Документы для проверки контрагента
Перед тем, как заключить договор с той или иной компанией, она должна пройти тщательную проверку службой безопасности. В противном случае, это грозит целой чередой рисков для компании, начиная от банального неисполнения обязательств контрагентов и вплоть до конкретных финансовых потерь, а иногда и участия в судебных тяжбах. Сегодня поговорим о том, какие вам понадобятся документы для проверки контрагента.
Документы для проверки контрагента при заключении договора
Стандартный набор документов, который запрашивается у любого нового партнера, состоит из пяти пунктов:
- учредительные документы;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство ОГРН;
- данные о постановке на учет в налоговой;
- документы, подтверждающие полномочия сотрудника, подписывающего договор.
Документы для проверки контрагента при заключении договора поставки
В отдельных случаях могут, и должны быть учтены более тонкие нюансы. Так, например, при выборе нового поставщика, рекомендуется расширить перечень документов. Нужно убедиться в том, что потенциальный партнер действительно сможет обеспечить вас необходимыми товарами и услугами. Для этого необходимы документы, способные подтвердить реальность деятельности контрагента, в частности:
- бухгалтерская отчетность;
- лицензия, если деятельность контрагента лицензируется;
- документы о наличии торговых или складских площадей в собственности или аренде.
Кроме того, будет уместным убедиться в наличии складских помещений и товарных остатков не только по документам: сотрудники службы безопасности могут лично выехать на склад к поставщику.
Документы для проверки контрагента при договоре с отсрочкой платежа
Отдельного внимания требует проверка контрагента, которому вы намерены предоставить отсрочку платежа. В этом случае необходимо оценить не только реальность деятельности компании, но и ее финансовые показатели, чтобы спрогнозировать, насколько аккуратно контрагент будет соблюдать платежную дисциплину.
Дополнительно ко всем вышеперечисленным документам рекомендуется запросить кредитный отчет контрагента. В нем будет отражена информация о наличии просроченной задолженности у юридического лица и обо всех выплаченных и действующих займах. Это даст понимание, стоит ли вообще работать с этим контрагентом с отсрочкой платежа, а также определить допустимый уровень дебиторской задолженности.
В зависимости от специфики работы вашей компании, конечный список документов, которые вы запрашиваете у партнеров, может быть больше или меньше. Но, в любом случае, его необходимо утвердить и обязательно включить в ваш внутренний регламент проверки контрагента. Это в равной степени важно, как для бизнеса, который имеет собственную службу безопасности, так и для компаний, которые предпочитают аутсорсинг СБ.
Консолидированный отчет. Балансы, прибыли и убытки, арбитраж, лицензии, структура, индексы должной осмотрительности и финансового риска, ЕГРЮЛ, вестник ЕГРЮЛ.
Какие документы необходимо запросить у контрагента при заключении договора
Подборка наиболее важных документов по запросу Какие документы необходимо запросить у контрагента при заключении договора (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Договоры и сделки:
- Абонент
- Аванс это
- Авансовые платежи бюджетных учреждений
- Авансы выданные
- Авансы полученные
- Показать все
- Договоры и сделки:
- Абонент
- Аванс это
- Авансовые платежи бюджетных учреждений
- Авансы выданные
- Авансы полученные
- Показать все
Формы документов
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 252 «Расходы. Группировка расходов» главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY») Налоговый орган отказал в принятии к вычету НДС и к учету расходов по сделкам с рядом контрагентов, поскольку взаимоотношения налогоплательщика с ними носили формальный характер, фактически услуги налогоплательщик оказывал самостоятельно. Суд признал доначисление налога на прибыль и отказ в принятии налоговых вычетов неправомерными. Суд отметил, что контрагенты на момент заключения договоров с налогоплательщиком были зарегистрированы в установленном законом порядке в качестве юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, состояли на налоговом учете в качестве налогоплательщиков и представляли налоговую и бухгалтерскую отчетность, осуществляли финансово-хозяйственные операции, характерные для организаций, ведущих реальную предпринимательскую деятельность, имели взаимоотношения с иными покупателями (в том числе по оказанию аналогичных услуг) и являлись самостоятельными участниками гражданско-правовых и налоговых правоотношений. До заключения договоров налогоплательщик запросил у контрагентов документы, подтверждающие легитимность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, полномочия лиц, действующих от имени контрагентов, а также документы, подтверждающие личность единоличного исполнительного органа, проверял информацию о контрагентах в информационных интернет-ресурсах. Налоговым органом не оспаривается, что фактически услуги конечным потребителям были оказаны, оплачены налогоплательщиком, оформлены надлежащие первичные документы. Налоговый орган не выявил схем «кругового» движения денежных средств и их обналичивания налогоплательщиком, согласованность действий контрагентов и налогоплательщика, их взаимозависимость и подконтрольность, что позволяет сделать вывод о реальном характере хозяйственных операций.
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 172 «Порядок применения налоговых вычетов» главы 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY») Налоговый орган отказал в принятии к вычету НДС и к учету расходов по сделкам с рядом контрагентов, поскольку взаимоотношения налогоплательщика с ними носили формальный характер, фактически услуги налогоплательщик оказывал самостоятельно. Суд признал доначисление налога на прибыль и отказ в принятии налоговых вычетов неправомерными. Суд отметил, что контрагенты на момент заключения договоров с налогоплательщиком были зарегистрированы в установленном законом порядке в качестве юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, состояли на налоговом учете в качестве налогоплательщиков и представляли налоговую и бухгалтерскую отчетность, осуществляли финансово-хозяйственные операции, характерные для организаций, ведущих реальную предпринимательскую деятельность, имели взаимоотношения с иными покупателями (в том числе по оказанию аналогичных услуг) и являлись самостоятельными участниками гражданско-правовых и налоговых правоотношений. До заключения договоров налогоплательщик запросил у контрагентов документы, подтверждающие легитимность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, полномочия лиц, действующих от имени контрагентов, а также документы, подтверждающие личность единоличного исполнительного органа, проверял информацию о контрагентах в информационных интернет-ресурсах. Налоговым органом не оспаривается, что фактически услуги конечным потребителям были оказаны, оплачены налогоплательщиком, оформлены надлежащие первичные документы. Налоговый орган не выявил схем «кругового» движения денежных средств и их обналичивания налогоплательщиком, согласованность действий контрагентов и налогоплательщика, их взаимозависимость и подконтрольность, что позволяет сделать вывод о реальном характере хозяйственных операций.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как организовать договорную работу
(КонсультантПлюс, 2023) 4.1. Перечень документов, которые нужно запросить у контрагента для заключения договора
Готовое решение: Как составить положение о договорной работе
(КонсультантПлюс, 2023) юридический отдел готовит проект договора. Другие отделы оказывают ему содействие (например, запрашивают документы у контрагента). Если договор планируется заключить по утвержденной форме, проект готовит профильный отдел;
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?
У вашей компании появился новый контрагент. Компания вам незнакома, поэтому вы начинаете искать информацию о ней в открытых источниках, иными словами – в интернете. Находите где-то какое-то упоминание, возможно, сайт на одну страничку. Успокаиваетесь. А зря, открытых источников для проверки компании недостаточно. Налоговая вряд ли согласится с тем, что вы проявили должную осмотрительность. А как в таком случае проверить контрагента? Список документов и действий ниже. Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?
Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами.
На курсе «Работа с договорами: правовые навыки для бухгалтера» вы получите самые нужные бухгалтеру знания: как использовать и формулировать условия договора , определять подсудность, избегать вопросов налоговиков и обезопаситься от претензий контрагентов и силовых структур.
Обучение с удостоверением ФИС ФРДО. Посмотреть бесплатный урок
Уставные или иные правоустанавливающие документы о компании-контрагенте
Документ должен быть актуальным, то есть в действующей редакции. Как это проверить? По выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Детали: проследите, чтобы документ был представлен полностью, выписка, а также первая и последняя страница устава, не подходят.
Регистрационные документы
Запросите у контрагента свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы. Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
Документы из налоговой
Запросите у контрагента свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.
Документы о полномочиях лица, подписывающего договор
Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите решение о назначении его на должность либо протокол об избрании его на должность. Чтобы подтвердить свои полномочия директор может предъявить вам выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае – заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор. Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата её совершения. Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит – срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня её совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника. Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).
Выписка из ЕГРЮЛ
Запросите у контрагента выписку, дата которой как можно ближе к текущей. К примеру, вы можете установить правило: контрагент должен представить выписку не позднее 10 дней до даты подписания договора. Детали: принимать выписку, дата которой позднее одного месяца до планируемой даты подписания договора, не надо.
Лицензия на осуществление деятельности по договору
Узнать, какие виды деятельности подлежат лицензированию, можно в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Статья 12 ФЗ содержит перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а статья 1 – виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами. Детали: приложением к лицензии служит перечень конкретных видов деятельности, которые юридическое лицо вправе осуществлять; список может быть указан и на обратной стороне лицензии. Обратите внимание на срок лицензии, чтобы она не была просроченной.
Подпись руководителя
Если вы заранее хотите знать, как именно будет расписываться руководитель, запросите копию банковской карты с образцом подписи (лучше, если она будет заверена нотариально). И последняя рекомендация для тех компаний, которые планируют заключить договор с индивидуальным предпринимателем. Что запрашивать у него, ведь учредительные документы ему не нужны, так как он действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП). Это свидетельство и запросите, а также выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Ну и паспорт, разумеется. В остальном – требования такие же, как и для юрлиц.
Что еще?
Мы рекомендуем запрашивать документы в копиях, которые заверил нотариус или должностное лицо организации с приложением печати юридического лица. Вы также можете зафиксировать факт получения документов от контрагента. Например, составить опись или оформить акт в бумажной или электронной форме.
- проверка контрагента
- проверка добросовестности контрагента
- выбор контрагента
- Картотека
Какие документы необходимы для заключения договора?
При направлении проекта договора на визирование в обязательном порядке предоставляются следующие документы, заверенные печатью организации (индивидуального предпринимателя) и подписью уполномоченного представителя (исполнительного органа):
- копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (ОГРН) либо копия свидетельства о перерегистрации юридического лица, зарегистрированного до 1 июля 2002 г.; б) копия свидетельства о постановке на налоговый учёт (ИНН);*
- копия устава;*
- документы, подтверждающие полномочия руководителя юридического лица (решение учредителя о назначении руководителя или протокол);
- копия списка участников (для ООО) или копия выписки из реестра акционеров (для ЗАО);*
- копия доверенности лица, уполномоченного на заключение договора (в случае подписания договора не руководителем юридического лица, а лицом, уполномоченным на заключение договора доверенностью);*
- копии разрешительной документации (в случае, если для соответствующего вида деятельности требуется наличие разрешительной документации)
- договор аренды помещения
Для ИП:
- копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП);*
- копия свидетельства о постановке на налоговый учёт (ИНН);*
- копия паспорта индивидуального предпринимателя (с обязательным указанием регистрации по месту жительства);
- копия нотариальной доверенности лица, уполномоченного на заключение договора (в случае подписания договора не индивидуальным предпринимателем, а лицом, уполномоченным на заключение договора доверенностью);
- копии разрешительной документации (в случае, если для соответствующего вида деятельности требуется наличие разрешительной документации).
- договор аренды помещения.
При необходимости визирующие работники могут потребовать у инициатора заключения договора предоставления дополнительных документов. Требование о предоставлении дополнительных документов должно быть мотивированным.