Документ подписан электронной подписью штамп как сделать

Как поставить штамп с информацией о ЭП на документ

Сталкивались на предприятии с ситуацией, когда бухгалтерия на распечатанный, подписанный ЭП документ требует поставить живую подпись? «Как же так?!» — возмущаются пользователи — «Есть же электронная подпись». А в бухгалтерии все равно нужно подтверждение, что документ подписан. И желательно, чтобы «вот прямо» на распечатанном документе. Как в банке проставляют штамп «Исполнено» на платежках:

Давайте обсудим, как это можно сделать в DIRECTUM.

В системе DIRECTUM есть функции, позволяющие проставлять штамп, содержащий определенный текст, в документ. Необходимо учесть, что в документе могут быть как подписанные версии, так и не подписанные. Причем подписанных версий может быть несколько. Важным условием также является требование неизменности документа после простановки на него штампа.

Исходя из всего перечисленного можно выработать следующий алгоритм:

1. Определяем, подписан ли вообще документ.
2. Ищем последнюю подписанную версию.
3. Формируем изображение штампа с текстом, содержащим информацию о подписях.

Примерно, вот так:

1. Экспортируем последнюю подписанную версию документа.
2. Преобразовываем выгруженный документ в формат pdf.
3. Проставляем на него штамп.
4. Импортируем pdf-документ со штампом в новую версию электронного документа.
5. Распечатываем документ.

Данный функционал можно навесить на специальную кнопку на ТКЭД, можно создать отдельный расчет с возможностью выбора документа. Это уже на усмотрение пользователей и программистов системы.

Предложенный алгоритм был реализован в виде прикладной функции DIRECTUM на версии 5.2. Напомню, что функции по установке штампов на pdf-документах появились в версии 5.0.

Итак, код функции:

