Как рассчитывается отпуск в праздничные дни

Как рассчитывается отпуск, если он выпадает на праздничные дни?

Читательница Елена спрашивает: «Как предоставить работнику оплачиваемый отпуск, на период которого выпадают нерабочие праздничные дни? Входят ли выходные в отпуск? Как считать оплачиваемые дни отдыха»

Нужно оплачивать отдых в некоторые праздники и дни, которые из-за переноса стали праздничными

В отпускных не учитываются федеральные праздники и дни, которые в конкретном субъекте РФ объявлены нерабочими праздничными. Например, в Чеченской Республике это 16 апреля — День мира, а в Белгородской области — 12 июля, День Прохоровского поля — третьего ратного поля России.

Другие праздники, например День учителя, входят в ежегодный отпуск. Такие дни надо оплатить всем работникам — неважно, совпал праздник с отпуском или нет.

Дни, которые стали выходными из-за переноса праздничных дней, тоже надо включить в число дней ежегодного отпуска и оплатить. Например, в 2023 году это 24 февраля и 8 мая.

Чтобы определить оплачиваемый период отпуска, исключите из него федеральные и региональные праздники

От даты начала отпуска надо отсчитать количество дней отпуска, пропуская нерабочие праздники. Отпускные выплачиваются только за «обычные» дни отпуска. Отпуск может начинаться в праздничный день, закон этого не запрещает.

Сотрудник написал заявление на отпуск с 01.05.2023 на 14 календарных дней. Фактически он будет отдыхать 16 календарных дней — с 1 по 16 мая, так как отпуск выпал на выходные 1 и 9 мая.

В 2023 году 8 мая стал выходным из-за переноса, поэтому он входит в дни отпуска. Отпускные надо выплатить за 14 дней — со 2 по 8 мая и с 10 по 16. платить не надо — это федеральные праздники.

В приказе о предоставлении отпуска укажите количество дней и период отпуска без учета праздников. В нашем примере это будет:

• количество дней отпуска — 14 календарных дней;
• период отпуска — с 1 по 16 мая.

В табеле учета рабочего времени 1 и 9 мая надо отразить как нерабочие праздничные дни, а дни ежегодного отпуска — как отпуск, основной или дополнительный.

Если работодатель использует унифицированную форму табеля Т-12 или Т-13, ежегодный отпуск, на период которого пришлись майские праздники, отражается так:

• дни 1 и 9 мая — кодами «В» или «26»;
• дни ежегодного отпуска — кодами «ОТ» или «09», если это основной отпуск, либо кодами «ОД» или «10», если отпуск дополнительный.

Для отпуска в выходные дни и праздники нет особенностей в расчете отпускных.

Если работодатель предоставляет работнику другие отпуска, например отпуск за свой счет или учебный, все праздники — даже федеральные — входят в отпуск. А если отпуск оплачиваемый — подлежат оплате.

Спросите у эксперта

В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.

Как правильно посчитать дни отпуска, если праздник приходится на выходной день

Итак, Статьей 151 Трудового кодекса определено, что продолжительность отпусков работников исчисляется в календарных днях, т.е. включаются и суббота, и воскресенье. Государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, которые приходятся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Следовательно, также в число календарных дней трудового отпуска не включаются государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные нерабочими, независимо от того, на какой день недели они пришлись.

Рассмотрим пример: Работнику предоставляется трудовой отпуск с 4 по 13 мая 2015 года. Таким образом, на дни его отпуска выпадает 9 мая.

Вопрос: Следует ли продлить отпуск работника, учитывая тот факт, что в 2015 году 9 мая приходится на субботу, то есть на выходной день работника?

Ответ: Да, следует, так как 9 мая не включается в число календарных дней трудового отпуска работника. И последним днем отпуска работника будет 14 мая.

Надеемся, что эта статья была полезна для вас, мы стараемся сделать бухгалтерский учет простым и любимым делом!

Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни

В зависимости от месяца, в котором работник уходит в отпуск, в период отдыха могут включаться помимо выходных еще и праздники. В статье рассмотрим, как учитывать праздничные дни, входящие в отпуск, и нужно ли их оплачивать.

Входят ли праздничные дни в отпуск

По общему правилу отпуск предоставляют работникам в календарных днях (ст. 115 ТК РФ), кроме сезонников (ст. 295 ТК РФ) и тех, у кого срочный трудовой договор до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ). Поэтому на период отдыха могут попадать праздники.

Есть специальное правило: если на отпуск попали праздничные дни, то их исключают из отпускного периода (ст. 120 ТК РФ), но сам отпуск при этом не прерывается. Его продлевают на количество праздничных дней. Фактически работник будет отдыхать больше, хотя в приказе на период отдыха придется меньше календарных дней.

Например, если человек взял отпуск в начале мая, с 1 по 14, то на этот промежуток попали праздники, в 2023 году это 1 и 9 мая. Они не учитывались как отпускные дни. В этом случае работник отдохнул на два дня больше.

Все государственные праздники значатся в статье 112 ТК РФ. Часто к праздничным дням добавляют дополнительные выходные, которые переносят с других месяцев, где праздники попали на выходной день. Например, в 2023 году два дня праздничных новогодних каникул, которые выпали на воскресенье, 1 и 8 января, перенесли на 24 февраля и на 8 мая, тем самым удлинили отдых на майские праздники и на 23 февраля.

Обратите внимание! Помимо общероссийских праздников бывают еще местные, установленные в каждом регионе отдельно. Если какую-то дату объявили праздничной в субъекте РФ, то для работников этого региона указанный день не будет включаться в период ежегодного отпуска (письмо Роструда от 12.09.2013 № 697-6-1).

Если сотрудник берет отпуск в таком месяце, то на период отдыха попадают помимо праздников еще перенесенные выходные. Но эти дни не исключают из отпускных и на их количество не продляется отпуск.

Роструд разъяснил, когда праздник попадает на выходной день, переносится именно выходной день, а не праздничный (п.2 рекомендаций Роструда по вопросам соблюдения норм ТК РФ при предоставлении нерабочих дней утв. протоколом от 02.06.2014 № 1).

Таким образом, если работник в 2023 году брал отпуск с 1 по 14 мая, то из отпускного периода исключали только 1 и 9 мая, а 8 мая — это перенесенный выходной, он считался за день отпуска.

Иногда сотрудники просят оформить отпуск с выходного дня. Закон не запрещает это делать. Главное, чтобы одна часть отпускного периода была неделимой и равнялась 14 дням, остальное время можно брать как угодно.

Теоретически период отдыха может начаться и с праздника, но на практике для тех, кто на пятидневке, брать отпуск в выходной праздничный день смысла нет. Этот день все равно исключается из расчета. Единственный плюс — можно раньше получить отпускные.

Для тех, кто работает по сменному графику, некоторое преимущество есть. Денег они за этот день не получат, но зато могут уйти отдыхать раньше, если рабочая смена выпадает на праздник.

Правильно организовать работу сотрудников со сменным графиком в выходные и праздники вы сможете после нашего мини-курса « Сменный режим работы ».

Если работник заболел в праздничный день в отпуске

Если работник ушел в отпуск, на который пришлись праздники, и заболел в этот период, то нужно продлить отпуск на количество дней болезни. Или с согласия работника перенести эту часть на другое время, но только за минусом праздничных дней.

Подробнее о том, сколько дней больничного положено работнику по закону.

Пособия по больничному листу выплачивают за все календарные дни, включая выходные и праздники (п. 8 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Это означает, что отпуск нужно продлить на все дни болезни (ст. 124 ТК РФ). Но так как продлевается само время отпуска, а согласно статье 120 ТК РФ праздничные дни во время отпуска не входят в отпускной период, то их нужно исключить из количества дней продления.

Работник в 2023 году взял отпуск с 27 февраля по 12 марта. В этот период он заболел и предоставил больничный лист с 6 по 9 марта. По факту он болел четыре дня, но отпуск ему продлили только на три дня, поскольку 8 марта является праздником и исключается из отпускного периода. Работник вышел на работу 16 марта, вместо 14, как должен был, если бы не заболел.

Тут у некоторых специалистов может возникнуть вопрос: если период отдыха продляют на все дни болезни за исключением праздников и при этом в обычном порядке отпуск продлевается на праздничные дни, то логично было бы, что работник должен был выйти на работу 17 марта. То есть три дополнительных дня ему выпало за счет болезни без учета 8 марта, а один день продления за счет праздника, согласно статье 120 ТК РФ. Но нет.

