Cокращение и оптимизация расходов компании
Аренда помещений, заработная плата сотрудникам, поставки расходных материалов — эти и другие траты можно сократить при грамотном подходе со стороны руководства. Как оптимизировать расходы фирмы и остаться на плаву в кризис, расскажем в материалах статьи.
Зачем нужна оптимизация затрат на предприятии
Чтобы сохранить устойчивость на рынке у предприятия есть всего два пути: увеличивать доходность или сокращать издержки. Второй вариант — более приемлемый. Любой компании есть, что оптимизировать. Например, найти более экономичные способы производства или перейти на новый график расчетов с поставщиками.
Важно понимать, что оптимизация на сводится к простому снижению расходов фирмы. Представьте, что владелец цветочного магазина решил открыть точку продаж в другом районе. Поможет ли экономия на арендной плате повысить прибыль? Не факт, если население района не является целевой аудиторией компании.
Задача руководителя — найти такой способ распределения расходов, который будет выгодным в текущих рыночных условиях. Проще говоря, улучшить производственные процессы без потери качества продукции.
План оптимизации расходов: с чего начать работу руководителю
Просто отказаться от определенных услуг или закупить дешевые материалы — не лучший выход для развития бизнеса. Главная цель оптимизации — сохранить качество продукции и сервиса при меньших издержках. Добиться этого позволит комплексный анализ работы организации, поиск и устранение её слабых мест.
Прежде всего составьте пошаговый план действий. Помните, что процесс может занять от нескольких недель до нескольких месяцев. Приготовьтесь к постепенным, но серьезным изменениям. Алгоритм подготовки и перехода к новой системе работы предприятия включает в себя следующие этапы:
1. Обобщение расходов. На что вы тратите средства в ходе ведения бизнеса? Прежде, чем урезать расходы, необходимо понимать их структуру. Для этого обратитесь к отчетной документации и статистике.
Соберите все расходы за прошедшие месяцы в единые таблицы. Информация за всю историю существования компании не понадобится: ограничьтесь последними шестью месяцами. Подготовьте отчеты о движении денежных средств, где будут подробно отражены все существенные статьи расходов и доходов.
Упростить сбор данных о работе фирмы помогут электронные базы данных и CRM-системы компании. Сведения достаточно легко выгрузить и проводить их дальнейший анализ.
2. Группировка расходов. Если вы не располагаете готовыми отчетами или системами учета, то траты фирмы придется дополнительно группировать. Например, объединить покупку новых компьютеров и факсов в статью «Закупка оборудования». В результате вы получите основные направления расходования средств предприятия — зарплата сотрудникам, аренда, налоги и сборы, реклама, закупка основных и вспомогательных материалов.
Совет. Для каждой потраченной суммы подберите подходящую статью в отчетах. Так вы упростите анализ данных.
3. Сегментация расходов. Траты компании можно разделить на две большие группы: постоянные и переменные. Первая группа включает расходы, которые не зависят от внешних факторов и эффективности бизнеса. Например, арендная плата, налоги и зарплата сотрудникам — их необходимо выплачивать вне зависимости от текущего состояния и доходов компании. Переменные расходы зависят от объемов продаж фирмы. Например, закупка расходных материалов.
Что дает сегментация трат компании? Вы получаете общую картину расходов и можете более эффективно ими управлять. В первую очередь старайтесь минимизировать постоянные траты. Например, отказаться от аренды нерентабельных помещений или части персонала.
Регулировать переменные расходы проще: можно найти новых поставщиков, скорректировать ассортимент, перейти на пост-оплату комплектующих или оформить их в рассрочку.
4. Определение крупных статей расходов. В каждой выделенной группе найдите самые значительные траты. Например, львиную долю постоянных расходов может составлять зарплата персонала и аренда помещений. Урезать их не всегда получится, но найти способ оптимизировать — наверняка можно.
Например, для функционирования компании вам необходимы складские помещения. При этом их аренда непомерно высока. Как решить эту проблему? Поищите альтернативу — склады у другого арендатора с меньшей арендной платой или возможностью ее погашения в рассрочку.
Помните — 20% усилий дают 80% результата согласно закону Парето. Приложите усилия к наиболее значимым составляющим расходов, чтобы провести оптимизацию максимально быстро и эффективно.
5. Детальный анализ расходов. Не ограничивайтесь оптимизацией крупных статей расходов. Обязательно изучите все траты и примите решение по каждой из них:
а) можно ли отказаться от расходов?
б) можно ли сократить расходы по данной статье?
в) насколько допустимо предельное снижение расходов?
По итогам вы получите полную картину финансового состояния компании. К тому же детальное изучение условий работы с поставщиками и партнерами поможет найти более выгодные варианты для вашего бизнеса.
Вредные советы руководителям: как нельзя проводить оптимизацию затрат в организации
Быстро — не значит качественно. Эта истина как нельзя лучше подходит к процессам оптимизации расходов компании. В стремлении к минимизации издержек руководители часто совершают ошибки. Предлагаем рассмотреть их, чтобы не допустить в собственной деятельности:
1. Сокращение штата. Экономия на персонале редко приносит ожидаемый результат. Оставшиеся сотрудники вынуждены выполнять тот же суммарный объем работ. Нагрузка на менеджеров увеличивается, а эффективность — падает.
Решение — повышение квалификации специалистов. Вкладывайте средства в обучение сотрудников, чтобы усилить их мотивацию.
2. Снижение фонда заработной платы. Станет ли менеджер работать в полную силу, если платить ему меньше? Премии, стимулирующие выплаты, надбавки — необходимый элемент системы мотивации персонала. Отказаться от них — значит потерять ценных специалистов.
3. Экономия на продукте. Печете торты на заказ и ищете способы оптимизации расходов? Первое, что приходит на ум владельцам бизнеса — заменить дорогостоящие позиции на более дешевые аналоги. Например, вместо качественного шоколада перейти на глазурь.
Такой подход обречен на провал. Вы не только снизите качество продукции, но и потеряете постоянных клиентов. Помните, потребитель готов платить больше, если уверен в товаре или услуге.
4. Уменьшение бюджета на маркетинг. Снижение расходов на рекламу не всегда оправдано. Работа с целевой аудиторией — это источник ценных сведений для компании. Поэтому выделение меньших сумм на маркетинговые цели не даст результата. Лучше определите наиболее эффективные рекламные каналы и направьте усилия на их развитие.
Помните, что расходы могут стать дополнительным ресурсом организации. Главное — правильно ими распорядиться.
Как сократить расходы компании в кризис — рабочие инструменты и методы для бизнеса
Практически каждая компания может столкнуться с кризисной ситуацией. Первое правило здесь — не паниковать. Изучите федеральные и региональные меры поддержки бизнеса. Например, воспользуйтесь кредитными каникулами или получите займ на льготных условиях.
Однако самый простой способ — пересмотреть собственные бизнес-процессы. Наверняка один из механизмов оптимизации расходов поможет вашей компании сохранить позиции на рынке и найти ресурсы для дальнейшего развития.
Переведите часть сотрудников на удалённую работу
Такой подход поможет сэкономить на аренде офисных помещений и расширить возможности компании в области подбора кадров. Установите системы управления бизнес-процессами для контроля за персоналом. При этом вы получите дополнительные возможности развития — сможете принимать на работу квалифицированных сотрудников из других городов.
Широкий штат отнимает без того незначительный доход фирмы? Подумайте о передаче части функционала приглашенным специалистам. Аутсорсинг (от англ. outsourcing — использование сторонних ресурсов) позволяет делегировать выполнение задач внешним исполнителям.
Например, иметь собственного бухгалтера или юриста в штате — довольно дорогое удовольствие. Удобнее привлекать сторонних специалистов для выполнения таких работ. Вместо ежемесячной заработной платы вы будете оплачивать стоимость фактически выполненных работ.
Площадь меньше, доход больше
Ваш офис занимает несколько этажей бизнес-центра? В условиях кризиса такой размах вряд ли будет оправдан. Выберите помещение поскромнее: откажитесь от предметов роскоши — просторных кабинетов, комнат отдыха, фойе. Реально оцените собственные потребности. Например, поищите офис в том же районе, но меньшей площади.
Снизить расходы на арендную плату можно за счет смены локации. Аналогичное помещение в другом районе может обойтись дешевле. Однако стоит оценить риски подобного решения: переносить офис страховой компании или элитный спортзал в спальный район — значит потерять часть прибыли. Проходимость в таких зонах будет ниже по сравнению с центром города.
Как сократить расходы крупной компании на аренду? Закрыть часть торговых точек и представительств. В трудных рыночных условиях имеет смысл развивать ограниченное число филиалов. Откажитесь от тех из них, которые не приносят реальной прибыли.
Экономия на производстве
Увеличить объемы производства и снизить себестоимость можно даже в условиях кризиса. Обновите оборудование — отдайте предпочтение современным моделям с большей производительностью. Так вы снизите расходы на электроэнергию и обслуживание техники. Если собственных средств на модернизацию недостаточно, воспользуйтесь льготным кредитом или услугами лизинговых компаний.
Кооперация или коллаборация
Попробуйте объединиться с партнерами и поставщиками, чтобы устоять в сложный для бизнеса период. Так, можно договориться о проведении совместных рекламных кампаний и мероприятий. В результате вы не только напомните о себе потребителям, но и расширите клиентскую базу.
Второй вариант сотрудничества — работа над оптимизацией поставок. Попробуйте договориться о льготных условиях закупки материалов — скидках или рассрочке платежей.
Зарплата как мотивация сотрудников
Как заставить каждого менеджера работать в полную силу? Один из вариантов — вести коэффициенты эффективности. Перейдите на новые способы распределения фонда оплаты труда: премии и надбавки оставьте для сотрудников, которые показывают высокие результаты.
Принцип работы прост: вы вводите минимальный базовый оклад для всех работников. Большая часть зарплаты формируется на основе процентов от продаж, надбавок и премий. Чем лучше работал сотрудник, тем выше он будет оценен.
Информатизация и автоматизация
Кризис — отличный повод пересмотреть процессы управления бизнес-процессами. Перейдите на электронный документооборот, установите программы для планирования и контроля работы подразделений, автоматического формирования отчетности. Автоматизация позволит оптимизировать:
- логистику — вы точно знаете наличие продукции на складе, вовремя реализуете остатки и закупки.
- работу с клиентами — всегда оставайтесь на связи с потребителями, не привлекая дополнительных менеджеров. Просто установите чат-бот, виджеты или настройке автоматические рассылки в соцсетях и электронной почте.
- документооборот — создавайте договоры и счета прямо в программе, заверяйте их цифровой подписью и моментально отправляйте партнерам и клиентам.
- управление кадрами — с помощью CRM (от англ. customer relationship management — управление взаимоотношениями с клиентами) ставьте задачи, отслеживайте их выполнение сотрудниками. Передайте рутинные дела программам, чтобы освободить время менеджеров на общение с потребителями и решение более сложных вопросов.
- аналитику — ведение бухгалтерской документации, оценка рентабельности и объемов продаж, составление отчетов будет проще, если доверить эти функции CRM-системе.
- автоматическая настройка воронок продаж,
- удобное ведение клиентской базы,
- возможность общения с потребителями по нескольким каналам связи,
- отслеживание основных показателей бизнеса.
6 способов сократить расходы
без ущерба для качества
Лучшее, что можно сделать с расходами — это превратить их в доходы. Сегодня мы расскажем, как грамотно сокращать расходы и не снизить при этом качество услуг или продукции, а еще разберем кейсы успешных и известных компаний (таких, как Эппл).
Сокращение и оптимизация расходов помогут увеличить прибыль без роста объема продаж. Я работаю финансовым директором в малых бизнесах — и вот восемь ключевых принципов снижения затрат, которые я предлагаю собственникам.
Отсекайте ненужное
Привет, с вами рубрика «очевидное невероятное»: согласно принципу Парето, 20% усилий, которые мы тратим на достижение результата, дают 80% эффективности. И наоборот, 80% усилий приносят только 20% эффективности.
Это значит, что вам нужно сделать фокус на том, что приносит максимум отдачи. А от остального пора избавиться. Задайте себе вопрос: какие 20% идей обеспечат 80% сокращения расходов?
Например, у вас консалтинговый центр. Вы и ваши сотрудники регулярно ездите на встречи, устраиваете презентации. И так со всеми клиентами. Но обязательно ли делать так со всеми?
Можно усовершенствовать свою работу и разбить клиентов на три условных категории: клиенты с «высокой ценностью», «средней ценностью» и «низкой ценностью». Клиенты «с менее высокой ценностью». В первую категорию, например, попадут клиенты, которые приносят больше 40 000 рублей, во вторую — от 20 до 40 тысяч, в третью — меньше 20 тысяч.
Соответственно с категорией вы решаете, сколько усилий тратить на каждого из клиентов.
Теперь вы тратите гораздо меньше усилий на клиентов с менее высокой ценностью и сокращаете расходы на командировки, организацию встреч и так далее.
Переложите расходы на клиентов
Когда вы в следующий раз поедете в Икею за шкафом, обратите внимание: вы покупаете не готовый шкаф, а детали и инструкцию, как его собрать. Производитель не берет на себя расходы по монтажу и доставке мебели и экономит на этом.
Вы можете так же. Продаете товар с доставкой на дом? Сделайте пункт самовывоза. И вы тратите меньше, и клиенту покупка обойдется дешевле. Открыли свое кафе? Введите самообслуживание — пусть клиенты сами подходят к бариста и заказывают напитки и десерты. А вы сэкономите на официантах.
Превратите расходы в доходы
Да, так тоже можно. Возьмем для примера маркетинговое агентство. Оно невероятно клиентоориентировано, поэтому на сайте есть форма, где можно задать вопрос про маркетинг.
На вопросы отвечают специалисты, которые получают зарплату. Соответственно им приходится работать больше, а за дополнительные часы работы надо платить. При этом расходы никак не окупаются.
Поэтому агентство ввело платные консультации вместо бесплатных ответов на вопросы — так то, что раньше приносило только расходы, теперь приносит копеечку в копилку чистой прибыли.
Сегментируйте задачи
Например, компания «Василек» занимается созданием ПО и техническим обслуживанием. Собственник решает сократить расходы. Для этого он решает снять нагрузку со штатных программистов и отдать некоторые задачи на аутсорс более дешевым специалистам.
Когда отдельные сегменты работы стали стоить дешевле, закономерно снизились расходы — теперь в штате можно оставить двух программистов вместо четырех.
Сокращайте циклы сделки
Не растягивайте время между заказами и доставкой, доставкой и продажей. Скажем, у нас есть магазин люксовой одежды. Если мы затягиваем с доставкой одежды в магазин или заказываем ее с опозданием, мы рискуем не продать товар. В итоге он будет копиться на складе и становиться все менее актуальным.
А неликвидный товар — это «замороженные» деньги и дополнительные расходы: чем больше неликвидного товара, тем, к примеру, больше склад вам понадобится.
Поэтому максимально сократите цикл сделок и постарайтесь оперативно продавать товар, чтобы не давать ему простаивать на складе и занимать место.
Не усложняйте
Когда у компании слишком большой ассортимент, расходов много, а товар теряется в общем многообразии. Например, Эппл не производит одновременно брелки, ручки, машины, телефоны и ноутбуки, а сосредоточена на конкретных линейках продуктов. Результат вы видете сами: Айфон давно держится в лидерах продаж.
Не тратьте деньги на выпуск и продвижение разноплановой продукции, а вместе с этим на раздутый штат и маркетинг. Вложитесь в продвижение нескольких продуктов и сделайте их по-настоящему популярными.
Как понять, какие меры по сокращению расходов крутые, а какие — не очень
В теории все кажется простым. А вот что делать, если вы изучили принципы, выписали кучу мер по сокращению расходов и теперь не знаете, что реализовать в первую очередь? Надо воспользоваться специальной табличкой, в которой все меры будут разбиты на категории.
В категорию «быстро/легко» попадут, естественно, варианты, которые реализовать быстро и легко, а в «медленно/трудно» — меры с долгосрочной реализацией, например, если на их выполнение вам требуется существенное количество времени.
Готово, вы великолепны! Теперь дело за малым: нужно последовательно начать выполнение того, что вы наметили. Начать лучше всего с мер, которые попали в категорию «быстро/легко реализуется» + «высокая отдача», а закончить теми, у которых сложная и медленная реализация, а отдача — низкая.
Если хотите сократить расходы и качественно разобраться с другими проблемами в бизнесе, лучше всего обратиться к финансовому директору. Нет своего финдира? Ничего, мы поможем: наша команда готова поработать для вас на аутсорсе.
Экскурсия по аутсорсу финучета
Даже начинающим предпринимателям нужно держать финансы бизнеса в порядке, видеть показатели и принимать управленческие решения. В этом помогает управленческая отчетность и финансовый директор. Запишитесь на бесплатную экскурсию и узнайте, какие задачи вашего бизнеса можно решить с помощью финдира.
Как снизить расходы компании или пути снижения издержек
Собственники и топ-менеджеры бизнеса стараются снизить издержки. Экономия и оптимизация затрат — это те вопросы, которыми стоит задаваться регулярно. Расскажем о методах снижения издержек. Важно четко понимать, на чем можно сэкономить, а какие расходы лучше не трогать, чтобы не довести компанию до банкротства. Для этого в первую очередь необходимо четко классифицировать существующие расходы.
Классификация операционных затрат
- прямые – зависят от объема производства, выполненных услуг или работ;
- косвенные — включают общепроизводственные и общехозяйственные затраты, управленческие расходы.
Более узкая классификация предполагает следующую группировку:
1. Эффективные и неэффективные. Эффективные — это производительные расходы, которые способствуют получению материальной выгоды от реализованной продукции, на изготовление которой были выделены средства. Неэффективные – непроизводительные затраты, которые препятствуют получению прибыли. Включают различные виды потерь: брак, порча, хищение, недостачи, простои. Их рекомендуют сокращать в первую очередь.
2. Релевантные и нерелевантные. К первым относятся денежные затраты, которые напрямую зависят от принимаемых руководством компании решений как альтернативные издержки. Нерелевантные от управленческих решений не зависят – например, расходы прошлых периодов.
3. Постоянные и переменные. Переменные расходы прямо пропорциональны объемам производства. Чем больше компания выпускает продукции, тем выше затраты: покупка сырья, доставка продукции, оплата ГСМ и электроэнергии, зарплата рабочим. Постоянные никак не зависят от производственных процессов и возникают даже при простое предприятия: арендные и некоторые коммунальные платежи, зарплата администрации, проценты по кредитам.
Пути снижения расходов: что можно и что нельзя
Основное правило — сокращать по максимуму постоянные или фиксированные затраты. При уменьшении прибыли покрыть их будет сложнее. Переменные расходы зависят от объема продаж, поэтому их снижают по минимуму.
Фонд оплаты труда
Действующее законодательство допускает сокращение заработной платы работников в одностороннем порядке. Но: для снижения затрат на персонал нужны веские основания.
Например, работодатель сумеет доказать, что экономические санкции негативно отразились на производственном процессе (ст. 72 ТК РФ).
Проще снизить зарплату по соглашению сторон – максимум на 30%. Допустимы ограничения в части поощрительных выплат. Пересмотрите условия назначения премий и бонусов и внесите изменения в локальные нормативные акты.
Часть работ в кризис выгоднее передать на аутсорс: опытные эксперты Главбух Ассистент возьмут на себя бухгалтерский и налоговый учет, помогут решить кадровые проблемы и окажут юридическую поддержку. Обойдутся услуги аутсорсера дешевле по сравнению со штатными сотрудниками.
Сокращение штата
Работодатель вправе сократить количество работников, главное – соблюсти определенную законодательством процедуру. В первую очередь рекомендуют сокращать управленческий состав, сотрудников, не связанных напрямую с производством: офис-менеджеров, логистов, бухгалтеров. Сокращенным работникам необходимо выплатить выходное пособие и компенсацию.
Важно! Если уволить сотрудника неправильно, тот может добиться по суду восстановления на работе и компенсации за моральный вред.
Вслед за организационной структурой необходимо провести оптимизацию и внутри самих отделов. В первую очередь, целесообразным будет провести расширение функционала отдельных исполнителей, слияния двух должностей со смежными обязанностями в одну (простейший пример – интеграция функционала менеджера по закупкам и сотрудника отдела ВЭД). Содержание одного сотрудника даже с повышенной ставкой выгоднее, чем двоих со средней по отрасли. Но следует учесть, что временно могут вырасти расходы на обучение и повышение квалификации сотрудников.
При необходимости следует оптимизировать численность штата. Разработайте систему KPI для оценки работы сотрудников, к которым она применима, и систему контроля за выполнением работы. Пересмотрите бизнес-процессы на предмет возможности сокращения транзакционных издержек, автоматизируйте обновленную модель. Дополнением к разработке системы KPI может стать повышение переменной части зарплаты.
Оценив объем работы отдельных подразделений или сотрудников, оцените возможность передачи части функций на аутсорс, тем самым экономя на ФОТ. В первую очередь, такое решение будет целесообразным для функций, не требующих регулярного присутствия исполнителя. Вообще же на аутсорс можно перевести: рекламу (в том числе таргетированную), маркетинг или создание контента для сайта.
Для этих же функций имеет смысл ввести сдельную систему оплаты труда, срочные трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.
Одним из наиболее популярных способов сокращения расходов на ФОТ является перевод персонала на неполный рабочий день или неделю, что в рамках Трудового кодекса возможно на срок до шести месяцев.
Материалы и сырье
Экономия подразумевает несколько вариантов.
- Покупка более дешевых материалов – но не в ущерб качеству продукции. Это актуально для импортного сырья, дорожающего из-за роста курса доллара. Его желательно заменить материалами отечественного производства.
- Пересмотр условий действующих контрактов или поиск новых поставщиков, которые готовы предложить более выгодные условия.
- Кооперирование с другими компаниями для закупки крупных партий у поставщика, чтобы получить скидку за объем.
- Переход на самостоятельное производство необходимого сырья или материалов.
- Внедрение ресурсосберегающих технологий.
Арендные платежи
Опишем примеры действий.
- Пересмотр условий текущего арендного договора.
- Переезд в другое помещение: дешевле, меньшей площади, в другом районе. Но учтите, что из-за неудачного расположения прибыль компании может сократиться еще сильнее.
- Сдача части арендованного помещения в субаренду, если это предусмотрено договором.
- Закрытие точек или производств, которые приносят минимальную прибыль
Производственные затраты
Существует несколько способов снижения затрат на производство продукции.
- Внедрение методов бережливого производства – снижение объема брака, других потерь. Результата придется ждать долго, поскольку переход потребует изменения производственной культуры.
- Обновление оборудования – для повышения эффективности переработки сырья, сокращения энергетических расходов.
- Повышение эффективности учета и контроля использования запасов сырья, целевое использование отходов производства.Сокращаются производственные потери и расходы на хранение и утилизацию отходов.
Логистические расходы
Снижение логистических затрат требует комплексного подхода.
- Улучшение планирования перевозок, грамотное управление цепями поставок. Сведите к минимуму количество простоев транспорта, порожних рейсов, выстраивайте оптимальные маршруты.
- Усиление контроля на каждом этапе логистического процесса. Используйте системы мониторинга за транспортом, маршрутами движения, чтобы вовремя среагировать на отклонения от графика.
- Детальный учет транспортных расходов поможет избежать нецелевого использования автомобилей, слива ГСМ.
Для экономии также определите, когда выгодно использовать наемный транспорт, а когда — собственными силами.
Реклама и маркетинг
Пересмотрите рекламный бюджет, чтобы понять, на чем можно сэкономить. В кризис обычно урезают расходы на прямую рекламу – на ТВ и радио, персональные рассылки. Долгосрочные инструменты продвижения лучше не трогать из-за отложенного эффекта. Если сотрудничаете с рекламным агентством, попробуйте договориться о скидке или поищите более выгодные условия. Рассмотрите варианты оплаты по бартеру.
Важно! Сокращение расходов на маркетинг без предварительного анализа эффективности каналов грозит снижением потока клиентов и, соответственно, прибыли.
Что недопустимо при проведении оптимизации расходов?
С одной стороны, Трудовой кодекс предоставляет широкий набор возможностей серьезно снизить расходы на персонал и обернуться кратковременной экономией для компании. С другой стороны, явная экономия на персонале в виде сокращения зарплат, расходов на обучение, соцпакет, корпоративы и так далее может обернуться серьезными проблемами. Результатом таких мер будет, прежде всего, потеря лояльности кадров, которая неизбежно обернется снижением качества работы и повышением их текучки. Коснется это, в первую очередь, квалифицированных сотрудников, востребованных на рынке труда и всегда имеющих выбор.
Урезание расходов на маркетинг без тщательного анализа каналов может серьезно снизить поток клиентов и, как следствие, вынудить еще больше сокращать бюджет, что в конечном итоге может привести к разорению компании. Рациональнее будет сместить фокус внимания маркетинга с поиска новых клиентов на рынке на поддержку и развитие отношений с существующими путем разработки новых программ лояльности, систем бонусов или предложения дополнительных услуг.
Получается, что для того, чтобы эффективно, без ущерба для бизнеса, оптимизировать затраты и сократить расходы, необходимо, в первую очередь, грамотно организовать и вести управленческий учет.
Снижение затрат на предприятии: пошаговая инструкция
Разработка стратегии по снижению расходов происходит в несколько этапов:
1. Наладьте систематический учет всех расходов. Соберите все затраты минимум за 6 месяцев – на всех точках, во всех подразделениях компании. К учету принимайте даже самые незначительные, например такси после встречи с клиентом. Распределите их по месяцам, способам оплаты, направлениям затрат.
2. Сгруппируйте расходы. Постоянные и переменные затраты проанализируйте по отдельности. Это поможет определить объем расходов, которая не зависит от количества продаж.
3. Определите приоритеты. Важно оценить, насколько каждая статья затрат важна для компании, для чего разделим расходы на группы:
- высокоприоритетные – затраты на основные процессы, без которых производство не сможет функционировать нормально: оборудование, сырье, материалы;
- приоритетные – существенное урезание может привести к сбоям в работе: программное обеспечение, маркетинг;
- допустимые – расходы, которые влияют на лояльность клиентов и сотрудников, например бесплатный кофе для посетителей, бонусы за хорошую работу;
- ненужные – лишние расходы, которые не влияют на прибыль и без которых можно обойтись.
4. Проведите анализ затрат от крупных к мелким.
- Отследите динамику по периодам. Определите причины, по которым статья затрат резко снизилась или выросла.
- Оцените, насколько сильно влияет каждая группа расходов на результат деятельности компании.
- По каждой статье примите решение: отказаться, уменьшить, изменить или оставить как было.
- Определив, по каким статьям возможно снижение затрат на предприятии, выберите самые эффективные методы для их сокращения.
5. Спланируйте бюджет. Распределите имеющиеся ресурсы компании, учтите прогнозируемые поступления и выплаты. Это поможет увидеть бизнес в цифрах и понять, насколько ожидаемые результаты соответствуют фактическим показателям.
6. Составьте схему действий. После тщательного анализа вы получаете полный список сгруппированных по категориям затрат и решения по оптимизации каждой группы. На этом этапе необходимо определить, когда и в какой последовательности эти решения будете воплощать.
Заключение
Не рекомендуется руководствоваться готовыми решениями, каждый бизнес индивидуален. Здесь влияет все: какое время вы на рынке, в каком регионе, какой штат…. Снижение одних и тех же затрат для одной компании могут дать процветание, а для другой поражение.
Не всегда экономия позволяет выйти из кризиса. Если самостоятельно это не выходит, необходимо обратиться к специалистам для детального анализа и плана действий. Подобные затраты всегда оправданы.
- https://www.B-Kontur.ru/enquiry/797-kak-snizit-rashodi
- https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/kak-sokratit-rashody-kompanii/
- https://assistentus.ru/buhuchet/vidy-izderzhek-proizvodstva/
- https://www.business.ru/article/3932-snijenie-zatrat
Как работодателю сократить расходы на персонал в 2022 году
О том, как сократить расходы на персонал, задумывается большинство работодателей в сложных кризисных условиях. Сейчас эта проблема актуальна как никогда, ведь компаниям важно оставаться на плаву, а одним из путей к этому становится минимизация издержек. Постараемся разобраться, за счет чего можно и нужно сокращать расходы.
