Как правильно вести складской учет

Складской учет – что это такое, правила ведения и организации на предприятии

На предприятии хозяйственная деятельность невозможна без четкой организации хранения материалов, товаров и прочих материальных ценностей. Грамотный подход к вопросу – это путь к минимизации затрат, своевременному выполнению планов и обязательств, налаженной бесперебойной работе и увеличению прибыли в перспективе. При этом нормально организованное функционирование компании повышает ее значимость, поэтому привлекает более компетентных сотрудников, новых партнеров, заказчиков и инвесторов. Хотите получить больше шансов для развития? Для этого нужно понимать, что такое складской учет. Далее рассмотрим понятия и специфику темы.

Как вести учет на складе, принципы и виды складского учета

Для достижения налаженной регулярной и прибыльной деятельности нужно четко систематизировать и упростить процессы. Чем понятней и прозрачней работа, тем проще будет достичь целей. Их достаточно много. Вот основные цели складского учета:
1. Контроль количества запасов и остатков, а также других товарно-материальных ценностей – в точном знании кроется секрет успеха компании и экономии времени на поиски, подсчеты и сверки.

2. Планирование – если с количеством все ясно, то легко прогнозировать необходимость в материалах и сырье, в срок закупать нужные позиции в том количестве, которое необходимо, ни больше, ни меньше.

3. Упрощение инвентаризации – чем точнее ведутся записи и соблюдается соответствие, тем реже требуется инвентаризация и проще она проходит.

4. Упорядочивание – когда позиций много, их систематизируют, чтобы легко отыскать те или иные единицы номенклатуры, формировать заказы, списывать материалы для работы.

5. Минимизация хищений – когда в документах порядок, сложно провести несанкционированное списание или умыкнуть материальные ценности, потому что их движение отмечается.

6. Оптимизация хранения – при понимании ситуации легко вычислить более востребованные наименования и материалы, правильно организовать их хранение, чтобы было удобно.

7. Выявление неликвида – организация складского учета материалов помогает вовремя обнаружить истекающий срок годности, а для магазинов также актуально определение товаров, которые не пользуются спросом, чтобы сделать выводы о необходимости закупки или производства этой позиции и пересмотреть цены.

8. Повышение эффективности – порядок в документах и на полках помогает сотрудникам заниматься прямыми обязанностями, не теряя время на поиски, инвентаризации и т.д.

Принципы и задачи складского учета

Есть правила, которые должны соблюдаться при желании вести складской учет товарно-материальных ценностей грамотно. Вот некоторые из главных принципов:
— планирование – важен точный график закупок, инвентаризаций, приема и списания. Грамотное планирование невозможно без точного учета и наоборот. Учитывайте форс-мажоры и внештатные ситуации, которые могут возникнуть по вине контрагентов;

— точность – фактическое наличие товарно-материальных ценностей должно совпадать с записями в документах, следует стремиться к 100% соответствию;

— ответственность – на каждом этапе жизненного цикла товара и при всех его перемещениях должны быть ответственные за него люди. Желательно, чтобы это отражалось в записях;

— отчетность – вся история каждой единицы ТМЦ должна фиксироваться. Это поможет не только отследить проблему при ее наличии, но также формировать статистику и делать выводы.

Как организовать складской учет

Знать о происходящем в фирме для управленца и контролировать все до мелочей – это путь к развитию, оптимизации, укрупнению бизнеса и получению конкурентных преимуществ. Правильная организация складского учета материальных ценностей – один из китов, на которых стоит мир предприятия. Вот шаги, которые надо для этого предпринять:
1. Установите специальную программу – только для очень маленьких фирм целесообразно вести записи в таблицах Excel или вовсе на бумаге. Остальным рекомендуем автоматизировать процесс. Сегодня для этого существует приложение EqMan.

2. Закупите оборудование – закажите подходящую тару для хранения, а также средства маркировки. Вместе с приложением EqMan можно приобрести наклейки с защитным покрытием, пломбы, таблички, NFC метки.

