Как ответить на запрос о предоставлении информации

Инструкция: составляем ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос — это документ, в котором организация предоставляет положительное или отрицательное решение по требованию контрагента. Такое письмо составляют как пояснение к обращению за информацией или документами.

3 сентября 2021 Автор: Задорожнева Александра

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.

Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:

• суды и судебные приставы;
• прокуратура;
• ФНС и территориальные налоговые инспекции;
• полиция;
• Минобороны.

Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.

Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Положительное решение необходимо детализировать, а отрицательное — обосновать. Если в запросе отсутствует мотивация (на основании чего он подается), то организация вправе письменно отказать в пояснениях. Но учтите, что отказ следует составить вежливо и максимально конкретно, сославшись на причину отрицательного решения.

В какие сроки надо ответить

Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация). Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней. Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.

Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:

1. Внести сведения об отправителе.
2. Вписать наименование или ФИО получателя.
3. Поставить номер и дату исходящего письма.
4. Указать суть ответа. Как вариант: на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее — и затем отразить положительное или отрицательное решение. Обязательно сослаться на первоначальный запрос, прописав его номер и дату.
5. При необходимости перечислить приложения — предоставляемую документацию.

Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.

Образец положительного ответа

Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр”»

г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Тел./факс 8 (123) 456-78-90

Исх. № 205 от 01.09.2021

прокуратуры г. Москвы

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше требование о предоставлении документов в связи с проводимой прокурорской проверкой № 195 от 31.08.2021 (вх. № 315), согласно п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 22 Федерального закона № 2202-I от 17.01.1992 «О прокуратуре в Российской Федерации», направляю Вам следующие документы:

1. Устав.
2. Приказ о назначении директора.
3. Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов Иванов И.И.

Образец ответа с отказом дать информацию

А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:

У налоговиков действует утвержденная форма отрицательного ответа — уведомление о невозможности предоставления в установленные сроки документов (информации). Она утверждена приказом ФНС № ММВ-7-2/204@ от 24.04.2019. Если организация-налогоплательщик не успевает или по каким-либо причинам не в состоянии представить в ИФНС документы по требованию, то бухгалтер или иной ответственный работник отправляет уведомление по форме КНД 1125045 в течение дня, который следует за днем получения требования от инспектора.

Как отправить ответ

На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.

Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Запросы о предоставлении информации: как отреагировать правильно?

Ситуация в Украине такова, что любой успешно развивающийся бизнес рано или поздно может вызывать оперативный интерес со стороны правоохранителей. Запросы о предоставлении информации от прокуратуры, полиции, СБУ, НАБУ, налоговой милиции стали практически обычным делом. А в рамках борьбы с коррупционными правонарушениями похожие запросы от НАБУ приходят органам государства и местного самоуправления.

Получая такое «письмо счастья» адресаты задаются несколькими вопросами. Чем вызван подобный интерес со стороны правоохранителей? Не обернётся ли предоставление информации или копий документов проблемами для них?

Но главный вопрос – можно ли отказать в таком предоставлении и каковы будут последствия этого шага?

Мы расскажем, как реагировать на запрос о предоставлении информации и что будет, если ответить отказом.

Предоставление информации может быть исключительно добровольным

В своих запросах правоохранители , в большинстве случаев, ссылаются на ч.2 ст.93 Уголовного процессуального кодекса. Этим положением стороне обвинения (следователю и прокурору) предоставлено право собирать доказательства. Там же перечислены и способы их сбора.

Среди прочего, сторона обвинения может истребовать и получать доказательства от государственных органов или местного самоуправления, а также учреждений, предприятий, организаций, служебных и физических лиц.

Требования о предоставлении могут включать:

• вещи;
• документы;
• сведения;
• заключения экспертов и ревизий;
• акты проверок.

Важно! Эта статья устанавливает право стороны обвинения обращаться с запросом на предоставление информации, вещей, документов и т.д. Но для тех, кому адресуются эти требования, в законодательстве не установлено обязанности что-либо предоставлять в ответ на запрос.

В статье 19 Конституции Украины обозначено, что правопорядок в нашем государстве базируется на основах, согласно которым никого нельзя принуждать совершать то, чего не предусматривает законодательство.

В своих запросах полиция, СБУ, НАБУ, налоговая милиция, как правило, ссылаются на ст.93 УПКУ. Но, как мы выяснили, она не устанавливает обязанности предоставлять информацию.

