Как попросить перевыставить счета на правильные реквизиты

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Начать учиться

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

Предмет договора: какой результат сделки.
Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
Права и обязанности сторон: как происходит работа.
Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 30.01.2023

Нужно ли ООО на УСН — посреднику сдавать журнал учета выданных и полученных счетов-фактур?

Добрый вечер. Подскажите, пожалуйста.
ООО на УСН (доходы) работает с покупателем сельхозпродукции по агентскому договору. Согласно этого договора, наше ООО закупает зерно у колхозов-спецрежимников без НДС и реализует покупателям-плательщикам НДС. Колхозы, работающие без НДС, предоставляют нашей организации только товарные накладные, без счетов-фактур, так как не являются плательщиками НДС. А Покупатель требует товарные накладные и счета-фактуры без выделения НДС, мы ему эти документы предоставляем. Перевыставляем товарные накладные, и выписываем счета-фактуры без НДС.

Вопрос: нужно ли нашей организации сдавать ежеквартально до 20 числа журнал учета выданных и полученных счетов-фактур , или этот журнал нужно предоставлять только тем посредникам (агентам), которые закупают товар у плательщиков НДС,и, соответственно, перевыставляют счета-фактуры с выделенным в них НДС?

У меня такой же вопрос

Добрый вечер, Ирина! Приближается срок сдачи данной отчётности, вам удалось что-то узнать? Тоже очень интересует этот вопрос, в налоговой не смогли ответить, они первый раз с таким сталкиваются.

Рассчитайте налог по УСН и подготовьте отчет в удобном веб‑сервисе
16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Консультант

Цитата (Ирина-2017): Добрый вечер. Подскажите, пожалуйста.
ООО на УСН (доходы) работает с покупателем сельхозпродукции по агентскому договору. Согласно этого договора, наше ООО закупает зерно у колхозов-спецрежимников без НДС и реализует покупателям-плательщикам НДС. Колхозы, работающие без НДС, предоставляют нашей организации только товарные накладные, без счетов-фактур, так как не являются плательщиками НДС. А Покупатель требует товарные накладные и счета-фактуры без выделения НДС, мы ему эти документы предоставляем. Перевыставляем товарные накладные, и выписываем счета-фактуры без НДС.

Не понятно, на каком основании Вы выставляете покупателям счета-фактуры, пусть и без выделенного в них НДС. Это не соответствует законодательству и также непонятно, зачем покупателям такие счета-фактуры.
Думаю, что оптимальным путем разрешить заданный Вами вопрос на будущее будет прекращение практики выставления таких счетов-фактур.

Что касается уже имеющейся ситуации, то исходя из буквального толкования п. 3.1 ст. 169 и п. 5.2 ст. 174 НК РФ считаю, что нужно вести жунрал и представлять его в ИФНС.

Ирина-2017 Автор вопроса

Спасибо большое. Но согласно агентского договора, наша фирма должна закупать товары, и перевыставлять документы (товарную накладную и счет-фактуру ) в адрес принципала.

Изобилие, добрый вечер. Ничего я не смогла на форуме выяснить. Какой-то консультант мне ответил такую ерунду, что я вообще сомневаюсь- консультант он или кто? Сама читала два дня в интернете, и консультировалась со своими знакомыми. Выяснила вот что:
Агентский договор – это вид посреднического договора, по которому одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать определенные действия по поручению другой стороны (принципала). Примером агентских взаимоотношений может быть поручение агенту приобрести для принципала товары. Агент всегда действует за счет принципала, при этом, в зависимости от условий договора, выступать может как от своего имени, так и от имени принципала (п. 1 ст. 1005 ГК РФ).
Агентским договором предусматриваются порядок и сроки представления отчетов принципалу. К этому отчету в общем случае прикладываются необходимые доказательства расходов, произведенных за счет принципала (п.п.1,2 ст. 1008 ГК РФ). По облагаемым НДС товарам, работам и услугам, приобретаемым для принципала, агент получает счета-фактуры, которые также должен передать принципалу. Если агент действует от имени принципала, то последний уже будет указан в счетах-фактурах в качестве покупателя. И агенту нужно просто передать полученные счета-фактуры принципалу. Если же агент действует от своего имени, то счета-фактуры для принципала придется перевыставить, ведь покупателем в них изначально был указан агент.
Необходимость и порядок перевыставления счетов-фактур не зависят от того, применяет агент ОСНО или находится на спецрежиме.
Получается, что спецрежимники тоже обязаны перевыставлять счета-фактуры принципалу, не важно- с НДС или без НДС. Смотря как агент закупает у поставщика: если с НДС-то и перевыставляет с НДС, если покупает без НДС- то и перевыставляет без НДС. Единственное: нужно в любом случае у поставщика тоже просить счет-фактуру (не зависимо, выделен там НДС или нет), и потом уже перевыставлять счет-фактуру в адрес принципала.
Я в субботу посидела, разобралась с проводками в 1 С. У меня версия 8.3. Если в 1 С все правильно делать, то журнал учета счетов-фактур очень хорошо и правильно заполняется, подтягиваются поставщики. Сейчас сижу- все проверяю, чтобы сдать в понедельник по ТКС.

Исправление электронного счета-фактуры

Ситуации, при которых налогоплательщиком производится выписка исправленного счета-фактуры, определены в статье 419 Налогового кодекса РК. Исправленный счет-фактура выписывается в случае необходимости внесения изменений, дополнений и исправления ошибок в ранее выписанном счете-фактуре. При этом внесение изменений не допускает замену поставщика или получателя товаров работ, услуг. Чаще всего выписка исправленного счета-фактуры связана с выявленными ошибками в ранее выписанном счете-фактуре. Следует отличать случаи исправления ошибки от ситуаций корректировки оборота. Корректировка оборота по реализации не связана с ошибками — она производится в случаях, указанных в статье 383 НК РК (возвраты, скидки, изменение цены и пр.). При корректировке размера облагаемого оборота выписывается дополнительный ЭСФ. В случае исправления ошибки — исправленный ЭСФ.
При выписке исправленного счета-фактуры, аннулируемый документ становится недействительным. Исправленный СФ замещает такой документ с учетом новых сведений. В случае, если к аннулируемому документы ранее были выписаны дополнительные счета-фактуры (один или несколько), то их необходимо заново выписать для исправленного счета-фактуры. Таким образом восстановить «цепочку» документов.

Как в 1С выписать исправленный ЭСФ для исправленной СНТ?
Как в 1С выписать исправленный ЭСФ для первичной СНТ (без исправления СНТ)
Как в 1С правильно оформить документы на основании исправленного ЭСФ, полученного от поставщика?
Аннулирование ЭСФ по причине отклонения СНТ в ИС ЭСФ

Документ показан не полностью. Для дальнейшего просмотра необходимо иметь активную подписку на сайте. Авторизуйтесь или оформите подписку.

Ознакомиться с тарифами Вход с помощью STSL