Ди что это в кадрах

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!

С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкостям кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2023-2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С: ЗУП, и получите официальный диплом ФИС ФРДО на 256 часов, который подтвердит вашу новую профессию работодателю.

Посмотреть программу обучения

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

кадровая политика
кадры
должностная инструкция

Должностные инструкции: что это такое и стоит ли их составлять

В ст. 29 КЗоТ перечислены некоторые обязательные к выполнению действия работодателя, которые он должен совершить до того, как принятый работник непосредственно приступит к работе. В частности, до начала работы по заключенному трудовому договору работодатель обязан разъяснить работнику его права и обязанности и проинформировать под расписку об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, его права на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором.

В Законе об оплате труда приводится понятие основной заработной платы ( ст. 2 ) — вознаграждение за выполненную работу в соответствии с установленными нормами труда (нормы времени, выработки, обслуживания, должностные обязанности ). А чтобы качественно выполнять свои должностные обязанности и оправданно получать свою зарплату, нужно иметь о них представление.

То есть до начала работы человека нужно ввести в курс дела и донести до него, что именно входит в его трудовые обязанности. Вот как раз для этого и должны быть разработаны работодателем должностные инструкции (далее — ДИ). В письме от 03.10.05 г. № 36-508 Минтруда согласилось, что при приеме на работу работодатель должен разъяснить права и обязанности работника, ссылаясь на ДИ.

Под ДИ можно понимать организационно-правовой документ, который содержит перечень основных трудовых функций, обязанностей и прав, квалификационные требования к должности, порядок приема на эту должность и увольнения с нее, информацию о взаимоотношениях работника с остальными сотрудниками предприятия, об ответственности должностных лиц предприятия. В письме Минтруда от 03.10.05 г. № 36-508 указывает, что ДИ должны отражать полный перечень задач и обязанностей, полномочий и ответственности, в случае необходимости иметь необходимые пояснения, а все термины — четкие определения.

То есть на основании адекватно составленной ДИ можно определить, насколько работник соответствует должности, на которую его принимают, или занимаемой должности (если он работает), объективно оценить потенциал и возможности конкретного работника, а также применить к нему меры взыскания за выявленные нарушения или ненадлежащее выполнение своих обязанностей. В период испытания сравнение работы с требованиями ДИ даст основание для увольнения работника как не прошедшего испытание. ДИ также пригодится в ситуации, когда вы решите направить работника в командировку, а он откажется, указав причину — это не входит в круг его обязанностей. Так что не пренебрегайте разработкой ДИ.

Но для того, чтобы не возникли споры в отношении невыполнения обязанностей, определенных для работника ДИ, с ней необходимо ознакомить работника под расписку ( письмо Минтруда от 03.10.05 г. № 36-508 ). Желательно один экземпляр ДИ выдать работнику на руки, дабы он досконально изучил свои обязанности и права.

Безусловно, о должностных обязанностях можно рассказать работнику и устно, отослав к СКХПР, но тогда будьте готовы, что в определенный момент может возникнуть конфликт по поводу круга обязанностей.

Кстати говоря, для органов госуправления ДИ названы в ГКУД* , т. е. причислены к унифицированным формам документов (отнесены к классу организационно-распорядительной документации (код — 02) и подклассу — документация по организации процессов управления (код — 0202)).

* ГКУД является номенклатурным перечнем названий унифицированных форм документов с уникальными кодовыми обозначениями.

Таким образом, наличие ДИ желательно, хотя и не обязательно .

Ответственность за отсутствие разработанных ДИ действующим законодательством не предусмотрена, поскольку нет и прямой нормы ее обязательно разработать.

Кому можно поручить составить ДИ?

В письме Минтруда от 03.10.05 г. № 36-508 упоминается, что обеспечить разработку и утверждение ДИ на основе квалификационных характеристик должностей работников и особенностей штатного расписания и довести их до сведения под расписку должен руководитель предприятия .

Поскольку в адекватности разработки ДИ заинтересован руководитель, то именно он решает, кому разрабатывать ДИ.

Есть как минимум три варианта, кому поручить создание ДИ на предприятии:

1) отделу кадров (кадровой службе);

2) непосредственному руководителю;

3) отделу кадров, непосредственному руководителю, самим работникам.

По нашему мнению, третий вариант — наиболее приемлемый, потому что результатом работы должна стать качественная ДИ, содержать интересы работника и работодателя. И она будет содержать все нюансы работы каждого сотрудника.

На основании чего составляются ДИ?

При разработке ДИ следует учитывать нормы трудового законодательства.

Основой для составления ДИ является СКХПР . Он представляет собой систематизированный по видам экономической деятельности сборник описаний профессий , которые приведены в Классификаторе профессий. В п. «а» п. 4 СКХПР прямо сказано, что он используется для разработки ДИ (см. письмо Минтруда от 03.10.05 г. № 36-508 ).

СКХПР включает в себя так называемые выпуски, которые формируются либо по видам экономической деятельности, либо в разрезе отраслей. К примеру, выпуск 1 содержит квалификационные характеристики профессий работников, которые являются общими для всех видов экономической деятельности . Именно его в рамках данной статьи будем понимать как СКХПР , потому что он является общим для всех (должности, названные в нем, есть на каждом предприятии). В табл. 1 приведем список других выпусков для основных отраслей промышленности .

Таблица 1. Выпуски СКХПР для основных отраслей промышленности

Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности (приказ Минтруда от 29.12.04 г. № 336)

Сельское хозяйство и связанные с ним услуги (приказ Минагрополитики от 07.11.03 г.)

Добывающая промышленность (приказ Минтопливэнерго от 14.01.2000 г. № 62)

Добыча нефти и природного газа (приказ Минтопливэнерго от 28.07.99 г.)

Общие профессии работников производств пищевой промышленности (постановление Госпищепрома от 19.02.97 г.)

Производство консервов (приказ Минагрополитики от 30.12.2000 г. № 277)

Производства пищевой промышленности (приказ Госпищепрома, Минагропрома от 09.02.98 г.)

Коксохимическое производство (приказ Минпромполитики от 18.01.02 г. № 28)

Переработка нефти, нефтепродуктов, газа, сланцев, угля. Обслуживание магистральных трубопроводов
(приказ Минтопливэнерго от 22.12.99 г. № 15-4315)

Производство медикаментов, витаминов, медицинских и биологических препаратов и материалов
(приказ Госкоммедбиопрома от 22.04.97 г.)

Производство парфюмерной продукции и косметических средств (приказ Госпищепрома от 01.01.98 г.)

Производство металлических электродов (приказ Минпромполитики от 18.01.02 г. № 28)

Производство металлических канатов, сеток, пружин, щеток и цепей (приказ Минпромполитики от 18.01.02 г. № 28)

Производство радиоаппаратуры и аппаратуры проводной связи (приказ Минпромполитики от 11.09.98 г. № 288)

Производство банок и крышек для пищевых консервов, туб и футляров из легких металлов (приказ Минагрополитики от 30.12.2000 г. № 278)

Газовое хозяйство городов, поселков и населенных пунктов (приказ Минэнергетики от 23.12.99 г. № 290-285)

Строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы. Строительство метрополитенов, тоннелей и подземных сооружений специального назначения (приказ Госкомстроя от 21.02.2000 г. № 32)

Торговля и общественное питание (приказ МВЭСторга от 30.11.99 г. № 918)

Железнодорожный транспорт и метрополитен (приказ Минтранса от 17.12.99 г. № 601)

Водный транспорт (приказ Минтранса от 10.12.01 г. № 863)

Связь (приказ Госкомсвязи от 04.10.2000 г. № 144)

Сам выпуск, как правило, состоит из разделов, которые соответствуют Классификатору профессий . Например, выпуск 1 СКХПР состоит из двух разделов: «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов, технических служащих» и «Профессии рабочих».

Раздел 1 СКХПР используется при разработке ДИ руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих. А раздел 2 СКХПР , который содержит квалификационные характеристики рабочих профессий, можно использовать при составлении ДИ рабочих специальностей.

СКХПР содержит требования к содержанию и структуре разделов ДИ (обязательно должны иметь место в ДИ разделы «Задачи и обязанности», «Должен знать», «Квалификационные характеристики»). И для каждой должности эти разделы заполнены соответствующей информацией. То есть, взяв за основу это и дополнив информацией, отражающей специфику работы именно вашего работника на конкретной должности, вы получите свою ДИ, учитывающую нюансы работы на конкретном предприятии.

Кстати говоря, ДИ составляем для должностей, названия которых должны соответствовать Классификатору профессий . Классификатор профессий cистематизирует и классифицирует профессии. Его используют все субъекты хозяйствования при заполнении трудовой книжки работников и другой кадровой документации. Классификатор профессий состоит из 9 разделов и 3 приложений — А, Б, В. В приложении А содержится указатель профессиональных названий работ по кодам профессий, в приложении Б — алфавитный указатель профессиональных названий работ, в приложении В — производные слова к профессиям (профессиональным названиям работ). Производные слова можно использовать с целью конкретизировать занимаемую должность (например, «главный», «первый», «старший» и т. п.).

При составлении ДИ также обязательно надо учитывать требования КЗоТ , Закона об оплате труда и других нормативно-правовых актов о труде. Нельзя вносить в ДИ такие нормы, которые каким-либо образом ограничивают права и ухудшают положение работника. Они будут считаться недействительными. Это следует из ст. 9, 16 КЗоТ . Несмотря на то что в указанных статьях речь идет о нормах договоров о труде и коллективных договоров, так сложилась практика — где бы вы ни указали какие-то «ущемляющие» положения, либо в самом трудовом договоре с работником, либо в ДИ, все равно они будут признаны недействительными. Отметим, что если трудовое законодательство изменяется, то возникает необходимость актуализировать ДИ (о внесении изменений в ДИ читай на с. 33).

К примеру, для составления ДИ главного бухгалтера можно использовать Типовое положение № 59. Несмотря на то что этот документ разработан для бюджетных учреждений, хозрасчетным не запрещено взять его за основу (в этом документе, в частности, изложены полномочия, задачи главного бухгалтера, требования к его профессионально-квалификационному уровню).

Также при составлении ДИ необходимо брать во внимание имеющуюся внутреннюю кадровую документацию. При разработке ДИ необходимо учитывать структуру самого предприятия и целесообразно использовать, например, такие документы:

— коллективный договор (о нем мы писали в статье «Работодателю о коллективном договоре: этапы заключения, содержание, выполнение» //
«БН», 2011, № 35, с. 34 );

— штатное расписание (о нем мы писали в статье «Штатное расписание: составляем и вносим изменения» // «БН», 2012, № 23, с. 20 );

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положение о структурных подразделениях и другие документы.

Некоторые предприятия предпочитают, прежде чем разрабатывать сами ДИ, создать специальное положение, которое содержало бы в себе общие требования к разработке ДИ, чтобы как-то унифицировать их внешний вид и содержание. Но это не является обязательным.

Составление ДИ

Детализация ДИ . ДИ разрабатываются для каждой должности, указанной в штатном расписании, обычно в разрезе таких профессиональных групп работников:

Бывает так, что для некоторых руководителей нет необходимости составлять ДИ, потому что их задачи, права и обязанности исчерпывающе изложены в Уставе предприятия либо в Положении о структурных подразделениях (об этом также сказано в письме Минтруда от 03.10.05 г. № 36-508 ).

Необходимость создания персональных ДИ, когда в ней определяются обязанности конкретного работника, может быть продиктована спецификой деятельности предприятия, когда обязанности работников одной и той же должности отличаются. Но большинство предприятий составлением персонифицированных ДИ не занимается.

Если вы решите создать ДИ, то советуем подойти к этому ответственно, для того чтобы впоследствии ваша работа имела ценность и ДИ можно было использовать при регулировании отношений с работниками предприятия.

Общие требования к ДИ . Каждая отдельно взятая ДИ для каждой должности составляется с учетом ее специфики работы. Но есть общие каноны, которые необходимо соблюдать при составлении того или иного документа. Применительно к ДИ в первую очередь нужно ориентироваться на СКХПР и национальные стандарты (в частности, ГОСТ 6.38-90, в котором описано, как нужно оформлять организационно-распорядительную документацию).

В п. 6 СКХПР сказано, что при разработке ДИ нужно обеспечить единый подход к построению структуры и изложения содержания разделов. Инструкции должны отражать полный перечень задач и обязанностей, полномочий и ответственности, в случае необходимости — иметь необходимые пояснения.

Все ДИ, которые разрабатываются работодателями, должны быть взаимоувязанными, чтобы не допускать дублирования в работе сотрудников.

Производные должности, названия которых образованы с помощью дополнительных признаков типа «заместитель», «главный» и т. п., имеют такие же квалификационные характеристики, как и базовые. Задачи, обязанности, знания и квалификационные требования этих работников при разработке ДИ определяются на основе квалификационной характеристики соответствующей базовой профессии ( п. 13 СКХПР ).

В настоящее время нет какого-либо отдельного документа, регламентирующего порядок составления ДИ. Поэтому в табл. 2 мы перечислим базовые, на наш взгляд, требования к оформлению ДИ.

Таблица 2. Общие требования к оформлению ДИ

1. На титульном лице или в правом верхнем углу первой страницы следует разместить реквизиты утверждения ДИ руководством работодателя:
— гриф утверждения (слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек и двоеточий);
— должность руководителя;
— роспись об утверждении;
— инициалы и фамилия руководителя;
— дата утверждения;
— основная печать предприятия.
2. Наименование документа — «Должностная инструкция».
3. Наименование предприятия (не в произвольной форме, а именно так, как указано в учредительных документах).
4. Полное наименование должности в родительном падеже (нужно указывать в соответствии с Классификатором профессий).
5. Полное наименование структурного подразделения (такое, как указано в уставе предприятия или в утвержденной структуре предприятия).
6. Ф.И.О. работника — если составляем персонифицированные инструкции (ДИ для конкретного работника)

Требования
к тексту

— деловой стиль речи;
— должен быть кратким, логически связанным, не допускающим двусмысленности и противоречий;
— нужно перечислить реальные трудовые функции, которые выполняет работник;
— не стоит дублировать одни и те же функции синонимичными формулировками;
— как правило, текст структурируют и помещают в соответствующие разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами;
— текст может содержать таблицы, схемы, рисунки, примечания, приложения, примеры реализации заявленных трудовых функций работника на практике и другие элементы

ДИ обычно подписывают 3 человека:
— тот, кто ее составил, или начальник структурного подразделения, в котором работает человек, составивший ДИ;
— лицо, с которым согласовывается ДИ;
— работник, который занимает должность, по которой составили ДИ (при ознакомлении работника с ДИ непосредственно в самой ДИ).
Каждый, кто подписывает ДИ, указывает свою должность, ставит подпись, инициалы, фамилию и дату.
Подписи целесообразно разместить одну под другой и сами должности разместить «по старшинству» — например, сначала подпись начальника структурного подразделения, а под ней подпись работника этого структурного подразделения. Но если составлена общая ДИ для работников этой должности, то целесообразно отметку об ознакомлении с ней ставить на отдельном листе (либо на приказе о приеме на работу).
Подпись работника свидетельствует о том, что он ознакомился с ДИ и обязуется руководствоваться ею в своей трудовой деятельности.
Перед визой ознакомления обязательно нужно написать «С должностной инструкцией ознакомлен» либо более кратко — ОЗНАКОМЛЕН (без двоеточия и кавычек).
Ознакамливать с ДИ нужно при приеме на работу, при переводе на другую должность или с утвержденной ДИ, если она была разработана позже. При необходимости можно сделать копию ДИ и выдать на руки работнику

Структура ДИ . В п. 6 выпуска 1 СКХПР указано, что ДИ состоит из 7 разделов. Однако это не значит, что в ваших ДИ должны присутствовать все разделы. Но, на наш взгляд, ДИ должна быть максимально содержательной, поэтому не советуем без веской причины сокращать ДИ.

В табл. 3 приведем информацию о том, что нужно указать в том или ином разделе ДИ.

Таблица 3. Содержание разделов ДИ

— основные данные о должности;
— сфера деятельности работника;
— наименование подразделения, где работает работник;
— порядок назначения на должность и прекращения исполнения должностных обязанностей;
— непосредственная подчиненность;
— наличие подчиненных;
— перечень основных законодательных актов и других материалов, которыми работник руководствуется в работе;
— порядок замещения других работников на период их временного отсутствия (отпуск, болезнь, другие уважительные причины), а также кто замещает его.
Если работник на этой должности несет полную материальную ответственность согласно Перечню № 447, то об этом также можно упомянуть здесь. Кроме того, если работнику уставлен ненормированный рабочий день, то и об этом тоже стоит сказать

«Задачи и обязанности»

Этот раздел характеризует содержание деятельности работника. Определяется самостоятельный участок работы в соответствии с Положением о подразделении. Участок работы может определяться таким образом:
— путем выделения группы вопросов по соответствующим направлениям;
— закреплением за работником перечня объектов, управления;
— как перечень относительно самостоятельных вопросов.
В этом разделе определяется перечень видов работ, из которых состоят функции работника. Во время установления видов работ следует определять их по организационно-юридическим признакам (руководит, утверждает, осуществляет, организует, рассматривает, исполняет, обеспечивает, контролирует, принимает участие, готовит и т. д.).
Должностные обязанности работника должны отвечать задачам и функциям подразделения и требованиям квалификационной характеристики соответствующей должности

Примечание. Задачи и обязанности нужно определять емко и кратко, но содержательно. Например, не следует писать так: «работает с клиентами», это слишком размытая формулировка, лучше написать, например, так: «осуществляет информационную поддержку клиентам по вопросам ассортимента продукции компании».
Если возникает необходимость, задачи и обязанности, которые включены в типовую квалификационную характеристику той или иной должности, могут быть распределены между отдельными исполнителями или круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для разных групп должностей, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации.

В этом разделе определяются и приводятся делегированные работнику полномочия, с помощью которых работник должен обеспечивать в процессе своей деятельности выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Например, вносить предложения по соответствующим вопросам, принимать определенные решения, согласовывать проекты документов, исполнять обязанности представительства подразделения по определенным вопросам, участвовать в совещаниях, получать необходимую для выполнения своих задач информацию от соответствующих подразделений и т. п.
Учитывая индивидуальность каждого предприятия, при необходимости можно расширить права конкретной должности

В этом разделе описываются границы его личной ответственности за результаты деятельности и работ. Показателями оценки работы являются качество и своевременность выполнения должностных задач и обязанностей. Например, здесь можно указать, что работник несет ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных задач и обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и правил охраны труда, разглашения коммерческой тайны и т. п.

Примечание. Предусмотреть в ДИ все возможные нарушения, которые может совершить работник, практически нереально. Поэтому правильнее будет, если на предприятии специалисты с соответствующим образованием (юристы) либо привлеченные специалисты создадут внутренний документ, в котором содержалась бы информация о возможных нарушениях и ответственности за них со ссылкой на нормативно-правовые акты. И довести этот документ до сведения работников желательно под расписку.

В этом разделе перечисляют требования к работнику по специальным знаниям, а также знаниям законодательных актов и нормативных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей

Этот раздел содержит нормы, которые касаются образования, образовательно-квалификационных уровней и опыта, достаточных для полного и качественного выполнения работ по должности

Примечание. На практике случается, что должность занимает человек, не имеющий соответствующего образования. Однако не стоит спешить с выводами о его некомпетентности и несоответствии занимаемой должности. Необходимые знания и навыки могут быть приобретены с годами опыта. Поэтому отсутствие на руках диплома соответствующей профессии еще ни о чем не говорит. О том, что такие лица могут быть оставлены на своих должностях, говорится в п. 11 СКХПР.

«Взаимоотношения (связи) по должности»

В этом разделе определяют круг основных взаимосвязей работника с сотрудниками своего и других структурных подразделений, а также со сторонними предприятиями, организациями, учреждениями, с которыми работник имеет служебные взаимоотношения, сроки получения и предоставления взаимной информации (при наличии), порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т. д. Кроме того, если вы это не написали в разделе «Общие положения» о том, кто и каким образом может замещать работника в случае его отсутствия, то это можно сделать здесь

Примечание. Если на вашем предприятии разработано Положение о структурных подразделениях, то в этом разделе ДИ дублировать его нормы не стоит. Достаточно сослаться на это Положение.

Это рекомендуемый раздел ДИ, он не указан в СКХПР, но если посчитаете нужным, то можете его добавить. В нем обычно перечисляют критерии оценки эффективности выполнения работником своих трудовых функций, обязанностей

Необходимость составления нетипичных ДИ может возникнуть, например, в таких случаях:

— если в СКХПР нет квалификационных характеристик новых профессий, которые появились в связи с прогрессом научной мысли и развитием технологий и техники (т. е. профессия указана в Классификаторе профессий , но в СКХПР ее квалификационной характеристики пока что нет);

— если предприятие сокращает своих работников по тем или иным причинам, необходимо перераспределять обязанности уволенных сотрудников между оставшимися (т. е. у оставшихся работников расширяется круг обязанностей);

— если необходимо разделить обязанности, характерные для одной должности, между несколькими людьми.

В первом случае, когда в СКХПР еще не дали полную квалификационную характеристику, при составлении ДИ можно обратиться к государственным стандартам высшего образования для этой профессии. В этих стандартах содержатся основные требования, которые предъявляются к таким специалистам. Например, приказами Минобразования от 23.04.08 г. № 359, от 29.08.07 г. № 771 утверждены государственные стандарты профессионально-технического образования по конкретным рабочим профессиям.

А в остальных случаях все довольно просто — при составлении ДИ для таких должностей можно либо убрать трудовые функции, которые на практике работник не осуществляет, либо, если имеет место перераспределение обязанностей другой должности, — добавить обязанности, если их можно осуществлять в рамках этой специальности.

Как внести изменения в ДИ?

Как правило, ДИ ежегодно или с какой-то иной периодичностью переиздавать не нужно. То есть это постоянно действующий документ. Но в жизни все меняется и возникают объективные причины, требующие актуализировать тот или иной внутренний документ. Это относится и к ДИ.

Изменения и дополнения к ДИ обычно оформляются приказом руководителя предприятия по согласию с работником, который в настоящее время работает по такой ДИ. Если эти изменения и дополнения влияют на существенные условия труда (установление или отмена неполного рабочего времени, изменение разрядов и наименования должностей и т. д.), то нужно будет выполнить требования ст. 32 КЗоТ и уведомить работника о таких изменениях за 2 месяца до введения в действие измененной ДИ.

В табл. 4 на с. 34 перечислим некоторые причины, которые могут поспособствовать внесению изменений в ДИ, и как они оформляются.

Таблица 4. Причины внесения изменений в ДИ

События, которые вызывают необходимость внесения изменений в ДИ

Как вносятся такие изменения

1. Орфографические и грамматические ошибки, неправильная нумерация рисунков, таблиц, других элементов

Любые ошибки, в том числе на странице, где стоит утверждающая подпись руководителя, либо в тексте самой ДИ, даже если они не меняют понимания ее положений, по нашему мнению, требуют переутверждения ДИ

2. Изменение наименования предприятия или структурного подразделения, или должности

Необходимо переиздать ДИ. В этом случае по большому счету изменится только «шапка» ДИ, само содержание останется прежним

3. Обнаружены неточности и кривотолки в действующих положениях ДИ

Внесение изменений оформляется приказом руководителя предприятия. Сначала разработчики ДИ подготавливают изменения, а потом ознакамливают с ними руководителя предприятия и работника под расписку

4. Изменение трудового законодательства (например, внесение изменений в СКХПР по поводу задач и обязанностей, уточнение квалификационных требований и профессиональной терминологии)

5. Изменение существенных условий труда (установление или отмена неполного рабочего времени, режима работы, наименования должности и т. д.) (1)

6. Необходимость перераспределения обязанностей между работниками в связи с сокращением численности, рациональным распределением труда

7. Необходимость расширения задач и обязанностей

(1) Если уточняется ДИ в связи с изменением существенных условий труда, то нужно работников уведомить об этом не позднее чем за два месяца до вступления в силу этих изменений (ст. 32 КЗоТ).

Сроки хранения ДИ

Что касается сроков хранения, то сейчас они регламентированы Перечнем № 41 , с 01.01.13 г. будет действовать Перечень № 578/5. О сроках хранения документов мы писали в статье «Хранение и уничтожение документов: зачем, когда и как» // «БН», 2012, № 25, с. 19 и в Шпаргалке бухгалтера «Сроки хранения документов» // «БН», 2012, № 25, с. 23.

Согласно Перечню № 41 ДИ по месту утверждения должны храниться до ликвидации организации, а в других организациях — в течение 3 лет после замены новыми. С 01.01.13 г. срок хранения ДИ увеличится до 5 лет (после замены новыми). При этом ДИ научных работников, а также ДИ и рабочие инструкции работников, работающих на тяжелых работах, работах с вредными и опасными условиями труда, должны будут храниться 75 лет.

На этом будем заканчивать речь о ДИ. На с. 35 приведем пример ДИ кассира. Если вы считали, что ДИ — это пережиток прошлого, то надеемся, что ваше мнение изменилось и отныне с понятием «ДИ» у вас будет ассоциироваться ценный кадровый документ, позволяющий регулировать отношения между работодателем и работником.

Документы статьи

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон об оплате труда — Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.

СКХПР — Выпуск 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденный приказом Минтруда от 29.12.04 г. № 336.

ГКУД — Государственный классификатор управленческой документации ДК 010-98, утвержденный приказом Госстандарта от 31.12.98 г. № 1024.

Классификатор профессий — Национальный классификатор профессий Украины ДК 003:2010, утвержденный приказом Госкомтехрегулирования от 28.07.10 г. № 327.

Перечень № 41 — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главархива при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (утратит силу с 01.01.13 г.).

Перечень № 578/5 — Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (вступит в силу с 01.01.13 г.).

Перечень № 447 — Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР от 28.12.77 г. № 447/24.

Типовое положение № 59 — Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденное постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59.

Должностные и рабочие инструкции: важные моменты

При проведении проверок соблюдения нанимателями законодательства о труде Департамент госинспекции труда зачастую обнаруживает ошибки при составлении и оформлении должностных и рабочих инструкций работников (далее — ДИ, РИ). В результате наниматели могут привлекаться к административной ответственности. Более того, если в ДИ работника, к примеру, не будет закреплена обязанность сдать отчеты ПУ и работник их не сдаст, наниматель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности. При этом на организацию за данное нарушение может быть наложен штраф органами соцзащиты.

Как избежать ошибок при разработке, подписании, утверждении и изменении ДИ и РИ, рассказала Наталья Томашевна Непевная, начальник управления по работе с персоналом БГУ.

Как и кем разрабатываются ДИ?

ДИ является локальным правовым актом организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно .

Законодательством не установлено, кто именно из должностных лиц нанимателя уполномочен на разработку ДИ, поэтому наниматель определяет это самостоятельно. На практике разработку ДИ иногда поручают специалисту по кадрам (инспектору по кадрам, менеджеру по персоналу, юрисконсульту), обосновывая это тем, что данный работник в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к актам законодательства, т.е. соответствующим выпускам ЕКСД и ЕТКС, а также тем, что ДИ, как правило, хранятся у него (в отделе кадров, юридическом отделе, секретариате, канцелярии).

Однако это в корне неверный подход.

Разрабатывать ДИ должно то лицо, которое непосредственно определяет, какие должностные обязанности должен выполнять конкретный работник в этой должности, распределяет их между работниками одного структурного подразделения, а также контролирует их выполнение. Как правило, это руководитель структурного подразделения, где работает лицо, на которого разрабатывается ДИ. Такой вывод оправдан, поскольку именно непосредственный руководитель может четко определить функционал работника с учетом специфики своей организации, своевременно вносить в него корректировки при изменении или добавлении обязанностей работника, распределять ответственность между работниками.

На заметку
Совместно с руководителем структурного подразделения участие в разработке ДИ могут принимать и другие отделы или работники, например отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел. Они могут оказывать методическую помощь на стадии разработки проекта ДИ или согласовывать готовый проект ДИ, внося в него свои корректировки.

Для каких работников разрабатываются ДИ?

ДИ разрабатываются для служащих, чьи должности, по которым осуществляется квалификационное категорирование, можно найти в соответствующих выпусках ЕКСД.

РИ разрабатываются для рабочих, чьи профессии, по которым присваиваются тарифные разряды, указаны в соответствующих выпусках ЕТКС.

ДИ могут не разрабатываться на руководителей организаций и руководителей структурных подразделений. Их права, обязанности, полномочия и ответственность должны быть предусмотрены соответственно в учредительных документах и положениях об этих подразделениях .

Обратите внимание!
Если в организации не разработаны положения о структурных подразделениях или в таких положениях нет функционала и ответственности их руководителей, то ДИ для них следует разработать.

Что касается заместителей руководителя организации или структурных подразделений, то ДИ на них разрабатываются исходя из квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей . В учредительных документах организации и в ДИ заместителя руководителя организации обязательно должно быть указано на выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии.

Обратите внимание!
ДИ и РИ должны быть обезличены, они разрабатываются на определенную должность/профессию, а не на конкретного работника, поэтому указание в ДИ (РИ) Ф.И.О. работника недопустимо.

Какая информация включается в ДИ?

ДИ должна содержать следующие разделы :

— взаимоотношения (связи по должности);

— оценка работы и ответственность.

Информацию для разработки ДИ следует брать из Общих положений ЕКСД, а также разделов «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования» квалификационной характеристики занимаемой должности соответствующего выпуска ЕКСД . Шаблон, или так называемую рыбу, документа можно найти в УСОРД, определенных справочных правовых системах или на специализированных сайтах в интернете (к примеру, ilex.by).

Обратите внимание!
Нанимателю следует избегать формального подхода к разработке ДИ, это должен быть актуальный и прикладной документ для работника и нанимателя. ДИ должна соответствовать реальному положению дел в организации и фактическому распределению функций работников. Ответственность, предусмотренная в ДИ по конкретной должности, также должна соответствовать работе, выполняемой по этой должности. Если данное требование не соблюдено, то, как показывает практика, за нарушения, выявляемые по результатам проверок соответствующими госорганами, могут отвечать не те работники, которые допустили данные нарушения, а те, в ДИ которых предусмотрена такая ответственность. В этом случае наниматель также может быть привлечен к ответственности за несоблюдение требований законодательства .

Наниматель вправе дополнить должностные обязанности работника обязанностями из квалификационных характеристик других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации работника . Например, когда юрисконсульт организации дополнительно выполняет обязанности инспектора по кадрам. При этом напоминаем, что эти обязанности, а также ответственность за их выполнение должна быть четко изложена в ДИ работника.

На заметку
В ДИ работников рекомендуется вносить норму о взаимном замещении во время отсутствия (больничного, отпуска и др.). Если эта норма есть, то функции отсутствующего работника должны выполняться замещающим работником без доплаты. Если такой нормы в ДИ нет, то полагаем, что наниматель должен будет за выполнение функций отсутствующего работника насчитывать доплату в рамках совмещения должностей или расширения зоны обслуживания.

В каком порядке вступают в силу ДИ?

Следует различать этапы вступления ДИ в силу:

— подписание. Подписывает ДИ тот, кто ее разрабатывает. Как уже отмечалось выше, целесообразнее, чтобы это был руководитель структурного подразделения, в котором числится работник;

— согласование. На этом этапе проект ДИ согласовывают некоторые работники или структурные подразделения, которые имеют отношение к определенным положениям (правам, обязанностям, связям по должности, ответственности), перечисленным в ДИ. Это может быть отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел,
бухгалтерия и др.

Обратите внимание!
Даты согласования не должны быть позже даты утверждения ДИ. Это связано с тем, что соответствующие структурные подразделения, согласовывая проект ДИ, подтверждают ее законность и правильность составления в своей части перед руководителем организации, утверждающим ДИ;

— утверждение. ДИ утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Утверждение производится путем издания распорядительного документа (в частности, приказа) с последующим проставлением на ДИ грифа утверждения с реквизитами приказа или путем проставления грифа утверждения с собственноручной подписью напрямую руководителем (уполномоченным лицом).

Полномочия на утверждение ДИ также должны быть предусмотрены соответствующими документами. Если речь идет о руководителе, то эти полномочия, как правило, указаны в учредительных документах организации, а также в локальных актах, например в положении о порядке разработки ДИ и РИ. Что касается иных уполномоченных лиц, то соответствующие полномочия могут быть также предусмотрены локальными актами или ДИ данных лиц.

Иногда на практике для делегирования полномочий по утверждению ДИ руководитель организации выдает доверенность уполномоченному лицу. Однако полагаем, что такой подход нежелателен, поскольку сфера применения доверенности как документа регулируется гражданским законодательством, а не трудовым. Руководителю целесообразнее издать приказ (распоряжение) о делегировании соответствующих полномочий.

Обратите внимание!
ДИ вступает в силу с даты ее утверждения уполномоченным лицом.
Если ДИ утверждена лицом, у которого не было соответствующих полномочий, ДИ не считается утвержденной, а значит, работником или проверяющим госорганом могут быть оспорены ее положения, в частности ответственность работника за неисполнение должностных обязанностей;

— регистрация. После утверждения ДИ подлежит регистрации, например, в журнале регистрации ДИ и РИ. Регистрация служит цели упорядочивания имеющихся ДИ, периодического пересмотра для сохранения актуальности, внесения сведений об изменениях ДИ.

Где и как должны храниться ДИ?

Законодательство не содержит требований по месту и порядку хранения ДИ. Они хранятся, как правило, в отделе кадров, канцелярии, секретариате и др. Конкретное место хранения ДИ нанимателю следует определить в качестве постоянного, закрепить его в локальном акте организации и довести до сведения работников, с тем чтобы каждый работник или руководитель при необходимости мог беспрепятственно ознакомиться с ними в любое время.

На заметку
Для удобства обращения к ДИ руководителю структурного подразделения и соответствующему работнику может выдаваться заверенная копия ДИ. Также ДИ может храниться в электронном виде (к примеру, скан оригинала) в локальной сети организации.

ДИ хранятся 50 лет. Этот срок начинает течь с момента утверждения новой ДИ или после ее замены на новую в рамках пересмотра . Вместе с ДИ хранятся и листы ознакомления работников с ДИ, если ознакомление оформлялось на листах ознакомления.

В каком порядке работник ознакомляется с ДИ?

Работник должен быть ознакомлен с ДИ под подпись в следующих случаях:

— при приеме на работу перед началом ее выполнения ;

— при изменении ДИ;

— перед началом выполнения работы по другой должности.

Обратите внимание!
Если работник не ознакомлен под подпись с ДИ, то его невозможно будет привлечь к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

Ознакомление с ДИ — это процесс прочтения и изучения ее работником с простановкой отметки об ознакомлении. Отметка представляет собой собственноручную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления.

Отметку об ознакомлении можно поставить:

— на последней странице ДИ;

— в листе ознакомления с ДИ;

— в журнале ознакомления (при его наличии).

На заметку
На практике иногда после увольнения работника его вычеркивают из списка ознакомившихся с ДИ или перепечатывают лист ознакомления без указания выбывшего работника. Так делать не следует. Список ознакомившихся с ДИ необходимо вести дальше, не внося в него никаких изменений.

Как внести изменения в ДИ?

ДИ работника может изменяться в следующих случаях:

— при изменении в структуре организации (например, название или подчиненность структурного подразделения), штатном расписании;

— изменении названия должности (в РИ — профессии);

— изменении в трудовом законодательстве (например, в 2018 году изменились квалификационные требования к бухгалтеру);

— изменении в должностных обязанностях, ответственности работника и др.

Как правило, в первых трех случаях функционал работника фактически не меняется и изменения в ДИ имеют более формальный характер, т.е. приводят ее в соответствие с реальным положением дел в организации и законодательством. В последнем случае характер изменений значительнее, вплоть до ухудшения правового положения работника (в частности, при расширении должностных обязанностей, увеличении ответственности). Тогда можно говорить об изменении существенных условий труда, а это значит, что инициатору внесения изменений в ДИ необходимо соблюсти предусмотренную законодательством процедуру (предупреждение работника, получение его согласия и т.д.).

Обратите внимание!
Какие бы изменения ни вносились в ДИ, работник в любом случае должен быть с ними ознакомлен под подпись.

Оформление изменений в ДИ зависит от того, в каком виде ДИ была утверждена. Если ДИ представляет собой отдельный документ, то изменения в нее вносятся на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Изменения могут представлять собой:

— изложение в редакции изменяемого положения;

— дополнение к ДИ в виде отдельного документа;

— изложение ДИ полностью в новой редакции.

Если ДИ является приложением к трудовому договору (контракту) с работником, то изменения в нее оформляются путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).

Обратите внимание!
Если ДИ оформлена в виде отдельного документа, но в трудовом договоре (контракте) с работником приведены ее реквизиты (номер и дата), то при изменении ДИ также необходимо вносить изменения в трудовой договор (контракт) путем подписания дополнительного соглашения к нему.

Кадровик (HR-менеджер)

Кадровик (специалист отдела кадров, менеджер по персоналу или инспектор по кадрам) – это сотрудник компании, который занимается кадровым делопроизводством и несет ответственность за формирование кадровой политики предприятия.

Деятельность кадровика осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, согласно Положению об отделе кадров непосредственно самой организации, ее уставом, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;
Оформление трудовых книжек и их хранение;
Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;
Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;
Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;
Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;
Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;
Работа с архивом.

Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

Задачи специалиста по кадрам

Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:

Осуществляет подбор персонала;
Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;
Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;
Ведет учет трудовых книжек;
Управляет механизмом поощрения и наказания;
Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;
Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;
Оформляет графики отпусков;
Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;
Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;
Ведет документацию для архива.

Должностная инструкция кадровика

Кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основании приказа генерального директора организации.

Кадровик должен знать следующее:

Действующее трудовое законодательство;
Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее;
Правовые и законодательные документы, касающиеся:

— процесса ведения и управления личными делами сотрудников;

— оформления пенсий, ведения трудовых книжек;

— заключения трудовых договоров;

Правила ведения персональных данных работников;
Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций;
Правила работы с кадрами и подготовки необходимой отчетности.

Права специалиста отдела кадров

Кадровик имеет следующие права:

Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей;
Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности;
Получать в полной мере качественную техническую и информационную поддержку для исполнения своих должностных обязанностей;
Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.

Необходимые умения и навыки кадровика

Специалист кадровой службы должен иметь хорошие знания в делопроизводстве, управлении, социологии, юриспруденции и психологии. Он должен прекрасно ориентироваться в современных методах оценки персонала.

Кадровик должен быть доброжелательным и коммуникабельным, иметь развитую интуицию, ведь он работает с людьми. Желательны умения работать в команде, организаторские способности, стремление к постоянному самосовершенствованию.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;
Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;
Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

Личных дел;
Оформленных договоров с сотрудниками;
Документации по охране трудовой деятельности;
Составленного графика отпусков.

Плюсы профессии кадровика

К положительным моментам можно отнести:

Работа в офисе;
Возможность карьерного роста и высокой заработной платы;
Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты;
Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед;
Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование;
Бумажная работа без особой подвижности. Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией, составление приказов, протоколов и служебных записок.

Минусы профессии кадровика

К негативным моментам следует отнести:

Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;
Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;
Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;
Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;
Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;
Монотонность работы.

Итоги

Профессия кадровика — значима и важна в деятельности любой компании.

Инспектор по кадрам занимается не только подбором персонала для предприятия, но и ведет большой объем документации.

В основном работа специалиста по кадрам связана с ведением архива, личных дел работников организации, документальным оформлением приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников компании, воинским учетом, оформлением пенсий, отпусков и графиков.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

. : получить согласие от сотрудников; обеспечить кадровиков квалифицированными электронными подписями (ЭП); обеспечить . ЭДО: Пользователь программного продукта «1С» (кадровик, бухгалтер, расчетчик) создает документ в . пароль. У пользователя «1С», например, кадровика, в программе выходит задача о . . После оформления Приказа на отпуск, кадровик выгружает данные в кабинет сотрудника . полученные документы, проверить подпись работодателя. Кадровик в форме « Документы кадрового ЭДО .

. бракосочетании. Такие перемены влекут для кадровика совершение определенных действий. Каких – читайте . бракосочетании. Такие перемены влекут для кадровика совершение определенных действий. Каких – читайте . свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже. Обязанность . . Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить .

. дату увольнения, и ее определяет кадровик – начиная со следующего дня после . документов по почте. Однако заставить кадровика и бухгалтера выйти на работу . лучше постараться привлечь к работе кадровика и бухгалтера. А вот если . в день». Если же привлечь кадровика и бухгалтера не получится, лучше .

В 2020 году кадровикам пришлось нелегко. Нужно было изменять . не отменял – в конце года кадровикам необходимо навести порядок в кадровой . не забыть. В 2020 году кадровикам пришлось нелегко. Нужно было изменять . не отменял – в конце года кадровикам необходимо навести порядок в кадровой . Федеральной службы государственной статистики). Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить .

. руководителя включая и бухгалтера, и кадровика, и других работников, обеспечивающих деятельность . заключаются и что нужно знать кадровикам и руководителям и филиалов, и . руководителя включая и бухгалтера, и кадровика, и других работников, обеспечивающих деятельность . заключаются и что нужно знать кадровикам и руководителям и филиалов, и . , может иметь не только своих кадровиков и бухгалтеров, но и свои .

. , то пользователям с правами кадровик и старший кадровик печать данных подразделов не . 3 пользователям с правами кадровик и старший кадровик по-прежнему будет не .

. непосредственном контакте с обучающимися (бухгалтеры, кадровики, завхозы и т. п . непосредственном контакте с обучающимися (бухгалтеры, кадровики, завхозы и т. п.), отказаться . не контактирует с обучающимися (бухгалтеры, кадровики, завхозы и т. п.). За .

. специалистами учреждения (педагогами, воспитателями, бухгалтерами, кадровиками и др.). Каковы особенности заключения . специалистами учреждения (педагогами, воспитателями, бухгалтерами, кадровиками и др.). Каковы особенности заключения . специалистами учреждения (педагогами, воспитателями, бухгалтерами, кадровиками и др.), не относящаяся к .

. учета (1С) в системе «БОСС-Кадровик» по состоянию на 1 января . системы 1С в систему «БОСС-Кадровик». В момент обработки произошел сдвиг . размере 15% в систему «БОСС-Кадровик» перешла сумма в размере 2047 .

. . Основное правило, которое должны соблюдать кадровики, – не сообщать персональные данные третьим . взыщут компенсацию морального вреда, а кадровика могут привлечь к дисциплинарной ответственности .

. установлено Трудовым кодексом. Но у кадровиков возникают вопросы: нужно ли заключать . установлено Трудовым кодексом. Но у кадровиков возникают вопросы: нужно ли заключать .

. сведения лягут правильно, и у кадровика не будет проблем. Бухгалтеру-зарплатнику . сведения лягут правильно, и у кадровика не будет проблем. Как все .

. сотруднику работодатель. При этом ни кадровики, ни сотрудники ПФР, ни работники . из-за того, что у кадровика, заполнявшего бумажную книжку, был неразборчивый .

. ряд гарантий. В свою очередь, кадровики и другие работники, получившие эту . ряд гарантий. В свою очередь, кадровики и другие работники, получившие эту .

. из самых неприятных моментов для кадровика – увольнение сотрудника по сокращению штата . из самых неприятных моментов для кадровика – увольнение сотрудника по сокращению штата .