Как провести возврат товара поставщику в эльбе

Возврат товара от покупателей

Покупатели возвращают товар по разным причинам. Это может быть производственный брак или просто неподходящий размер. В каждом случае есть нюансы оформления и поводы для отказа.

Возврат некачественного товара

Если покупатель обнаружил в товаре брак, он может попросить:

• Заменить его на товар этой же или другой марки. Если цена товаров разная, то он доплачивает или вы возвращаете ему разницу.
• Уменьшить цену, за которую он купил товар.
• Бесплатно устранить недостатки товара или возместить расходы на их исправление покупателем.
• Вернуть деньги за товар — встречается чаще всего.

Если при покупке клиент знал о браке, вы не обязаны принимать товар и возвращать деньги. Например, в некоторых магазинах продают уценённый товар и сразу говорят о его недостатках. Тогда они не могут быть поводом для возврата.

Чтобы выяснить причину брака, вы можете провести экспертизу за свой счёт. Если окажется, что товар испортил сам покупатель, не принимайте его назад и просите возместить стоимости экспертизы. Покупатель обязан это сделать.

Возврат качественного товара

Если качественный товар не подошёл покупателю по цвету или размеру, он может попросить обменять его на подходящий товар. У вас может быть три причины для отказа:

• Прошло больше 14 дней с даты покупки.
• Товар потерял вид. Например, покупатель принёс обувь с потёртой подошвой или рубашку без пуговицы.
• Товар не подлежит обмену или возврату по закону. Например, косметика, нижнее бельё или ювелирные изделия. Помните, что отказать по этой причине вы можете, только если товар качественный.
  Перечень товаров, которые не подлежат возврату

Если причин для отказа нет, вы должны обменять товар на подходящий покупателю. А при его отсутствии — вернуть деньги.

Как оформить документы на возврат товара

Попросите у покупателя заявление и кассовый чек.

В заявлении он указывает свои паспортные данные, называет причину возврата и сумму, которую хочет вернуть. Если покупатель потерял кассовый чек, он может доказать факт покупки другим способом, например, сослаться на показания свидетелей.

При приёме товара от покупателя, составьте накладную на возврат товара. Её можно оформить в произвольной форме. Главное, чтобы накладная содержала данные покупателя и всю информацию о товаре: его название, количество, стоимость.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Правила возврата денег покупателю

Как правильно оформить возврат денег покупателю, зависит от того, когда он к вам обратился.

Возврат в день покупки

Если покупатель платил наличными, выдайте ему деньги прямо из ящика кассового аппарата. При оплате товара картой, возврат также производится безналом — достаточно отменить операцию. В обоих случаях не забудьте пробить по кассе чек с признаком «возврат прихода».

Возврат в другой день

Если покупатель возвращает товар в другой день, нельзя взять деньги из ящика кассового аппарата. Выдайте деньги из главной кассы — так называют все наличные деньги в организации. Если у вас ООО, выпишите расходный кассовый ордер или РКО. ИП этого делать не нужно, так как они не обязаны соблюдать кассовую дисциплину.

Если покупатель оплачивал товар по банковской карте, верните деньги обратно на неё. Наличные в этом случае выдавать нельзя, это запрещено Указанием ЦБ РФ. Как именно вернуть деньги на карту покупателя, уточните в поддержке банка, с которым у вас заключён договор эквайринга. Если вернуть деньги обратно на карту нельзя, снимите деньги с расчётного счёта и верните покупателю.

Как учесть возврат в налоге УСН

Когда покупатель заплатил за товар, вы учли эти деньги в доходах УСН. А если у вас УСН «Доходы минус расходы», вы списали себестоимость товара в затраты. Из-за возврата товара и денег за него придётся корректировать налоговый учёт.

В день возврата денег покупателю скорректируйте доходы. Для этого в столбце «Доходы» в КУДиР укажите сумму возврата со знаком «минус». В Эльбе для этого создайте поступление с видом «Прочее», тип операции «Не указан».

На УСН «Доходы минус расходы» cебестоимость товара, которую вы учли в расходах, исправьте таким же способом. Сделайте это в день возврата товара. Укажите себестоимость товара со знаком «минус» в столбце «Расходы» КУДиР.

Курс по онлайн-кассам

Расставим кассы по полочкам за 8 уроков

Как вести учёт на УСН

На этом режиме налогообложения очень важно аккуратно заполнять раздел Деньги. Эльба рассчитает налог с операций, которые вы учли в налогах, их же автоматически отразит в КУДиР и декларации.

Не все поступления и списания учитываются в налогах, поэтому выбирайте: учитывать или не учитывать операцию в УСН.

Это можно сделать и массово:

Иногда достаточно выбрать тип операции и сумма автоматически правильно попадёт или не попадёт под налогообложение. Например, «Возврат средств от поставщика» не учитывается сразу.

При интеграции или импорте банковской выписки Эльба определяет тип операции автоматически по косвенным признакам: назначению платежа, контрагенту или КБК. Но всегда перепроверяйте, вдруг у вас хитрая схема с оплатами.

Как учитывать доходы на УСН

На день фактического получения денег — в поступлениях «по банку» или «наличных». Если нужно учесть доход не на день поступления денег на счёт, создайте поступление по «прочее».

А когда соберётесь вывести деньги на расчётный счёт, повторно эти суммы в налоге не учитывайте.

Как учитывать расходы на УСН

С расходами похожая история. Если учесть расход можно на день фактической траты, то делаете это в списаниях «по банку» или «наличных».

Иногда расходы УСН нужно учесть не на день оплаты, а на какой-то другой. Например, расходы при перепродаже часто учитывают на день отгрузки товара конечному покупателю, а при получении услуг — на день входящего акта.

Учесть это в Эльбе можно списаниями по «прочее» в разделе Деньги. Такие операции не влияют на реальный остаток денег в кассе или банке — они просто учитывают суммы в налогах на нужный день.

Если вы уже учли расходы в списании «по банку» или «наличных» — обнулите их, чтобы не учитывать два раза.

Как учитывать доходы и расходы на УСН при возврате

1. Покупатель отказался от покупки, мы должны вернуть ему предоплату

На УСН доходы признаются кассовым методом, а значит вы уже учли оплату клиента в налогах, когда деньги поступили на счёт или в кассу. При возврате важно уменьшить сумму полученного дохода, а не добавить расход. Поэтому в разделе Деньги создайте:

• Списание на сумму возврата «по банку»/«наличных» → Возврат денег клиенту → в расходах УСН не учитываете.

• Поступление «прочее» со знаком минус → Не указан → учитывайте только в доходах УСН.

Если покупатель перевёл вам деньги ошибочно:

• Обнулите сумму в поле «Учитывать в доходах УСН» в ошибочном поступлении.
• Покажите возврат денег списанием «по банку»/«наличных» → Возврат денег клиенту → в расходах УСН не учитывайте.

2. Поставщик возвращает предоплату

Уже учли предоплату в расходах УСН​

В Эльбе создайте:

• поступление на сумму возврата денег «по банку»/«наличных» → Возврат средств от поставщика → в доходах УСН не учитываете

• для УСН «доходы минус расходы»: списание «прочее» → Не указан → сумма предоплаты со знаком минус

Так вы вернёте деньги и уменьшите расходы, которые учли раньше. То есть важно уменьшить сумму признанного расхода, а не добавить доход.

Предоплату в расходах УСН не учитывали

Создайте в Эльбе поступление на сумму возврата денег «по банку»/«наличных» → Возврат средств от поставщика → в доходах УСН не учитываете.

Как сдать декларацию и оплатить налог УСН

Когда подойдёт время платить налог или сдавать декларацию, Эльба напомнит об этом в разделе Отчётность.

Налог УСН платят поквартально, а декларацию подают только один раз по итогам года. Поэтому в течение года у вас будут три задачи «Заплатить налог УСН за…» и одна — «Заплатить налог и отчитаться по УСН за …».

Всё, что вы раньше учитывали в налогах в разделе Деньги, теперь в задачах. Поэтому на первом шаге Эльба предложит проверить, всё ли вы правильно учли.

На втором — правильно ли уменьшили налог. Для этого покажите в разделе Деньги уже оплаченные страховые взносы и авансовые платежи по УСН. Важно, чтобы в списаниях были правильные типы операций: «Уплата страховых взносов за ИП», «Уплата страховых взносов за сотрудников» и «Уплата налогов» → «УСН».

Только так Эльба поймёт, сколько налогов вы уже заплатили и на сколько взносов можно уменьшить налог.

На УСН «доходы минус расходы» поля со страховыми взносами не будет, потому что в этом случае страховые взносы не уменьшают налог — их учитывают в расходах.

На последнем шаге Эльба предложит заплатить налог.

В годовой задаче по сдаче отчётности появится ещё один шаг с готовой декларацией, которую вам останется только отправить.

КУДиР

Книга учёта доходов тоже строится на данных из раздела Деньги. Выгрузить книгу можно в разделе Отчётность.

Или в годовой задаче по УСН.

Как быть, если не вели деятельность на УСН

По итогам года подайте нулевую декларацию по УСН, а сам налог не платите. Эльба сформирует нулевую декларацию автоматически, если в разделе Деньги не будет операций, учтённых в налоге.

Как вести учёт на УСН?

На УСН следует очень аккуратно вносить данные в раздел Деньги. Сервис Контур.Эльба будет рассчитывать налог со всех операций, которые были учтены в налогах, а после автоматическим образом отобразит их в декларациях и КУДиР. На «упрощенке» не все операции следует вписывать при оплате налогов, по этой причине вы сами можете выбирать, вести учет того или иного прихода или списания средств или нет.

Массовый учёт на УСН

Просто выберите тип операции, и все дальнейшие суммы, которые будут заходить по нему, будут сразу попадать или не попадать под обложение налогом. К примеру, можно не учитывать возвраты денег от поставщиков.

При интеграции или импорте выписки из банка Контур.Эльба будет самостоятельно выбирать тип операции: по предназначению платежа или контр агенту. Однако, лучше проверяйте оплаты самостоятельно, чтобы у вас не появилась какая-то ошибка с ними.

Как учитывать доходы на УСН

В момент фактического прихода денежных средств – в поступлениях «по банку» или «наличных». Если следует учитывать доход не в момент прихода денег, в таком случае засчитывайте его по категории «прочее». К примеру, работая с биржей фриланса, можете учитывать прибыль на момент поступления финансов на счет площадки. Если же соберетесь выводить деньги на свою карту, то не учитывайте эти суммы еще раз.

А когда соберётесь вывести деньги на расчётный счёт, повторно эти суммы в налоге не учитывайте.

Как учитывать расходы на УСН

Расходы следует учитывать по похожей схеме. Если это можно сделать в день списания средств, в таком случае учтите это в расходах «по банку» или «наличных». Бывают случаи, когда предпринимателю необходимо учесть расходы на любое другое время. К примеру, при реализации товара расходы учитывают состоянием на момент выгрузки последнему клиенту, а при получении услуг – на момент подписания акта приемки-выполнения работ.

В Контур.Эльба это следует учитывать списаниями в подразделе «Прочее». Эти операции не могут никак повлиять на остаток финансов на банковском счету – они просто осуществляют учет сумм расходов на выбранный предпринимателем день. Если же ваши расходы были учтены в момент их осуществления, в таком случае обнулите их, чтобы учет не осуществился два раза.

Если вы уже учли расходы в списании «по банку» или «наличных» — обнулите их, чтобы не учитывать два раза.

Как вести учет доходов и расходов на УСН при возврате

Если клиент отказался от товара, следует возвратить ему предоплату:

На УСН оплата от клиента уже учтена в налогах еще при приходе финансов на банковский счет или в кассу. Возвращая деньги, следует просто снизить сумму прибыли, а не переносить ее в графу «Расходы».

Списание на сумму возвращения «по банку»/«наличных» → Возвращение денег покупателю → в графу расходов УСН не вписывайте.

Поступление в «прочее» с минусом → Не указывайте → ведите учет только в прибыли на УСН.

Если клиент случайно перевел финансы:

• Списание на сумму возвращения «по банку»/«наличных» → Возвращение денег покупателю → в графу расходов не вписывайте.
• Снизьте до нуля сумму в графе учета доходов по УСН при ошибочном начислении средств.

Если поставщик делает возврат предоплаты

Если клиент случайно перевел деньги:

Приход на определенную сумму «по банку»/«наличных» → Возвращение денег от поставщика → в графе доходов УСН не вписывайте.

Для упрощенки «доходы минус расходы»: списание в «прочее» → Не указывайте → сумма, начисленная в качестве предоплаты, с минусом.

Таким образом вы можете вернуть финансы и снизить учтенные ранее расходы. Это означает, что необходимо именно снижать сумму расхода, а не добавлять доходы.

Предоплата не была учтена в расходах УСН

Формируйте в Эльбе поступление на величину возврата финансов «по банку»/«наличных» → Возвращение денег от поставщика → в графу доходов не вписывайте.

Как подать декларацию и заплатить за налоги УСН

Как только понадобится оплачивать налоги и подавать декларацию, Контур.Эльба уведомит об этом в разделе Отчетность. Налог следует оплачивать за каждый квартал, а декларацию – ежегодно. Именно по этой причине на протяжении года перед предпринимателем существуют сразу 3 задачи по оплате налогов УСН, а также – отчет по УСН.

Все, что вы ранее учитывали в налогах в разделе Деньги, теперь будет сохраняться в задачах. По этой причине на 1 шаге Контур.Эльба выполнит проверку правильности учета. На 2 шаге – правильности уменьшения налога. Для этого отобразите уже выплаченные взносы и авансы по УСН. Обратите внимание, чтобы в расходах был указан верный тип операции. Таким образом, Эльба сможет понять, какой объем налогов уже был уплачен и на какое количество взносов можно снизить налог.

На упрощенке «доходы — расходы» графы со взносами по страховке нет, поскольку в данном случае они не снижают налог, а наоборот учитываются в растратах. На заключительном этапе сервис отправит запрос с предложением оплатить налог. Также при подаче отчетности отобразится еще 1 шаг с годовой декларацией, которую понадобится только отправить.

КУДиР

Книга учёта доходов тоже строится на данных из раздела Деньги. Выгрузить книгу можно в разделе Отчётность.

В конце года отправьте нулевую декларацию по УСН и не оплачивайте налог.

С помощью Контур.Эльба ее можно создать в автоматическом режиме, если в разделе Деньги не будет учтенных в налоге операций

Как быть, если не вели деятельность на УСН

По итогам года подайте нулевую декларацию по УСН, а сам налог не платите. Эльба сформирует нулевую декларацию автоматически, если в разделе Деньги не будет операций, учтённых в налоге.

Давайте начнем работать!

г.Москва, Селезнёвская улица, д.11А стр.2, офис 4

Начните работать в самом удобном, надежном и простом сервисе для предпринимателей!

Возврат товара поставщику: на что обратить внимание

Вернуть товар поставщику, не допуская конфликтных ситуаций, возможно, если правильно составить договор, заранее позаботиться о процедуре рекламаций и помнить о различных правилах возврата некачественного и качественного, но неподходящего товара.

Работа с рекламациями

Нужно обязательно детально прописать процедуру рекламаций в договоре, определив критерии качества товара (например, соответствие ГОСТ), срок предъявления претензий по качеству (например, 30 дней с даты поставки), порядок извещения поставщика (в течение какого времени поставщик или его представитель обязан прибыть для подписания рекламационного акта) и процедуру экспертизы (при споре о наличии дефектов в товаре нужно прописать, где будет проводиться экспертиза и кто будет ее оплачивать).

Как доказать наличие дефектов в товаре

Нужно собрать как можно больше доказательств, можно сделать фотографии или снять видео товара или сырья, вызвать нотариуса, обратиться в торгово-промышленную палату или провести экспертизу в выбранной организации. Все это поможет защитить интересы компании-потребителя в арбитражном суде.

Как известить поставщика

Недостаточно отправить письмо по электронной почте с просьбой заменить товар или устранить недостатки. Чтобы защитить свои права в суде, нужно отправить поставщикам письмо с описью вложения или обратным уведомлением по почте, письмо с доставкой курьером с отметкой о доставке или сообщение нарочным с отметкой о вручении. Требование нужно отправить и на юридический адрес поставщика, и на фактический, если он отличается.

Возврат некачественного и неподходящего товара

Гражданский кодекс не разрешает возвращать товар надлежащего качества. Это потребитель может обменять товар на товар другого цвета или размера, а предпринимателю это сделать сложно. Если поддерживать хорошие отношения с поставщиком, он может согласиться обменять товар на другой.

Если товар некачественный, предприниматель может потребовать поставщика устранить недостатки, снизить цену или возместить расходы на устранение недостатков. Если это сделать невозможно, компания может расторгнуть договор и потребовать вернуть деньги или заменить товар.

Возврат товара можно оформить сразу же после того, как поставщик его привез, просто вычеркнув из накладной бракованный товар. Исправления нужно вносить под контролем экспедитора, водителя или другого представителя поставщика, который должен поставить подпись и забрать товар с собой. В течение пяти рабочих дней поставщик должен скорректировать счет-фактуру, учитывая, что НДС при покупке меньшего объема товара уменьшится.

В качестве альтернативы можно подписать накладную, не внося в нее никаких корректировок, и договориться о дополнительной поставке качественного товара в другое время.

В договоре нужно обратить внимание на:

• Порядок приемки товара, то есть в какой срок и каким способом будет проверяться качество товара и в какой срок будут приниматься претензии. Если это сырье, нужно прописать соответствующий ГОСТ.
• В договоре обязательно должен быть четко сформулирован сам предмет договора: марка, модель и год выпуска товара или наименование, класс, сорт и тип сырья. Поставщику в договоре нужно обязательно указывать проверку качества, иначе ему могут вернуть чужое некачественное сырье.

Какой товар нельзя вернуть

Покупатель-предприниматель или покупатель-организация просто вернуть бракованный товар не могут, законом предусмотрена обязанность по устранению недостатков поставщиком. Нельзя вернуть товар из-за мелкого брака и потребителю в технически сложном товаре. Нельзя вернуть качественный товар из списка товаров, которые не могут подлежать возврату и обмену. Он приводится в Постановлении Правительства РФ от 19.01.98 № 55, а в 2016 году был расширен. Сейчас этот перечень включает разные виды продукции — от технически сложных изделий до книг. Продавец не имеет права включать в него какие-либо пункты на свое усмотрение.

Ирина Незнамова, заместитель генерального директора юридической компании «Изумрудное небо»

Возврат товара поставщику регулируется Гражданским кодексом РФ и Законом о защите прав потребителей, если речь идет о частном лице.

Извещать поставщика следует в форме претензии, которую можно направить заказным или ценным письмом с описью вложения или вручить нарочным.

Возврат товара может быть осуществлен, если товар некачественный или качественный, но не соответствует заявленным характеристикам.

Мы столкнулись как раз с последним вариантом, когда заказали картридж, якобы совместимый с нашим принтером. Когда его привезли, оказалось, что картридж был на 2 см короче, переговоры зашли в тупик. Мы отправили претензию и забрали картридж в течение трех дней.

Конфликты возникают по разным причинам: прежде всего, нежеланием поставщика вступать в конфликт с изготовителем, проводить какие-либо проверки или исследования товаров.

Бывают случаи обратные: в прошлом предприниматели, занятые в сельском хозяйстве, принимая товар более высокого класса, сообщали, что товар якобы более низкого класса, и соответственно выплачивали меньше, а перепродавали дороже.

Срок возврата зависит от того, о качественном товаре идет речь или нет. Для каждого типа товара установлены свои требования и сроки выставления претензии. Возможность возврата зависит от того, кто является покупателем: права индивидуального потребителя защищены лучше, чем права индивидуального предпринимателя, коммерческой или некоммерческой организации.

Юридическое лицо может вернуть товар, если недостатки неустранимы. Закон предусматривает защиту поставщика и предоставляет последнему возможность устранить недостатки товара или поставить иной товар без брака. Однако если недостатки не устранены в срок, покупатель вправе отказаться от договора.

Доказать наличие дефектов в товаре можно разными способами, в зависимости от типа товара. Потребителю достаточно указать на визуальные недостатки или зафиксировать сбой работы при помощи товароведческой экспертизы. Если это сырье, ведется отбор проб в соответствии с ГОСТом и направляется в лабораторию для исследования.

Возврат товара и его оформление зависит от режима налогообложения и субъектного состава правоотношений. И покупателю-гражданину, и предпринимателям достаточно акта приема-передачи, возможен вариант оформления возвратной реализации.