Пко и рко что это

Что такое приходный кассовый ордер: когда нужно оформлять, как правильно заполнить

Нельзя просто положить деньги от продажи или сделки в кассу и забыть. Это надо зафиксировать с помощью приходно-кассового ордера, иначе можно получить штраф. Показываю на примерах что такое приходный кассовый ордер, когда он нужен и как заполнять.

Определение ПКО

Приходный кассовый ордер или ПКО — это бухгалтерский документ, подтверждающий поступление налички в кассу. Заплатил оптовик — делаем ПКО, партнёр вернул деньги — тоже фиксируем с помощью ПКО.

ПКО нужен только тогда, когда фирма обязана вести бухучёт. Например, ИП не обязаны вести бухучёт, а значит и выписывать ПКО не надо. Юрлица обязаны вести бухучёт, фиксировать все движения наличных средств. А значит организациям придётся оформлять ПКО по каждому поводу.

Приходный кассовый ордер — это документ, который создают на каждый чек, выданный покупателю. А можно по-другому: чтобы не делать документ на каждый чек, сделать его один раз в день — на отчёт о закрытии смены.

ПКО нужен в разных случаях:

• когда принимаем оплату от клиентов или закрываем смену
• когда взяли деньги из кассы и часть вернули обратно
• когда контрагенты вернули долг
• когда клиент разбил товар и оплатил его
• когда клиент внёс предоплату

Все деньги, которые отдают бухгалтеру или кассиру, он фиксирует в ПКО

Допустим, сотрудник взял из кассы 45 000 ₽, чтобы купить новый принтер в офис. И купил принтер за 37 000 ₽. Остаток — 8000 ₽, он должен положить в кассу. Для этого бухгалтер делает ПКО и вносит туда сумму — 8000 ₽. Сотрудник с документом и деньгами идёт к кассиру.

Контролируйте выручку в OkoCRM

В OkoCRM легко следить за финансами: фиксировать оплаты, наличный и безналичный расчёт клиентов, и даже расходы

Правила оформления приходно–кассового ордера

Есть установленная форма — КО-1. Она состоит из ордера и квитанции. Форму можно заполнять в бумажном или электронном виде. Но для этого нужна электронная подпись — не только кассира, но и того, кто принёс деньги.

Кассир или бухгалтер заполняет документ, оба его подписывают. Ордер оставляют в фирме — для отчётности. Квитанцию отдают клиенту или тому человеку, который принёс деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Шаблон документа можно распечатать и заполнять вручную, это не запрещено. Можно сразу набирать текст в Word, распечатывать и подписывать. Разбираю по шагам как заполнять приходный кассовый ордер.

Заполнение основных полей

Сначала заполняем левую часть документа:

1. В шапке пишем название компании, указываем номер документа и дату
2. Теперь в полях «Дебет» и «Кредит» ставим проводки операций
3. Указываем сумму
4. Пишем от кого взяли деньги в разделе «Принято от»
5. Указываем основание — как получили деньги, ещё раз пишем сумму, но уже прописью
6. Указываем, есть ли НДС
7. Пишем какой документ подтверждает приход денег

Дальше бухгалтер и кассир ставят свои подписи.

Вот пример, как правильно заполнить приходный кассовый ордер.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

Здесь ничего сложного — просто переносим информацию из ордера:

• название компании
• дату и номер документа
• сумму, НДС
• кто и на каком основании отдаёт деньги
• документ, который подтверждает приход

В общем, здесь нужно вписать всё кроме проводок.

В квитанции тоже нужны подписи бухгалтера и кассира.

OkoCRM заполнит ваши документы

OkoCRM умеет заполнять шаблоны. Она автоматом поставит проводки, внесёт суммы, основание, НДС. Останется только распечатать и подписать документ.

Печать на приходном кассовом ордере

Бывает, штамп ставят по старым правилам — на разрыве, чтобы одна часть была на ордере, а вторая — на квитанции. Это неправильно. Сейчас печать нужно ставить только на второй части — на квитанции. Там, где стоит надпись «М.П.»

Вот как оформить приходный кассовый ордер правильно — поставить печать в нужном месте.

Примеры заполнения приходного кассового ордера

Вот как заполнять ПКО, когда деньги принесли в кассу по разным причинам.

ПКО по выручке за день.

ПКО по возврату суммы, которую взяли из кассы.

Вот как сделать приходный кассовый ордер по вкладу в уставной капитал.

Проводки в приходном кассовом ордере

В табличной части документа нужно вписать проводку — цифры, которые показывают, кто и зачем принёс деньги. Например, если покупатель расплатился наличкой, в колонку «Дебет» пишем 50, а в колонку «Корреспондирующий счёт» — 62. Спойлер: в колонке «Дебет» всегда будет 50, а вот вторая цифра меняется.

Вот шпаргалка, чтобы всегда ставить правильные проводки.

Штрафы, если не оформить приходный кассовый ордер

Если ПКО нет или они оформлены неправильно, компанию могут оштрафовать (ст. 15.1 КоАП РФ). Если найдут нарушения:

• юрлицу могут выписать штраф от 40 000 ₽ до 50 000 ₽
• руководителю или бухгалтеру — от 4000 ₽ до 5000 ₽

Компания обязана хранить ПКО 5 лет. То есть в 2023 году в архиве должны лежать документы за 2018 год. Иначе накажут.

Часто задаваемые вопросы

Отвечу на 3 самых распространённых вопроса, которые касаются ПКО.

Когда применяется приходный кассовый ордер?

Его используют всегда, когда принимают деньги в кассу. Не только, когда клиент оплатит товар или услугу наличными. Даже если брали деньги из кассы, а потом вернули. Или поставщик заплатил неустойку, или внесли вклад в уставной капитал. Любой приход надо фиксировать с помощью ПКО.

Что если неправильно заполнить ПКО?

За ошибки в заполнении документа можно получить штраф. Поэтому идеальный вариант — ничего не исправлять, а сделать новый ордер. Если это невозможно, не нужно исправлять документ. Лучше сделать бухгалтерскую справку.

Зачем нужен ПКО?

Приходный кассовый ордер, как и расходный, используют, чтобы отразить движение денежных средств. ПКО и РКО — как две половинки одного целого. ПКО показывает, что деньги положили в кассу, РКО — что их оттуда взяли. Это помогает контролировать, как деньги появляются и куда деваются из кассы. Это удобно компании — чтобы следить за финансами. И конечно, это удобно налоговой — чтобы тоже следить за финансами компании. =)

Подытожим

1. Приходный кассовый ордер показывает кто и зачем принёс деньги в кассу. Например, покупатель оплатил заказ или контрагент отдал долг
2. Документ складывается из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер или кассир заполняет их, затем подписывает. Ставит печать на квитанции, отдаёт тому, кто принёс деньги. К ордеру прикрепляет подтверждающий документ: чек, договор. И оставляет документ в архиве фирмы
3. В ПКО вносят название компании, дату и номер документа, сумму, НДС. Указывают кто, зачем и на основании какого документа принёс деньги. А ещё пишут проводки — они зависят от причины поступления денег
4. Если неправильно заполнять документ или просто забить — налоговики выпишут штраф. Юрлицам — 40000–50000 ₽. Бухгалтеру чуть поменьше — 4000–5000 ₽

Управляйте бизнесом в OkoCRM

Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.

Заполнение кассовых ордеров в белорусских рублях

Приходные и расходные кассовые ордера являются первичными учетными документами по оформлению кассовых операций в белорусских рублях (п. 1 и 4 Инструкции N 38). Рассмотрим, как заполнить эти документы.

1. Заполнение приходного кассового ордера

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяют для оформления приема наличных белорусских рублей без использования кассового оборудования (абз. 3 ч. 1, ч. 2 п. 30 Инструкции N 117).

С 01.10.2017 ПКО не являются бланками документов с определенной степенью защиты и исключены из перечня бланков документов с определенной степенью защиты, информация о которых подлежит включению в ЭБД (Постановление N 30, Постановление N 703).

С этой даты организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые обязаны их заполнять, не приобретают «нумерованные» бланки ПКО у специализированных организаций. При оформлении на компьютере ПКО можно выводить на печать на обычный лист бумаги. А для ручного заполнения бланки ПКО заказывают в типографии. Однако нужно соблюдать утвержденную форму.

Приобретенные бланки ПКО организации учитывают на счете 10 «Материалы». Стоимость этих бланков списывают по мере их выдачи ответственным лицам либо по мере использования (п. 16 Инструкции N 50).

Оформляет ПКО работник, на которого возложена такая обязанность (ч. 1 п. 45 Инструкции N 117).

Этот работник заполняет все реквизиты ПКО, включая квитанцию к нему, следующим образом:

1) в строке «Принято от» он указывает фамилию, собственное имя и отчество (если имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в ситуации, если лицо действует по доверенности от ее имени.

В строке «Основание» заполняет основание (вид, источник) поступления наличных денег.

В строке «Приложение» перечисляет прилагаемые документы с указанием их номера и даты (ч. 2 п. 4 Инструкции N 38).

В графе «Сумма, руб. коп.» указывает информацию цифрами с двумя десятичными знаками после десятичного разделителя (запятой, точки) (п. 3 Инструкции N 38).

Сумму прописью в строке «Сумма с НДС» отражает следующим образом: рубли — словами, копейки — цифрами;

Примечание
Исправления в ПКО не допускаются (п. 8 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете и отчетности).

2) далее заполненный бланк ПКО подписывает главный бухгалтер (либо лицо, имеющее соответствующие полномочия);

3) заполненный и подписанный главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия) ПКО регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, если необходимость регистрации определена руководителем организации, ИП в письменной форме (ч. 2 и 3 п. 45 Инструкции N 117);

4) далее ПКО передают кассиру, который проверяет правильность указанной в нем информации, а также наличие подписи главного бухгалтера (или лица, имеющего соответствующие полномочия);

Примечание
При наличии одного кассира или отсутствии должности кассира допускается выдача наличных денег иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, ИП (п. 68 Инструкции N 117).

5) кассир подписывает надлежаще оформленный ПКО после приема наличных денег в кассу и выдает лицу, которое их вносит, отрывную часть ПКО — квитанцию к нему;

6) на основании ПКО кассир производит запись в кассовую книгу (при ее ведении) (ч. 8 п. 62 Инструкции N 117);

7) в конце рабочего дня заполненные ПКО вместе с отчетом кассира передаются в бухгалтерию (ч. 9 п. 62 Инструкции N 117).

Обратите внимание!
Законодательством не установлено требований о проставлении штампа «Погашено» или «Оплачено» на бланке ПКО и приложенных к нему документах.

2. Заполнение расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер (РКО) применяют для оформления выдачи наличных белорусских рублей из касс (п. 5 Инструкции N 38, абз. 2 ч. 1 п. 37 Инструкции N 117):

— ИП, которые наняли работников.

Бланк РКО имеет типовую форму, при этом не относится к бланкам документов с определенной степенью защиты.

В зависимости от количества лиц, которым выдаются наличные деньги из кассы, РКО оформляют:

— в отдельности на каждое физическое лицо, которому производится разовая выдача наличных денег из кассы;

— на общую сумму денег, выданную из кассы по платежной ведомости, без составления РКО на каждого получателя.

Бланк РКО заполняет лицо, на которое возложены такие обязанности, ИП. Исключение составляет случай оформления РКО на общую сумму денег, выданную по платежной ведомости, который заполняет кассир. Можно оформлять РКО вручную на бланке типовой формы либо с помощью технических средств при условии сохранения реквизитов, установленных типовой формой (п. 3 Инструкции N 38; ч. 1 п. 45, абз. 5 ч. 1 п. 46 Инструкции N 117).

Оформление РКО на разовую выдачу наличных денег производится в следующем порядке:

1) лицо, на которое возложена такая обязанность, заполняет реквизиты РКО, указывая:

— наименование организации, подразделения, ИП;

— номер РКО и дату выдачи наличных денег из кассы;

— в строке «Выдать» — фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется) получателя. Если выдача денег производится по доверенности, после Ф.И.О. получателя производят запись «по доверенности» и указывают фамилию, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, на которое оформлена доверенность (п. 42 Инструкции N 117);

— основание выдачи наличных денег в строке «Основание», например «Выдано под отчет на командировочные расходы по приказу N ______ от ______»;

— сумму выдаваемых из кассы наличных денег прописью в строке «Сумма». Записывают ее следующим образом: рубли указывают словами, копейки — цифрами. Сумму цифрами в графе «Сумма, руб. коп.» указывают с двумя десятичными знаками после десятичного разделителя (точки или запятой) (п. 42 Инструкции N 117);

Обратите внимание!
В законодательстве не установлено требование о том, что заполнять строку «Сумма» должен получатель денег собственноручно.

— прилагаемые документы с номером и датой (либо их копии) при их наличии в строке «Приложение». К таким документам относятся, например, доверенность, выданная на разовое получение денег, копии приказов и т.д.;

— данные о документе, удостоверяющем (подтверждающем) личность физического лица, которое получает наличные деньги, в строке «Предъявлен документ». Таким документом является паспорт, вид на жительство, удостоверение беженца, идентификационная карта гражданина Республики Беларусь, биометрический вид на жительство в Республике Беларусь иностранного гражданина, биометрический вид на жительство в Республике Беларусь лица без гражданства. Для работников организации этим документом может быть удостоверение, выданное организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица организации, выдавшей это удостоверение (ч. 2 п. 5 Инструкции N 38, подп. 1.1 п. 1 Указа «О документировании населения Республики Беларусь», п. 38 Инструкции N 117);

Примечание
Исправления в РКО не допускаются (п. 8 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете и отчетности).

2) далее заполненный РКО подписывают руководитель и главный бухгалтер (или лица, имеющие соответствующие полномочия);

Примечание
Подпись руководителя (или лица, им уполномоченного) на бланке РКО не требуется, если к этому бланку приложены документы (заявление, счет, платежная ведомость и др.) с разрешительной надписью руководителя (лица, им уполномоченного) (ч. 3 п. 5 Инструкции N 38).

3) заполненный и подписанный должностными лицами РКО регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, если необходимость регистрации определена руководителем организации, ИП в письменной форме (ч. 2 и 3 п. 45 Инструкции N 117);

4) после этого РКО передают кассиру, который должен проверить наличие на нем подписей руководителя (при необходимости проставления) и главного бухгалтера (или лиц, имеющих соответствующие полномочия), правильность заполнения реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего личность получателя, а также наличие документов, указанных в строке «Приложение» (п. 44 Инструкции N 117);

Примечание
В случае наличия одного кассира или отсутствия должности кассира допускается выдача наличных денег иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, ИП (п. 68 Инструкции N 117).

5) по надлежаще оформленному РКО кассир выдает наличные деньги лицу, указанному в строке «Выдать»;

6) получатель денег расписывается в строке «Получил»;

7) кассир подписывает РКО после выдачи наличных денег (ч. 3 п. 44 Инструкции N 117);

8) сразу после подписания РКО кассир вносит запись в кассовую книгу (при ее ведении) (ч. 8 п. 62 Инструкции N 117);

9) в конце рабочего дня заполненные РКО вместе с отчетом кассира передаются в бухгалтерию (ч. 9 п. 62 Инструкции N 117).

Примечание
Оттиск печати не предусмотрен формами бланков ПКО и РКО. Однако организации и ИП, которые используют печать, могут по своему усмотрению проставлять печать на этих документах как дополнительную информацию. Место проставления оттиска печати субъекты хозяйствования определяют самостоятельно. При этом он не должен препятствовать прочтению иных записей. Подробнее об этом см. на сайте Минфина .

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Расходный кассовый ордер: форма и порядок заполнения

Выдачу наличных денег из кассы компании или ИП оформляют специальным документом — расходным кассовым ордером. Его сокращенно называют РКО или «расходник». В статье подробно расскажем, как его правильно заполнить, чтобы не получить штраф от налоговой.

Статья будет полезна компаниям и ИП, которые ведут кассовую книгу и учет кассовых операций.

Какому бизнесу и для чего нужен РКО

При выдаче наличных из кассы компании оформляют расходный кассовый ордер. Например, офис-менеджер получает деньги под отчет на покупку канцелярских товаров, кассир выдает инженеру наличные на командировочные расходы или бухгалтер сдает в банк выручку для перечисления на расчетный счет. Все операции с наличными называются кассовыми.

Порядок ведения кассовых операций утвердил Банк России. Этот документ обязаны применять все компании, кроме банков — для них действуют другие правила.

ООО обязаны соблюдать кассовую дисциплину независимо от системы налогообложения: вести кассовую книгу, заполнять расходные и приходные кассовые ордера.

А ИП на любой системе налогообложения могут проводить кассовые операции в упрощенном порядке:

• не устанавливать лимит остатка наличных денег;
• не оформлять кассовые документы, в том числе расходный кассовый ордер;
• не вести кассовую книгу.

Это не требование закона, а возможность. Если ИП хочет соблюдать кассовую дисциплину по общим правилам, так можно. А если не хочет и не соблюдает, наказывать за это не будут.

Для того чтобы воспользоваться упрощенным порядком ведения кассовых операций, ИП нужно вести учет доходов или доходов и расходов в зависимости от налоговой системы. Например, на патенте нужно вести книгу учета доходов, а на УСН «Доходы», «Доходы минус расходы» или ОСН — книгу учета доходов и расходов.

Кто выписывает расходный кассовый ордер

РКО подписывает лично руководитель, если не передал полномочия другому работнику, например главбуху. Тогда тот расписывается в документе дважды: за руководителя и за себя.

Кассир ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы. Порядок действий кассира при работе с РКО собрали в таблицу.

Ситуация	Действия кассира
До выдачи наличных	1. Сверить личность получателя с предъявленным паспортом или другим документом, удостоверяющим личность.

2. Спросить доверенность на получение денег, если человек получает деньги не на себя. В порядке ЦБ такой нормы нет, но это логично: нужно убедиться, что у получателя денег есть на это полномочия.

• есть ли на РКО подпись главного бухгалтера, бухгалтера или руководителя. Если расходный ордер оформлен на бумаге, сверить подпись с образцом, который должен быть у кассира;
• совпадают ли суммы в РКО, написанные цифрами и прописью;
• есть ли подтверждающие документы, перечисленные в расходном кассовом ордере, например доверенность, приказ, договор и другое.

Как заполнить расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер оформляют по каждой выдаче наличных, кроме зарплаты, в одном экземпляре.

У РКО есть обязательный бланк № КО-2, использовать можно только его.

РКО может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Бумажный документ заполняют от руки или на компьютере, а потом распечатывают. В него нельзя вносить исправления. Если в РКО ошибка, нужно выписать новый документ.

Электронный документ подписывают электронными подписями. В электронный РКО вносить исправления можно только до того, как он подписан. Такой РКО можно хранить в электронном виде и не распечатывать. Но на практике этим видом РКО пользуются редко, потому что всем подписантам нужна квалифицированная электронная подпись.

Рассказываем пошагово, как заполнить расходный кассовый ордер.

Название строки РКО	Как заполнить
Организация	Организационно-правовая форма (ООО, ПАО, АО и т. д.) и наименование компании. Например, ООО «Альфа»
Код по ОКПО	Код присваивает Росстат и выдает вместе с регистрационными документами. Если код не присвоен, ставят прочерк
Структурное подразделение	Наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО, например центральный офис. Если в организации нет структурных подразделений, ставят прочерк
Номер документа	Порядковый номер РКО. Нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново. Например, с января 2023 нумерация расходных ордеров будет начинаться с 1
Дата составления	Дата выдачи денег из кассы, например 10.01.2023. РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому день составления ордера и дата выдачи денег совпадают
Корсчет, субсчет	Номер бухгалтерского счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы:

• 51 — сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 — расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 — расчеты с подотчетными лицами.

По правилам ЦБ на РКО не нужно ставить ни печать, ни штамп. Но если вам так удобнее, можно это сделать.

Вот образец заполнения расходного кассового ордера.

Как заполнить РКО в разных ситуациях

Разберем, как заполнять РКО в зависимости от того, на какие цели выдают деньги.

Выдача подотчетных денег. Для того чтобы кассир мог выдать подотчетные деньги, нужен один из двух документов:

• распорядительный документ руководителя компании или ИП, например приказ;
• письменное заявление подотчетного лица в произвольной форме. В нем должна быть сумма, срок, на который они выдаются, разрешающая виза руководителя и дата.

Приказ может быть составлен сразу на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетникам.

Выдача зарплаты. Если зарплату выдают одному-двум сотрудникам, можно оформить РКО на каждого.

Если сотрудников больше, зарплату выдают по расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53 и к ним оформляют расходный кассовый ордер на общую сумму наличных.

Тогда в строке «Приложение» РКО нужно указать номер и дату ведомости. Заполнять данные о получателе не нужно. И подписывать РКО за получателя никто не должен.

Выдача денег для сдачи в банк. Если наличные деньги везет в банк один из сотрудников, в графе «Получатель» нужно указать его ФИО и должность. Эта кассовая операция не считается выдачей денег под отчет, поэтому сотруднику по возвращении из банка не надо составлять авансовый отчет АО-1, достаточно передать квитанцию из банка.

