График отпусков утверждается работодателем не позднее чем

График отпусков утверждается работодателем не позднее чем

ТК РФ Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 123 ТК РФ

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Энциклопедия решений. График отпусков (октябрь 2023)

График отпусков утверждается работодателем ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации необходимо учесть его мнение в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть первая ст. 123 ТК РФ, ст. 8 ТК РФ).

Если работодатель продолжает применять унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, то график отпусков составляется по форме N Т-7.

В графе 5 по каждому работнику указывается продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в календарных днях, а в графе 6 — запланированная дата начала отпуска (число и месяц; год можно не указывать, поскольку он уже обозначен в заголовке графика). Проставлять в графике дату окончания отпуска не требуется.

Если по соглашению сторон ежегодный отпуск работника разделен на части, в графике путем заполнения нескольких строк отражаются продолжительность и дата начала каждой части отпуска.

Иногда работодатели запланированную дату отпуска отражают в графике путем указания только месяца (без конкретного числа). Верховный Суд РФ в определении от 06.02.2014 N АПЛ13-606, по сути, подтвердил правомерность таких действий, указав, что законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике очередных отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника. Полагаем, что в ситуации, когда в графике отражен только месяц, точную дату ухода в отпуск в пределах этого месяца нужно согласовывать с работником.

Графы 7 — 9 заполняются по факту. В примечаниях обычно отражают дополнительную информацию по запланированным отпускам (например, отмечают отпуска за прошлые рабочие годы, уточняют, что продолжительность отпуска за вредные условия труда пересчитывается пропорционально стажу работы в таких условиях, имеющемуся на момент предоставления).

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Когда возникает необходимость дополнить график отпусков данными о новых сотрудниках, заполняют еще одну форму и утверждают ее в качестве дополнения к графику отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика.

Существует позиция, согласно которой работодатель во исполнение требования части второй ст. 22 ТК РФ обязан знакомить работников с графиком отпусков под роспись, поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением ст. 372 ТК РФ, в связи с чем является локальным нормативным актом (см. консультации специалистов Роструда, определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11.11.2015 N 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24.02.2014 N 11-1778/2014, решение Смоленского областного суда от 15.07.2014 N 21-197).

По нашему глубокому убеждению, график отпусков не является локальным нормативным актом, поскольку не содержит правовых норм, то есть правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия локальных нормативных актов, график отпусков локальным нормативным актом не делает. Поэтому часть вторая ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в данном случае не применяется. Отдельной нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись, Трудовой кодекс РФ не содержит. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (часть третья ст. 123 ТК РФ).

У этой точки зрения также есть сторонники как среди специалистов Роструда (см. ответы дежурного инспектора портала «Онлайнинспекция.РФ»), так и среди судей (определение Свердловского областного суда от 02.04.2014 N 33-4186/2014, определение Камчатского краевого суда от 20.06.2013 N 33-911/2013, постановление Президиума Пензенского областного суда от 25.05.2011 N 44а-76/2011).

График отпусков 2024: как составить и утвердить

До 15 декабря 2023 года работодатель должен составить и утвердить график отпусков на 2024 год. Это обязательно по 123 ТК РФ. Если этого не сделать, то работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ как за нарушение трудового законодательства. Рассказываем в статье про составление графика отпусков на 2024 год.

Какие требования ТК РФ есть к графику отпусков на год

Работодатель обязан предоставлять работникам ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью:

• в общем случае – 28 календарных дней;
• некоторым категориям работников, например, в возрасте до 18-ти лет – удлиненный ежегодный отпуск.

Кроме того, «вредникам», а также сотрудникам с ненормированным рабочим днем по закону положен дополнительный оплачиваемый отпуск .

Трудовой кодекс прямо запрещает не отпускать работника на ежегодный отдых в течение двух лет подряд. Чтобы не страдал производственный цикл, сотрудники уходят в отпуск не по своему желанию, а с установленной в графике отпусков очередностью. Основные требования указаны в ст. 123 ТК РФ:

1. График утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа. Это значит, что руководитель не обязан принимать мнения всех работников о том, когда им удобно пойти на отдых. На практике кадровики собирают предложения в график отпусков от сотрудников, но окончательное решение принимает все-таки работодатель с учетом непрерывности производственного цикла.

Есть только несколько категорий «льготников», кто может уйти в отпуск в удобное для себя время, но это не общее правило. О них мы расскажем в следующем разделе.

Мнение профсоюза тоже не должно быть обязательно положительным. Его нужно просто получить. Порядок описан в ст. 372 ТК РФ.

2. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового года. То есть в 2023 году – не позднее 15 декабря, в последний рабочий день по пятидневной неделе.

3. График отпусков обязателен для работника и работодателя. На практике это означает, что ни одна сторона не может в одностороннем порядке изменить его сроки. Например, сотрудника нельзя уволить за прогул, если он уйдет в отпуск по графику без приказа работодателя. Об этом пишет Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф». И, наоборот, работодатель может отправить сотрудника на отдых по графику, даже если тот передумал и хочет уйти в другие сроки.