Как сократить расходы на персонал, не нарушая нормы ТК
- Сократить фонд оплаты труда путем сокращения численности персонала.
- Сократить фонд оплаты труда с сохранением численности персонала.
Если суть первого способа ясна, то для реализации второго можно предложить несколько методов:
- урезание тарифных ставок, окладов и прочих частей заработной платы;
- введение режима неполного рабочего времени;
- объявление простоя.
Каждый из этих методов необходимо реализовать таким образом, чтобы у работников не возникло поводов и желания писать жалобы в трудовую инспекцию и прокуратуру, обращаться в суд за не выплаченной в полном размере заработной платой.
Далее мы рассмотрим каждый из приведенных способов и методов в контексте действующих норм Трудового кодекса.
Кроме расходов на заработную плату существуют также расходы на охрану труда, обеспечение нормальных условий труда, закупку канцтоваров. Однако часто эти затраты не занимают значительной доли в общем объеме, да и их снижение не приведет к существенному нарушению прав работника. Если работодатель прекратит закупать бутилированную воду, то работник вряд ли пойдет с этим в суд, поскольку обеспечение такой водой невозможно вменить в обязанность работодателю.
Сокращение штата
Самым простым и в то же время самым радикальным способом снижения расходов на персонал является сокращение его численности. Работодатель вправе сократить те должности, которые, по его мнению, стали не нужны и в дальнейшем не принесут пользы компании. Люди, занимающие такие должности, подлежат увольнению в соответствии со ст. 81 ТК.
Процедура сокращения штата строго регламентирована и состоит из следующих этапов:
- Извещение работников о сокращении штата — должно произойти не менее чем за два месяца до предстоящего увольнения. Тем работникам, должности которых подпали под сокращение, администрация обязана предложить имеющиеся на предприятии вакансии.
- Оповещение службы занятости. Организации сообщают о сокращении штата не менее чем за два месяца до начала мероприятий, о массовых увольнениях — не менее чем за три месяца. Для ИП сроки другие — две недели и также три месяца.
- Определение лиц, имеющих преимущество при сокращении штата.
- Увольнение работников и осуществление всех причитающихся им по закону выплат, в т. ч. выходного пособия.
Видно, что на этапе увольнения сэкономить не получится, ведь в некоторых случаях придется выплатить работникам до трех окладов. Однако впоследствии высвободится значительный объем денежных средств, который можно будет направить на поддержание и восстановление бизнеса.
Уменьшение заработной платы
Это, пожалуй, один из самых рискованных способов минимизации зарплатных издержек. Ведь ухудшение финансового состояния работодателя не может являться причиной для уменьшения заработной платы, особенно в части тарифных ставок и окладов. Для этого должны быть совершенно другие основания.
Так, в соответствии со ст. 74 ТК работодатель может инициировать уменьшение оклада/тарифа в связи с изменениями организационных или технологических условий труда. К таким изменениям относятся:
- введение определенных форм организации труда (бригадные, арендные, подрядные и др.);
- внедрение новых технологий производства;
- использование новых машин, станков, агрегатов, механизмов и др.
Однако положения указанной статьи можно применять не ранее чем через два месяца после уведомления работников. Конечно, можно воспользоваться порядком, предусмотренным ст. 72 ТК, и согласовать уменьшение зарплаты путем подписания соглашения между сторонами. Однако здесь, скорее всего, будет иметь место превышение полномочий работодателя.
Что касается различных премиальных и стимулирующих выплат, то зачастую их увеличение или снижение является прерогативой руководства. Если данные выплаты являются в соответствии с Положением об оплате труда обязательными, то вполне вероятен пересмотр данного локального акта. Если же они поставлены в прямую зависимость от прибыли, доходов, то при отсутствии последних выплаты в пользу работников могут не осуществляться на вполне законных основаниях.
В любом случае стоит помнить главное — общая сумма заработной платы работника, полностью отработавшего норму рабочего времени и выполнившего установленные нормы труда (трудовые обязанности), не может оказаться меньше минимального размера оплаты труда (федерального или регионального).
Неполное рабочее время
В случаях, когда загрузка работников на рабочих местах существенно уменьшается, можно установить на предприятии неполное рабочее время. То есть при существующей норме 8 часов работники будут отрабатывать меньше, например по 4 или по 6 часов и получать пропорционально уменьшенную заработную плату. Введение указанного режима позволит сохранить прежнее количество сотрудников с одновременной экономией фонда оплаты труда.
Ст. 94 ТК позволяет вводить режим неполного рабочего времени по соглашению сторон. Обычно подобная инициатива исходит от самого работника — беременной женщины, родителей детей в возрасте до 14 лет и т. д. Работодатель может пойти навстречу, если работник ценен, либо отказать, если на рабочем месте требуется работник на полный рабочий день.
В кризисных условиях говорить о соглашении сторон не приходится. Поэтому здесь в очередной раз можно воспользоваться нормами ст. 74 ТК и ввести неполное рабочее время в связи с изменением организационных и технологических условий труда. Проблема опять будет состоять в том, что уведомлять о предстоящих изменениях необходимо минимум за два месяца, и порой у компаний нет столько времени, чтобы платить полную зарплату каждому сотруднику.
Однако в кризисных условиях данный вариант пригодится тем работодателям, кто захочет удержать работников.
Простой
Если компания в кризис теряет покупателей на свою продукцию, у нее происходит затоваривание складов и снижение объемов производства. Тогда она может объявить о простое.
Ст. 72.2 определяет простой как временную приостановку производства, произошедшую по причинам экономического, технологического или организационного характера. Однако свести выплаты рабочему коллективу к нулю не получится.
Весь период простоя, согласно ст. 157 ТК, должен быть оплачен. Работники будут получать 2/3 от своего оклада или средней заработной платы. При этом Трудовой кодекс дифференцирует оплату времени простоя в зависимости от виновника.
Заметим, что обычно отсутствие покупательского спроса, падение объемов продаж и производства в условиях спада в экономике относится к вине работодателя, поскольку именно в его обязанности входит обеспечение персонала работой в соответствии с условиями трудового договора (ст. 22 ТК).
Продолжительность простоя не ограничена по времени. В этот период работники могут находиться на своих рабочих местах, а могут быть отправлены по домам. Данное условие необходимо прописать в приказе (распоряжении) об объявлении простоя, и оно не должно влиять на оплату «простойного» времени.
Важно определить окончание периода простоя конкретным событием, например, изданием приказа о возобновлении производственного процесса.
Альтернативные методы оптимизации затрат
В качестве альтернативных методов оптимизации расходов на персонал можно предложить перевод сотрудников на удаленку или отправку их в очередные отпуска. Здесь значимого снижения зарплатных расходов не произойдет.
Перевод на удаленную работу
Перевод на удаленку в отдельных случаях позволит сэкономить на аренде офисных помещений, электроэнергии, канцтоварах, компенсации за проезд и питании, когда таковые предусмотрены трудовыми, коллективными договорами или условиями труда.
Что касается зарплаты, то урезать ее не получится. Ведь выполнение работы на удаленке не должно оплачиваться в меньшем размере, чем выполнение той же работы на территории работодателя (ст. 312.5 ТК).
Очередной отпуск
Отправка работников в очередные отпуска вряд ли позволит сильно выиграть в деньгах. Тут, скорее, речь об оптимизации расходов во времени.
Чтобы избежать больших единовременных отпускных выплат в связи с уходом в отпуск, особенно в летний период, сотрудников с накопившимися хвостами в виде неиспользованных дней, нужно четко контролировать соблюдение графика отпусков. Это позволит равномерно распределить выплаты отпускных в течение всего года.
Неоплачиваемый отпуск
В ухудшающейся экономической ситуации недобросовестные работодатели могут принудить работников написать заявление на предоставление неоплачиваемого отпуска. Такое принуждение запрещено, поскольку инициатива о подобном отпуске должна исходить от работника (ст. 128 ТК).
Если работодатель злоупотребит своим положением, то работник вправе искать защиту в трудовой инспекции. Он также может пойти в суд, чтобы взыскать недополученную за время вынужденного отпуска зарплату и компенсировать моральный вред.
Таким образом, отправка работника в неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя может обернуться для последнего большими неприятностями:
- административной ответственностью в виде крупных штрафов;
- необходимостью выплатить работнику не только заработную плату, но и компенсацию морального вреда, если она будет заявлена в иске.
Итоги
Итак, к методам снижения расходов на персонал относятся:
- уменьшение тарифных ставок и окладов;
- сокращение персонала;
- введение режима неполного рабочего времени;
- объявление простоя.
Частично помогут оптимизировать расходы перевод на удаленку и отправка работников в очередные отпуска.
Каждый из приведенных методов не должен нарушать права работников. Если суд при обращении работника установит нарушение, работодателя обяжут возместить не только «сэкономленную» заработную плату, но и судебные издержки.
Работникам также следует с пониманием отнестись к снижению зарплаты в кризис. Ведь часто, особенно в небольших компаниях, может отсутствовать та самая «подушка безопасности», помогающая выплачивать прежнюю заработную плату в условиях резко просевших доходов. Однако и допускать злоупотреблений со стороны работодателя не следует.
- трудовые отношения
- сокращение расходов
- ТК РФ
- простой
- сокращение зарплаты
- неполное рабочее время