Как добавить мчд в диадок

Как добавить доверенность в Диадок

После того как получен сертификат и выпущена машиночитаемая доверенность, необходимо настроить доверенность для работы в Диадоке.
Для добавления машиночитаемой доверенности в Диадок потребуются регистрационный номер доверенности и ИНН доверителя, либо файл доверенности в формате xml и файл подписи.

МЧД будет использоваться при подписании документа и действий с документом, таких как:

• Отказ в подписи
• Аннулирование
• Запрос аннулирования
• Запрос уточнения
• Отказ в аннулировании
• Подписание извещения о получении документа

Настройку доверенности в Диадоке можно выполнить двумя способами:

Администратор ящика

добавить и настроить МЧД своим сотрудникам;

Сотрудник

при подписании самостоятельно

может добавить и настроить МЧД.

Рассмотрим способ добавления доверенности Администратором.

На странице «Сотрудники» администратор открывает карточку сотрудника, нажав на ссылку с его ФИО, на вкладке «Сертификаты и доверенности» можно выбрать добавленные машиночитаемые доверенности или добавить новую.

В окне «Доверенности сотрудника» нажать «+Добавить доверенность»

Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по найденной МЧД.

При необходимости, после добавления доверенность можно назначить для использования при подписании по умолчанию.

На странице «Сотрудники» администратор открывает карточку сотрудника, нажав на ссылку с его ФИО, на вкладке «Сертификаты и доверенности» можно выбрать машиночитаемую доверенность или добавить новую.

Дополнительные материалы по теме

• Вебинар по сервису Контур Доверенности
• Что такое распределенный реестр ФНС
• Как создать МЧД

• Что такое распределенный реестр ФНС
• Сертификат Content AI

Машиночитаемая доверенность: новые требования МЧД 2022 года

К концу 2022 г. использованию ЭЦП в соответствии с новыми правилами обязаны научиться все сотрудники предприятий и организаций разных форм собственности. В частности, каждый должен уметь применять МЧД и ЭЦП при подписании электронных документов в повседневной служебной деятельности.

Что такое МЧД?

Машиночитаемой доверенностью (в дальнейшем МЧД) называется электронный вариант стандартной доверенности, который ранее составлялся на бумаге. МЧД представляет собой файл с расширением формата xml, где содержатся данные о доверителе. Часто машиночитаемой доверенностью МЧД называют просто электронной доверенностью.

Руководитель компании или организации заверяет МЧД своей КЭП. При сдаче отчетов или визировании счетов-фактур сотрудником, он к комплексу подписанной документации прикрепляет МЧД.

Появление машиночитаемой доверенности (МЧД) стало результатом изменений в федеральном законодательстве. Согласно новой редакции 63-ФЗ «О квалифицированной электронной подписи», меняется ЭЦП физического лица. Теперь в ней отсутствуют данные об организации, а для подтверждения соответствующих полномочий следует добавить к документации МЧД.

Машиночитаемая доверенность не является вариацией скана доверенности на бумаге. У нее есть свой формат и особые шаблоны содержания. Из МЧД сведения считываются системой автоматически, что не произойдет со сканом. Поэтому сканирование документов не может служить заменой МЧД.

Суть МЧД в подтверждении права работника компании подписывать перечень исходящих от нее документов. Но подписывать саму доверенность МЧД должен директор или руководитель, для этого он должен обладать КЭП.

Сроки введения МЧД

До конца 2022 г. сотрудники по желанию имеют право использовать по выбору одну из двух схем применения МЧД.

• по-прежнему использовать ЭЦП юридического лица с указанием своих данных;
• применять новый порядок, используя оформленную на себя ЭЦП, не указывая при этом информацию о себе и МЧД.

Летом 2022 г. некоторые площадки уже переходят на МЧД, в частности, ФСС и ФНС. Также можно использовать новые правила для работы в сервисе электронного документооборота (ЭДО), если эта система уже может распознавать МЧД.

С 1 января 2023 года доверенность МЧД будет обязательными и единственными для всех организаций. При их отсутствии сотрудник не сможет ставить подпись на документах от имени своей организации. Однако руководству организаций нежелательно откладывать оформление МЧД на крайний срок, поскольку понадобится немало времени на подготовку персонала к переходу на новые правила. Нужно будет не просто получить соответствующий файл, но и обучить сотрудников работе с электронной доверенностью, обеспечить их электронными подписями. Желательно также предварительно протестировать полученную МЧД доверенность, прежде чем окончательно ее запускать. Подготовительная работа обычно занимает не меньше месяца.

Если сотрудникам и уполномоченным лицам оформить свои ЭЦП юрлица, то это сформирует привычку работать с ними. ЭП юрлиц могут применяться без МЧД и имеют почти тот же статус, что и подпись руководителя.

Тестирование системы МЧД лучше завершить до конца ноября 2022 г., тогда с началом следующего года работа компании не застопорится из-за проблем с внедрением машиночитаемой доверенности.

Работа с МЧД

Принципы действия МЧД установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 21.02.2022 за №223. Порядок работы находится на этапе доработки.

Выпуск доверенностей с помощью МЧД

Важная информация заносится в машиночитаемую доверенность руководителем. После этого МЧД заверяется личной КЭП директора. В данном случае сертификат ЭЦП юрлица недействителен. После подписания МЧД направляется в общую инфосистему.

Хранение доверенностей

Место хранения МЧД зависит от информационной системы (ИС), с которой работает организация, на которую настроены ее службы. В частности, подходящими для хранения ИС могут быть:

• операторы ЭДО, включая Контур;
• ПФР, ФСС, ФНС и проч.;
• имеющие соответствующую аккредитацию УЦ, включая Контур;
• УЦ Казначейства, Центрального банка и ФНС;
• Главный УЦ;
• инфосистема, где подписываются документы, к примеру, ИС самой организации, либо Контура.

Возможно, в скором времени будет добавлена система получивших аккредитацию доверенных третьих сторон.

Отправка и применение доверенностей

Отправка МЧД может осуществляться следующими вариантами:

• Отдельным файлом в комплекте с подписанной документацией. В этом случае сотрудник извлекает из системного архива нужный файл и прикрепляет к общему пакету.
• Без непосредственной отправки файла МЧД, только с указанием номера в специальной системе. Получатель вводит соответствующий номер, после чего получает из базы данных всю информацию.

Получателем МЧД могут проверяться:

• полномочия служащего, отправившего документацию;
• длительность действия файла;
• достоверность ЭЦП руководителя организации, отправившей документы.

Как отозвать доверенность?

Если по каким-либо причинам директор решил прекратить полномочия сотрудника на подписание документов, он имеет право отзыва МЧД. Для этого требуется направить заявление в систему, в которой она хранится. Форма заявки устанавливается системой-хранителем.

Основные стандарты оформления указаны в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 за № 857. Они таковы:

• Должна быть внесена полная информация о МЧД, включая название, номер, длительность действия.
• Важно указать данные доверяющей стороны – юридического или физического лица, индивидуального предпринимателя.
• Вписываются данные представителя и объем его полномочий.
• Фиксируется возможность передоверия.
• Файл подписывается электронной подписью руководителя.

Каждая информационная система может устанавливать свой формат МЧД. Минцифры РФ предлагает лишь рекомендательный шаблон. В результате у организации может быть больше одной МЧД для различных служб и задач.

Пока машиночитаемая доверенность не стала единственной и обязательной, сотрудниками может использоваться электронная подпись юридического лица для документооборота, текущей отчетности, тендеров и госзакупок.

Что может быть дополнительно в МЧД?

Объем и характер полномочий фиксируется в произвольной форме или заимствуется из классификатора. В нем перечислены самые распространенные полномочия. Найти его можно в Госуслугах.

Единый классификатор пока разрабатывается, вероятно, за основу будет взят уже существующий классификатор ФНС. Также разрабатываются и уточняются отдельные элементы функционирования и применения МЧД – способ передоверия, взаимодействие с нотариальной службой, передача информации о выданных доверенностях в Головной удостоверяющий центр. Нормативные акты должны быть изданы к исходу 2022 г.

Чтобы массово использовать электронную доверенность, необходимо утверждение регламентов по работе с МЧД во всех основных информационных системах. Однако, порядок использования МЧД регламентируется каждой системой отдельно, поэтому единых правил по оформлению быть не может.

МЧД в ФНС

Порядок сдачи налоговой отчетности с использованием машиночитаемой доверенности определен приказом ФНС от 30.04.2021. В соответствии с приказом, нужно отправить один раз МЧД в Федеральную налоговую службу, прежде чем отправлять отчет. Такая система практически повторяет схему использования бумажной отчетности с одним лишь отличием – процесс отчета производится онлайн. Для работы с ФНС можно воспользоваться услугами Контур.Экстерн.

Похожий порядок работы применяется и при сдаче отчетов в ФСС. Перед сдачей отчета нужно будет направить МЧД в ФСС, после чего доверенности присваивается номер, который указывается при передаче отчетности.

Электронная доверенность при работе с контрагентами в ЭДО

МЧД применима не только в ЭДО с государственными органами, но и при работе с деловыми партнерами. При этом руководители партнерских компаний также должны заверить МЧД своей квалифицированной ЭП. Главные способы создания доверенности следующие:

• в Контур.Доверенности и некоторых других сервисах;
• на сайте созданного ФНС реестра.

Реестр ФНС представляет собой распределенную базу данных, то есть даже если какой-то узел сети окажется неработоспособным, доступ к информации будет возможен из других входящих в платформу узлов. Через распределенный реестр отправляется реквизиты электронной доверенности, по которым можно проверить полученную информацию.

Сервис Контур.Доверенность: основные задачи

У компании Контур есть особый сервис, обслуживающий МЧД – Контур.Доверенность. Здесь можно проводить основные операции с МЧД. Расширенный набор услуг будет введен после полного формирования нормативной базы по машиночитаемым доверенностям.

Сервис Контур.Доверенность позволяет вмещать все имеющиеся у компании доверенности в одном месте. Руководитель организации может подписывать МЧД, менять полномочия сотрудников, следить за сроком действия. Для оформления доверенности можно передать соответствующие полномочия работнику компании, но подписывать документ может исключительно ее директор.

На данный момент Контур.Доверенность используется в Диадоке, но в ближайшее время появится возможность использовать ее и во внешних системах.

Для чего вводится МЧД?

Машиночитаемые доверенности стали использоваться с 01.01.22 г. Опыт их использования подтвердил, что доверенность значительно повышает безопасность организации при сотрудничестве с госорганами и контрагентами. До введения доверенности машиночитаемой и до конца 2022 г. документация заверяется двумя способами:

1. С использованием ЭЦП юрлица, где указаны данные подписавшего документ работника и информацию об организации. Способ весьма распространенный, но не всегда получатели могут проверить наличие полномочий сотрудника.
2. С применением копии закрытого электронного ключа руководителя. При такой системе сотрудник фактически заменяет руководителя. Способ рискованный по той причине, что недобросовестный сотрудник может использовать право подписи для совершения финансовых махинаций. Также копией ключа могут завладеть посторонние лица.

Теперь же уполномоченный сотрудник с подписью передает только свои личные данные, но не данные организации. С помощью обмена машиночитаемой доверенности ( МЧД) получатель легко проверяет правовые полномочия работника. Поэтому новая система обеспечивает безопасность, как организации, так и аккредитованных уполномоченных лиц.

Диадок интегрировал с МЧД

Начните процесс работы с доверенностями уже сейчас, чтобы вовремя подготовить сотрудников к переходу на новую систему подписания документов. С 1 сентября 2023 года МЧД и квалифицированная электронная подпись физического лица станут обязательными для подписания документов от имени компании.

Предоставление доверенностей сотрудникам заранее обеспечит бесперебойный процесс работы с документами и упростит процесс перехода на новую систему подписания.

Какие возможности откроются для пользующихся системой Диадок

Использование машиночитаемой доверенности (МЧД) в системе Диадок расширит возможности для пользователей и облегчит процессы работы с электронными документами.

Вот некоторые из преимуществ, которые откроются для пользующихся системой Диадок при использовании МЧД:

• Упрощенныйдоступ к системе: МЧД позволит сотрудникам организации получить доступ к системе Диадок и работать с документами от имени компании без необходимости обращаться к руководителям для получения подписи или доверенности.
• Ускорениепроцесса подписания документов: Благодаря МЧД, сотрудники смогут самостоятельно подписывать документы в системе, что упростит и ускорит процессы согласования и подписания документации.
• Повышение безопасности: МЧД обеспечивает надежную аутентификацию сотрудников, что повышает уровень безопасности и защиты от несанкционированного доступа к документам.
• Оптимизация бизнес-процессов: Использование МЧД позволит оптимизировать бизнес-процессы в организации, упростить работу с документами и снизить временные затраты на согласование и подписание.
• Сокращение бумажной работы: МЧД позволит перейти на электронный документооборот, что позволит сократить использование бумажных документов и снизить экологическую нагрузку.
• Улучшение взаимодействия с контрагентами: Использование МЧД позволит облегчить обмен документами с контрагентами, ускорить процессы сотрудничества и улучшить взаимодействие между организациями.

Важно: Осталось совсем немного времени до вступления в полную силу работы МЧД, поэтому фирмам и должностным лицам нужно как можно скорее оформить все необходимые документы, чтобы в будущем избежать неприятных ситуаций.

Когда в интерфейсе Диадока появится доступ к МЧД

В веб-версии доступ к МЧД открыт с весны 2023 года. Пользователи смогут загружать в систему файл с доверенностью либо привести ее номер, по которому ее можно будет отыскать в блокчейне ФНС. В дальнейшем доверенность может служить в ситуациях, когда физическому лицу требуется удостоверить определенный документ собственной цифровой подписью. В таких случаях вместе с документом будет идти сопроводительная информация, в которой, помимо, прочего будут и данные о МЧД.

Когда откроется доступ к МЧД в интеграционных решениях

В API системы Диадок такая возможность уже доступна. В документы были внесены изменения, и пользователи смогут найти в них описание настройки ключевых функций, которые служат для операций с доверенностью.

Если вы работаете в модуле 1С, то вам потребуется произвести его обновление, установив актуальную версию.

Операции с МЧД будут возможны, начиная со следующих версий:

• универсальный модуль 1С 8.2 и 8.3 — 4.10;
• управляемое приложение 1С 8.3 — 5.55;
• обычное приложение 1С 8.2 и 8.3 —5.48;
• 1С 7.7 —2.18

До сих пор остались сомнения?

Оставьте заявку, и наши сотрудники с радостью их развеют!

Передача доверенности контрагенту

Начиная с версии Модуля ЭДО 1.9.9.48 реализована передача данных о МЧД в составе транспортного контейнера электронного документа. Доверенность организации будет загружена автоматически при поступлении таких документов контрагенту.
Если программа контрагента не поддерживает автоматическую загрузку МЧД, то следует передать доверенность одним из предложенных способов:

Номер доверенности может быть передан контрагенту по электронной почте или через мессенджер для ручной загрузки данных из распределенного реестра.

Номер можно просмотреть в справочнике «Машиночитаемые доверенности организации» (Карточка организации — ЭДО — Машиночитаемые доверенности)

Также номер доступен в карточке интересующей доверенности.

Доверенность можно выгрузить из «1С» для последующей передачи контрагенту по электронной почте или через мессенджер. Для этого требуется открыть интересующую доверенность организации, и выполнить команду «Выгрузить в файл».

В открывшемся окне необходимо указать адрес для выгрузки файла и нажать «Сохранить»

Документ будет сохранён в виде zip архива, состоящего из нескольких файлов:

• файл доверенности в утверждённом формате xml;
• файл доверенности в формате PDF;
• электронная подпись доверителя;

Для отправки контрагенту доверенности в виде произвольного электронного документа требуется открыть интересующую карточку МЧД и нажать «Ещё – ЭДО – Отправить контрагенту».

Будет сформирован произвольный электронный документ с видом «Машиночитаемая доверенность». В качестве присоединенного файла автоматически будет добавлен zip архив, состоящий из нескольких файлов:

• файл доверенности в утверждённом формате xml;
• файл доверенности в формате PDF;
• электронная подпись доверителя;

Необходимо выбрать контрагента и нажать «Подписать и отправить». После cохранения/подписания произвольного документа, присоединенный файл визуализируется как карточка машиночитаемой доверенности.

Если контрагент использует решение от «1С», то машиночитаемая доверенность автоматически загрузится в необходимый справочник при получении данного произвольного документа.

Ваша проблема решена?

Ваше сообщение отправлено.