Ведение реестра документов что это

Составление правильного реестра документов

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, это государственная или частная организация. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.

Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Для чего составляют реестр документов

Это необходимо это для, чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний. Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов. Сортировка и ведение учета документов — это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.

Кропотливый труд

Правильно составленный реестр документов — это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия. В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству. Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер. На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.

Что это даёт

Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации. Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.

Опыт и экономия

Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.

Составление реестра документов

Перечень бумаг, подлежащих хранению, именуют реестром документов. Его составляют для систематизации и учета входящих и исходящих документов, что, в свою очередь, необходимо для быстрого поиска и выдачи источников или информации из них.

Сведения в реестре

Перечень оформляют в виде таблицы, куда заносят следующие данные:

• название и реквизиты;
• тип, назначение документа;
• примечания;
• авторство, подразделение;
• сжатое содержание.

Для некоторых типов документов указывают дополнительную информацию (например, в реестр бухгалтерских договоров, ведомостей вносят суммы). Данные размещают в хронологическом порядке.

Типы реестров

Допускается ведение как в бумажном, так и в электронном виде. В первом случае таблицы сами становятся документами, подлежащими учету и хранению. Электронные реестры существенно упрощают работу с архивом, поскольку в системе налажен автоматический поиск и контроль.

Профессиональное архивирование

Для обеспечения порядка в архиве стоит обратиться к профессионалам. Опытные специалисты компании «ОРБ» выполнят полный спектр профильных услуг, в том числе и составление реестра документов, с учетом всех важных нюансов — соблюдения требований законодательства, вида документа и его характеристик и т.д.

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

• Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
• Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

• хранение документации;
• учет;
• передача либо выдача третьему лицу по требованию.

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

• электронным;
• рукописным.

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

• проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
• присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
• внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

• если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
• при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

• лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
• вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
• необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

• содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
• регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
• дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Реестр документов в «1С»: что означает адресное хранение?

Ведение реестра документов в «1С» с помощью программы «Скан–Архив»

Учет (адресное хранение в «1С») оригиналов печатных форм документов

Пользователи программы «Скан-Архив» всегда могут найти в базе для каждого документа найти важную для работы информацию: где или у кого находятся его бумажные оригиналы, даже если оригиналы изъяты с постоянного места хранения.

Чтобы отобрать пакет документов, не надо копаться в куче папок, достаточно в программе заполнить реквизиты искомых документов. Если в архиве документов уже нет места для хранения, с помощью организованного учета можно определить, какие реестры оригиналов документов можно уничтожить.

При работе с реестрами и адресным хранением используются следующие объекты подсистемы «СканАрхивПроф»:

Места хранения реестров – справочник для хранения данных о местах хранения реестров оригиналов печатных форм документов.

Справочник является иерархическим с неограниченным количеством уровней вложенности, что позволяет указать любую требуемую систему хранения документов «бумажного» архива (например, город / офис / комната / стеллаж / полка).

Реестры – справочник предназначен для хранения данных о реестрах оригиналов печатных форм документов.

Форма реестра (рис. 1) отображает как реквизиты самого реестра, так и опись включенных в него документов (по состоянию на текущий момент).

Организация – обязательна к заполнению.
Место хранения реестра – полный путь к месту хранения реестра оригиналов печатных форм документов.
Дата передачи в архив – дата передачи реестра на хранения (архивирование).
Срок хранения – необходимый срок хранения реестра, в годах.
Опись документов – список объектов базы, оригиналы которых включены в реестр.
Ответственный – ответственное лицо за хранение документов.

В реестре документов пользователь может:

Выполнить операцию с документом реестра (ввести новый документ «Операция с документами реестра»).
Просмотреть историю изменения состава реестра.
Распечатать опись реестра документов.
Для работы с реестрами служат два документа подсистемы «СканАрхивПроф»:
«Операция с реестром» и «Операция с документами реестра».

Операции с реестром документов

Документ «Операция с реестром» служит для отражения в информационной базе операций, выполняемых с реестром (набором документов) в целом:

• Передача реестра в архив – в этой операции устанавливаются «Дата передачи в архив», «Срок хранения» и новое (постоянное) «Место хранения реестра».
• Перенос реестра – операция предназначена для отражения в базе данных изменения места хранения реестра.
• Уничтожение реестра – операция фиксирует факт уничтожения реестра.
  Из формы документа (рис. 2) можно распечатать выполняемую операцию с реестром.

Операции с документами реестра

Документ «Операция с документами реестра» служит для отражения в информационной базе операций по изменению состава реестра (рис. 38):

Создание реестра – операция предназначена для создания реестра, где обязательно должны быть заполнены поля ввода:

• организация;
• место хранения реестра;
• код реестра;
• имя реестра.

Если заполнить поле ввода «Дата передачи в архив», а затем «Срок хранения», то в этом же документе будет выполнена операция «Передача реестра в архив». Табличная часть заполняется документами, оригиналы которых будут храниться в этом реестре.

Кнопка «Заполнить» позволяет запустить мастер заполнения табличной части. В открывшемся окне можно выставить необходимые отборы и сформировать предполагаемую опись создаваемого реестра, а затем отметить в ней только те документы, которые войдут в реестр, после чего нажать кнопку «ОК».

• Добавление документа в реестр – операция используется в случаях, когда в реестр добавляются какие-либо оригиналы печатных форм документов, при этом в табличной части отмечаются те строки, которые были добавлены.
• Временное изъятие документа из реестра – операция предназначена для отражения в базе данных изъятых оригиналов печатных форм документов, для этого необходимо отмечаются строки тех документов, которые будут изыматься.
• Возврат документа в реестр – операция используется для возврата в реестр тех документов, которые из него были изъяты. В табличной части документа необходимо отметить только строки, соответствующие возвращаемым документам.
• Удаление документа из реестра – операция используется, если оригинал печатной формы документа больше не принадлежит данному реестру (например, перенесен в другой реестр, где должен быть добавлен операцией «Добавление документа в реестр»). Чтобы удалить документ из реестра, необходимо отметить строку, содержащую ссылку на него, и провести документ.

Из документа можно распечатать:

• выполняемую операцию с документами реестра,
• текущее состояние реестра.

Журнал документов «Журнал операций реестров» позволяет просмотреть (с возможностью установки отборов) список всех операций с реестрами и их документами.

По-настоящему эффективная работа и выстроенная система хранения документов может оказать позитивное влияние на работу все организации: ускорить процессы согласования документов с филиалами компании, упростить процесс подготовки к проверкам ФНС и предотвратить риск утери или невозврата документов от контрагентов.

Хотите попробовать «Скан-Архив» бесплатно?

Запишитесь на демонстрацию, подключитесь удаленно к программе и вместе с менеджером попробуйте «Скан-Архив» в действии.