Внимание! Сотрудники подразделений полиции, а также СБУ и НАБУ могут ссылаться и на другие нормы. К примеру, п.5 ч.2 ст.7 Закона «О контрразведывательной деятельности» устанавливает право СБУ истребовать, собирать и изучать сведения (документы).

Аналогичное право, но уже для НАБУ, предусмотрено п.3 ч.1 ст.17 Закона «О НАБУ». Для полиции – п.п.2 п.6 «Положения о Национальной Полиции».

Однако ни одно из этих положений не устанавливает для Вас обязанности предоставлять информацию, вещи и документы по запросу.

Если Вы по причине невозможности принимаете решение не предоставлять на запрос истребованное, правильным может стать юридически грамотный и обоснованный ответ. Ведь ссылаться на одно лишь отсутствие обязанности предоставлять документы – не всегда удачное решение. Так Вы сразу продемонстрируете, что не хотите сотрудничать с правоохранителями. И вызовете ненужную негативную реакцию.

Поэтому стоит действовать тоньше. Идеально, чтобы задачей занимался практикующий уголовный адвокат . В зависимости от ситуации он проанализирует запрос, найдёт дополнительные весомые основания для отказа и сможет правильно изложить их в ответе.

Последствия отказа в добровольном предоставлении улик

Необходимо понимать: сам по себе негативный ответ на запрос о предоставлении вещей, документов или информации не повлечёт никакой юридической ответственности. Если Вы ответите отказом, санкции за это не предусмотрены. Для этого нет законных оснований.

В подобных ситуациях всегда возникает закономерный вопрос: что дальше?

Прогнозы могут быть разными. Всё зависит от важности наличия в уголовном производстве тех предметов или документов, которые были истребованы.

Если острой необходимости нету, то всё может ограничиться запросом. В другой ситуации, если решить задачи уголовного производства возможно только при наличии определённых доказательств находящихся у Вас или в Вашем предприятии, возможны два варианта:

• временный доступ к вещам и документам;
• обыск.

Как это происходит?

Чтобы получить от Вас необходимые вещи или документы следователь должен подать ходатайство следственному судье о предоставлении временного доступа к таким вещам или же документам. У этой процедуры есть свои особенности, которые мы подробно расписали в одной из прошлых публикаций. В некоторых случаях может быть инициирован сразу обыск.

Поэтому если Вам пришёл запрос о предоставлении информации от полиции, СБУ, НАБУ, налоговой милиции – самое время заручиться правовой поддержкой адвоката . Он предотвратит нарушение Ваших прав со стороны правоохранителей, обеспечив Вашему бизнесу и лично Вам юридическую защиту.

Ответ на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации – это документ, относящийся к корреспонденции. В ходе деятельности организация порой возникает необходимость получения сведения от контрагента, которыми обладает исключительно он. В материале мы рассмотрим разновидности запросов, а также расскажем, как правильно составить ответ, направить его получателю.

Файлы для скачивания:

Предоставление информации

В первую очередь хочется расставить точки над «i» в вопросе о том, кто обладает правом запрашивать те или иные сведения. Частные организации обязаны отвечать на подобные запросы, поступающие от государственных структур:

• суд;
• федеральная налоговая служба;
• федеральная служба судебных приставов;
• прокуратура;
• Роспотребнадзор.

Также следует иметь в виду, что государственные органы способны действовать исключительно в рамках своих полномочий. Например, суд может запросить информацию в рамках судебного разбирательства для подготовки к заседанию, максимально полной и объективной оценки спорных правоотношений.

Запрос от контрагента

Контрагенты вправе запрашивать друг у друга сведения только в тех случаях, когда такая возможность прямо прописана в условиях договора либо вытекает из характера сложившихся отношений. Во всех остальных случаях получатель запроса не обязан предоставлять данные и вообще как-либо реагировать на письмо. Конечно, при наличии желания сведения всё же могут быть выданы, однако именно требовать их частная организация не имеет права.

Запрашиваемая контрагентом информации касается, как правило, договорных правоотношений. Речь может идти о реквизитах банковского счёта, экземпляре какой-либо официальной бумаги, графика поставки или платежей. Конкретного перечня такой информации не получится найти ни в одном действующем нормативном правовом акте в силу сложности гражданских правоотношений, возникающих между субъектами права.

Как ответить

Если получатель запроса имеет желание и возможность на него отвечать, доверить задачу по формированию ответа следует компетентному в данной области лицу. Если вопрос касается официальных бумаг по сделке, поручаем дело юристу, составлявшему сам договор.

