За сколько дней оформляется приказ на командировку

Оформление командировки: пошаговая инструкция

Объясняем, как правильно оформить документы на командировку, составить отчёты и упростить планирование рабочих поездок с помощью онлайн-сервиса.

1. Определить, является ли поездка командировкой

Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка:
— осуществляться сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем;
— совершается по распоряжению работодателя и в его интересах;
— оформляется на определенный срок;
— используется для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

2. Выпустить приказ о командировке

Командировочные удостоверения и служебные задания теперь опциональны, а вот приказ нужно выпустить обязательно. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 Госкомстата или формой, утвержденной внутренними нормативными актами компании. В последнем случае приказ должен обязательно содержать следующие данные:

• наименование организации,
• наименование документа и дата его составления,
• Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
• место назначения (страна, город, организация),
• срок командировки (количество календарных дней),
• даты начала и окончания поездки,
• цель командировки,
• организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя отправляющегося в командировку сотрудника и должен быть подписан руководителем организации.

3. Выдать сотруднику аванс

Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, перед поездкой работодатель должен выплатить сотруднику аванс для компенсации расходов на проезд и проживание, а также суточные для оплаты дополнительных расходов в командировке.

Суточные начисляются за каждый день, проведенный в командировке. При этом максимальная сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей для заграничных командировок.

4. Забронировать билеты и проживание

Можно обратиться в агентство, которое подберет отели и билеты за комиссию. Более простой и выгодный способ — воспользоваться онлайн-сервисом планирования командировок. OneTwoTrip for Business предлагает более 2 000 000 отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний и ж/д билеты по России и СНГ. Забронировать билеты можно на одного человека или на группу буквально за пару минут.

Почему стоит попробовать онлайн-бронирование командировок?

• Большой выбор авиа-, ж/д билетов и отелей, что позволит выбрать оптимальные варианты и состыковать пересадки;
• Быстрое и простое отслеживание тревел-процессов онлайн;
• Удобный доступ к отчётам круглые сутки;
• никаких агентских сборов;
• возможность планировать поездки заранее и видеть все командировки компании в одном месте.

4. Зафиксировать факт отправки сотрудника в журнале учета

В журнал заносят ФИО командированного специалиста, место назначения (название организации и адрес).

5. Заполнить табель учета рабочего времени

Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании. Дни командировки отмечают кодом «К». Время командировки подтверждается после возвращения.

6. Оформить авансовый отчет по форме АО-1

В течение 3-х дней после командировки сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию (билеты, чеки, квитанции).
Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы перед командировкой выдает бухгалтерия, либо сотрудник тратит собственные и затем получает компенсацию по чекам из поездки. Суточные выдаются во всех случаях кроме однодневной командировки.

7. Проверить наличие документов, подтверждающих затраты

Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры. Факт нахождения в служебной поездке подтверждают билеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде.

Онлайн-планирование позволяет видеть все расходы по отелям и билетам на каждого сотрудника в сервисе, а также фильтровать информацию по периоду или человеку. Нет необходимости предъявлять бумажные билеты — электронные квитанции сохраняются при покупке билетов. При использовании онлайн-сервиса для планирования командировок вся закрывающая документация также находится в системе.

За сколько дней оформляется приказ на командировку

На этой странице мы описываем инструкции по оформлению командировок за рубеж и по России.

Инструкция по оформлению командировки за рубеж

(Подробную пошаговую инструкцию оформления командировки с оплатой ПКС по центру ФИиФЧ можно найти внизу страницы в материалах)

Для оформления Приказа о Вашем командировании за рубеж , необходимо, не позднее чем за 10 дней до начала командировки (а лучше недели за 2-3), представить в Департамент международного сотрудничества (ДМС; К-617 или Г-203б ) следующие документы:

1. Представление на зарубежную командировку (необходимо заполнить ВСЕ позиции).

• Вами лично;
• руководителем Вашего структурного подразделения;
• в комн. К-523 бухгалтер должен проверить правильность Вашего таб. номера и должности и поставить свою подпись;
• ( только при оплате командировки из средств ПКС ) в комн. Г-210 зам. директора Дирекции Программы Повышения Конкурентоспособности НИЯУ МИФИ Трояновой Н.М.; также в комн. Г-210 вписывают темы с которых будет происходить оплата командировочных расходов;
• в комн. К-705начальником Финансово-Экономическом Управлении (ФЭУ) (показать сотрудникам в комн. К-708 ( если финансирование командировки осуществляется не НИЯУ МИФИ, подписывать в ФЭУ не нужно ).

2. Заключение об осведомленности. Форму допуска (позиции 2 и 3) и вывод об осведомленности (позиция 7) проставляет сотрудник отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, окно справа), остальное заполняется Вами.

• руководителем Вашего структурного подразделения;
• Начальником отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, к. 404);
• Начальником управления режима и информационной безопасности (Б-402).

Полезный комментарий: Начальника управления режима и информационной безопасности не бывает в МИФИ по вторникам. Планируйте своё время учитывая этот факт!

3. Служебное задание . Заполняются все позиции, кроме краткого отчета о выполнении задания (позиция 12).

• лично Вами;
• руководителем Вашего структурного подразделения (под позицией 11 «Содержание задания»).

4. Официальное приглашение от организации, в которую планируется командировка, и его перевод на русский язык (заверенный сотрудником Департамента международного сотрудничества (ДМС; Г-203б или К-617)). Приглашение должно быть адресовано лично Вам; в приглашении должны быть отражены сведения о том, за чей счет оплачиваются все расходы по командировке (проживание, проезд, питание и т.п.).

5. Сведения об ориентировочных расходах на командировку(*). Этот документ нужен только в том случае, если расходы по командировке осуществляются полностью или частично с внутренних счетов НИЯУ МИФИ.

• в УБУФК (комн. К-503).

6. Индивидуальный план работ (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки.

• научным руководителем.

7. Обоснование необходимости командировки (*) . Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности.

• руководителем структурного подразделения.

Представленный комплект документов сдаётся в ДМС и потом оттуда направляется в группу приказов, которая издает Приказ о Вашем командировании. Во время Вашей командировки Служебное задание находится в ДМС.

Полезный комментарий: Не забывайте, что для отдела приказов максимальная регламентированная длительность прохода приказа — 10 рабочих дней. Обычно приказы проходят быстрее этого срока, но бывает всякое. Если остаётся мало времени, то лучше всего договориться с отделом приказов и побегать со своим приказом самому — подпишете всё в разы быстрее.

После окончания командировки

В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ , необходимо в течение трех дней после окончания командировки (можно и немного позже — но не затягивайте!):

• взять в ДМС Ваше Служебное задание, заполнить позицию 12 (краткий отчет) и подписать его у руководителя Вашего структурного подразделения а также подписать у руководителя организации (ректор или любой проректор — обычно первый проректор);
• по Служебному заданию заполнить Отчет о командировке (остается в ДМС);
• заверить у сотрудника ДМС копии страниц загранпаспорта с личной информацией и штампами пересечения границы,
• заверить у сотрудника ДМС перевод на русский язык всех финансовых документов (билеты, счета, посадочные талоны, выписки и т.п.).
• сдать в УБУФК(комн. К-503):

— Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503 или ниже);

— полностью заполненное и подписанное Служебное задание;

— финансовые документы с переводом на русский язык, заверенные в ДМС.

Все бланки документов и образцы их заполнения можно взять на сайте НИЯУ МИФИ в разделе «Документы и Бланки», который находится в меню «Преподавателям и сотрудникам» главной страницы сайта www.mephi.ru.

Также актуальные на данный момент формы и примеры их заполнения размещены на этой странице ниже.

Кроме того, там же находятся и нормативные документы, на основании которых разработаны эти правила.

Телефоны ДМС: 324-13-01 и 8 (495) 788-56-99, доб. 9754

Инструкция по оформлению командировки в РФ

Для оформления Приказа о Вашем командировании на территории РФ , необходимо, до отъезда оформить следующие документы:

1. Командировочное удостоверение. Заполняется Вами и подписывается у Руководителя организации (обычно у проректора). Представляется в отдел документационного обеспечения организационно-правового департамента (по простому «Канцелярия» Г-128) (совместно с приказом о командировке) для простановки печати на документе с указанием даты выезда из НИЯУ МИФИ

• лично Вами;
• Проректором НИЯУ МИФИ <(в зависимости от цели командировки подписывают обычно либо Петровский А.Н. (все, что связано с научной работой), либо Весна Е.Б. (все, что связано с учебными делами)>;
• Сотрудником Канцелярии (Г-128) (Проставляется номер и на подпись сотрудника ставится печать НИЯУ МИФИ)

ВАЖНО: Командировочное удостоверение необходимо взять с собой в командировку и проставить печати в организации, куда Вы направляетесь. Без правильно оформленного командировочного удостоверения, командировка не будет учтена.

2. Служебное задание . Заполняются все позиции, кроме краткого отчета о выполнении задания (позиция 12). Оставляется у себя до полного заполнения после командировки.

• лично Вами;
• руководителем Вашего структурного подразделения (под позицией 11 «Содержание задания»).

3. Приказ о командировке Заполняется Вами, подписывается и оставляется в Канцелярии (Г-128) для дальнейшего оформления.

Примечание: Без приказа сотрудник канцелярии командировочное удостоверение Вам не подпишет и печать не поставит

4. Сведения об ориентировочных расходах на командировку(*). Этот документ нужен только в том случае, если расходы по командировке осуществляются полностью или частично с внутренних счетов НИЯУ МИФИ. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

• в УБУФК (комн. К-503).

5. Индивидуальный план работ (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

• научным руководителем/консультантом.

6. Обоснование необходимости командировки (*) . Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

• руководителем структурного подразделения.

После окончания командировки

В Канцелярии (комн. Г-128) поставить отметку о прибытии (дату и печать НИЯУ МИФИ в графе прибыл)

В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ , необходимо в течение трех дней после окончания командировки (можно и немного позже — но не затягивайте!):

— полностью заполненное и подписанное Служебное задание (заполнив позицию 12 (краткий отчет)и подписав его Собой и у руководителя Вашего структурного подразделения)

— Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503, или можно скачать на нашем сайте);

— Финансовые документы, подтверждающие авансовый отчет

Актуальные на данный момент формы и примеры их заполнения размещены ниже.

Авансовый отчёт (*). Бланк. (не забудьте распечатать обе страницы на одном листе!)

Местная командировка. Командировочное удостоверение. Образец

Местная командировка. Ориентировочные расходы (*). Образец

Местная командировка. Распоряжение. Образец

Местная командировка. Задание на командировку. Образец

Заграничная командировка. Представление на зарубежную командировку. Образец

Заграничная командировка. Обоснование необходимости (*). Образец

Заграничная командировка. Ориентировочные расходы (*). Образец

Заграничная командировка. Отчёт по командировке (*). Образец

Заграничная командировка. Индивидуальный план работ (*). Образец

Заграничная командировка. Служебное задание. Образец

Заграничная командировка. Заключение об осведомлённости. Образец

Приказ и положение о порядке и условиях командирования за рубеж — 2006 год

Приказ об изменениях в положении о командировках за рубеж — 2009 год

Подробная пошаговая инструкция оформления командировки с оплатой ПКС по центру ФИиФЧ

Оформление служебного задания на командировку

1. Заполнение и согласование служебного задания для направления работника в командировку. Служебное задание для направления работника в командировку заполняется командируемым работником, согласовывается с непосредственным руководителем, Финансовым управлением.

2. Утвержденное и подписанное служебное задание передается в Отдел кадров ответственному работнику.

Сроки предоставления служебного задания в Отдел кадров:
— не позднее чем за 20 рабочих дней до начала командировки.

3. Отдел кадров издает приказ о направлении сотрудника в командировку.

4. В случае посещения Московского кампуса НИУ ВШЭ и в случае необходимости получения электронного пропуска подготовить

служебную записку на имя заместителя директора по безопасности.

Днем отъезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (Санкт-Петербург), а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы (Санкт-Петербург).

При отправлении транспортного средства до 23:59 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее – последующие сутки.
Начало и окончание командировки, согласно выданному командировочному удостоверению, должны соответствовать датам в проездных билетах.

ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТА ПО КОМАНДИРОВКЕ:

1. Согласно п.26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работник по возвращении из командировки обязан представить в Управление бухгалтерского учета в течение трех рабочих дней следующие документы:
— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
— копии страниц заграничного паспорта с данными работника и с отметкой о пересечении границы (при командировании за рубеж);
— документы о найме жилого помещения;
— документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

ВНИМАНИЕ! Возмещение расходов по оплате авиабилетов производится только при наличии посадочных талонов.

2. Авансовый отчет о командировке передается в Управление бухгалтерского учета в течение трех рабочих дней с момента возвращения. Бланк финансового отчета можно получить непосредственно в Управление бухгалтерского учета.

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ:

1. В случае несоответствия дат отъезда и приезда необходимо в течение трех рабочих дней , после возвращения из командировки, написать служебную записку на имя директора НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург о внесении изменений в приказ о командировке, а также приложить копию проездных документов.

2. Если работник направляется в командировку находясь в отпуске, ему необходимо написать заявление об отзыве из отпуска.

3. Необходимо сообщить ответственному за ведение табеля учета рабочего времени об изменениях дат командировки.

Нашли опечатку ?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.

• О кампусе
• Сведения об образовательной организации
• Руководство и структура
• Подразделения
• Преподаватели и сотрудники
• Попечительский совет
• Корпуса и общежития
• Закупки
• ВШЭ для студентов с ограниченными возможностями здоровья и инвалидностью
• Версия для слабовидящих
• Единая платежная страница

• Образование
• Мероприятия для абитуриентов
• Довузовская подготовка
• Олимпиады
• Прием в бакалавриат
• Прием в магистратуру
• Диплом+
• Дополнительное образование
• Второе высшее образование
• Аспирантура

• Наука
• Научные мероприятия
• Научные центры и лаборатории
• Научно-учебные группы

• Ресурсы
• Библиотека
• Публикации
• Единый архив экономических и социологических данных

• Полезные ссылки
• Министерство науки и высшего образования РФ
• Министерство просвещения РФ
• Федеральный портал «Российское образование»
• Массовые открытые онлайн-курсы

Шрифты HSE Sans и HSE Slab разработаны в Школе дизайна НИУ ВШЭ

Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция

Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

• чтобы поездка носила производственный характер;
• сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;
• сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;
• длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).

Общие правила направления сотрудников в командировку

По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.

Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!

С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкостям кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2023-2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С: ЗУП, и получите официальный диплом ФИС ФРДО на 256 часов, который подтвердит вашу новую профессию работодателю.

Посмотреть программу обучения

Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.

При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.

А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.

Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями

Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.

Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.

1. Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.
2. Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.
3. Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.
4. Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).

Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:

• женщин, имеющих детей до 3 лет;
• отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
• родителей детей с ограниченными физическими возможностями;
• одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
• сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;
• кандидатов в депутаты в период выборов.

Вот примерный образец бланка на согласование командировки:

УВЕДОМЛЕНИЕ
о направлении в командировку

Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________.

Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________
Ответ ожидается не позднее _____________ 20. г.

С ведением электронного кадрового оборота в программе 1С поможет разобраться этот вебинар. Узнаете, как работает обмен, подписание, контроль, хранение и регистрация всех документов внутри программы. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.

Командировка сотрудника-иностранца

Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.

Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.

Статус пребывания иностранного работника в РФ

Ограничение по должностям

Ограничение по сроку командирования

Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент)

ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования

Пребывающий на основании визы (разрешение на работу)

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

• не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения);
• не более 60 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

• не более 40 календарных дней (за весь период действия разрешения);
• не более 90 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство

Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием

• не более 30 календарных дней в году;
• без ограничений при разъездном характере работы.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ

Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.

Приезжающий по визе – разрешение на работу.

В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.

Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.

При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.

С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.

Ограничением является лишь то, что его должность или профессия должны попадать в определенный перечень, поименованный в п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.

Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.

Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.

Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.

Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.

При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.

Все, что нужно знать про иностранных работников, найдете в вебинарах:

• Иностранные работники в 2023 году: какие квоты.
• Как принять на работу иностранца в 2023 году.
• Основы работы кадровых и миграционных специалистов при трудоустройстве иностранных работников.

Все записи бесплатны для подписчиков Клерк.Премиум. Изучайте и применяйте в работе.

Срок командировки

• Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.
• Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.

Согласование командировки и заявление на выплату аванса

Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.

Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.

На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.

В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.

Генеральному директору ООО «СТИЛЬ»
Петрову И.И.
От руководителя отдела маркетинга
Иванова В. В.

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 16 апреля по 21 апреля 2023 года.

Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:

– 20 000 на проживание в гостинице.
– 6 000 на питание.
– 15 000 на транспорт.

«__» ___________________ 2023 г.

Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.

Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.

После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.

Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.

При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.

Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.

В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.

Учитесь на вебинарах с Клерк.Премиум, задавайте вопросы лекторам, получайте сертификаты. 500+ часов обучающего контента для бухгалтеров, кадровиков, ИП.

Приказ о командировке

Каждая командировка начинается с оформления приказа.

С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.

Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.

Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:

• ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;
• куда оформлена командировка;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• цель поездки;
• кто финансирует поездку (работодатель).

Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:

• Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;
• Т-9а, если командированных несколько.

Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.

Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.

Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Новый онлайн-курс «Главный бухгалтер на УСН» за 4990 руб.!

Мы разбираем все темы, от учета до настройки в 1С с учетом последних изменений 2023 года.

Вы научитесь вести бухучет без штрафов, правильно рассчитывать упрощенный налог, начислять заработную плату сотрудникам, работать с кассой и применять новые ФСБУ.

Успейте записаться по акции

Бронирование жилья и билетов

Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.

Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.

Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.

Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.

Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.

Выплата суточных

Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.

Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).

Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).

Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.

Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.

Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:

• посадочные талоны;
• билеты;
• чеки;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).

Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.

Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:

• договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;
• кассовым чеком;
• документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).

После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

• собрать все сохраненные расходные документы;
• заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;
• если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).

После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.

Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

В 2022 году официально разрешили направлять работников в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.

Также были разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:

• работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;
• работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

В период их нахождения на указанных территориях им положены:

• выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;
• суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;
• выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.

• служебная командировка
• оформление документов
• инструкция
• суточные
• иностранный работник
• аванс работнику
• приказ
• авансовый отчет
• новые регионы