4. Работодатель предупреждает работника о времени начала отпуска не позже, чем за две недели. Это важное правило. Если сотрудника не предупредить в срок, он получит право перенести свой отпуск на удобное для себя время.

5. Ежегодный основной и дополнительный отпуска суммируются. Все остальные отпуска не должны накладываться друг на друга. То есть нельзя планировать ежегодный отдых сотрудника на период его учебного отпуска, или предоставлять накопленные дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом в период ежегодного отпуска.

Любое отклонение от утвержденного графика может рассматриваться как нарушение трудового законодательства. Поэтому кадровик должен знать, как правильно составить этот документ, как его исполнять, как вносить изменения.

Как оформить и утвердить график отпусков на 2024 год

Учитывайте, что работодатель сам решает, когда и кого из сотрудников он отправит на отдых. График отпусков – это не письменное соглашение сторон трудового договора, а директивный документ. Из этого следует, что работодатель вообще не должен учитывать пожелания от сотрудников по срокам при его составлении.

Есть отдельные категории работников, которые могут пойти в отпуск, когда захотят. Это так называемые «льготники», и о них мы расскажем ниже. Но их тоже нужно включить в график отпусков 2024. Отклонения по ним от плана не будут нарушением.

На практике многие работодатели все-таки учитывают пожелания работников по срокам ухода на отдых. И примерный алгоритм составления графика отпусков может выглядеть так:

1. Непосредственные руководители собирают предложения от работников, когда те хотели бы пойти в отпуск, если такой механизм принят в компании. Они же распределяют даты по подчиненным сотрудникам с учетом бесперебойной работы структурного подразделения.

2. Кадровик на основе предложений формирует проект графика отпусков, проверяет сроки по требованиям ТК РФ. В график он включает всех работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе лиц на срочном трудовом договоре сроком действия менее шести месяцев. С одной стороны, право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после полугода постоянной работы у данного работодателя согласно ст. 122 ТК РФ. С другой стороны, право на отпуск имеют все работники.

3. Кадровик направляет проект графика отпусков на год в профсоюз для получения мотивированного мнения.

4. Руководитель утверждает график отпусков сотрудников на следующий год.

5. Кадровик ознакамливает работников с документом под личную подпись или иным способом, принятым в компании.

Повторим, что в график отпусков на 2024 год надо включать всех работников. Лиц по договорам ГПХ в нем не учитывают – их труд не регулируется трудовым законодательством.

По дистанционщикам и мобилизованным работникам будут нюансы. «Удаленщиков» включают в график отпусков, если особые условия предоставления им отпуска не установлены коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Роструд советует мобилизованных работников в график отпусков не включать, ведь трудовой договор с ними приостанавливается. Но таким сотрудникам продолжает идти отпускной стаж. Чтобы его не потерять, безопаснее включать мобилизованных в график, а в графе «Примечание» ставить отметку о приостановке трудового договора.

Какие гарантии «льготникам» предусмотреть в графике отпусков организации

Есть ряд категорий работников, которые могут уйти в отпуск в удобное для себя время, независимо от установленной очередности или стажа у данного работодателя, например:

• муж женщины, которая находится в отпуске по беременности и родам — ст. 123 ТК РФ;
• супруги военных, находящихся в отпуске — ч. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 №76-ФЗ;
• почетные доноры России — ст. 23 Закона от 20.07.2012 №125-ФЗ;
• женщины перед отпуском по беременности и родам, непосредственно после него, а также после отпуска по уходу за ребенком — ст. 260 ТК РФ;
• работники до 18-ти лет — ст. 267 ТК РФ;
• один из родителей или опекунов ребенка-инвалида до 18-ти лет — ст. 262.1 ТК РФ;
• многодетные родители детей до 18-ти лет, пока младшему не исполнится 14 лет — ст. 262.2 ТК РФ;
• бывший мобилизованный или контрактник в течение шести месяцев после возобновления трудового договора — ст. 351.7 ТК РФ;
• работник, которого отозвали из отпуска по производственной необходимости — ст. 125 ТК РФ;
• сотрудник, которого за две недели не предупредили о начале отпуска, или которому не выплатили вовремя отпускные — ст. 124 ТК РФ;
• ликвидаторы аварии на ЧАЭС — ст. 15 Закона РФ от 15.05.91 №1244-1.

Это означает, что в графике этим работникам ставят сроки ухода в отпуск по их желанию. Также эти сотрудники могут написать заявление на отдых в удобное для себя время.

Обратите внимание! Работодатель обязан по просьбе работника Крайнего Севера-родителя ребенка до 18-ти лет предоставить тому ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть не менее 14 дней для сопровождения ребенка на поступление в образовательное учреждение в другой местности — ст. 322 ТК РФ. Для других категорий сотрудников отпуска по их желанию при подготовке детей к школе или на 1 сентября даются по решению работодателя или если это установлено коллективным договором, локальным нормативным актом (ЛНА).

Продолжительность отпуска и его частей

Ежегодный отдых состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных дней, которые даются работникам по требованиям закона или по локальному нормативному акту работодателя.

