Пример списания ГСМ по путевому листу
Все организации, которые по роду своей деятельности пользуются различными видами автомобильного транспорта, обязаны вести точный учет и строгий контроль расходов горюче-смазочных материалов. Операции, связанные с движением транспорта, отражает путевой лист.
ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:
Задача
Фактическое списание
Нормативное списание
Кратко о главном
Задача
Итак, на предприятии ОАО «Заря» (Челябинская область) в учетной политике прописан вариант списание затрат на моторное топливо – по средней себестоимости. Предприятие крупное и предусматривает частые служебные поездки на автомобиле ВАЗ-2123 «Шевроле Нива». В июне 2017 года водитель заправил машину на 300 литров бензина с учетом НДС на итоговую сумму 114000. При этом на начало месяца в бензобаке было 50 литров, цена которого составляет 40 рублей за один литр.
Расчеты
Приобретенный бензин отражается следующими проводками:
Теперь рассчитаем среднюю стоимость бензина в июне:
(50*40+9234)/(50+300)=11234/350= 32,1 рублей за литр
Фактическое списание
Произведем списание горючего по факту: в июне водитель по служебным делам совершал один выезд. В баке по данным путевки был остаток 10 литров, получено 20, а остаток при заезде в гараж составил 15 литров.
По факту было потрачено:
А значит, сумма списания будет равна:
15 литров *32,10= 481,5 рубля (Д26 К10 – списано топливо на общехозяйственные нужды).
Нормативное списание
Списание ГСМ по нормативам производится, когда в путевке не отражено движение топлива. В таком случае для этого бухгалтеру нужно знать показания одометра на автомобиле.
Перед поездкой показатель составил 6000 км, а по возвращении в гараж 6070 км, т.е. за поездку водитель откатал 70 км.
По нормативу топливо на автомобиле «Шевроле Нива» расходуется 10,9 литра на 100 км, поправочный коэффициент составляет 10% (берется из распоряжения). Эти показатели отражены в распоряжении №АМ-23-р
Для расчета используется следующая формула
Q=0,01*HS*S* (1+0,01*D), где
- Q – искомый расход топлива по нормативу;
- HS – норма расхода ГСМ;
- S – пробег автомобиля;
- D – поправочный коэффициент.
Производим расчет и для начала узнаем расход бензина:
Сумма к списанию составит 8,4*32,10=269,64
Проводка для бухгалтера следующая: Д26 К10 – списан бензин на общехозяйственные нужды.
Вопрос: В организации идет перерасход ГСМ, после проведения контрольных замеров установили норму. Как списать бензин, который израсходован сверх нормы? Как в бухгалтерском учете списать ГСМ, если фактический расход топлива больше нормативного? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, июнь 2021 г.)
В организации идет перерасход ГСМ, после проведения контрольных замеров установили норму. Как списать бензин, который израсходован сверх нормы? Как в бухгалтерском учете списать ГСМ, если фактический расход топлива больше нормативного?
«Если фактический расход топлива согласно путевому листу превысил нормативный расход, перерасход списывается по распоряжению руководителя учреждения на водителя (в случае установления его вины) либо относится на текущий финансовый результат деятельности учреждения. Подобное мнение высказал Минфин в Письме от 08.07.2011 N 02-06-10/3056» (см. полный текст: Вопрос: Как списываются ГСМ в случае, если их расход превысил утвержденные нормы? (журнал «Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь 2017 г.)).
«. в случаях систематических фактов перерасхода топлива в учреждении может быть принято решение о пересмотре установленных норм.
Перед принятием такого решения в учреждении должно быть проведено разбирательство (расследование), по результатам которого должно быть установлено, что превышение фактического расхода топлива над установленными нормами не связано с неисправностями транспортного средства, неправильной его эксплуатацией или злоупотреблениями должностных лиц» (Вопрос: Муниципальное казенное учреждение культуры приобрело в декабре 2015 года микроавтобус Газель-Некст (А63R42). Автобус — новый, приобретен учреждением в целях перевозки детей и взрослых на различные культурные мероприятия. Класс автобуса — «А», в кабине имеются 1 водительское место и 18 пассажирских мест, двигатель — Cummins ISF 2.8, дизельный с турбонаддувом и охладителем надувного воздуха. Мощность двигателя — 88,7 кВт (120,6 л.с.). Базовая норма расхода топлива по сервисной книжке — 11,5 литров на 100 км. Фактический расход топлива составляет 15 литров на 100 км. На основании какого документа можно увеличить норму списания топлива? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2016 г.)).
«В бухгалтерском учете учреждения данная операция будет отражена следующим образом. Произведено списание фактически израсходованных ГСМ на основании расчета последним днем месяца: Дебет 4 109 70 272 Кредит 4 105 33 440» (Учет горюче-смазочных материалов (И. Зернова, журнал «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», N 11, ноябрь 2015 г.)).
Возможно, Вам также будут полезны материалы, содержащие дополнительную информацию по тематике вопроса:
— Вопрос: Как списывать ГСМ при отклонении фактического расхода от нормы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2020 г.);
— Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов (для бюджетной сферы);
— Энциклопедия решений. Нормы списания топлива и смазочных материалов, применяемые госучреждениями.
Специалист Горячей линии информационно-правовой поддержки ГАРАНТ
Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2023 году
Учет ГСМ по путевым листам – 2023 (далее — ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.
Вам помогут документы и бланки:
- Понятие ГСМ
- Что такое путевой лист
- Учет расхода ГСМ в путевом листе
- Бухгалтерский учет ГСМ
- Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
- Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
- Пример списания ГСМ по путевым листам
- Итоги
Понятие ГСМ
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.
О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».
Путевые листы могут регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. С 1 марта 2023 года обязанность по ведению такого журнала отменена. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
Как выписать путевой лист на месяц, мы писали в материале.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 390, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания одометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как учитывать запасы по новым правилам, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел IV):
- по средней себестоимости;
- по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).
Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.
1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.
Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:
- В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
- ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.
ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.
На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.
Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.
В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).
О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.
Пример списания ГСМ по путевым листам
Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.
ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.
При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.
Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.
В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.
Как отразить в учете перерасход топлива
Отражение в бухгалтерском и налоговом учете перерасхода топлива зависит от причин возникновения и наличия виновных лиц. Рассмотрим, как организации, применяющей ОСН, отразить в учете перерасход топлива автомобилем, используемым в деятельности, связанной с производством и реализацией товаров, работ, услуг, для управленческих нужд.
Кратко о выявлении перерасхода
Перерасход возникает, когда фактический расход топлива превышает нормативный. В свою очередь нормативный расход топлива определяется исходя из расхода по норме, установленной руководителем, применяемых повышений/понижений к норме, дополнительного расхода топлива.
Норму расхода топлива, повышения, понижения, дополнительный расход устанавливает руководитель организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией . Отметим, что на сегодняшний день такой же порядок установления норм действует для целей налогообложения прибыли .
Фактический расход топлива определяется на основании документов, подтверждающих использование топлива (например, путевого листа или иного документа, подтверждающего работу автомобиля и пр.). Фактический расход подтверждается снятием остатков топлива в баке автомобиля. Снимать остатки следует не реже 1 раза в месяц. Результаты оформляются актом снятия остатков топлива в баке автомобиля . Форма данного акта законодательно не определена. Организация разрабатывает форму данного акта самостоятельно.
После выявления факта перерасхода топлива надо установить причину. Целесообразно это сделать комиссионно. Комиссия может быть постоянно действующей или создаваемой для каждого случая установления причины перерасхода. По результатам работы комиссия оформляет документ (акт, протокол), в котором обозначает причину перерасхода, виновное лицо (если оно имеется). На основании этого документа руководитель организации принимает решение об источнике покрытия. Данное решение закрепляется в распорядительном документе (например, приказе) . Отражение в бухгалтерском и налоговом учете перерасхода топлива зависит от причины возникновения такого перерасхода, наличия (отсутствия) виновных лиц, решения руководителя об источнике покрытия ущерба.
Отражение в учете перерасхода топлива при наличии виновного лица
При наличии виновного лица руководитель принимает решение об источнике покрытия ущерба. Таким источником может быть виновное лицо или средства самой организации.
НДС. Для целей исчисления НДС перерасход топлива рассматривается как утрата топлива сверх норм. Суммы «входного» НДС по топливу, израсходованному сверх норм, не подлежат вычету. Ранее принятый к вычету НДС следует восстановить. Если организации невозможно установить сумму НДС, принятую ранее к вычету, то вычеты нужно уменьшить на сумму, равную 20% от стоимости топлива, израсходованного сверх норм. Уменьшение вычетов производится в том отчетном периоде, в котором оформлен документ, подтверждающий перерасход топлива по вине работника. Если ранее суммы «входного» НДС отнесены организацией на увеличение стоимости топлива, включены в затраты или «входной» НДС отсутствовал, то восстанавливать вычеты не нужно . Создание ЭСЧФ на сумму уменьшения вычетов законодательством не предусмотрено .
Из полученной от виновного лица суммы возмещения ущерба НДС не исчисляется, т.к. эта сумма не связана с расчетами по оплате товаров .
В бухгалтерском учете списание топлива, израсходованного сверх норм по вине работника, отражается на основании первичного учетного документа. Форму этого документа организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет в учетной политике .
Списание топлива отражается следующими записями :