Как перейти на электронный документооборот: пошаговая инструкция
Чтобы торговать маркированными товарами, нужно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Через ЭДО информация о приёмке товаров будет передаваться в единую систему маркировки «Честный ЗНАК».
Подключиться к ЭДО придётся производителям, импортёрам, поставщикам и предпринимателям.
Рассказываем, почему работать с ЭДО дешевле и быстрее, чем с бумажными документами. А ещё о том, как перейти на электронный документооборот.
Почему ЭДО — это выгодно
| ЭДО | Бумажные документы |
|---|---|
| Создать электронный документ можно бесплатно в любом текстовом редакторе. | Распечатать бумажный документ на одной странице — 1,5 ₽. Пакет документов на шесть листов будет стоить 9 ₽. |
| Отправить электронный документ можно за 6-8 ₽. Платит отправитель, а все входящие бесплатны. | Отправить документы по почте — около 50 ₽. А с курьером — около 500 ₽. |
| За хранение документов не нужно платить. | Нужно место для хранения документов — придётся платить за аренду помещения. |
Почему ЭДО — это быстро
| ЭДО | Бумажные документы |
|---|---|
| Не нужно распечатывать документы и ставить печати. Подписать документ можно за пару кликов. | Каждый документ нужно распечатать, поставить на него печать, подписать. Если у компании большой документооборот — это отнимает несколько рабочих дней бухгалтеров. |
| Электронная накладная от поставщика придёт за несколько секунд. Отправка после подписания займёт столько же. | Доставка почтой займёт от 2 до 14 дней. Если отправляете курьером — то от 1 до 4 дней. Столько же времени уйдёт на обратную доставку подписанных документов. |
| Чтобы найти нужный документ, нужно ввести ключевые слова в поисковой программе. 2-3 секунды — и нужный документ на экране. | Бумажные документы часто теряются — бухгалтера ищут их и тратят время. |
Как перейти на ЭДО
Для перехода на электронный документооборот нужно изменить учётную политику, выбрать подходящую систему и оператора ЭДО, подключить контрагентов. Рассказываем подробно о каждом этапе.
1. Измените учётную политику. Пропишите в документах компании, что вы можете использовать электронные документы. В частности, что документы могут создаваться в онлайне и подписываться электронной подписью.
2. Изучите движение документов в компании. Важно понять, через кого проходят документы, сколько человек задействованы, какие цепочки работают. Отметьте, где возникают затруднения и задержки.
3. Выберите систему ЭДО. Есть два варианта — веб-версия или интеграция ЭДО в учётную систему компании:
- Веб-версия. Для её установки не нужно «влезать» в учётные системы компании. Такой вариант подойдёт, если у вас немного контрагентов и вам не нужно получать и отправлять документы каждый день;
- Интеграция. ЭДО будет интегрирован в учётную систему — работники смогут принимать и подписывать электронные документы через привычный интерфейс. Такой вариант позволит автоматизировать действия — это удобно и сэкономит время.
Если у вас Эвотор — установите приложение «Маркировка». Оно позволит подписывать электронные документы на кассе, в мобильном приложении и на компьютере.
4. Купите электронную подпись. Чтобы подписывать документы в онлайне, нужна электронная подпись. Её можно прикрепить к документам с помощью средства криптозащиты информации (СКЗИ).
Как купить подпись и установить СКЗИ:
- Обратитесь в удостоверяющий центр, который проверен налоговой. Закажите у них подпись — для работы с маркированными товарами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
- Установите СКЗИ. Есть бесплатные и платные программы — бесплатные не подходят для некоторых приложений и терминалов.
- Также есть аппаратные и программные СКЗИ. Первые — это специальные флешки (токены), на которые установлены программы шифрования. Вторые — программы, которые устанавливаются на ПК или терминал.
Если у вас Эвотор — обратитесь к партнёру, чтобы купить УКЭП. А СКЗИ «КриптоПРО» будет установлено на кассу вместе с сервисом «Маркировка» — лицензию на программу можно докупить в Эвотор.Маркете.
5. Выберите оператора ЭДО. Это специальные сервисы, через которые стороны обмениваются электронными документами. Они похожи на электронную почту: есть папки с входящими и исходящими документами, поиск адресатов, возможность создать и отправить файл. Особенность ЭДО — хорошая система шифрования. Взломать систему и украсть документы почти невозможно.
Операторы не отличаются друг от друга по функциональности и удобству. Различия есть в скорости обслуживания и помощи при интеграции ЭДО в бизнес.
Узнайте у контрагентов, какие ЭДО они используют — если у вас одинаковые системы, за отправку документов нужно будет платить меньше.
Если у вас Эвотор — лицензия на использование ЭДО будет включена в сервис «Маркировка». Сейчас можно подключиться к оператору «Такском» и «Калуга Астрал». А скоро будут доступны «Платформа ОФД», «СБИС» и «Корус».
6. Подключите контрагентов. Чтобы обмениваться документами, производители, поставщики и импортёры также должны подключиться к ЭДО. Без этого вы не сможете легально принимать маркированные товары.
Как ввести в бухгалтерии ЭДО
Обработка документации в электронной форме – это удобный инструмент для ведения бизнеса. Электронный документооборот сокращает сроки согласования и подписания документов, упорядочивает работу сотрудников, помогает совершенствовать бизнес-процессы. Расскажем подробнее о бухгалтерской стороне ЭДО и порядке его внедрения в компании.
Система электронного документооборота – это программное решение, с помощью которого осуществляется автоматизация работы с документами. При внедрении ЭДО в электронном виде можно создавать, передавать, согласовывать, изменять подписывать, искать, хранить документацию. Системы документооборота разделяют на два вида:
- внутренние – электронно обрабатываются только внутренние документы компании;
- внешние – обмен электронными документами осуществляется с контрагентами и государственными органами.
Внедрить электронный документооборот можно с помощью интегрированного решения или отдельной программы. Первый вариант включает все этапы обработки документации – от подготовки до отражения операций в учете и хранения сведений в архиве. Отдельная программа позволяет только создавать документы, однако не передает их автоматически в учетную систему. В интегрированной СЭД сотрудники согласовывают договор, который затем автоматически попадает в бухгалтерскую программу, казначейство, формируется счет, заявку на оплату. Далее программа запускает согласование платежа, оплату, отправляет документ в архив, при необходимости позволяет извлечь из него.
Внедрение электронной обработки документов в большинстве случаев осуществляется на добровольной основе, однако для ряда компаний это требование обязательное. К ним относят:
- организации, совершающие любые операции с прослеживаемые товарами;
- крупнейшие налогоплательщики;
- плательщики налогов и сборов со среднесписочной численностью свыше установленного лимита;
- вновь созданные предприятия в том числе в результате реорганизации, численность работников которых превышает 100 человек;
- плательщики налога на добавленную стоимость, а также налогоплательщики, которые в общем случае не обязаны платить НДС (например, на УСН), но выставившие счет-фактуру с выделенным налогом (они будут обязаны перечислить его в бюджет и отчитаться в ИФНС);
- налоговые агенты, которые реализуют сырые шкуры животных, лом, отходы черных и цветных металлов, вторичного алюминия, его сплавов, а также макулатуру;
- иностранные компании, которые оказывают российским организациям электронные услуги, если местом реализации признается Россия.
Перечисленные компании обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность (включая аудиторское заключение) только в электронной форме. Если документы будут представлены на бумаге, они будут считаться несданными, ИФНС их не примет.
В рамках бухгалтерского ЭДО компания может согласовывать и обмениваться с контрагентами различными первичными документами: договорами, дополнительными соглашениями, счетами, УПД, различными видами накладных, актами выполненных работ. Порядок обработки электронных документов определяется локальными нормативными актами (по внутренней документации компании) или соглашениями между компаниями (для обмена документами с партнерами). В регламентах необходимо прописать алгоритмы создания, визирования каждого документа, правила подписания, порядок изменения, а также права и обязанности каждого участника ЭДО.
Документооборот посредством электронных каналов взаимодействия представляет собой обмен электронными документами – файлами с дополнительными сведениями о них. По сути, бумажный документ заменяется электронной формой, которая создается в специализированной программе. С этим файлом можно выполнять аналогичные операции – создавать, оформлять, заполнять, визировать, подписывать, отправлять, получать, при этом все операции происходят в электронном виде.
Важное отличие от обычных файлов, в которых хранится привычная информация (например, акты или договоры), в электронных документах, передаваемых через системы документооборота, предусмотрены дополнительные сведения о подписании. Они подтверждают статус документации и делают их юридически значимыми.
Идентично бумажным документам, электронные бывают формализованными и неформализованными. Формат первых утвержден нормативными документами, их изменение не допускается. Например, это формы декларации, отчетов в ИФНС или формат счетов-фактур. Поля и порядок заполнения неформализованных документов определяет компания самостоятельно на основании соглашений. В качестве примера можно привести акт сдачи-приемки выполненных работ: перечень обязательных сведений утвержден законом о бухгалтерском учете, при этом расположение этих реквизитов остается на усмотрение юридического лица (ИП) и его контрагентов.
Цифровая подпись – это аналог собственноручной подписи, специальная зашифрованная информация, которая присоединяется к электронному документу при его подписании. Исходя из этих данных можно определить, кто и когда подписал соответствующий документ. ЭЦП защищает документ от внесения изменений.
Электронные подписи бывают двух видов: простые и усиленные. Различаются они степенью защиты: усиленные подписи формируются с использованием криптографических преобразований, к простым ЭЦП такое шифрование не применяется. Усиленные подписи делятся на два класса: неквалифицированные и квалифицированные. Первый тип можно создать самостоятельно либо получить в удостоверяющем центре. Квалифицированные ЭЦП можно получить только в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые выдают два ключа (непосредственно электронную подпись и ключ ее проверки).
В зависимости от соглашения сторон и требований нормативно-правовых актов в электронном документообороте могут использовать все виды ЭЦП. Исключение составляют сделки (правоотношения), для которых законодательно определен бумажный формат заключения договора, например, выпуск векселя всегда оформляется на бумаге. В остальных случаях контрагенты могут заключить соглашения об обмене электронными документами, в котором указывают:
- тип ЭЦП, которым будут подписываться документы;
- правила определения подписанта;
- обязанности по соблюдению конфиденциальности.
Важно отметить, что усиленная квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной на бумажном носителе в любых правоотношениях. Этот тип ЭЦП позволяет однозначно определить лицо, подписавшее электронный документ, а также подтвердить, что изменения в документ после его подписания не вносились. Электронная подпись потребуется, чтобы оформлять электронные счета-фактуры, подать документы при госрегистрации юридического лица или ИП, представить отчетность в инспекцию, фонды или ГИР БО.
Ключевые достоинства перехода на ЭДО связаны с упрощением документооборота и сокращением издержек на согласование договоров и другой документации. Электронный документооборот оптимизируют бизнес-процессы компании: увеличивается скорость работы с документацией, при этом привычная схема взаимодействия не меняется. Это позволяет сократить трудозатраты сотрудников и повысить их производительность.
Совершенствование процесса обработки документации делает его прозрачным и безопасным. При внедрении ЭДО можно мгновенно отследить статус каждого введенного документа, так как все действия фиксируются на сервере. С одной стороны, это повышает ответственность сотрудников (за каждым документом следит система), с другой – повышается управляемость документооборотом. Обеспечивают безопасность протоколы шифрования ЭДО, без которых не функционирует ни одна современная система. Снижается риск неправомерного доступа к сведениям, так как при грамотном разграничении прав доступа информация доступна только сотруднику с соответствующими разрешениями.
Сокращение косвенных затрат компании обеспечивается не только экономией на печати и почтовых расходах, но и сокращением сроков течения процессов и повышением скорости обработки документов сотрудниками. Например, если до внедрения ЭДО юрист мог согласовать ограниченное число заявок на платеж, то после перехода на электронное взаимодействие ключевые данные о каждом документе будут видны в системе, а значит, работник сможет обрабатывать больше заявок на платеж и другой документации.
ЭДО упрощает взаимодействие с государственными органами. Действующее законодательство признает юридически значимыми документы, подписанные электронной подписью, поэтому их можно на общих основаниях направлять в суды и иные учреждения. При этом для некоторых организаций этот способ взаимодействия является единственно доступным. Например, крупнейшие налогоплательщики обязаны направлять документацию в налоговые органы только в электронном виде.
Перевод документооборота в электронный вид упрощает хранение данных: сокращается физический объем хранимой документации. Одновременно с этим становится проще доступ к архиву: значительно сокращается срок подбора документов (например, для налоговых или аудиторских проверок). Дополнительное преимущество: с ЭДО сокращается риск потери сведений в течение всего срока хранения.
Для внедрения электронного документооборота внутри компании необходимо на начальном этапе подготовить локальную нормативную базу, в частности, проверить действующий регламент документооборота, внести корректировки и утвердить новый порядок работы с документами.
Следующий этап подготовки – разработка технического задания. Этот документ должен включать в себя:
- назначение новой программы – например, система ЭДО должна автоматизировать документооборот в соответствии с требованиями внутреннего регламента;
- ожидаемые результаты внедрения – например, сокращение сроков согласования проектов договоров, простоя ответственных сотрудников, систематизация внешней корреспонденции;
- перечень документов, которые должны обрабатываться в электронном виде – привести подробные список с подтипами документов, которые будут затронуты автоматизацией;
- разработку маршрутов документооборота – для каждого вида документа должен быть прописан порядок создания и последовательность шагов при согласовании;
- будущих пользователей системы ЭДО – утверждение списка лиц, занимающих должности, которые вправе работать с электронными документами, прописать их права и роли;
- требования к информационной системе – производительность, надежность, защищенность, интерфейс, совместимость с другими программами.
После составления технического задания необходимо выбрать конкретную систему электронного документооборота, которую наиболее выгодно можно внедрить в организации. Для этого специалистам IT-отдела необходимо изучить рынок программных продуктов для ЭДО, которые подходят под критерии технического задания, а также сопоставить различные программы по стоимости, функциональности, удобству использования и прочим условиям внедрения. Дополнительно потребуется определить, кто будет внедрять ЭДО: сотрудники IT-отдела или подрядчики.
На этом же этапе составляется и утверждается бюджет расходов на внедрение новой формы документооборота. В него необходимо заложить стоимость оборудования, лицензий, расходы на опытную эксплуатацию и доработку под требования организации.
Этап непосредственного внедрения выбранного программного продукта выполняется осведомленными сотрудниками. После него требуется обучить пользователей и составить инструкции. Необходимо также описать порядок заведения и утверждения разных типов документов, алгоритм составления цепочки согласований и другие правила работы с системой ЭДО.
Несколько месяцев может продолжаться опытная эксплуатация внедряемой программы, когда процессы с бумажными документами дублируются в ЭДО. Этот этап завершается приказом руководителя об официальном переходе на электронный документооборот. С этого момента согласование документов осуществляется только электронно. После введения в эксплуатацию необходимо выбрать, кто будет заниматься поддержкой и развитием программы: самостоятельно либо с привлечением подрядных организаций.
Автор: Андрей Матигин
Часть 1. Переход на электронный документооборот. С чего начать обмен с контрагентами?
В серии статей «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» эксперты ECM-Journal рассказали всё, что нужно знать бухгалтеру о внутреннем и внешнем ЭДО. Читайте в этом материале: какие процессы уже переводят в цифру и нужно ли вам что-то менять?
Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя! В серии статей «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» эксперты ECM—Journal рассказывают всё, что нужно знать бухгалтеру о внутреннем и внешнем ЭДО. В этом материале вы узнаете: какие процессы уже переводят в цифру, нужно ли что-то менять в компании и с чего начать безбумажное взаимодействие с контрагентами. Многие компании переводят документы в цифровой вид. Изменения проходят как внутри организации, так и в работе с контрагентами. Часто инициатором становится бухгалтер, потому что именно ему приходится работать со стопками бумаг, заводить их в систему и тратить на это уйму времени. Благодаря автоматизации он избавляется от рутины и освобождает драгоценные часы для более важных дел. Однако переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами — дело не пяти минут. Для начала нужно разобраться в терминах и понять, как он работает на самом деле и будет ли 100% полезным для вашей компании. 
Хорошо ли вы разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Онлайн-тест на 5 минут. Сможете ответить, верны ли следующие 10 утверждений об электронном документообороте с контрагентами?
Электронные документы в бухгалтерии. Нужны ли перемены?
- бухгалтер создаёт акт выполненных работ в 1С или другой учётной системе, выводит его на бумагу, ставит подпись/печать и отправляет компании-партнёру;
- секретарь принимает акт от курьера или забирает из почтового отделения. Затем помещает документ в МФУ, делает скан и заносит его в информационную систему. А бедный бухгалтер уже вручную делает проводку в своей учётной системе.
При этом бумажный документ, который привезли секретарю, нужно ещё обязательно хранить. А что если его потеряли, испортили в пути или при оформлении допустили ошибку?
Правильно, все этапы работы с документами повторяются — акт приходится печатать заново, отправлять и тратить деньги, время, нервы… А бухгалтер на другой стороне вынужден ждать документ неделями, а иногда месяцами.
Знакомая ситуация? Если да, то компании пора переводить внешний документооборот в цифру. Только так можно исключить потери и порчу документов, избавиться от затрат на печать и доставку.
Выгоды на реальном примере — при использовании сервиса Synerdocs:
Способы обмена электронными документами
После решения перейти на безбумажное взаимодействие с бизнес-партнёрами должен быть второй шаг. Теперь нужно выбрать, как именно обмениваться такими документами.
Обычно рассматривают два способа:
1. Прямой обмен электронными документами. Чтобы он был юридически значимым, нужно заранее заключить с контрагентами специальное соглашение.
В документе необходимо обязательно уточнить порядок и условия безбумажного документооборота. В том числе нужно указать, как именно участники обмена планируют отправлять, получать и подписывать электронные документы. Важно: если обе стороны готовы работать с усиленной квалифицированной подписью, то соглашение подписывать необязательно. Если же подписи используются другие, то оно требуется.
В любом случае таким способом можно отправлять файлы-оригиналы прямо на email компании-получателя. Вот только эта схема работает не всегда — есть ограничения по видам документов, которые бизнесу можно подписывать и отправлять таким способом. Например, так нельзя обмениваться УПД или счетами-фактурами. И вот тогда «спасает» второй вариант.
2. Обмен через оператора электронного документооборота, а точнее через его специальный сервис.
Образец соглашения об обмене электронными данными с участием оператора и подробнее об оформлении документа — в статье ECM-Journal.
Компания-пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена. И всё, теперь остаётся только оплатить услуги, зарегистрировать себя и контрагента в сервисе, и можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.
«Оператор ЭДО нужен, когда обмениваться нельзя напрямую. Все такие случаи описаны на законодательном уровне. Например, нелегитимным будет обмен электронными счетами-фактурами по email — делать это нужно только через специализированного провайдера услуг. Требование содержится в Приказе Минфина России от 10.11.2015 года № 174н „Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи“. Причина регулирования здесь понятна: если возникнут споры, то оператор сможет подтвердить, что счёт-фактура была выставлена конкретному контрагенту, а он получил документ в сервисе».
Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs
Как перейти на ЭДО
Итак, вы выбрали максимально легитимный способ — работать с контрагентами через оператора ЭДО. Чтобы перейти на безбумажное взаимодействие, нужно пройти три шага:
- выбрать сервис и зарегистрироваться;
- купить сертификат электронной подписи (ЭП) — услугу может предоставить оператор;
- подключить партнёров к ЭДО. Это можно сделать самостоятельно или опять же через оператора.
Подключиться к сервису обмена
Для начала нужно выбрать сервис, который действительно подходит. Провайдеры предлагают разные тарифы и возможности — как технические, так и организационные. Все условия можно найти на сайте или обсудить по телефону, email.
Для подключения нужно зарегистрироваться в сервисе — придумать логин и пароль. Второй вариант, если уже есть сертификат ЭП, — пройти аутентификацию по нему. Параллельно пользователю предлагают принять правила работы в сервисе и подписать публичную оферту (лицензионный договор).
Купить сертификат электронной подписи
Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи России. Список опубликован на сайте министерства. Удостоверяющим центром может быть и сам оператор ЭДО. Иногда он выдаёт сертификаты через организацию-партнёра.
«Если обратиться к ФЗ № 63 „Об электронной подписи“, то станет понятно — сертификат ЭП идентифицирует конкретное лицо, которое может работать с документами от имени организации и на основании ей устава (доверенности). То есть пользователь у сертификата один, передавать кому-либо его нельзя. Точно так же, как если бы человек подписывал документы собственноручно — на бумаге».
Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs
При этом важно правильно выбрать электронная подпись, сертификат которой понадобится. На данный момент есть три варианта: усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная и простая.
Согласно ФЗ № 63 документы, подписанные любым видом ЭП, — то же самое, что и бумажные с собственноручной подписью.
Какая подпись нужна для бухгалтерии и как её получить, читайте в следующей статье >>
Подключить контрагентов
Если партнёров в сервисах ЭДО нет, то обмениваться документами будет не с кем. Максимум эффекта от перехода организации на электронный документооборот можно получить только тогда, когда все контрагенты готовы к изменениям или уже работают по-новому.
«Для начала нужно сообщить им, что теперь используете сервис для обмена электронными документами. Пригласите контрагентов подключиться к ЭДО — напишите email, расскажите о новой возможности по телефону или при встрече. Главное — представить выгоды отказа от бумаг. Для контрагента и вас это не только экономия в рублях, но еще и ускорение совместных процессов».
Татьяна Жигалова, аналитик Synerdocs
Что делать, если партнёр использует сервис другого оператора ЭДО? Есть два решения. Первое — подключиться к нему самому. Но только если контрагентов много и каждый из них использует свой сервис, придётся оплачивать услуги множества провайдеров. Для бухгалтерии это большой минус — расходы явно увеличатся.
Роуминг в ЭДО
Это второй и более рациональный вариант. Благодаря этой технологии можно обмениваться документами с контрагентами, которые используют другой сервис. Для настройки роуминга ЭДО, нужно обратиться к своему оператору.
В переводе контрагентов на безбумажный документооборот используют «кнут» и «пряник». Чем именно отличаются методы — в материале ECM-Journal.
А теперь коротко
В бухгалтерии уже, как правило, используют учётную систему, сервис для сдачи отчётности и другое ПО. То есть внутри компании документооборот и процессы уже обычно автоматизированы.
Чтобы перейти от внутреннего цифрового взаимодействия к внешнему, нужно выбрать сервис, зарегистрироваться в сервисе, оплатить тариф и купить сертификат электронной подписи. Всё, теперь можно приглашать контрагентов к обмену.
Большую часть работ можно не делать самому — многие операторы ЭДО выполняют их за клиентов. Нужно лишь обратиться к ним за помощью.
Читать дальше:
- Часть 2. Электронная подпись в бухгалтерии
- Часть 3. Электронные бухгалтерские документы — факты, законы и важные нюансы
- Часть 4. Электронная отчетность в налоговую: особенности взаимодействия с ФНС
- Часть 5. Хранение электронных документов: где и как
- Часть 6. Тренды. От маркировки товаров до электронного документооборота в грузоперевозках
Электронный документооборот в бухгалтерии
Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.
Что такое электронный документооборот
При слове «бухгалтерия» многим в первую очередь представляются подшивки документов, стеллажи, заставленные папками и т.п. И действительно — без различных «бумажек» ведение учета пока представить себе сложно. Но развитие информационных технологий меняет и такую консервативную сферу, как бухучет.
Уже не первый десяток лет почти никто не заполняет учетные документы вручную. Практически вся бухгалтерская «первичка» сначала создается с помощью той или иной компьютерной программы.
Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?
Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).
Нормативная база для электронного документооборота
Важно, чтобы онлайн-документы составлялись в соответствии с нормами законодательства. Базовым нормативным актом в этой области является закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации…». Пункт 4 ст. 11 закона № 149-ФЗ позволяет приравнять обмен электронными сообщениями к бумажному документообороту. Но и электронные документы должны быть заверены подписью. Порядок такого удостоверения определяется отдельным нормативным актом — законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ: