Различия между ЭДО и EDI
Обмен информацией между организациями по электронным каналам связи имеет очевидные преимущества — большая скорость и низкие затраты. Сегодня такое взаимодействие осуществляется посредством обмена электронными документами в системах электронного документооборота (ЭДО) либо путём обмена сообщениями по стандартам EDI. О специфике и отличиях этих двух систем читайте далее.
Система обмена сообщениями EDI
EDI (англ. Electronic Data Interchange — обмен данными в электронном виде) — технология обмена стандартизированными сообщениями. Она особенно удобна для передачи между контрагентами коммерческой информации при товарообмене — в торговле, сфере услуг, гостиничном и ресторанном бизнесе и т.п.
Сообщения хранятся в базе данных, защищённой от несанкционированного доступа, при необходимости сообщение легко найти. Упрощается формирование отчётов и отправка их в контрольные органы и учётные системы, например, в ЕГАИС. Обмен электронными сообщениями ведётся через провайдера, услуги которого оплачиваются.
Поскольку формат сообщений в EDI стандартизирован и система автоматически проверяет корректность сообщений и устраняет ошибки, значение «человеческого фактора» минимизируется.
Чаще всего используются следующие виды сообщений:
- ORDERS (заказ) — список заказываемых товаров с указанием их наименования, количества, адреса доставки и другие сведений;
- ORDRSP (ответ на заказ) — подтверждение заказа или отказ от него, может включать предложение альтернативных товарных позиций и другую информацию;
- PRICAT (каталог товаров) — перечень предлагаемых товаров, включающий их характеристики и цены;
- INVOICE (счёт-фактура) — документ для оплаты поставленных товаров, формируется автоматически, после подписания ЭЦП может использоваться для отчёта перед налоговыми органами;
- DESADV (уведомление об отгрузке) — товаросопроводительный документ, включающий подробную информацию об отправленном грузе;
- RECADV (уведомление о приёмке) — информирует поставщика о получении товаров;
- RETANN (уведомление о возврате) — содержит перечень возвращаемых товарных позициях с указанием причины возврата.
Также могут использоваться другие виды сообщений, которые отвечают особенностям бизнеса контрагентов.
Электронный документооборот ЭДО
ЭДО — обмен документами в электронном виде по цифровым каналам связи. Для придания документу юридической силы он подписывается квалифицированной электронной цифровой подписью — такой документ с правовой точки зрения эквивалентен бумажному, подписанному собственноручно.
Подлинность квалифицированной ЭЦП гарантируется сертификатом. Выдачу подписей и сертификатов осуществляет ФНС, а в некоторых случаях специализированные удостоверяющие центры.
Электронные документы могут использоваться организациями и физическими лицами наравне с бумажными. В некоторых случаях закон требует использовать только электронные документы: например, для подачи налоговой отчётности.
По сравнению с бумажным ЭДО обладает комплексом преимуществ, поэтому используется всё шире. Планируется, что в ближайшие годы Российская Федерация полностью перейдёт на электронный документооборот.
Выводы
EDI и ЭДО предназначены для обмена информацией по электронным каналам связи. Система EDI более специализированная и служит для обмена стандартизированными сообщениями — как правило, между поставщиками и получателями товаров.
ЭДО обеспечивает юридически значимый документооборот и используется между любыми организациями и физическими лицами. ЭДО регулируется федеральным законодательством и в ряде случаев обязательно для использования.
EDI и ЭДО — чем отличаются и какую технологию выбрать?
Технологии EDI и ЭДО помогают автоматизировать обмен документами и коммерческими данными. Хотя понятия кажутся синонимичными, это не так. Решения родственные и выполняют похожие функции, но назначение у них всё-таки разное.
Разбираемся, чем EDI отличается от ЭДО, какие особенности есть у каждой системы и что у них общего.
Что такое EDI
EDI (Electronic Data Interchange) — электронный обмен данными. Технология представляет собой цепочки стандартизированных электронных сообщений, в виде которых контрагенты передают данные друг другу. Эти сообщения ещё называют EDI-документами. Они фиксируют шаги поставки: получение заказа, отгрузку и приёмку товара, формирование счёта и УПД.
Сообщения структурированы по определённому стандарту. Чаще всего используют международный стандарт GS1. Он подразумевает, что обмен данными о поставляемых товарах происходит с помощью уникальных идентификационных номеров или ключей: GTIN (кода товара), GLN (номера местонахождения) и SSCC (кода для транспортной упаковки).
Пользователь сам определяет набор сообщений, которыми будет обмениваться с контрагентом. Но есть важное условие — контрагент должен согласиться с этим набором.
Система формирует EDI-документы автоматически и отправляет по заданной последовательности. Сценарий настраивают заранее, исходя из оборота документов и товаров.
Где используют EDI
EDI-сообщения в основном используют в ритейле, чтобы обмениваться с партнёрами данными по поставкам и оформлять заказы. С помощью решения компании направляют уведомления об отгрузке товара и прайс-листы, создают закрывающие документы.
Электронный обмен данными также востребован в HoReCa, промышленности, фармацевтике, логистике и финансовом секторе.
Виды EDI-документов
Существует около 50 типов стандартных сообщений. Но в классической цепочке EDI четыре основных:
- ORDERS (Purchase Order) — заказ на поставку. Документ содержит список товаров, которые заказчик планирует купить у поставщика, и всю необходимую информацию: стоимость и количество товаров, дату и время поставки, номер договора, идентификаторы участников.
- ORDRSP (Order Response) — ответ на заказ. В документе поставщик подтверждает или не подтверждает поставку продукции. Часто ответ содержит корректировки количества или самих позиций. Например, производитель в ORDRSP может предложить аналог, если нужный товар отсутствует на складе.
- DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке. Это аналог товарно-транспортной накладной, который содержит исчёрпывающую информацию об отгрузке: характеристики и количество товара, время и дату доставки, номер машины, данные об отправителе и получателе.
- RECADV (Receiving Advice) — уведомление о приёме товара. Документ содержит информацию о фактически принятой продукции. Он позволяет оперативно сообщить поставщику о поступлении заказа и сформировать корректную счёт-фактуру. Ещё в RECADV включают расхождения, если товар не приняли.
Такая цепочка автоматизирует базовый цикл товарооборота — заказ, отправку и приём товара. Её можно расширить и добавить другие EDI-документы: каталог продукции, график поставок, информацию о местах доставки и прочие.
Обычно сценарий электронного взаимодействия определяют торговые сети. Поэтому в зависимости от требований ритейлера цепочки могут отличаться. Также на структуру цепочки влияет категория поставляемого товара и схема работы: с НДС или без.
Что такое ЭДО
ЭДО — электронный документооборот. Он устроен так же, как бумажный, и состоит из создания, согласования, подписания, обмена, хранения.
Электронные документы тоже не отличаются от обычных — это те же договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы (УПД). Последние объединяют счёт-фактуру и первичный документ, который подтверждает заключение сделки, отгрузку товара и последующие расходы.
Электронные УПД обладают юридической силой, которую придаёт электронная подпись.
Сейчас операторы предлагают два варианта перехода на электронный документооборот: подключение к веб-версии, которая позволяет работать прямо в браузере, или интеграцию с учётной системой, которая минимизирует ошибки и ручные операции.
Где используют ЭДО
Электронный документооборот проник во все сферы: ритейл, производство, грузоперевозки, финансы, госзакупки, образование и многие другие.
Первыми на ЭДО перешли крупные компании, которые отправляют в месяц сотню, а то и тысячу внешних и внутренних документов. Электронный формат позволяет обрабатывать их гораздо быстрее. Он сокращает издержки и минимизирует риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой. В среднем расходы на документооборот в цифровом формате в 4 раза ниже, чем в бумажном.
Малый и средний бизнес тоже заинтересованы в ускорении документооборота: чем раньше документы будут согласованы и подписаны, тем раньше придёт оплата.
Docrobot разрабатывает решения для электронного документооборота и помогает оцифровывать документы, чтобы сделать бизнес-процессы более эффективными, быстрыми и прозрачными.
EDI и ЭДО — ключевые отличия
Есть три ключевых отличия между EDI и ЭДО.
