Нет посадочного талона на самолет как подтвердить расходы

Минфин России разъяснил, как подтвердить расходы на проезд в командировку, если посадочный талон электронный

На основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Если авиабилет электронный, то для целей налогообложения расходы подтверждают маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту. При этом посадочный талон, в том числе электронный, должен содержать реквизиты, удостоверяющие факт потребления услуги воздушной перевозки. Как правило, это штамп о досмотре.

При невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

В ситуации, когда ни один из указанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 30 апреля 2019 г. № 03-03-06/1/32039).

Сотрудник потерял посадочный талон. Чем его можно заменить?

Для отчетности после командировки нужна маршрутная квитанция и посадочный талон для подтверждения расходов об авиаперелете. Квитанция обычно приходит на электронную почту — с ней проблем нет. А вот посадочные талоны работники часто теряют — в поездке голова занята задачами, а не обязательствами перед бухгалтерией.

Разобрались, что делать, если посадочный талон уже не найти.

Зачем нужен посадочный талон

Письмо Минфина от 18.12.2019 № 03-03-06/3/99069 говорит о том, что для признания расходов на проезд в командировку и обратно нужны документы, которые подтвердят факт осуществления указанных расходов и их обоснованность. Это необходимо в целях налогообложения.

Поэтому если сотрудник летит в командировку на самолете, то помимо других документов расходы на перелет подтвердит посадочный талон с отметкой о прохождении досмотра в аэропорту .

Раньше правило было более строгим, а после появления электронных посадочных талонов и иных подтверждающих документов, Минфин смягчил требования.

Это связано с тем, что в налоговом кодексе нет строгого перечня документов, которые могут подтвердить произведенные расходы. Соответственно, налогоплательщики не ограничены в том, как именно учитывать соответствующие расходы. Поэтому для обоснования расходов и налогообложения прибыли в командировке подойдет любой документ, который напрямую или косвенно подтвердит факт совершенного перелета.

Что это значит? Компаниям проще требовать с сотрудников посадочные талоны, поскольку это привычный и бесплатный способ обоснования расходов. Однако, в случае утери талона, подтвердить факт использования авиабилетов можно другим способом без проблем с налоговой впоследствии.

Какие документы могут заменить привычный посадочный талон

Электронный талон со штампом о досмотре

Когда появилась возможность зарегистрироваться онлайн на рейс, сотрудник может вовсе не иметь привычного посадочного талона, а только электронный вариант.

В этом случае для расчета налогов нужен маршрут/квитанция электронного билета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет по маршруту. Электронный посадочный талон должен также содержать, как правило, штамп о просмотре.

Если штамп получить нельзя, можно получить от перевозчика или его представителя справку с информацией о полете.

Справка о полете от авиакомпании

Справка может помочь и при утере посадочного талона. Правда, эта услуга платная — стоимость справки зависит от авиакомпании.

В среднем, придется потратить дополнительные 500 — 1 000 рублей . Однако, справки могут выдать только российские авиакомпании. Если компания не зарегистрирована в России, она не сможет выдать вам чек, поскольку не подчиняется российскому законодательству. В этом случае, можно запросить у продавца справку о стоимости билета — она тоже подойдет.

Другие документы, которые косвенно могут подтвердить факт перелета

В ситуации, когда нет ни талона, ни справки, согласно письмам Минфина от 24.09.2019 № 03-03-07/73187 , от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906, от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32040 подойдут другие бумаги, которые косвенно или напрямую могут подтвердить факт совершенного перелета .

Например, приказ о командировке или отчет о выполненной работе. Сейчас законодательство стало более гибким, однако, есть риск, что подобные документы все-таки не учтут. К примеру, бухгалтерия может оштрафовать сотрудника.

Справки, которые можно заказать в сервисах для командировок

Сервисы для организации командировок предоставляют возможность заказать справки, которые подтвердят факт перелета в соответствии с российским законодательством.

Например, в Smartway справки формируются на основе данных систем бронирования и регистрации на рейс, и считаются официальным документом. Заказать справку в сервисе выгоднее, чем напрямую в офисе перевозчика — документ обойдется в 350 рублей. К тому же, выгрузить ее можно в один клик, что гораздо быстрее, чем писать авиакомпании и ждать ответа.

Как это работает в личном кабинете Smartway

1. Когда перелет будет совершен, в разделе «Поездки» появится кнопка «Заказать справку».
2. После заказа справка будет мгновенно оформлена и доступна в личном кабинете.
3. Оригинал справки сервис отправит вместе с закрывающими документами.

Если сотрудники летают в длительные командировки или на вахты , ждать посадочные талоны может быть долго и неудобно для бухгалтера. Таким компаниям Smartway предлагает вместо справок выгружать отчет по всем перелетам за период.

Каждый месяц Smartway формирует единый реестр со всеми перелетами сотрудников компании за период. Реестр может подтверждать десятки и сотни авиаперелетов, что значительно упростит подготовку отчетности по командировкам. Цифровая копия реестра всегда доступна в личном кабинете. Оригиналы ежемесячно сервис высылает вместе с закрывающими документами.

Многие компании предпочитают предзаказывать справки, чтобы не ждать возвращения сотрудников из командировок и не собирать с них посадочные талоны. Функция экономит время и нервы как командированных работников, так и бухгалтеров, чтобы высвободить ресурсы на более приоритетные задачи.

Попробуйте Smartway бесплатно

Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста

Оставьте заявку и получите доступ!

Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.

• #посадочный талон
• #командировочные расходы
• #smartway
• #электронный посадочный талон

Как подтвердить расходы на перелет, если в посадочном талоне нет штампа

17.05.2019 распечатать Посадочный талон подтверждает расходы на покупку авиабилета. Одним из реквизитов талона является штамп о досмотре. Если его нет, факт перелета можно засвидетельствовать справкой от авиакомпании.

Расходы на командировки по НК РФ относятся к прочим расходам. Приказ о направлении сотрудника в командировку подтверждает производственный характер расходов. А чтобы учесть расходы в базе по прибыли, они должны быть обоснованы и подтверждены документами. В числе командировочных расходов существенную часть составляют расходы на проезд к месту командировки и обратно. Подтвердить эти командировочные расходы может отчет сотрудника, к которому приложены проездные документы. Если авиабилет в электронном виде, то подтвердить расходы на его покупку можно маршрутной квитанцией, в которой указана стоимость перелета, и посадочным талоном.

Посадочный талон

Итак, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме, то подтвердить расходы на его приобретение можно маршрут-квитанцией на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета. К квитанции следует приложить посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (см. письма Минфина России от 17.08.2018 № 03-03-07/58432, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80056 и др.). При регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна Это прописано в пункте 84 Федеральных авиационных правил “Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей” (утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82). Посадочный талон подтверждает факт перелета. Маршрутная квитанция и посадочный талон являются документами строгой отчетности. На это указано в пункте 2 приказа Минтранса России от 18.11.2006 № 134, который устанавливает формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации. Как правило, подтверждением того, что сотрудник и в самом деле воспользовался услугами воздушной перевозки, является штамп о досмотре в посадочном талоне. Если этого штампа нет, то перелет надо подтвердить другим способом.

Справка от авиакомпании

Справка авиакомпании может служить оправдательным документом для командировочных расходов во многих случаях – от случая утери распечатанного посадочного талона до отсутствия в нем штампа о досмотре. Посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, через кого приобретен авиабилет. В качестве документа, подтверждающего расходы по авиаперелету для целей налогообложения прибыли, также может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (см. письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, и др.). Ведь сам посадочный талон выдает авиаперевозчик. Поэтому и справку может выдать либо он сам, либо его представитель. Но обратите внимание, что справка агентства будет достаточным подтверждением факта перелета, только если представитель имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени авиакомпании. Что это означает для налогоплательщика? Компании необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок о совершенном перелете от имени авиакомпании (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать справки о перелете, то такая справка не может являться подтверждением совершенного перелета. В этом случае организации необходимо обратиться непосредственно к перевозчику.

Другие документы?

Если у работника нет ни посадочного талона со штампом о досмотре, ни справки от авиакомпании, он может представить в бухгалтерию и другие документы, которые так или иначе подтверждают факт авиаперелета. Об этом говорится в комментируемом письме. Действительно, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли затраты могут иметь и косвенное документальное подтверждение. В том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Возможность учета расходов на приобретение электронного авиабилета в случае, если они имеют косвенное подтверждение, Минфин подтверждал и ранее (см., например, письма Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649О). Вместе с тем были и не такие “лояльные” выводы. Так, при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, командировочные расходы на проезд не будут учитываться для целей налогообложения прибыли. В такой ситуации они не соответствуют положениям статьи 252 НК РФ в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов (см. письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296). Поэтому, на наш взгляд, чтобы снизить риск претензий со стороны инспекции, все-таки при отсутствии посадочного талона или отдельных реквизитов в нем безопаснее подтверждать расходы на перелет справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем. Эксперт по налогообложению Б.Л. Сваин

Посадочный талон для подтверждения расходов на командировки — обязателен или нет?

При расчете прибыли учесть расходы на проезд работника в командировку и обратно можно только при наличии подтверждающих документов. Как подтвердить факт полета при покупке электронного билета на самолет, рассказал Минфин в Письмах от 10.03.2020 N 03-03-07/17700, от 28.02.2020 N 03-03-06/1/14640.

При покупке авиабилета в бездокументарном виде подтверждениями служат:

• маршрут/квитанция электронного авиабилета;
• посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту.

Если штамп о досмотре на посадочном талоне отсутствует, поможет обосновать расходы справка авиаперевозчика (либо его представителя).

Минфин обращает внимание, что какой-либо конкретный перечень подтверждающих документов для командировок законом не определен. Поэтому обосновать командировочные расходы можно любыми документами, прямо или косвенно подтверждающими произведенные расходы. Это, в частности, означает, что для подтверждения командировочных расходов посадочный талон не является необходимым.

См. также:

• Какие документы подтвердят командировочные расходы в НУ
• Как отразить затраты на замену билета не по вине работника
• Можно ли командировочные расходы подтвердить электронными документами

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Как учитывать затраты на загранкомандировку — со справкой о покупке валюты и без нееМинфин в Письме от 24.09.2019 N 03-03-06/1/73293 пояснил, как в.
2. Минфин рассказал о применяемых формах первичных документов в БУ и НУВ Письме Минфина от 11.06.2021 N 03-03-06/1/46407 ведомство отмечает, что.
3. Обзор ключевых новостей по налогу на прибыль за 1 квартал 2022.
4. Убыток от списания продукции — условия признания в налоговом учетеИсточник: Письмо Минфина от 27.01.2023 N 03-03-06/1/6428 Информация для: налогоплательщиков.