Сотрудник не вернул подотчётную сумму – что делать в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0?
Выдача денежных средств под отчёт является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности организации. В данной публикации мы рассмотрим такой острый и насущный вопрос, как невозврат подотчётной суммы: в каких случаях нужно удержать эти суммы с зарплаты сотрудника, в каких – простить, как это всё оформить в 1С: Бухгалтерии предприятия. Ведь очень часто налоговые органы предъявляют к расчётам с подотчётными лицами и оформлению подтверждающих документов немало претензий. Особенно, если сотрудник своевременно или вовсе не вернул подотчётную сумму. Кроме того, нередко под видом подотчётных сумм, выданных физическому лицу, скрываются иные выплаты, например, его вознаграждение, которое в результате необоснованно не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Обо всем этом и не только читайте далее.
Часто распространена и такая ситуация, когда единственный участник (он же директор) или несколько участников, которые занимают руководящие посты в организации, получают деньги под отчет, либо снимают их с корпоративной карты. А после могут не отчитываться об израсходованных суммах.
Бухгалтеру приходиться самостоятельно решать, как быть с таким подотчетом. Ведь при проверке инспекторы могут выданные под отчёт деньги признать личным доходом директора и предъявить организации претензии по неудержанию НДФЛ и неначислению страховых взносов, попутно начислив пени и выставив штрафы. Судьи, вероятнее всего поддержат решение налоговой инспекции.
Напомним, что для выдачи наличных денег сотруднику под отчёт в организации оформляется распорядительный документ (заявление), в нем указывается срок, на который они выдаются.
Примерный образец заявления может выглядеть следующим образом:
Подотчётное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами в срок, указанный в заявлении.
В отношении командировочных сумм действует отдельная норма, согласно которой по возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трёх рабочих дней авансовый отчёт об израсходованных суммах.
Как же быть, если работник своевременно не отчитался о подотчетных суммах и не вернул их остаток, не подтвержденный расходными документами?
При отсутствии документального подтверждения произведённых сотрудником расходов из выданных под отчёт средств работодатель может принять решение о необходимости возврата работником этих средств или отказаться от требования возврата.
Рассмотрим подробнее последствия и возможные варианты решения ситуации, а также способы отражения в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 на практическом примере.
В начале 2021 года сотруднику выданы средства под отчёт сроком на 1 месяц.
По состоянию на ноябрь месяц авансовый отчёт работником не представлен, подотчетная сумма не возвращена.
Что делать бухгалтеру?
Если подотчётное лицо не вернуло деньги в срок, то этот факт надо отразить в бухгалтерском учёте.
Существует несколько вариантов:
• Работник вносит в кассу недостающую сумму – самый идеальный вариант, но в то же время самый маловероятный;
• Подотчётная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника по распоряжению руководителя и с согласия сотрудника;
• При наличии разногласий между сотрудником и работодателям вопрос решается в судебном порядке;
• Руководитель организации принимает решение простить долг.
Как удержать из зарплаты подотчётные суммы с согласия сотрудника?
В первую очередь необходимо составить приказ об удержании.
Оформить его нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчётной суммы, если этот срок нарушен, то взыскать задолженность можно в судебном порядке.
— получить согласие сотрудника на удержание (письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). Оно оформляется в произвольной форме.
Если сотрудник не согласен на удержание, взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.
После получения согласия сотрудника на удержание задолженности из зарплаты, сумму долга можно перенести на счет 94 (если сумма будет возвращена сразу в полном объеме) или счет 73 (если будет удерживаться частями). Сделать это можно через документ «Операции, введенные вручную».
Удержание суммы из заработной платы можно провести аналогично через бухгалтерскую справку.
Однако если учёт зарплаты ведется в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0, то в расчетном листке и расчетной ведомости не отразится удержание, введенное ручными проводками.
Его необходимо провести еще и через документ «Начисление зарплаты», введя новое удержание.
Для этого заходим в раздел «Зарплата и кадры», подраздел «Справочники и настройки», выбираем пункт «Настройки зарплаты».
В открывшемся окне выбираем пункт «Удержания».
Создаем новое удержание.
Графу «Категория удержания» можно оставить пустой т.к. в программе не предусмотрено вида для данного элемента удержания.
Далее создаем документ «Начисление зарплаты», в столбце «Удержано» добавим вновь созданное удержание, укажем сумму и получателя.
Важно помнить, что предельный размер удержаний из начисляемой заработной платы работника не может превышать 20%.
При удержании невозвращенной суммы подотчёта из зарплаты сотрудника, не нужно начислять:
• НДФЛ, т.к. доход отсутствует;
• страховые взносы, т.к. нет выплат, которые признаются объектом для начисления страховых взносов.
Однако, при длительном периоде пользования средствами или получения отсрочки платежа есть большой риск, что данная задолженность будет расценена как беспроцентный заем, а сотруднику начислен НДФЛ (35%) с материальной выгоды на экономии на процентах.
При удержании подотчётных сумм из зарплаты работника у организации не возникает ни доходов, ни расходов в целях налога на прибыль или УСН.
Алгоритм действий бухгалтера, если списана задолженность сотрудника по подотчетным суммам, которые не возвращены и не взысканы?
Отражение хозяйственной операции по списанию в бухгалтерском учёте будет одинаковое, списанная сумма будет признана прочим расходом, отнесена на счет 91.02 «Прочие расходы». Только даты признания будут различны в зависимости от причины списания.
Распространенными причинами списания задолженности являются:
• отказ организации от удержания (взыскания), в том числе путем прощения долга сотруднику
Прощение долга считается состоявшимся, если определен размер прощаемой задолженности, имеющей денежное выражение. Прощение долга должно быть оформлено в письменном виде. Например, путём заключения соглашения.
В этом случае у сотрудника — должника на дату прощения возникает доход, который облагается как НДФЛ, так и страховыми взносами.
Датой прекращения обязательства при прощении долга, как правило, считают день получения должником уведомления о прощении долга.
• отказ суда во взыскании подотчетной суммы с работника;
Есть случаи, когда организация может подать в суд на работника, если речь идет о намеренном непогашении задолженности со стороны должника. Или это бывший работник, и он не хочет или не может расплатиться с работодателем.
Согласно п. 3 ст. 392 ТК РФ организация имеет право обратиться в суд с требованием о взыскании с работника ущерба в течение года со дня его обнаружения.
Тогда у контролирующих органов не будет оснований для начисления НДФЛ и страховых взносов, если только работодатель не утратит возможность взыскать задолженность.
После вынесения решения судом документы о взыскании направляются судебному приставу, который принимает меры по взысканию. И после того, как те не увенчались успехом, выносит постановление об окончании исполнительного производства. Далее бывший работодатель спишет долг.
Дата фактического получения дохода определяется как день прекращения полностью или частично обязательства налогоплательщика по уплате задолженности в связи с ее признанием безнадежной.
На эту дату возникает доход, как для обложения НДФЛ, так и страховыми взносами (в случае если сотрудник не уволенный).
• истечение срока исковой давности и т.д.
Дата признания суммы долга работника доходом в целях налогообложения — день прекращения полностью или частично обязательства налогоплательщика по уплате задолженности в связи с признанием такой задолженности в установленном порядке безнадежной к взысканию (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).
По сути получается, что сотрудник в течение трёх лет безвозмездно пользуется чужими денежными средствами (формально — подотчетными, а по сути — заемными), не получая при этом подлежащей налогообложению материальной выгоды. Наибольшие сомнения возникают, если выдача денежных средств под отчет с последующим списанием невозвращенных своевременно сумм носит не разовый, а систематический характер.
Удержать НДФЛ следует за счёт любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику.
Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.
В 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 проводки по начислению НДФЛ отражаются в операции, введённой вручную.
Чтобы сумма начисленного налога попала в отчетность по НДФЛ, следует создать документ «Операция учета НДФЛ». Он находится в разделе «Зарплата и кадры», блок НДФЛ.
По кнопке «Создать» в открывшемся списке выбираем «Операция учёта НДФЛ».
Заполняем документ, отражая информацию во всех вкладках.
В закладке «Доходы» заносим данные о сумме и коде дохода, дате получения дохода.
Следом заполняем вкладку «Исчислено по 13% кроме дивидендов».
Далее вносим данные во вкладку «Удержано по всем ставкам».
Страховые взносы на подотчетные суммы также нужно начислять во всех случаях, когда эти суммы не были направлены на оплату расходов организации.
В 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 проводки по начислению страховых взносов аналогично НДФЛ отражаются в операциях, введённых вручную.
Чтобы суммы исчисленных страховых взносов попали в расчет страховых взносов и иные отчеты, следует зайти в раздел «Зарплата и кадры», подраздел «Страховые взносы» документ «Операции учета взносов».
Создаем новый документ, на вкладке «Исчислено взносов» заполняем данные о размере начисленных взносов, исходя из тарифов, предусмотренных в вашей организации.
На закладке «Сведения о доходах» указываем сумму дохода.
Провести и закрыть документ.
Очень распространены случаи, когда задолженность сотрудника по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» длительное время числится в учёте, а со стороны организации не принимается никаких действий по истребованию «зависшей» подотчетной суммы.
Если работодатель принял авансовый отчет без подтверждающих расходы первичных документов, это означает, что он отказался взыскивать с работника подотчетные суммы.
В данном случае налоговые органы считают расход подотчетных сумм неподтвержденным и подлежащим налогообложению.
Необходимо отметить, что в этих и подобных случаях работодатели подотчетных лиц фактически признают, что они приняли авансовые отчеты и не намерены требовать возмещения подотчетных средств от работников. С учетом отсутствия первичных документов, оформленных в соответствии с положениями законодательства, налоговики включают соответствующие суммы в доход работников, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами, и суды с этим соглашаются.
Если работодатель докажет суду, что им и подотчетным лицом предпринимаются действия по возвращению задолженности по выданным под отчет средствам, то арбитры встанут на его сторону.
Если работодатель в течение продолжительного периода не принимает никаких мер по возврату задолженности подотчётного лица, то это бездействие может быть расценено судом как признание у подотчётного лица возникновения дохода, подлежащего налогообложению
Важный момент, что с 1 января 2020 года действуют поправки, внесенные в п. 5 ст. 208 и п. 9 ст. 226 НК РФ, согласно которым налоговый орган вправе доначислять НДФЛ по итогам налоговой проверки в случае неправомерного неудержания налога налоговым агентом за счет собственных средств налогового агента.
Автор статьи: Евгения Тарасова
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Как списать подотчетные суммы директора без документов
Как списать подотчетные суммы директора без документов — такой вопрос возникает достаточно часто. Но правомерно ли такое действие и какие оно может иметь последствия? Разберемся в этом.
- Правила обращения с подотчетными средствами
- Возможно ли списание подотчетных сумм без оправдательных документов?
- Как закрыть долг директора, если нет отчета по выданным ему суммам
Правила обращения с подотчетными средствами
Каждый работодатель вправе прибегнуть к помощи персонала для обеспечения бесперебойного ведения деятельности. При необходимости такой помощи работнику выдается сумма денежных средств, которая на момент выдачи представляется достаточной для решения возникшей проблемы.
В каких ситуациях это возможно? Они появляются, например, при наличии необходимости:
- присутствия представителя работодателя на территории нахождения контрагента или учредителя бизнеса для решения какого-либо вопроса, связанного:
- с заключением договорных отношений;
- выполнением работ;
- представлением отчета;
- совершения закупок;
- сопровождения груза;
- сбора информации;
- прохождения обучения;
Осуществленные в реальности траты могут оказаться как меньше, так и больше выданной суммы. Судить об их фактическом объеме можно только по результатам отчета, составленного работником по завершении выполнения поручения. Такой отчет называется авансовым, и для его представления установлены определенные сроки (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
К авансовому отчету обязательно прилагаются документы, подтверждающие факт расходования денег на решение вопроса, соответствующего цели выдачи. Отчет проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем работодателя. Сравнение его итога с величиной выданных под этот отчет средств дает тот объем денег, который должен быть либо доплачен работнику (при перерасходе), либо возвращен работодателю (при неполном использовании подотчетной суммы).
Возможно ли списание подотчетных сумм без оправдательных документов?
На фоне изложенных выше правил вопрос о том, как списать подотчетные суммы без документов, ответа не требует. Списание подотчетных сумм без оправдательных документов невозможно, поскольку такая операция не отвечает самой сути выдачи средств на действия работника, осуществляемые в интересах работодателя и за его счет.
Когда вопрос о непредставлении авансового отчета возникает в отношении подотчетных средств, выданных директору организации, стоит вспомнить о том, что руководитель, оформленный по трудовому договору и получающий заработную плату по месту трудовой деятельности, тоже относится к числу сотрудников, и на него так же, как и на любого другого члена трудового коллектива, распространяется обязанность представления отчета по расходованию средств, полученных им под отчет. Поэтому прежде чем задаваться вопросом о том, как списать подотчетные суммы директора, необходимо выяснить у него, может ли он представить в бухгалтерию документы об использовании выданных ему денег.
Как закрыть долг директора, если нет отчета по выданным ему суммам
Как же закрыть подотчетные суммы, если документов все-таки нет? По правилам обращения с подотчетными суммами подотчетное лицо должно вернуть неиспользованные средства работодателю. Соответственно, и директору нужно предложить сделать то же самое. Проводка по закрытию долга тут будет обычной: Дт 50 (51) Кт 71.
Однако в реальности работник может отказаться осуществлять возврат. На такой случай ст. 137 ТК РФ предусматривает возможность удержания невозвращенных сумм из зарплаты при условии, что решение об этом принимается не позднее 1 месяца с даты истечения срока на возврат подотчетных средств и работник не возражает против факта и размера такого удержания. Однако подобное решение не отчитавшийся по подотчетной сумме директор должен принять в отношении самого себя. Поэтому на практике его можно и не получать. Если директор согласится на удержание из зарплаты, то это отразится в бухучете записями: Дт 94 Кт 71 (на общую величину долга) и Дт 70 Кт 94 (по каждой из сумм, фактически удерживаемой из зарплаты).
При отказе от возврата средств возглавляемое директором юрлицо или учредители этого юрлица вправе потребовать возмещения причиненных убытков в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ, п. 1 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62). Возникающие при этом судебные дела решаются не в пользу директора, не отчитавшегося по подотчетным средствам (постановление арбитражного суда Поволжского округа от 15.12.2015 № Ф06-3500/2015 по делу № А65-28368/2014). При обращении в суд числящаяся за директором сумма долга также сначала отразится на счете 94 (Дт 94 Кт 71), а затем будет отнесена на счет 73 (Дт 73 Кт 94), если директор еще остается работником предприятия, или счет 76 (Дт 76 Кт 94), если он уже там не работает.
Если же в отношении не возвращенной директором подотчетной суммы учредителями принято решение о прощении долга или задолженность будет списываться по истечении срока давности (обе эти ситуации отразит проводка Дт 91 Кт 71), то у директора возникнет доход, подлежащий обложению НДФЛ. Этот налог придется либо удержать из его зарплаты, либо сообщить в ИФНС о невозможности такого удержания.
Выдаваемая под отчет сумма предполагает обязательность представления отчета по расходам, осуществленным за счет подотчетных средств. Распространяется такая обязанность и на директора, входящего в число сотрудников предприятия. Как списать подотчетные суммы, выданные директору, если он не отчитался по ним? Это будет зависеть от конкретной ситуации, но в любом случае варианты этих ситуаций такие же, как и для обычных сотрудников (возврат неиспользованной суммы, удержание денег из зарплаты, возврат средств через суд, прощение долга, списание по сроку давности).
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».
Как правильно списать деньги с подотчета без документов?
Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.
- Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов
- Восстановление копий подтверждающих документов
- Удержание подотчетной суммы из зарплаты
- Выдача материальной помощи или денежного подарка
- Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности
- Итоги
Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов
Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.
Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:
- провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
- списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
- учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).
Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.
Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».
Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их в следующих разделах.
Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Восстановление копий подтверждающих документов
Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:
- объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
- копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.
Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».
Удержание подотчетной суммы из зарплаты
Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:
- в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь срок, на который выдают подотчетные суммы, организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили.
- ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.
Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.
При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.
Выдача материальной помощи или денежного подарка
Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка. Причем предельная сумма материальной помощи, не подлежащей обложению НДФЛ и начислению взносов, составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Те же лимиты действуют и при оформлении денежных подарков работодателем сотрудникам. Следует учесть, что на подарки стоимостью выше 3 000 руб. следует составлять договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности
Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%. Однако данный способ может быть привлекательным до конца 2023 года, так как на период с 01.01.2021 до 31.12.2023 любая материальная выгода освобождена от НДФЛ.
ПРИМЕР расчета материальной выгоды от КонсультантПлюс:
Работодатель 5 июня 2024 года выдал работнику Петрову В.В. беспроцентный заем на сумму 150 000 руб. сроком на 90 дней. Ставка рефинансирования Банка России в течение этого периода .
См. продолжение примера в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ к системе бесплатно.Итоги
Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.
О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».
Как закрыть подотчетные суммы если нет документов
Продается домен TAX.KZ , по вопросам приобретения обратитесь пожалуйста на поддержку
Аналитические статьи: «Учёт и налогообложение заработной платы в 2023 году» и в 2022 году»
Вы можете задать свой вопрос в качестве гостя на Балансе. Вопрос будет опубликован после проверки @Я в гостях у Баланса: задать вопрос. Как найти свой вопрос?
В борьбе за грамотность: Налогообложение; Упрощенная декларация; Сдать, а не «здать»; Передать документы с нaрочным, нарочно ‐ это совсем другое значение.
Добавлено спустя 4 минуты 3 секунды:
Либо же заключить договора ГПХ со сторонними специалистами
Ирина89 говорит: сторонних специалистов от частных (физических) лиц, которые не выдают никаких документов и обложить только ИПН
С уважением,Добавлено спустя 3 минуты 25 секунд:
если 1С 7.7, то провести через доп.начисление
Ирина89 , оптимальный вариант все-же, это — заключение договоров ГПХ с теми ФЗ, которые оказывают вам
Ирина89 говорит: транспортные услуги или услуги сторонних специалистов и ничего ненормального в этом нет, как раз очень нормальный вариант, т.к. и вы списываете ДС с п/отчета и получаете вычеты, что впрочем вам и предложила Одуванчик , ну или второй вариант
Одуванчик говорит: по прошествии некоторого времени поставить в доход сотруднику — подотчетному лицу — и обложить всеми налогами. который считаю менее предпочтительным.