это онлайн-доски с карточками, в которых можно работать командой.

Результат

Есть длинный список всех задач, начиная от текущих конкретных дел (например, сдать декларацию в налоговую) и заканчивая планами (может быть, открыть ещё два магазина и слетать в Гренландию). Новые задачи держать в голове не нужно, достаточно добавлять их в этот список.

Шаг 2

Расставьте приоритеты

Пункты из получившегося огромного списка нужно рассортировать. Попробуйте методику Эйзенхауэра. Все дела нужно разделить на четыре типа:

1

Срочные и важные

Задачи, которые требуют пристального внимания; их нужно сделать как можно быстрее. Сделать самостоятельно.

2

Важные, но несрочные

Долгосрочные проекты, которые требуют внимания в будущем. Спланировать и выполнить.

3

Срочные, но неважные

Задачи, которые стоит сделать быстро, но не обязательно тратить на них своё время. Делегировать.

4

Неважные и несрочные

Задачи, которые можно без последствий отложить и которые не несут потенциальной пользы. Обдумать, отказаться, переформулировать или перенести в другую категорию.

Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть сделана.

Результат

Дела рассортированы, ясно, чем нужно заняться в первую очередь, какие задачи делегировать и какие ресурсы для этого нужны.

Шаг 3

Делегируйте как можно больше

По мнению Брайна Трейси, автора книги «Делегирование и управление», до 85 % операционного бюджета любой компании приходится на зарплатный фонд. Чтобы использовать эти расходы эффективно, старайтесь делегировать как можно больше. Кроме того, передача задач освобождает от «текучки», вы можете сосредоточиться на самых важных вопросах.

Распределяя дела между сотрудниками, старайтесь давать максимально понятные инструкции, а ещё лучше формулировать их по технологии SMART:

• Specific (Конкретность) — точная постановка задачи, ориентация не на процесс, а на результат: не «Крась забор», а «Покрась весь забор».
• Measurable (Измеримость) — cотрудник должен понимать критерии оценки эффективности его работы, результат должен быть измеримым. Не «Трудиться весь день», а «Сделать продажи минимум на 100 тысяч рублей».
• Attainable (Достижимость) — цель должна быть реальной и достижимой.
• Relevant (Уместность) — выполнение задачи должно вести к достижению цели.
• Time-bound (Ограниченность во времени) — исполнителя необходимо ограничить во времени. Старайтесь учитывать риски: у вас должен быть запас, если сотрудник не справится.

Проверяйте, выполняются ли ваши задачи в срок. Это может быть небольшой отчёт от каждого сотрудника по электронной почте или ежедневные короткие совещания. Выделите себе час в день на общение с сотрудниками, это должно стать привычкой.

Работая в онлайн-досках, прикрепляйте нужного участника к карточке задачи, закрепите срок выполнения. Если установите приложение на смартфон, сервис будет напоминать о дедлайне оповещением.

Результат

Большая часть задач выполняется быстро, сотрудники лучше понимают, что вы от них хотите.

Шаг 4

Внедряйте гибкие практики

В управлении временем важно придерживаться плана, но предпринимательство — сфера с большими рисками и постоянно меняющейся стратегией. Невозможно перед стартом продумать и предугадать всё. Нужна постоянная корректировка списка дел и приоритетов. Изучите и попробуйте применить гибкие методологии управления процессами, например «Канбан» и «Скрам».

Сейчас такой подход активно используют в IT-разработке, он помогает управлять собой и командой в ситуации, когда конечная цель до конца неизвестна. Контролируют сотрудников с помощью онлайн-досок.

Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:

• «Очередь» — корзина с общим списком всех задач.
• «Делаем» — сотрудник начал работу.
• «На проверке» — задача готова, нужно проконтролировать и внести замечания.
• «На доработке» — сотрудник доделывает задачу.
• «Принято» — готовые задачи.
• «Ждём» — дела, выполнение которых нужно притормозить на какое-то время (например, дождаться ответа от человека вне компании).

К каждой карточке вы можете установить срок и прикрепить участника. Или сотрудники могут сделать это сами — например, забрать приглянувшуюся задачу из очереди и уточнить, когда она будет выполнена.

Результат

Появилось наглядное представление рабочих процессов в компании. Сотрудники видят, кто что сейчас делает, и сами планируют график работы. Вам проще контролировать всю команду, не нужно тратить время на переписывание планов в ежедневниках.

Шаг 5

Используйте тайм-менеджмент для личной эффективности

В книгах о тайм-менеджменте встречается понятие «съесть лягушку». У каждого из нас есть задачи, за которые мы не хотим браться, они и называются «лягушками». Это дела, которые возможно выполнить в установленный срок, но мы постоянно их откладываем и испытываем внутреннее сопротивление. В результате скапливается огромное количество таких «лягушек», высасывающих моральные силы и мотивацию.

Выполнять их нужно постепенно. Приучите себя каждое утро завершать одно неприятное дело. Через несколько дней «лягушки» закончатся, а новые будут «съедаться» быстрее, потому что это войдёт в привычку.

Этот метод подойдёт, когда нужно разобраться с небольшими делами. Если вы хотите эффективно работать над долгими и рутинными задачами, попробуйте технику «помидора»:

• за раз нужно съесть один «помидор»: установить таймер и работать без перерыва 25 минут;
• после этого сделать перерыв на 5 минут;
• после четырёх отрезков — перерыв полчаса.

С точки зрения психологии эффективность метода объясняется так: мы откладываем на потом большие дела, потому что они нас пугают. Заставить себя работать 25 минут намного проще, чем сесть и сразу написать большую книгу.

Результат

Неприятные дела-«лягушки» выполнены. Вы постепенно завершаете большие задачи, разбив их на этапы по 25 минут. Появилось много свободного времени, можно сделать ещё больше или спокойно отдохнуть.

5 приёмов тайм-менеджмента для предпринимателя

Вот ещё несколько хитростей, которые помогут эффективнее управлять временем.