Как выглядит новая трудовая книжка

В России начали действовать трудовые книжки нового образца

С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним. При этом работники могут без ограничений пользоваться прежними трудовыми. А работодатели использовать старые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, если они есть у них в наличии.

Александр Кряжев/РИА Новости

Минтруд скорректировал форму бланка трудовой книжки, обновил инструкции по ее ведению и хранению. Изменения утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

В обновленной трудовой книжке изменилось соотношение выделенных разворотов для разделов о работе и о награждениях. Теперь их в сведениях о работе стало 14 вместо 10 (во вкладышах стало 12 вместо 9). А в разделе сведений о награждении разворотов 7 вместо 10 (во вкладышах стало 5 вместо 8).

Возможность использовать имеющиеся у работодателя старые формы трудовых книжек и вкладышей удобна для работодателей, считает Светлана Черемисова, специалист по кадровому учету СКБ Контур.

«При необходимости можно продолжать их заводить, — поясняет она. А при приеме на работу сотрудников, которые выбрали ведение трудовой на бумаге, продолжать работать с предоставленной трудовой книжкой старого образца. Менять ее на новую не нужно». Для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2020 года бумажные трудовые книжки, не оформляются, сведения хранятся в электронном виде.

При ведении обновленной трудовой книжки есть несколько нюансов. В месте для печати добавлена формулировка «При наличии», что соответствует действующему законодательству, так как у ряда организаций на законных основаниях печати может не быть. То же правило относится к отчеству работника, если его нет, его не нужно указывать на титульном листе.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, больше не нужно указывать разборчиво. «Формулировка о ее разборчивости вызывала много вопросов, — отмечает Черемисова. — И это понятно, поскольку нет обязательного формата для всех подписей. У каждого она индивидуальна».

Упрощены требования к заполнению книжек: теперь необязательно оформлять записи только шариковой или гелевой ручкой, рассказывает Ольга Меркулова, начальник управления по кадровой и социальной политике ПАО «РосДорБанк».

Записи можно вносить вручную, или впечатать на принтере, внести в виде штампа. Подпись сотрудника требуется только на титульном листе, чтобы заверить персональные сведения. А при увольнении под соответствующей записью подписи ставят только руководитель или лицо, отвечающее за хранение трудовых книжек.

С нового года бланки трудовых книжек становятся защищенной полиграфической продукцией уровня защиты «В». Для защиты от подделок при производстве бланков необходимо использовать специальные бумагу, краски и графические элементы по техническим требованиям Минфина.

«Работодатели будут закупать трудовые книжки у распространителей: коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц либо заказывать бланки у изготовителей на их официальных сайтах», — говорит Марина Атонова, старший юрист Европейской Юридической Службы. Список распространителей бланков трудовых книжек указан на сайте АО «Гознак».

Трудовые книжки нового образца начнут использоваться с 1 января 2023 г.

Установлено, что трудовые книжки нового образца, форма которых утверждена приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, вводятся в действие с 1 января 2023 г. Ранее выданные работникам трудовые книжки прежнего образца обменивать не потребуется: они признаются действительными и после указанной даты. Работодатели также смогут использовать имеющиеся у них бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца без ограничения срока.

Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей определит Минфин России.

В связи с вступлением в силу с 1 сентября 2021 г. упомянутого приказа Минтруда России, посвященного форме, порядку ведения и хранения трудовых книжек, с этой же даты утратит силу постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», в настоящее время регулирующее аналогичные вопросы.

Напомним, что новая форма трудовой книжки мало чем отличается от нынешней. В частности, изменен общий объем книжки и вкладыша и соотношение их разделов: в новой трудовой 14 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 7 для раздела «Сведения о награждении» (сейчас 10 и 10), а в новом вкладыше — 12 и 5 соответственно (сейчас 9 и 8).

Фактически новые трудовые книжки мало кому пригодятся. Дело в том, что впервые трудоустраивающимся после 31 декабря 2020 года работникам бумажная трудовая книжка не заводится, сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся только в электронном виде. Так как срок действия трудовых книжек и вкладышей старого образца не ограничен, новые бланки могут понадобиться только при необходимости оформления вкладыша или при наличии оснований для выдачи дубликата трудовой книжки (утрата, наличие недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу) и только тем работникам, которые подали работодателю заявление о продолжении ведения «бумажной» трудовой книжки (или не подали заявление о выборе вида трудовой книжки вообще).

Все права на опубликованные на сайте Общероссийского Профсоюза образования материалы охраняются в соответствии с законодательством Российской Федерации. Любое использование материалов допускается только по согласованию с их авторами с обязательной активной ссылкой на источник.

Администрация сайта не несёт ответственности за содержание веб-сайтов, на которые даны ссылки.

Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю

С 1 января 2020 года работники получили право перейти на электронные трудовые книжки вместо бумажных, но воспользоваться им не спешат. По данным ПФР к началу 2021 года из 47 миллионов работающих россиян цифровой формат выбрали всего 6 миллионов. И это одна из причин, по которой Минтруд России в 2021 году решил обновить бланки бумажных трудовых книжек. Формы нового образца будут использоваться с 1 января 2023 года.

В этой статье:

• Что изменилось в бланке
• Как заполнять форму трудовой книжки
• Где компании взять новые бланки
• Когда использовать новые бланки

Что изменилось в бланке

Форма трудовой книжки нового образца утверждена Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует с 1 сентября 2021 года. Однако она будет применяться только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Такой перерыв связан с тем, что в 2021 году еще не был определен порядок обеспечения работодателей измененными бланками.

Минтруд в новой форме трудовой книжки исключил некоторые двойственные положения и несоответствия действующему законодательству.

1. С титульного листа исчезли сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. Теперь соответствующие графы нужно будет заполнять в соответствии со ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Это значит по уровням общего и профессионального образования. Например, высшее образование — бакалавриат.
2. Также с титульного листа исчез особый формат даты заполнения. Напомним, что это “___” ______ __ г. В новом бланке пустые графы используются и для даты рождения работника, и для даты заполнения трудовой.
3. На титульном листе появилась отметка «при наличии» для места печати. Это отвечает действующим нормам, по которым компания может не иметь своей печати.
4. Увеличено число разворотов для заполнения сведений о работе. Их стало 14 вместо 10. Для сведений о награждениях предусмотрено всего 7 разворотов. И это логично, поскольку человек может менять место работы чаще, чем получать поощрения и почетные грамоты.

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой. Только для него предусмотрено меньшее количество разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.

С 1 января 2023 года перестает действовать Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Работодатели могут использовать утвержденные им бланки без ограничения срока, если они уже приобретены (п. 3 Постановления № 1250). То есть теоретически компании могут сделать запас пустых трудовых книжек и вкладышей на несколько лет вперед.

Как заполнять форму трудовой книжки

Для всех сотрудников, которые устраиваются на работу впервые после 31 декабря 2020 года, работодатель по умолчанию ведет электронные сведения о трудовой деятельности (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Подключитесь к электронному документообороту с ПФР и ведите электронные трудовые книжки

Бумажные трудовые книжки заполняются на тех, кто решил их сохранить или не подал заявление о переходе на цифровой формат. Порядок их ведения установлен Приказом Минтруда № 320н и применяется с 1 сентября 2021 года. Напомним основные моменты.

Общие правила

Документ разрешено заполнять световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Также работодатель может использовать готовые штампы (п. 3 Порядка № 320н). Например, для часто повторяющихся записей: об увольнении, о приеме на работу, о переводе. Так снижается вероятность ошибок.

При заполнении трудовой книжки не допускается использовать сокращения, например, «пр.» вместо «приказ». Все даты записываются арабскими цифрами: двузначными числами для дня и месяца, четырехзначными — для года.

В трудовую книжку вносят сведения:

• о работнике;
• выполняемой им работе;
• постоянном переводе;
• об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• о награждениях.

Основанием служат оригиналы соответствующих документов — например, паспорта, дипломы, приказа работодателя.

Записи в трудовую книжку в процессе работы сотрудника вносятся не позднее пяти рабочих дней после наступления соответствующего кадрового события, то есть издания приказа работодателя (п. 9 Порядка № 320н). Исключений два. Запись о приеме на работу вносится на шестой рабочий день (ст. 66 ТК РФ), об увольнении — в день увольнения (п. 9 Порядка № 320н).

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать (п. 12 Порядка № 320н). Вместо этого неточная запись признается недействительной, и в трудовую книжку вносятся верные данные. В Порядке № 320н это точно не прописано, но такие правила действуют уже сейчас и рекомендованы Рострудом на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Трудовые книжки для отдельных категорий сотрудников

Для дистанционного работника бумажная трудовая книжка в процессе работы заполняется только в том случае, если он сам этого пожелал и предоставил ее работодателю (п. 2 Порядка № 320н).

Для совместителей сведения о трудовой деятельности вносит основной работодатель на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Как правило, трудового договора. Это распространяется и на случаи, когда на основную работу сотрудник был принят позже, чем начал работать совместителем (п. 11 Порядка № 320н).

Для этой категории работников записи о приеме, переводе и увольнении можно вносить в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приеме и увольнении, после каждого увольнения.

Если работник уже нигде не работает, то заполнить трудовую книжку по его запросу может второй работодатель, у которого он работал по совместительству.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Где компании взять новые бланки

С 1 января 2023 года начнет действовать Приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Что в нем изменилось по сравнению с Приказом № 117н:

1. Бланки трудовых книжек отнесены к защищенной полиграфической продукции (ЗПП) уровня защиты «В». Они изготавливаются только на территории Российской Федерации и с учетом технических требований к ЗПП (Приказ Минфина России от 29.09.2020 № 217н).
2. Все готовые бланки трудовых книжек учитываются у изготовителя как защищенная полиграфическая продукция (Приказ Минфина России от 28.08.2020 № 178н).
3. В Приказе № 55н нет упоминания, что производством трудовых книжек занимается ГОСЗНАК. То есть бланки может выпускать любая компания, у которой есть лицензия на производство и реализацию ЗПП уровня защиты «В» (Постановление Правительства РФ от 05.11.2020 № 1788). Выдачей таких разрешений занимается ФНС России, и она же ведет их реестр.

Работодатель может приобрести новые бланки трудовых книжек у изготовителей либо у распространителей — ИП и компаний, у которых есть договор с изготовителем (п. 6 Приказа № 55н). Информация о них размещается на официальном сайте производителя.

Алгоритм будет следующий:

• выбрать изготовителя из реестра ФНС;
• убедиться, что он выпускает ЗПП уровня «В»;
• найти на его официальном сайте список распространителей;
• заказать трудовые книжки.

Купить бланки нового образца можно будет после 1 января 2023 года, когда начнет действовать Приказ № 55н. Повторим, что старые формы также можно будет использовать.

Работодатель ведет учет бланков трудовых книжек и вкладышей в соответствующих книгах или журналах (п. 39 Порядка № 320н). Их форму он разрабатывает самостоятельно.

Когда использовать новые бланки

Заполненные трудовые книжки старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат (п. 3 Постановления № 1250). Для впервые принимаемых на работу сотрудников ведут электронные сведения о трудовой деятельности.

Получается, что новые бланки будут нужны работодателям только для выдачи дубликатов трудовых книжек:

• при утере или порче старого документа (ст. 65 ТК РФ, п. 27 и 31 Порядка № 320н);
• по требованию работника, если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, признанная недействительной (п. 30 Порядка № 320н).

Это не самые распространенные ситуации. Тем не менее, работодатель должен иметь запас бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 44 Порядка № 320н). «Неснижаемый остаток» он определяет самостоятельно в локальных актах.

Бланки хранятся как документы строгой отчетности. Ежемесячно кадровик, ответственный за их ведение, обязан сдавать в бухгалтерию отчет об их наличии и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки (п. 41 Порядка № 320н).

Новые бланки трудовых книжек в 2023 году

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

С 1 января 2023 года работодатели могут использовать новые бланки трудовых книжек. Как долго можно пользоваться бланками старого образца, что делать со старыми бланками и ответы на другие актуальные вопросы – в статье.

Что делать со старыми бланками трудовых книжек

Новая форма бумажной трудовой книжки и порядок ее заполнения и хранения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. При этом бланки трудовых книжек нового образца введены в действие только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Поэтому, несмотря на то, что с формой нового бланка трудовой книжки все организации ознакомились еще в 2021 году, применять его стали только с начала 2023 года.

Но и здесь есть нюанс. Если у вас есть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, вы можете продолжать использовать их без ограничения срока (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Иными словами, до тех пор, пока у вас не закончатся ранее приобретенные бланки трудовых книжек, закупать бланки нового образца не надо.

Трудовую книжку можно оформлять на бланке образца 2003 года (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в настоящее время утратило силу).

Запас бланков трудовых книжек образца 2003 года в организации может не закончиться довольно продолжительное время. Дело в том, что чаще всего организациям требовались бланки трудовых книжек в случае принятия на работу сотрудника, который трудоустраивается впервые, то есть ранее нигде не работал. И именно первый работодатель обязан был оформить такому работнику бумажную трудовую книжку.

Сейчас действует следующее правило – если работник впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года (п. 8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким образом, с 2021 года работодатель не оформляет бумажные трудовые книжки новичкам, у которых отсутствует трудовой стаж.

Бланк трудовой книжки потребуется оформить в случае. если сотрудник на момент трудоустройства в организацию уже имел трудовой стаж, но бумажная трудовая книжка у него отсутствует, например, по причине утраты или порчи (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Также бланк трудовой книжки понадобится для оформления дубликата документа. Правила оформления дубликата трудовой книжки определены в разделе 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда № 320н.

Бланки вкладышей в трудовую книжку могут закончиться быстрее. Вкладыш оформляется в том случае, если в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены. Учитывая, что в бланке трудовой книжки образца 2003 года для раздела «Сведения о работе» отведено только 10 разворотов (в бланке нового образца – 14 разворотов), страницы данного раздела заканчиваются довольно быстро. И часто приходится оформлять даже не по одному вкладышу в трудовую книжку.

Бланками вкладышей образца 2003 года вы можете пользоваться до тех пор, пока они у вас не закончатся, а потом приобрети уже бланки нового образца.

Также обращаем внимание, что переоформление действующих трудовых книжек не требуется. Если новый работник принесет вам трудовую книжку образца 2003 года или более ранних образцов (например, работник представит трудовую книжку колхозника), вы должны сделать запись и приеме на работу в предъявленной трудовой книжке. Заводить трудовую книжку на новом бланке не надо.

Как получить бланки трудовой книжки нового образца

Порядок изготовления бланком трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утвержден приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н (далее – Порядок № 55н).

Бланки трудовых книжек имеют специальную защиту от подделок. Такие документы относятся к защищенной полиграфической продукции уровня защиты «В». Бланки печатаются на специальной бумаге с водяными знаками специальными красками. Ранее бланки трудовых книжек изготавливал только АО «Гознак». В отношении бланков нового образца Порядок № 55н не называет «Гознак» в качестве единственного изготовителя бланков. Между тем, кто помимо АО «Гознак» может являться изготовителем бланков трудовых книжек неясно. До разъяснения этого вопроса Минфином России на практике следует исходить из того, что на сегодняшний день известным изготовителем бланков трудовых книжек является только АО «Гознак».

На официальном сайте АО «Гознак» имеется информация о распространителях через которых можно приобрети бланки трудовых книжек. Поэтому, если у вас возникла необходимость в пополнении запаса бланков трудовых книжек, приобретайте те, что изготовлены объединением «Гознак».