Для чего нужен 1с документооборот

Для чего нужен 1с документооборот

Наступает момент, когда вы решаете автоматизировать работу с документами на вашем предприятии. Это происходит по разным причинам: например, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой, проверять исполнительскую дисциплину. Для этого нужен хороший инструмент и проверенная методика его использования.

Это и есть «1С:Документооборот 8»:

• современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников;
• проверенные методики и практики, которые помогут организовать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.

Возможности

Как «1С:Документооборот» решает ваши задачи

Демоверсия
Попробуйте прямо сейчас бесплатно и без регистрации

Учебные курсы
Для участников проектов внедрения, администраторов и пользователей

Обновления, частые вопросы, онлайн-поддержка и другие полезныe материалы

Конфигурации
Для малых, средних, крупных предприятий и государственных учреждений

Методика и консалтинг
Узнайте, как правильно организовать документооборот вашей организации

• Новости
• Внедрения

Новости

Внедрения

Проект автоматизации на базе «1С:Документооборот 8» в АО «Техноформ»

Автоматизация внутреннего документооборота и отчетности ООО «ПКФ «ИЖТЕХНОЛОГИЯ» на базе «1С:Документооборот ПРОФ»

Для чего нужна система электронного документооборота на примере 1С:Документооборот?

Система электронного документооборота (далее — СЭД) 1С:Документооборот предоставляет возможность работы с электронными документами, обеспечивая при этом интуитивно-понятный интерфейс, автоматизированную обработку документов и надежность хранения. Помогает организовать физическое хранение оригиналов документов с указанием мест и сроков хранения и обеспечить обмен документами с контрагентами и контролирующими органами по ЭДО.

В программе 1С:Документооборот организовано хранение электронных документов в справочниках «Внутренние документы», «Входящие документы» и «Исходящие документы».

Можно автоматизировать практически любые бизнес-процессы в рамках деятельности организаций и взаимодействия отделов и сотрудников.

Есть множество инструментов, которые позволяют организовать совместную работу за счёт средств коммуникации и взаимодействий, такие как: чаты, форумы, мероприятия, календари и проектный блок инструментов.

Кому и зачем нужен «1С Документооборот»?

Не то что краткого описания, даже названия продукта достаточно, чтобы понять — программа нужна для автоматизации документооборота компании. Другой вопрос, на каком уровне развития организации и для каких организационных форм «1С Документооборот» может пригодиться, а когда это будет лишней тратой денег.

11K открытий

Сегодня есть несколько версий 1С Документооборота:

• 1С Документооборот ПРОФ. Для предприятий с простой организационной структурой и документооборотом.
• 1С Документооборот КОРП. Для предприятий со сложной организационной структурой и документооборотом.
• 1С Документооборот ДГУ. Для государственных/муниципальных учреждений.
• 1С:DocumentManagment. С интерфейсом на русском и английском языках, для компаний с иностранными филиалами или англоязычными сотрудниками.

Далее, говоря о преимуществах, функционале и прочем я буду подразумевать именно версию КОРП. Почему? Да потому что, как правило, если у вас уже появилась потребность в автоматизации документооборота, проще сразу взять корпоративную версию. Иначе с развитием компании версии ПРОФ вам очень быстро станет не хватать и вы лишите себя весьма приятных преимуществ варианта с более широким функционалом.

Наличие проблем

Уже существующие проблемы — хороший повод для того, чтобы заняться автоматизацией документооборота. Продукт от 1С может помочь в следующих случаях:

• Из-за большого количества документов и отсутствия грамотного структурирования много времени уходит на поиск нужных.
• Неудобно отслеживать постановку, согласование, утверждение и исполнение документов.
• Трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки или задержки.
• Существует риск утечки информации.
• Увеличившийся поток документов приводит к потере данных, ошибкам и замедлению работы.
• Происходит путаница с актуальностью тех или иных документов.

Чаще всего большинство проблем появляются вместе с успехами — растет компания, увеличивается количество задач, сотрудников, а вместе с тем вас начинает заваливать множеством документов. Если вовремя не заняться автоматизацией документооборота, то стройная система начнет сыпаться, как карточный домик, и вы будете получать ошибки, потерю данных, срывы сроков, а также воз и маленькую тележку подобных неприятностей.

Подготовка к росту

Это тот вариант, когда вы подумали наперед и поняли, что лучше заранее озаботиться автоматизацией, чем впоследствии разгребать завалы. Разумеется, приобретать 1С Документооборот или другие аналогичные продукты, когда у вас ИП на уровне “сам себе директор, продавец и водитель” глупо. Когда понять, когда действительно пора?

• У вас увеличивается объем работ и одновременно с этим объем сопутствующих документов.
• Вы начинаете формировать отделы. Там, где раньше был один продавец, появляется отдел продаж, айтишники объединяются в IT-отдел или отдел разработки, появляется потребность в дополнительных сотрудниках и т.п.
• Вы открываете новое направление или выходите на новые рынки сбыта, что ведет за собой дополнительный поток документов и возможно новый их тип.
• Вы планируете открыть один или несколько филиалов.
• Появляется потребность разграничить доступ к документам согласно правам пользователей.

И это только малая часть возможных ситуаций. На самом деле суть можно сформулировать куда более кратко — планы вашей компании ведут за собой увеличение потока документов, а дальнейшая работа требует лучшего контроля и удобного доступа к ним.

Рассмотрим на конкретном примере

Приведу в пример одного из моих клиентов. Парень начинал с команды фрилансеров — сам он занимался поиском заказов, а вместе с ним трудились ровно по одному специалисту: дизайнер, верстальщик и копирайтер. Потом дела пошли в гору и рук стало не хватать, были найдены дополнительные специалисты, появилась необходимость в штатных сотрудниках.

На момент принятия решения о внедрении продукта, компания представляла из себя полноценное маркетинговое агентство, включающее в себя даже производство видео-рекламы. И у нее было большинство из перечисленных проблем и откровенный хаос в документах.

Что конкретно изменилось в результате?

• Компания классифицировала документы и получила возможность оперативно найти нужный по любым реквизитам, включая содержание.
• Упростился вопрос с согласованием документов и отслеживанием их исполнения. Теперь сотрудники могли запускать подготовленный процесс по согласованию и подписи, без необходимости самостоятельно бегать по кабинетам.
• Улучшился контроль руководителей отдела за счет возможности наблюдения за процессом работы с документами.
• За счет возможности использования шаблонов, упростился процесс создания документов всеми сотрудниками.
• Возможность сохранения версий документов позволила использовать все наработки в разных проектах.
• За счет автоматизации полного жизненного цикла документов, исчезли проблемы с провисанием на одном из этапов, упростился контроль.
• Была упорядочена работа в целом.
• Упростилась аналитика эффективности отдела и всей деятельности предприятия.

Что с интеграцией с другими продуктами?

В продукте преднастроены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2»:

• «Управление производственным предприятием»;
• «Управление торговлей»;
• «Бухгалтерия предприятия»;
• «Управление небольшой фирмой».

Обмен с типовыми конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8.1»: «Бухгалтерия предприятия»; «Комплексная автоматизация»; «Зарплата и управление персоналом»; «Управление производственным предприятием» и «Управление торговлей» можно настроить дополнительно.

А что, аналогов нет?

Заранее ожидая этот вопрос в комментариях, отвечаю превентивно — есть и их довольно много. Настолько, что тема заслуживает отдельной статьи с подробным разбором.

Т.к. я специализируюсь именно на продуктах 1С, могу порекомендовать лишь критерии, по которым стоит выбирать систему:

• работа с учетом отечественной законодательной базы;
• живая техподдержка, способная достаточно оперативно реагировать на заявки;
• возможность создания собственных критериев при каталогизации;
• автоматизация полного жизненного цикла договорных документов;
• автоматизация коллективной работы над документами;
• удобная настройка шаблонов.

Это основные моменты, без которых автоматизация документооборота в большинстве случаев просто не будет иметь смысла. Но лучше всего, перед началом выбора конкретного продукта, выписать все существующие или потенциальные проблемы, чтобы подобрать инструмент, предлагающий их решение.

Высказывайте мнение в комментариях и делитесь впечатлениями от продукта, если уже работали с ним!

Даниил Румянцев, руководитель ООО «ПРОГРАММЫ 93».

14 комментариев
Написать комментарий.

А теперь напишет реальный пользователь.
У нас тоже корп. по большому счету профа достаточно. Будем обновлять версию ( нашей несколько лет, перейдем на проф)

Что у нас работает хорошо — хранение документов, полнотекстовый поиск.
Что допилено самими — написали робот, читающий почту и документы в ней. Дальше по QR он раскладывает их куда надо, заполняя карточки документа.

Что работает еще — согласование. В принципе все нормально, но не очень удобно то, что сложно
«пересогласовать». С ТЗ системы это полноценно новое согласование.
Группы, роли, замещения , параллельное и последовательное согласование- все работает.
Но в целом система у нас работает, на твердую 5-

Уведомление пользователей по почте о необходимых действиях.
Работает, из минусов — нужно настраивать почту пользователя под его логином.
Раньше процесс уведомлений периодически зависал, сотрудники не видели их на почте и была просрочка. Сейчас — ттт, работает как часы.

Веб — работает, требует плагины. Внешний вид хуже, чем у чисто веб систем.
Лицензии на веб сессии освобождаются не сразу, при их наличии «впритык» могут быть проблемы.

Права доступа. у старой версии были глюки. С учетом сложности отладки этого компонента в коде, который написан на УФ и достаточно путанно — возникают проблемы.
Не раз приходилось всем выдавать полные права а потом потихоньку забирать.

Отдельная история — ЭЦП, в том числе у внешних пользователей системы.
Мы не используем, знаю что в этом деле есть масса нюансов.

Про «законодательную базу» — в реальности именно Документооборот имеет слабую связь с творчеством «госдуры». Так как к счастью, внутреннее согласование не осщастливлено законами.
Другое дело , если у вас сотрудник допустит ошибку . что и как можно будет доказать без ЭЦП я не знаю. В целом юридические нюансы это отдельная история.

По итогу — если у вас есть автоматизация на 1с и/или 1с специалисты, то система дает возможность старта документооборота с минимальными затратами как финансов, так и времени.

1С Документооборот

1С Документооборот прежде всего создан для того, чтобы помочь упорядочить и автоматизировать весь электронный документооборот в фирме. С ним все ваши документы всегда будут под рукой и не потеряются. Сроки, которые были затрачены раньше на принятие любых решений и на их согласование резко сократятся. При этом программа может быть использована на предприятиях любого типа.

1С Документооборот — это прежде всего ЕСМ-система, которая позволяет не только упорядочить весь документооборот в фирме, но и контролировать все бизнес-процессы и работу ваших сотрудников.

Все документы соответствуют нормам и требованиям Российского законодательства, ГОСТы и инструкции здесь соблюдены. Настроить программу вы сможете под любые ваши параметры и требования.

Преимущества

• Все документы будут надежно сохранены.
• Вы сможете контролировать и вести полный учет работы ваших сотрудников.
• Сможете получать доступ к любым документам в соответствии с вашими правами доступа.
• Все документы со сканера или электронной почты будут автоматически сохранены.
• Вы сможете редактировать, создавать новые, сохранять любые виды документов.
• Контролируя все исполнительные документы, согласовывая их вы сможете упорядочить работу вашего коллектива.
• Удобная и простая настройка маршрутизации всех документов.
• Безопасная и гибкая настройка прав доступа.
• Встроенный почтовый клиент.
• Интеграция с любыми решениями.
• Обработка совершенно любых документов.

Его конфигурации

1С Документооборот ПРОФ — это программа, созданная для не больших по размеру предприятий и различных бюджетных учреждений, у которых простой документооборот.

1С документооборот государственного учреждения — это программа создавалась для учреждений, у которых документооборот более сложный и сложная структура.

1С Документооборот КОРП — это программа, которая подойдет для любых предприятий, с достаточно сложной структурой и большим документооборотом.

1С Document Manager сделана специально на двух языках: русском и английском. Чаще всего применяется нашими компаниями заграницей. Либо используется филиалами иностранных фирм в российских городах.

Благодаря гибкой системе она легко подстраивается под любую фирму.

Возможности 1СДокументооборот 8

Во всех конфигурациях:

• Вы сможете отправлять документы высокого качества, тем самым сократив до минимума все спорные ситуации.
• Легко настраивается работа всех пользователей с документами.
• Делать всю необходимую работу при помощи браузеров.
• Сократиться время для поиска всей необходимой вам информации.
• Вы сможете сохранять все версии и тем самым у вас не будет повторения нужной информации нескольким лицам.

Возможности 1С Документооборот

1. Учет всех документов. В этой программе создан учет всех входящей и исходящей документации. Вы всегда сможете посмотреть и проконтролировать всю целостность вашей переписки и ее историю.
2. Электронные подписи благодаря им вы сможете использовать электронные подписи. Их можно применять в резолюциях, различных файлах-вложениях и проч.
3. Встроенная почта по функционалу ничем не отличается от обычных почтовых программ. Но здесь создано порядка сорока улучшений. Одно из них, например, не дает вашей внутренней почте перейти во внешний сервер.
4. Внутренний документооборот. В нем будут храниться все ваши приказы, документы, служебные записки и проч. Появилась вариант просматривать все документы в общем журнале списком.
5. Договорные документы. Сюда входят: контроль жизненного цикла договора и всех сумм и сопроводительных документов. Также будут приходить все сканы договоров именно в эти файлы.
6. Поиск информации и штрих кодирование. В самой программе одновременно храниться множество файлов. Для их поиска вы можете воспользоваться одним из способов поиска. Например, начать искать по штрих-кодам, спискам, тексту, реквизитам. С помощью программы 1С Документооборот у вас появиться возможность печатать сами штрих-кода в сам файл или на листе. Также появилась возможность его печати на клейкой бумаге с дальнейшей наклейкой на обычную.
7. Управление проектами. Здесь вы сможете разбить все ваши документы на проекты, чтобы вашим сотрудникам было удобнее работать. Сюда также входит помощь различным командам с проектами с самого начала до конца.

Смотрите по теме