УЧЕТ НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ В BAS БУХГАЛТЕРІЯ
Документальное оформление наличных расчетов в программе BAS Бухгалтерія обеспечено Приходными кассовыми ордерами (поступление наличных), Расходными кассовыми ордерами (выдача наличных из кассы) и Кассовой книгой, в которой ежедневно отображаются кассовые операции. В зависимости от источника поступления средств, ПКО может создаваться на основании: документов по продаже (счетов на оплату, расходных накладных, отчетов по продажам), возврата товаров поставщикам, авансовых отчетов и т.д. В этом случае все обязательные реквизиты ПКО заполняются автоматически. При необходимости дополняем вкладку Печать и производим документ.
Чтобы создать пустой ПКО заходим в раздел Банк и касса – Приходный кассовый ордер – Создать. Для начала выбираем вид операции, в зависимости от которого меняется экранная форма документа и графы для ввода необходимых реквизитов по операции. Корреспондирующие счета должны сформироваться автоматически в соответствии с выбранным типом операции и по ходу заполнения реквизитов. Расходные кассовые ордера предназначены для оформления выдачи средств из кассы. Создать их можно на основании документов поставщиков (счетов, поступлений товаров и услуг и т.п.), сведений на выплату заработной платы через кассу, возвратов от покупателей. Создание на основании обеспечивает автоматическое заполнение ПКО.
Пустой РКО создается аналогично ПКО, в разделе Банк и касса – Расходные кассовые ордера, форма документа которого будет также изменяться в зависимости от вида операции. Кассовая книга в программе BAS Бухгалтерія расположена отдельно от ПКО и РКО в разделе Банк и касса – Отчеты. Чтобы сформировать кассовую книгу, выбираем период, организацию и валюту кассы.
Форма Кассовой книги обеспечивает контроль правильности проведения кассовых документов и остатков на начало и конец дня. Кроме этого отчет имеет дополнительные возможности формирования, перейти к которым, можно нажав кнопку «Показать настройки». В настройках можно выбрать вид отчета из списка: Журналы регистрации приходных и расходных ордеров (где можно выводить каждый документ в отдельной строке) или Книгу учета принимаемых и выданных средств.
Для оформления печатной формы пользуемся настройками печати титульного листа и последнего листа. Последний лист можно напечатать обычный на конец месяца или года (обычно используется перед закрытием периода). Также, для печати важно отметить ответственных лиц: кассира и бухгалтера. В свою очередь ответственный кассир обязан ежедневно печатать и подшивать ПКО, РКО и Кассовую книгу.
Порядок оформления приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных ордеров, ревизия кассы
Формы приходных и расходных кассовых ордеров не могут быть произвольными. Нужно следить, чтобы бланки первичных документов соответствовали утвержденным формам. Утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету движения наличных денежных средств.
Необходимо учитывать, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не распространяется на приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Эти документы считаются недействительными с любыми, даже оговоренными исправлениями.
Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- -по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
- -по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)»;
- -по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
- -в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Расходный кассовый ордер (РКО) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
В расходном кассовом ордере:
- -по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
- -по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Сумма прописью в РКО должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства.
Строка «Документ» обязательно заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников.
На выплату денег по расчетно-платежной ведомости РКО можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подписанная руководителем ведомость.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
- а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
- б) составить реестр депонированных сумм;
- в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
- г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
- а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
- б) правильность оформления документов;
- в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда, регистрируются после выдачи по ним денежных средств.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Порядок заполнения кассовой книги.
Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.
Порядок оформления журнала регистрации приходных и расходных ордеров.
Каждое предприятие обязано вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет унифицированную форму КО-3.
Журнал содержит информацию о кассовых документах, оформляющих поступление и выбытие денежных средств из кассы предприятия. Прежде всего регистрируются приходные и расходные кассовые ордера, на основании которых происходит поступление и выдача наличных средств из кассы. Также в журнале нужно регистрировать расчетно-платежные ведомости, на основании которых из кассы выдается заработная плата работникам.
Как и все журналы, предназначенные для регистрации тех или иных документов, форма КО-3 имеет титульный лист и табличную часть для фиксации там кассовых документов.
Титульный лист стандартный: наименование организации, год, должность и ФИО ответственного за ведение журнала лица. Журнал открывается с начала года и в течении этого года последовательно регистрируется каждый входящий и исходящий кассовый документ.
Каждый лист журнала разделен на две части: левая часть предназначена для регистрации приходных кассовых документов, правая часть — для расходных.
Для каждого документа указываем его номер и дату, указанную сумму. В графе «примечание» пишем расшифровку операции, например, от кого получены или кому выданы деньги, в связи с чем выданы/получены, по какому документу (оплата за товар по накладной №…., выдан аванс Ивановой, выдана зарплата за май 2013 года и т. д.).
В соответствии с нормативными документами ревизия кассы должна производиться не реже 1 раза в месяц, обязательно в присутствии кассира. Для этого кассир должен занести в кассовую книгу все имеющиеся неоформленные документы и дать расписку о том, что все имеющиеся ценности оприходованы и оформлены соответствующими документами. По результатам проверки составляют акт, в котором указывают количество денежных купюр и общую сумму наличных денег на момент проверки. Обнаруженную сумму сравнивают с остатком наличных, отраженным в кассовой книге. В случае обнаружения отклонений кассир в любом случае отстраняется от работы до выяснения обстоятельств и пишет объяснительную записку.
Д 50 К 91/1 — выявлен и оприходован излишек в кассе
Д 94 К 50 — выявлена недостача денег в кассе
Д 73 К 94 — недостача списана на расчеты с виновным лицом
Д 70 К 73 — недостача удержана из заработной платы
Д 50 К 73 — недостача погашена наличными
| < Пред | СОДЕРЖАНИЕ | Загрузить | След > |
|---|
Что такое пко в бухгалтерии
Только начинает работать розничный магазин. Подскажите, как правильно оформить кассовые операции по оприходованию выручки и до сдачи ее в банк, при условии ведения 2-х кассовых книг (магазин и предприятие). Если можно , то пошагово с датами и заполнением всех реквизитов ПКО и РКО в том числе корреспонденции счетов, на примере.
Магазин работает с 10-00 до 22-00, договора с инкассаторской службой нет. Кто, как делает на практике, а то опыта маловато. Пример: выручка магазина за 18.08.2010 составила 6000 грн. Проверьте меня, пожалуйста:
1. 18.08.2010 в 22-00 кассир делает служебный вынос на сумму 6000 грн?
2. 18.08.2010 Кассир магазина делает ПКО на 6000 грн. «Отримано выд» — кінцевий споживач, «Підстава»- торгова виручка, «кореспондуючий рахунок» 702?
3. 19.08.2010 Кассир магазина делает РКО на 6000 грн.» Видано» — Іванов І.І., «підстава» сдача виручки до центральної каси»,»кореспондуючий рахунок» 3011?
4. 19.08.2010 Кассир предприятия делает ПКО на 6000 грн. «Отримано»- Іванов І.І., «підстава» надходження виручки,»кореспондуючий рахунок» 3012?
5. 19.08.2010 Кассир предприятия делает РКО на 6000 грн. «Видано»- банк через Петрова П.П. «підстава» сдача виручки до банку,»кореспондуючий рахунок» 311?
Так вроде правильно, только вопросы возникают:
— вы разменную монету не оставляете, всю выручку и сдаете?
— смысл 2х кассовых книг?
Разменную монету не оставляем.
Две книги на случай, если понадобится выдать наличку сразу на хоз. нужды или з/п сотрудникам магазина.
ну на счет 2х кассовых книг я сильно смневаюсь,т.к. у филиалов 2 книги-да.А отдельно на магазине книга не нужна.Наличка в магазине в книге по РРО .РКО И ПКО все равно должны подписывать руководитель предприятия и гл.бух.Без их подписей все равно не имеете права выдавать деньги ни на хоз нужды ,ни на з/пл.
Кассовая книга-одна,в магазине. Если несколько магазинов-несколько кассовых книг. А на предприятии нет ни кассы, как таковой, ни книги. Все наличные расчеты ведутся через магазин.
ksuxa_2004 Автор рядків:
——————————————————-
.РКО И ПКО все равно должны подписывать
> руководитель предприятия и гл.бух.Без их подписей
> все равно не имеете права выдавать деньги ни на
> хоз нужды ,ни на з/пл.
Правильно, человек идет в бухгалтерию, получает подписанный ордер и чешет в магазин.
Хорошо, если книга одна, то где хранить деньги после операции «служебная выдача» в конце дня. В ящике РРО?Если нет, то где их оприходовать или куда девать, при условии работы магазина до 22-00, а бухгалтерии до 18-00?
M Автор рядків:
——————————————————-
Если нет, то где их оприходовать или
> куда девать, при условии работы магазина до 22-00,
> а бухгалтерии до 18-00?
А при чем бухгалтерия вообще к наличным расчетам? вы собираетесь по одной книге сдать вечером выручку в бухгалтерию, а бухгалтер у себя в столе обязан ее сохранять? Тогда на предприятии должна быть оборудованное помещение кассы.
МОРОЗОВА Автор рядків:
——————————————————-
> M Автор рядків:
> —————————————————
> ——
> Если нет, то где их оприходовать или
> > куда девать, при условии работы магазина до
> 22-00,
> > а бухгалтерии до 18-00?
>
>
> А при чем бухгалтерия вообще к наличным расчетам?
> вы собираетесь по одной книге сдать вечером
> выручку в бухгалтерию, а бухгалтер у себя в столе
> обязан ее сохранять? Тогда на предприятии должна
> быть оборудованное помещение кассы.
Бухгалтерия же оформляет ПКО и РКО
> Бухгалтерия же оформляет ПКО и РКО
Мы, наверное, о разных вещах говорим. Бухгалтерия оформляет документы, но к деньгам, их хранению отношения не имеет. Поэтому я считаю правильным именно тот вариант, который описала. У нас несколько магазинов, на каждом -кассовая книга и денежный ящик для хранения денег.
Приходный кассовый ордер.
Ставят оттиск таким образом, чтобы он полностью был размещен на квитанции, но не заходил на тело ПКО. Все надписи на нем должны быть полностью различимы и читаемы.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами. В случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».
Фамилию, имя и отчество человека (наименование организации) записывают в строку, под названием «Принято». При этом следует также обозначить причину, то есть хозяйственную операцию, согласно которой были внесены деньги. К примеру: «Предоплата по договору №. «, «Аренда помещения».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — наличие подписи руководителя ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличные подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Но будет это делать только в том случае, если документ составлен на бумажном носителе.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.
Кассир вправе составить общий ПКО в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы. Речь идет о кассовых чеках и БСО от онлайн-ККТ (ст. 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Если ПКО оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег (покупателя) на его электронную почту.
Если в компании несколько кассовых аппаратов, то следует вести журнал кассира- операциониста по форме № КМ-4. В конце дня главному кассиру передают все контрольные ленты, который на каждую их них оформляет отдельный ПКО. Данные ПКО вносят в кассовую книгу (п.4.6, 5.2 Указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).
Если организация сняла с учета кассовый аппарат, то все документы, связанные с его покупкой, регистрацией, вводом в эксплуатацию следует хранить не менее пяти лет со дня, когда компания перестала его использовать (и. 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 г.
№ 54-ФЗ, п. 14 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470).