Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля.
В рекомендациях ВНИИДАД предлагается примерная форма Табеля форм документов организации. (Таблица 1.)
Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).
3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов
Наименование формы документа
Кем и когда утверждена форма документа
Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов
Наименование формы документа
Кем и когда утверждена форма документа
Сколько экз. готовится
4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)
Таблица 3. Группы документов в организации
Виды документов
Разновидности документов
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации
Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации
Организационно-правовая документация организации
Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка
Распорядительные документы организации
Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов
Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения)
Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:
- полное наименование формы документа;
- заголовок к тексту (тема), если он имеется;
- код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
- функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;
- сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
КАРТА ДОКУМЕНТА
Документ__ наименование вида документа _
Заголовок к тексту (о чем)___________________________________
Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________
Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___
Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)___________
Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________
Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________
Данные каких нормативных документов необходимы при создании
Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________
1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор
проекта (должность, ФИО) _____________________________________
2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное
лицо (должность, ФИО)_______________________________
3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,
Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________
Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо
(должность, ФИО) ______________________________________________
Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо
(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________
Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,
должность, ФИО, место регистрации)
Кол-во экз. ____________
Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________
Место хранения всех экземпляров документа_______________________
Рисунок 1. Форма карты документа
Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)
Наименование вида документа
Заголовок к тексту
Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)
В каком случае создается документ
(постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)
Количество доку-ментов в месяц
Кто готовит проект документа (должность, ФИО)
Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)
Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо
Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)
Наименование вида документа
Основное должностное лицо, которое подписывает документ
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо
С кем согласуется содержание документ
(подразделение, должность, ФИО)
Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)
Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)
Наименование вида документа
Кто утверждает документ
(подразделение, должность, ФИО)
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо
(подразделение, должность, ФИО)
Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется)
(подразделение, должность, ФИО)
Кто регистрирует документ, если это необходимо
(подразделение, должность, ФИО)
Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)
Наименование вида документа
Кому адресуется подписанный документ
(подразделение (организация, должность, ФИО)
Сколько экземпляров документа создается
Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров
Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)
Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?
Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.
Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.
Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.
Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)
Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.
Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
П Р И К А З
«__» января 2014 г. № __
О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов
Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.
2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.
3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.
4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.
Глава администрации района К.Л. Софин
Главы администрации Железнодорожного района
Начальник общего отдела
Табель и Альбом форм документов организации: назначение, структура, требования к оформлению, порядок внедрения и использования
Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТом Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как от неправильно поставленной визы, номера или несвоевременной даты может зависеть судьба человека. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 1992 г.): “для сокращения количества применяемых форм документов производится унификация их состава, форм и процессов работы с ними и включение их в Табель унифицированных форм документов организации”. Эта же инструкция приводит примерную форму Табеля унифицированных форм документов организации:
В инструкции указывается также, что Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т. д. В графе “Примечание” рекомендуется помещать дополнительную информацию, например о форме документа, порядке подписания, согласования или утверждения документа и др.
Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.
Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.
Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.
Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу (далее — Табель) составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создающихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов, непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции и пр.
При отборе формы унифицируются, т. е. приводятся к единообразию путем проверки их правовой обусловленности, законности использования той или иной формы, закрепления ее в правовом акте. Произвольно созданные работниками формы кадровых документов исключаются.
Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.
Табель позволяет также унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых документов в организации.
При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение кадровой службы; создается реальная возможность классификации и кодирования форм кадровых документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.
Унификация формы заключается в установлении обязательных реквизитов данного документа и их расположения на стандартном листе бумаги, а также в выработке стандартного текста документа, соответствующего его функциональному назначению.
Таким образом, Табель предназначен преимущественно для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и функциональной основе.
Вместе с тем Табель по назначению отличается от таких делопроизводственных документов, как Номенклатура дел и Перечень документов с указанием сроков хранения, традиционно применяемых в делопроизводстве, в том числе в отделах кадров.
Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.
Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.
Альбом унифицированных форм документов учреждения – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.
При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации разрабатывается Альбом форм документов (вслед за Табелем форм).
При разработке Альбома выполняют следующие этапы.
1.Постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов).
2.Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на две группы: а) имеющие унифицированные формы и б) нуждающиеся в унификации.
3.Унификация форм документов.
4.Формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.
Совершенствование состава и форм кадровых документов в «Мостострой-12»
Разработка табеля унифицированных форм отдела кадров
В число функций, выполняемых службой отдела кадров, входит совершенствование форм и методов работы с документами, и в рамках этой функции служба отдела кадров занимается совершенствованием форм документов, применяемых в деятельности учреждений как по составу, так и по форме. Реализуется эта функция разработкой Табеля унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения.
Положения о необходимости разработки Табеля форм документов содержится в проекте новой Государственной системы документационного обеспечения управления. Разработка табеля позволяет решить одновременно несколько задач, это:
— оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
— классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
— унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов исключение из форм документов дублирующих показателей;
— унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
— упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Опыт показывает, что табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов учреждения именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Наряду с оптимизацией состава документов Табель форм документов одновременно позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документа в организации, тем самым он позволяет оптимизировать и документооборот учреждения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего оставлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. В табель включаются документы всех структурных подразделений учреждения, он является нормативным документом и утверждается руководителем учреждения.
Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) на предприятии «Мостострой-12» осуществляется в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1);
— личная карточка работника (форма №Т-2);
— штатное расписание (форма №Т-3);
— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6);
— график отпусков (форма №Т-7);
— приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8);
— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11).
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии «Мостострой-12» применяются следующие формы:
— табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
— табель учета рабочего времени (форма №Т-13);
— расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49);
— расчетная ведомость (форма №Т-51);
— платежная ведомость (форма №Т-53);
— журнал регистрации платежных ведомостей (форма №Т-53а);
— лицевой счет (форма №Т-54);
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60);
— записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-61).
В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. №20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм кадровое делопроизводство не допускает. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Размеры бланков и способы расположения реквизитов, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, носят рекомендательный характер и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома унифицированных форм документов, включенных в табель, эта работа является логическим продолжением табеля и связана с ним на содержательном уровне.
Разработка и последующее ведение табеля и альбома, то есть внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой ДОУ, которая отвечает за поддержание табеля в актуальном состоянии. Процедура разработки табеля и альбома форм — это достаточно трудоемкие процессы, требующие специальных знаний и навыков. Поэтому многие учреждения привлекают для этого на договорных началах специализированные организации, занимающиеся совершенствованием ДОУ.
В процессе ведения табель и альбом форм включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности. Формы документов включаются в табель и альбом только с разрешения руководителя учреждения.
Каждое структурное подразделение учреждения должно иметь экземпляр Инструкции по делопроизводству, Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Для повседневного использования этих документов наиболее целесообразной является их электронная форма, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам на любом рабочем месте, оснащенным персональным компьютером.
3.2 Альбом унифицированных форм отдела кадров
Кадровые документы предприятия «Мостострой-12» делятся на организационные: положения о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале и штатное расписание.
Распорядительные документы — все виды приказов по кадровым вопросам: взыскание, награждение, увольнение.
Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, докладные и объяснительные записки по кадровым вопросам, графики отпусков.
Учетные документы: личная карточка формы Т-2, которая заполняется только сотрудником и только на основании документа; личный листок по учету кадров или анкета, которую заполняет сам работник, устраивающийся на работу.
Используется новый ГОСТ Р 6-30 2003 «Унифицированные системы документации» и нормативные документы исходящие от архивных служб по вопросам подготовки и оформления документов при передаче на хранение.
Еще в 1970-е гг. ставился вопрос об унификации документов, которым можно оформлять при помощи машинных средств.
Сейчас существует компьютерные технологии.
Сейчас унифицированы и приказы по личному составу. Учитывая значимость оплаты труда сотрудников и унификации форм документов, правительство РФ 8 июля 1997 г. издало постановление о первичных учетных документах, на основе его Госкомстат разработал формы первичной, учетной документации, которые введены в действие с 3 апреля 2004 г., и обязательны для всех юридических лиц всех форм собственности.
Существует 3 альбома унифицированных форм документов — 5 форм документов есть в альбоме.
1. Приказ о приеме на работу — форма Т-1.
2. Личная карточка — форма Т-2.
3. Приказ о переводе на другую работу — форма Т-5.
4. Приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6.
5. Приказ о прекращении трудового договора (увольнение) — форма Т-8.
При приме на работу создаются следующие документы:
В ряде организаций продолжает существовать заявление о приеме на работу, сейчас на предприятии «Мостострой-12» нет заявления, а есть контракт, если он составлен и подписан, то издается приказ о приеме на работу, сотрудников просят написать анкету, либо заполняется личная карточка формы Т-2, при поступлении на работу необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, диплом (или то, что подтверждает образование). Если человек заполняет анкету или автобиографию — от руки, в одном экземпляре, без помарок, зачеркиваний, указать надо Ф.И.О., дату и место рождения, образование, где должны быть наименование высшего учебного заведения указывается полностью, если человек учится, то необходимо предоставить справку. Указывается специальность, которая указывается в дипломе. Если человек имеет ученую степень, то и она указывается. Указывается адрес проживания, прописка, домашний телефон, заполняются сведения из военного билета. Указываются прежние места работы (год работы не обязательно точные даты, т. к. это есть в трудовой книжке). Подпись и дата.
Чтобы документы хранились в деле, делается копия диплома, предлагают поступающим принести фотографии. После издается приказ по личному составу. Другая схема, когда человек принимается по конкурсу, тогда появляется резюме. Дальше анкета (автобиография) — и тоже самое.
Приказ по личному составу оформляется на общем бланке предприятия «Мостострой-12». Составляется либо на одного сотрудника, либо на несколько — сложные приказы (разные действия или группа сотрудников к ним одни и те же действия).
Приказы об отпусках, командировках издаются отдельно от других, т.к. приказы о прием, увольнении хранятся 75 лет, а об отпусках и командировках — 3 года.
В приказах по личному составу ключевыми словами являются глаголы, которые означают действие к данному сотруднику. Например, уволить; принять; зачислить — для лиц, прошедших конкурс и принятых на работу; назначить — для оформления на руководящую должность. Все эти глаголы пишутся от края табулятора (т.е. нулевая позиция табулятора), крупным шрифтом и двоеточие. Весь текст идет с другой строчки.
Фамилия — имя — отчество в приказах текста пишется полностью. Указывается — если увольнение — с какой должности, срок, дату — с какого числа увольняют. Указывается заработная плата согласно штатному расписанию (по 13-му разряду; с увеличением заработной платы).
Основание пишется на новой строке; причина увольнения — личное заявление, производственная необходимость. С приказом ознакомлен — человека знакомят с текстом и он ставит подпись, и ставится дата.
Заголовок: если в приказе 1 человек, то в заголовке — приказ о приеме Иванова В.И., или приказ о переводе. Если приказ на несколько человек, то приказ будет называться: «По личному составу». С первого экземпляра приказа 2 копии. Первая идет в личное дело и подшивается. Вторая — для передачи в бухгалтерию. Сам первый экземпляр пойдет в дело «Приказы по личному составу».
Если человека увольняют, то ставится подпись юрисконсульта, если принимают, то бухгалтера.
Трудовой договор, контракт, его специфика. Появился в нашей стране совсем недавно. Стал появляться в период перестройки, когда экономическая ситуация в стране стала сложной. Предприятия стали заключать с хорошими, профессиональными сотрудниками договора, чтобы не потерять их. Акцент на оплату труда. Особенно в научно-исследовательских институтах — это позволило сохранить кадры.
Контракт — документ, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника и администрации.
1. Труд работника оплачивается в большем размере, чем тарифная ставка, есть перспективы повышения получения надбавок.
2. Контрактная система позволяет легко избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, если человек нарушает пункты оговоренные в контракте.
Контрактная система в России окончательно принята и рекомендуется для применения с 1991 года.
На предприятии «Мостострой-12» создаются типичные договора (готовый бланк для ряда сотрудников).
Документ оформляется в 2-х экземплярах машинописным образом. Договор не должен иметь никаких сокращений, полностью расписаны все слова. На «Мостострой-12» используется форма трудового договора.
Сторонами, заключающими трудовой договор, являются — со стороны предприятия это директор, с другой стороны — сам работник. Договор подписывается с гражданами РФ, достигшими 16 лет. С гражданами не моложе 14 лет, если есть согласие родителей, при условии обучения в образовательном учреждении.
Заключается договор с гражданами других государств ранее входивших в состав СССР, с гражданами других иностранных государств постоянно проживающих на территории РФ. Граждане иностранных государств могут заниматься трудовой деятельностью, если они получили подтверждение федеральной миграционной службы РФ, не могут работать на закрытых предприятиях.
Трудовой договор становится одним из главных документов при приме на работу, он может быть индивидуальным, а могут подписывать договор и совместители (человек, который помимо непосредственных обязанностей, занимает еще какую-нибудь должность). Законодательством установлены некоторые ограничения при заключении трудового договора совместителем:
1. Занятие двух руководящих должностей не разрешается и договор с таким человеком не заключается.
2. Не допускается работа по совместительству должностных лиц органов государственной власти, прокуратуры, государственных служащих, работников суда на предприятиях не государственного сектора.
1. Полное название организации, его структурного подразделения. Наименование должности, на которую принимается человек, рассматриваются все важнейшие условия труда и круг обязанностей;
2. Обязанности администрации о заработной плате, обеспечивает ли материалами;
3. Срок действия контракта (начальная и конечная дата, или бессрочно);
4. Режим рабочего времени и режим отдыха.
1. Испытательный срок;
2. Возможность повышения квалификации;
3. Перспективы роста данного сотрудника;
4. Надбавка к заработной плате, если он хорошо работает;
5. Льготы, путевки, отпуск.
В дополнительных условиях не должно быть указание на ухудшение положения работника, устанавливаются дополнительные основания увольнения, не предусмотренные законодательством.
Трудовое соглашение заключается на определенный срок — 5 лет, после чего договор продлевают или аннулируют, после чего человек увольняется. Индивидуальный срок, который связан с выполнением определенной работы. Договор может быть подписан на неопределенный срок.
Основание для прекращения действия договора:
1. Истечение срока действия;
2. Соглашение сторон;
3. Расторжение по инициативе работника или администрации;
4. Перевод работника на другое предприятие или переход на другую должность;
5. Вступление в силу приговора суда (если сотрудник осужден);
6. Отказ работника от перевода на другую работу в этой организации или связанное с переездом может стать основанием для расторжения;
Действие трудового договора не прекращается:
1. При передачи учреждения из подчинения одного органа другому;
2. Не прекращается при смене собственника;
3. Реорганизация предприятия;
Обязательно письменный вид, 2 экземпляра, у двух сторон имеется. Основные реквизиты договора:
1. Наименование вида документа;
3. Регистрационный номер и место издания;
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике организации.
Администрация предприятия решает заводить ли личные дела на всех сотрудников предприятия, или только на узкий круг лиц. На предприятии «Мостострой-12», где состав сотрудников несколько тысяч личные дела заводятся на руководящих работников и ведущих специалистов, на других сотрудников заводится только личная карточка.
В состав личного дела входят: заявление о приеме на работу, если такое пишется; копия приказа или выписка из приказа о приеме на работу; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография, резюме, выписки из приказов о повышении в должности (все изменения в трудовой деятельности); копии документов об образовании, присвоении грантов и т.д.; характеристика с прежнего места работы, рекомендательное письмо; трудовой контракт; другие документы в виде справок (о состоянии здоровья, прохождении квалификации и т.д.).
Внутренняя опись личного дела — в ней перечислены все документы, лежащие в деле, само личное дело нумеруется, все документы подшиваются. Обложка личного дела включает Ф.И.О.. При работе с личными делами запрещается вносить в документы новые записи, производить исправления в документах, извлекать из личного дела документы по собственной инициативе или помещать туда новые, которые не предусмотрены, не имею право разглашать информацию о данном работнике.
Выдача личных дел во временное пользование производится с согласия руководителя под расписку в специальном журнале.
Если человек увольняется с работы, то личное дело хранится на предприятии в течение 75 лет, забирается только трудовая книжка.
Если предприятие ликвидировано, то личные дела передаются на государственное хранение в архив.
Кроме личного дела заполняется личная карточка, форма ее Т-2, утверждена постановлением от 30.10.97 г. Личную карточку заполняет только сотрудник отдела кадров, все данные вносятся только на основании документов: паспорт, диплом. Недопустимы сокращения в личной карточке. Разделы личной карточки:
I. Общие сведения.
1. Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, знание языка.
2. Образование — начальное, начально-профессиональное, высшее.
3. Профессия, код по специальности, номер диплома и от какого числа выдан.
4. Трудовая деятельность — отведено 2 графы.
5. Стаж работы, непрерывный, общий по специальности.
6. Семейное положение.
7. Паспортные данные, домашний адрес, номер домашнего телефона, дата заполнения личной карточки и личная подпись сотрудника, далее подпись начальника отдела кадров.
II. Сведения о воинском учете: воинское звание, специальность, пригодность.
III. Прием на работу, назначения и перемещения.
IV. Повышение квалификации.
V. Профессиональная переподготовка: изменение специальности, получение диплома.
VII. Награды и поощрения.
VIII. Навыки работы вне специальности: водительские права, стенографирование, ПК.
IX. Дополнительные сведения.
Обязательно указывается при изменении в трудовой деятельности номер и дата выхода приказа.
Личная карточка хранится 75 лет как и личное дело.
В новом варианте личной карточки отсутствует: национальность, партийность, членство в профсоюзах.
Личный листок по учету кадров: заполняется самим работником. Должность, учреждение, место нахождение его. Есть специальное место для фотографии. Разделы:
2. Пол и место рождения.
3. Социальное происхождение.
5. Образование — наименование учебного учреждения, год поступления, окончания, факультет, какую специальность получил.
6. Какими иностранными языками владеете.
7. Имеете ли изобретение.
8. Трудовая деятельность.
9. Пребывание за границей: работа, служебная командировка, делегация.
10. Какие имеете правительственные награды и кем награждены.
11. Отношение к военной обязанности и воинское звание.
12. Семейное положение, домашний адрес и подпись.
Если какие-то данные не вошли, то дополнение к личному листу по учету кадров.
1. Состояние здоровья сотрудника.
2. Непрофессиональные навыки и профессиональные увлечения.
3. Наличие родственников в организации (степень родства и их должность).
4. Факты привлечения к судебной ответственности.
5. Наличие водительских прав.
6. Должность, которую бы вы хотели занять.
7. Работу, которую бы вы хотели выполнять.
8. Заработная плата до этого. Желаемая заработная плата на новом месте.
9. Причина поступления на данную работу.
10. Возможность ездить в командировку.
11. Какими профессиями обладаете еще.
12. Режим работы желаемый.
Автобиография — это документ, который автор составляет самостоятельно и указывает всё о своей жизнедеятельности. Составляется от руки на формате А4 или на специальном бланке учреждения. Пишется в произвольной форме, изложение идет от 1 лица, единственного числа. Все сведения даются в строго хронологическом порядке.
Основные положения автобиографии:
1. Название документа.
3. Дата рождения и место рождения.
4. Сведения о родителях (может этого пункта и не быть).
5. Образование, какую школу закончил, когда поступил — закончил.
6. Трудовая деятельность — подробно.
7. Награды и поощрения.
8. Участие в общественной работе.
9. Семейное положение, состав семьи.
10. Домашний адрес и телефон.
11. Дата составления, личная подпись.
Характеристика — официальный документ, который выдает администрация своему сотруднику в ряде конкретных ситуаций. Оформляется на общем бланке учреждения. Может от руки, но обычно машинописным способом, идет от третьего лица, подписывает руководитель предприятия и ставит печать. Реквизиты: название вида документа, текст, подпись, дата и печать. Текст делится на 4 части:
1. Речь идет о характеристике данного сотрудника и общие сведения (образование, дата рождения). Иногда эта часть оформлена отдельным столбцом.
2. Посвящена трудовой деятельности — относится к работе.
3. Оценка морально-психологических качеств.
4. Содержится либо вывод (рекомендация), либо указывается с какой целью и куда направляется.
••• Табель форм документов организации
Эффективность деятельности любой организации в значительной степени зависит от качества и своевременной обработки информации, используемой в управлении. В современных условиях развития общества практически каждая компания сталкивается с проблемой увеличения объема документации, образующейся в ее деятельности, что приводит к необходимости ее упорядочения (в том числе за счет сокращения видового разнообразия), а также совершенствования организации работы с документами (прежде всего за счет сокращения временных затрат на их создание и обработку). И одним из наиболее эффективных методов является унификация и стандартизация.
Суть унификации заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению. Совокупность унифицированных форм документов, разработанных для документального оформления задач, стоящих перед отдельной организацией, включается в табель унифицированных форм документов. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), табель — это перечень разрешенных к применению в организации унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с отражением основных этапов их подготовки и прохождения.
На необходимость разработки табеля форм документов (как одного из путей оптимизации документооборота) организациями Республики Беларусь указано в ряде нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. Так, например, в п. 17 Инструкции по делопроизводству сказано, что для сокращения количества применяемых форм документов организация разрабатывает унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации. Тем не менее прямая обязанность это делать не установлена.
Табель является локальным нормативным правовым актом организации.
Разработка и использование табеля в деятельности организации обеспечивает:
— оптимизацию состава применяемых форм документов;
— унификацию форм документов;
— классификацию применяемых форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности или по структурным подразделениям;
— унификацию и нормативное закрепление процедуры (отдельных ее этапов) подготовки документов;
— упорядочение документационных процессов организации.
Поскольку в табель включаются наименования форм документов, разрешенных к применению в организации, а также указываются все или основные этапы их подготовки, это ограничивает возможность появления непредусмотренных видов и форм документов, позволяет регламентировать порядок работы с ними и содержание технологических этапов их обработки.
В текущей деятельности организации табель выполняет функцию справочника, который:
— содержит в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых для документирования деятельности организации;
— закрепляет этапы обработки документов, используемых при выполнении определенных функций и задач управления, состав исполнителей и распределение между ними составных элементов работы с документами.
На основании табеля выбирается форма документа, установленная для документирования определенной задачи управления, определяются лица, ответственные за подготовку конкретных документов, а также участвующие в их согласовании либо уполномоченные подписывать и утверждать соответствующие документы.
Разработка табеля осуществляется службой ДОУ организации. Но при необходимости для этого может быть создана рабочая группа, состоящая из:
— руководителя организации или его заместителя;
— работников службы ДОУ и архива организации;
— работников структурных подразделений, имеющих длительный стаж работы в организации и знающих специфику деятельности и состав документации, образующейся в деятельности соответствующих структурных подразделений.
К разработке табеля в качестве членов рабочей группы или экспертов могут привлекаться специалисты сторонних организаций.
Руководитель организации или его заместитель, курирующий вопросы ДОУ, определяет руководителя и состав рабочей группы, а также утверждает план проведения работ по разработке табеля. В плане определяются перечень работ, сроки и порядок их проведения, ответственность исполнителей по отдельным видам работ, включенным в план, форма фиксирования и представления результатов.
Разработка и внедрение табеля в практику работы организации проводится в несколько этапов:
— предпроектное обследование (сбор и анализ данных);
— отбор и унификация форм документов для включения в табель;
— составление табеля (выбор формы, определение структуры);
— согласование, утверждение табеля;
— внедрение, организация ведения табеля.
Табель составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие включенные в него формы документов и порядок их обработки по ряду признаков. Форма и структура выбираются с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при его разработке. Он также может содержать графы, отражающие сведения об адресате, лице, ответственном за контроль исполнения, тираже документа, месте хранения подлинника (первого экземпляра) и др. Перечень граф табеля зависит от глубины проводимой систематизации документов и детализации порядка работы с ними.
Подготовленный рабочей группой проект табеля подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации.
Визирование табеля осуществляется в порядке, установленном для визирования внутренних документов организации.
Утверждение может осуществляться двумя способами: посредством проставления грифа утверждения, содержащего личную подпись руководителя организации, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения). Распорядительный документ издается в случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения по внедрению и применению табеля. При утверждении посредством проставления на нем грифа утверждения он регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, формируется в самостоятельное дело, которое включается в раздел номенклатуры дел, содержащий дела службы ДОУ организации.
Утвержденный табель доводится до сведения работников организации, создающих (использующих) в своей деятельности документы, наименования форм которых включены в табель.
Для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении с табелем допускается оформлять отдельный лист ознакомления, прилагаемый к документу.
Все работники организации обязаны соблюдать требования табеля при работе с документами: использовать в своей деятельности только те виды и формы, которые включены в табель, соблюдать установленный порядок работы с ними.
Параллельно с разработкой табеля может осуществляться разработка альбома унифицированных форм документов организации, который представляет собой сборник унифицированных форм документов, составленных и оформленных в соответствии с установленными правилами.
Разработка альбома форм проводится в несколько этапов:
— определение структуры альбома форм и состава документов, включаемых в него (структура альбома форм, как правило, должна соответствовать структуре табеля);
— классификация документов в соответствии с выбранной структурой;
— включение форм в альбом;
— согласование и утверждение альбома форм.
Проект альбома форм подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации, в том числе со службой ДОУ и архивом организации, в порядке, установленном для внутренних документов организации. После согласования всех замечаний и предложений альбом форм утверждается руководителем организации.
Изменения и дополнения вносятся в альбом форм по мере необходимости в течение календарного года и вводятся в действие распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя организации. При значительных изменениях альбом форм может утверждаться в новой редакции независимо от времени года.
Формы документов, включенные в альбом форм, используются для разработки шаблонов документов в электронном виде.