Продолжительность основной части составляет:

• 28 календарных дней (к. д.) – для всех, кроме «льготников»;
• 31 к. д. – для работников, не достигших возраста 18 лет;
• 30 к. д. – для инвалидов;
• 30-40 суток – для профессиональных спасателей в зависимости от стажа непрерывной службы;
• 42 к. д. или 56 к. д. – для отдельных категорий педагогических работников;
• 49 к. д. или 56 к. д. – для работников, занятых на работах с химическим оружием.

Дополнительный отпуск дается «вредникам»; работающим в условиях Крайнего Севера; сотрудникам с ненормированным рабочим днем или с особыми условиями работы.

Ежегодный отдых можно делить на части . При этом одна из них должна длиться не менее 14 календарных дней, а остальные могут быть любой продолжительности – хоть по одному дню.

Но есть один нюанс. Разделить отпуск на части согласно ст. 125 ТК РФ можно только по соглашению между работником и работодателем. Роструд еще раз напомнил об этом в письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477.

Это означает, что работодатель не вправе в одностороннем порядке не только делить отпуск сотрудника, но и устанавливать его продолжительность. А поскольку график отпусков организации носит директивный характер, то в нем ежегодный отдых работника должен быть указан без дробления. Иначе у сотрудников трудовой инспекции будут претензии к работодателю.

На практике многие компании часто делили отпуск в самом графике. Они получали соответствующее письменное заявление работника, визировали документ у руководителя и считали это соглашением сторон. Но некоторым из них приходилось долго доказывать трудовому инспектору, что права сотрудника на полный отдых не нарушены.

То есть в графике отпуск указывайте целиком, без дробления на части. Или готовьтесь доказывать Роструду свою позицию.

Важно! Нерабочие праздничные дни в общую продолжительность ежегодного отпуска не включаются. Об этом тоже надо помнить при составлении графика отпусков на 2024 год. При этом работодатель вправе спланировать отдых работника так, что первый день придётся на выходной. Роструд разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что законодательство не устанавливает правил для определения начала отпуска.

Форма графика отпусков

Есть унифицированный бланк Т-7, который работодатель может применять для планирования. Либо организация вправе разработать свою форму графика отпусков и утвердить ее приказом, поскольку формы Госкомстата добровольны к применению.

Скачать график отпусков (форма Т-7) вы можете по ссылке .

В любом случае бланк нужно закрепить документально, чтобы все работники компании знали единые правила.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать заполненный график отпусков приказом. Это необязательно. График отпусков составляется и принимается в том же порядке, что ЛНА. Подпись руководителя на нем — это гриф утверждения. Приказ оформляют, если хотят дать организационные поручения в связи с введением в действие ЛНА. Например, ознакомить с графиком в такой-то срок сотрудников и представить копии графика с подписями в отдел кадров.

Важно! Минтруд считает, что ознакомить под подпись работников с утвержденным графиком отпусков по правилам ст. 22 ТК РФ необязательно. Достаточно не забыть письменно уведомить сотрудника за две недели до начала отдыха. Такую позицию Минтруд высказал в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846. Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывает, что форму ознакомления работников с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно. Например, компания вправе вывесить утвержденный документ на корпоративной Доске объявлений.

Как вносить изменения в график отпусков

Документ действует год, и за это время в компании могут произойти изменения. Например, прием на работу новых сотрудников или увольнение старых. Это влияет на график отпусков.

Изменения в ЛНА по общему правилу вносятся в том же порядке, в котором он утверждался: составляется проект, получается мнение профсоюза, утверждаются поправки. Исключение касается только случаев фактических отклонений по уважительным причинам, например:

• «льготник» воспользовался своим правом уйти на отдых в удобное для себя время;
• отпуск продлен или перенесен из-за болезни сотрудника.

При таких исключениях кадровик отмечает в графике фактический период, в который отдыхал работник.

Читайте на сайте статьи по теме

Составляем график отпусков на 2023 год

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

В конце каждого календарного года все работодатели должны составить и утвердить график отпусков на следующий год. В статье разберем основные вопросы, которые возникают у работодателей в процессе составления графика отпусков.

Обязателен ли график отпусков

Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).

График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Как утвердить график отпусков

Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.

Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.

Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.

Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:

1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.

Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.

2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.

Надо ли учитывать пожелания работников

Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.

Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.

Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).

Каких работников включать в график отпусков

• дистанционных работников (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
• совместителей;
• сотрудников, которые работают по срочным Трудовым договорам. Таких работников надо включить в график и в том случае, если в следующем календарном году трудовой договор с ними будет расторгнут (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14- 2/В-395, от 27.03.2020 № 14-2/В-321);
• сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени (ч. 4 ст. 93 ТК РФ).

А вот «декретниц» (работниц, которые находятся в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком) в график отпусков включать не надо, но только в том случае, если они будут в декретном отпуске полный календарный год. Если часть года будет рабочая, таких сотрудниц также следует включить в график отпусков. Такие рекомендации дают представители Роструда.

Также не надо включать в график отпусков мобилизованных работников, поскольку трудовой договор с ними приостановлен. В течение шести месяцев после возобновления трудового договора работник имеет право воспользоваться отпуском в любое удобное для него время (ч. 9 ст. 351.7 ТК РФ).