Как аннулировать накладную в эдо

Как аннулировать документ, который уже подписан в ЭДО

Бывают такие моменты, что после того, как подписали и отправили документ по ЭДО, обнаруживается какая-нибудь ошибка или недочет в этом документе. В данном случае, исправить или удалить документ не составит труда.

Для этого, мы на вкладке «Текущие дела ЭДО» ( выбираем «Продажи» или «Покупки», графа «Сервис»)

в «Исходящие» нажимаем на папку « На контроле», выбираем необходимый нам документ, по кнопке «Еще» нажимаем на «Закрыть принудительно»

В открывшемся окне указываем причину закрытия ,например, ошибка в документе, и нажимаем на кнопку «Закрыть документооборот»

2) Документ подписан обеими сторонами сделки

Но что делать, если документ уже подписан с обеих сторон, но требуется его аннулирование?

Аннулирование электронного первичного документа, по которому цикл обмена завершен, производится из режима просмотра первичного документа.

Для этого, мы открываем для просмотра документ из документа учетной системы «Реализация (акт, накладная)» и по кнопке ЭДО выбираем «Просмотреть электронный документ»

В открывшемся документе нажимаем кнопку «Другие действия» и выбираем « Аннулировать»

По аналогии с 1 вариантом, указываем причину аннулирования и нажимаем на кнопку «Аннулировать»

После выполнения описанных выше действий в адрес покупателя будет автоматически сформировано «Предложение об аннулировании электронного документа (документов)», в который будет перенесена указанная причина аннулирования

Подписание и отправка «Предложения об аннулировании электронного документа (документов)» производится в порядке, аналогичном действиям с любым электронным первичным документом.

После того, как получим от покупателя согласие на аннулирование документа, процедура аннулирования будет завершена. Ранее оформленный электронный первичный документ утратит юридическую силу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы «Реализация (акт, накладная)», который был создан на основании аннулированного электронного документа, а также к пометке его на удаление.

Как аннулировать электронный документ

Если после подписания электронного документа в нём обнаружилась ошибка, такой документ можно аннулировать. Расскажем, как это происходит в системе ЭДО.

Правила аннулирования электронных документов

Аннулирование электронных документов никак не регламентируется законодательством. Возможность аннулировать документ по согласованию сторон в сервисах ЭДО предусмотрена разработчиками по аналогии с аннулированием бумажных документов.

Инициировать аннулирование документа может любая из сторон, подписавших его. Как правило, это делает та сторона, которая обнаружила ошибку.

Аннулирование возможно только для документооборота в статусе «Завершён», кроме неформализованных документов без запроса ответной подписи.

Сторона, которая инициирует аннулирование документа, посылает через оператора ЭДО предложение об аннулировании документа (ПОА) контрагенту с указанием причины.
Если контрагент принимает это предложение, то документ утратит юридическую силу.
Если вторая сторона не хочет признавать документ недействительным, она может отказать в аннулировании. При этом документ сохранит юридическую значимость.

Аннулировать электронный документ в одностороннем порядке нельзя.

Отправить запрос на аннулирование можно только один раз. Если контрагент отклоняет его, дальнейшее аннулирование документа возможно только с помощью произвольного документа или в судебном порядке.

«Астрал Докс» — онлайн-сервис для организации юридически значимого электронного документооборота с контрагентами. Работайте с любыми видами документов, в том числе с УПД: сервис автоматически отправит данные в систему маркировки. Оставьте заявку , чтобы попробовать бесплатно.

«1С-ЭДО» — сервис, который обеспечит возможность обмениваться электронными документами прямо из системы 1С! Зарегистрируйтесь в сервисе бесплатно и пользуйтесь всеми возможностями ЭДО в привычном интерфейсе.

Аннулирование документа в роуминге

Бывает так, что оператор контрагента и используемая контрагентом программа ЭДО не поддерживают технологию аннулирования. В таком случае следует отправить контрагенту «Предложение об аннулировании» в виде произвольного электронного документа с признаком обязательности ответной подписи.

Если получатель «Предложения об аннулировании» утвердил полученный документ, то есть поставил ответную подпись, то исходный электронный документ считается аннулированным по соглашению сторон.

После этого в учётной системе следует отменить проведение документа, соответствующего аннулированному первичному документу, или удалить его.

Как отменить подписанный документ в ЭДО?

Иногда после того, как пользователь сервиса электронного документооборота (ЭДО) подпишет документ и направит его контрагентам, он может обнаружить в нём ошибку. В этом случае можно отозвать документ. Расскажем, как отменить подписанный документ в ЭДО.

Порядок отзыва документа

Аннулировать документ вправе только его автор. Поэтому, например, если договор составлял юрист, то и отменить его может только он. Бухгалтер, хотя и тоже имеет право пользоваться сервисом ЭДО, не сможет отменить документ, оформленный юристом.
Отмена возможна только в случае, если документ ещё не обработали все участники маршрута согласования. Например, юрист составил договор и направил его своему руководителю на согласование, а потом — юристу контрагента. Если документ согласовали юрист и руководитель отправителя, но ещё не подтвердили со стороны получателя, его можно аннулировать.

Обратите внимание! Если электронный документ уже попал в папку «Обработанные», отменить его не получится.

Чтобы аннулировать документ, нужно открыть папку, в которой он расположен. После нужно будет его выбрать и дождаться, когда снизу откроется меню действий. Тогда можно будет нажать на кнопку «Отозвать».

После нажатия на кнопку «Отозвать» автор документа должен указать причину аннулирования. Она будет видна всем участникам документооборота.

Документ переходит в статус «На отзыве». Другие участники ЭДО, к которым успел попасть ошибочный документ, должны будут подтвердить отзыв. После получения документом статуса «Отозван» его можно будет удалить.

Электронный документооборот позволяет сэкономить деньги на повторной распечатке документов при обнаружении ошибок, а также на почтовых отправлениях до контрагентов. С помощью СФЕРА Курьер отозвать любой некорректный документ можно всего за пару кликов.

Отметим, что сейчас отзыв электронных документов законодательно никак не регулируется. Возможность их аннулирования предусматривается разработчиками сервисов ЭДО.

Аннулирование документов в ЭДО

Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.

В этой статье:

Аннулирование в ЭДО
Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
Вопрос-ответ

Аннулирование в ЭДО

В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.

С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:

Отправили счет-фактуру, акт, УПД или неформализованный документ, а контрагент не успел его подписать. Тогда достаточно отозвать документ, что приведет к аннулированию в одностороннем порядке.
Если документ вступил в силу (подписан обеими сторонами), необходимо оформить соглашение:
- инициатор формирует заявку;
- контрагент подтверждает операцию.
Попробуйте работать с ЭДО в Диадоке

Отправляйте документы онлайн и аннулируйте при необходимости

Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
- при наличии электрօннօй пօдписи;
- для документов из разделов «Входящие» и «Исходящие» следующих категорий:
  - накладные, счета-фактуры, акты, УПД с завершенным документооборотом;
  - нефօрмализованные дօкументы с обеими подписями;
  - нефօрмализованные дօкументы без запроса подписи получателя.
  Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.
  
  Как создать запрос на аннулирование в Диадоке
  1. Выберите нужный дօкумент (или несколько).
  2. Кликните по кнопке «Запросить аннулирование».
  1. Появится пустое поле. Впишите туда причину аннулирования.
  2. Подтвердите операцию.
  Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру.
  Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.
  
  Как подтвердить или отменить аннулирование
  
  Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
  Порядок действий в первом случае:
  1. Выберите и откройте нужный файл.
  2. Кликните по кнопке «Аннулировать».
  1. Выберите «Пօдписать и օтправить кօнтрагенту».
  При несогласии с запросом контрагента:
  1. Выберите дօкумент.
  2. Нажмите «Отказать».
  3. Откроется поле, в котором следует описать причину и подтвердить отказ.
  Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов.
  
  Аннулирование для ЭДО в роуминге
  
  Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.
  
  Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными.
  
  Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме.
  
  Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.
  
  Вопрос-ответ
  
  Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?
  
  Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.
  
  Как законодательство регулирует аннулирование документов?
  
  Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.
  
  Сколько раз можно запросить аннулирование документа?
  
  Если контрагент отклонил запрос, то его можно повторить. Технически отправка повторных запросов в Диадоке не ограничена. Но когда контрагент подтвердит аннулирование, документ потеряет юридическую силу и отправить запрос уже не получится.
  Похожие публикации: