Авансовые отчеты как правильно вести

Как правильно сделать документ «Авансовый отчет» в 1С

Документ «Авансовый отчет», находится в панели разделов «Банк и касса/Касса – Авансовый отчет».

В шапке документа необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Номер. Номер авансового отчета;
• Дата. Дата формирования авансового отчета;
• Организация. Учреждение, по которому формируется отчет;
• Счет расчетов. Счет бюджетного плана счетов, предназначенный для ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В качестве счета расчетов с подотчетными лицами используется счет 1261;
• Физическое лицо. Подотчетное лицо, предоставившее авансовый отчет;
• Назначение. Целевое назначение аванса (например, командировочные или хозяйственные расходы).

Закладка «Авансы» предназначена для того, чтобы отразить все расходные документы, по которым подотчетное лицо получало денежные средства. При заполнении закладки указываются:

• Расходный кассовый ордер. Расходный кассовый документ, по которому подотчетному лицу были выданы денежные средства;
• Счет к оплате. Расходный банковский документ, в соответствии с которым на карт-счет или лицевой счет подотчетного лица перечислялись денежные средства;
• Сумма. Общая сумма счета к оплате или расходного кассового ордера;
• Выдано. Сумма счета к оплате или расходного кассового ордера, предназначенная подотчетному лицу, выбранному в шапке документа. Наличие реквизита «Выдано» связано с тем, что по одному и тому же расходному ордеру или счету к оплате денежные средства могло получать несколько подотчетных лиц;
• Израсходовано. Часть суммы, израсходованная подотчетным лицом.

Как правило, подотчетные суммы могут быть использованы не только на командировочные расходы, но и на приобретение различных товарно-материальных запасов, а также активов и малоценных быстроизнашивающихся предметов. Приобретение ТМЗ и МБП необходимо отразить на закладке «ТМЗ», заполнив следующие реквизиты:

• Номенклатура. Наименование товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов;
• Количество. Количество приобретенных ТМЗ;
• Цена. Цена приобретенных ТМЗ;
• Сумма. Сумма, на которую были приобретены ТМЗ;
• Поставщик. Контрагент, у которого были приобретены товарно-материальные запасы;
• Наименование документа. Наименование документа, являющегося основанием для оприходования товарно-материальных ценностей и приложенного к авансовому отчету;
• Номер документа. Номер документа-основания;
• Дата документа. Дата документа основания;
• Источник финансирования. Источник, за счет которого было сделано приобретение. В качестве источника финансирования могут быть выбраны бюджетные средства, средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг, благотворительные средств и т.д.;
• Программа. Бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
• Код платных услуг. Код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
• Специфика. Бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов);
• Статья затрат. Вид расходов, представляющий собой более мелкую детализацию бюджетных специфик. Заполнение данного реквизита необходимо для корректного заполнения аналитики счета расходов при проведении документа;
• Движение фонда. Вид движения товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов. Корректное заполнение этого реквизита необходимо для формирования отчета по форме 6 «Отчет о движении материальных ценностей», являющегося одним из основных финансовых отчетов в государственных учреждениях.

В случае приобретения основных средств и нематериальных активов используется закладка «Активы», которая содержит те же реквизиты, что и закладка «ТМЗ», за исключением того, что вместо реквизита «Номенклатура» используется реквизит «Актив», значение которого выбирается из справочника «Основные средства и нематериальные активы». Реквизит «Движение фонда» также является обязательным для заполнения, поскольку он используется в форме 5 «Отчет о движении активов», являющейся одним из важных финансовых отчетов.

В случае, если подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет по командировочным расходам или по оплате услуг сторонней организации, необходимо использовать закладку «Прочее». Помимо реквизитов, перечисленных на закладке «ТМЗ», она имеет следующие дополнительные реквизиты:

• Вид задолженности. Вид задолженности подотчетного лица, конкретизирующий, какие именно расходы имели место (например, суточные, расходы на проезд, оплата поставщику и т.д.);
• Счет затрат. Реквизит, аналогичный счету расхода на закладках «Активы» и «ТМЗ», использующийся для отнесения суммы авансового отчета на фактические расходы;
• Вид субконто 1, 2, 3. Виды аналитики счета затрат;
• Субконто 1, 2, 3. Значения аналитики счета затрат.

При проведении авансового отчета формируется проводка в кредит счета расчетов с подотчетными лицами. В случае приобретения ТМЗ и ОС формируются движения в регистр накопления «Движение активов и ТМЗ», на основании которого формируются финансовые отчеты по форме 5 «Отчет о движении активов» и 6 «Отчет о движении материальных ценностей».

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.
2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

• кассовые и товарные чеки;
• электронные чеки;
• товарные накладные;
• приходные кассовые ордера;
• транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.
2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
• сведения о сумме текущего аванса;
• общая сумма полученных и израсходованных денег;
• сумма остатка либо перерасхода;
• информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Под отчет (или) подотчет — как правильно называются денежные средства, выдаваемые сотрудникам для решения тех или иных производственных задач? Как оформить авансовый отчет? Можно ли выдавать денежные суммы под отчет сторонним лицам? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной статье.

Вам помогут документы и бланки:

• Кому можно выдавать суммы под отчет
• Проверка бухгалтером авансового отчета
• Бухгалтерский учет авансовых отчетов
• Итоги

Кому можно выдавать суммы под отчет

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

С 2014 года ситуация изменилась:

• Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
• Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике. Образец такого приказа приведем ниже:

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах в течение определенного времени после:

• Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
• Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, отразив его во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.Требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Образец заявления на подотчет вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.

На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.

Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2022 — 2023 годах».

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

• Дт 71 Кт 50 — выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
• Дт 10 Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
• Дт 19 Кт 71 — выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
• Дт 68 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
• Дт 91 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».

Итоги

Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).

Авансовый отчет — как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

Практически каждый бухгалтер регулярно сталкивается с оформлением авансового отчёта. Для кого-то такая операция превратилась в привычную и рутинную процедуру, однако есть и те, у кого она вызывает определённые сложности. Что такое авансовый отчёт в 1С и как правильно его заполнять?

Что такое авансовый отчёт 1 С

Авансовый отчёт 1С – это один из самых распространённых документов, которые оформляются на предприятии. Он показывает и объясняет, куда были потрачены денежные средства компании, выданные сотрудникам. В программе они заведены как подотчётные лица. Список ответственных работников, которые относятся к подотчётным лицам, авансовая сумма и сроки предоставления отчёта определяет руководить организации.

Подотчётные суммы, выданные сотрудникам, важно расходовать по целевому назначению. Это изначально прописывается при выдаче денежных средств, которые не могут передаваться от одного подотчётного лица к другому.

Как правило, аванс выдаётся для:

• покупки товаров, материалов;
• приобретения возвратной тары;
• расчёта с поставщиками;
• компенсации командировочных расходов.

Все операции будут отображены в соответствующих вкладках.

Правила заполнения авансового отчёта

Все сотрудники, которые получили авансовые средства, должны предоставить отчёт по израсходованным деньгам до истечения установленного срока. Первичные документы, оформленные надлежащим способом, приносятся в бухгалтерский отдел. Все средства, которые не были израсходованными, возвращаются в кассу или на расчётный счёт компании. Если возник перерасход, его погашает организация.

Правила заполнения авансового отчёта:

• выдавать денежные средства под отчёт можно только лицам, с которыми компания заключила трудовой договор;
• список таких работников утверждается исключительно руководителем отдельным приказом;
• в приказе указывается срок, по истечению которого подотчётный сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерским отделом. Если он уезжает в командировку, то срок автоматически продлевают до его возвращения.

Поэтому важно знать, как правильно вести авансовые отчёты.

Как оформить авансовый отчёт по чекам

Отчёт, который расписывает израсходованные суммы по чекам, относится к первичным учётным документам. Организация самостоятельно разрабатывает и утверждает их форму с соблюдением требований, которые указаны в законодательстве (ст. 10 Закона №57-3 О бухгалтерском учёте и отчётности в Республике Беларусь). За основу допустимо брать типовую форму, которая должна содержать следующие данные:

• информацию о подотчётном лице;
• размер выданной суммы;
• информацию об авансе, который выдавался ранее;
• на какую цель были выданы средства;
• пометки, которые делает бухгалтер.

Вышеперечисленные сведенья указываются на лицевой стороне документа. Она может заполняться как сотрудником, так и специалистом из бухгалтерского отдела. Обратная сторона заполняется сотрудником. Здесь указываются под номерами подтверждающие документы, а также их реквизиты вместе с израсходованными суммами. Они подаются вместе с отчётом. Все данные, внесённые в него, необходимо тщательно проверить. Своевременно не выявленные ошибки могут дорого обойтись работодателю, так как он может быть оштрафован со стороны налоговой службы.

Как сделать отчёт по чекам в 1С? Для этого нужно зайти в раздел «Банк и касса», выбрать «Авансовые отчёты». Откроется окно, которое будет состоять из следующих вкладок:

1. «Авансы» — прописываются все документы, а также выданные сотруднику под отчёт активы, по которым он будет отчитываться.
2. «Товары» — указываются товары и поставщики, которые получили плату от подотчётного сотрудника.
3. «Оплата» — отображаются оплаты, которые были переведены поставщикам в счёт уже полученных товаров или услуг, будущих поставок.
4. «Прочее» — расписаны все остальные траты, совершённые подотчётным лицом. Сюда могут относиться: командировочные расходы, оплата за разные общехозяйственные услуги, покупка канцелярии, другое, что не относится к закладкам «Товары», «Оплата».

После занесения всех необходимых данных документ можно распечатывать и относить в бухгалтерский отдел.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Чтобы получить аванс из кассы, нужно оформить расходный кассовый ордер. Алгоритм состоит из следующих шагов:

1. Зайти в раздел «Банк и касса».
2. Выбрать в группе «Касса» пункт «Кассовые операции».
3. В виде операции указать «Выдача подотчётному лицу».
4. Внести необходимые данные в окно, которое откроется.

Выдача безналичных денежных средств

Выдача денежных средств в данном случае осуществляется с помощью безналичного расчёта. Нужная сумма переводится на занесённый в базу карточный счёт, к которому привязана банковская карта. Когда деньги зачисляются на карту, работник может беспроблемно обналичить их. В 1С:Бухгалтерия 8.3 эту операцию оформляют обычным документом, который называется «Списание с расчётного счёта»:

1. Зайти в раздел «Банк и касса».
2. В категории «Банк» выбрать «Банковские выписки».
3. Вид операции – «Перечисление подотчётному лицу».
4. Заполнить предложенную форму, обозначив ответственного сотрудника, сумму, время и другие данные.

Выдача денежных документов

К денежным документам могут относиться, например, билеты на самолёт, автобус, поезд, которые компания приобретает для передачи сотруднику, отправленного в командировку.

После покупки такой билет проводят по дебету. При передачи его работнику под отчёт бухгалтер оформляет документ под названием «Выдача денежных документов»:

1. Открыть раздел «Банк и касса».
2. В открывшемся меню выбрать категорию «Денежные документы».
3. Нажать на кнопку «Создать».
4. В предложенную форму внести все необходимые данные.
5. В закладке «Денежные документы» указать информацию о выданном билете.

Образец заполнения «Авансового отчёта»

Форму для отчётности за израсходованные средства ответственное лицо может заполнить в программном продукте 1С:Бухгалтерия 8.3. Созданный документ будет иметь название «Авансовый отчёт». Для этого выполняются такие действия:

1. Открыть раздел «Банк и касса».
2. Перейти в «Касса».
3. Выбрать «Авансовые отчёты».

В шапке формы указывается:

• От – дата, когда был составлен авансовый отчёт.
• Подотчётное лицо – физическое лицо (сотрудник), заполняющее форму.

Рассмотрим примеры заполнения авансового отчёта в 1С.

Как занести выданные ранее подотчётные суммы в авансовый отчёт

Если работник ранее получал денежные средства, то при заполнении формы вся сумма указывается на вкладке «Авансы». Она может заполняться только подбором документов, которые находятся на кнопке «Добавить».

Авансы ответственным лицам могут выдаваться:

• денежными документами, например, приобретёнными компанией билетами, талонами на бензин, другое;
• наличными, если средства были получены через кассу;
• списанными с расчётного счёта безналичными средствами и переведёнными на корпоративную карту или личный расчётный счёт подотчётного сотрудника.

Если средства не выдавались ранее, вкладка «Авансы» остаётся незаполненной. Если работник личными средствами оплачивал нужды фирмы, то все расходы компенсируются через счёт «Расчёты по прочим операциям».

Как сделать авансовый отчёт в 1С при покупке материалов и товаров

Если ответственное лицо подготовило первичный документ, подтверждающий приобретение товаров, материалов или других составляющих материально-производственного запаса (МПЗ), то все они перечисляются на вкладке «Товары».

Дополнительные документы, акты, накладные для МПЗ не нужны, если работник отчитался за них. Чтобы оприходовать на складе приобретённые материалы, товары, создаётся файл «Авансовый отчёт».

Во вкладку «Товары» вносятся наименования МПЗ, количество и сумма, которую потратили на их приобретение. Также потребуется предъявить данные о поставщике, НДС, документы, на основании которых НДС принимают к вычету.

Если подотчётный прикладывает счёт-фактуру, который выдаётся на организацию, то ставится флажок «СФ». При проведении отчётного документа в автоматическом режиме создастся файл «Счёт фактура выданный» на сумму НДС, которая ставится в соответствующей графе и может быть принята к выдаче.

Если прилагается только первичный документ, где выделен НДС, то флажок напротив «СФ» не ставится. Однако сумму необходимо указать в строке «НДС».

При проведении в 1С документа «Авансовый отчёт» такой НДС списывается в расходы, которые не учитываются при вычете налоговых платежей с прибыли.

Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчёте

Расходы, выделенные на командировку, включая суточные, прописываются во вкладке «Прочие». Сюда также вносятся данные, относящиеся к первичной документации, например: чеки, билеты, акты, счета, внутренний Приказ. Прописывается название затрат, их сумма, информация о предъявленном НДС, поставщиках, а также документы, на основании которых НДС может вычитаться.

Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчёте в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Разберём, как правильно провести в авансовом отчёте услуги и прочие затраты на примере почтовых расходов.

Ситуация: 1 сентября работник подготовил отчёт. К нему он приложил чек ККМ, который подтверждает оплату почтовых услуг на сумму 3,5 руб. Где в 1С («Авансовые отчёты») отобразить эти данные?

1. Открыть раздел «Банк и касса».
2. Перейти в «Касса».
3. Выбрать «Авансовые отчёты».
4. Перейти на вкладку «Прочее».
5. Добавить данные.

На вкладке «Прочее» вносится информация, взятая с первичного документа. Здесь также прописывается наименование затрат, потраченная сумма, предъявленный НДС, данные о поставщике, документе, который позволит провести вычет НДС. В специальной графе нужно отобразить использованные почтовые марки, которые вносились в учёт в качестве денежных документов.

Как провести оплату услуг в авансовом отчёте

Если была произведена оплата контрагентам за оказанные ими услуги, то все расходы нужно внести в авансовый отчёт. Для этого следует перейти на вкладку «Оплата». В предложенной графе прописать полное наименование контрагента и сумму, которую оплатил подотчётный работник.

Вкладку «Оплата» заполняют, когда была проведена оплата поставщику за заранее полученную или в счёт будущей услуги.