В строке «Основание» РКО в этом случае можно написать: «Для зачисления на расчетный счет ООО „Беркут“ в АО „Тинькофф банк“».

Выдача денег при расчетах с поставщиками. Представитель поставщика получает наличные за товар, работу, услугу по доверенности. Эту доверенность прикладывают к РКО и ее реквизиты указывают в строке РКО «Приложение».

В РКО нужно указать наименование поставщика, ФИО представителя и его паспортные данные, реквизиты доверенности. Доверенность на получение денег без подписанного получателем РКО не доказывает, что он получил деньги.

В строке «Основание» указывают реквизиты договора, накладной, акта, в счет оплаты которого были выданы наличные. Например, можно указать так: «Оплата по договору от 15.07.2023 № 45 за товары по накладной от 02.08.2023 № 101».

Где подшивается РКО

В течение дня записи по всем приходным и расходным кассовым ордерам вносят в кассовую книгу по форме № КО-4. Заполняют кассовую книгу только за те дни, в которые проводились кассовые операции.

Вот образец заполнения кассовой книги.

В конце дня кассир печатает два одинаковых листа кассовой книги и подписывает их:

• первый экземпляр — это кассовая книга, она должна храниться у кассира;
• второй — отчет кассира для бухгалтерии. К отчету подшивают все ордера за день: как приходные, так и расходные.

Вместе с ордерами кассовую книгу передают в бухгалтерию.

Сколько нужно хранить РКО

РКО нужно хранить в течение 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены. Например, расходный ордер, оформленный в январе 2023 года, придется хранить минимум до 1 января 2029 года.

За создание места для хранения и условий сохранности бумажных документов отвечает руководитель. Он должен организовать архив — это отдельное помещение с металлической дверью, оборудованное стеллажами или глухими шкафами.

Если компания своими силами не может создать архив для хранения документов, она может обратиться в компанию, которая оказывает услуги по хранению документов.

Ответственность за отсутствие или несвоевременное оформление РКО

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов:

• если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, налоговая может оштрафовать компанию на сумму 10 000 ₽;
• если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, штраф может быть до 30 000 ₽;
• нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, наказывается штрафом — 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее

Налоговая инспекция либо суд может оштрафовать должностное лицо организации, например ее руководителя, на сумму:

• от 2000 до 3000 ₽ — за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов по ст. 15.11 КоАП РФ;
• от 300 до 500 ₽ — за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.

Кроме того, могут попытаться вменить нарушение порядка хранения свободных денег. Тогда штраф составит:

• для должностных лиц — от 4000 до 5000 ₽;
• для малых предприятий — от 20 000 до 25 000 ₽;
• для крупных и средних компаний — от 40 000 до 50 000 ₽.

Отсутствие расходных кассовых ордеров может привести к недостаче денег в кассе. Сумму недостачи взыскивают с кассира как с лица, которое несет полную материальную ответственность.

Что важно запомнить

1. Компании на любой системе налогообложения обязаны выдавать наличные из кассы по расходному кассовому ордеру. ИП могут РКО не оформлять.
2. Составить РКО можно как на бумаге, так и в электронном виде.
3. Заполнить, выписать и подписать РКО может главный бухгалтер, бухгалтер или кассир. Если в компании нет главного бухгалтера и бухгалтера — руководитель.
4. Записи по приходным и расходным ордерам вносят в кассовую книгу в течение дня, распечатывают каждый лист в двух экземплярах, прикрепляют приходные и расходные кассовые ордера и сшивают.
5. РКО хранят в течение 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены.
6. За отсутствие РКО компанию могут наказать на 10 000 ₽, а если посчитают, что было нарушение порядка хранения свободных денег, крупную и среднюю компанию оштрафуют до 50 000 ₽, а малое предприятие — до 25 000 ₽.

Расходный кассовый ордер, форма КО-2

Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.

Обратите внимание, в 2023 году продолжает действовать упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Бланк РКО (форма КО-2) в 2023 году

Расходный кассовый ордер (форма КО-2):

• cкачать бланк в формате word;
• скачать бланк в формате excel.

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2023). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Образцы заполнения РКО в 2023 году

Ниже представлены образцы заполнения бланка расходного кассового ордера: