Куда сдавать ефс 1 на бумажном носителе

Единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС‑1)»

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединятся в единый социальный фонд. В связи с этим отчетность в фонды тоже соединили в одну форму — ЕФС-1. Она объединит в себе 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Разбираемся, как изменятся привычные отчеты и по каким правилам нужно будет сдавать ЕФС-1.

Этот отчет вы можете заполнить, проверить на ошибки и отправить бесплатно Cдать через Экстерн

Данная форма вступает в силу с 01.01.2023 (пункт 2 Постановления Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п)

extern

Будем на связи

Телеграм
ВКонтакте
Одноклассники

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — это новый отчет, который с 2023 года нужно будет сдавать в Социальный фонд России (далее — СФР). Это ведомство образовалось в результате объединения ПФР и ФСС. Подробнее о других изменениях, которые ждут бизнес после слияния фондов, читайте в статье «Что изменится для бизнеса после объединения ФСС и ПФР».

Бумажная форма и порядок заполнения ЕФС-1 приведены в проекте постановления Правления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.

ЕФС-1 состоит из титульного листа со сведениями о страхователе и двух разделов:

сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;
сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ.

Как ясно из названий разделов, ЕФС-1 заменит собой четыре формы: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Последний раз их нужно будет сдать за периоды 2022 года.

Важно! СЗВ-М с 2023 года сдавать тоже не нужно. Персонифицированные сведения о физических лицах страхователи будут ежемесячно направлять в ФНС, а налоговая передаст данные в СФР.

Ничего сверхнового в ЕФС-1 не появится. Структура ее разделов очень похожа на ранее действующие формы. В таблице мы показали, как соотносятся старые формы и разделы ЕФС-1.

Нужно подавать сведения о начале и окончании договора ГПХ.

Введен классификатор причин увольнения — нужно будет указывать код, а не формулировку

Дополняется данными
по СОУТ: индивидуальным номером рабочего места
и классом (подклассом) условий труда.

Появится графа с районным коэффициентом.

Подавать сведения теперь нужно не по всем работникам, а только по тем, у которых есть особенности учета стажа

Для большинства граф установлены классификаторы допустимых значений.

Минтруд будет определять виды деятельности, при которых нужно сдавать подраздел

Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по ОСС на НС и ПЗ.

В расчет сумм взносов добавили графу «На начало отчетного периода».

В сведениях об облагаемой базе нужно выбрать тип страхователя:

СКЕ;
частичное финансирование;
страхователь, исчисляющий страховые взносы по нескольким основаниям

Для государственных (муниципальных) учреждений добавили специальный раздел по определению облагаемой базы.

Убрали раздел с численностью пострадавших в связи со страховыми случаями в отчетном периоде

Подробно порядок заполнения каждой части формы мы разбираем в отдельных статьях. Найти их можно в разделе «Единая форма сведений», он будет пополняться.

В какие сроки сдавать ЕФС-1

Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи один — 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно. Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
- при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
- при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Более наглядно сроки сдачи разделов и подразделов приведены на схеме. Тут же можно увидеть, когда и какой раздел ЕФС-1 нужно будет подать впервые.

Подразделы 1.2 и 2 (аналоги СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) впервые нужно будет направить в СФР уже в 2024 году — до 25 января. Но в некоторых случаях действуют специальные сроки. Например, если застрахованный подаст заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ нужно будет подать в течение трех рабочих дней после этого. Все такие ситуации перечислены в п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

extern

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Можно ли подавать отчет по разделам

Сведения, которые должны быть поданы до 25 числа месяца, не обязательно направлять единовременно. В Экстерне их можно сдать в разные дни и поручить заполнение разным людям.

Например, до 25 апреля 2023 года организация должна подать подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) за март, подраздел 3 (ДСВ-3) и раздел 2 (4-ФСС) за первый квартал.

Бухгалтер может заполнить и сдать ДСВ-3 20 апреля, 4-ФСС — 21 апреля, а кадровик берет на себя работу с СЗВ-ТД и отправляет свой подраздел 24 апреля.

Как и куда подавать отчет

Порядок представления для ЕФС-1 сохраняется тот же. Подать ее в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные имеют право сами решать, как отчитываться: по ТКС или на бумаге.

В Экстерне ЕФС-1 будет доступна к январю 2023 года.

Представлять новую форму нужно в территориальные органы объединенного СФР.

Формируйте ЕФС-1 в Экстерне. Отчет можно поделить на разделы и доверить их заполнение разным людям, а также подавать по отдельности

Как отчитываться за прошлые периоды

За периоды, истекшие до 1 января 2023 года, отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и всей отчетности за 2022 год. Для нее сохранятся прежние сроки и формы сдачи:

СЗВ-М за декабрь — до 16 января;
СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;
СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта.

Это касается и корректировочных отчетов. К примеру, если в 2023 году понадобилось уточнить 4-ФСС за 9 месяцев 2022 года, следует направить отчет по форме, утвержденной приказом ФСС от 14.03.2022 № 80.

Важно! Все отчеты за 2022 год в 2023 году нужно сдать по прежним формам. ЕФС-1 применяется только в отчетных периодах 2023 года и последующих.

Ведите бухгалтерию прямо в Экстерне, а система заполнит отчеты по сведениям из учета и проверит перед отправкой

Кто должен сдавать ЕФС-1: бухгалтер или кадровик

Сдавать ЕФС-1 в социальный фонд России — обязанность работодателя. В порядке заполнения формы и законодательстве о страховании не указаны конкретные сотрудники, которые должны отчитываться за компанию.

Исходя из состава формы, ее заполнение логично доверить:

бухгалтерии — в части подразделов 1.3 (СИоЗП) и 3 (ДСВ-3), раздела 2 (4-ФСС);
кадровому отделу — в части раздела 1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).

Возможность для этого есть. Как мы уже говорили, заполнение отчета можно поручить разным людям, а его части можно направлять в СФР в разные даты в пределах установленного срока.

Как накажут за ошибки в новой форме

Ответственность страхователей за нарушение порядка представления отчетов по индивидуальному персонифицированному учету прописана в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ:

непредставление в срок или представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей по каждому застрахованному лицу (кроме сведений о трудовой деятельности);
несоблюдение порядка сдачи в виде электронных документов — 1000 рублей.

За нарушения в разделе 2 штрафы те же, что были для 4-ФСС. Непредставление сведений в срок влечет штраф в размере 5 % от начисленной за последние три месяцы отчетного периода суммы, но не более 30 % и не менее 1000 рублей (ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

С 1 января 2023 года в закон № 27-ФЗ внесли изменения в части применения финансовых санкций (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Страхователь сможет их избежать, если:

подаст уточненку в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об устранении ошибок и несоответствий;
исправит ошибку до того, как ее обнаружат органы фонда.

Еще одно послабление — 50% скидка по административному штрафу в течение 10 дней после получения требования. Напомним, что при нарушении сроков представления либо подаче ЕФС-1 с ошибками фонд направит страхователю требование об уплате штрафа в течение 20 дней.

Как оформить ЕФС-1 на бумажном носителе?

Подскажите ,пожалуйста, требуется направить на бумажном носителе отчет ЕФР-1 разделы 1 с подразделами и раздел 2 с подразделами сразу:
Титульный лист будет один к обоим разделам?
Печать односторонняя требуется?
Каждый раздел распечатывается отдельно?

1 У меня такой же вопрос

Консультант
Добрый день.
Цитата (КсанаЕ): Титульный лист будет один к обоим разделам?
Да, если подаёте несколько разделов и/или подразделов как единый отчёт.

Цитата (ПП СФР от 31.10.2022 № 245п): 1.11. При направлении в Фонд формы ЕФС-1 допускается представление отдельных разделов и подразделов в соответствии с законодательно установленными сроками.
Титульный лист является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Цитата (КсанаЕ): Печать односторонняя требуется?
Каждый раздел распечатывается отдельно?
По этому поводу никаких специальных требований нет:

Цитата (ПП СФР от 31.10.2022 № 245п): 1.13. Форма ЕФС-1 может представляться в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя).
1.14. При представлении формы ЕФС-1 на бумажном носителе страхователи заполняют форму чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений. При этом должны использоваться чернила черного, фиолетового или синего цвета.
Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.
1.15. Форма ЕФС-1 на бумажном носителе подписывается руководителем (уполномоченным представителем страхователя) и заверяется печатью организации. Страхователь — индивидуальный предприниматель (физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем) или уполномоченный представитель страхователя — индивидуального предпринимателя (физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем) заверяет форму печатью (при наличии) и личной подписью.
Поля «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)», «Подпись», «Расшифровка подписи» (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.

Куда сдавать ЕФС-1 на бумажном носителе?

Форма ЕФС-1 представляется в территориальный орган СФР. Это отделение фонда, где компания или ИП стоит на учете.

Если у организации имеется обособленное подразделение, у которого есть банковский счет и полномочия выплачивать вознаграждения физлицам, то ЕФС-1 нужно подавать в СФР по месту нахождения головного офиса — за работников головного офиса и по месту нахождения подразделения — за физлиц, относящихся к ОП.

Узнать адрес своего отделения можно на сайте СФР. Рекомендуем воспользоваться чатом со специалистом единого контактного центра СФР. Это значок сообщения в нижнем правом углу на главной странице сайта:

Можно ли вам сдавать ЕФС-1 на бумаге, уточните здесь.

ВАЖНО! Разъяснения от «КонсультантПлюс»
В органы СФР можно представлять отдельные разделы и подразделы ЕФС-1 в соответствии с установленными сроками. В любом случае они подаются вместе с титульным листом формы (п. 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1). Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока будет ближайший следующий за ним рабочий день (Письмо СФР от 25.01.2023 N 19-02/463л).
Для подачи сведений в части индивидуального (персонифицированного) учета предназначен разд. 1 формы ЕФС-1. Он включает в себя:
Сроки сдачи всех разделов и образцы заполнения смотрите в готовом решении. Пробный доступ бесплатный.

Новый отчет ЕФС-1

ПФР утвердил новую единую форму отчетности ЕФС-1. Теперь официально приняты сразу два документа – о ее бумажной и электронной версии (Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее – Постановление № 245п ) и Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п ).

как выглядит и что включает единая форма отчета ЕФС-1;
какие особенности и способы ее заполнения учесть.

Скачайте бланк формы отчета ЕФС-1 в единый фонд по ссылке.

Отразите в кадровых документах изменения отчетности нового СФР . Оцените ваши знания и готовность функционала. Запланируйте ведение отчетности без рисков и штрафов.

Скачайте образцы документов для работы:

ЕФС-1: новая форма отчетности

Отчет по форме ЕФС-1 заменит основные прошлые: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС. Первые три сейчас подают в ПФР, последний – в ФСС России. Отчеты по старым формам нужно будет сдать и в 2023 году за периоды 2022. Таким образом, единый отчет уже будут подавать в новый СФР (правопреемник ПФР и ФСС России) за периоды, начиная с 2023 года.

Обратите внимание! В новом отчете ЕФС-1 есть титульный лист и два раздела: «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» и «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний».

Новая форма будет отражать сведения о: трудовой деятельности, стаже, заработной плате, дополнительных взносах на пенсионное обеспечение, взносах на травматизм. Кроме того, ЕФС-1 включит данные о: медосмотрах, СОУТ, работниках, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Также в новой форме будут указывать периоды работы для расчета досрочной пенсии по отдельным категориям сотрудников.

Важно! СЗВ-М за период с 2023 года сдавать уже не надо. Персонифицированные сведения о физлицах работодатели будут ежемесячно направлять в ФНС России (по форме Приказа ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ ). При этом единый отчет в СФР не «равен» единой налоговой отчетности.

Первичные документы – основание для заполнения ЕФС-1

К ним относят (п. 1.12 Порядка, утвержденного Постановлением № 245п ):

приказ;
другие документы кадрового учета;
данные бухгалтерского учета, технологической документации;
договоры ГПХ и иные договоры, на вознаграждение по которым по закону России о налогах и сборах начисляют страховые взносы.

Варианты подачи единой отчетности в СФР

Форму ЕФС-1 можно представлять электронно или на бумажных носителях (в том числе, в сопровождении магнитного) (п. 1.13 Порядка, утвержденного Положением № 245п). ЕФС-1 в электронном виде должны подавать работодатели со среднесписочной численностью застрахованных лиц свыше 10 человек (считая договоры ГПХ). Остальные решают сами, в какой форме им отчитываться.

При этом бумажный бланк заполняют (п. 1.14 Порядка, утвержденного Положением № 245п ):

1) чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета;

2) печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники;

3) без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений;

4) не исправляя ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

ЕФС-1 на бумажном носителе подписывает руководитель (уполномоченный представитель страхователя). Форму заверяют печатью организации.

Помимо отчетности, учтите и другие изменения в связи с появлением Единого социального фонда.

Формы единого отчета с 2023 года в СФР (ЕФС-1)

«Сведения для ведения индивидуального персонифицированного учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, зарегистрировано в Минюсте 19.12.2022, опубликовано 20.12.2022)

«Об определении форматов сведений для единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» (Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п, зарегистрировано в Минюсте и опубликовано 19.12.2022)

Особенности подачи единой формы отчетности с 2023 в СФР

Единую отчетность ЕФС-1 нужно подавать за периоды, начиная с 2023 года. Однако каждый раз форму целиком сдавать не нужно. Это допустимо делать по частям (п. 1.11 Порядка, утвержденного Постановлением № 245п).

Для подразделов ЕФС-1 в зависимости от кадрового события буду действовать прежние периоды сдачи: например, не позднее следующего рабочего дня, ежемесячные и ежеквартальные, ежегодные. Единая дата для предоставления сведений по общему правилу – 25 число. При их подаче важно соблюдать три правила:

заполнение титульного листа обязательно при представлении всех разделов и подразделов формы;
заполнение подраздела 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)» обязательно при представлении подразделов 1.1, 1.2, 1.3 подраздела 1;
заполнение подразделов 2.1, 2.3 раздела 2 обязательны для всех страхователей при представлении раздела 2. При отсутствии показателей для заполнения подразделов 2.1.1 и 2.2 раздела 2 эти подразделы не заполняются и не представляются.

Таблицу с подробной структурой единой отчетности с 2023 года в СФР и ее субъектами скачайте здесь.

Как уменьшить о тветственность за ошибки в единой отчетности с 2023 в СФР и избежать ее ( Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ ).

1) подать уточнения в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об устранении несоответствий и ошибок;

2) исправить ошибку до того, как ее обнаружит СФР;

3) оперативно оплатить административный штраф (в течение 10 дней после получения требования) и получить по нему скидку 50 процентов.

Совет

Правила заполнения ЕФС-1 отчета 2023 года уточните в разделах II – XIII Порядка, утвержденного Постановлением № 245п. Точные сроки подачи будущей отчетности установит Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ . Ответственность определяет он же и статья 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ .

Кому подавать единый отчет с 2023 года

Разделы и подразделы единого отчета ЕФС-1 могут заполнять сотрудники разных подразделений. Конкретных требований по распределению обязанностей для его сдачи закон не устанавливает. Это обязанность работодателя, то есть, компании в целом. Конкретный функционал можно указать, к примеру, в должностных инструкциях и в приказе.

Логично поручить кадрам заполнение подразделов 1.1, 1.2 (прежние СЗВ-ТД, СЗВ-стаж), а бухгалтерии – остальные (например, аналоги СИоЗП, 4-ФСС, ДСВ-3). Кроме того, как мы определили, подавать отчет могут не только разные сотрудники, но и в разные сроки в пределах установленного.

Как заполнять единую форму отчетности ЕФС-1 подробно разберем на нашем курсе . Вопросы, которые будут возникать на практике по новой форме отчетности, будем разбирать на вебинарах и в выпусках разъяснений в рамках сервиса « Кадровый обзор ».