Кадровый электронный документооборот: что такое и как перейти
Вести дела в электронном формате проще, чем работать с кипой бумаг. Рассказываем, как перевести в электронный вид кадровые документы.
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это возможность создавать, подписывать, обмениваться и хранить кадровую документацию в электронном виде. Нормативные положения КЭДО описаны в ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
В конце 2021 года компаниям и предпринимателям разрешили оформлять электронно:
- трудовые договоры;
- приказы на отпуск;
- распоряжения об отправке в командировку;
- внутренние уведомления;
- некоторые другие документы.
Документы хранятся в облаке или на сервере компании — больше не нужно думать об отдельном месте или помещении для хранения бумаг.
Но есть исключения, которые по-прежнему допускают только бумажный формат — ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ:
- трудовые книжки;
- акты о несчастных случаях и происшествиях;
- приказы об увольнении;
- подтверждение прохождения инструктажей по охране труда.
Сотрудники могут запросить бумажные документы даже после перехода на электронный документооборот. Если работник направит письменный запрос, работодатель обязан выполнить требование в течение трёх рабочих дней.
Компаниям и ИП рекомендовано брать на себя расходы, связанные с переходом на КЭДО — оплату специальной платформы, электронных подписей и другие.
Для чего внедряют кадровый ЭДО
У перехода на электронный документооборот несколько преимуществ:
- Экономия времени. Оформление и подписание документов в несколько кликов. Дистанционные процессы, которые не требуют посещения офиса.
- Сокращение расходов на краску для принтера и бумагу. Особенно актуально для компаний, в которых 20 и более сотрудников.
- Повышение прозрачности. Руководитель видит, кто и когда составил документ, с какой целью. Сотрудникам проще уточнить даты отпусков, неиспользованные периоды и прочие кадровые события.
- Безопасность. Меньше рисков потерять документы при переезде, из-за пожара, потопа и других бедствий.
- Улучшение HR-бренда. Ускорение найма удаленных сотрудников, сокращение времени при массовом найме.
С КЭДО проще готовиться к проверкам. Сбор и отправка запрашиваемых документов в трудовую инспекцию занимают 10-15 минут.
30 дней Эльбы в подарок
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Попробовать бесплатно
Как перейти на кадровый ЭДО
Работодатели добровольно принимают решение о переходе на электронный документооборот. Никому нельзя принуждать компании и ИП к переходу на КЭДО.
Выбрать систему КЭДО
Правительство разработало систему «Работа в России», к которой подключаются через верифицированный аккаунт на Госуслугах. Доступ к сервису бесплатный. Но он позволяет работать компаниям, у которых в штате до 50 сотрудников. Если в организации больше работников, требуется оперативный доступ к техподдержке и доработки под внутренние процессы, рассматривают коммерческие сервисы.
Операторы систем электронного документооборота предлагают свои кадровые решения. При выборе оператора нужно учитывать удобство сервиса и безопасность хранения персональных данных. Обращайте внимание на величину поставщика решения и его место на рынке — чем крупнее и авторитетнее разработчик, тем надежнее предлагаемый сервис.
Контур.КЭДО — простой и удобный способ для обмена кадровыми документами. Сервис хранит данные на трех удаленных серверах, позволяет выпустить электронную подпись через собственный УЦ и имеет интуитивно понятный интерфейс.
Составить порядок перехода
Порядок перехода — это план последовательных операций для ответственных сотрудников. Его утверждают как внутренний нормативный акт. В документе указывают (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
- выбранную систему;
- сотрудников, которые получают доступ к кадровым электронным документам;
- перечень документации и работников, на которых распространяется ЭДО;
- срок уведомления персонала о переходе;
- дату, с которой фирма работает с электронным документооборотом.
Утвердить порядок КЭДО
Порядок — свод правил по работе с кадровыми электронными документами. В нём отражают:
- сроки подписания и ознакомления сотрудников с документами;
- правила информирования по вопросам, связанным с ЭДО;
- случаи, когда разрешены бумажные документы;
- и другие ключевые моменты.
Уведомить сотрудников
Работодатель уведомляет сотрудников о переходе в сроки, которые указал на первом этапе. Требований нет, кроме одного — нельзя информировать уже после перехода на ЭДО.
Персонал даёт ответ в письменной форме. Игнорирование признают отказом, но в будущем работнику разрешено направить согласие для индивидуального перехода.
С новыми работниками проще. Если соискатель не работал до 31.12.2021, то при трудоустройстве не запрашивают согласие на применение КЭДО. В противном случае перед подписанием договора получают письменный ответ — ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ.
Отказ от применения ЭДО — недостаточное основание для отказа в трудоустройстве. Специалист может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой на нарушение его прав.
Как подписывать документы
В КЭДО работают с электронной подписью (ЭП). Работодатели оформляют токен при трудоустройстве или сотрудники пользуются личным, который получили ранее.
От документов зависит допустимый тип ЭП. Например, усиленная квалифицированная или неквалифицированная нужна для (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
- трудовых договоров;
- соглашений о материальной ответветственности;
- согласий на перевод;
- заявлений на увольнение;
- уведомлений об изменении условий трудовых отношений.
Для остальных документов работникам достаточно простой электронной подписи.
Коротко
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — создание, подписание, обмен и хранение кадровой документации в электронном виде.
- КЭДО сокращает затраты, повышает продуктивность, упрощает взаимодействие работодателей и сотрудников и усиливает HR-бренд.
- Работодатели добровольно принимают решение о переходе на электронный документооборот. Никому нельзя принуждать компании и ИП к переходу на КЭДО.
- Компании и ИП самостоятельно выбирают платформу КЭДО. Правительство запустило систему «Работа в России» для кадрового электронного документооборота.
- Для работы нужна электронная подпись. Для некоторых документов должна быть усиленная квалифицированная или неквалифицированная ЭП.
Статья актуальна на 12.01.2023
Продолжайте читать
Уличная торговля: нужно ли разрешение, онлайн‑касса и регистрация?
Самозанятым: какой товар продавать можно, а какой нет?
Индивидуальный предприниматель – это юридическое лицо или физическое
Ещё больше полезного
Рассылка для бизнеса
Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Соцсети
Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе
Мы всегда рады комментариям по теме статьи, которые не нарушают наши правила и поддерживают дружелюбную атмосферу на сайте. Стараемся в течение 2-4 дней отвечать на все вопросы по Эльбе и несложным бухгалтерским темам. Если вопрос срочный, лучше обратиться в техподдержку .
Электронный кадровый документооборот — уже можно!
Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.3, и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.
Рассказываем, как перевести кадры в цифру
- Что происходит сейчас
- ЭП для работников. Какую выбрать
- Внутренние документы для легализации ЭДО
- Электронная система. Зачем нужна
- Как переводить в ЭДО конкретные процессы
- Если решили перейти на кадровый ЭДО
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.
Узнать больше Записаться на демо
Что происходит сейчас
Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.
Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.
В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». С сентября 2022 работники получили возможность просматривать электронные кадровые документы в личных кабинетах на портале госуслуг.
Кадровый электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Определение из Трудового кодекса.
Электронный документооборот с работниками — это тренд 2023 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс, закон «Об электронной подписи» и иное законодательство по электронному кадровому документообороту.
«Кадровый ЭДО обязателен или нет? Я скажу так: он обязателен для тех организаций, которые идут в ногу со временем. Вот сравните. До пандемии работодатели переводили на ЭДО отпуска и учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 организаций внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Крупнейшие работодатели страны переводят на электронное подписание: приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — делится Михаил Ефимов, руководитель направления «Кадровый электронный документооборот» компании «Тензор».
Плюсы и минусы КЭДО
У электронного кадрового документооборота есть 3 основных плюса и 3 минуса для работодателя.
Плюсы электронного взаимодействия с работниками: скорость подписания кадровых документов, удобство поиска кадровых документов при проверках, экономия бюджета, места и времени всех сотрудников компании.
Минусы кадрового ЭДО: стоимость электронных систем для КЭДО, риск потери электронной информации, отказ части работников от КЭДО.
Несмотря на наличие минусов, крупные работодатели активно переводят сотрудников на электронное взаимодействие.
Если кратко, то для перевода организации на кадровый ЭДО нужны:
- электронные подписи (ЭП) для работников;
- внутренние документы для легализации ЭДО;
- электронная система кадрового электронного документооборота.
ЭП для работников. Какую выбрать
Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП «Работа России». Они работают только на своих порталах: в приложении «Госключ» и в системе «Работа России».
Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:
- Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
- Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда это требование ч. 3 ст. 22.3 и ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ выбирайте НЭП или КЭП
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Консультация по электронным подписям для КЭДО
Расскажем, какую подпись лучше выбрать и как с ней работать при электронном кадровом документообороте.
Узнать больше Записаться на демо
Для каких документов использовать ЭП
ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.
КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
Как выпустить НЭП работнику
Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.
Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.
Выпуск НЭП входит в стоимость КЭДО от СБИС
При подключении сервиса кадрового электронного документооборота от СБИС вам не нужно отдельно оплачивать выпуск электронных подписей.
Узнать больше Записаться на демо
Внутренние документы для легализации ЭДО
Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
-
Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП). Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников. Скачать образец Положения о КЭДО.
Например, для легализации отправки расчетных листков работникам в СБИС укажите: «О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы СБИС». Это соответствует ст. 136 ТК РФ и Письму Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.
- Согласие и уведомление работников о введении КЭДО. Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных. Не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.
- Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП). Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.
Запретите записывать пароль на стикере и клеить на монитор, раскрывать его даже айтишнику компании. Обяжите регулярно менять пароль. Если выпускаете ЭП сами, в привязке к адресу корпоративной электронной почты и паролю, то сделайте замену первого логин-пароля обязательной. Чтобы в случае трудового конфликта было проще доказать, что подпись ставил работник.
Электронная система. Зачем нужна
По закону есть 2 вида электронных систем для кадрового электронного документооборота, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:
- государственный сайт «Работа России», или
- информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.
Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.
В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления. Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы. Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.
ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.
Электронный документооборот с работниками
Работайте с любыми видами кадровых документов онлайн — от приема до увольнения — в сервисе СБИС КЭДО.
Узнать больше Записаться на демо
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
- Прием, ознакомление с ЛНА
- Отпуска и графики отпусков
- Служебные командировки
- Переводы и изменение условий труда
- Учет рабочего времени
- Больничные и соцвыплаты
- Зарплата и премии
- Увольнение
Прием, ознакомление с ЛНА
Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.
Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.
Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.
Как переводить в ЭДО документы по приему
Перевод в ЭДО не запрещен с любой ЭП.
Для фирм и предпринимателей ТК не требует документ. Не оформляйте его вообще или подписывайте любой ЭП. Это подтверждает и Роструд на официальном портале Онлайнинспекция.рф. Ответ на вопрос № 109055 от 17.04.2019: «Законодательство не предусматривает обязанности писать заявление о приеме на работу. В трудовой книжке указывается приказ в качестве основания».
Но заявление обязательно для государственных и муниципальных служащих (ст. 26 закона 79-ФЗ от 27.07.2004 «О государственной гражданской службе РФ», ст. 16 закона 25-ФЗ от 02.03.2007 «О муниципальной службе в РФ»).
Отпуска и графики отпусков
Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.
Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.
Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.
С 01.03.2013 унифицированная форма Т-7 не обязательна к применению на основании ч. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учете».
Как переводить в ЭДО документы по отпуску
Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
---|---|---|
График отпусков | Любая | Под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ |
Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись) | Любая | Под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ |
Приказ о предоставлении отпуска | Любая | Нет требований |
Заявление о предоставлении отпуска по графику | Любая | Нет требований |
Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением | НЭП/КЭП | Вид ЭП по ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 127 ТК РФ |
Бесплатный вебинар. Как не нарушить закон и уйти от графика отпусков в Excel с помощью КЭДО
Узнаете, как за 1 день собрать пожелания от 1 000 сотрудников, проконтролировать пересечения отпусков, составить график и ознакомить с ним работников.
Служебные командировки
Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.
Как переводить в ЭДО документы по командированию
Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
---|---|---|
Приказ — решение о направлении работника в командировку | Любая | Письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.2008 |
Авансовый отчет | Любая | Письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.2008 |
Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) | Любая | Письменный по ст. 259 ТК РФ |
Переводы и изменение условий труда
Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.
Как переводить документы в ЭДО
Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
---|---|---|
Уведомление об изменении условий трудового договора (ознакомление) | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ |
Заявление о переводе | Любая | Письменный по ст. 72.1 ТК РФ |
Согласие на перевод | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ |
Дополнительное соглашение на перевод | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ |
Соглашение к трудовому договору дистанционного работника | НЭП/КЭП | Электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
Поможем перевести вашу компанию на кадровый ЭДО
Предоставим шаблоны документов для перевода на КЭДО. Поможем с интеграцией и настройкой системы. Обучим вас и ваших работников.
Узнать больше Записаться на демо
Учет рабочего времени
Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.
Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.
Как переводить документы в ЭДО
Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
---|---|---|
Табель учета рабочего времени | Любая | Письменный по ст. 91, 99 ТК РФ |
График сменности | Любая | Письменный по ст. 103 ТК РФ |
Больничные и соцвыплаты
С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.
Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».
Как переводить документы в ЭДО
Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
---|---|---|
Листок нетрудоспособности | Не нужна | Электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.2011 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» |
Заявление на социальные вычеты по НДФЛ | Любая | Письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ |
Зарплата и премии
Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.
На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.
Как переводить документы в ЭДО
Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
---|---|---|
Расчетные листы | Любая | Письменный по ст. 136 ТК РФ |
Приказ о применении дисциплинарного взыскания | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, под роспись по ст. 193 ТК РФ |
Увольнение
Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.
Как переводить документы в ЭДО
Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
---|---|---|
Заявления об увольнении, отзыв заявления | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 80 ТК РФ |
Приказ об увольнении | Запрещена | Только бумажная форма по ст. 22.1 ТК РФ |
Соглашение о расторжении ТД по соглашению сторон с дистанционным работником | НЭП/КЭП | Электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
Если решили перейти на кадровый ЭДО
Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.
В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через кадров с помощью СБИС.
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.
Электронный кадровый документооборот
Полноценная законодательная база для кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России сформировалась, когда в Трудовом кодексе появились новые статьи — они разрешили компаниям создавать и подписывать документы в электронном формате без дублирования на бумаге. О том, как КЭДО развивается в России сейчас и какие преимущества дает переход на электронный документооборот в кадрах, расскажем в статье.
В этой статье:
- Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
- В чем суть перехода на электронные кадровые документы
- Кадровый ЭДО в России — с чего все начиналось
- Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
- Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
- Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
- Как переводить в ЭДО конкретные процессы
- Стоимость внедрения КЭДО
- С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО
- Вопрос-ответ
Настройте кадровый ЭДО
Упростите работу с большим объемом документов
На одного сотрудника компании в среднем создается от 14 до 89 различных кадровых документов в год. Мы посчитали, что российские компании тратят больше 9 тысяч руб. за год, чтобы получить все необходимые подписи с одного сотрудника. А кадровик ежегодно собирает вручную около 30 тысяч подписей на бумажных документах.
Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях. Подписи требуются на изменениях к трудовому договору.
Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.
Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат. Законодательная база кадрового ЭДО уже сформировалась и продолжает активно развиваться, поэтому КЭДО становится все более доступным для российских работодателей.
В чем суть перехода на электронные кадровые документы
Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.
Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.
Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3);
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов».
Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде
Кадровый ЭДО в России — с чего все начиналось
Сейчас в России уже есть нормативно-правовая база для КЭДО, она продолжает развиваться и дополняться. Но законодательство для кадрового ЭДО окончательно сформировалось не так давно. Все началось с эксперимента Минтруда — для этого в 2017 году при министерстве была сформирована рабочая группа. В период с 2017 по 2021 год Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивали обмен кадровыми документами.
К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.
Третий и последний эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На этом этапе компании могли принять участие уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось вовсе. К последнему эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий эксперимент распространился на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек).
По итогам трех экспериментов Минтруда закрепил в Трудовом кодексе определение кадрового документооборота в сфере трудовых отношений и создал полноценную законодательную базу для ЭДО в кадрах. Так в Трудовом кодексе появились новые статьи 22.1–22.3, которые утвердил Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.
Эти статьи разрешили вести кадровый документооборот в электронном виде без дублирования на бумаге, урегулировали порядок перевода сотрудников на ЭДО и установили правила использования разных видов электронной подписи. Подробно о нововведениях мы писали в статье.
Переходите на КЭДО и легко передавайте документы удаленным сотрудникам
Для массового введения кадрового ЭДО были и другие предпосылки: изменения в Трудовом кодексе, касающиеся дистанционных сотрудников, и введение электронных трудовых книжек.
- Сначала кадровый электронный документооборот был легализован для удаленных сотрудников. 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу, по которым дистанционные и удаленные сотрудники стали одним и тем же. С этого момента они получили возможность использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам.
- Еще одним шагом к массовому внедрению КЭДО был переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. А тем, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, стали сразу заводить электронную трудовую без возможности выбора бумажной версии. Это нововведение было направлено на снижение риска утери сведений о трудовом стаже. Вместе с электронными трудовыми появилась возможность отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.
Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
Теперь КЭДО полноценно регулируется Трудовым кодексом. Статьи 22.1–22.3 определяют порядок внедрения и ведения кадрового электронного документооборота для сотрудников на местах. А статья 49.1 устанавливает правила кадрового ЭДО для дистанционных работников.
Переходить на КЭДО пока не обязательно — каждая организация и любой сотрудник внутри компании принимает решение о переходе самостоятельно. Но законодательная база кадрового ЭДО продолжает активно развиваться и пополняться новыми обязательными требованиями для электронных документов.
С 1 марта 2023 вступил в силу Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов». Приказ установил новые обязательные форматы для электронных документов в кадровом делопроизводстве. Раньше файл кадрового электронного документа (КЭД) мог быть любого типа — PDF, Word, JPEG, теперь это обязательно должна быть совокупность из трех файлов: основной части в PDF, электронной подписи в SGN и описания документа в XML. Об этом мы писали в новости.
Подобные требования позволяют Минтруду постепенно цифровизировать сферу кадрового ЭДО для более быстрой и эффективной проверки данных на наличие правонарушений. Чем больше требований к единообразию электронных документов, тем выше вероятность, что в скором времени государственные сервисы перестанут принимать некоторые формы документов в неактуальных форматах или бумажном виде. Это значит, что обязательный переход на КЭДО в перспективе ближайших лет вполне возможен.
Похожая ситуация с переходом от добровольного использования к обязательному уже происходила в сфере электронного документооборота с контрагентами. Сначала обмен счетами-фактурами между компаниями мог проходить как в бумажном, так и в электронном виде. Но в ноябре 2020 года вышел Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ, который внес правки в Налоговый кодекс и установил новые требования для отдельных категорий товаров. 371-ФЗ обязал организации выставлять электронные счета-фактуры по всем операциям, подлежащим прослеживаемости. То есть обмен электронными счетами-фактурами по прослеживаемым товарами перестал быть добровольным на законодательном уровне.
Как скоро кадровый ЭДО в России станет обязательным, пока неизвестно. Но уже сейчас сервисы для КЭДО готовы оперативно реагировать и поддерживать новые требования законодательства. Так, Контур.КЭДО стал первым интегратором, который поддержал требования Минтруда к составу и форматам документов и обновил функциональность сервиса с учетом обновлений в марте 2023 года.
Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.
Для руководства компании
- Сокращение затрат на кадровый процесс.
- Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
- Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.
Для кадровой службы
- Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
- Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
- Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
- Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
- Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.
Для сотрудников
- Подписание документов с компьютера или смартфона.
- Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
- Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.
Главное о кадровом ЭДО
С приходом пандемии почти все компании в стране перешли на удалённую работу, а кадровые процессы – в цифру. С 2017 года Минтруд проводил эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота. После нескольких вариаций эксперимента в январе 2020 года были введены электронные трудовые книжки. Вторая большая часть эксперимента Минтруда завершилась введением в 2021 году полноценного кадрового электронного делопроизводства без бумажного дублирования.
Это изменение в законе уже повлияло на бизнес, сделав кадровый процесс проще, а работу с документами более прозрачной и эффективной.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) согласно статьям 22.1-22.3 Трудового Кодекса — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Переход на КЭДО не является обязательным, компаниям разрешено вести дублирующую бумажную бухгалтерию, хотя множество отчётов ФНС принимает уже в электронном формате. Когда КЭДО станет обязательно спрогнозировать сложно, но рекомендуем готовится заранее.
Переход на КЭДО
Как подготовиться и на что стоит обратить внимание, если ваша компания переходит на электронный кадровый документооборот уже сейчас:
- выбор провайдера электронных подписей;
- подготовка перечня документов, которые перейдут в электронный вид;
- настройка подписи, маршрутов согласования и передачи документов через 1С:ЗУП;
- обучение линейного и кадрового персонала.
Какие документы переводят в электронный формат
В цифру можно переводить почти весь кадровый документооборот, но сохраняется список документов, требующий обязательной бумажной версии и реальной подписи сотрудника. К документам, которые не переводятся в КЭДО в последней редакции ТК РФ относятся:
- приказ об увольнении сотрудника;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- регистрация прохождения инструктажа по охране труда.
Под закон о кадровом документообороте не попадают трудовые книжки, потому что с 2021 года их электронное использование регламентируется статьей 66-66.1 ТК РФ.
Все остальные кадровые документы и ЛНА можно создавать, подписывать, использовать и хранить только в электронном формате.
До начала работы с сотрудниками в КЭДО необходимо получить от них письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. В противном случае, выпуск электронной подписи, коммуникация с сотрудником через электронную систему является не официальной.
Перевод на КЭДО конкретных процессов
Проект перехода на КЭДО можно разделить на 8 основных этапов. На любом из них может возникнуть проблема нехватки ресурсов компании, поэтому в первую очередь необходимо определить следующее:
- Хотите ли вы разместить КЭДО у себя на серверах или вам достаточно cloud-версии
- Если вы хотите запустить продукт On-premise, то справится ли с этой задачей ваша команда IT-специалистов, или нужна помощь разработчика
- Требуется ли кастомная доработка форм заявок и разработка нетиповых кадровых сценариев.
Команда внедрения WiseAdvice EmplDocs разрабатывает план интеграции совместно с вашими специалистами, с дроблением этапов и описанием ответственных команд. Сроки и производственные моменты оговариваются заранее.
Этапы внедрения КЭДО:
- Составление структуры компании, сбор всех локально-нормативных актов и реальный опыт кадровых сотрудников — этот этап направлен на составление технологического плана перехода на электронный документооборот.
- Формирование карты кадровых процессов — описание всех кадровых сценариев компании:
- подписание трудового договора с помощью эцп;
- отправление заявления на отпуск или отгул в КЭДО с согласованием руководителя в пару кликов;
- уведомление о больничном и синхронизация с мгновенным получением сканов больничного;
- заявление на смену паспортных данных, и пр. кадровые сценарии.
- загрузка списка сотрудников с электронной почтой;
- выдача логинов и паролей;
- выпуск ЭЦП.
В какой момент происходит инструктаж сотрудников по использованию КЭДО?
По опыту мы рекомендуем проводить предварительный инструктаж сотрудников, чтобы заранее познакомить с интерфейсом, и рассказать о преимуществах нового способа взаимодействия с отделом кадров.
После двух недель использования, когда у сотрудников накопится опыт самообслуживания и взаимодействия с кадрами через решение, может понадобиться второй инструктаж, что ответить на возникшие вопросы и получить обратную связь.
Протестировать КЭДО самостоятельно
Получить Демо-версию
Получить Демо-версию
Документы, необходимые для перехода
Компания разрабатывает специальный локально-нормативный акт для внедрения КЭДО. В этот ЛНА входит информация:
- список кадровых процессов, связанных с ними документов, которые переводятся в электронный формат;
- категории сотрудников, которым необходимо подключиться к КЭДО;
- указание системы учёта кадровых документов, в которой будет осуществляться КЭДО;
- дата полного перехода на КЭДО на предприятии.
Права и обязанности работников и работодателей в области КЭДО регулируются Федеральным законом №377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1 — 22.3.
Перед тем, как запустить процесс электронного кадрового делопроизводства, необходимо уведомить сотрудников о введении КЭДО на предприятии под роспись, а также собрать разрешения на обработку персональных данных.
Сотрудник имеет право отказаться от перевода в электронный формат, и для взаимодействия с ним придется сохранить бумажное делопроизводство.
Отказ от КЭДО не является основанием для увольнения и отказа в приеме на работу.
