Ошибочно перечислили ндфл больше чем удержали что делать

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 20.08.2020 № Ф05-11952/2020 по делу № А40-263501/2019

Комментарий

Организация, фактически перечисляющая НДФЛ в бюджет, налогоплательщиком не является, выступая только в роли посредника – налогового агента. Однако это вовсе не исключает ошибочного перечисления в бюджет сумм больше, чем полагается по НК РФ. Правила возврата такой переплаты детально разъяснил Арбитражный суд Московского округа.

Как отметили арбитры, порядок возврата НДФЛ зависит от причины переплаты. А их, собственно говоря, может быть две. Первая. Налоговый агент ошибочно перечисляет по реквизитам НДФЛ собственные средства – те, которые не были удержаны при выплате доходов физическим лицам. И вторая. Налоговый агент допустил ошибку именно при удержании НДФЛ – неправомерно изъял у физического лица больше, чем следовало, либо выплатил «лишний» доход, с которого удержал НДФЛ. Соответственно, будет различаться и порядок возврата налога.

В первом случае действуют общие правила ст. 78 НК РФ, а переплата налогом на доходы физлиц вообще не признается. Для возврата или зачета денег организации следует подать заявление в ИФНС по месту учета. Но поскольку деньги были перечислены по реквизитам НДФЛ, придется дополнительно подтвердить, что они таковым не являются. Для этого к заявлению необходимо приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период. Также к заявлению прилагается платежка, на основании которой была внесена лишняя сумма.

Во втором же случае круг обстоятельств, которые нужно подтвердить документально, меняется. Как отметил суд, в этой ситуации возврат НДФЛ налоговому агенту возможен только после того, как будут представлены документы, подтверждающие урегулирование задолженности с физическим лицом (возврат работником ошибочно выплаченного ему дохода или, наоборот, возмещение работнику излишне удержанного НДФЛ). А если соответствующие суммы уже попали в справки 2-НДФЛ, то потребуется также представить корректирующую отчетность (постановление от 20.08.2020 № Ф05-11952/2020 по делу № А40-263501/2019).

Подпишитесь на новости

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
ваш e-mail не передается третьим лицам;

Переплата НДФЛ: основные правила возврата

07.05.2021 распечатать Если компания ошибочно удержала с работника НДФЛ больше, чем должна была, налог нужно вернуть. Причем даже в том случае, если работник уволился. Если бухгалтерия просто ошиблась с реквизитами налогового платежа, платеж можно просто уточнить.

Бухгалтер ошибочно перечислил деньги по реквизитам уплаты НДФЛ, сам налог при этом удержан не был.
Бухгалтер ошибся с расчетах НДФЛ и удержал из зарплаты работника больше, чем нужно.

Как возвращать переплату НДФЛ

Ошибочный платеж

Если бухгалтер случайно отправил деньги не на те реквизиты, согласно статье 78 НК РФ, это не считается переплатой налога. Это просто ошибочной платеж.

В этом случае, бухгалтеру нужно подать заявление в свою налоговую и приложить к нему документы, подтверждающие, что деньги перечислены ошибочно, не то тем реквизитам. В качестве подтверждения ошибки нужно приложить выписку из регистра налогового учета и саму платежку.

Удержали НДФЛ больше, чем нужно

Если бухгалтер ошибся в расчетах НДФЛ и насчитал налог больше, чем он есть на самом деле, налог придется возвращать. Сделать это можно только в том случае, если будут документы, подтверждающие урегулирование этого вопроса с работником.

Как только организация выявила переплату и стало известно, что с заработка работника удержали лишнее, об этом нужно сообщить работнику в течение 10 дней.

В соответствии со статьей 231 НК РФ, излишне удержанный НДФЛ из дохода работника подлежит возврату на основании письменного заявления.

Возврат излишне удержанного НДФЛ производится за счет этого же налога, подлежащего уплате в бюджет как за работника, по которому прошла ошибка, так за других работников.

Возврат переплаты НДФЛ возможен на основании заявления работника в течение трех месяцев, по разъяснениями Минфина, данным в письме от 06.07.2020 № 03-04-10/39533.

Если НДФЛ за ближайшие три месяца будет меньше суммы, которую нужно вернуть работнику, бухгалтеру нужно записать в ИФНС заявление о о возврате переплаты по форме, утвержденной Приказом ФНС от 14.02.2020 № ММВ-7-8/182@.

К заявлению нужно приложить:

выписку из регистра налогового учета по НДФЛ, реестр сведений о доходах физлиц;
справки 2-НДФЛ;
платежку.

Вместо перечисления НДФЛ в бюджет, сумму ранее излишне удержанного с работника налога, нужно перечислить на его счет.

Если вы не хотите дожидаться возврата переплаты НДФЛ от налоговой, верните работнику излишне удержанный с него налог за счет средств компании. Вы вправе вернуть деньги и затем обратиться в ИФНС за возвратом переплаты. Это разрешено п. 1 ст. 231 НК РФ.

Заявление о зачете или о возврате суммы излишне уплаченного налога может быть подано в течение трех лет со дня переплаты в соответствии с п. 7 ст. 78 НК РФ.

Если переплата уже отражена в справке 2-НДФЛ, нужно сдать корректирующую справку.

Как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ: оформление, бухучет и 6‑НДФЛ

Работодатель удерживает с доходов своих сотрудников НДФЛ и перечисляет его в бюджет. Иногда при подсчете этого налога бухгалтерия допускает ошибки, которые приводят к излишним удержаниям — в результате сотрудник недополучает доход.

Как вернуть НДФЛ сотруднику, отразить это в бухучете и заполнить 6-НДФЛ, разберем в статье пошагово.

Шаг 1. Уведомляем сотрудника об излишне удержанном НДФЛ
Шаг 2. Получаем заявление от сотрудника о возврате НДФЛ
Шаг 3. Возвращаем излишне удержанный НДФЛ
Шаг 4. Строим проводки в бухучете
Шаг 5. Отражаем излишне удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ

Шаг 1. Уведомляем сотрудника об излишне удержанном НДФЛ

Сообщите сотруднику о факте излишнего удержания НДФЛ с его доходов в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта (абз. 2 п.1 ст. 231 НК РФ).

Уведомление нужно вручить сотруднику лично или направить по почте. Форма сообщения свободная, так как законодатель обязательный бланк такого извещения не устанавливает.

Шаг 2. Получаем заявление от сотрудника о возврате НДФЛ

В п. 1 ст. 231 НК РФ сказано, что налоговый агент возвращает излишне удержанный НДФЛ на основании письменного заявления работника. Если его нет, то НДФЛ можно не возвращать.

Подать заявление работник может в течение трех лет со дня уплаты НДФЛ (п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина от 01.03.2017 г. № 03-04-05/11548). Сделать это можно как во время действия трудовых или гражданско-правовых отношений, так и после увольнения или прекращения действия договора ГПХ (Письмо Минфина РФ от 24.12.2012 г. № 03-04-05/6-1430).

Важно! Если работодатель уже отсутствует, сотрудник все равно может вернуть излишне уплаченный налог. Для этого достаточно обратиться с заявлением в ИФНС и сдать 3-НДФЛ по итогам года (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Шаг 3. Возвращаем излишне удержанный НДФЛ

Срок для возврата лишнего НДФЛ — три месяца со дня получения заявления от сотрудника (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). За просрочку начисляются проценты по ключевой ставке ЦБ РФ, которая действовала в дни нарушения срока (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Осуществить возврат НДФЛ можно одним из двух способов::

за счет предстоящих платежей по налогу на доходы физлиц (абз.3 п. 1 ст. 231 НК РФ);
за счет средств, возвращенных из бюджета (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).

От выбранного способа зависит, придется ли вам обращаться в ИФНС.

Рассчитайте аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Возврат за счет предстоящих платежей

Вернуть переплату можно за счет предстоящих платежей по НДФЛ в бюджет. Это может быть как НДФЛ за этого сотрудника, так и за других физлиц-налогоплательщиков (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ).

При этом налоговые ставки значения тоже не имеют. Излишне удержанный налог по ставке 13% можно вернуть за счет НДФЛ, удержанного по иным ставкам.

Уведомлять ФНС о возврате сотруднику излишне удержанного налога не нужно (Письмо Минфина РФ от 18.10.2013 г. № 03-04-06/43608). Однако все документы по возврату стоит сохранить.

Важно! Излишне удержанный с дивидендов НДФЛ нельзя зачесть в счет текущих или предстоящих платежей по НДФЛ, так как налог с дивидендов организация начисляет отдельно с каждой суммы. Поэтому переплату по налогу нужно вернуть на банковский счет учредителя.

Возврат за счет средств, возвращенных из бюджета

Этот способ можно использовать только в том случае, если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно, чтобы вернуть сотруднику деньги в течение трех месяцев.

Если вы выбрали этот вариант, то в течение 10 рабочих дней с момента получения от сотрудника письма о возврате, направьте в ИФНС заявление о возврате излишне уплаченной суммы (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Возврат денег из налоговой происходит в соответствии со ст. 78 НК РФ. Подайте в инспекцию следующие документы:

заявление по форме из Приложения № 8 к Приказу ФНС РФ от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@;
выписку из регистров налогового учета о доходах сотрудника;
документы, подтверждающие факт излишней уплаты налога: платежные поручения, бухгалтерские справки-расчеты, пояснения, ведомости и т.д.

Налоговая вернет излишнюю сумму НДФЛ налоговому агенту в течение месяца со дня получения всех документов (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Работодатель может выплатить сотруднику деньги за свой счет и не дожидаться возврата из ИФНС (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Важно! Вернуть НДФЛ наличными нельзя. Выплатить деньги следует на банковский счет сотрудника (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Это правило работает независимо от способа выдачи зарплаты: наличными или на карту.

Шаг 4. Строим проводки в бухучете

При перечислении излишне удержанного НДФЛ сформируйте следующие проводки.

Дебет	Кредит	Описание
70	68.НДФЛ	Сторнируем излишне удержанный НДФЛ
70	51	Перечисляем сотруднику излишне удержанный НДФЛ

Если вы возвращали переплату из налоговой, то сумму, полученную из ИФНС, в состав доходов при расчете налога на прибыль не включайте.

Помните, что исправление ошибок в бухгалтерском учете, в том числе неверное исчисление НДФЛ, нужно исправлять по правилам ПБУ 22/2010.

Отчетность по НДФЛ в 2023 году: памятка от налоговиков

Шаг 5. Отражаем излишне удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ

Порядок отражения переплаты по НДФЛ зависит от того, когда вы нашли ошибку: в текущем или уже прошедшем квартале. В первом случае нужно просто подать 6-НДФЛ с указанием сумм излишне уплаченного налога, а во втором — сдать корректировку.

Бесплатно проверить 6-НДФЛ по контрольным соотношениям и сдать через интернет

Вариант 1 — Ошиблись и исправили в одном квартале

Заполняем 6-НДФЛ следующим образом:

строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
строки 030 и 032 — фактически возвращенные суммы;
строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
строки 140–142 — правильную сумму исчисленного НДФЛ;
строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
строка 180 — сумма НДФЛ, который был удержан излишне, за вычетом возвращенного налога;
строка 190 — сумма НДФЛ, которую удалось вернуть с начала года.

Вариант 2 — Нашли ошибку после сдачи отчета

Сдайте уточненку по 6-НДФЛ за все периоды, по которым отчитались до обнаружения ошибки. Так, если ошибку нашли в феврале 2022 года, придется сдавать три уточненки по 6-НДФЛ: за первый квартал, полугодие и за 9 месяцев 2021 года (Письмо ФНС РФ от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@).

Уточненку сдавайте следующим образом:

строки 020 и 022 — суммы фактически удержанного НДФЛ;
строки 110–115 — правильно рассчитанные суммы доходов;
строки 140-142 — правильная сумму исчисленного НДФЛ;
строка 160 — сумма фактически удержанного НДФЛ;
строка 180 — «переплата» по НДФЛ, имеющаяся на последний день отчетного периода.

Как видите, Порядок заполнения корректировки аналогичен порядку заполнения первичной 6-НДФЛ.

В расчете за период, в котором НДФЛ вернули сотруднику, учтите следующие особенности:

строки 030 и 032 — суммы возвращенного НДФЛ;
строка 180 — «переплата» по НДФЛ за вычетом возвращенного налога;
строка 190 — сумма НДФЛ, которую вы вернули с начала года.

Бухгалтер компании ошибочно дважды уплатила НДФЛ за ноябрь 2018. 1) Нужно ли отражать излишне уплаченную сумму НДФЛ в отчете 6-НДФЛ за 4 кв.2018? 2) Если нужно, как правильно отразить излишне уплаченную сумму НДФЛ в отчете 6-НДФЛ за 4 кв. 2018? 3) Можно ли излишне уплаченную сумму НДФЛ зачесть в счет платиежей 2019 г? Если можно, как правильно это сделать?

Обратиться за возвратом переплаты в инспекцию можно в следующих случаях:

вы удержали у физлица лишний налог, перечислили его в бюджет и вам не хватает средств, чтобы самостоятельно произвести возврат. Эта переплата и последующий возврат налога отражается в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ;
вы правильно удержали налог, но уплатили в бюджет больше, чем удержали. Такая переплата в отчетности по НДФЛ не отражается.

Если переплата образовалась из-за того, что вы уплатили в бюджет сумму НДФЛ большую, чем удержали у физлиц, ее можно зачесть в счет недоимки или будущих платежей по другим федеральным налогам:

задолженности по пеням по федеральным налогам, а также налоговым штрафам.

Зачесть излишне уплаченную сумму НДФЛ в счет будущих платежей по НДФЛ нельзя. Это объясняется тем, что уплата НДФЛ должна происходить за счет средств физлиц, а не за счет ваших средств как налоговых агентов (п. п. 1, 14 ст. 78, п. 9 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 06.02.2017 N ГД-4-8/2085@).
Заявление о зачете переплаты по НДФЛ заполняется по утвержденной форме. Вместе с заявлением представьте выписку из регистра налогового учета и соответствующие платежные поручения, которые подтвердят наличие переплаты (Письмо ФНС России от 06.02.2017 N ГД-4-8/2085@).
Подать заявление о зачете вы можете (п. п. 4, 5 ст. 78 НК РФ) в бумажном виде: лично (через представителя) в налоговый орган или по почте.

по телекоммуникационным каналам связи в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью;
через личный кабинет налогоплательщика.

Срок подачи заявления о зачете в налоговый орган — три года со дня уплаты налога в излишнем размере (п. 7 ст. 78 НК РФ).
Если переплата возникла из-за того, что вы удержали НДФЛ у физлица больше, чем нужно, эту сумму нужно вернуть физлицу в специальном порядке.
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ налогоплательщику
Вы как налоговый агент должны сообщить физическому лицу о том, что с его доходов был излишне удержан НДФЛ, в течение 10 рабочих дней после обнаружения (п. 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение можно составить в произвольной форме, каких-то специальных требований на этот счет не установлено. Укажите в нем период излишнего удержания налога, размер НДФЛ к возврату и попросите предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога. Направить это сообщение вы вправе любым способом, в бумажной или электронной форме. Но лучше предварительно согласовать это с физическим лицом (Письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112 (п. 1)).
Для возврата излишне удержанного НДФЛ вам нужно получить соответствующее заявление от налогоплательщика. Утвержденной формы для такого заявления нет. Вы можете принять заявление от физлица, составленное им в свободной форме, либо предложить заполнить по вашему образцу.
Налоговый агент должен вернуть физлицу излишне удержанный налог в течение трех месяцев после получения заявления на возврат.
Если вы нарушите этот срок, то налог нужно будет вернуть с процентами. Они начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, которая действовала в эти дни (п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом сумма процентов вам компенсирована не будет.
В каком порядке и за счет каких средств нужно вернуть сумму излишне удержанного НДФЛ
Вы должны вернуть физлицу сумму излишне удержанного НДФЛ в безналичной форме. Перечислите деньги на его счет в банке по реквизитам, которые указаны в заявлении на возврат (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Вернуть НДФЛ можно только тому физлицу, из доходов которого было излишнее удержание. Возврат другим лицам, в том числе наследникам физлица, не предусмотрен Налоговым кодексом РФ (Письмо Минфина России от 07.03.2013 N 03-04-06/7028). Средства для возврата вы получаете за счет уменьшения предстоящих платежей по этому же налогу. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога физлицу. Причем не важно, с чьих доходов удержан этот налог: с доходов физлица, которому необходимо его вернуть, или с доходов других лиц (п. 1 ст. 231 НК РФ). Для возврата также не имеет значения, какие именно доходы выплачивает агент и по какой ставке они облагаются налогом (Письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-04-06/4-342).
Как инспекция возвращает излишне удержанный НДФЛ налоговому агенту
Возможна ситуация, когда вы получили заявление на возврат, но понимаете, что в ближайшие три месяца вам не хватит платежей по НДФЛ, за счет которых можно вернуть физлицу сумму излишне удержанного налога. В этом случае нужно сообщить об этом в налоговый орган. В течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от физлица направьте в инспекцию по месту своего учета (п. 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ):

заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание налога;
документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).

Налоговый орган вернет НДФЛ вам как налоговому агенту в течение месяца со дня получения от вас указанных документов (п. 6 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ). Затем вы должны перечислить полученную из бюджета сумму налога на счет физлица в обычном порядке.
Вы можете вернуть налог и за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Как отразить возврат излишне удержанного НДФЛ в налоговой отчетности
Суммы возвращенного НДФЛ отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором происходит возврат, по строке 090 разд. 1 (п. 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 26.10.2016 N БС-4-11/20366@).
Если в отношении лица, которому вы должны вернуть налог, вы уже сдали справку 2-НДФЛ за период, когда налог был излишне удержан, вам нужно подать корректирующую справку 2-НДФЛ за этот же период (п. 1.18 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, Письмо ФНС России от 26.10.2016 N БС-4-11/20366@). При этом отражать сумму излишне удержанного и возвращенного налога в корректирующей справке не нужно (Письмо ФНС России от 13.08.2014 N ПА-4-11/15988).

Ошибочно перечислили ндфл больше чем удержали что делать