Праздничные дни в отпуске не оплачивают, то есть работник отдыхает лишний день, но ничего за это не получает. Чтобы человек не терял в деньгах, отпуск продлевают на количество праздников и эти дни оплачивают, своего рода компенсация.

В вышеуказанном случае работник получил пособие по больничному листу за 8 марта. То есть этот день уже оплачен.

Чиновники в письме ФСС от 29.07.2021 № 02-08-01/13-02-12028л отметили, что больничное пособие возмещает работнику утраченный заработок, поэтому нельзя допустить отпускные и компенсацию за нетрудоспособность за один и тот же день. Исходя из этого, праздник не включается в дни продления. И поскольку он уже оплачен, предоставлять еще один оплачиваемый день работодатель не обязан.

Обратите внимание! Так же поступают, если работник заболел в отпуске, и праздник пришелся не на сам период отдыха, а на дни продления из-за болезни. Например, если человек ушел в отпуск на неделю до конца октября и заболел, скажем, на четыре дня, то в дни продления попадает праздник 4 ноября. Этот день следует исключить из расчета и продлить отдых только на три дня.

Если отпуск попадает на праздничные дни, но это другой вид отпуска

Если отпуск выпал на праздничный день и это обычный ежегодный оплачиваемый отпуск, то он продлевается на количество праздников. Некоторые категории работников имеют право на дополнительный отпуск (ст. 116 – 119 ТК РФ). По сути это такой же отпуск, он тоже предоставляется каждый год и оплачивается, следовательно, правило о продлении периода отдыха из-за праздников распространяется и на него (ст. 120 ТК РФ).

Но сотрудники в течение года могут уйти в другие отпуска, например, учебный отпуск или взять дни за свой счет. Когда работник идет в отпуск без содержания, то не важно, попадают ли в этот период праздники или нет. Отпуск ему дают на то количество дней, которое он просит. Эти дни не подлежат оплате, поэтому продлевать период отдыха из-за праздника смысла нет.

Учебный отпуск оплачивается (ст. 173 ТК РФ), но правило продления на него не распространяется. По закону работодатель обязан оплатить все дни, обозначенные в справке-вызове из вуза, даже если они попадают на праздники (п.14 постановления Правительства РФ «Об исчислении средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922). Поэтому все дни будут считаться днями учебного отпуска.

Подробнее о том, как предоставить учебный отпуск .

Как оплачивают отпуск с учетом праздничных дней

Чаще всего работников интересует, оплачиваются ли выходные дни в отпуске. Что касается праздников, многие думают, что это то же самое, что и обычные выходные, потому что на работу ходить не надо. Но при расчете отпускных суббота и воскресенье считаются днями отпуска, а праздники нет, поэтому деньги за эти дни не платят.

Если работник уходит в отпуск в месяце, в котором много праздничных дней, то в результате за месяц он получит сумму меньше, чем его обычная зарплата. Это происходит из-за того, что отпускные бухгалтер считает исходя из среднего заработка, а зарплату — из дневной ставки.

Для расчета среднедневного заработка берут установленное законом среднее количество дней в месяце — 29,3 (ст. 139 ТК РФ). А при расчете зарплаты ориентируются на полный месяц, от которого зависит количество рабочих дней.

Чтобы правильно определить сумму отпускных воспользуйтесь памяткой для расчета.

В месяце, в котором есть праздники, рабочих дней меньше, а стоимость одного такого дня выше. Сотрудник теряет больше в деньгах, если уходит в отпуск в один из таких месяцев.

Оплачиваемый отпуск в праздничные дни будет выгодным только для тех работников, кому хочется побольше отдохнуть, а финансовая составляющая их интересует в меньшей степени. Для этого нужно брать отпуск в мае или январе. Если больше беспокоит материальная сторона вопроса, то лучше выбрать для отдыха июль, сентябрь или декабрь.

Читайте на сайте статьи по теме

Как рассчитать отпускные дни

Чтобы отправить работника в отпуск, сначала определяют количество отпускных дней. По общему правилу, нужно сложить дни основного и дополнительного отпусков, которые полагаются работнику. Но есть нюансы: исключить праздники, при необходимости перевести рабочие дни отпуска в календарные и др. Разбираемся, как рассчитать отпускные дни с учетом различных особенностей.

В этой статье:

• Когда нужен расчет дней отпуска
• Расчет календарных отпускных дней
• Пропорциональный расчет отпускных дней
• Подсчет отпускного стажа
• Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях
• Перевод рабочих дней отпуска в календарные
• Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении
• Как накажут за неверный расчет отпускных дней

Когда нужен расчет дней отпуска

Работодатели рассчитывают количество отпускных дней для предоставления ежегодного отпуска и при увольнении работника. Порядок расчета в каждом случае будет разным.

Для большинства работников продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней (с учетом выходных) за рабочий год. Праздники не входят в дни отпуска (ст. 115, 120 ТК РФ, Письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).

Если работник ежегодно отгуливает все 28 дней, проблем не возникает. Сотрудник каждый год берет положенные дни, на него составляют приказ, а бухгалтер рассчитывает отпускные исходя из среднедневного заработка и количества дней отпуска.

Если же работник не отгуливает 28 дней за год, неиспользованные дни не сгорают. Отпуск нужно отгулять полностью, поэтому такие дни переносят на следующий год. Отпуск за прошлые периоды можно включить в график или предоставить по заявлению работника (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Обычно расчетом дней отпуска занимается кадровик. Он же составляет график отпусков исходя из информации по каждому работнику. А вот когда нужно определить компенсацию за неиспользованный отпуск, к расчетам подключается бухгалтер — увольняющемуся сотруднику надо рассчитать и выплатить деньги за неотгулянные отпускные дни.

Важно! Порядок расчета отпускных дней законом не определен. Каждый работодатель разрабатывает свои правила и утверждает их в локальных нормативах.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Расчет календарных отпускных дней

Независимо от того, сколько сотрудником отработано времени в рабочем году, в общем случае ему полагается полный отпуск (п. 2 Письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). При расчете дней отпуска нужно помнить два правила (ст. 120 ТК РФ):

1. Праздничные нерабочие дни не учитываются в отпуске. К примеру, новогодние каникулы: если работник взял отпуск с 1 января на 14 дней, ему нужно выйти на работу только 23 января.
2. Дни ежегодного основного и дополнительного отпусков суммируются. От первого дня отпуска отсчитывают нужное количество дней основного отпуска, а после окончания основного — нужное количество дней дополнительного отпуска.

Если у работника накопились дни оплачиваемого отдыха за несколько лет, прибавьте к текущему отпускному периоду неиспользованный отпуск за прошлые годы.

Пример

Сотрудника приняли на работу 1 августа 2022 года. В 2023 году он отгулял 21 день отпуска за первый год работы — с 01.08.2022 по 31.07.2023.

В декабре 2023 года кадровик составляет график отпусков на 2024 год. В этом графике нужно учесть, что:

1. Сотруднику осталось отгулять 7 дней из отпуска за первый год. Их нужно использовать до 01.08.2024.
2. За второй год сотруднику положен стандартный оплачиваемый отдых — 28 дней.

Работодатель может согласовать с работником разные варианты: или предоставить отпуск за второй год полностью, или частично перенести отпускные дни на следующий рабочий год — с 01.08.2024 по 31.07.2025, или можно отгулять все положенные дни периода 2023/2024 (суммарно это 35 дней) и с августа по декабрь 2023 взять авансом отпуск за третий рабочий год.

Пропорциональный расчет отпускных дней

Если надо рассчитать размер компенсации за неиспользованный отпуск или дополнительный отпуск «за вредность», количество дней определяют пропорционально фактически отработанному времени. Кроме того, пропорциональное предоставление дней ежегодного отдыха возможно, если согласуете с работником разделение отпуска на части (п. 1 ст. 115, ст. 122, п. 1 ст. 123, п. 1 ст. 125 ТК РФ).

Пример

Работник отработал в компании полгода. Ему полагается ежегодный отпуск в 28 дней. Этот отпуск можно разделить на части — использовать по две недели основного отпуска каждые полгода.

Формула расчета отпускных дней пропорционально отработанному времени может быть такой:

Продолжительность отпуска = Установленная продолжительность отпуска / 12 месяцев рабочего года × Число месяцев работы, за которые предоставляется отпуск

Если в результате расчета получилось дробное число — к примеру, 19,5 дней — его можно округлить до большего числа или же присоединить остаток к будущему отпуску. Округлять надо не по правилам арифметики, а в пользу работника: так вы не нарушите его права (Письмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17, Письмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).

Пример

Работодатель согласовал с работником разделение ежегодного отпуска. В июле 2023 года сотрудник отгулял 21 календарный день за 9 полностью отработанных месяцев. Эти дни рассчитали так: 28 календарных дней / 12 месяцев х 9 месяцев работы = 20,99 календарных дней. Результат расчета округлили до 21 дня в пользу работника.

Подсчет отпускного стажа

Количество накопленных дней отпуска зависит от отпускного стажа. Каждому работнику положены 28 дней отдыха. У нового работника право на отпуск возникает только через шесть месяцев — он сначала должен отработать отпускной стаж. Такой стаж начинают отсчитывать с первого рабочего дня у нового работодателя.

Отсчет отпускного стажа ведется не по календарным, а по рабочим годам. Так, если приняли нового сотрудника 10 марта 2023 года:

• первый рабочий год — с 10.03.2023 по 09.03.2024;
• второй рабочий год — с 10.03.2024 по 09.03.2025 и так далее.

Важно! Работодатель не обязан отправлять работника в отпуск, как только истекут эти шесть месяцев. Более того, по согласованию с работником можно предоставить отпуск и до того, как закончатся первые полгода работы — авансом (ст. 122 ТК РФ).

Не все периоды учитываются при расчете отпускного стажа:

• периоды работы;
• периоды, когда сотрудник не работал, но сохранял за собой должность — больничный, командировки, ежегодный отпуск, диспансеризация и др.;
• отпуск за свой счет — не больше 14 календарных дней за год;
• отсутствие на работе по вынужденным причинам, например, при незаконном увольнении;
• отстранение от работы, если не прошел обязательный медосмотр не по своей вине;
• служба по мобилизации.

• отпуск за свой счет — свыше 14 календарных дней за год;
• отпуск по уходу за ребенком;
• прогулы.

Пример

Сотрудница устроилась на работу 15 февраля 2021 года. До января 2023 года она работала без отпуска, а с 16.01.2023 написала заявление на отпуск. В 2022 году у нее был больничный — с 05.12.2022 по 19.12.2022. Рассчитаем количество накопленных отпускных дней с учетом отпускного стажа.

В 2021-2022 годах сотрудница отработала полных 12 месяцев — с 15.02.2021 по 14.02.2022.

В 2022-2023 годах — 11 месяцев (с 15.02.2022 по 15.01.2023), так как больничный включают в расчет стажа.

Всего в расчетном периоде отработано 23 месяца. Число отпускных дней, положенных сотруднице: 28 дней / 12 месяцев х 23 месяца работы = 53,67 дня.

Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях

Расчет отпускных дней пропорционально отработанному времени обязателен для работников со срочным трудовым договором — на срок до двух месяцев или сезонников. Иногда в рабочих днях считают и дополнительный отпуск, в частности, «за вредность» — его определяют в зависимости от стажа в особых условиях труда.

Расчет дней отпуска временных и сезонных работников

Сезонным работникам и сотрудникам, которых приняли на срок до двух месяцев, отпуск предоставляют так — 2 рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 293, 295 ТК РФ). Отпускные дни рассчитывают по формуле:

Дни отпуска = 2 рабочих дня × количество месяцев работы

А вот при заключении срочного трудового договора в других случаях, к примеру, на время декрета основной сотрудницы, продолжительность ежегодного отпуска будет обычной — 28 календарных дней. Если же последний рабочий год неполный, отпуск посчитают пропорционально отработанным месяцам.

Расчет дней дополнительного отпуска

Каждая организация самостоятельно определяет порядок расчета и утверждает его в локальных нормативах. Если допотпуск установлен в рабочих днях, понадобится перевод в календарные дни.

Для расчета дополнительных дней отдыха можно использовать формулу, которую мы рассмотрели выше, подставив в нее продолжительность допотпуска. Так, если работнику положены льготы за работу на Крайнем Севере, ему предоставляют дополнительный отпуск в 24 календарных дня.

Пример

С работником согласовали разделение ежегодного дополнительного отпуска за работу на Крайнем Севере. В июле 2023 года ему предоставили отпуск на 16 календарных дней за 8 полностью отработанных месяцев. Их рассчитали так: 24 дня / 12 месяцев х 8 месяцев работы.

Перевод рабочих дней отпуска в календарные

Работникам предоставляют отпуск в календарных днях. Но в ТК РФ установлены случаи, когда отпуск предоставляют в рабочих днях — сезонным работникам (из расчета два рабочих дня за месяц работы) и тем, с кем заключили срочный договор на срок до двух месяцев.

Есть и другие нормативы, которые закрепляют отпуск в рабочих днях:

1. Дополнительный отпуск работников с вредными условиями труда (Список, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиумом ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22). Если применяете этот список, включите его в коллективный и трудовой договор (Письмо Минтруда от 30.11.2018 № 15-1/ООГ-2919).
2. Дополнительный отпуск за работу во вредных условиях при производстве алмазов, сверхтвердых материалов и инструментов из них (Список, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 04.04.1988 № 180/П-4).
3. Ежегодный оплачиваемый отпуск в 18 рабочих дней осужденному на время отбывания исправительных работ (п. 6 ст. 40 УИК РФ).
4. Ежегодный оплачиваемый отпуск судьям (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1).
5. Ежегодный оплачиваемый отпуск в 36 рабочих дней (с учетом ежегодного допотпуска за работу в опасных условиях труда) для сотрудников организаций, которые занимаются диагностикой и лечением ВИЧ и для работников, которые работают с материалом, содержащими ВИЧ (Порядок, утв. Постановлением Минтруда от 08.08.1996 № 50).

Важно! Работодатель может ввести и другие случаи дополнительных отпусков в рабочих днях в локальном положении об отпусках (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).
Если по нормативам допотпуск установлен в рабочих днях, его надо перевести в календарные. Порядок такого перевода закрепите в локальном акте.

Обычно делают так:

• пересчитывают рабочие дни по шестидневной рабочей неделе — независимо от графика работника;
• учитывают только рабочие дни по графику работника.

Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Отпуск «сезонникам» и «срочникам» с договором до двух месяцев

В счет двух рабочих дней отпуска, которые полагаются за каждый месяц работы, засчитайте только рабочие дни по графику работника.

Если же отработан неполный месяц, округлите в пользу работника. В законе такой порядок не прописан, но работодателя не накажут, если он будет действовать в пользу сотрудника. За отработанную половину месяца или меньше можно предоставлять один день отпуска, за отработку больше половины — два дня. Общие календарные отпускные дни посчитайте с первого по последний день отпуска за исключением праздников (ч. 1 ст. 120, ст. 291, 295 ТК РФ).

Пример

Сотрудника приняли для выполнения сезонных работ в период с 01.06.2023 по 30.11.2023. Он работает пять дней в неделю и отдыхает в субботу, воскресенье.

С 01.11.2023 работник взял оплачиваемый отпуск за полгода работы. Ему положено 12 рабочих дней — по 2 дня за каждый отработанный месяц. В ноябре есть один нерабочий праздник — 04.11.2023.

С учетом графика работы и праздника последний день отпуска выпадает на 17.11.2023. Фактически общий период отпуска составит 17 календарных дней.

Отпуск по документам, действовавшим до ТК РФ — до 01.02.2002

Отсчитайте от даты начала отпуска количество рабочих дней этого отпуска по графику шестидневки, где воскресенье выходной (Письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ).

К примеру, так считают отпускные дни за вредные условия труда по спискам из Постановления № 298/П-22. Правильность таких расчетов для судей подтвердил ВС: поскольку единого механизма расчета нет, работодатели должны руководствоваться нормативами, которые действовали до ТК (Определение ВС от 25.11.2005 № 75-В05-8).

Пример

Работнику с 1 ноября 2023 года предоставили ежегодный дополнительный отпуск за вредность — 12 рабочих дней. От 01.11.2023 отсчитали 12 дней по календарю шестидневной рабочей недели, исключая нерабочий праздник 04.11.2023. Последний день отпуска — 15.11.2023. Получается, что работнику предоставили дополнительный отпуск на 15 календарных дней.

Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении

Дни неиспользованного отпуска считают по специальному алгоритму.

Шаг 1. Считаем отпускной стаж. Отсчет ведется с первого рабочего дня в организации.

Шаг 2. Определяем период, за который нужно заплатить компенсацию. Не полностью отработанные месяцы нужно округлить: работа меньше половины месяца не учитывается, а половину и больше принимают за полный месяц.

Платите компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени, если отпускной стаж равен:

• 5,5 месяцев — по любой причине увольнения;
• от 5,5 до 11 месяцев — если увольнение не связано с особыми обстоятельствами: ликвидация, сокращение штата, призыв на военную службу (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169 в ред. от 20.04.2010).

Платите компенсацию в полном размере за год, если отпускной стаж равен:

• 11 месяцев и больше — по любой причине увольнения;
• 5,5 месяцев и более — если увольнение связано с особыми обстоятельствами.

Важно! Роструд полагает, что правило о полной компенсации распространяется на работников, которые проработали в компании меньше года. А за второй рабочий год компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени (Письмо от 04.03.2013 № 164-6-1). А вот Минтруд считает, что полная компенсация положена работникам, которые отработали в организации не менее 11 месяцев как в первом, так и в следующих годах работы (Письмо от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717). Закрепите выбранный вариант в коллективном договоре.

Шаг 3. Рассчитываем количество отпускных дней, которые накопил работник с начала работы в компании. За один полностью отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска: 28 календарных дней отпуска / 12 месяцев в году (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Пример

Работник устроился в компанию 15 февраля 2023 года, а 15 июля 2023 года решил уволиться. Он полностью отработал 5 месяцев. Ему положено 11,67 дней: 28 дней / 12 месяцев х 5 месяцев работы.

Шаг 4. Вычисляем количество использованных дней отпуска за все время работы. Эти данные можно взять из раздела VIII личной карточки Т-2. Другой вариант — поднять кадровые приказы и выписать дни отпуска для конкретного работника.

Шаг 5. Рассчитываем число неиспользованных отпускных дней. Для этого применяем формулу (Письмо Минтруда от 28.10.2016 № 14-1/В-1074):

Число дней неиспользованного отпуска = Количество дней отпуска с начала работы — Количество дней использованного отпуска

Пример

Сотрудник начал работать 15 июля 2020 года. Он увольняется 20 июля 2023 года по собственному желанию. Периодов, которые не входят в отпускной стаж, у него нет. Прав на дополнительный отпуск тоже не возникало. За время работы сотрудник отгулял:

• в 2021 году — 20 календарных дней;
• в 2022 году — 36 календарных дней;
• в 2023 году — 14 календарных дней.

Бухгалтер сделал расчет дней неиспользованного отпуска для компенсации:

1. Вычислил стаж работы сотрудника в компании — 3 года и 6 дней. Излишек в 6 дней исключили из расчета и округлили отпускной стаж до 3 лет (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
2. Рассчитал количество накопленных дней отпуска с начала работы — 84 дня (28 дней х 3 года).
3. Определил количество использованных дней отпуска с начала работы — 70 дней (20 дней + 36 дней + 14 дней).
4. Рассчитал количество дней, которые нужно компенсировать при увольнении — 14 дней (84 дня — 70 дней).

При увольнении работнику заплатят компенсацию за 14 неиспользованных дней отпуска.

Как накажут за неверный расчет отпускных дней

За неправильный расчет отпускных дней работодателю грозит материальная и административная ответственность (п. 1, п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). А если предоставить работнику отпуск меньше положенного, он может потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Если работодатель впервые нарушил правила, его могут привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

За повторное нарушение придется заплатить больше (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 3 лет;
• для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для организаций — от 50 000 до 70 000 рублей.

Работник вправе заявить о моральной компенсации. Работодатель и работник могут согласовать сумму возмещения. Если же стороны не смогли согласовать компенсацию, ее размер определит суд.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки