Как прошить документы для налоговой по требованию

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

Финансовые документы – бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Вид представление документов

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

• лично, представителем;
• заказным письмом;
• в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Зачем сшивать

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

• при отчетности в налоговые органы;
• при передаче дел в суде;
• при сдаче документов в архив;
• при подаче на участие в тендерах;
• при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

• степлер и скобы;
• иголка, шило и нитки;
• специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

• Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
• ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
• Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
• Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
• Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
• Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
• Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Оформление в архив

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

1. наименование документа;
2. дату составления описи;
3. небольшую аннотацию;
4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
5. количество листов прописью и цифрами;
6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

• Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
• Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
• Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность. Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте. Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Сшивание нитками

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

• игла;
• шило;
• клей канцелярский;
• шпагат, капроновая нить;
• чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

• Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
• Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
• Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
• Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.

• Повторяют все операции еще раз.
• С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
• Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

1. Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага – папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
2. Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
3. Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов – использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

• хорошо читается содержание, визы, даты;
• со всех листов легко делаются копии;
• прошивка не разлетается при чтении;
• страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
• на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

• Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
• Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
• Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

• Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

1. во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
2. в доверенности;
3. в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.

• Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
• Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Минфин России пояснил, как правильно сшивать документы для представления в налоговые органы

В своем письме от 29 октября 2015 г. № 03-02-РЗ/62336 Минифин России дал разъяснения в части порядка представления в налоговые органы прошитых документов (их копий) на бумажном носителе.

Напомним, по действующему законодательству представление документов на бумажном носителе, истребуемых налоговыми органами при проведении налоговой проверки, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Минфин России поясняет, что копией документа является его экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной считается копия, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера).

При этом ведомство предлагает ряд рекомендаций по правильному формированию сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе. В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы в сшиве необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

Часть рекомендаций касается бумажной наклейки, размещенной на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления, – ее размеры должны быть примерно 40-60 мм на 40-50 мм, наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, оставляя за пределами не более чем на 2-2,5 см прошивных нитей. При этом на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Такая надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его Ф.И.О., должности, даты подписания. В свою очередь, заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии) таким образом, чтобы печать частично захватывала бумажную наклейку, личную подпись, Ф.И.О. лица, заверившего документы, дату их заверения.

Также ведомство подчеркивает, что при формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (их копий) в сшивах, возможность их свободного чтения и копирования. Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами с указанием основания их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом из них.

Как прошить документы, чтобы представить их ФНС?

Вопрос: По требованию налогового органа нужно представить копии документов. Как правильно прошить документы?

Ответ: Если подаете копии документов по требованию налогового органа, то прошивайте их по правилам, утвержденным ФНС России.

Руководствуйтесь требованиями, приведенными в Приложении N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@.

Копии документов пронумеруйте и прошейте с учетом следующих правил:

• копии разных документов объедините в одну прошивку. Если копий много, поделите их на тома и прошейте каждый отдельно. В один том подшивайте не больше 150 листов;
• копию одного многостраничного документа объемом больше 150 листов делить на тома не нужно. Подайте ее в виде одного прошитого тома;
• прошивка тома должна позволять:
• свободно читать текст, реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и отметки;
• изучать и копировать каждый лист без разрушения прошивки;
• листы тома нужно пронумеровать арабскими цифрами сплошным способом. На первом листе каждого тома нумерация начинается заново с цифры «1»;
• прошивая том, выведите концы нити на оборотную сторону последнего листа и свяжите. На место скрепления (узла) наклейте бумажную наклейку для заверительной надписи.

Учтите, что для некоторых документов Налоговым кодексом РФ или другими НПА могут быть предусмотрены специальные требования по оформлению. Например, обязательное заверение копии у нотариуса или нотариальное заверение перевода на русский язык документа, составленного на иностранном языке.

Может ли организация продолжать вести личную карточку сотрудника и в какой форме?
13 ноября 2023

Решение о ведении личных карточек сотрудников остается за работодателем, так как не регламентировано нормативными актами.

По какой кадастровой стоимости рассчитать земельный налог за 2023 г., если с 01.01.2023 кадастровая стоимость выросла?

10 ноября 2023
Эксперты объяснили, как считать земельный налог за текущий, 2023 год.
Обязательно ли размещать план эвакуации людей при пожаре в здании гостиницы?
08 ноября 2023
Какие объекты обязаны иметь и размещать план эвакуации на случай пожара — узнаете из материала.
Сдвигается ли ежегодный отпуск на срок прогула, допущенного работником?
03 ноября 2023

Что делать со сроками ежегодного отпуска, если сотрудник допустил один прогул — объясняем в материале.

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

Представление документов по требованию налоговой инспекции происходит по определенным НК РФ правилам, и в современных условиях для этого существует несколько способов. Расскажем об этом в нашем материале.

Вам помогут документы и бланки:

• Способы представления документов
• Представление документов в электронной форме
• Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении
• Как подписать ксерокопии документов
• Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса
• Как оформить копии документов
• Требование отсканированного варианта документа неправомерно
• Итоги

Способы представления документов

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

• бумажные заверенные ксерокопии передаются лично налогоплательщиком или через представителя в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
• в электронной форме по специальному формату и в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@;
• в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика;
• в виде скан-образов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.

Подробности см. здесь.

ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.

Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материала «Порядок заполнения декларации 3-НДФЛ в личном кабинете».

Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.

Представление документов в электронной форме

Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС России (подробности об этом способе см. по ссылке).

Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.

Благодаря такой возможности вы:

• избегаете технических ошибок благодаря применению электронных форматов;
• экономите свои ресурсы (не нужно распечатывать документы и приходить в инспекцию или на почту для их передачи (отправки));
• гарантированно получаете подтверждение доставки документов.

На подготовку и представление документов у вас есть:

• 5 рабочих дней, если налоговики ждут от вас документы (информацию) о конкретной сделке или контрагенте, в отношении которого проводится проверка;
• 10 рабочих дней, если документы истребуются в рамках камеральной или выездной проверки в отношении вашей компании.

Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.

Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

• на абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ, позволяющей представлять бумажные документы в электронной форме в виде электронных образов документов (составленных на бумаге документов, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов);
• приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, которым утвержден универсальный формат описи для передачи в налоговую сканированных копий документов, позволяющий отправлять налоговикам сканы любых бумаг;
• письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, в котором отмечена возможность представления в ИФНС любых документов в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.

Как подписать ксерокопии документов

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

Генеральный директор ООО «Орион» ———— Смирнов А. П.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такого же мнения придерживаются:

• судебные органы (см. решение Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
• чиновники Минфина (письма от 24.03.2014 № 03-02-08/12763, от 01.08.2013 № 03-02-08/30900, от 15.11.2012 № 03-02-08/99, от 07.08.2009 № 03-02-08/66);
• налоговики (письма ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692, от 16.10.2013 № ЕД-4-3/18527@).

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих письмах от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 , а также налоговое ведомство в письме от 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).

Как подтвердить передачу документов в налоговую? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Готовое решение и узнайте ответ эксперта.

Требование отсканированного варианта документа неправомерно

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».

Когда можно не исполнять требования налоговиков, мы рассказывали в этой публикации.

Итоги

Если налоговики запросили у вас документы, можете представить их на бумаге или в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить подписью руководителя и определенным образом сшить, а принести в налоговую можно лично (либо через представителя) или отправить заказным письмом по почте.

При передаче документов электронным способом нужно учесть требования приказа ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.