Как нумеруются решения учредителей в разных годах

Как нумеруются решения учредителей в разных годах. Как нумеровать решения единственного учредителя ООО? Какие требования предъявляются к основной части

Протокол общего собрания участников ООО – это документ, которым фиксируются договоренности участников организации по вопросам повестки дня. Изучив статью, читатель узнает, что представляет собой данный документ, как он составляется, какова его форма и содержание, подлежит ли протокол нотариальному заверению, в каком порядке подписывается. Скачать образец рассматриваемого документа можно по ссылке в конце статьи.

Вопросы деятельности ООО урегулированы ФЗ «Об ООО» от 08.02.1998 № 14 и ГК РФ. В данных нормативных актах содержатся и требования к протоколам собраний, но обо всем по порядку.

Главным органом общества с ограниченной ответственностью, в котором состоят несколько участников, является общее собрание (ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14). В его юрисдикцию входит разрешение различных вопросов, которые можно условно разделить на две большие группы:

1. Вопросы, которые отнесены к компетенции собрания на основании требований закона, в частности ФЗ № 14 и ГК РФ.
2. Вопросы, которые общее собрание разрешает на основании Устава.

Для того, чтобы решать вопросы, в организациях проводятся собрания. Они, в силу требований ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 могут проходить как в очередном порядке, так и во внеочередном. Все темы для повестки будущего собрания ставятся заранее, и лишь такие заранее поставленные темы обсуждаются и разрешаются.

Документом, который составляется по итогам собрания является протокол. Ведение протокола общего собрания участников ООО осуществляют председатель или секретарь собрания.

Какие требования предъявляет закон к содержанию протокола?

Требования к протоколу общего собрания участников ООО закреплены в ст. 181.2 ГК РФ. Для протокола и решения одного участника они общие, однако по факту – это разные документы, и необходимо это понимать.

В протоколе указываются различные сведения, а именно:

1. Дата, время собрания.
2. Место, в котором оно проведено.
3. Информация об участниках фирмы, которые приняли участие в собрании.
4. Информация о результатах голосования по всем вопросам, которые обсуждались.
5. Информация о проводивших подсчет голосов по итогам голосования лицах.
6. Данные о том, кто проголосовал против по какому-либо поставленному на повестку дня вопросу, если такие лица попросили внести эти данные в протокол.

Это обязательные требования, без их соблюдения протокол не может признаваться действительным, а заседание состоявшимся. В то же время, целесообразно отразить в документе дополнительную информацию, которая хотя и не является обязательной, но позволяет индивидуализировать документ и избежать возможных споров относительно хода собрания и порядка голосования.

К необязательным сведениям относятся:

1. Порядковый номер протокола (для целей делопроизводства).
2. Информация о том, кто выступал при обсуждении каждого вопроса, какие доводы приводил (для фиксации отношения участников к существу определенных вопросов).
3. Данные о том, каким образом производилось голосование и какой голос отдал каждый участник (за, против, воздержался).

В какой форме составляется протокол и требуется ли его нотариальное заверение?

Форма протокола общего собрания участников ООО является письменной, что прямо указано в п. 3 ст. 181.2 ГК РФ. Законодательство также требует нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО.

Однако удостоверение протоколов собраний ООО нотариусом может не производиться, если иной способ удостоверения указан в Уставе, либо абсолютно все участники собрания проголосовали за то, что протокол будет заверен не нотариально, а иным образом.

Но как удостоверять протоколы общего собрания участников ООО другим способом? Ответ на этот вопрос содержится в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ. Допускается использование технических средств, в частности, видеозаписи. Кроме того, возможно подписание протокола как всеми участниками, так и частью участников, в подтверждение факта его составления.

Не исключаются и иные способы, но их целесообразно оговорить в Уставе фирмы. Если единогласного решения о том, что протокол не будет заверяться нотариально, либо соответствующих положений в Уставе нет, придется пригласить нотариуса.

Разумеется, если в организации только один участник, то нотариального заверения его решения не требуется.

Нумерация протоколов общего собрания участников ООО и присвоение ему индивидуального номера

Чтобы облегчить документооборот в организации, рекомендуется каждому протоколу присвоить индивидуальный номер. Порядок присвоения номеров законом не оговаривается, соответственно можно разработать и принять свою систему нумерации.

На практике достаточно последовательной нумерации, например — протокол общего собрания № 1, 2, 3, и т.д. Не стоит забывать и о дате составления документа. Ее проставление – отличный способ индивидуализировать документ. Кроме того, указание даты является обязательным в силу закона.

Согласно требованиям ч. 6 ст. 37 ФЗ № 44 протоколы подшиваются в общую книгу. Участники компании могут в любой момент времени истребовать данные из такой книги. Иных требований закон не содержит, соответственно разрешение вопроса о нумерации протоколов и их идентификации лежит на плечах участников организации, председателя и секретаря собрания.

Кто подписывает протокол общего собрания участников ООО?

Согласно требованиям п. 3 ст. 181.2 ГК РФ в протоколе должны быть отражены подписи:

1. Председателя собрания.
2. Секратаря.

Председателем собрания может быть любой участник ООО. Перед каждым собранием производятся выборы, что прописано в п. 5 ст. 37 ФЗ № 14. Решение о выборе принимается большинством голосов.

Перечень лиц, которые имеют право открывать собрание и начинать процедуру выбора председателя установлен п. 4 ст. 37 ФЗ № 14.

Это может быть единоличный исполнительный орган; председатель коллегиального органа, совета директоров; ревизор или аудитор; инициатор проведения собрания из числа участников ООО.

Как направить протокол участникам собрания, и требуется ли это делать?

Согласно требованиям п. 6 ст. 37 ФЗ № 14 протокол должен быть направлен участникам организации. Направление осуществляет лицо, ведущее протокол собрания. Действие должно быть осуществлено в течение 10 дней после того, как собрание состоялось.

Можно направить протокол по почте, но делать это следует заказным письмом. Такой способ позволит подтвердить, что документ действительно направлялся.

Необходимо отметить, что Устав организации может содержать дополнительные требования к порядку направления документа. Например, в нем может быть указано, что копии протокола должны быть получены нарочно, в адресе места нахождения организации, либо доставлены курьерской службой. В связи с возможностью указания порядка направления протокола в Уставе, рекомендуется ознакомиться с его положениями и понять, содержатся такие требования, либо нет.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что протокол собрания ООО – это обязательный для составления документ, который подтверждает проведение собрания, отражает результаты голосования по каждому поставленному на повестку дня вопросу. Он составляется в письменном виде, заверяется нотариально, либо иным способом, оговоренным в Уставе организации. Рекомендуется отразить в протоколе дату и номер документа. Он подлежит подписанию председателем и секретарем собрания и должен быть направлен участникам собрания в течение 10 дней с момента его составления.

Документы для скачивания

Скачать образец протокола

Организация выплачивает дивиденды,оформляя протоколы общего собрания участников.Как правильно вести нумерацию протоколов,каждый год начинать нумерацию заново или можно вести сквозную?И если организация не выплачивает дивиденды,чем ей это грозит?

специальных требований к нумерации протоколов и решений в законе нет. На действительность документа это не повлияет. Начинать нумерацию сначала года, или продолжать существующую, организация решает самостоятельно. Правила нумерации могут быть закреплены в уставе ООО, тогда они будут обязательными для исполнения.

Источником выплаты дивидендов является чистая прибыль организации, расходование которой происходит только по решению собственников организации. Соответственно, учредители вправе не принимать решения о выплате дивидендов, никакой ответственности организации за это не предусмотрено.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Несоблюдение требований к оформлению и содержанию решения общего собрания участников в совокупности с другими обстоятельствами нередко становится основанием для отмены решения собрания. Юристу компании нужно обеспечить, чтобы в случае возникновения корпоративного конфликта принятое решение невозможно было бы признать недействительным.

Требование к оформлению протокола

Решение общего собрания участников оформляется протоколом общего собрания участников.

Общие требования к содержанию и оформлению протокола общего собрания участников не установлены.

Закон содержит некоторые указания лишь для отдельных случаев, в частности для решения, которым участники одобряют крупную сделку или сделку с заинтересованностью.

В связи с этим протокол можно составить в свободной форме с соблюдением требований, предусмотренных для отдельных случаев.

Требования к оформлению протокола общего собрания акционеров установлены в Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО) и в разделе 5 Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утвержденного .

Исходя из этих требований в протоколе общего собрания участников нужно указать следующее:

• полное фирменное наименование и местонахождение общества;
• вид собрания (годовое или внеочередное);
• форму проведения общего собрания – «собрание» (закон допускает также проведение внеочередного собрания в форме заочного голосования без фактического сбора участников);
• дату проведения собрания;
• адрес, по которому проводится собрание;
• повестку дня собрания;
• время начала и время окончания регистрации лиц, имеющих право на участие в собрании;
• время открытия и закрытия собрания;
• число голосов, которыми обладали лица, имевшие право на участие в общем собрании, по каждому вопросу повестки дня собрания;
• число голосов, которыми обладали лица, принявшие участие в собрании, по каждому вопросу повестки дня собрания с указанием, имелся ли кворум по каждому вопросу;
• число голосов, отданных за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался»), по каждому вопросу повестки дня собрания, по которому имелся кворум;
• формулировки решений, принятых собранием по каждому вопросу повестки дня собрания;
• основные положения выступлений и имена выступавших лиц по каждому вопросу повестки дня собрания;
• председателя и секретаря собрания;
• лицо, подсчитывавшее голоса;
• дату составления протокола.

Подпись протокола

Закон не устанавливает, кто должен подписывать протокол общего собрания участников.

Обычно протокол общего собрания участников ООО подписывают председатель и секретарь собрания, по аналогии с протоколом общего собрания акционеров (п. 1 ст. 63 Закона об АО). Однако в этом случае есть риск, что общество не сможет документально подтвердить факт участия в собрании конкретного участника, если он через некоторое время после собрания решит оспорить принятое решение в судебном порядке и будет заявлять о том, что он не присутствовал на собрании или голосовал против принятого решения.

Чтобы снизить риск оспаривания принятого решения, можно собрать на протоколе общего собрания подписи всех присутствовавших участников, хотя закон и не обязывает это делать. При этом нужно учитывать, что протокол собрания может быть изготовлен не сразу после собрания, кроме того, участник может отказаться его подписывать.

Еще более эффективным может быть использование бюллетеней для голосования. Это полностью исключит возможность участника ссылаться на то, что он голосовал иным образом или вообще не принимал участия в собрании. Обязательный порядок голосования бюллетенями можно предусмотреть в Положении об общем собрании участников.

ведущий эксперт ЮСС «Система Юрист»

главный юрисконсульт ОАО «Реестр»

кандидат юридических наук, руководитель корпоративной практики Юридической Группы «Яковлев и Партнеры»(в 2001-2005 г. — судья Арбитражного суда г. Москвы)

По вопросу выплаты дивидендов

Документальное оформление

В ООО решение о расходовании чистой прибыли оформляется протоколом общего собрания участников (п. 1 ст. 28 , п. 6 ст. 37 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Обязательных требований к протоколу общего собрания участников ООО в законодательстве нет. Но есть реквизиты, которые лучше указать. Это номер и дата протокола, место и дата проведения собрания, вопросы повестки дня, подписи участников.

Пример оформления протокола общего собрания участников ООО. Решение о расходовании чистой прибыли на выплату дивидендов

Уставом ООО «Торговая фирма «Гермес»» предусмотрено, что организация выплачивает дивиденды ежеквартально. По итогам I квартала 2011 года чистая прибыль «Гермеса» составила 50 000 руб. На общем собрании участников, которое состоялось 18 апреля 2011 года, было решено направить всю эту сумму на выплату дивидендов. Решение было принято единогласно. По результатам составлен протокол общего собрания участников.

В акционерном обществе оформляется протокол общего собрания акционеров . От протокола общего собрания участников ООО он отличается тем, что составляется в двух экземплярах и имеет обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и пункте 5.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 31 мая 2002 г. № 17/пс .

В обществах, созданных единственным учредителем, протоколы общих собраний не оформляются ( , п. 3 ст. 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Направления расходования чистой прибыли единственный учредитель определяет своим письменным решением *.

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Организации могут выплачивать учредителям (участникам, акционерам) часть прибыли ежеквартально, раз в полгода или раз в год (п. 1 ст. 42 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208?ФЗ , ).

Источник выплат

Источником выплаты дивидендов является чистая прибыль организации (прибыль после налогообложения) ( , п. 1 ст. 28 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ)*. Акционерные общества должны определить этот показатель по данным бухгалтерской отчетности (). Для ООО такого требования в законодательстве нет. Однако представители налоговой службы рекомендуют опираться на данные Отчета о финансовых результатах всем организациям (письма МНС России от 31 марта 2004 г. № 22-1-15/597 , УМНС России по г. Москве от 8 октября 2004 г. № 21-09/64877). Показатель чистой прибыли отражается в строке Чистая прибыль (убыток) этой формы бухгалтерской отчетности.

Пример определения суммы дивидендов, причитающихся участникам общества

Уставный капитал ЗАО «Альфа» составляет 40 000 руб. А.В. Львову принадлежит 60 процентов акций организации, а ООО «Торговая фирма «Гермес»» – 40 процентов. Организация выплачивает дивиденды ежеквартально.

По данным Отчета о финансовых результатах за I квартал прибыль «Альфы» после налогообложения (чистая прибыль) составила 50 000 руб. На выплату дивидендов участники решили направить 40 процентов этой суммы.

Общая сумма дивидендов составляет:
50 000 руб. ? 40% = 20 000 руб.

Из этой суммы Львову причитается:
20 000 руб. ? 60% = 12 000 руб.

«Гермесу» причитается:
20 000 руб. ? 40% = 8000 руб.

Ситуация: можно ли выплатить дивиденды за счет прибыли прошлых лет

Источником выплаты дивидендов является чистая прибыль организации. Ни гражданское, ни налоговое законодательство не устанавливают ограничений в отношении периода образования чистой прибыли, являющейся источником для выплаты дивидендов. Это следует из Налогового кодекса РФ,

3. Статья: Что учредителю можно делать с деньгами компании и чего никак нельзя

Вопрос № 5. В каком случае учредитель может получить деньги в виде дивидендов?

Дивиденды – это прибыль компании, которую учредители могут распределить между собой. Поэтому получать деньги в качестве дивидендов можно только тогда, когда предприятие работает без убытка. Ставка НДФЛ с дивидендов составляет 9 процентов.

Если у компании нет прибыли по итогам прошедшего года или хотя бы квартала, но есть нераспределенная прибыль прошлых лет, можно направить ее на выплату дивидендов. Конечно, при условии, что это не приведет к такому состоянию, при котором выплата дивидендов запрещена. А запрещена она вот когда.

Нельзя выплачивать дивиденды, если чистые активы компании меньше уставного и резервного капитала. Последние два показателя есть в балансе. А чистые активы рассчитывают по специальной формуле. Грубо говоря, это все оборотные и внеоборотные средства компании за вычетом ее обязательств. Все эти показатели также есть в балансе.

Допустим, компания работает с прибылью. Величина чистых активов также позволяет выплатить дивиденды. Чтобы получить их, учредителям придется провести общее собрание участников и принять на нем решение распределить заработанное.*

Вопрос № 6. Как часто можно получать дивиденды?

Периодичность выплаты дивидендов должна быть прописана в уставе компании. В то же время законодательство разрешает платить дивиденды не чаще чем раз в квартал. Если учредители хотят воспользоваться таким правом, но в уставе прописан более долгий срок, то прежде нужно внести изменения в устав. Решение об этом должно быть принято единогласно на общем собрании участников. Возможно, учредители хотят получать дивиденды каждый месяц. С точки зрения законодательства это невозможно. Однако ничто не мешает компании уже распределенные суммы перечислять учредителям не сразу, а по 1/3 каждый месяц.

Любое предприятие имеет высший орган управления в виде общего собрания, куда входят все собственники. Чем активнее ведется , тем больше требуется от него решений. Для оформления таких решений применяется только письменная форма. Протоколы нужно оформлять грамотно, с соблюдением всех требований закона.

Протокол общего собрания собственников и протокол общего собрания учредителей – это немного разные документы. – это те, кто создают юридическое лицо. Это не действующий орган управления. А вот участники имеют право не только принимать важные решения, но и воплощать их в жизнь.

Большинство требований к протоколу прописано в нормах гражданского законодательства. Там написано, что необходимо проводить собрания минимум раз в год для того, чтобы рассмотреть результаты работы предприятия по прошедшему году. Мероприятия нужно организовать минимум спустя два месяца после того, как заканчивается отчетный период по финансам. И максимум – спустя четыре месяца.

Допустимо проведение так называемых внеочередных собраний. Когда решение определенного вопроса необходимо именно сейчас, и если данный вопрос входит в компетенцию управляющего органа. Роль инициаторов таких собраний берут на себя:

• аудиторы или ревизоры
• участники, которые владеют долей от в размере больше 10%
• исполнительные органы, обычно это директор либо совет директоров

Если возникает необходимость, то корректировке подвергаются повестки дня для предыдущих мероприятий. К рассмотрению можно выдвигать ряд дополнительных вопросов. Но не позднее, чем за две недели до того, как организовано следующее мероприятие. Решения становятся единоличными, если компанией руководит только один человек.

Оформление заголовка в протоколе

В начале протокола стоит информация о присвоенном номере. Указывается дата, когда собрание было проведено. После этого переходят к внесению:

• полного адреса проведения вместе с индексом
• формы проведения, например, совместное присутствие
• вида собрания с указанием на внеочередность
• адреса местонахождения
• полного наименования

Какие требования предъявляются к основной части?

Внесение в протокол повестки дня должно стать первым шагом в данном случае. Здесь необходимо написать об участниках, которые заранее получили . И о вопросах, которые рассматриваются на протяжении всего мероприятия.

Следующие пункты посвящены времени:

1. Открытия и закрытия собрания.
2. Окончания и начала регистрации для участников.

В полном объеме приводится информация, касающаяся участников. Это связано с долей в уставном капитале, ФИО.

После этого поочередно рассматриваются вопросы, которые были приняты в повестке дня. Обязательно вписывать лиц, которые выступают с предложениями, и описывать суть их предложений. При наличии возражений их детально описывают. Как и решения, принятые в результате рассмотрения вопроса.

Отмечаются все участники, которые возражают против решения, либо вообще воздержались от . Отдельно пишут о тех, кто настаивает на внесении мотивов отказа. Необходимо указать на время, когда было проведено голосование вместе с подсчетом голосов.

Если выступает несколько человек, то в документе находит отражение информация о каждом из них. Отдельно по каждому предложению оформляются результаты голосования. Фиксируются доклады, если в этом возникает необходимость.

Уведомления о проведении собраний

В законе об ООО, в тексте статьи 36 подробно описан порядок, в котором действуют при созыве собрания. К числу основных действий относят следующие:

1. Отправление сообщений о мероприятиях, запланированных на ближайшее время каждому участнику. Для этого создается специальное уведомление. отправления – месяц до проведения самих мероприятий.
2. Отдельные оповещения для каждого участника создаются, если в повестку дня вносятся изменения. Их отправляют минимум за десять дней до мероприятия.
3. Участники должны получить все необходимые материалы для того или иного собрания.

В Уставе можно предусмотреть другие сроки для сообщения о собрании, сокращенные.

Есть требования, которые должны выполняться при отправке, оформлении сообщений:

• При заверении у нотариуса возникает необходимость в создании еще одного документа, чтобы потом осуществить его передачу юристу.
• Вручаются документы только тем способом, который описан в обществе. В случае, когда способ не определен, организуют применение заказных писем. Рассылают их на адреса, присутствующие в списке.
• Время проведения, как и место, определяется отдельно. Также идет дело с определением вопросов в повестке дня.

Книга протоколов, нумерация

Собрания требуют одновременного проведения мероприятия и составления протоколов. Когда мероприятие заканчивается, их подшивают с использованием специальных журналов. У каждого участника сообщества есть право потребовать выписку из протокола. За ее подготовку в этом случае отвечает исполнительный орган.
Документы с целью упрощения идентификации. Для этого же проводят нумерацию всех протоколов после собраний ООО.

В законодательстве нет точных указаний насчет того, является ли нумерация обязательной.

У любых документов есть индексы вместе с датой – они и принимают на себя роль главных признаков при идентификации бумаг. Их целесообразно проставлять на каждом из протоколов.

Протоколы и их удостоверение

Требуется отдельное нотариальное удостоверение для фактов принятия решения, после каждого из собраний. Для чего также юристу предоставляется . Такой шаг может отсутствовать только, если информация о других способах заверения документов присутствует в Уставе предприятия.

Протоколы заверяются следующими допустимыми способами:

1. Видеозапись, которая прикладывается к документу.
2. Проставление подписей ото всех учредителей лично присутствующих на мероприятии.

Учредители могут рассмотреть способ ненотариального заверения, если изначально этот вопрос в Уставе отсутствует. Решение будет легитимным только в случае соблюдения нескольких условий сразу:

• Единогласное принятие всеми участниками. То есть, каждый из них отмечается не только личным присутствием, но и голосованием за более подходящее решение.
• Рассмотрение вопросов в тексте повестки.

Протокол и его отличительные особенности

Если главным вопросом становится само , то в документе должна найти отражение информация о:

• местонахождении компании вместе с юридическим адресом
• размере уставного капитала и порядке, в котором он распределяется между участниками
• создании ревизионной комиссии, если участников больше 15 человек
• назначении необходимых органов для управления ООО
• издании и утверждении приказа
• постановлении по учреждению общества

Общее собрание становится обязательным и в том случае, если предприятие проходит процедуру . Если же в состав вводится новый участник, то должны присутствовать его полные ФИО. И размер доли, который ему причитается. Нужно описать и процентное соотношение между долей, а также уставным капиталом в среднем. Только после этого переходят к дальнейшим действиям, включающим расчеты со всеми, кто вносил вклад.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Организационные основы деятельности обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и процедуры принятия решений регламентируются не так подробно, как деятельность акционерных обществ (АО). Статья 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» устанавливает только, что «решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно». Закон предусматривает также, что общее собрание участников ООО проводится не реже 1 раза в год, не ранее чем через 2 месяца и не позднее 4 месяцев после окончания финансового года, т.е. в период с 01 марта по 30 апреля следующего календарного года.

Таким образом, решение единственного участника ООО можно рассматривать как вид документа, в котором фиксируются решения по вопросам, относящимся к компетенции общих собраний участников ООО (когда владельцев ООО несколько, они документируются протоколом) . И в год должно быть оформлено как минимум 1 решение единственного участника ООО, но обычно их несколько.

Ответ на заданный вопрос может быть дан на основе общих правил делопроизводства. Нумерация документов является частью делопроизводственной операции регистрации . Регистрация документа — это присвоение ему регистрационного номера и внесение данных о нем в регистрационно-учетную форму (по ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В процессе регистрации обычно из книги / журнала или иной регистрационной формы на документ переносится следующий порядковый номер документа, а из документа в регистрационную форму переносятся сведения об основном его содержании, наименовании вида, авторе и т.п. Дата осуществления этой операции является датой регистрации документа , которая фиксируется и на самом документе, и в записи о нем в регистрационной форме.

Рекомендуем в обществе вести журнал регистрации решений единственного участника общества (Пример 3), листы которого в обычном порядке нумеруются, журнал прошивается и удостоверяется соответствующей удостоверительной надписью или службы делопроизводства или даже самого единственного участника и печатью общества (при ее наличии).

Поскольку законодательством установлен минимальный годовой цикл принятия решений, то регистрационные записи в журнал можно вносить по годовым разделам, а в пределах каждого года нумеровать в валовом порядке с № 01 (для однозначных номеров впереди лучше проставлять цифру «0»). Порядковый номер из журнала будет регистрационным номером (индексом), который должен быть оформлен на решении. См. Пример 1.

Для более точной идентификации решения как документа на практике могут применяться сложные индексы , в состав которых входит и цифра года принятия решения (см. Пример 2).

«Шапка» решения единственного участника ООО со сложным индексом

Документ утратил силу или отменен

Приказ Минстроя России от 25.12.2015 N 937/пр «Об утверждении Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах и Порядка передачи копий решений и протоколов общих собраний собственников помещений в.

II. Требования к оформлению реквизитов протокола

5. Наименование документа — протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

6. Датой протокола общего собрания является дата составления протокола, которая должна соответствовать дате подведения итогов (окончания подсчета голосов) общего собрания.

7. Регистрационным номером протокола общего собрания является порядковый номер общего собрания в течение календарного года.

8. В качестве места проведения общего собрания указывается адрес, по которому проводилось очное собрание или адрес, по которому передавались оформленные в письменной форме решения собственников помещений в многоквартирном доме при очно-заочном и заочном голосовании. В случае использования государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (далее — система) при проведении общего собрания, в качестве места проведения общего собрания указывается адрес многоквартирного дома. В качестве даты проведения общего собрания в случае, если оно продолжалось несколько дней, указывается дата начала и дата окончания общего собрания. Место и дата проведения общего собрания, указанные в протоколе, должны соответствовать адресу и дате, указанным в сообщении о проведении общего собрания.

9. Заголовок к содержательной части должен содержать адрес многоквартирного дома, вид общего собрания (годовое, внеочередное) и форму его проведения (очное, заочное, очно-заочное голосование).

11. Вводная часть протокола общего собрания включает в себя следующие сведения:

а) об инициаторе общего собрания: для юридических лиц указывается полное наименование и основной государственный регистрационный номер (далее — ОГРН) юридического лица в соответствии с его учредительными и регистрационными документами; для физических лиц указывается полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина, номер помещения, собственником которого является физическое лицо и реквизиты документа, подтверждающего право собственности на указанное помещение;

б) о лице, председательствующем на общем собрании, секретаре общего собрания, лицах, проводивших подсчет голосов, — за исключением случая, когда вопрос об избрании указанных лиц включен в повестку дня общего собрания;

в) о лицах, принявших участие в общем собрании (далее — присутствующие) и приглашенных для участия в нем (далее — приглашенные);

е) об общей площади жилых и нежилых помещений в многоквартирном доме;

ж) о повестке дня;

з) о наличии или отсутствии кворума общего собрания.

12. Сведения о лицах, присутствующих на общем собрании, указываются после слова «Присутствующие» и включают в себя:

А) для физических лиц — фамилию, имя, отчество (при наличии) собственника помещения в многоквартирном доме и (или) его представителя (в случае участия в общем собрании), указываемые в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина, номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является физическое лицо и реквизиты документа, подтверждающего право собственности на указанное помещение, количество голосов, которыми владеет соответствующее лицо, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя собственника помещения в многоквартирном доме (в случае участия в общем собрании), подпись указанных лиц;

б) для юридических лиц — полное наименование и ОГРН юридического лица в соответствии с его учредительными и регистрационными документами, наименование и реквизиты документа, подтверждающего право собственности на помещение в многоквартирном доме, количество голосов, которым владеет соответствующее лицо, фамилию, имя, отчество (при наличии) представителя юридического лица, указываемые в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя юридического лица, подпись данного лица.

13. Если лиц, присутствующих на общем собрании, более пятнадцати, информация о них может быть оформлена в виде списка, в котором сведения о присутствующих указываются в соответствии с пунктом 12 настоящих Требований, который является обязательным приложением к протоколу общего собрания. В этом случае в протоколе общего собрания после указания на общее количество присутствующих делается отметка «Список прилагается, приложение N ____».

14. Сведения о лицах, являющихся приглашенными для участия в общем собрании, указываются после слова «Приглашенные» и включают в себя:

а) для физических лиц — фамилию, имя, отчество (при наличии) лица или его представителя (в случае участия в общем собрании), указываемые в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя собственника помещений в многоквартирном доме (в случае участия в общем собрании), цель участия данного лица в общем собрании и его подпись;

б) для юридических лиц — полное наименование и ОГРН юридического лица в соответствии с его учредительными и регистрационными документами, фамилию, имя, отчество (при наличии) представителя юридического лица, указываемые в соответствии с документом, удостоверяющим личность гражданина, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя юридического лица, цель участия данного лица в общем собрании и его подпись.

15. Текст основной части протокола общего собрания состоит из повестки дня и отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня общего собрания. В повестке дня общего собрания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на общем собрании в соответствии с уведомлением о проведении общего собрания. Если вопросов несколько, они нумеруются и располагаются в порядке обсуждения.

16. Вопросы повестки дня общего собрания должны формулироваться предельно точно, ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов и не допускать двоякого толкования. В случае если формулировка вопроса, по которому принимается решение на общем собрании, предусмотрена законодательством Российской Федерации, в протоколе указывается соответствующая формулировка. Не допускается включать в повестку дня общего собрания пункт «Разное», а также объединять в одной формулировке разные по содержанию вопросы. В случае если предметом вопроса, включенного в повестку дня, является рассмотрение какого-либо документа, указываются полное наименование и реквизиты данного документа.

17. Текст протокола общего собрания излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

18. Текст каждого раздела протокола общего собрания состоит из трех частей:

а) часть 1 — «СЛУШАЛИ», в которой указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) выступающего, номер и формулировка вопроса в соответствии с повесткой дня, краткое содержание выступления или ссылка на прилагаемый к протоколу документ, содержащий текст выступления. Номер и формулировка вопроса в соответствии с повесткой дня проставляется перед словом «СЛУШАЛИ»;

б) часть 2 — «ПРЕДЛОЖЕНО», в которой указывается краткое содержание предложения по рассматриваемому вопросу, по которому будет проводиться принятие решения и голосование. При этом предложение формулируется предельно точно, ясно, должно отражать суть обсуждаемого вопроса и не допускать двоякого толкования. В случае если формулировка вопроса, по которому принимается решение на общем собрании, предусмотрена законодательством Российской Федерации, в протоколе указывается соответствующая формулировка;

в) часть 3 — «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)», в которой указываются решения, принятые по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался» с указанием номера и формулировки вопроса в соответствии с повесткой дня, количества голосов, отданных за различные варианты голосования. Решение может содержать один или несколько пунктов, каждый из которых нумеруется.

19. Обязательными приложениями к протоколу общего собрания являются:

а) реестр собственников помещений в многоквартирном доме, содержащий сведения обо всех собственниках помещений в многоквартирном доме с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) собственников — физических лиц, полного наименования и ОГРН юридических лиц, номеров принадлежащих им помещений, и реквизитов документов, подтверждающих права собственности на помещения, количества голосов, которым владеет каждый собственник помещения в многоквартирном доме;

б) сообщение о проведении общего собрания, оформленное в соответствии с пунктом 5 статьи 45 , пунктом 4 статьи 47.1 Жилищного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 1, ст. 14; 2014, N 30, ст. 4264; 2015, N 27, ст. 3967, N 48, ст. 6724), на основании которого проводится общее собрание;

в) реестр вручения собственникам помещений в многоквартирном доме сообщений о проведении общего собрания, содержащий сведения о собственниках помещений в многоквартирном доме (представителях собственников), которым направлены сообщения, и способе направления сообщений, дате их получения собственниками помещений в многоквартирном доме (представителями собственников), за исключением случая, при котором решением общего собрания предусмотрено, что сообщение о проведении общего собрания размещается в помещении данного дома, определенном таким решением и доступном для всех собственников помещений в данном доме;

г) список собственников помещений в многоквартирном доме, присутствовавших на общем собрании, содержащий сведения о собственниках помещений в многоквартирном доме (представителях собственников), предусмотренные

Похожие публикации:

• Маркетинговая стратегия организации на примере фирмы
• Свой бизнес: производство тетрадей
• Какие существуют доступные виды мини-заводов для переработки нефти Бизнес план мини нпз установка ректификации
• Идеи заработка для домохозяек

Нумерация документов

Подскажите, пожалуйста, как правильно нумеровать документы?

Недавно зарегистрировано ООО, на данный момент нумерация следующая:
№1. Решение единственного учредителя.
№2. Приказ о вступлении в должность гендиректора и возложении обязанности главного бухгалтера
№3. Приказ об утверждении штатного расписания.
1-ШР. Штатное расписание.
№4. Договор подряда.

Всё правильно? Штатные расписания должны нумероваться отдельно, а остальные документы — последовательно одним списком?

И как я понял, после нового года нужно будет начинать нумерацию заново, верно?

1 У меня такой же вопрос ​

г. Сургут 28 147 баллов

Порядок нумерации документов в организации вы в праве установить сами. Но, будет неправильно нумеровать и приказы общие по предприятию, и приказы кадрового делопроизводства, и договора по основной деятельности сплошным методом. Попробуйте подойти к упорядочиванию нумерации тех или иных документов, к организации хранения документов с точки зрения правил хранения документов. Лучше всего создать папки, документы содержащиеся в которых имеют одну направленность и одинаковый срок хранения (он может быть — 1 год, а может быть 75 лет). Изучите Приказ Минкультуры от 25.08.10 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
К примеру, так:
1-ая папка «документы о гос.регистрации организации»: учредительные документы, решения учредителей, приказ о вступлении в должность, положения о структуре организации и др. — т.е. документы, которые постоянно действуют, их не нужно подшивать, желательно хранить в сейфе.
Штатное расписание постоянно подвергается изменениям. Во многих организация принято ежегодное изменение штатного расписания — если это так, то его можно определить в одну папку вместе с приказами по кадровому делопроизводству. Значит, 2-ая папка «приказы по кадровому делопроизводству» или «приказы личного состава»: приказ на утверждение штатного расписания (штатное расписание можно к нему «подшить»), приказы на приём, увольнение, совмещение, перевод и т.д. — хранить 75 лет. Эти приказы нужно нумеровать по порядку (принята цифро-буквенная нумерация) в пределах календарного года. В 3-ью папку можно выделить приказы на отпуска, командировки, взыскания — срок хранения 5 лет. Лично я не выделяю для них папку, а «подшиваю» их к расчётным ведомостям по заработной плате.
4-ая папка «приказы по основной деятельности». Также нумеруются по порядку в пределах календарного года.
5-ая папка «Личные дела»: личные карточки, трудовые договора, договора подряда ГПХ. Хранятся 75 лет.
6-ая папка. и т.д.

Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

FladeX Автор вопроса
г. Саранск 18 баллов

Спасибо за подробный ответ.

При такой классификации документов разные документы будут иметь одинаковые номера — это нормально?
Если мне нужно утвердить новый документ, каким правилом я должен руководствоваться при простановке его номера? «Следующий за предыдущим из этой же категории»?

г. Сургут 28 147 баллов

Да, для разных документов своя нумерация — свой журнал регистрации (по нему и ориентируйтесь, какой номер следует). Конечно, это нормально, когда у разных документов совпадают номера. Кроме номера есть дата составления документа, наименование документа — поэтому «спутать» документы маловероятно.
Договора ГПХ отдельно от трудовых договоров.
Договора по основной деятельности организации также имеют свои порядковые номера, а если несколько видов деятельности — так можно по каждому виду деятельности свои порядковые номера, и даже с буквой.

г. Шахты 4 493 балла

Цитата (FladeX): Спасибо за подробный ответ.

При такой классификации документов разные документы будут иметь одинаковые номера — это нормально?
Если мне нужно утвердить новый документ, каким правилом я должен руководствоваться при простановке его номера? «Следующий за предыдущим из этой же категории»?

Да, совершенно верно. Приказы по кадрам с номера 1 и т.д, приказы по общим вопросам с номера 1 и т.д.
Штатное расписание — номер не присваевается, издается приказ об утверждении штатного расписания.
Отдельная нумерация для протоколов обрания участников, ну и конечно для трудовых договоров отдельно и для ГПД тоже.

Тема: Решение учредителя: № 1 или № 2 ?

Головное ООО создало дочернее ООО со 100%-м участием в уставном капитале. Вынесено Решение учредителя № 1.
Теперь то же головное ООО собирается создавать еще одно дочернее ООО и опять единолично.

Вопрос: какой номер будет у Решения учредителя о создании этого ООО? 1 или 2?

Если это будет возможным, прошу указывать ссылки на нормативные акты.

ps: Заранее большое спасибо!

Поделиться с друзьями
ps: С уважением, Егор.
13.10.2003, 11:58 #2

Анархист-индивидуалист Регистрация 24.12.2002 Адрес Москва Сообщений 3,080

№ 2 (или, например, 2789745/89798-бтщу2003). Зависит от порядка документооборота.

Мне скучно, Бес.
13.10.2003, 12:13 #3

Юрист Регистрация 31.07.2003 Адрес Великий Новгород Сообщений 176

faust, но ведь это Решение учредителя, а не внутренний документ (приказ).
При учреждении первого ООО (условно ООО «Соль») головное ООО (условно ООО «Пятка») является учредителем ООО «Соль», а при учреждении второго — является учредителем ООО «Вишня» (опять же условно).

ps: С уважением, Егор.
13.10.2003, 12:18 #4

Анархист-индивидуалист Регистрация 24.12.2002 Адрес Москва Сообщений 3,080

Egorych,

Головное ООО создало .
У этого ООО есть порядок документооборота?

Мне скучно, Бес.
13.10.2003, 12:25 #5

Клерк Регистрация 05.09.2003 Сообщений 1,809

EMFBI, не ясно кто принимает решение, какой орган?
Кто по Уставу головной организации принимает решение: исполнительный орган, совет директоров или общее собрание?
Если исполнительный орган (гендиректор), то приказ по организации с принятой нумерацией согласно документообороту, если совет директоров — то решение такого-то заседания от такого-то числа и порядковый номер повестки дня и т.п.

13.10.2003, 12:27 #6

Клерк Регистрация 05.09.2003 Сообщений 1,809

А может у Вас и в головной организации один участник, то тогда такая организация не может создать другое ООО со своим стопроцентным участием.

13.10.2003, 12:55 #7

Клерк Регистрация 08.09.2003 Адрес Екатеринбург Сообщений 502

№ 1! Для вновь создаваемого предприятия это будет решение учредителя № 1. А то, что учредитель уже является учредителем одного (двух, трех, четырех. ) значения не имеет!

13.10.2003, 13:05 #8

Клерк Регистрация 08.09.2003 Адрес Екатеринбург Сообщений 502

Это ведь решение учредителя ООО «ХХХ», а первый раз было решение учредителя ООО «УУУ»

13.10.2003, 13:09 #9
SCORPION+

А что изменится, если решение будет № 2354/АВГД-751?

13.10.2003, 14:06 #10

Анархист-индивидуалист Регистрация 24.12.2002 Адрес Москва Сообщений 3,080

Natalia-M,

№ 1! Для вновь создаваемого предприятия это будет решение учредителя № 1.

Это почему? Давай на языке правовых норм: вот я утверждаю, что номер решения правового значения не имеет, ибо нигде не написано, что имеет, а также не установлен порядок нумерации.

PS Позволил себе переход на «ты», так как выяснил, что разница в возрасте составляет один год в твою пользу

Мне скучно, Бес.
13.10.2003, 22:38 #11

киник Регистрация 24.02.2002 Адрес Москва Сообщений 36,128

Поддержу faust’а. При нормальном документообороте это должен быть обыкновенный приказ по предприятию-учредителю, с общей нумерации административных приказов.

В делах учрежденного предприятия ему могут дать «входящий» номер, но это достаточно странно и, при традиционно организованном обороте, маловероятно.

А «№ 2» ни при каком способе не получится .

14.10.2003, 06:33 #12

Клерк Регистрация 08.09.2003 Адрес Екатеринбург Сообщений 502

Ну-ну!

Faust-у:
_______________
Это почему? Давай на языке правовых норм: вот я утверждаю, что номер решения правового значения не имеет, ибо нигде не написано, что имеет, а также не установлен порядок нумерации.
_______________
С этим я не спорю, нумерация правового значения не имеет. Но уж если она есть. То это будет решение учредителя № 1. И в это утверждение я твердо верю. Все решения учредителя, которые я когда-либо видела нумеровались единицей. Другое дело если это решение об участии (имеются в виду случаи, когда учредителей минимум два), вот тогда решение об учреждении нумеруется номером по-порядку. Но такое решение носит совсем другой смысл, чем решение единственного учредителя. Решение единственного учредителя об учреждении=протокол учредительного собрания. А какой ты присваиваешь номер Протоколу собрания учредителей, на котором они принимают решение об учреждении общества? Сборный номер, который складывается из порядковых номеров всех учредителей! Ну прямо как совместное решение ВАС и ВС!

14.10.2003, 06:38 #13

Клерк Регистрация 08.09.2003 Адрес Екатеринбург Сообщений 502

Stas-у:
_____________
Поддержу faust’а. При нормальном документообороте это должен быть обыкновенный приказ по предприятию-учредителю, с общей нумерации административных приказов.
_____________
не согласна! При нормальном документообороте такие вещи приказами не оформляются!
_______________________
В делах учрежденного предприятия ему могут дать «входящий» номер, но это достаточно странно и, при традиционно организованном обороте, маловероятно.
_______________________
Да уж, действительно, маловероятно! Это же не входящая документация! Тем более, куда ей войти, если предприятие еще не создано!

14.10.2003, 07:47 #14

Юрист Регистрация 31.07.2003 Адрес Великий Новгород Сообщений 176

Natalia-M, спасибо Вам большое за поддержку! Именно это я и говорил Фаусту. Приказ — документ внутренний! А решение учредителя — есть решение учредителя (=протокол общего собрания учредителей). Потому-то и № 1.
Но уважаемая Natalia-M! Если можно, какие нибудь ссылочки на НПА, на серьезные случаи использования № 1 в Решениях учредителя для каждого вновь созданного предприятия! А?

ps: С уважением, Егор.
14.10.2003, 08:19 #15

киник Регистрация 24.02.2002 Адрес Москва Сообщений 36,128

не согласна! При нормальном документообороте такие вещи приказами не оформляются!

Как это? Приказ ЕИО (или решение СД) — и без нумерации? Просто на большинстве предприятий регистрацию перепоручают сторонним организациям и они варганят все документы как Б-г на душу положит.

А какой ты присваиваешь номер Протоколу собрания учредителей, на котором они принимают решение об учреждении общества? Сборный номер, который складывается из порядковых номеров всех учредителей! Ну прямо как совместное решение ВАС и ВС!

Вообще говоря, документооборот в названных организациях устроен нормально. Но совместное решение — это не совсем протокол. Здесь бы я скорее согласился с тем, что это протокол №1, так как речь идет о протоколе заседания вновь созданного органа — собрания учредителей (участников). Если же речь идет о разовом заседании (например, это именно учредители, а руководящий орган общества будет другой) — я бы счел более «бюрократически выверенным» не нумеровать протокол вообще.

14.10.2003, 08:35 #16

Анархист-индивидуалист Регистрация 24.12.2002 Адрес Москва Сообщений 3,080

Но совместное решение — это не совсем протокол. Здесь бы я скорее согласился с тем, что это протокол №1, так как речь идет о протоколе заседания вновь созданного органа — собрания учредителей (участников). Если же речь идет о разовом заседании (например, это именно учредители, а руководящий орган общества будет другой) — я бы счел более «бюрократически выверенным» не нумеровать протокол вообще.

Полный акцепт.
А штамповать решения одного и того же органа под одним (пусть даже первым) номером — это, простите, абсурд.

Мне скучно, Бес.
14.10.2003, 09:12 #17

Юрист Регистрация 31.07.2003 Адрес Великий Новгород Сообщений 176

faust, какой-такой один и тот же номер? Вы чего?
В одном случае — это учредитель ООО ХХХ, а в другом — Учредитель ООО УУУ. Я пытаюсь сказать, что это два разных органа! Соответственно и решения каждого из них имеют свою нумерацию. Сотник с этим согласен (он кстати сейчас едет в Финляндию, на «семинар»).

ps: С уважением, Егор.
14.10.2003, 09:39 #18

Клерк Регистрация 08.09.2003 Адрес Екатеринбург Сообщений 502

Во-первых: Блин! Как тут цитировать не полностью?!
Во-вторых:
Egorych,
___________
Если можно, какие нибудь ссылочки на НПА, на серьезные случаи использования № 1 в Решениях учредителя для каждого вновь созданного предприятия! А?
___________
Не встречала я такой нормы. Да я и согласна со всеми, кто говорит, что нумерация правового значения не имеет! Да не имеет, но если уж она есть, то должна быть в ней какая-то логика! А моя логика (всем молчать про женскую логику! ) говорит мне ,что это решение № 1.

stas®,
____________________
Как это? Приказ ЕИО (или решение СД) — и без нумерации? Просто на большинстве предприятий регистрацию перепоручают сторонним организациям и они варганят все документы как Б-г на душу положит.
____________________
А разве кто-то говорил (я точто нет),что Приказы и решения СД долджны быть без нумерации?
____________________
Но совместное решение — это не совсем протокол.
____________________
Ну вообщем-то да. не совсем. Решение -это содержание, Протокол — это документ. Решение принимается собранием учредителей, которое оформляется протоколом.
____________________
Здесь бы я скорее согласился с тем, что это протокол №1, так как речь идет о протоколе заседания вновь созданного органа — собрания учредителей (участников). Если же речь идет о разовом заседании (например, это именно учредители, а руководящий орган общества будет другой) — я бы счел более «бюрократически выверенным» не нумеровать протокол вообще.
________________________
А если учредители чего-нибудь не дорешают на первом собрании, соберутся второй раз — вот тут-то и появится Протокол № 2, а где же № 1?
faust,
___________________
А штамповать решения одного и того же органа под одним (пусть даже первым) номером — это, простите, абсурд.
___________________
А почему один и тот же орган?

Как нумеровать протоколы

Как правильно нумеровать протоколы: — в пределах календарного года или — в пределах действия состава комиссии? 1. Для протоколов коллегиального органа можно использовать любой из этих вариантов? 2. Если нумеруем в пределах срока действия состава комиссии и она полностью меняется, то после этого очередной протокол будет иметь № 1 – это логично. Но если весь коллектив сохраняется, а уволился только 1 человек и вместо него никого нового не ввели, то надо ли начинать нумерацию заново, наверное нет? 3. То есть насколько должен измениться состав коллегиального органа, чтобы начинать нумерацию его протоколов с № 1?

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

На такие конкретные и пронумерованные вопросы кратко можно ответить: 1) нет; 2) нет; 3) не должен.

Во-первых, протоколы не просто нумеруются, а регистрируются, т.е. на них оформляются идентификационные реквизиты (автор, текст, дата, номер / регистрационный индекс, подпись).

Во-вторых, в управлении организацией вы сталкиваетесь с разными коллегиальными органами и разновидностями протоколов. Их регистрация осуществляется в пределах своих документопотоков:

• как правило, главный документопоток – протоколы органов управления организацией (общее собрание акционеров, собрание учредителей, совет директоров и т.п.);
• второй документопоток – протоколы коллегиальных исполнительных органов (правление, исполнительная дирекция и т.п.);
• третий – протоколы комитетов и комиссий, которые действуют при единоличном исполнительном органе в статусе совещательных органов;
• а далее – протоколы оперативных совещаний, которые могут проводить руководители организации и структурных подразделений, протоколы собраний работников и т.п.

В третьих, в работе с протоколами следует разделять и совершенно отдельно рассматривать 2 аспекта:

• полномочия органов управления, срок их действия и численный состав;
• персональный состав.

Протоколы органов управления организацией оформляются и регистрируются в пределах срока полномочий этих органов с номера 1 по N-ный с добавлением индекса документопотока (т.е. с началом календарного года нумерация их протоколов не начинается заново). Корпоративные секретари это знают и ведут соответствующий учет.

Протоколы заседаний исполнительных и совещательных органов, комитетов, комиссий и оперативных совещаний регистрируются, как правило, по общим правилам – в пределах календарного года (т.е. каждый год начинается с № 1 с добавлением индекса документопотока).

В положениях о коллегиальных органах и регламентах их работы вопросы документирования заседаний, оформления и регистрации протоколов, должны быть конкретно регламентированы. Также конкретно регламентируется численный состав их членов, а при необходимости и должностной состав (например, очень часто заведующий архивом является секретарем экспертной комиссии организации по должности).

Что же касается персонального состава – это совершенно другой и отчасти оперативный вопрос, по которому вышестоящий орган управления принимает отдельное решение, например:

• в протоколе общего собрания акционеров по результатам голосования утверждается персональный состав (фамилия, имя, отчество) совета директоров;
• совет директоров принимает решение о персональном составе правления и т.п.
• руководитель организации своими приказами утверждает и актуализирует персональный состав созданных им комитетов, комиссий и иных совещательных органов, оперативно исключает и включает в состав конкретного коллегиального органа тех или иных сотрудников.

Полномочия этих коллегиальных органов остаются действующими, а в связи с изменениями кадрового состава организации их персональный состав может меняться.

Рекомендуем изучить положения о коллегиальных органах (и регламенты их работы), действующих в вашей организации, определить их виды (органы управления / исполнительные органы / совещательные) с учетом того, что они могут быть постоянно действующими (экспертная комиссия и т.п.) или временными (собрание сотрудников, рабочая группа и т.п.). А далее – в Инструкции по делопроизводству кратко закрепить порядок регистрации протоколов в зависимости от статуса коллегиального органа.