Где можно хранить документы вне дома

Хранение документов

В настоящее время организация хранения документов — вопрос не легкий, ведь для того, что бы правильно хранить документы нужно купить или снимать специальное помещение за баснословные деньги. Возникает вопрос, как же это сделать и сэкономить свои деньги.

Основные виды хранения документов

• хранения при ликвидации;
• хранение документов действующей организации.

Хранение при ликвидации

При ликвидации организации, документы по личному составу необходимо передавать в государственный архив на хранение. Тогда что же делать с остальными документами? Документы, срок хранения которых вышел, можно свободно уничтожить, а это немалая часть от всего объема, а оставшуюся часть, хранить до истечения срока хранения. В этом случае поможет депозитарное хранение, и это же и есть решение вопроса для действующей организации.

Депозитарное хранение

Депозитарное хранение документов, это хранение документов вне офиса, у специализированной компании. Помещения для хранения у таких компаний, соответствуют всем требованиям для хранения документов, таких как температура, влажность, освещенность помещения. Что бы поддерживать такой климат, нужно оборудовать помещение дорогостоящей аппаратурой, что влетит в копеечку, поэтому не стоит этим самому заниматься, проще обратится в такую компанию и сдать документы на хранение им.

Обращайтесь к профессионалам

Заинтересовало хранение документов, но не знаете как это сделать? Лучше обратиться к специалистам, умеющим разобрать все старые архивные документы, накапливающиеся годами. Вам просто нужно позвонить нам по телефону: (495) 227-04-94 или сделать запрос на info@archiv-s.ru

Правильное хранение документов на складе

Важная налоговая, бухгалтерская и некоторые другие виды документаций должны подвергаться архивному хранению на протяжении десятилетий. Подобные документы накапливаются в огромных количествах и не могут размещаться в офисных зданиях из-за своего объема. И решением сложной задачи размещения для организации может стать специализированный оборудованный склад для хранения документов.

Режим хранения в складских помещениях

Хранение документов на складе должно осуществляться в специально оборудованных боксах на стеллажах, в которых поддерживается постоянный сухой и теплый микроклимат. Важно, чтобы коробки закрывались плотно для защиты от прямого попадания солнца, от пыли, но при этом не допускали парникового эффекта. При неправильном размещении документации вне склада, возможно попадание влаги, что фактически гарантирует деформацию бумаги, выцветание, размытие записей и появление плесени.

В местах для хранения архивных документов также не должно быть сквозняков. Документация должна быть тщательно перебрана и отсортирована в назначенном порядке (алфавитном, по дате выпуска и др.) и непосредственному применению. Для бумаг должны быть предусмотрены шкафы, стеллажи или ячейки соответствующего размера и объемов. Допускается сбор документации по папкам, коробкам и уголкам, если такой подход не нарушает основные условия хранения. Картотека приводит сортировку в порядок и делает нужный документ доступным в подходящий момент.

Преимущества хранения документов на специальном складе

У крупных организаций накапливается огромное количество документации, которую невозможно всю хранить в офисе. Поэтому и требуется дополнительное помещение. Преимущества использования склада:

1. Сравнительная дешевизна. Склад предназначен непосредственно для хранения бумаг в течение длительного срока. Поэтому предприятию не требуется арендовать и обслуживать дополнительное помещение и отслеживать качество хранения.
2. Высокое качество хранения. Складские архивы не накапливают пыли и грязи, поэтому не требуют дополнительных вложений на уборку помещений.
3. Длительные сроки. В архивах документация может храниться десятилетиями, поэтому вопрос «как хранить документы предприятия» отпадает сам собой.
4. Защита данных и сведений в документации (в том числе персональных, конфиденциальных). Вход в помещение недоступен третьим лицам, а доступ непосредственно к боксу с бумагами предоставляется только должностным доверенным лицам.

Документы для хранения

В архивах возможно хранить практически любую бухгалтерскую, юридическую, личную документацию в любых объемах по ячейкам и картотекам. К размещению допускаются:

• отчеты различного типа (в том числе налоговые);
• рукописные документы;
• архивная документация юридических и физических лиц любого уровня.

Предоставляются помещения, шкафы и стеллажи для любых объемов. Формат документации может быть любым. Для нестандартных размеров бумаги также возможен подбор соответствующих архивных ящиков.

Хранение документов

Где можно хранить документацию в течение долгого времени, если дома и в офисе нет для неё места? Лучшее решение — хранение документов на складе индивидуального хранения.

Долгосрочное хранение документов актуально для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий, организаций. Существуют различные нормативные акты, которые обязывают хранить множество бумажных документов (например, договоры, личные дела, финансовые бумаги ). Так, например, с проблемой хранения документов бухгалтерского учета и кадровых документов сталкиваются многие организации.

Со временем количество хранимых в офисе документов превращается в ощутимую проблему: сдерживается скорость и эффективность документооборота, увеличивается стоимости затрат на содержание архива. Хранение документов на складе индивидуального хранения эти проблемы с легкостью решает.

Плюсы от хранения документации в Сундучке74

• Сокращение расходов на персонал, пространство и оборудование, необходимых для ведения архива своими силами.
• Высвобождение дополнительного рабочего пространства в офисе.
• Доступ к архивным документам будут иметь лишь уполномоченные сотрудники.
• Возможность спрятать документы от посторонних глаз и нежелательного внимания.

Вы получаете больше, чем недорогое хранение вещей:

контейнер любого размера (от 1 м²)

на любой срок (от 24 часов)

полная безопасность вещей

доступ к вещам в любое удобное время

Как правильно хранить документы

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а от каких можно избавиться, и узнали, какие еще есть варианты.

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности архивных документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

• хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
• у компании или ИП должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
• соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
• проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Рассказываем об основных ошибках, которые допускают компании и ИП при хранении документов.

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания. Но учтите: даже со справкой документы надо будет восстановить, просто она поможет отсрочить исполнение требования налоговой о представлении бумаг.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию или ИП.

Обработать тысячу платежей за день

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Нарушение	Штраф	Основание
Отсутствие документов бухучета	От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц. От 2500 до 5000 ₽ — для малых предприятий.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании или ИП могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы с истекшими сроками хранения по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь. ИП, работающий без персонала, может обойтись без комиссии и сделать все сам.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Главное

1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.
3. Если не хотите следить за сроками и правилами хранения первичных бухгалтерских документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Индивидуальные условия для среднего и крупного бизнеса

• Бесплатные переводы физлицам до 15 млн рублей в месяц
• Кредиты до 200 млн рублей по специальным ставкам
• Биржевой овернайт — размещайте свободные деньги на ночь на бирже, возвращайте утром с процентами