3. Назначьте ответственных – как уже упоминалось, важно назначить ответственных за товар лиц на каждом этапе его пребывания в компании. В программе EqMan есть возможность и назначения, и отслеживания.

4.Дайте инструкции – чтобы сотрудники допускали меньше ошибок, необходимо четко прописать их действия для каждой возникающей перед ними задачей. Если для этого также будут подготовлены шаблоны документов – это облегчит процесс. А программа для автоматизации избавит от большинства вопросов и бюрократии.

5. Наведите порядок – у каждой позиции должно быть свое место, которое легко найти. Создавайте в EqMan локации, чтобы помечать, где находятся те или иные группы.

Способы учета товаров

В основы складского учета входит выбор метода его ведения. Есть четыре распространенных подхода:
— номенклатурный;

Чтобы понимать, как правильно вести складской учет, нужно определиться изначально с методом, который будет применяться и отталкиваться от его основ. При этом выбрать только один метод зачастую сложно, если у компании большой объем номенклатуры и его сложно классифицировать по одинаковой схеме. Поэтому стоит понимать, как работают разные методы, чтобы применить их правильно.

Способы ведения складского учета

Рассмотрим подробнее методы складского учета и их особенности:
— номенклатурный – если товарооборот небольшой, то каждую позицию записывают в отдельную карточку без деления на группы и категории;

— сортовой – позиции разделены по отдельным сортам или типам, к каждой группе новые единицы добавляются без указания поставщика, цены закупки и даты поступления, просто ведется общее количество. Удобно для понимания общего количества, но не всегда целесообразно для случаев, когда важна цена единицы или ее срок годности;

— партионный – отдельное ведение каждой поступившей партии. Наиболее приемлемо для позиций с ограниченным сроком годности, разными ценами, приемом от разных поставщиков, когда это принципиально. Минус метода в недостаточной рациональности использования площадей, так как требуется раздельное хранение.

— партионно-сортовой – прием осуществляется по партиям, в которых дополнительно разделяются группы и сорта, метод используется при больших номенклатурах и ассортименте.

Правильный выбор метода поможет решить все задачи складского учета, стоящие перед управленцем. Определить верность выбранного пути легко – если все движения ТМЦ корректно отображаются в документах, при хранении и выдаче не возникает путаницы и задержек, а ошибок не происходит, то Вы на правильном пути.

Автоматизация складского учета в программе EqMan

Для совершенствования процессов предприятию нужна система автоматизации складского учета EqMan. Это способ автоматизировать все действия, упростить их и свести к минимуму ошибки. Организация становится в разы проще, так как в приложении уже есть все стандартные формы, остается выбрать документы для своих нужд и вовремя вносить данные. Процесс внесения информации тоже облегчается – простые средства маркировки позволяют сканировать продукты без лишних записей вручную.

Что Вашему предприятию дает внедрение программы:

— контроль действий сотрудников и повышение их личной ответственности;

— минимизация ошибок и отсутствие затрат времени на их исправление;

— согласованность действий персонала;

— быстрые и редкие инвентаризации;

— точные сведения об остатках и сроках хранения продукции;

— простота отслеживания ТМЦ;

— сохранение всей информации на облаке;

— формирование статистики, отчетов, прогнозов.

На внедрение программы нужен 1 день. Попробуйте бесплатно и убедитесь сами в удобстве и необходимости автоматизации!

Организация складского учета: бесплатное детальное руководство для начинающих владельцев магазинов. Автоматизация складского учета.

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

• Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
• Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
• Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
• Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
• Как вернуть поставщику бракованный товар
• Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
   • На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
   • Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
   • Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
2. Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
3. Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
4. Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

• увеличить производительность труда;
• исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
• видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.

Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.

Как организовать складской учет

Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник: ekam.ru

Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Так выглядит учет товаров в Excel. Источник: ekam.ru

Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

ЕКАМ	МойСклад	Бизнес.Ру	1С:УНФ	Контур.Склад
Интерфейс	Понятная панель администрирования, можно работать удаленно с любого гаджета	Не сложно освоить самостоятельно, а также научить сотрудников	Удобный, пользовательский интерфейс, мультиплатформенный	Можно изучить самостоятельно	Простой интерфейс
Деньги	Продажная цена устанавливается автоматически, исходя из заданной наценки	Учитывает комиссионные товары, рассчитывает себестоимость	Одновременная оплата по нескольким заказам, взаиморасчеты с партнерами, отчет по деньгам	Работа с оптовыми, розничными и закупочными ценами. Задать цены можно для групп товаров	Можно вести учет по нескольким торговым точкам и складам
Анализ продаж	Наглядная аналитика по продажам и выручке	Контроль финансов и анализ продаж	Анализ затрат на прибыль, управление ценами, сбор и обработка заявок	Анализ продаж и задолженностей, создание воронки продаж, сегментирование клиентов, стимулирование повторных продаж	Подробные отчеты и аналитика
Подключение торгового оборудования	Можно подключить единую онлайн-кассу для торговой точки	Подключение онлайн-кассы, интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, умной кассой MSPOS-K, поддержка сканеров, этикеток, ценников	Продажа через онлайн-кассы, поддержка сканеров, подключение принтеров для печати ценников	Есть	Возможно работать со штрихкодами
Складской учет	Есть + отчеты по оборотам и прибыльности товаров	Фактические остатки с учетом резерва и ожидания, приходят уведомления, что товар заканчивается	Можно объединять одинаковые товары с разными свойствами, загружать остатки из Excel, планировать закупки. Можно управлять неограниченным количеством складов	Раздельный учет запасов, учет произвольных характеристик номенклатуры, резервирование запасов, проведение инвентаризации, разделение складских и финансовых операции по учету запасов	Контроль остатков, сроков годности, формирование заявок, инвентаризация, учет аналогов, ведение картотеки остатков
Работа с поставщиками	Можно загрузить прайс поставщиков и упростить создание номенклатуры	Можно автоматически заказывать товары поставщикам, на основе статистики продаж	Можно формировать заказы поставщикам	Можно резервировать и формировать заказы на складе поставщикам	Можно отправлять заявки поставщикам
Обмен данными	Можно связать с товароучетной системой: много интеграции с системами 1С. Если нет подходящей, можно использовать открытое API	Импорт данных из Excel, экспорт в 1С:Бухгалтерию 8	Интеграция с 1С: Бухгалтерия, онлайн-магазинами и др.	Можно настроить обмен данными с 1С: Бухгалтерия или бухгалтерией от Фингуру	Работает с 1С:Бухгалтерия
Система лояльности	Спецпредложения можно персонализировать и предлагать каждому клиенту свой вариант скидки	Есть дисконтные карты, можно создать клиентскую базу и формировать воронку продаж	Есть программа лояльности	Нет	Нет

Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!

Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии

Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.

Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.

На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.

Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.

С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.

Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.

Как сопровождать перемещение товара

Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.

Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.

Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2

Пример шаблона претензии к поставщику

Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.

Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из товарной накладной ТОРГ-12 , которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.

Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12

Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.

Пример счет-фактуры для возврата НДС

Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.

Подведем итоги

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.

Как вести учет на складе, принципы и виды складского учета

Когда на складе беспорядок, становится сложно искать товары, контролировать остатки и следить за движением нужных единиц. Непонятно, где находится заказ клиента и как найти маленькую запчасть, которая нужна прямо сейчас. В итоге сотрудники долго собирают доставки, делают пересортицы и продают позиции, которых по факту нет. А когда дело доходит до инвентаризации, материалов хватает на написание маленького детективного романа, в конце которого герой наконец понимает, куда делись чехлы и защитные стекла и когда все это кончится.

Исправить ситуацию поможет организация складского учета. После его внедрения вы в любой момент времени сможете быстро узнать остаток того или иного товара. И эти данные будут точными:) О том, как организовать и вести складской учет, расскажем в этой статье.

А пока подписывайтесь на наш канал в Telegram и первыми узнавайте про обновления в Академии RemOnline.

Принципы и задачи складского учета

Складской учет поможет вам оптимизировать бизнес-процессы и эффективность работы сотрудников. Он выполняет ряд важных задач, в числе которых:

• Контроль остатков и запасов
  Главная цель складского учета – сделать так, чтоб учетное количество товаров совпадало с фактическим. Тогда не нужно будет по сто раз проверять все перед каждой продажей.

• Объективное планирование закупок
  С помощью анализа остатков и движения товаров можно прогнозировать среднее количество продаж и планировать закупки так, чтоб всего хватало и при этом товары не лежали на складе мертвым грузом.

• Облегчение процесса инвентаризации и поиска нужных единиц
  Когда на складе порядок, проводить пересчет и искать товары для выдачи клиентам становится гораздо легче.

• Систематизация справочника товаров
  Если у вас на складе много позиций, можно их упорядочить, например, разделив на категории и группы. Каждая категория может храниться в отдельном месте, чтобы вам было проще комплектовать заказы и доставки.

• Сокращение количества ошибок и краж
  После внедрения складского учета все оприходования, списания и перемещения будут зафиксированы документально и отображены в системе, которой вы пользуетесь. В итоге у вас станет меньше недостач, излишков, пересортиц и краж, а также ошибок во время продаж и оформления заказов.

• Оптимизация и зонирование территории склада
  Ведение складского учета поможет вам найти залежавшиеся единицы, которые нужно списать или продать по акционной цене. А также обнаружить бракованные товары, для хранения которых стоит организовать отдельное место. В итоге станет понятно, что и где находится.

Наведите порядок на складе прямо сейчас.

Зарегистрируйтесь в RemOnline и организуйте складской учет своего бизнеса.

Среди принципов и правил складского учета можно выделить:

• Планирование – работы нужно проводить по графику и кладовщик, например, должен понимать, в какие дни ждать приход товара и когда будет следующая инвентаризация.
• Честность – товары и запчасти должны учитываться по фактическому наличию, а не со слов коллег.
• Ответственность – все складские операции нужно отражать и проводить в режиме реального времени, чтобы не было так, что оприходование в программе провели до фактического приезда товара и уже успели продать кому-то несколько единиц, а они в итоге оказались с дефектом.
• Отчетность – желательно вести архив с документами оприходований, списаний, перемещений, возвратов, инвентаризаций и т. д. Так вы всегда сможете восстановить в памяти необходимые события.

Теперь вы знаете, для чего нужен складской учет, значит можно поговорить о методах и особенностях его ведения.

Как организовать складской учет

От правильности ведения складского учета зависит успех деятельности компании. С порядком на складе легче избежать конфликтов, предотвратить кражи и масштабировать бизнес, когда появится такая возможность. Вот чек-лист по его внедрению:

• Выберите программу для ведения складского учета
  Конечно, лучше всего использовать не блокнот или excel, а специальную программу, например, RemOnline. Она поможет минимизировать вероятность ошибок, ускорить выполнение рутинных задач, быстрее проводить инвентаризацию, а также контролировать остатки и движение товаров.

• Позаботьтесь об оборудовании
  Купите удобные стеллажи для коробок разных размеров, сканер штрих-кодов, принтер этикеток, складские весы, передвижные лестницы, тележки для перевозки товаров и т. д. Количество оборудования зависит от специфики вашего бизнеса. Смысл в том, чтобы создать подходящие условия для хранения товаров и работы сотрудников. Потому что никакой учет не поможет, если на складе все валяется одной большой бесформенной кучей.

• Назначьте материально ответственных лиц
  Определите подчиненных, которые будут отвечать за сохранность товаров, вести учет и подготавливать отчеты. Это может быть, например, кладовщик.

• Опишите процессы
  Сотрудники должны знать, как проводить оприходования, списания и перемещения, по каким документам выдавать товары, что делать в случае недовозов, как поступать с бракованными позициями и т.д. Для каждого процесса нужно прописать пошаговую инструкцию, чтобы уменьшить количество непонятных ситуаций.

• Подготовьте шаблоны документов
  Очень важно тщательно фиксировать движение товаров, когда они проходят путь по цепочке: поставщик – склад – клиент. Для этого у вас должны быть подготовлены шаблоны всех необходимых документов: ТТН, счетов-фактур, кассовых ордеров, приходных накладных, актов приемки и т.д. Кладовщик не должен выдумывать, по каким документам проводить ту или иную операцию либо каждый раз создавать их с нуля.

• Обеспечьте информативное зонирование
  Наведите на складе порядок и храните товары так, чтобы сотрудники сразу понимали, где их найти. Можно включить адресное хранение или просто отдельно разместить товары разных категорий. Для хранения мелких товаров удобно использовать этикетки и добавлять фотографии в CRM-систему. Так вы точно ничего не перепутаете.

• Определитесь с видом складского учета, который будете применять
  Существует 4 основных метода ведения складского учета: номенклатурный, сортовой, партионный и партионно-сортовой. Подробнее о каждом из них расскажем в следующем пункте.

После этого останется периодически контролировать правильность заполнения документов, проводить инвентаризации и изучать отчеты по остаткам, списаниям, движению товаров и возвратам. Со временем склад начнет работать как часы.

Способы ведения складского учета

Выделить один универсальный метод практически невозможно. Все зависит от вашего ассортимента и объема номенклатуры. Просто выберите из списка вариант, который подходит вам больше всего:

1. Номенклатурный – не предусматривает деления по категориям и группам. У каждой позиции своя карточка. Такой способ подойдет компаниям с небольшим товарооборотом.

2. Сортовой – товары хранятся по сортам (группам или подгруппам) и наименованиям, без учета партий и закупочных цен. То есть новые единицы добавляются к остаточным позициям и смешиваются с ними вне зависимости от поставщика, стоимости и времени поступления.

При продаже, перемещении или списании товары будут выбираться произвольно. Для оценки их стоимости можно пользоваться методом ФИФО (первым прибыл – первым выбыл), расчетом средней цены или оценкой товаров по последней закупке.

Сортовой метод помогает экономно использовать площадь склада, оперативно управлять остатками и предусматривает возможность адресного хранения. Среди минусов можно выделить сложность разделения товаров одного сорта/вида по цене поступления.

3. Партионный – каждая поступившая партия хранится отдельно от предыдущих. Для новой партии нужно открыть специальную карточку, чтобы затем вносить туда информацию о движении товаров, которые в нее входят. После продажи всех позиций из партии карту нужно закрыть и затем составить акт израсходования материально-производственных запасов.

Этот метод удобен для компаний, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности. С его помощью можно усилить контроль за сохранностью остатков и минимизировать вероятность пересортиц. Но при этом площадь склада будет использоваться менее рационально и могут возникнуть сложности с оперативным управлением запасами, потому что учет ведется в разных партионных бланках.

4. Партионно-сортовой – принятые товары учитываются и хранятся партиями. При этом внутри партий позиции разделяются по сортам. Этот способ часто выбирают при большом ассортименте товаров.

Если после внедрения складского учета информация о движении товаров полностью отображается в документах, а вы легко можете найти и выдать нужную позицию, значит все прошло успешно. Но нет предела совершенству! Поэтому в одной их следующих статей расскажем о том, как автоматизировать складской учет с помощью CRM-системы. Будет интересно:)

Складской учет: как организовать документооборот на складе

Учет материалов на складе – важный процесс. Требования к тому, как вести складской учет, регламентированы Методическими указаниями по учету МПЗ (приказ Минфина России № 180н от 15 ноября 2019 года). Согласно документу, фиксация сведений о движении материалов осуществляется на основании первичных документов, и должна оперативно отражать достоверные данные по складским операциям. Для автоматизации учета материалов на складе и работе со складской документацией существуют специальные программы и сервисы. Например, «Скан-Архив» или «1С-ЭДО».

Что такое складской учет

Склад — это часто специально оборудованное место, где хранятся товары до момента их реализации. Работа склада включает ряд взаимосвязанных процессов: прием, отгрузка, перемещение, списание и так далее. Чтобы не потерять заказ, сотруднику склада важно знать, какой товар, в каком количестве и на какую стоимость есть в наличии в настоящее время. Для объединения всех этих цифр в одном информационном поле принято вести учет материалов на складе. Задача складского учета – оцифровать каждую единицу товара и ее перемещение. Если вести учет материалов на складе правильно, данные по факту и при учете всегда будут одинаковы.

С чего начать ведение учета материалов на складе

• Постановление Госкомстата РФ № 71а от 30 октября 1997 г. Здесь рекомендованы формы первичных бухгалтерских документов. С 1 января 2013 г. допускается использование самостоятельно разработанных, и зафиксированных в учетной политике форм документов, используемых в складском учете, но с условием, что такие бланки будут содержать полный перечень обязательных реквизитов, предусмотренных законом о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
• Приказа Минфина РФ № 119н от 28 декабря 2001 г. В документе определены требования к должностным лицам, осуществляющим складской учет – с заведующим складом, кладовщиком, иным работником, на которого возложены такие обязанности, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Объект учета в складском учете

Под это понятие подпадают:

• сырье, используемое для выпуска продукции или различного рода полуфабрикатов;
• вспомогательные материалы и запчасти, используемые для обеспечения работоспособности производственных мощностей, обеспечения технологических нужд и процессов;
• тара для готовой продукции;
• ГСМ;
• покупные полуфабрикаты и т.д.

Что включает в себя учет материалов на складе

Документооборот складского учета включает в себя:

• учет по приходно-расходным документам, отражающим поступление и выдачу материалов;
• внутрискладской учет, отражающий передачу материалов между двумя и более складами либо подразделениями одного субъекта хозяйствования (на основании требования-накладной);
• учетные регистры, в которые лицо, ответственное за данный участок работы, должно оперативно вносить все необходимые сведения по движению объектов хранения.

Движение объектов хранения при учете материалов на складе

Движение объектов хранения на складе включает несколько этапов.

Так, на склад ТМЦ поступают с комплектом документов от поставщика:

• товарно-транспортной накладной;
• формой ТОРГ-12;
• счетом-фактурой;
• иными документами, принятыми у контрагента.

На основании накладных ценности приходуются на склад: составляется приходный ордер М-4, заводится карточка складского учета М-17 по каждому наименованию.

В дальнейшем форма М-4 служит основанием для проведения приходных операций в бухучете, а данные карточек М-17 сверяют с данными бухгалтерии в конце месяца.

Отпуск ТМЦ в производство производится на основании требований-накладных (форма М-11), лимитно-заборных карт (форма М-8) с фиксацией перемещений в карточках М-17.

Организация складского учета материалов

Правильная организация учета материалов на складе – 99% успеха при его ведении. Для корректной работы учета нужно выстроить правильный цикл действий и учетную систему.

Принято использовать партионные и сортовые учетные системы. Выбор правильной системы зависит от вашей деятельности и ряда других факторов, на которые важно обратить внимание.

Как вести учет материальных ценностей: учетные системы

Сальдовый или количественно-суммовой методы

Сальдовый метод подразумевает ведение документального учета на складе в количественном выражении, а в бухгалтерии – в суммовом. Количественно-суммовый метод предполагает (как в документах склада, так и в документах бухгалтерии) указание сведений по количеству и сумме одновременно.

Применяемый метод и способ учета субъект хозяйствования должен указать в своей учетной политике.

В зависимости от применяемого метода, документооборот на складе предприятия различается по принципу ведения и используемых форм «первички».

Сортовой метод

При сортовом способе учет материалов на складе осуществляется исключительно по наименованию позиции хранения и ее сорту, независимо от их стоимости и даты приема на склад.

Складской учет осуществляется на основании выписываемых на каждую позицию хранения и регистрируемых в реестре, карточек учета материалов (форма М-17). Карточки ведутся в течение года. В данном способе заполнения учетной документации отсутствует возможность отслеживать стоимость поступивших ТМЦ, а их списание производится по цене единицы, либо по средней стоимости, определяемой методом ФИФО.

Партионный способ

Партионный способ основан на отдельном хранении и учете каждой поступившей на склад по одному приходному документу партии ТМЦ.

При данном способе учет осуществляется с помощью партионных карт (форма МХ-10), выписываемых на каждую принятую на хранение партию материалов в 2-х экземплярах. Один из них используется в складском документообороте, а второй – с внесенными первичными учетными данными, направляется в бухгалтерию.

В приходной части партионной карты отражаются данные, указанные поставщиком в первичном документе, в расходной – сведения о списании отпускаемых материалов. Карта закрывается после отпуска всего объема поступивших в составе партии материалов, и с актом об израсходовании ТМЦ направляется в бухгалтерию.

Как списывать выданные материалы в документообороте склада?

Списание выданных материалов в документообороте склада осуществляется на основании:

• лимитно-заработной карты (форма М-8) – при отпуске ТМЦ одной номенклатуры в адрес внешнего получателя или на склад субъекта хозяйствования;
• требования-накладной (форма М-11) – при разовой выдаче материалов (формируется в 2-х экземплярах – для складского документооборота и получателю материалов);
• накладной на отпуск ТМЦ на сторону (форма М-15) – оформляется при передаче материалов внешнему получателю или в выделенное и отдельно расположенное подразделение субъекта хозяйствования;
• товарной накладной (форма ТОРГ-12) – используется при реализации материалов внешнему контрагенту.

Автоматизация складского учета: что может помочь

Самый популярный вариант автоматизации учета материалов на складе –ручной учет в Excel-таблицах. В таблице можно регулярно заносить данные о прибытии новых товаров и отгрузке старых, а также движении запасов.

Единственный плюс данного способа учета — отсутствие затрат, так как программа бесплатная. Среди минусов есть ряд «подводных камней»:

• риск утери важных документов при случайном удалении их сотрудником склада;
• рутина из-за отсутствия автоматизированной помощи, что приводит к долгой инвентаризации;
• легко забыть про просроченный товар или товар с истекающим сроком годности, бракованный товар.

Как автоматизировать складской учет?

Именно из-за вышеуказанных проблем стоит задуматься об автоматизации учета материалов на складе. В первую очередь, для упрощения учета товаров, нужно автоматизировать документооборот на складе.

В этом деле лучше выбрать надежный и проверенный вариант. Например, программу «Скан-Архив»

Программа позволяет загружать полученные от контрагентов документы в базу, что поможет постоянно отслеживать наличие тех или иных товаров на складе, не вбивая данные вручную.

Кроме этого, «Скан-Архив» дает возможность следить за возвратом первички, и тем самым вести учет материалов на складе только с корректными и актуальными данными.

Вы можете отсортировать документы по контрагентам с помощью специальной галочки, и тем самым увидеть, какую первичку вернули, а какую нужно запросить.

На скрине показано, как это сделать:

Выгрузка тех документов, которые все еще не вернули, выглядит так:

Автоматизация документооборота с помощью программы «Скан-Архива» позволяет работать в привычной «1С» и вести учет первички в общем информационном поле.

Познакомьтесь с «Скан-Архивом» ближе
С помощью демонстрации программы.

После первого месяца вы почувствуете разницу

Возврат первички увеличится на 25%, активируйте пробный период Скан-Архива на 1 месяц за 7000 руб.