Как вести учет материалов в стоматологии

Как вести учет материалов в стоматологии

Модуль «Материалы» в программе IDENT позволяет организовать процесс учета и заказа материалов.

Чтобы использование этого модуля приносило вам максимум пользы, мы разработали ряд требований к построению процесса движения материалов в клинике . Если им не следовать, модуль «Материалы» будет неработоспособен.

Создание основного склада

Первым делом необходимо определить место, куда первоначально будут поступать материалы, то есть основной склад (или «центральный склад», «главный склад» — как именно вы будете его называть не имеет большого значения). Подробнее о занесении складов в программу читайте здесь.

Особенности основного склада:

• Это может быть отдельное помещение, а также шкаф на ресепшене, коробка, ящик в столе и т. п.
• Непосредственно с основного склада врачи не используют материалы. Все материалы сначала перемещаются на дополнительные склады.
• Для корректной работы программы сетевым клиникам мы рекомендуем создать в каждом филиале свой основной склад.

Создание дополнительных складов

Следующая задача — организация дополнительных складов для каждого стоматологического кресла (кабинета) или для каждого врача. Важно: у каждого дополнительного склада также должно быть место, где материалы будут храниться физически — коробка, ящик, тумбочка. Именно с дополнительных складов материалы расходуются в производство.

Оснащение складов компьютерами

Наличие на складах компьютеров значительно упростит работу сотрудников. Существует 4 способа оснащения складов компьютерами:

• Самый НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора. Так весь массив работы ложится на плечи администратора, что приведет к увеличению нагрузки и уменьшению продуктивности. При этом будет невозможно добиться высокой точности учета, так как с материалами непосредственно работают врачи.
• НЕподходящий — использовать для учета материалов компьютер на стойке администратора и компьютеры, которыми оснащены кресла. Это также вариант, который мы не рекомендуем. Да, он позволяет несколько разгрузить администратора, так как предполагает, что указанием материалов, использованных во время приема, занимаются сами врачи. Но в этом случае, все равно, все действия, связанные с приемом материалов и их учетом на складах, остаются в ведении администратора.

Первые два способа объединяет один глобальный минус — отсутствие компьютера на основном складе. А большая часть работы с материалами должна проводиться именно на основном складе. Рассмотрим способы организации работы, при которых основной склад оснащен компьютером. Их также два.

• Оптимальный — использовать для учета материалов отдельный компьютер, установленный специально для этих целей на основном складе. Даже если не задействовать компьютеры в кабинетах, отдельный компьютер на основном складе с подключенным к нему сканером штрихкодов поможет заметно облегчить работу по учету материалов и значительно упростить процесс инвентаризации. Подробнее об инвентаризации материалов читайте здесь (о предварительной инвентаризации — здесь).
• Идеальный — использовать для учета материалов компьютеры, установленные на каждом кресле, плюс компьютер на основном складе. В этом случае значительно снижается риск забыть учесть тот или иной материал, а нагрузка равномерно распределяется между всеми сотрудниками, работающими с модулем «Материалы».

Отслеживание непригодных для использования материалов и их списание

При работе с модулем «Материалы» важно наладить процесс отслеживания непригодных для использования дорогостоящих материалов. При появлении такого материала, например, при поломке хирургического инструмента, в программе следует сначала провести списание с причиной «Поломка». И только после этого можно выбрасывать материал. Подробнее о списании изделий вручную читайте здесь.

В программе не отмечаются сроки годности материалов

В программе IDENT не предусмотрена возможность учета сроков годности материалов. Причины две:

• Это приведет к усложнению процесса переноса и списания материалов — из-за высокой вероятности разброса сроков годности на нескольких упаковках одного и того же материала. В результате сотрудник каждый раз должен будет перепроверять — перемещает ли он (или списывает) именно тот материал, срок годности которого подходит к концу.
• Учет сроков годности значительно усложнит интерфейс программы.

Отметим, что проблемы с просроченными материалами, чаще всего, вызваны одной из двух причин:

• заказом товаров в избыточных количествах;
• закупкой материалов с заведомо истекающим сроком годности.

Если в клинике верно налажен весь процесс приобретения материалов, проблем со сроками годности не возникнет, и не будет необходимости в их учете. Если же избавляться от просроченных материалов все-таки приходится, мы рекомендуем делать это, как и с непригодными материалами, — через списание. В качестве причины в этом случае нужно указывать «Срок годности истек».

Точность учета только для узкого списка материалов

Максимально точный учет всех материалов — сложный и затратный процесс, расходы на который значительно превзойдут пользу. Поэтому мы не стремимся к точному учету абсолютно всех материалов в клинике. Наша задача — сузить список материалов, для которых необходим точный учет.

Рассмотрим, к каким проблемам может привести попытка добиться точного учета всех материалов:

• Точный учет требует измерения всех использованных материалов, в том числе веса их упаковки, — до и после приема. И если где-то будет допущена даже небольшая неточность, все измерения потеряют смысл.
• Для измерения материалов вам, скорее всего, придется взять на работу отдельного ответственного и внимательного сотрудника. Поручить это кому-то из врачей, ассистентов или администраторов — не очень продуктивно. Врач заинтересован, прежде всего, в лечении пациентов, а не в определении норм. У ассистента множество обязанностей по работе с врачом. Администратор просто не сможет успевать до и после приема измерять все материалы, использованные каждым врачом, ведь приемы проходят одновременно на нескольких креслах и один за другим.
• Возможным решением проблемы может показаться введение норм на использование материалов. Но проблема в том, что на одну и ту же услугу (на пломбу, например) может тратиться разное количество материала. Также трудно измерить, сколько именно «впрысков» спрей-анестетика расходуется на приеме.
• Введение норм приведет к значительному увеличению прейскуранта. Придется устанавливать несколько позиций на одну и ту же услугу. При этом отличаться они могут только зубом, который лечил врач. В итоге запутаются даже сами врачи.
• В некоторых случаях для одной услуги требуется несколько аналогичных материалов. Например, врач может смешивать пломбировочные материалы разных цветов. Так расходуется меньшее количество материала, но из нескольких упаковок сразу. Учесть все с точностью до миллиграмма невозможно.

Даже постоянный пересмотр и коррекция норм не исправят положение. Мы предлагаем — установить нормы только на дорогостоящие материалы, расходуемые 1:1 (имплантология, ортодонтия) . Подробнее об установке норм читайте здесь.

Деление материалов на дорогие и дешевые

Для ведения учета без существенных дополнительных затрат предлагается разделять материалы на две группы: дорогостоящие и недорогостоящие (дешевые). На этапе добавления материалов в программу необходимо определить, к какой категории относится каждый, и у дорогостоящих проставить соответствующую галочку.

Дорогостоящие материалы достаточно легко поддаются учету. К ним, как мы уже сказали, относятся материалы, связанные имплантологией и ортодонтией. Например, норма списания таких материалов, как абатмент или имплантат, обычно 1:1. Их расход связан непосредственно с приемом пациента. О списании материалов во время приема читайте здесь.

Дешевые материалы, перемещенные на дополнительные склады, автоматически списываются в производство, поэтому в дальнейшем нет необходимости указывать расход данного материала на приеме. О перемещении таких материалов читайте здесь.

Отказ от измерения материалов в литрах и метрах

Мы рекомендуем отказаться от таких единиц измерения, которые можно разделить (литры, граммы, метры и т. д.), в пользу кратных тем количествам, в которых материал закупается у поставщика (штуки, упаковки и т. д.). Это необходимо для более точного учета трат. Более того, только в этом случае возможна работа функции «Заказ», так как поставщики материалов продают их упаковками, а не метрами, литрами и граммами. О занесении единиц измерения в программу читайте здесь, о настройках заказа материалов — здесь, о заказе материалов — здесь.

Измерение количества материалов в миллилитрах, миллиграммах и тому подобных мелких величинах в IDENT не реализовано. Мы в течение года пробовали построить этот процесс в собственной сети клиник и столкнулись с целым рядом проблем. Если учитывать, сколько и какого материала, в какой коробочке (баночке) осталось, то сложность контроля значительно превысит ожидаемую пользу. Понадобится как-то связывать данные о материалах, хранящихся на складе, с данными об объеме оставшихся материалов, постоянно следить за расходом. И, даже если вам удастся обязать сотрудников все это контролировать, проверить, нет ли ошибок, будет невозможно.

Перенос данных из 1С

Если учет материалов у вас ведется в 1С:Бухгалтерии на платформе последней редакции версии 8.3, возможен перенос справочника контрагентов и номенклатуры, а также накладных из 1С в IDENT. Для переноса данных обратитесь в техподдержку IDENT.

Учет в стоматологии

Для каждого руководителя государственного или частного медицинского учреждения в приоритете цель, сделать все возможное для того, чтобы его бизнес-проект был не только востребован, но и приносил высокий доход. Добиться по факту такого результата могут лишь единицы. В сегменте стоматологических услуг современный уровень конкуренции непомерно высок, однако это вовсе не означает, что у небольших частных организаций нет шанса стать прибыльным направлением. Добиться успеха в этом направлении деятельности можно, если оптимизировать рабочие процессы. Неоценимую помощь в этом плане окажет специальная программа для учета в стоматологии — Dentist Plus.

Автоматизация бизнес-процессов — первый шаг на пути к успеху

В эпоху цифровых технологий, выбор специализированных IT-программ для автоматизации ведения учета в стоматологии, весьма обширен. Владельцу клиники остается лишь подобрать наиболее оптимальный продукт, который будет удобен в пользовании, функционален, доступен в цене, и в полной мере справится с возложенными на него функциями.

Как правило, для всех доступных сегодня современных программ управления, характерны общие модули:

• Запись на прием в режиме онлайн. Позволяет за считанные секунды записать пациента на прием к нужному доктору, в удобное для него время. Накануне приема, программа сама отправит клиенту смс-уведомление с напоминанием о предстоящем посещении специалиста. Модуль сводит к минимуму допущение возможных ошибок со стороны сотрудника, отвечающего за запись на прием к дантисту.
• Электронная карта пациента. Модуль оптимизирует работу врача, значительно сокращая время на заполнение документальных форм отчетности. Специальные подсказки, всплывающие на мониторе экрана, позволят оперативно решить эту задачу, причем даже тем специалистам, которые не имеют опыта и навыков работы с программным обеспечением.
• Учет медикаментов, расходных материалов, финансов. Полная автоматизация процесса значительно облегчает все вышеперечисленные функции. Ведет жесткий контроль расхода медикаментов, инструментария, другого инвентаря. Выявляет цепочки, ведущие к незапланированным, неэффективным тратам бюджета. Большинство программ по учету в стоматологии включают в себя все необходимые образцы документов, в том числе журналы учета, информационные согласия на предоставление услуг, и прочее.

Dentist Plus — управляй клиникой просто

Для того, чтобы создать программное обеспечение, отвечающее требованиям конкретной сферы деятельности, необходимо знать, как работает организация изнутри. И программистам Dentist Plus это удалось. Сотрудничая с несколькими медицинскими учреждениями, им удалось создать уникальный продукт — функциональный онлайн-органайзер, разработанный специально для стоматологических клиник, с учетом нюансов работы этого направления медицины. Программа имеет расширенный функционал, включает в себя множество модулей, хранящих контакты пациентов, поступление финансов, калькуляцию заработной платы, стоимости лечения, и пр. Позволяет вести полный бухгалтерский учет в стоматологии, формировать ежемесячные отчеты, контролировать расходы.

Чтобы понять, как вести учет в стоматологии при помощи этой программы, сперва следует узнать ее функциональные возможности.

Функциональные возможности программы Dentist Pius

В отличие от других продуктов, Dentist Plus не требует установки на компьютер. Программа находится на сервере, и, чтобы начать ею пользоваться, достаточно зайти на один из доступных браузеров, перейти по ее ссылке, войти в систему. После этого откроется поле авторизации, для которого необходимо придумать логин и пароль. Далее, при помощи раздела «Настройки», можно оптимизировать функционал программы под деятельность клиники.

• Карточка пациента. Включает в себя всю необходимую информацию, начиная датой рождения, заканчивая последним посещением, и видом стоматологических услуг.
• Пациенты. Раздел грамотно структурирован, позволяет оперативно отыскать пациента по фамилии, номеру телефона, амбулаторной карте.
• Зубная формула. При наведении курсора, отображает интерактивные подсказки, которые позволяют быстро справиться с задачей. Позволяет характеризовать зубы, указывать локализацию патологических процессов, состояние пародонта, и пр. Сохраняет рентгеновские снимки.
• Аналитика и отчетность. Ведет учет материалов в стоматологии, финансов, историю болезней, посещений, должников. Составляет графики и диаграммы, по которым можно оценить эффективность работы учреждения в целом. Указывает на недочеты, позволяя оперативно принять решение по их устранению.
• Расписание. Модуль создан для рационального управления потоком клиентов, рабочих графиков специалистов. Позволяет видеть объем планируемого лечения по состоянию на сегодня.
• Напоминания. В этом разделе можно следить за всеми изменениями, происходящими в клинике в плане посещений, вести специальный дневник, отправлять пациентам напоминания о предстоящем визите к специалисту.
• SMS и E-mail рассылки. Модуль оповещает администратора о подтверждении клиентом записи на прием к специалисту. Позволяет информировать пациентов о предстоящих акциях, скидках.

Потенциал программы уникален, и не имеет себе аналогов. Позволяет оптимизировать работу клиники в целом: увеличить ее посещаемость, загрузку кресел, заняться развитием стоматологических услуг. Решает приоритетные задачи стоматологии: контроль над финансами, распределение нагрузки каждого специалиста, рациональное использование медпрепаратов.

Dentist Plus: в чем преимущества использования

Благодаря Dentist Plus управлять стоматологией стало намного проще. Она имеет удобный, понятный интерфейс, обучающие видеоуроки, множество необходимых для работы модулей. Поддерживает разные операционные системы: Windows, Mac, Linux. Работает на любом устройстве.

Используя этот инструмент на практике, можно получить следующие преимущества:

1. Руководитель всегда будет в курсе рабочего графика специалистов клиники. В свою очередь, сотрудники смогут заранее планировать свой рабочий день.
2. Информирование клиентов о возможной задержке начала приема, его переносе на другой день, поздравлять с праздниками.
3. Вести удобную бухгалтерию, контролировать поступление финансов, сроки годности медпрепаратов, получать аналитические данные, формировать отчетность.
4. Моментальный доступ к встроенному международному классификатору болезней, медицинским формам отчетности установленного образца.

Вывод очевиден: используя Dentist Plus, владелец клиники в одном окне получит доступ к данным о работе стоматологии, к полноценным отчетам, статистическим и аналитическим данным, на основании чего сможет сделать определенные выводы, и при необходимости, принять меры по оптимизации рабочих процессов.

Особенности учета в стоматологии

Правильная организация бухгалтерского учета в стоматологии требует от бухгалтера постоянного контроля основных направлений работы.

Грамотно организованный учет предоставления услуг позволяет рассчитывать расходы на материалы, амортизацию, финансовые поступления. Благодаря этому появляется возможность планировать прибыль и закупки на следующий период.

ОСН и УСН – две системы налогообложения в стоматологической клинике

Деятельность частной стоматологической клиники в соответствии с законодательством обязана подвергаться лицензированию. Наличие лицензии установленного образца обеспечивает возможность лечить зубы пациентам. Медицинская сфера налогообложения характеризуется рядом особенностей, которые обязан знать специалист, работающий в этой отрасли.

Основная часть клиник работает по упрощенной системе, что является наиболее выгодной схемой.

Следует учитывать, что в налоговой при регистрации документов ОСН используется по умолчанию, УСН применяется при предоставлении соответствующего заявления.

Для системы ОСН взимается стандартный 20% налог на прибыль.

УСН бывают 2-х типов:

• «доходы», в ходе которого предприниматель обязан уплачивать в размере 6% от прибыли;
• «поступления минус затраты» – клиника выплачивает 15% с разницы между приходом и расходом средств.

Таким образом, УСН система является более выгодной в сравнении с ОСН. Но выбирая ее, стоматологические клиники должны соблюдать ряд условий по размеру налога, среднегодовому количеству персонала, личной доли в УК и ряд других нюансов.

Стоматологический бизнес начинается с регистрации и получения разрешительных документов. Если вы планируете открыть стоматологическую клинику, то наша подробная инструкция поможет это сделать – от юридических нюансов до подбора помещения и требований к персоналу.

Особенности бухгалтерского учета в стоматологии

Основная сложность бухгалтерского учета в стоматологии состоит в учете норм, регламентирующих необходимость списания расходуемых в ходе лечения материалов. Во многом это определяет корректность формирования стоимости услуг, а также правильность формирования налоговой базы по ОСН и УСН.

Для правильного ведения бухгалтерского учёта в частной стоматологической клинике требуется ведение таких документов:

• Журнал осмотров пациентов;
• Журнал движения мед. материалов;
• Книга учета инвентаря;
• Журнал учета расходуемых при лечении материалов;
• Книга учета медицинской документации, проф. осмотров и медицинских книжек сотрудников;
• Общий отчет по оказываемым медуслугам;
• Отчет по финансовому результату;
• Для упрощения ведения бухгалтерского учета рекомендуется использовать электронные карты для пациентов.

В каждой медицинской клинике следует разработать индивидуальную учетную политику, устанавливающую принципы учета документов. Бухучет ведется непрерывно. Все операции, которые осуществляются в учреждении, при наличии основания подлежат учету.

К основным учетным операциям в стоматологической клинике относят:

• оказание медицинских услуг;
• доходно-расходные показатели;
• расход медицинского инвентаря, медикаментов;
• учет основных и вспомогательных средств;
• учет выплаты зарплаты для персонала.

Себестоимость продаж в отчете о финансовых результатах в программе БИТ.Стоматология

Реестр оказанных медицинских услуг в программе БИТ.Стоматология

Оборудование, которое имеется на балансе у клиники, перечисляется в специальном журнале, где фиксируется его дата покупки, стоимость. Любое новое устройство проводится через бухгалтерию, а приборы, отработавшие свой срок, должны списываться в соответствии с решением комиссии.

Работой бухгалтера является также начисление заработной платы. Определенная часть работников клиники обычно получает ставку, с начислением которой обычно проблем не возникает. Среднему медицинскому персоналу и врачам обычно начисляется зарплата, зависящая от проделанного объема работы. Учитывается, как число принятых пациентов и отработанных часов, так и сложность произведенных процедур.

Отчет по выработке сотрудников в программе БИТ.Стоматология

Начисление заработной платы в программе БИТ.Стоматология

БИТ. Стоматология – программа, автоматизирующая управление стоматологической клиникой. С ее помощью можно вести учет оказанных услуг, контролировать расход материалов, обеспечивать быструю запись пациентов, формировать интерактивные расписания врачей, получать финансовый результат в один клик и автоматизировать другие ключевые для прибыли клиники бизнес-процессы.

Проводки, связанные с учетом основных средств в стоматологии

Необходимо вести учет всех основных средств в стоматологии. Следует организовать оформление и наличие соответствующей документации, в состав которой входят инвентарные карты, акты приема-передачи, накладные и пр.

К основным средствам стоматологической клиники принято относить:

• мед. оборудование;
• вычислительные устройства,
• здания;
• транспорт.

Стоматологическое оборудование обычно дорогостоящее, поэтому приобретается посредством лизинга или кредита, предоставленного банком. Его также приобретают на собственные средства или получают в виде взноса от учредителей.

Выполнение учета основных средств включает:

• оприходование к моменту поступления;
• в ходе эксплуатации начисление амортизации;
• списание или выбытие ОС из-за его изношенности или непригодности.

Особенности учета материалов в стоматологической клинике

Учет расходуемых материалов стоматологии выполняется путем ведения первичных документов:

• мед. карточки пациентов;
• журнал осмотров,
• технологическую карту израсходования стомат. материалов;
• учета материалов, используемых в работе,
• инвентарные книги.

Важным аспектом бухгалтерской работы также становится учет используемых при лечении материалов. Их списание выполняется по факту расходования и фиксируется в журнале и личной мед. карточке пациента. По итогу месяца подсчитываются расходы и остатки. Все приобретаемые материалы бухгалтер регистрирует в журнале с указанием даты поступления, стоимости и количества. Его задача – фиксировать расходуемые материалы, выданные со склада, а также иметь свежую информацию об их перемещении и ежедневном наличии.

Программа БИТ.Стоматология, предназначенная для автоматизации стоматологических клиник, позволяет в том числе вести учет материалов и контролировать их расход с подсчётом отклонения от установленных норм. С помощью программы вы сможете выявлять как избыток, так и необходимость дозаказа нужных единиц.

Фактический и нормативный расход материалов в программе БИТ.Стоматология

Ведомость по товарам на складах

Печатная форма акта инвентаризации

БИТ. Стоматология обеспечивает автоматизированное управление стоматологической клиникой на всех уровнях:

1. Административная работа с пациентами

• удобная запись на приём;
• полная информация о графике приёма каждого пациента;
• хранение личной информации;
• заполнение в электронном виде договоров;
• автоматизированный расчёт по оказанным услугам;
• рассылка рекламной информации.

2. Интерактивная зубная карта

История лечения пациента, анамнез, результаты исследований, процедур, ведется в электронном виде.

Это позволяет врачу владеть полной информацией и эффективнее вести приём – при отсутствии бумажной работы больше времени остается пациенту и изучению его проблемы.

3. Финансовая отчетность

• расходы;
• поступление средств в кассу;
• оплаты;
• анализ расходов по определенным сотрудникам и направлениям работы;
• расчёты с штатом и прочие характеристики движения средств в мед. учреждении.

Как реализуется использование программы БИТ.Стоматология на практике? Ознакомьтесь с видеоотзывом коммерческого директора стоматологии доктора Лютикова и узнайте, какие преимущества получила клиника после внедрения программы.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Документация в стоматологии

Что такое документооборот? Это система хранения и обработки данных. Правильно организованный документооборот облегчает ведение бизнеса и помогает наладить рабочие процессы. Чем прозрачнее механизм сдачи отчетов, тем проще взаимодействовать с налоговой и другими контролирующими органами. Именно поэтому руководителю важно упорядочить процедуру заполнения сотрудниками различных бумаг. В этой статье мы поговорим, как вести журналы учета и медкарты в стоматологической клинике.

Документация, необходимая при проверках

Деятельность стоматологической клиники регулируется двумя законодательными актами:

• законом «О защите прав потребителей»;
• постановлением Правительства РФ № 1006 от 4 октября 2012 года «Об утверждении Правил предоставления организациями платных медицинских услуг».

В них указаны все учетные формы документов, необходимые для ведения медицинской деятельности. Например:

• амбулаторная карта;
• договор предоставления услуг;
• согласие на оказание медицинской помощи;
• согласие на обработку личной информации;
• квитанция или кассовый чек;
• акт о выполненных процедурах;
• правила оказания платных медицинских услуг;
• список оказываемых услуг и их стоимость;
• информация о врачах, их образовании и квалификации;
• журнал бухгалтерского учета;
• книга жалоб и отзывов;
• часы работы клиники;
• расписание приема стоматологов;
• гарантия на предоставляемые услуги.

Этот список актуален для крупных организаций. Частная стоматология может обойтись меньшим количеством документов. Кроме того, согласно приказу Минздрава РФ № 947н от 07.09.2020, с 1 февраля 2021 года медицинские учреждения могут полностью перейти на электронный документооборот.

CRM-система — другой уровень
ведения бизнес-процессов

CRM-система помогает росту прибыли стоматологии за счет сокращения времени обслуживания пациентов, увеличения пропускной способности клиники, полной загрузки врачей и анализа всех данных.

Документация, которая защитит от жалоб и претензий пациентов

В законе «О защите прав потребителей» прописаны два ключевых положения, которые позволяют пациенту медицинского учреждения обратиться с жалобой в суд:

1. Потребитель должен получить полную информацию о предоставляемых услугах.
2. Потребитель имеет право на качественный сервис и удовлетворение своих ожиданий.

При судебном разбирательстве руководству стоматологии придется доказывать, что клиенту были предоставлены необходимые сведения. Все аргументы нужно предъявить в письменном виде. Если клиника не сможет подтвердить, что пациент был проинформирован о применяемом методе лечения и ожидаемом результате, суд вынесет решение в пользу потребителя. В этом случае проигравшая сторона обязуется провести возврат денежных средств и оказать повторную услугу бесплатно.

Нюанс заключается в том, что расходы на судебный процесс могут составить 500% от стоимости услуги. В них входят оплата адвоката, штрафов и т. д. Чтобы избежать этого, нужно знать юридические аспекты договора по оказанию услуг. Он должен включать в себя следующие положения и документы:

• согласие на проведение процедур;
• ответственность сторон, включая пункт о снятии материальной ответственности со стоматологической клиники;
• ограничение гарантии на предоставляемые услуги;
• отказ от альтернативного лечения;
• акт выполненных работ, который подтверждает, что клиент удовлетворен результатом лечения;
• памятку пациента.

Если вышеупомянутые положения не войдут в договор, стоматология не сможет обезопасить себя в случае конфликтных ситуаций. Отказ от претензии, мировое соглашение, акт оценки качества услуг, а также заключение врачебного консилиума подписываются после возникновения спора.

Медкарта — основная медицинская документация стоматологического кабинета

Законы РФ предусматривают единые образцы амбулаторных карт для частных и государственных клиник. В стоматологиях должны использоваться учетная форма № 043/у, состоящая из 3-х блоков:

1. Паспортная информация

• идентификационный номер;
• дата, когда была заведена карта;
• фамилия, инициалы, год рождения, пол, адрес регистрации и фактического проживания пациента;
• место его работы;
• предварительный диагноз на момент обращения;
• информация о хронических и перенесенных заболеваниях.

Кроме того, в этом блоке могут быть указаны паспортные данные. Если пациенту нет 18, нужно вписать информацию из свидетельства о рождении.

2. Данные обследований

• результаты внешнего первичного осмотра стоматологом;
• сведения о состоянии ротовой полости и зубов с использованием общепринятых аббревиатур;
• данные о прикусе пациента;
• рентгеновские снимки;
• результаты анализов.

Умная зубная формула —
всегда под рукой

Врачу легко и просто подготовиться к приему, когда у нас есть интерактивная зубная формула от 1С:Медицина. Стоматологическая клиника: вся информация о пациентах в одном месте.

3. Общая информация

• схема обследования;
• назначенное лечение;
• расшифровка диагнозов.

Первый раздел оформляется администратором стоматологии. Два других может вести только лечащий врач клиники. Все записи в карте должны соответствовать общепринятым стандартам. Сокращать названия болезней, анатомических образований и медицинских инструментов нельзя. Также недопустимы исправления и зачеркивания. В конце приема для подтверждения внесенной информации стоматологу нужно поставить свою подпись.

Кроме того, в карте могут содержаться:

• данные амбулаторных исследований;
• выписки из других клиник;
• экспертные заключения профильных специалистов;
• результаты рентгеновских исследований.

Как правильно хранить документацию

Документация в стоматологической клинике должна храниться в соответствии с законом «О персональных данных». Как правило, амбулаторная карта остается в регистратуре до полного выздоровления пациента. С его согласия могут быть изменены сроки хранения отдельных документов. Эти моменты прописываются в договоре. В противном случае сбор персональных данных будет считаться незаконным.

Рассмотрим сроки хранения первичной медицинской документации.

Амбулаторная карта пациента (форма № 043/у или № 025/у-87) — 5 лет.

Лист учета работы стоматолога (форма № 037/у) — 1 год.

Дневник учета работы стоматолога (форма № 039-2/у) — 1 год.

Журнал учета оказания услуг юриста (форма № 038-0/у) — 5 лет.

Документация санитарных работ — 5 лет.

Чтобы пресечь спорные моменты, связанные с обработкой персональных данных, нужно:

1. Рассказать пациенту, как осуществляется сбор информации.
2. Предупредить о возможных последствиях утечки.
3. Познакомить с правилами получения документов, связанных с лечением.
4. Обсудить, кто из близких пациента сможет получить доступ к его персональным данным в случае недееспособности.
5. Предупредить, в течение какого срока будут храниться данные.

Кроме того, пациент должен подписать следующие документы:

• согласие на сбор и хранение персональных данных во время предоставления стоматологической помощи;
• согласие на сбор и хранение информации, которую нельзя разглашать посторонним;
• ознакомление со способом и сроками хранения данных.

Документация: ответственность за нарушения ведения и хранения

Персональные данные пациента стоматологической клиники должны храниться в тайне. Разглашение сведений возможно только по решению суда. За нарушение клинику могут привлечь к административной или даже уголовной ответственности по статьям:

• 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»;
• 292 Уголовного кодекса РФ «Внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений с целью получения личной выгоды»;
• 325 Уголовного кодекса РФ «Похищение или повреждение документов, штампов и печатей»;
• 327 Уголовного кодекса РФ «Подделка, изготовление или оборот поддельных документов».

Документация по охране труда

Персонал стоматологической клиники использует в работе специализированное оборудование и высокотоксичные химические вещества. Кроме того, врачи стоматологии подвержены негативным последствиям профессиональной деятельности, например рентгеновскому излучению. Поэтому документация стоматологической клиники должна содержать такие акты, как:

• положения по охране труда;
• свидетельства медицинских осмотров;
• внутренние правила трудовой деятельности;
• журнал учета инструктажей по охране труда;
• правила техники безопасности;
• план аттестации по охране труда сотрудников.

Документация по охране труда врачей включает следующие инструкции:

• правила для сотрудников, обслуживающих специализированное оборудование;
• протоколы, акты и графики работы;
• аттестаты рабочих мест с вредными условиями труда;
• правила поведения при возникновении чрезвычайных ситуаций;
• инструкции по санитарным нормам для врачей рентгенологических кабинетов;
• инструкции по радиационной безопасности для пациентов.

Также положено иметь документы, регулирующие безопасность при проведении обследований: карты учета индивидуальных доз, лист дозовых нагрузок и техническую книгу на рентгеновское оборудование.

Среди документации стоматологии должны быть следующие приказы:

• о том, что специалистам рентгенологического отделения присвоены группы А и Б;
• о допуске стоматологов к работе в рентген-кабинет;
• о назначении ответственных лиц за хранение и учет рентгеновского оборудования;
• о составлении перечня контролируемых показателей при использовании рентгеновских медицинских аппаратов.

Автоматизация — это
поставить на поток работу с пациентами

Как автомобиль заменяет десятки лошадей, так и программа автоматизации работает за целый отдел. Программа экономит время сотрудников, снижает административные расходы и исключает ошибки.

Упростить работу с документами можно при помощи системы автоматизации 1С:Медицина. Стоматологическая клиника. Наша программа для стоматологии позволяет хранить информацию о пациентах, отслеживать поступление расходных материалов и контролировать ведение нормативно правовых-актов. Оставьте заявку, и наши менеджеры свяжутся с вами для бесплатной консультации!