Тип документов. EDI позволяет обмениваться стандартизированными EDI-сообщениями, которые подтверждают операции, а ЭДО — привычными документами, только переведёнными в электронный формат.
Стандарты. EDI функционирует на основе стандарта GS1, ЭДО — на основе форматов, утверждённых ФНС.
Юридическая значимость. EDI-сообщения не обладают юридической силой. Эти документы отправляют партнёрам по бизнесу, но ссылаться на них в налоговой нельзя. Документы в системе ЭДО подписываются квалифицированной электронной подписью, которая приравнивает их к бумажным оригиналам, подписанным собственноручно.
Что общего
EDI — это электронный обмен данными, а ЭДО — обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, банками, государственными структурами. При этом EDI легко может быть частью ЭДО — для большей эффективности их часто интегрируют друг с другом.
Каждая система решает конкретные задачи. Но EDI и ЭДО дополняют друг друга и служат одной большой миссии: они ускоряют обмен данными, автоматизируют процессы, минимизируют ошибки и сокращают расходы.
Какую технологию выбрать
Мы собрали всю информацию в сравнительную таблицу, чтобы вам было легче определиться. Изучайте и выбирайте, исходя из ваших целей и задач.
Рекомендуем использовать EDI и ЭДО вместе — так результаты будут ещё заметнее, а документооборот — ещё более быстрым и удобным.
Docrobot помогает подключить EDI и ЭДО, по отдельности и вместе, и настроить системы под бизнес-процессы вашей компании.
EDI и ЭДО: разница и общие черты
Обмен коммерческими данными с каждым годом всё больше и больше переходит в электронный формат, который постепенно вытесняет бумажные носители. Основой для такого обмена служат технологии EDI и ЭДО.
EDI и ЭДО — это два термина, часто используемых в сфере бизнес-коммуникаций и электронной коммерции. Оба они представляют собой технологии обмена электронными документами между компаниями, однако между ними есть ряд существенных различий.
В статье мы расскажем, какие у ЭДО и EDI отличия.
Что такое электронный обмен данными (EDI)
EDI — система электронного обмена данными между компаниями, которая заменяет традиционный бумажный документооборот. EDI позволяет обмениваться информацией в структурированном виде между компьютерными системами без необходимости ручного ввода и проверки данных. EDI расшифровывается как electronic data interchange. В переводе с английского это значит «электронный обмен данными».
Система документооборота EDI предоставляет возможность автоматизировать процессы, связанные с закупками, продажами, управлением складом и логистикой. Она позволяет сократить время на обработку заказов, снизить ошибки и риски, а также упростить учёт и аудит.
EDI использует стандартизированные форматы данных для обмена информацией, что упрощает интеграцию между разными компьютерными системами. Электронная система EDI включает в себя несколько компонентов, таких как системы обработки заказов, управления складом, транспортировки и финансового учёта.
Типы документов EDI включают заказы на поставку, счета-фактуры, уведомления о доставке и другие, а форматы электронного обмена данными могут быть различными, включая EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS и другие.
Для передачи данных в рамках EDI разработаны специальные стандарты и правила. В целях электронного взаимодействия партнёры используют EDI-сообщения, которые формируются для заказов, передачи уведомлений и других сведений. Это позволяет организациям и ИП:
- быстро обмениваться различными данными;
- минимизировать риск возникновения ошибок в сведениях — система EDI автоматически выявляет и устраняет их;
- работать с государственными контрольными и учётными системами (ЕГАИС, Честный ЗНАК, Меркурий);
- формировать отчётность по ведению хозяйственной деятельности;
- ускорить и упростить поиск необходимых данных;
- обеспечить защиту базы данных.
Система документооборота EDI позволяет существенно ускорить процессы бизнеса и повысить его эффективность. Большое количество компаний уже используют эту систему, чтобы сократить затраты и повысить качество своих услуг.
Помимо этого, документооборот с контролирующими органами через EDI-систему становится более управляемым и прозрачным.
Типы EDI-сообщений
Из большого множества стандартных EDI-сообщений можно выделить наиболее распространённые:
Для оформления заказа у поставщика используется документ с данным типом. Чаще всего такое EDI-сообщение используется представителями крупного ритейла. В документе содержится максимально полная информация о заказываемых товарах: наименование, количество, адрес доставки и прочие данные.
Документ используется поставщиком для подтверждения заказа, либо для отказа от его исполнения. Поставщик может указать в сообщении дополнительные сведения о товаре или дополнить документ предложениями других товаров.
Следующий EDI-документ применяется производителями и поставщиками с целью информирования заказчика об ассортименте своей продукции. Сообщение представляет собой каталог, содержащий информацию о товарной номенклатуре, ценах и основных характеристиках товара. Сведения в документе автоматически обновляются.
Это EDI-сообщение используется для автоматического формирования счёта-фактуры, необходимого для оплаты поставленных товаров, а также отчётности в налоговый орган.
Документ используется для того, чтобы уведомить заказчика об успешной отгрузке товаров со склада. В нём отражены подробные сведения о поставленной продукции.
Чтобы проинформировать поставщика о том, что товары были получены, заказчик использует данное EDI-сообщение.
Если заказчик по тем или иным причинам желает отказаться от получения товара и вернуть его поставщику, используется данный документ. В нём содержится информация сведения о возвращаемых товарах, а также указываются причины отказа в их приёмке. Поставщик после получения этого EDI-сообщения обязан отреагировать и ответить заказчику.
Что такое ЭДО
ЭДО (электронный документооборот) — это система электронного обмена документами между организацией и контрагентами или госорганами. Это современный и эффективный способ обмена информацией, который позволяет ускорить бизнес-процессы, уменьшить затраты на бумажный документооборот и снизить вероятность ошибок.
В электронном документообороте используются различные электронные документы: счета-фактуры, договоры, акты выполненных работ, платёжные поручения и т.д. Эти документы обмениваются между участниками бизнес-процессов в электронном виде, без необходимости печатать и отправлять их по почте.
ЭДО включает в себя все этапы обработки документов: от создания электронного документа до его отправки, получения, обработки и хранения. Все документы, созданные в рамках системы ЭДО, имеют правовую силу и могут быть использованы в качестве основания для заключения договоров и совершения других юридически значимых действий.
ЭДО используется в различных сферах бизнеса, включая сферу торговли, производства, логистики, финансов и других. В настоящее время на российском рынке существует множество провайдеров услуг по организации ЭДО, которые предлагают различные решения для автоматизации бизнес-процессов и эффективного обмена документами.
В чём сходства между EDI и ЭДО
EDI и ЭДО являются схожими технологиями, которые позволяют автоматизировать процессы обмена документами между компаниями, используя электронный формат. Это значительно упрощает и ускоряет процессы бизнес-коммуникаций, снижает количество ошибок и повышает эффективность документооборота.
Основным принципом работы EDI и ЭДО является возможность обмениваться электронными документами между двумя или более сторонами, используя специальные программные решения. При этом в отличие от традиционного обмена бумажными документами, данный процесс полностью автоматизирован и осуществляется без участия человека.
Как EDI, так и ЭДО используют электронный формат документов, что упрощает их хранение и поиск в будущем. Оба метода также способствуют увеличению автоматизации процессов взаимодействия между компаниями, что повышает эффективность бизнес-процессов.
Кроме того, обе системы предоставляют возможность работы в режиме онлайн, что делает процесс обмена документами более удобным и быстрым. Кроме того, оба метода позволяют уменьшить количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, что повышает точность и надёжность процесса.
В целом, EDI и ЭДО имеют много общих черт, которые делают их одними из наиболее эффективных и востребованных систем в области электронного документооборота.
Разница между ЭДО и EDI
Поскольку электронный документооборот выполняет те же задачи и даёт такие же преимущества, возникает закономерный вопрос: чем отличается EDI от ЭДО?
Основная разница между ЭДО и EDI заключается в том, что ЭДО относится к обмену электронными документами в рамках одной страны или региона, в то время как EDI предназначен для международного обмена данными между компаниями в разных странах.
Обмен данными через системы EDI осуществляется между деловыми партнёрами, например, поставщиком товаров и заказчиком. ЭДО, помимо документооборота между контрагентами, применяется также для взаимодействия с госорганами. Кроме того, электронный обмен данными по умолчанию не является юридически значимым. Документы, которые передают через системы ЭДО, заверяются электронной подписью. Это придаёт ей юридическую силу.
Другая отличительная черта ЭДО заключается в том, что он часто используется для обмена электронными копиями документов, таких как счета-фактуры и договоры, в то время как EDI преимущественно используется для обмена структурированными данными в формате, который может быть легко прочитан и обработан компьютером.
Если вы планируете организовать электронный документооборот для взаимодействия с контрагентами и госорганами, подключитесь к сервису Астрал Докс. С его помощью вы сможете быстро обмениваться документами с партнёрами и регуляторами по выгодной цене — предоставляется скидка, размер которой зависит от объёма исходящих документов, а также 50 исходящих документов в подарок. Все входящие документы — бесплатно.
Заключение
Суть электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, EDI) и электронного документооборота (ЭДО) заключается в передаче структурированных данных между компьютерными системами разных организаций, используя стандартные форматы сообщений и протоколы передачи данных.
Системы EDI и ЭДО позволяют автоматизировать обработку документов, ускорить процесс передачи информации и сократить затраты на бумажную документацию, что повышает эффективность бизнес-процессов и улучшает коммуникацию между партнёрами.
В рамках EDI обмен происходит в формате структурированных электронных сообщений, которые содержат определённые элементы данных, такие как коды товаров, цены, количество, адреса и т.д. Эти сообщения могут автоматически обрабатываться компьютерными системами получателя без участия человека.
ЭДО, в свою очередь, позволяет организациям обмениваться электронными документами, такими как счета-фактуры, накладные, договоры и другие документы, используя электронную подпись для обеспечения юридической значимости документов и соблюдения требований законодательства.
В целом, использование EDI и ЭДО позволяет существенно ускорить и упростить процессы бизнес-коммуникаций между партнёрами и улучшить качество обработки документов, что способствует повышению эффективности и конкурентоспособности бизнеса.
Отличия EDI и ЭДО
Аббревиатура EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, что в переводе с английского означает «обмен данными в электронной форме». Так называют процесс передачи структурированной цифровой информации, который позволяет организациям передавать друг другу коммерческие данные — торговые, финансовые, транспортные и другие.
За рубежом первые стандарты EDI появились в 80-х годах прошлого века, в России — в 2004 году, когда они стали востребованы активно развивающимся продуктовым ритейлом.
Использование EDI сообщений даёт организациям и предпринимателям сразу несколько преимуществ:
- у них появляется возможность буквально за несколько кликов «мыши» передавать практически любые данные — заказы, каталоги товаров, руководства по эксплуатации и многое другое;
- сводятся к минимуму влияние человеческого фактора и риск возникновения ошибок — система EDI автоматически выявляет и устраняет их;
- открывается возможность работы с государственными контрольными и учётными системами — Меркурий, Честный знак и ЕГАИС;
- контрагенты получают возможность формировать многочисленные отчёты по хозяйственной деятельности (эта функция становится доступной при внедрении расширенной аналитики);
- значительно ускоряется и упрощается поиск нужной информации в базе данных, а сама она получает надёжную защиту от несанкционированного доступа;
- процесс обмена информацией с контролирующими органами становится более управляемым и прозрачным.
Преимущества существенны, поэтому многие предприниматели, узнав о них, задают вопрос: как подключиться к системе EDI? Для этого нужно обратиться в специализированную компанию-провайдер, которая на платной основе выполнит все необходимые настройки и интерграции и позволит обмениваться электронными данными.
Стандарты передачи данных в EDI
Информация в рамках EDI передаётся не в произвольном порядке — для этого разработали и применяют ряд стандартов и правил, позволяющих отправителям и получателям данных «говорить на одном языке».
Из большого многообразия стандартных EDI сообщений (документов) можно выделить несколько самых распространённых.
- Заказ. При необходимости оформить заказ у поставщика используют документ с названием ORDERS. Он наиболее востребован у представителей крупного ритейла, но его применяют и в иных компаниях — складских, транспортных и других. Документ содержит исчерпывающую информацию о заказываемых товарах — их наименования, количество, адреса, по которым их нужно доставить и другие сведения.
- Ответ на заказ. Поставщик может подтвердить заказ или отказать в его исполнении. Для этого он использует EDI сообщение (документ) ORDRSP. Поставщик вправе расширить стандартную информацию в нём и дополнить её предложениями альтернативных товаров, другими сведениями.
- Каталог товаров. Производители и поставщики заинтересованы в информировании своих клиентов об ассортименте имеющейся продукции. Они делают это с помощью ещё одного стандартного EDI-документа — PRICAT. Он представляет собой каталог с автоматически обновляющимися сведениями о товарной номенклатуре, ценах, основных характеристиках продукции.
- Счет-фактура. Чтобы в автоматическом режиме сформировать счёт-фактуру для оплаты поставленных товаров, используется такой документ EDI, как INVOIC. С его помощью можно не только оплачивать продукцию, но и отчитываться перед налоговой инспекцией (в последнем случае понадобится электронная цифровая подпись).
- Уведомление об отгрузки. Существует EDI-аналог бумажного товаросопроводительного документа — DESADV. Это — уведомление об успешно состоявшейся отгрузке товаров со склада, которое содержит подробную информацию о поставленной продукции.
- Уведомление о приемке. Покупатель должен проинформировать поставщика о факте получения товаров. Для этого предназначено такое EDI-сообщение, как RECADV.
- Уведомление о возврате. Покупатель по тем или иным причинам может отказаться от получения товара и вернуть его поставщику. Для этого он использует такой документ, как RETANN, содержащий сведения о возвращаемых товарах и причинах отказа в их приёмке. У поставщика после получения RETANN возникает обязанность отреагировать и ответить покупателю.
Обратите внимание: приведённый выше перечень стандартных документов EDI — не исчерпывающий. В каждом конкретном случае стороны обмена информацией могут корректировать его, подстраивая под свои нужды.
ЭДО: понятие, сферы применения
Аббревиатура ЭДО расшифровывается как «электронный документооборот». Так называют способ обмена документами по телекоммуникационным каналам, при котором документация сохраняет полную юридическую силу. Закономерен вопрос: как она обеспечивается, если документы не имеют бумажных версий? Действительно, они представляют собой файлы и не имеют материального воплощения. Для решения этого вопроса используют не собственноручную, а электронную цифровую подпись.
В системе ЭДО цифровая подпись приобретает силу и приравнивается к собственноручной отнюдь не по умолчанию. Для этого она, во-первых, должна иметь так называемый сертификат ключа, причём действительный. Во-вторых, должны соблюдаться все требования, содержащиеся в этом сертификате.
Юридическая сила документов в системе ЭДО была бы поставлена под сомнение, если бы правильность использования электронных подписей контролировали сами участники информационного обмена, и только они. В наши дни и этот вопрос имеет решение. Контроль работы с цифровыми подписями осуществляют сторонние организации — операторы электронного документооборота. Каждая из таких компаний прошла аккредитацию в Федеральной налоговой службе, поэтому имеет право свидетельствовать правильность работы с электронными документами. Из сказанного логично вытекает, что юридически значимый электронный документооборот невозможен без привлечения аккредитованных операторов.
В наши дни ЭДО используется в самых разных сферах деятельности — в частности, в компаниях, поставляющих большие объёмы товаров. Им крайне важно следить за тем, чтобы на складах всегда была продукция, пользующаяся спросом у потребителей. При больших объёмах работы с традиционными бумажными документами делать это было бы сложно. Системы ЭДО, обеспечивая автоматизацию бизнес-процессов, устраняют эту проблему и делают работу поставщика максимально эффективной.
Преимущества внедрения системы ЭДО
Использование в компании системы ЭДО даёт сразу несколько достоинств, недостижимых без неё. В первую очередь нужно вспомнить о человеческом факторе —при ручной обработке бумажных документов сотрудники нередко допускают ошибки. Системы ЭДО с их богатыми возможностями автоматизации многих рутинных процессов позволяют минимизировать человеческий фактор.
Заслуживает внимания рост оборачиваемости капитала, который способен обеспечить ЭДО. Важную роль в этом играет высокая и стабильная скорость обмена финансовой информацией с компаниями – партнёрами и сокращение кассовых разрывов.
Информация на бумажных документах недостаточно хорошо защищена — недоброжелатели могут её скопировать, изменить, уничтожить. В силу того, что система ЭДО делает ненужным использование бумаги, решается и эта проблема — критически важная информация получает надёжную защиту.
Строение системы ЭДО
Современная система электронного документооборота в её классическом представлении состоит из нескольких модулей, тесно связанных друг с другом:
- Модуль ввода данных, который используется для ввода в систему новой информации для создания электронных документов. Он позволяет пополнять систему сведениями с электронной почты, сканеров, по другим каналам.
- Модуль индексации, используемый для регистрации полученной информации и структурирования её в системе.
- Модуль хранения данных, предназначенный для надёжного и безопасного хранения оцифрованных данных, их резервирования и восстановления после аварий.
- Модуль обработки и маршрутизации данных. Документы в современной системе ЭДО движутся по сложным маршрутам, и чтобы организовать этот процесс и сделать его безошибочным, используются модули обработки и маршрутизации.
- Модуль управления доступом, предназначенный для наделения разных сотрудников организации необходимыми правами доступа к электронным документам.
- Модуль интеграции. Современную систему ЭДО можно тесно связать с другими аппаратно-программными комплексами, имеющимися в компании — например, с бухгалтерской платформой или CRM. Для этого используется ещё одна часть системы — модуль интеграции.
Вместе перечисленные блоки при их грамотном внедрении образуют стройный комплекс, который и открывает доступ к перечисленным выше преимуществам.
Проблемы внедрения ЭДО
Системы для организации электронного документооборота активно развиваются, но на этом пути ещё остаётся немало проблем. Одна из них — психологическая и профессиональная неготовность многих сотрудников к полному отказу от использования бумажных документов. Способы решения этой проблемы — проведение тренингов, повышение квалификации, наглядная демонстрация пользы системы ЭДО.
Во многих компаниях наблюдается большая ротация персонала, что также тормозит внедрение электронного документооборота. Не все руководители таких компаний соглашаются на регулярный выпуск новых электронных цифровых подписей, требуемых для участия в процессе ЭДО.
Государство относительно недавно начало активно участвовать в цифровизации процессов документооборота, поэтому и сейчас в нормативной базе сохраняются белые пятна, которые также не способствуют развитию ЭДО в бизнесе.
Отличия между EDI и ЭДО
Теперь мы располагаем всей полнотой информации, чтобы уверенно ответить: EDI и ЭДО — разные системы. Доступен и ответ на вопрос о том, в чём заключаются отличия между ними. Главное из них — в следующем:
- сообщения и документы в системе EDI имеют форму, не утверждённую законодательством — она определяется самими участниками обмена данными;
- документация, передаваемая с помощью системы ЭДО, имеет форму, предусмотренную нормативными актами, и заверяется электронной цифровой подписью. Это придаёт ей юридическую силу и позволяет подавать в налоговые инспекции, суды, другие государственные и муниципальные органы.
Какую из двух систем выбрать? В каждом случае ответ зависит от существующих потребностей компании и особенностей её работы. Оцените эти факторы, и вы сделаете грамотный выбор, а наши специалисты при необходимости помогут вам в этом.
Роль компании «Логика Бизнеса»
Наша компания играет активную роль в цифровой трансформации деловых процессов. Эксперты, входящие в наш штат, оказывают клиентам профессиональную помощь во внедрении юридически значимого электронного документооборота. Для этого мы используем программный комплекс «Логика: ЮЗ ЭДО» собственной разработки.
В платформе, о которой идёт речь, реализована поддержка усиленной квалифицированной цифровой подписи. Благодаря этому документы, создаваемые и передаваемые с помощью «Логики: ЮЗ ЭДО», сохраняют полную юридическую силу. Это достоинство оценили на уровне государства — программный комплекс внесли в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.
Используя «Логику: ЮЗ ЭДО», вы значительно упростите и ускорите работу с документами, сведёте к минимуму вероятность ошибок. Платформа позволит создавать документацию как в ручном, так и в автоматическом режиме. У неё есть и другие достоинства, о которых вам охотно расскажут специалисты нашей компании. Свяжитесь с нами в любое удобное время!