Альтернатива управленческому анализу в Excel
Начинающие предприниматели часто ведут финансовый учет в таблицах Excel — и это прекрасно. Таблицы помогают контролировать деньги в бизнесе, приучают к управленческой дисциплине. Минус один — такой метод учета требует много вашего внимания. Расскажем, как можно управлять деньгами, тратя на это минимум времени.
Для чего вести управленческий учет
Финансовый или управленческий учет — это система отчетов о состоянии и результатах бизнеса. Отчеты показывают сведения о затратах, продажах, себестоимости, долгах, возможных кассовых разрывах и так далее. С помощью управленческих отчетов вы знаете, в каком состоянии ваши финансы, как повысить доходы или уменьшить расходы, какие направления бизнеса убыточные, а в какие стоит вкладываться. И, конечно, когда можно вывести деньги, чтобы купить себе домик у моря, а когда нужно срочно искать займ или кредит, чтобы бизнес не встал. Для всех этих целей приходится строить специальные управленческие отчеты — опираться на бухгалтерский учет не получится. Бухучет служит другим целям, а самому бухгалтеру важнее подготовить отчетность для государства, он не всегда умеет строить финансовые отчеты для директора.
Как начать вести управленческий учет
Форма учета и инструменты зависят от масштабов бизнеса, ассортимента товаров и услуг и числа направлений в деле. Крупные компании могут позволить себе бизнес-аналитиков и финансовый отдел для управления финансами, но малый бизнес обычно старается сэкономить. Многие предприниматели вообще не считают деньги и ведут бизнес, опираясь на чутье и суммы в интернет-банке. Такой подход часто приводит к неприятным последствиям, когда обманчивое ощущение успеха рассеивается. Поэтому лучше следить за деньгами с первых дней работы.
Инструменты по ведению учета можно разделить на три группы:
- Excel или Google-таблицы — это бесплатно, но требует вашего личного времени для составления таблиц;
- управленческие отчеты в бухгалтерской программе — вы платите за программу, в которой ведете учет и сдаете отчетность, бонусом она автоматически составляет для вас управленческие отчеты, а данные берет из бухучета;
- специализированные сервисы для финансового и управленческого учета — вы покупаете специальный сервис, который строит удобные финансовые отчеты, связываете его со своей бухгалтерской системой и интернет-банком, чтобы он сам подтягивал данные.
1. Управленческие отчеты в Excel
При запуске бизнеса это отличный инструмент для контроля финансов. Пока обороты предприятия небольшие, ассортимент товаров и услуг умещается в памяти руководителя — справляться с заполнением таблиц будет не так сложно. Главное — не забывать об этом. Многие предприниматели жалуются на нехватку времени: из-за этого таблицы заполняются нерегулярно, и финансовые отчеты не всегда достоверны. Но если вы проявите волю, то есть три незаменимых отчета для руководителя:
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о прибылях и убытках;
- управленческий баланс.
В сети вы легко найдете шаблоны этих отчетов для разных типов бизнеса и сможете настроить их под себя. Мы приводим примеры таких отчетов в другой статье. Повторим, главное — регулярно заполнять их и анализировать.
Отчет о движении денежных средств. Этот отчет (ДДС) помогает контролировать сумму денег в бизнесе. Это важно, чтобы понимать, когда вы можете сделать очередную трату, не грозит ли вам кассовый разрыв и сможете ли вы вовремя заплатить налоги или зарплату. В отчете вы видите сумму на начало периода (неделя, месяц, квартал), поступления и платежи за период и сумму в конце периода.
Если вы ведете отчет с помощью таблиц, вносите в него каждую операцию, разделяйте платежи и поступления по категориям: например, зарплата, аренда, поступления от продаж мороженого, поступления от продаж пончиков.
Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
Отчет о прибылях и убытках. Второй отчет (ОПУ) тоже показывает изменения в бизнесе за период. Вы видите прибыль, траты, проданные товары или услуги. ОПУ помогает контролировать деньги: откуда они приходят, куда уходят, на чем можно сэкономить. Также вы контролируете долги — ваши и партнеров. Этот отчет можно строить на будущее, тогда он становится бизнес-планом или финансовой стратегией бизнеса.
ОПУ оценивают в связке с отчетом о движении денежных средств, чтобы понимать, получает бизнес прибыль или терпит убыток и сколько реальных денег в вашем распоряжении.
Управленческий баланс. С помощью этого отчета вы смотрите на бизнес целиком, он похож на “фотографию” вашего дела в конкретный момент. С одной стороны отчета активы компании, с другой — пассивы. Активы — это запасы сырья, непроданные товары, оборудование и материалы. Пассивы — это кредиты, займы, вложения в уставный капитал, нераспределенная прибыль. Баланс помогает понять, куда “вморожены” деньги и откуда их можно в бизнесе изъять.
2. Управленческий учет в бухгалтерском сервисе
Программы и сервисы для бухучета часто оснащены блоком для финансового анализа и управленческого контроля. Если вы выбираете сервис для налогового или бухгалтерского учета, поинтересуйтесь, есть ли в нем управленческие отчеты. Тогда вы получите в придачу к необходимому бухгалтерскому набору еще один важный инструмент.
Плюс такого сервиса — в автоматизации отчетов, которые система строит по данным бухучета и банковской выписки. Вам не придется составлять таблицы и тратить на это время — просто регулярно анализируйте отчеты.
Например, бухгалтерский сервис для малого и среднего бизнеса Контур.Бухгалтерия строит семь отчетов для директора:
- отдельный учет финансов по каждому проекту или направлению в бизнесе;
- выручка и объем продаж по товарам, продукции или услугам;
- отчет поступлений по категориям;
- отчет о себестоимости товаров и прибыльности каждого вида товаров или услуг;
- сверка с контрагентами по долгам и оплатам;
- отчет об остатках товаров, сырья и материалов;
- финансовый анализ — особый инструмент, который укажет на вероятность банкротства, выездных проверок, и даст рекомендации по улучшению сосояния бизнеса.
3. Специализированные сервисы для управленческого учета
Если вы уже работаете в бухгалтерской системе без управленческого блока, можно выбрать отдельный сервис для финансового контроля и управленческого учета. Обычно сбор данных автоматизируется через интеграцию с вашим учетным сервисом и интернет-банком. Плюс специализированных программ в том, что отчеты можно настроить под себя, подключить несколько расчетных счетов, вести учет по направлениям и филиалам, строить аналитику, вводить категории доходов и расходов.
Начните работать в Контур.Бухгалтерии бесплатно и проверьте, подходит ли вам сервис.
Как наладить эффективный управленческий учет в Excel?
Что нужно для постановки управленческого учета в компании? На подготовительном этапе важно наладить сбор данных по подразделениям, разработать универсальный алгоритм действий по их обработке и подобрать для этого подходящее программное обеспечение. Здесь на помощь финансовым специалистам приходят электронные таблицы Excel. Они обладают обширным набором функций и инструментов для сортировки, обработки, анализа данных. Давайте разберемся, как организовать грамотный управленческий учет в Excel и по возможности автоматизировать этот процесс.
Справятся ли с управленческим учетом таблицы Excel?
Управленческий учет ориентирован на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться менеджеры, руководители структурных подразделений, CFO, генеральный директор и т.д.
Управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:
- большая детализация
- другие методики учета
- применение особых счетов
- высокая регулярность составления
Приобретение или разработка специального программного обеспечения для ведения управленческого учета — удовольствие дорогостоящее и не всегда оправданное. Поэтому в небольших и средних компаниях активно используется программа Excel. Она не требует дополнительных финансовых затрат и имеет достаточный функционал для составления управленческой отчетности. С помощью математических, статистических, текстовых, логических функций и инструментов анализа данных специалисты могут рассчитывать и организовывать данные для отчетов. В одной из статей мы разобрали полезные приемы работы в Excel для бухгалтера, которые могут для этого пригодиться.
Как вести управленческий учет в Excel — примеры разработки модели системы
С чего начать постановку управленческого учета в Excel? После определения круга основных пользователей информации можно приступать к разработке и внедрению модели подготовки управленческой отчетности в Excel. Давайте поэтапно разберем, как организовать этот процесс:
- Разделить финансовые показатели предприятия по Центрам финансовой ответственности (ЦФО) — отдельные подразделения во главе с руководителями ответственны за выполнение своих задач и по своей сути могут быть центрами инвестиций, затрат, доходов или прибыли.
- Разработать классификацию и присвоить коды объектам управленческого учета — все пользователи системы должны однозначно трактовать данные.
- Подготовить план счетов — группировка и детализация отдельных счетов является основой будущей системы и позволяет пользователям получать информацию из отчетов.
- Сформировать инструкции — пояснения к статьям расходов необходимы, чтобы узнать, что включает каждый пункт и с какими счетами бухгалтерского учета согласовывается.
- Разработать общие правила ведения учета — установить единые принципы и методики ведения учета, а также расчета используемых финансовых показателей.
- Определить состав и содержание управленческой отчетности — при этом важно учитывать специфику сферы деятельности компании.
- Автоматизировать процесс — разработать алгоритм работы в Excel.
- Протестировать систему — если какие-то из показателей отображаются некорректно, перестроить модель системы.
Пример модели управленческого учета в Excel
| Составляющие модели | |||
| Источник доходов | Источник расходов | Источник статистики | Бюджеты |
| Параметры | |||
| Финансовая структура | |||
| План счетов | |||
| Справочники | |||
| Трансформированные доходы | Трансформированные расходы | — | Трансформированный бюджет |
| Лист корректировки | |||
| Рабочий лист | |||
| Отчет о доходах и расходах | Отчет о движении денежных средств | Баланс предприятия | Отчет об исполнении бюджетов |
Обязательное условие составления промежуточных отчетов — использование такой же учетной политики, как и при формировании годовых отчетов. Применяются аналогичные принципы признания и оценки статей баланса, отчетов о прибылях и убытках.
Решение о составлении промежуточных отчетов принимается правлением компании и уточняется в учетной политике. Полученные в ходе квартальных и полугодовых отчетов сведения, используются как для внутреннего, так и для внешнего пользования.
Насколько хорошо вы владеете функциями и инструментами программы Excel?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить справедливую оценку своих знаний.
Рекомендации по подготовке управленческих отчетов в Excel
На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления. Но существуют общие рекомендации, как быстрее и точнее создавать управленческие отчеты в Excel:
- Разделяйте таблицы
Каждой таблице необходимо присвоить отдельный лист и не пытаться в одной уместить все показатели. Это значительно облегчит поиск необходимой информации и читаемость данных, особенно, для детализированных отчетов. - Сортируйте данные по категориям
Размещайте исходные данные для разных категорий продукции или услуг на отдельных листах, а на первом — сводную таблицу с итоговыми значениями. Такой формат представления информации будет наглядней и удобней для пользователей. - Используйте справочники
Справочники единиц бизнеса значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек. - Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
Не пренебрегайте аналитическими функциями — дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие. Они позволят выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать. - Создавайте листы корректировки
Вносите исправления на специальные листы корректировки. Отчеты должны быть оформлены по единому стандарту без дополнительных исправлений от руки. - Создавайте проверочные ячейки
При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки. - Пользуйтесь настройками защиты
Контрольные листы отчетных форм должны быть защищены от изменений.
Важнейшими достоинствами программы Excel для ведения управленческого учета являются доступность, наличие необходимого набора функций для быстрой обработки массивов данных и возможность автоматизации однотипных операций. Грамотно налаженная система учета позволит при минимальных временных затратах в удобном формате регулярно вести аналитику по фактическому состоянию дел на предприятии.
Ведите управленческий учет с в режиме реального времени! Научитесь создавать панели индикаторов данных на курсе «ACPM: Бизнес-анализ данных в финансах»!
Как вести управленческий учет в excel
Тонкости и российская специфика управленческого учета
- Источники данных для управленческого учета. Что не так с бухгалтерскими данными
- Какую программу для ведения управленческого учета выбрать и почему стоит попробовать ES: Финансовое планирование и учет
- Когда применять кассовый метод, метод начислений и комбинированный метод учета
- Как вести учет фактических данных
- Зачем разделять операций на бухгалтерские, управленческие и внутренние
- Зачем может понадобиться БДР с НДС
- Зачем может понадобиться управленческий баланс с НДС
- Как в программе организовано планирование и моделирование
Источник данных для управленческого учета. Что не так с бухгалтерскими данными
Основным источником данных для финансового управленческого учета являются данные бухгалтерского учета. Но они не совсем подходят для управленческого учета по следующим причинам:
1. Данные бухгалтерского учета часто не содержат информации, нужной для управленческого.
Например, в бухгалтерской программе не ведется учета в разрезе нужных для управленческого учета аналитик: статей БДДС, БДР, центров учета.
Технически такой учет можно организовать за счет субсчетов и субконто. Н о бухучет ведут бухгалтера — у них другие цели и задачи. Управленческие аналитики их особо не интересуют. П оэтому и качество заполнения управленческих аналитик бухгалтером обычно низкое: либо не заполнены, либо заполнены неправильно.
2. Данные бухгалтерского учета нуждаются в трансформации.
- Один платеж касается одновременно двух статей БДДС, то есть в управленческом учете один платеж надо разбить на два и каждому назначить свою статью БДДС.
- Доход или расход по одному документы в бухучете, в управленческом учете относится к разным статьям БДР или к разным центрам учета . Например, расходы на услуги связи за отчетный месяц учтены одной суммой и отнесены на общехозяйственные расходы, а управленческий учет требует точного распределения этих расходов по подразделениям. То есть одну бухгалтерскую проводку в управленческом учете нужно разбить на несколько проводок с разными центрами учета.
- Разработка и внедрение индивидуальной конфигурации это дорого. Особенно если вы сами до конца не понимаете, чего хотите. Доработка программы станет бесконечный процессом.
- Есть риски, что компания-разработчик закроется, и вы останетесь один на один со своей уникальной программой. Конечно, есть солидные компании-разработчики, которые существуют много лет и такие риски минимальны, но и цены у них соответствующие.
- С выходом каждой новой платформы 1С или с изменением законодательства вы будете все больше и больше тратить на сопровождение своей индивидуальной конфигурации (новые формы документов, новый порядок учета и т.д.). Или начинать все сначала на новой платформе, если старую перестанут поддерживать. Такое уже было.
- никаких стартовых вложений и затрат на администрирование, только абонентская плата;
- простота;
- возможность работать из любого места где есть интернет, в т.ч. со смартфона.
- Чтобы сервис не утверждал, облако — это утечки данных «по секрету всему свету». Есть вероятность, что вашими данными могут торговать, ваши данные могут быть переданы компетентным органам без санкции суда (по настойчивой просьбе) и вы об этом даже не узнаете.
- Бери что дают. Никто не будет переделывать сервис под ваши желания. Стандартные отчеты тоже могут не подходить поэтому их приходится допиливать в Excel.
- Стоимость. Сначала она кажется привлекательной, но в итоге обходится в копеечку.
- Для операций на незначительные суммы, операций где нет большого временного разрыва между датой платеж и датой возникновения (начисления) дохода/расхода , для операций где расчеты производятся под ноль (у сторон не возникает задолженности) и для прочих операций, которые не сильно влияют на общий результат можно применять кассовый метод .
- Для значимых операций у которых значителен временной разрыв между начислением и оплатой можно применять метод начислений. Причем если по этим операциям в бухгалтерию еще не поступили подписанные документы вы можете внести в программе примерные (ожидаемые) суммы на основании квази-документов, например справок из отделов об ожидаемой выручке. Так мы незначительно жертвуем достоверностью управленческой отчетности ради скорости. Например, вы передали заказчику на подписание акты КС-2, но на практике знаете что он возвращает их за 3 дня до стачи
- Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
- Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.
- Excel Formula Examples
- Создать таблицу
- Форматирование
- Функции Excel
- Формулы и диапазоны
- Фильтр и сортировка
- Диаграммы и графики
- Сводные таблицы
- Печать документов
- Базы данных и XML
- Возможности Excel
- Настройки параметры
- Уроки Excel
- Макросы VBA
- Скачать примеры
3. В бухучете используются очень грубые методы распределение общепроизводственных и общехозяйственных расходов, что приводить к существенному искажению финансовых результатов в разрезе центров учета (проектов, видов продукции и т.д.).
Например, в строительстве на одном объекте (в центре города) из-за стесненности и большого количества коммуникаций разработка грунта в значительной части производиться вручную, а на другом объекте (в «поле») — в основном с использованием техники. Но в соответствии с учетной политикой организации общепроизводственные расходы (к которым относятся и расходы транспортного подразделения, предоставляющего технику) распределяются пропорционально заработной платы основного производственного персонала. То есть там, на тот объект, где в основном копали вручную еще и больше затрат на эксплуатацию техники распределили.
Как вы понимаете, такой подход приводит к существенному искажению себестоимости строительства в разрезе строительных объектов.
3. Бухгалтерская отчетность часто оказывается «жертвой» управленческих решений в силу различных жизненных обстоятельств.
Снова пример из строительства. По итогам отчетного периода «вылазить» большая прибыль, и чтобы отсрочить уплату налогов руководитель приказывает бухгалтерии списывать материалы по максимуму.
Или наоборот — «вылазит» убыток . Чтобы не иметь проблем с получением банковского кредита и не нарушать ковенанты, руководитель дает указание » показать» прибыль и бухгалтеру приходиться оставлять затраты в «незавершенке».
4. Бухгалтерский учет ограничен в возможностях отражения реального экономического положения компании рамками законодательства.
Например, ваш дебитор — банкрот и очевидно, что денег вам уже не видать. Но списать дебиторскую задолженность вы не сможете пока не будет завершена процедура банкротства, длящаяся годами.
5. Бухгалтерская программа конечно же не может содержать неофициальных операций
6. Бухгалтерская программа не содержит плановых данных.
В правильно организованном учете данные бухгалтерского учета частично являются источником данных для управленческого, а данные управленческого учета являются источником для бухгалтерского. Два учета дополняют друг друга.
На мой взгляд, IT-решения для автоматизации управленческого учета, рекламирующие автоматическую загрузку и трансформацию данных из бухгалтерских программ и получение управленческой отчетности «одной кнопкой» подходят далеко не всем и не всегда. Это больше похоже на рекламный трюк, чтобы продать компании свой программный продукт и потом пожизненно «доить» ее, продавая вечные доработки.
Данные бухгалтерского учета с большой вероятностью придется исправлять, дополнять, трансформировать , причем в значительной части вручную. А если есть неофициальные операции, то еще и объединять с данными неофициального учета, который тоже надо где-то вести.
В какой программном обеспечении это делать?
Какую программу для ведения управленческого учета выбрать и почему стоит попробовать ES: Финансовое планирование и учет
В настоящее время большинство компаний малого и среднего бизнеса для ведения бухгалтерского и налогового учета используют программу 1С: Бухгалтерия в стандартной конфигурации. Для управленческого учета эта программа не предназначена.
Конечно, можно попробовать доработать стандартную конфигурацию для нужд управленческого учета, внедрить комплексую конфигурацию 1C: Управление предприятием или специализированное отраслевое решение. Но обычно коробочную версию любой программы придется дорабатывать под вашу специфику. А это ставит предприятие в вечную зависимость от компании-разработчика.
Главные минусы использования нестандартной конфигурации 1С:
Особенно это актуально для нового бизнеса. Еще не понятно: пойдет- не пойдет, выживем-не выживем, карантин-локдаун-самоизоляция и т.д. Нет смысла вкладывать большие деньги в IT- проект. По крайней мере пока.
На мой взгляд, наиболее рациональное решение для малых и средних предприятий — использование стандартных конфигураций бухгалтерских программ для ведения бухгалтерского и налогового учета и стандартное информационно-технологическое сопровождение. А управленческий учет вести в отдельной программе.
Есть 3 варианта: в специализированной программе, в Excel или в облачном сервисе?
У специализированных программ обычно те же недостатки, что и у нетиповых конфигураций 1С : стоимость и зависимость. Но самое обидное, что работа в специализированной программе, зачастую все равно заканчивается доводкой отчетов в Excel . Ведь меняются условия и схемы ведения бизнеса, открываются новые направления, меняются формы отчетов и показатели.
Проще и дешевле периодически самому изменить таблички в Excel, чем постоянно модернизировать специализированную программу с привлечением дорогих внешних программистов. Тем более, что бюджета на эти доработки вам могут не выделить. Ведь внедрение проекта проекта как-бы состоялось. А признаваться в том, что это не совсем то, что нужно — рискованно.
В последнее время их появилось достаточно много.
Также стоит отметить, что управленческий учет часто содержит неофициальные данные — не для посторонних. А те же решения на базе 1С обычно разворачиваются на сервере, их надо администрировать. То есть при определенных обстоятельствах их так просто и быстро не спрячешь, а базу данных не обрежешь. В отличие от файлов Excel . Их можно хранить в облаке или на флэшке. Отработал отчетный период, зашифровал и убрал подальше от посторонних.
Возникает логичный вопрос: » З ачем дорабатывать 1С или специализированную программу и вести там учет, если потом все равно данные придется выгружать в Excel ? Может проще сразу вести управленческий учет в Excel ?»
Полагаю многие из вас уже «наелись» Excel и решили что это тупиковый путь. Но не спешите c выводами.
Возможно ES: Финансовое планирование и учет раскроет вам Excel с новой стороны. Просто оцените перечень ее функциональных возможностей и посмотритевидеообзор.
Когда применять кассовый метод, метод начислений и комбинированный метод учета
Как правило экономисты формируют отчет об исполнении бюджетов после того как бухгалтерия проведет все документы и закроет отчетный период. То есть сроки подготовки управленческих отчетов зависят от оперативности работы бухгалтерии, которая в свою очередь тоже зависит от того, как оперативно к ней поступает «первичка».
Все это приводит к тому, что управленческая отчетность, основная цель которой — способствовать принятию своевременных обоснованных управленческих решений, формируется с большой задержкой. Нередко бывает ситуация, когда бухгалтерия сдает годовую отчетность в марте, соответственно экономисты подготавливают годовую управленческую отчетность соответственно в апреле года, следующего за отчетным.
Ну какие своевременные управленческие решения можно принять спустя почти 4 месяца после окончания отчетного года?
С квартальной отчетностью свои проблемы. Руководству хотелось бы понимать какую сумму НДС предстоит заплатить в бюджет не за 3 дня до сдачи декларации по НДС, когда мало что можно изменить, а раньше. Чтобы успеть что-нибудь предпринять.
Как ускорить подготовку отчетов?
Как вы наверняка знаете, существует два метода учета доходов и расходов — кассовый метод и метод начислений. Кассовый метод – быстрый, нетрудоемкий, но неточный. Особенно, если есть большой разрыв времени между платежами и фактическим возникновением доходов или расходов. Метод начислений — наоборот.
В налоговом и бухгалтерском учете применение кассового метода сильно ограничено – это удел небольших компаний, а вот для управленческого учета он вполне может пригодиться.
Программа ES: Финансовое планирование и учет позволяет вести учет комбинированным методом:
А что же делать с искажением размера дебиторки и кредиторки при кассовом методе?
Поясню на примере.
Предприятие закупило канцелярские товары. Позиций много, а сумма маленькая. Для такой операции не стоит дожидаться, когда ее проведет бухгалтерия. Можно учесть эту операцию в расходах в день платежа в размере, равном сумме платежа. Возможно у вас возникнет вопрос: » А если товаров поставлено меньше, чем мы заплатили? Получается мы завысим расходы, у нас не нулевое сальдо с поставщиком, к тому же канцелярия при этом не израсходована, а легла на склад. «
Вы абсолютно правы. Но когда Вы в следующий раз будете платить поставщику за канцтовары, то заплатите с учетом долга и учтете эти расходы также кассовым методом. Финансовый результат и сальдо — выровняются. Либо поставщик вернет вам переплату и вы учтете поступление денег тоже кассовым методом, т.е. это будут расходы с отрицательным знаком и результат снова выровняется. Ну а что касается остатков канцелярии на складе, – ну вы же все равно это рано или поздно все израсходуете.
Таким образом, учет расходов кассовым методом — это тот случай, когда мы сознательно жертвуем точностью финансовых результатов ради скорости подготовки отчетности.
Практика показывает, что у комбинированного метода есть побочный эффект. Со временем при формировании факта исполнения бюджета экономисты все больше и больше расходов начинают учитывать кассовым методом. Лень — двигатель прогресса!
Поэтому целесообразно регламентировать этот процесс, описав, какие статьи расходов (и/или от каких контрагентов) доходы и расходы будут учитываться кассовым методом, а какие методом начислений.
И конечно надо быть последовательным. Уж если начали учитывать что-либо определенным способом, то нужно придерживаться его хотя бы в течение отчетного года.
Пример как вести управленческий учет в Excel
Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.
Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.
Примеры управленческого учета в Excel
Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.
Справочники
Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.
Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.
Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.
Удобные и понятные отчеты
Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.
Учет доходов
Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.
При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.
Учет расходов
Для заполнения отчета применили те же приемы.
Отчет о прибылях и убытках
Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.
В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.
Анализ структуры имущества кафе
Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).
Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:
Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.
По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.