На небольших предприятиях ответами на всю корреспонденцию занимается руководитель лично. Как бы то ни было, документ должен подписываться лицом, на имя которого и поступал запрос.

Приложения

Основная ценность ответа будет сосредоточена в приложениях к нему. Если сам ответ содержит лишь краткие пояснения по поступившему запросу, то вот предлагающиеся официальные бумаги способны предоставить полный спектр запрашиваемой информации. В качестве приложения могут выступить оригиналы документов, их заверенные копии либо выписки. Необходимо проводить чёткое разграничение между данными категориями.

Так, выписка представляет собой лишь часть, отрывок запрашиваемой бумаги. Контрагента, как правило, интересуют лишь отдельные пункты из договора. Именно поэтому нет никакой необходимости высылать всё соглашение в целом.

Как отправить

Отправка ответа на запрос – это довольно важная часть всей процедуры. По идее контрагент должен самостоятельно определить способ документооборота. Если речь идёт о запросе оригиналов каких-либо официальных бумаг, придётся воспользоваться услугами Почты России. Заказное письмо с уведомлением о вручении либо заказная бандероль (зависит от веса отправления) видится самым универсальным способом ведения деловой переписки.

Если запрашиваемую сторону интересуют лишь данные, а не оригиналы документов, будет достаточно выслать сканы на электронную почту. Возможно, их придётся заверить электронной цифровой подписью.

Форма документа

Ответ на запрос по своей природе относится к корреспонденции. Ни один действующий ныне нормативный правовой акт не определяет строгих правил оформления подобного рода официальных бумаг. Ответ составляется в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков, ведь их не существует вовсе.

Сведения излагаются на чистом листе бумаги формата А4 или А5 (зависит от объёма информации). В качестве альтернативы можно воспользоваться фирменным бланком организации, на котором будут прописаны все его реквизиты (наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес и так далее).

Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта можно применять на практике, однако деловая переписка всегда подразумевает исключительно печатный вариант.

Рассказываем, как правильно оформить ответ

Убедившись, что запрашиваемая сторона обладает полномочиями истребования информации, можно приступать к составлению ответа. В первую очередь придётся отметить, кому, куда и от кого направляется официальная бумага. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО руководителя запрашиваемой организации (частной или государственной), занимаемую им должность, а также полное наименование субъекта правоотношений.

Ниже по документу обозначаем его наименование, дату и место составления. Следующим шагом отмечаем сам факт получения запроса, его рассмотрение. Если было принято решение предоставить запрашиваемую информацию, прописываем необходимые данные. В качестве приложений указываем все подтверждающие документы по списку.

Примерный образец

На этом моменте работа с официальной бумагой подходит к завершению. Осталось лишь заверить её автографом составителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). Оставлять оттиск фирменной печати организации необязательно, если речь не идёт о заверении копий.

Скачать документы:

• Образец ответа на запрос о предоставлении информации
• Бланк ответа на запрос о предоставлении информации

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. Но иногда на электронную почту может поступать спам или другая нежелательная корреспонденция. На такие письма можно не отвечать.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка, увольнение). Тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным. Положительный ответ должен быть максимально подробным, а отрицательный – обоснованным и предельно корректным. Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения, совершенно недопустимы.

Срок ответа на запрос

Законодательство не устанавливает конкретный период, чтобы ответить на письмо-запрос. Но несмотря на это, по стандарту желательно отвечать на запрос в течение одной недели. Однако если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить. А если проситель указал срок, в который он ждет ответа, то рекомендовано уложиться в этот период. При нехватке данных лучше написать об этом и попросить подождать с получением ответа.

Отметим, госорганы всегда указывают период, в который нужно прислать ответ.

Как составить ответ на запрос

Ответ на запрос необходимо составлять в соответствии со стандартами. Например, порядок указания реквизитов и составления внутренних шаблонов регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства:

1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Согласно пункту 6.2 стандарта, электронную версию шаблона письма-ответа нельзя менять, так как она должна быть полностью идентичная бумажному формату.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате), так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, так как согласно положениям ФЗ № 82, о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату. Сведения о письме нужно внести в журнал учета исходящей документации. Если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Согласно Приказу ФНС № ММВ-7-2/204, у налоговой есть унифицированный шаблон отрицательного ответа на предоставление документов. В этом случае организация, у которой запрашивают бумаги, должна использовать только его.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.