Глава 5. Анкета (досье) клиента
5.1. Сведения о клиенте, представителе клиента, выгодоприобретателе, бенефициарном владельце, приведенные в приложении 3 к настоящему Положению, фиксируются кредитной организацией в анкете (досье) клиента, представляющей собой отдельный документ или комплект документов, оформленный на бумажном и (или) электронном носителе.
Форма анкеты (досье) клиента определяется кредитной организацией в правилах внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ.
По усмотрению кредитной организации в анкету (досье) клиента также могут быть включены иные сведения.
Анкета (досье) клиента, заполненная в электронном виде, при переносе на бумажный носитель заверяется подписью уполномоченного сотрудника кредитной организации.
5.2. Сведения, указываемые в анкете (досье) клиента, могут фиксироваться и храниться кредитной организацией в электронной базе данных, к которой сотрудникам кредитной организации, осуществляющим идентификацию клиента, представителя клиента, выгодоприобретателя, бенефициарного владельца, может быть обеспечен оперативный доступ в постоянном режиме для проверки информации о клиенте, представителе клиента, выгодоприобретателе, бенефициарном владельце.
5.3. Анкета (досье) клиента подлежит хранению в кредитной организации не менее пяти лет со дня прекращения отношений с клиентом.
Управление досье клиентов
Управление досье клиентов – это профессиональный бизнес-процесс на аутсорсинге по систематизации, учету и хранению в ДатаБокс комплектов документов банка или финансовой организации.
Задача
Досье клиентов банка – это незавершенные в делопроизводстве дела, которые постоянно пополняются документами в соответствии с историческим развитием кредита. В них подшиваются документы, сопровождающие банковские операции кредитования, оформляемые на протяжении всей истории данного кредита – от момента подачи клиентом заявления о выдаче кредита и заканчивая документами, фиксирующими полное погашение задолженности.
Сотрудникам архивной службы банка приходится постоянно разбирать вновь поступающие документы, определять их принадлежность и добавлять в кредитные досье клиентов. На текущий архив кредитных досье распространяются и обычные задачи работы с архивными документами: учет поступления досье, учет выдачи досье во временное пользование, учет закрытых кредитных договоров и их передача на архивное хранение, учет движения отдельных документов (прием и выдача во временное пользование), топографирование хранилища, обеспечение сохранности информации, защита персональных данных заемщиков.
С какими сложностями сталкивается банк?
- Архив переполнен и не позволяет накапливать новые досье.
- Растет количество занятых сотрудников и затраты на ФОТ.
- Ручная обработка десятков тысяч документов приводит к ошибкам в учете.
- Снижается оперативность выдачи документов по запросам подразделений.
- Несовершенство бизнес-процессов приводит к снижению рентабельности банковских продуктов.
Решение
Указанные проблемы решает передача функций управления архивом на аутсорсинг. ДатаБокс использует автоматизацию архива досье клиентов – юридических и физических лиц с применением профессионального архивного программного обеспечения.
- Прием и формирование архива досье клиентов ведется при помощи профессионального архивного ПО.
- Технологии ДатаБокс сокращают время доукомплектования досье новыми документами.
- ДатаБокс контролирует целостность архива и возврат досье, выданных по запросам подразделений.
- Архивисты ДатаБокс оперативно находят и предоставляют сканированные копии досье, а экспедиторы в течение суток доставляют оригиналы.
ДатаБокс предоставляет необходимое количество фирменных коробов для упаковки документов. Архивисты ДатаБокс снимают документы с мест хранения, самостоятельно перевозят в Центр хранения, где принимают к учету и заносят данные объекта в архивное ПО для контроля целостности архива, быстрого поиска. Передача документов оформляется подписанием Акта приема-передачи. После размещение архивных коробов ДатаБокс обучает персонал банка работе в архивном ПО для управления документами: заказа сканированных копий, доставки в офис и возврата оригиналов в архив.
Выгода
- Доступ к успешному опыту подрядчика
- Точный учет досье клиентов в архивной программе
- Сокращение ручных операций
- Отказ от последовательной систематизации вида А-Я
- Быстрый поиск в архиве
- Неограниченные площади подрядчика для накопления документов
- Сокращение затрат на ФОТ
- Снижение налогооблагаемой базы
Использование профессиональных услуг архивистов вместо собственного персонала позволяет получить гарантированный результат, а также уменьшить налогооблагаемую базу.
ФСЗН
Уменьшается размер отчислений ФСЗН за счет отказа от дополнительных выплат сотрудникам на индексацию и управление архивом.
НДС
Уменьшается размер отчислений НДС, так как услуги подрядчика приносят дополнительные налоговые вычеты. А зарплата и отчисления в ФСЗН являются налогооблагаемой базой для НДС.
Налог на прибыль
Уменьшается налог на прибыль, ведь затраты на управление архивом относятся к расходам на управление организацией и учитываются при налогообложении. Кроме того, затраты на подрядчика учитываются непосредственно в месяце их осуществления, а расходы на собственное оборудование (стеллажи, короба) – «растягиваются» в виде амортизации на длительный период.
ЦБ рекомендовал банкам составлять «досье» на самозанятых
Банк России выпустил письмо о проблеме блокировки счетов самозанятых при выполнении мер по противодействию легализации (отмыванию) доходов (.pdf) Регулятор рекомендовал банкам при определении источников происхождения денежных средств учитывать статус клиента как самозанятого.
Как отмечает ЦБ, «возможны случаи принятия необоснованных решений об отказах от проведения операций по причине поступления на банковские счета самозанятых денежных средств в виде профессионального дохода». Регулятор рекомендует кредитным организациям «учитывать информацию о статусе клиента как самозанятого», а также «фиксировать данную информацию в анкете (досье) такого клиента», чтобы использовать ее в дальнейшем всеми подразделениями и филиалами банка.
Проверить, является ли клиент самозанятым, банк может с помощью сервиса ФНС. Налоговая также рекомендовала гражданам самостоятельно уведомить банк о работе со счетом в качестве самозанятого, предоставив справку. Справку можно сформировать в мобильном приложении «Мой налог» или в личном кабинете на сайте налоговой службы. Блокировка счетов не единственная проблема самозанятых. Зачастую банки требуют от самозанятых завести отдельный счет ИП, поскольку в большинстве банков запрещено использовать счета физлиц для предпринимательской деятельности, отмечал замглавы ФНС Даниил Егоров. Сбербанк планирует автоматически маркировать самозанятых клиентов с помощью данных сервиса ФНС, сообщила РБК пресс-служба кредитной организации. Пока для минимизации риска необоснованной блокировки Сбербанк сверяется с данными налоговой и информацией о пользователях сервиса Сбербанка для самозанятых «Свое дело».
Случаев блокировки самозанятых в Тинькофф Банке не было, сообщила РБК его пресс-служба. Банк связывается с владельцами счетов физлиц, на которые поступают доходы от предпринимательской деятельности. «Клиенты предоставляют документы о присвоенном им статусе самозанятых и продолжают обслуживаться в нашем банке», — пояснила пресс-служба.
Тинькофф Банк адаптировал для самозанятых условия договора обслуживания и указал возможность ведения ими предпринимательской деятельности. В ближайшее время он планирует запустить кредиты для самозанятых и функционал, помогающий учесть доход в налогооблагаемой базе и по итогам месяца получать уведомление об уплате налогов.
Райффайзенбанк также учитывает в работе статус самозанятых, виды их деятельности и сроки взимания налоговых платежей, сообщила РБК его пресс-служба.
Специальный налоговый режим с льготными ставками 4 и 6% для самозанятых действует в Москве, Московской и Калужской областях и Татарстане. С начала года в качестве самозанятых добровольно зарегистрировались и платят налог на профессиональный доход 90 тыс. граждан, говорил в конце мая первый вице-премьер и министр финансов Антон Силуанов. Каждый пятый из них работает таксистом, 7% сдают квартиры, 5% работают консультантами, 3% — репетиторами, отмечал Егоров.
На всю страну льготный режим может распространиться уже в 2020 году, подчеркивал Силуанов. В будущем самозанятым обещают такие же льготы, как и предпринимателям: кредиты по ставке не выше 8,5% и квоты на участие в госзакупках. Контроль и надзор на самозанятых в первые годы не распространится, заверил первый вице-премьер.
Досье сделки
Досье сделки – досье по паспорту сделки, которое ведет банк на основании Инструкции ЦБР от 15 июня 2004 года № 117-И в целях валютного контроля.
В досье банка включаются следующие документы:
- паспорт сделки;
- обосновывающие документы;
- справка о валютных операциях, в которой содержится информация о паспорте сделки (ПС), или ее копия;
- справка о расчетах через счета за рубежом;
- справка о расчетах через счета за рубежом по кредитным договорам;
- справка о поступлении валюты Российской Федерации;
- документы, подтверждающие исполнение обязательств иным способом.
Кроме того, в досье вкладывается заявление юрлица на принятие сделки на расчетное обслуживание.
Досье по сделке закрывается в трех случаях: во-первых, при переводе контракта на обслуживание в другой банк. Во-вторых, по письменному заявлению клиента, если все обязательства по контракту выполнены. В-третьих, через 180 календарных дней после выполнения контракта – без заявления клиента.
Срок хранения документов, входящих в досье банка по сделке, составляет три года. При необходимости банк может предоставить клиенту их копии.