//Делаем проверку парметра функции EDocument. EDocument – переданный в функцию документ, преобразование которого необходимо выполнить // Не указан параметр "%s". Assert(Assigned(EDocument); LoadStringFmt('DIRE434A6BC_59D8_4AF4_A58D_5105D7C60DF6'; 'COMMON'; 'EDocument')) //Блокируем документ от изменения EDocument.Lock EMPTY_STR = '' NOT_FOUND = -1 PDF = 'PDF' // Тип документа по расширению Extension = EDocument.Info.Editor.Extension // Если уже PDF, подтвердить постановку штампов if Extension == PDF YES = 'Да' NO = 'Нет' Answer = MessageBox(ATTENTION_CAPTION; 'У данного документа уже есть версия в формате PDF^Создать новую версию документа со штампами на основе последней действующей подписанной версии?'; YES & "|" & NO; NO; NO) if Answer == NO EDocument.UnLock Exit() endif endif // Найти номер последней действующей подписанной версии LastVersionNumber = NOT_FOUND Versions = EDocument.Versions Index = 0 while Index < Versions.Count Version = Versions.Values(Index) if Version.CurrentState = vsActive and Version.Signed LastVersionNumber = Version.Number Extension = Version.Editor.Extension endif Index = Index + 1 endwhile if LastVersionNumber = NOT_FOUND EDocument.UnLock Raise(CreateException("ENoActiveVersionFound"; "У документа нет ни одной действующей подписанной версии"; ecWarning)) endif // Экспортировать последнюю подписанную версию ExportFile = Format("%s%s.%s"; ArrayOf(GetTempFolder(); EDocument.ID; Extension)) DeleteFile(ExportFile) EDocument.Export(LastVersionNumber; ExportFile; false; false; false) try // Преобразовать в PDF, если экспортировали версию, которая не являлась pdf-документом. if Extension > 'PDF' WSDLFileName = GetConstant('DCTSConvertToPDFWSDL') PDFFile = Format("%s%s.pdf"; ArrayOf(GetTempFolder(); EDocument.ID)) DeleteFile(PDFFile) DCTSConvertFileToPDF(WSDLFileName; ExportFile; PDFFile) else PDFFile = ExportFile endif // Общие параметры штампов StampFilename = GetTempFolder() & "stamp.png" STAMP_COLOR = '000000' // Черный STAMP_FONT_FACE = 6 // Times New Roman STAMP_FONT_SIZE = 20 // ШТАМП С ДАННЫМИ ЭЦП ДОКУМЕНТА SignatureField = EMPTY_STR // Часть штампа с информацией об ЭЦП SignatureDate = EMPTY_STR SerialNumber = EMPTY_STR CertificateValidFrom = EMPTY_STR CertificateValidTo = EMPTY_STR SubjectName = EMPTY_STR SignatureAuthor = EMPTY_STR // Собрать информацию о параметрах ЭП SignatureFieldStringList = CreateStringList() Signatures = EDocument.Versions.Values(LastVersionNumber-1).Signatures if Signatures.Count > 0 SignatureIndex = Signatures.Count - 1 while SignatureIndex >= 0 Signature = Signatures.Values(SignatureIndex) //Найти утверждающую подпись if Signature.SignatureType <> stNone AuthorUser = Signature.Author Certificate = Signature.Certificate SerialNumber = Certificate.SerialNumber if Assigned(AuthorUser) and SerialNumber > EMPTY_STR SignatureAuthor = AuthorUser.FullName SignatureType = IfThen(Signature.SignatureType = stApproving; 'утверждающая ЭП'; 'визирующая ЭП') CertificateValidFrom = FormatDate('D.M.YY'; Certificate.ValidFromDate) CertificateValidTo = FormatDate('D.M.YY'; Certificate.ValidToDate) SignatureDate = FormatDate('D.M.YY'; Signature.Date) ValidText = IfThen(Signature.IsValid; 'ЭП достоверна'; 'ЭП не достоверна') SignatureField = Format("Подписан ЭП: %s Серт.: %s, действ. %s - %s, тип: %s, достоверность: %s"; ArrayOf(SignatureAuthor; SerialNumber; CertificateValidFrom; CertificateValidTo; SignatureType; ValidText)) SignatureFieldStringList.Add(SignatureField) endif endif SignatureIndex = SignatureIndex - 1 endwhile // Сегодня ДД.ММ.ГГГГ CurrentDate = FormatDate('D.M.YY'; Today()) SignatureFieldStringList.Delimiter = CR StampText = CurrentDate & ', ' & SignatureFieldStringList.DelimitedText // Рамка штампа STAMP_BORDER = 1 STAMP_BORDER_THICKNESS = 8 // Сгенерировать изображение с текстом, содержащим информацию о параметрах ЭП GenerateTextImage(StampText; STAMP_BORDER; STAMP_BORDER_THICKNESS; STAMP_COLOR; STAMP_FONT_SIZE; STAMP_FONT_FACE; StampFilename; 0) // Добавить штамп в PDF-документ STAMP_SCALE = 30 PagesMode = 2 AddImageToPDFFile(PDFFile; StampFilename;;; PagesMode; nil; STAMP_SCALE) EDocument.UnLock // Импортировать документ в новую версию электронного документа EDocument.ImportFromFile(-1; 'Версия со штампами ЭЦП в PDF на основе последней подписанной'; PDFFile) OpenFile(PDFFile) endif except EDocument.UnLock endexcept

В результате работы данного функционала в электронном документе появится версия, содержимое которой неизменно и которая содержит штамп с информацией о ЭП, поставленных на документе.

Графическое отображение ЭП. (штамп)

• Для начала нам необходимо подготовить изображение, которое будет использоваться в качестве штампа. Можно нарисовать самостоятельно или скачать уже готовый, формат изображения должен быть .pdf (если своего изображения нет, можно пропустить этот шаг и создать его в следующих шагах)

• Открываем Adobe Acrobat, далее открываем документ который будет подписан нами далее.

• На панели справа нажимаем «дополнительные инструменты»

• В открывшемся окне выбираем иконку «Сертификаты»

• Нажимаем «Поставить цифровую подпись», выделяем область подписания документа и появляется новое окно с выбором сертификата

• Если вы не подготовили изображение штампа, то ставим галочку на пункте «визуализация подписи в соответствии с 63-ФЗ», выбираем наш сертификат в списке и нажимаем ок. Сохраняем подписанный документ.

• Если хотите использовать свой штамп, просто выбираем сертификат и переходим далее, нажав «ок»

• В появившемся окне нажимаем кнопку «создать».

• В новом окне выбираем пункт «изображение» и ниже «обзор». Находим наш штамп и выбираем его. После этого необходимо убрать все галочки, как в примере ниже. Нажимаем сохранить, сохраняем подписанный документ.

Штамп времени в электронной подписи

Электронная подпись содержит в себе сведения о владельце сертификата. В ней также может указываться информация о том, когда и во сколько был подписан документ.

Дата и время ставятся те же, что и на устройстве, с которого произведено подписание. Сведения о моменте подписи, полученные данным способом, не являются достоверными и не вызывают доверия. Чтобы придать юридическую силу документу и доказать момент создания подписи, пользователь обращается к службе штампов времени.

Рассказываем о том, для чего нужен штамп времени и как он работает.

Как формируется штамп времени

Дата и время появляются на документе при подписании электронной подписью в момент, когда ПО ЭЦП обращается к службе штампов времени. Данный сервис работает независимо от пользователя и имеет доступ к точным данным о дате/времени. При этом сохраняется конфиденциальность, так как служба не видит содержимого документа.

Служба штампов времени работает по протоколу TSP (time stamp protocol). Принцип работы данного протокола заключается в обмене сообщениями типа «запрос-ответ». Таким образом, когда подписывается электронный документ, на сервер TSP идёт запрос, затем формируется штамп, который отправляется сервером в ответ на запрос. Ставятся точные значения времени и календарной даты. Ответ подписывается квалифицированной электронной подписью сервера.

Чтобы штамп времени можно было устанавливать к ЭЦП и к подписываемому документу, необходимо использовать ПО, поддерживающее протокол службы штампов времени. Например, программы КриптоАРМ ГОСТ и КриптоПро TSP Client.

Выбрать подходящую лицензию КриптоПро рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.

Для чего нужны штампы времени

Штамп времени фиксирует время подписания электронного документа. Это необходимо для доказательства юридической значимости. Данная информация принимается в качестве свидетельства в судопроизводстве. Протокол штампа времени доказывает, что тот или иной документ существовал в отдельно выбранный момент.

Преимущества и область применения

При наличии штампа времени на электронной подписи фиксируется время:

1. состояния документа в определённое время. Штамп времени, полученный после запроса на сервер TSP, служит доказательством существования документа. Эта специфика также используется в области авторского права;
2. формирования ЭЦП. Является основанием для формирования доказательной базы в случае судебных разбирательств. Широко применяется при организации юридически значимого документооборота на электронных торговых площадках и в других сферах деятельности;
3. выполнения операции по обработке электронного документа.

Также существуют сервисы, которые позволяют организовать долгосрочное хранение архивных документов в электронной форме. Так, срок хранения бухгалтерской документации составляет пять лет, за это время сертификат может потерять свою силу. Чтобы сохранить срок действия файлов, пользователь обращается в службу OSCP вместе с запросом штампа времени. OCSP-ответ сохраняет сертификат пользователя и доказывает, что подпись была действительна на момент подписания. С использованием КриптоПро OSCP Сlient совместно с ПО для ЭЦП владелец подписи может сохранить OSCP-ответ при подписании документов и формировании штампа времени. Тем самым он обеспечит сохранность юридической силы документа в течение долгого времени.

Также штамп времени необходим при сдаче отчётных документов для Центрального Банка РФ. Пользователь загружает отчётность, подписывает её с помощью квалифицированной ЭЦП и указывает адрес службы штампов времени на портале Центробанка. Данная мера необходима для проверки подлинности ЭЦП и достоверности времени подписания документов.

Какие законы регламентируют штамп времени в 2023 году

Штамп времени был регламентирован Российским законодательством в 2021 году, впервые было дано определение службы «меток доверенного времени» или «цифрового штампа времени». Это стало результатом совместного проекта Минцифры и ФСБ.

В Федеральном законе от 27.12.2019 № 476-ФЗ дано определение метки доверенного времени. Порядок создания и проверки был утверждён приказом Минцифры РФ от 06.11.2020 № 580. Приказом ФСБ России от 4.12.2020 № 555 были введены изменения в приказ ФСБ №796. В документе были уточнены требования, предъявляемых к средствам ЭЦП и оборудованию удостоверяющих центров.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» является независимой третьей стороной и имеет сервер службы TSP. Квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи, выпущенные через API-сервисы Астрал.Платформы имеют штамп времени и доказывают момент подписания документа.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Как поставить штамп электронной подписи на документе

ЭЦП — обязательный реквизит электронного документа. Она содержит информацию в электронном виде, которая присоединяется к подписанному документу.

На практике используют три вида электронной подписи:

Обычные или простые электронные подписи предназначены для писем и спецификаций. Чаще всего ими пользуются в системах корпоративного документооборота. Также простые электронные подписи применяют для проведения банковских транзакций.

Квалифицированная создается с применением технологий шифрования, сертифицированных ФСБ, поэтому считается самой надежной и защищенной. Она нужна желающим участвовать в любых торгах и удаленно получать услуги от государственных органов. Получают квалифицированную ЭЦП исключительно в удостоверяющих центрах.

Неквалифицированные ЭЦП получаются в ходе шифрования данных и применения закрытого ключа. Они показывают, кто завизировал документ, и был ли он изменен после этого. Неквалифицированные ЭП подходят участникам торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ, ими можно заверять документы для отправки в налоговую службу.

В зависимости от способа защиты на электронном документе ЭП может отображаться как:

1. Особая комбинация цифр, букв, знаков, представляющая ключ сертификата. В ней зашифрована информация о владельце ЭЦП — конкретном лице, компании.
2. Штамп (печать) с подписью владельца, а зачастую еще и с меткой времени или местом для эмблемы.

Документы Word подписываются также «скрытой» (невидимой) ЭП, которая генерируется автоматически и визуализации не поддается. О ее наличии свидетельствует отметка, всплывающая в окне «Состояние».

Обязательные реквизиты, указанные на штампе и эмблема

Правильное оформление реквизитов документа устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный Национальный стандарт РФ введен в действие Приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016. Ныне применяется его актуальная редакция от 14.05.2018.

Согласно ч. 5.23 п. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Оформление реквизитов документа») ЭП должна состоять из следующих обязательных элементов:

1. Фраза «Документ подписан ЭП».
2. № сертификата ключа.
3. Инициалы ее владельца.
4. Срок, до которого действителен сертификат.

Мнение эксперта
Владимир Аникеев
Специалист отдела технической поддержки
Штамп ЭЦП может иметь изображение эмблемы, герба органа власти (компании) либо товарного знака.

Наглядным примером КЭП может служить штамп ФНС РФ (отметка об ЭП), проставляемый в выписке из ЕГРЮ:

К отметке об электронной подписи ГОСТ Р 7.0.97-2016 выдвигает отдельные требования.

Во-первых, она должна располагаться там, где проставляется подпись на бумажной версии аналогичного документа. Во-вторых, ее элементы не должны накладываться друг на друга либо текст и другие реквизиты.

Все составляющие части отметки должны отчетливо различаться и прочитываться.

Как подписать документ Word

Для работы с ЭП и документами Word необходимо заказать и получить соответствующий сертификат ЭП, а также установить программу Word, желательно той же версии, которую использует адресат, получающий документ. Тогда не будет сложностей не только с открытием документов, но и проверкой ЭП.

Для подписания документов, которые создают в Word 2007, 2010, 2013, 2016, следует установить программное обеспечение КриптоПро СSP версии 3.6, а также плагин КриптоПро Office Signature 2.0. (информацию см. на сайте разработчика, перейдя по ссылке).

Подробная инструкция по настройке подписи MS Office

До того, как приступить к работе с документами, нужно сначала установить личный сертификат. Сделать это можно бесплатно самому в КриптоПро CSP одним из доступных способов:

1. Автоматически, через «Просмотреть сертификаты в контейнере»
2. Вручную, через «Установить личный сертификат»:

Рассмотрим первый, наиболее распространенный вариант автоматической установки личного сертификата.

• Через меню «Пуск» на панели задач открыть КриптоПро СSP.
• Во вкладке «Сервис» выбрать «Просмотреть сертификаты в контейнере»:

• В новом окне нажать «Обзор»:
• Выбрать из появившегося списка ключевой контейнер, подтвердить выбор кнопкой «ОК»;

• В открывшемся окне «Сертификаты в контейнере закрытого окна», где уже есть соответствующее имя ключевого контейнера, нажать кнопку «Далее»;

• Появятся сведения о сертификате и пользователе. Здесь нужно нажать на «Свойства»;
• В открывшемся окне «Сертификат» для установки выбрать «Установить сертификат»;
• В открывшемся окне «Мастер импорта сертификатов» нажать «Далее»;
• Выбрать хранилище для сертификатов.

Установка сертификата завершается путем нажатия кнопки «Готово».