Для вновь принимаемых сотрудников без трудового стажа, если они устраиваются на работу впервые, согласие о переводе на электронный документооборот не требуется.
Сотрудник, который подключился к электронному делопроизводству, также вправе запросить направить подписанные электронные документы в кабинет Госуслуг.
Выпуск и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП)
В кадровом ЭДО работодатель может использовать УКЭП и УНЭП.
Работник может использовать любую ЭП. Но ПЭП — только по дополнительному соглашению, которое будет определять требования к конфиденциальности.
Трудовой кодекс регламентирует, что выпуск платных усиленных квалифицированных подписей для сотрудника оплачивает работодатель. Для этого он должен заключить договор с сертифицирующим центром. Но если у сотрудника уже есть своя УКЭП, он может использовать её.
Удобным способом подписания электронных документов является государственный сервис Госключ. Основная его особенность в том, что он бесплатный, и работает со смартфона.
Резюме, как оно выглядит на практике и какие плюсы/минусы
На практике при внедрении КЭДО сложности возникают когда в кадрах есть нетиповые сценарии или консервативный персонал. Но, всё решаемо. В рамках эксперимента 2020 — 2021 годов КЭДО показал себя отличным технологическим решением, которое значительно упрощает жизнь не только кадрового персонала и административной команды, но и рядового сотрудника.
Как справляться с нестандартными ситуациями в КЭДО?
- провести ревизию нестандартного технологического процесса;
- раздробить процесс на этапы;
- составить карту маршрутов согласований в 1С;
- протестировать решение на небольшой группе сотрудников;
- прописать документацию по алгоритму действией и составить ЛНА для ознакомления всех сотрудников с новым принципом работы участка.
Плюсы и минусы КЭДО
Что делать если сотрудники не хотят переходить на КЭДО?
Однозначного ответа нет. Следует выяснить реальные причины нежелания сотрудников: какие страхи их останавливают, какие трудности возникают, знают ли сотрудники о работе с электронным документооборотом вообще.
Часто первый страх связан с непониманием принципа действия, и простым решением становится подробная демонстрация работы решения для КЭДО.
Если же нежелание исходит из принципиальной позиции работника, и не связано с технологическим процессом, тогда Трудовой Кодекс рекомендует работодателю оставаться с этим сотрудником в бумажном делопроизводстве.
Оправдывают ли себя расходы на закупку сервиса или решения для кадрового электронного документооборота?
Работа по внедрению КЭДО — это инвестиции. С развитием цифрового документооборота государство вводит больше законодательных инициатив, и в ближайшем будущем можно ожидать единой электронной инфраструктуры.
Кроме того, работа в цифре — это часть стратегии компаний по формированию HR-бренда компании на рынке труда:
- брендирование инфраструктуры — повышение узнаваемости и лояльности компании во внутренней среде;
- онлайн-трудоустройство — первое впечатление о компании, как о технологичном и современном работодателе, а также возможность быстрого найма квалифицированных сотрудников независимо от их места жительства;
- автоматизация и самообслуживание по кадровым вопросам — экономия времени и трудозатрат на оформление и обмен значимыми документами.
1С-Wiseadvice — прогрессивная компания, предоставляющая технологичный аутсорсинг учетных функций. 18 лет мы работаем в отрасли и имеем большой опыт комплексной автоматизации КДП.
Следствием нашего опыта стала разработка собственного решения, в которое мы собрали все свои знания и лучшие практики — WA EmplDocs.
Познакомьтесь с EmplDocs
EmplDocs – это не только решение для кадрового электронного документооборота, но и полная автоматизация кадровых процессов: от оформления простых справок и согласования отпусков до онлайн-трудоустройства и массового подписания ЛНА.
EmplDocs это:
- КЭДО: поддерживает любые сценарии электронного подписания документов: УКЭП, УНЭП, Госключ, Работа в России и пр.
- Актуальность: работает внутри 1С, все изменения в учетной системе моментально отражаются в личном кабинете сотрудника.
- Безопасность: персональные данные сотрудников хранятся только на локальных серверах и никуда не передаются – вы ничем не рискуете.
- Кастомизация: любые формы заявок и маршруты согласования, гибкие настройки интерфейса, брендирование, мультиязычность.
- Быстрый старт: пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе.