Как поставить на место главного бухгалтера

Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать

Что должен сделать главный бухгалтер, приступая к работе в организации, у которой уже есть своя история учета и отчетности? Во-первых, принять дела у увольняющегося главного бухгалтера. Во-вторых, познакомиться со спецификой деятельности и учета в организации. Желательно также оценить представленную в налоговую инспекцию отчетность и регистры учета, выявить допущенные ошибки, внести исправления.

Самый оптимальный вариант для передачи дел — это аудиторская проверка в фирме перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового. Ошибки, которые могут быть обнаружены, исправит прежний бухгалтер, а новый начнет работу с чистого листа. Однако такой вариант приемлем не для всех фирм, и зачастую вновь пришедшему главбуху приходится все делать самому.

Как принять дела

Порядок передачи дел законодательно не определен. Обычно составляется специальный акт, по которому бывший бухгалтер передает документацию новому.

Составляем акт о передаче документации

Первый вопрос, который возникает: какие документы нужно передавать? Очевидно, те, за которые отвечает главный бухгалтер.

Обратимся к пункту 2 статьи 7 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). В нем сказано, что главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. В Налоговом кодексе об обязанностях главного бухгалтера не упоминается. Понятно, что ведением налогового учета и сдачей налоговой отчетности должен заниматься также главный бухгалтер.

Конечно, если фирма небольшая и создана сравнительно недавно, бывший главный бухгалтер может передать новому все документы, перечислив их в акте. Передавать все документы придется и в том случае, когда в фирме только один бухгалтер — главный. Если фирма крупная и в ее штате помимо главного числятся другие бухгалтеры, передаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха.

Например, нет смысла передавать банковские и кассовые документы, если в организации работает бухгалтер, отвечающий за банк и кассу. То же относится и к документам по начислению заработной платы. Их не надо отражать в акте, если учет расчетов по заработной плате ведет отдельный бухгалтер. Тем не менее новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.

Еще один вопрос, который возникает при составлении акта: за какой период передаются документы? В пункте 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ сказано, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Значит, за этот период и нужно передавать документы.

Если в организации не было налоговой проверки, особое внимание следует обратить на наличие документов за последние три года. Напомним, что налоговые органы имеют право проверить организацию только за последние три года (ст. 87 НК РФ).

Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Если документов немного, можно перечислить каждый из них, если много — целесообразно указать папки документов, например «Налоговая отчетность за 2006 год». Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов. Акт подписывают прежний и новый главный бухгалтер, затем визирует руководитель. На акте можно поставить печать организации.

СОВЕТ

Ольга Павловна Глебова, директор по аудиторской консалтинговой деятельности АК «ЮКОН/эксперты и консультанты»:

«Уделите внимание акту приемки-передачи дел. На мой взгляд, в нем целесообразно подробно описать состав налоговой и бухгалтерской отчетности, содержащейся в передаваемом архиве.

Документы принимаются за несколько финансовых лет. В связи с этим новому бухгалтеру можно порекомендовать проверить, как организация соблюдала основное правило бухгалтерского учета, установленное пунктом 3 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учете». Я имею в виду наличие преемственности хозяйственных операций и показателей отчетности от одного финансового года к другому. Эта контрольная операция особенно актуальна, если в последние годы организация меняла компьютерные учетные программы, модернизировала и дорабатывала их. Для таких ситуаций характерно несоответствие входящих и исходящих показателей по отдельным счетам бухгалтерского учета. Сравнив эти показатели в балансах за последние несколько лет, можно выявить ошибки. Обнаруженные ошибки следует описать в акте приемки-передачи дел.

Кроме того, я бы рекомендовала не только провести инвентаризацию материальных ценностей, но и получить от предыдущего главного бухгалтера акты инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие финансовые годы. Как известно, в соответствии со статьей 12 Закона «О бухгалтерском учете» такую инвентаризацию организация обязана проводить ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данные актов инвентаризации подтверждают показатели годовой бухгалтерской отчетности. Отсутствие таких актов не позволяет сделать вывод о достоверности финансовой отчетности.

Приемка документов, касающихся налоговых расчетов с бюджетом, является одним из важнейших этапов передачи дел. Советую не только потребовать у прежнего бухгалтера акт сверки с налоговыми органами по всем основным налогам и получить объяснения (желательно письменные) по выявленным расхождениям, но и разобраться во взаимоотношениях организации с налоговой инспекцией. Лучше всего получить от предшественника акты документальных налоговых проверок, решения налоговых органов о случаях привлечения к налоговой и административной ответственности организации и ее должностных лиц, переписку по различным вопросам, архив судебных споров, если таковые случались, и другие важные документы. Рекомендую включить в акт приемки-передачи дел документальный архив взаимоотношений с налоговыми и судебными органами.

Источниками информации о бухгалтерских ошибках и возможных налоговых рисках служат аудиторские отчеты. Поэтому можно запросить у увольняющегося коллеги отчеты аудиторов по результатам проверок, а также исправительные декларации, свидетельствующие о внесении необходимых исправлений в учет и документооборот. Аудиторские отчеты можно включить в перечень документов, передаваемых по акту приемки-передачи дел.

Допустим, проверив первичные документы, новый главбух обнаружил, что не хватает счетов-фактур и (или) актов от поставщиков товаров (работ, услуг). В такой ситуации нужно запросить у увольняющегося главного бухгалтера доказательства правоспособности контрагентов (хотя бы наиболее значимых для организации). А на будущее можно посоветовать включать в договоры с поставщиками требование представлять справку об отсутствии задолженности по уплате налогов перед бюджетом».

Обратите внимание: новый главный бухгалтер, который уже ознакомлен с документацией, должен указать в акте имеющиеся недочеты и несоответствия, а также недостающие документы. Иначе впоследствии доказать, что, например, документ утерян при работе бывшего главного бухгалтера, будет сложно.

ПРИМЕР 1

Новый главный бухгалтер Е.В. Зайцева пришла на работу в ООО «Весторг» 5 июня 2006 года и принимает дела у бывшего главного бухгалтера Н.К. Васильевой.

Штат бухгалтерии в организации насчитывает четыре человека: главный бухгалтер, бухгалтер по начислению заработной платы, бухгалтер по товарному учету и бухгалтер по кассовым и банковским операциям. Главбух непосредственно контролирует составление бухгалтерской и налоговой отчетности, книги продаж и книги покупок, журналов регистрации счетов-фактур, а также документов по основным средствам, материалам и услугам.

Новый главный бухгалтер сверила показатели, отраженные в документах, с показателями отчетности и обнаружила следующее. По балансу (форма № 1) первоначальная стоимость основных средств на 1 апреля 2006 года составляет 10 550 740 руб. Однако в папке по основным средствам есть документы только на 8 950 200 руб. Не хватает документов на сумму 1 600 540 руб. (10 550 740 руб. – 8 950 200 руб.).

Образец акта приемки-передачи документов, который нужно составить в рассматриваемой ситуации, приведен внизу.

АКТ № 1
приемки-передачи документов

г. Москва 5 июня 2006 года

Н.К. Васильева, главный бухгалтер ООО «Весторг» до 2 июня 2006 года включительно (приказ от 27.04.2005 № 25), передает, а Е.В. Зайцева, являющаяся главным бухгалтером ООО «Весторг» с 5 июня 2006 года (приказ от 05.06.2006 № 38), принимает следующие документы:

1) бухгалтерскую и статистическую отчетность за 2005 год;

2) бухгалтерскую и статистическую отчетность за I квартал 2006 года;

3) налоговую отчетность за 2005 год;

4) налоговую отчетность за I квартал 2006 года;

5) книги продаж за 2005 год;

6) книги продаж за период январь — апрель 2006 года;

7) книги покупок за 2005 год;

8) книги покупок за январь — апрель 2006 года;

9) журналы регистрации счетов-фактур, полученных в 2005 году;

10) журналы регистрации счетов-фактур, выставленных в 2005 году;

11) журналы регистрации счетов-фактур, выставленных и полученных за январь — апрель 2006 года;

12) документы по основным средствам за 2005—2006 годы.

Примечание. Не достает документов по основным средствам на сумму 1 600 540 руб.;

13) документы по оприходованным материалам за 2005—2006 годы;

14) документы по полученным услугам за 2005—2006 годы.

Документы сдал: Документы принял:

______________(Н.К. Васильева) _________ (Е.В. Зайцева)

Генеральный директор Сидоров А.П. Сидоров

Инвентаризация при увольнении главного бухгалтера

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера? Да, если главный бухгалтер заключает договор о полной материальной ответственности. Такой договор обычно заключают, когда главный бухгалтер выполняет обязанности кассира.

Напомним, что организации обязаны проводить инвентаризацию при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Так как новый главный бухгалтер тоже будет заключать договор о полной материальной ответственности, проводить инвентаризацию денежных средств лучше в присутствии как бывшего, так и нового главного бухгалтера.

КСТАТИ

Не забудьте про сверку расчетов с налоговыми органами!

Новому главному бухгалтеру можно порекомендовать следующее. Помимо проверки учета в собственной фирме нужно провести сверку платежей с налоговой инспекцией. Дело в том, что, если бывший бухгалтер этого не делал, может оказаться, что какие-то платежи по налогам или взносам были перечислены не на тот КБК и т. д. Из-за этого организации начисляются пени за уже вроде бы уплаченный налог.

Как проводится инвентаризация? Прежде всего издается приказ о ее проведении, назначается инвентаризационная комиссия, ее председатель и т. д. В процессе инвентаризации сверяются наличные денежные средства, имеющиеся в кассе организации, с данными бухгалтерского учета и кассовой книги. Результаты оформляются в акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Поскольку меняются материально ответственные лица, акт составляется в трех экземплярах. Первый передается прежнему главному бухгалтеру, второй — новому, а третий остается в бухгалтерии организации.

Прием дел в одностороннем порядке

Допустим, прежний главбух уже уволился, а новый еще не вышел на работу. Как в этом случае оформить передачу дел? Дела принимает либо работник, назначенный руководителем, либо сам руководитель.

Здесь есть свои минусы. Поскольку документы принимают незаинтересованные работники, отсутствие каких-либо документов они могут и не заметить. Соответственно в акте приемки-передачи это отражено не будет.

В подобной ситуации новому главбуху лучше составить акт приема документов в одностороннем порядке. Порядок составления тот же, что и при передаче документов от бывшего главного бухгалтера новому. Разница лишь в том, что у нового главбуха есть время, и он может более тщательно все проверить и отразить свои замечания в акте. Акт должен быть подписан новым главным бухгалтером и завизирован руководителем.

Проверка учета при приеме дел

Акт подписан, все документы имеются в наличии. Что еще должен сделать новый главбух? Конечно, он отвечает только за свою работу. Но, чтобы избежать неприятностей в случае налоговой проверки, лучше подстраховаться и проверить, как велся учет раньше. Новый главбух может сам это сделать либо попросить нанять аудиторскую фирму. Если на аудиторскую проверку у фирмы нет денег, а у бухгалтера не хватает времени проверить все самому, осуществляется выборочная проверка.

В первую очередь следует обратить внимание на начисление налогов. Особенно на налоги, налоговым периодом по которым является календарный год. Дело в том, что ошибки, допущенные бывшим бухгалтером, повлекут за собой искажение налоговой базы уже в период, когда будет работать новый главный бухгалтер.

Новый главбух пришел в середине года

Рассмотрим основные налоги, которые уплачивает организация, применяющая общий режим налогообложения.

НДС. В соответствии со статьей 163 НК РФ налоговым периодом по НДС является месяц (для организаций с ежемесячной выручкой без НДС не более 2 млн. руб. — квартал).

Таким образом, если у фирмы налоговый период месяц, нужно обязательно проверить хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерском учете и касающиеся как начисления НДС, так и налоговых вычетов по нему за последний месяц. Кроме того, необходимо проверить наличие, а также правильность заполнения выданных и полученных счетов-фактур, журнала их регистрации, книг покупок и продаж.

Если налоговый период — квартал, механизм проверки тот же, но период больше. Однако, если у фирмы сравнительно небольшая выручка (менее 2 млн. руб. в месяц), можно предположить, что хозяйственных операций, равно как и документов, у нее не так много. Желательно проверить книги покупок и счета-фактуры, полученные от поставщиков с начала года.

ЕСН. В статье 240 НК РФ указан налоговый период — календарный год. Что это означает? Если новый главный бухгалтер пришел в середине года, ему придется подавать налоговую декларацию по ЕСН и за свой период, и за период, когда он еще не работал. Следовательно, проверить операции, связанные с начислением и уплатой этого налога, нужно не только за последний месяц, но и с начала года. К тому же начисленный ЕСН — это один из видов расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Поэтому ошибки в начислении ЕСН будут двойными, то есть приведут к искажению налоговой базы по налогу на прибыль.

Налог на имущество. Налоговый период по этому налогу — календарный год (ст. 379 НК РФ). Проверять, как он начислен, новому главбуху придется с начала года. Правда, это не так сложно, как с предыдущими налогами. Достаточно проверить, как определена остаточная стоимость основных средств, среднегодовая стоимость всех основных средств и рассчитан сам налог.

налог на прибыль. Как правило, именно с этим налогом связано большинство ошибок. Налоговый период по налогу на прибыль — календарный год (п. 1 ст. 285 НК РФ). Проверять новому главному бухгалтеру придется все подтверждающие документы, налоговые регистры, а также бухгалтерский учет хозяйственных операций, связанных с доходами, расходами и начислениями по налогу за период с начала года. Особенно тщательно следует изучить документы, связанные с расходами. Ведь при отсутствии хотя бы одного необходимого документа будет считаться, что налоговая база неправомерно занижена. После проверки могут последовать налоговые санкции.

Рекомендуем обратить внимание на хозяйственные операции, связанные с применением ПБУ 18/02. Если суммы налога на прибыль, исчисленного в декларации, соответствуют суммам, отраженным в бухгалтерском учете с учетом отложенных налоговых активов и обязательств, значит, вероятность ошибок в налоговом учете минимальна.

Если организация применяет УСН, то новый главный бухгалтер, пришедший в середине года, должен просмотреть все записи в Книге учета доходов и расходов с начала года. Он проверяет, правильно ли определены доходы, как отнесены затраты к расходам, имеются ли подтверждающие документы и т. д. Напомним, что налоговый период по налогу, уплачиваемому при УСН, также календарный год (п. 1 ст. 346.19 НК РФ).

В отличие от главбуха организации, находящейся на общем режиме, новому главному бухгалтеру организации, чья деятельность подпадает под ЕНВД, проверять придется не так много. Сумма начисленного ЕНВД не зависит от реальных доходов и расходов, поэтому посмотреть надо только расчет физических показателей. Налоговый период — квартал. Следовательно, новый бухгалтер будет отвечать за начисление ЕНВД с начала квартала, за который еще не отчитались.

Новый главбух пришел в начале года

Предположим, прежний главный бухгалтер уже начислил все налоги за прошлый год и сдал все отчеты. Тогда новый главбух, который приходит на работу в начале года, начинает год заново. Учет и начисление налогов за прошлый год ему проверять не нужно.

Если налоги за прошлый год еще не начислены, отчеты не готовы и не сданы, новый бухгалтер поступает так же, как если бы он пришел в середине года. Изучить надо все сделанное предыдущим главным бухгалтером не за часть года, а за весь предыдущий год.

Ошибки бывшего главного бухгалтера

Итак, новый главный бухгалтер проверил все, что необходимо, и выявил ошибки, допущенные в период, когда работал прежний главбух. Стоит ли их исправлять?

Скажем сразу, что выявленную ошибку обязательно надо исправить. Если ошибка допущена в расчете налогов, нужно внести изменения в налоговые регистры, пересчитать налог, при необходимости доплатить (как налог, так и пени) и сдать уточненные декларации. Ошибки в бухгалтерском учете также должны быть исправлены. Разумеется, обо всех ошибках, допущенных бывшим бухгалтером, необходимо доложить руководителю организации.

Какие ошибки следует исправлять незамедлительно, а с какими можно подождать?

Это зависит от характера ошибок. Например, ошибку в расчете налога, налоговый период по которому не закончен (и декларация за налоговый период не сдана), лучше исправить немедленно. Ведь, как уже отмечалось, ошибки прежнего бухгалтера повлекут за собой неправильный расчет налога уже после его ухода.

Ошибку в бухгалтерском учете тоже лучше исправить сразу, так как она может привести к искажению показателей в отчетности. К тому же исправление ошибок в бухгалтерском учете занимает не так много времени, как в налоговом.

СОВЕТ

Татьяна Васильевна Тындик, главный бухгалтер ЗАО «Каланча»:

«Выборочную проверку лучше начать с приказа об учетной политике для целей бухгалтерского учета и целей налогообложения. На примере одной-двух хозяйственных операций нужно проверить, соблюдается ли утвержденная учетная политика.

Советую посмотреть так называемую договорную базу, хотя бы те договоры, которые действуют в текущем году. Кроме стандартных договоров, например купли-продажи или оказания услуг, в базе могут оказаться договор лизинга, посреднические договоры, договоры страхования и кредитные договоры. Новый главбух должен проверить, как ведется бухгалтерский и налоговый учет по таким договорам».

СОВЕТ

Инна Юрьевна Новикова, генеральный директор аудиторской фирмы «Аудит, Консалтинг и Право+», канд. экон. наук:

«Я бы посоветовала вновь пришедшему главному бухгалтеру, после того как приняты документы, сделать следующее. Прежде всего оценить правильность составленной учетной политики. Ведь это документ, по которому работает целый организм, именуемый организацией. Если в учетной политике отражены правила, не соответствующие действующему законодательству, их необходимо изменить. Это следует из пункта 16 ПБУ 1/98.

Далее необходимо выяснить, утверждены ли в организации:

— рабочий план счетов бухгалтерского учета;

— формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, для которых нет типовых форм, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

— порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

— методы оценки активов и обязательств;

— правила документооборота и технология обработки учетной информации;

— порядок контроля за хозяйственными операциями.

Особо подчеркну, что составной частью учетной политики является документооборот. Его отсутствие неизбежно приводит к несвоевременному поступлению и неправильному оформлению первичных документов. Напомню, что работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а руководитель этот график утверждает. Так сказано в пункте 5.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 № 105. К тому же правильно составленный документооборот поможет работникам организации по достоинству оценить и работу бухгалтера.

Кроме того, если бухгалтерия состоит из нескольких человек, нужно оценить работу подчиненных. Для этого необходимо посмотреть, на каких участках работы обнаружены ошибки, и разобраться в причинах их возникновения (ошибки в учетной политике, недостаточная квалификация работника и др.). Безусловно, причины возникновения ошибок нужно устранить как можно скорее, чтобы они не повторялись в будущем».

Напомним правила исправления ошибок в бухгалтерском учете. Возможны три варианта развития событий.

Первый. Ошибка выявлена до окончания текущего отчетного года. Тогда исправления вносятся в проводки того месяца, к которым ошибка относится.

Второй. Ошибку заметили после окончания отчетного года, но до утверждения годовой отчетности. В такой ситуации исправительные записи вносятся декабрем года, в котором ошибки были допущены.

Третий. Ошибка обнаружена после сдачи отчетности. Исправления нужно внести в проводки текущего года. Уточненная бухгалтерская отчетность в налоговые органы не сдается.

Об остальных ошибках забывать не следует, но исправить их можно позже.

ПРИМЕР 2

Н.П. Свиридова начала работать главным бухгалтером в ЗАО «Салют» в июне 2006 года. Приняв дела от бывшего главбуха, она обнаружила ошибку в учете. За I квартал 2006 года расходы, относящиеся к представительским, в сумме 21 000 руб. полностью уменьшили налоговую базу по налогу на прибыль, хотя фонд оплаты труда за указанный период составил 300 000 руб.

Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы включаются в состав прочих расходов по налогу на прибыль в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Получается, что за I квартал 2006 года налогооблагаемую базу по налогу на прибыль могут уменьшить представительские расходы только на 12 000 руб. (300 000 руб. х 4%). Расходы были завышены на 9000 руб. (21 000 руб. – 12 000 руб.).

Ошибка может повлиять на расчет налоговой базы по налогу на прибыль за полугодие, поэтому ее необходимо исправить. За I квартал 2006 года нужно сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль, где налоговая база будет увеличена на 9000 руб., доплатить налог на прибыль в размере 2160 руб. (9000 руб. х 24%) и причитающиеся пени.

Исправления должны быть отражены в бухгалтерском учете. Так как 2006 год не закончен, исправления вносятся в проводки I квартала, когда были допущены ошибки. Необходимо сделать проводку:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» КРЕДИТ 68 «Расчеты по налогу на прибыль»

— 2160 руб. — отражено постоянное налоговое обязательство.

Если по итогам 1-го полугодия величина представительских расходов не превысит 4% от расходов на оплату труда, постоянное налоговое обязательство будет погашено.

Кроме того, в бухгалтерском учете ЗАО «Салют» нужно отразить хозяйственные операции, связанные с начислением и уплатой пеней и доначисленной суммы налога.

За что и как могут наказать бухгалтера

В связи со сложностью и важностью работы главный бухгалтер постоянно рискует. Его могут наказать руководитель, налоговая инспекция, контрагенты компании. Для этого у них есть целый набор инструментов. Существуют такие виды ответственности, к которой можно привлечь главбуха, как дисциплинарная, материальная, налоговая, административная, гражданско-правовая и даже уголовная. Поэтому мы решили разобраться, какие именно угрозы существуют для бухгалтера, показать на полутора десятках примеров, когда их можно избежать, а когда нет. Из всех примеров сделаны выводы.

Разграничение ответственности гендиректора и главбуха

Вопрос разграничения ответственности относится к сфере действия Закона «О бухучете». В пункте 2 ст. 13 данного закона сказано, что ведение бухучета организуется экономическим субъектом, то есть организацией. Значит, ответственность первоначально лежит на ней. Об ответственности главного бухгалтера в законе прямо не сказано. В то же время в п. 3 ст. 13 определено, что руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лицо. Следовательно, если в компании есть бухгалтер, то за правильность ведения бухучета отвечает он. Иные сопутствующие этому обязанности, как то: достоверно составлять и своевременно представлять в ИФНС налоговые декларации, а также другие документы, – возлагаются на бухгалтера, если прописаны в трудовом договоре с ним или в его должностной инструкции. Соответственно, и ответственность за нарушения, связанные этой документацией, может быть возложена также на него. Поэтому во избежание вовлечения бухгалтера в судебные споры о том, виновен он в конкретном нарушении или нет, ему целесообразно проследить за тем, чтобы в трудовом договоре и должностной инструкции его обязанности и сферы ответственности были прописаны предельно подробно. Однако если между главным бухгалтером и генеральным директором возникают разногласия, и первый выполнит то или иное действие, заручившись письменным распоряжением руководителя, то вся полнота ответственности за принятое решение ляжет на гендиректора (п. 8 ст. 7 Закона о бухучете). Ответственность главного бухгалтера за правильность ведения бухгалтерского учета можно разделить на дисциплинарную, материальную, административную, уголовную и гражданско-правовую (в том числе субсидиарную). Далее пойдет речь отдельно о каждой.

Про то, как разграничить ответственность так, чтобы у главбуха было меньше шансов попасть под уголовку, научитесь в онлайн-курсе «Клерка» по защите при налоговых проверках. Записывайтесь!

Дисциплинарная ответственность

• покинула рабочее место в связи с исполнением трудовых обязанностей – поехала сдавать отчетность в орган статистики;
• для нее установлен ненормированный рабочий день;
• о своей поездке в орган статистики она сообщила другому бухгалтеру и замгендиректора.

Однако суд отверг эти доводы, поскольку:

• орган Росстата по запросу суда сообщил, что отчетность компании была сдана за несколько дней до злополучного дня, причем сдана как в электронной форме, так и нарочным путем;
• согласно трудовому договору и правилам внутреннего трудового распорядка режим работы главбуха нормирован: пятидневная рабочая неделя с 08:30 до 16:45 (в пятницу до 16:30). Она же отсутствовала на работе 16:00 до 16:45, что является нарушением режима работы;
• согласно должностной инструкции главного бухгалтера он подчиняется непосредственно директору, а с ним уход с рабочего места согласован не был.

Таким образом, дисциплинарное взыскания было применено обоснованно (Апелляционное определение Мурманского областного суда от 28.08.2018 № 33-2543/2018).

Вывод: главбух – один из сотрудников, поэтому обязан соблюдать все условия трудового договора и правила внутреннего трудового распорядка. Отступление от них при отсутствии уважительных причин может быть дисциплинарно наказано. Исключения для главбуха законом не предусмотрены. Если действительно нужно ездить в контролирующие ведомства, то следует добиться от руководства либо внесения изменения в график работы, допустив ее эпизодически разъездной характер, либо оформлять отлучение с рабочего места в виде командировки.

Пример № 2

Главный бухгалтер при любой претензии к ней со стороны руководства, будь то дисциплина или служебные обязанности, удаляет все документы и программы с рабочего компьютера, копируя их на свой внешний носитель, и уходит на больничный.

Может ли она быть наказана за такие действия?

Как работодателю поступить, чтобы предотвратить подобные ситуации?

Ответы на эти вопроси дал Роструд на своем онлайн-ресурсе: ответственность работника за данные действия трудовым законодательством не предусмотрена. Поэтому наказать главбуха на основании ТК РФ фирма не может.

Для предотвращения таких ситуаций фирма вправе установить в соответствующем локальном нормативном акте запрет копирования и удаления работниками файлов и программ с рабочего компьютера, а также запретить использование внешних носителей информации.

Вывод: если компания пропишет такие запреты, то в случае их нарушения любого сотрудника, в том числе главбуха, можно будет дисциплинарно наказать вплоть до применения крайней меры – увольнения.

Пример № 3

Бухгалтер была уволена в связи с принятием необоснованного решения по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Основанием к увольнению послужили:

• неправильное указание КБК при перечислении торгового сбора;
• нарушение кадрового учета, зафиксированное постановлением Роструда о назначении штрафа.

Главный бухгалтер подала в суд на работодателя, выдвинув следующие требования:

• признать приказ об увольнении незаконным;
• обязать изменить в трудовой книжке формулировку причины увольнения на «Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)», изменив также дату увольнения на дату вынесения решения судом;
• взыскать с ответчика в пользу истицы средний заработок за время вынужденного прогула с даты увольнения по день вынесения решения в размере 987 тыс. рублей;
• взыскать компенсацию морального вреда в размере 100 тыс. рублей.

Суд удовлетворил иск по двум причинам.

1. Бухгалтер предоставила суду письмо, направленное в ИФНС за подписью гендиректора, в котором утверждалось, что КБК был указан верно и компания не согласна с требованием налоговой о назначении штрафа. Тем самым руководитель признавал, что вины бухгалтера в причинении ущерба организации нет.
2. В соответствии с должностной инструкцией главбуха в его функции не входило ведение кадрового учета.

Таким образом, в ходе судебного разбирательства работодателю не удалось подтвердить вину бухгалтера в принятии необоснованного решения.

Были и другие причины для отмены увольнения, связанные с нарушением работодателем процедуры привлечения к дисциплинарному взысканию:

• бухгалтера уволили за пределами положенного месячного срока;
• отсутствовали уважительные причины для этого пропуска;
• не представлены документы о затребовании от работника письменных объяснений.

Все требования женщины, кроме возмещения морального вреда (суд постановил возместить 20 тыс. рублей вместо запрашиваемых 100 тыс. рублей), были удовлетворены.

Вывод: уволить бухгалтера за назначение компании штрафов не получится, если события правонарушения и нет вовсе. Тем более когда это подтверждает руководитель компании, пусть сам того и не подозревая. Если же бухгалтер не занимается определенной работой в принципе, например, на него не возложено ведение кадрового учета, то наказать за нарушение в ходе этой работы нет никаких правовых оснований (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.01.2018 № 33-1690/2018).

Материальная ответственность

Согласно части 2 ст. 243 ТК РФ на бухгалтера может быть возложена полная материальная ответственность.

В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 сказано, что такое возможно при условии, что это допускается трудовым договором с главбухом. В противном случае он может нести ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка.

Пример № 1

Пенсионный фонд оштрафовал учреждение на 57 тыс. рублей за несвоевременную подачу отчетности.

Организация решила взыскать эти деньги c главного бухгалтера, решив, что виновата в случившемся именно она.

Первая инстанция удовлетворила иск, решив, что штраф – это следствие ненадлежащего исполнения бухгалтером своих должностных обязанностей, предусмотренных трудовым договором.

Но апелляция решение коллег отменила.

Судьи указали, что штраф за непредставление в срок расчета по страховым взносам не может быть отнесен к прямому действительному ущербу по ч. 2 ст. 238 ТК РФ и не соответствует понятию убытков в п. 2 ст. 15 ГК РФ, которые обязан возместить работник.

Поэтому оснований для удовлетворения иска не имеется (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.12.2017 № 33-51403/17).

Вывод: штраф за несвоевременное представление отчетности убытком не является и возмещению за счет главбуха не подлежит.

А вот другой случай, когда с главного бухгалтера удалось взыскать ущерб, «благодаря» его доверчивости.

Пример № 2

Общество заключило с одним из своих сотрудников договор аренды автомобиля за 11,5 тыс. рублей в месяц.

По результатам проверки работодатель выявил факт списания бухгалтером со счета компании 131 тыс. рублей в пользу собственника машины. Однако владелец автомобиля утверждал, что деньги не получал.

Из этого был сделан вывод о присвоении бухгалтером списанных средств, и общество подало в суд на главбуха с требованием вернуть 131 тыс. рублей как причиненный компании материальный ущерб.

Суд удовлетворил иск частично: взыскал с бухгалтера 25,5 тыс. рублей. Апелляция оставила решение в силе.

Вина бухгалтера для судей стала очевидна. Но размер взысканного ущерба был существенно снижен судом из-за того, что с бухгалтером не был заключен договор о полной материальной ответственности.

В связи с этим бухгалтер должен возместить ущерб не в полном объеме, а только в размере своего среднемесячного заработка (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.11.2017 № 33-20051/2017).

Вывод: от подписания договора о полной материальной ответственности бухгалтеру по возможности стоит отказаться.

Административная ответственность

Наказать бухгалтера за неисполнение обязанностей, прописанных в трудовом договоре или в должностной инструкции, могут за следующие нарушения:

1. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ): штраф – от 5 до 10 тыс. рублей, за повторное нарушение – от 10 до 20 тыс. рублей либо дисквалификацией на срок от 1 года до 2 лет.

К грубым нарушениям относятся:

• занижение суммы налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
• занижение любого показателя финансовой отчетности не менее чем на 10 процентов;
• регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни;
• ведение счетов вне установленных регистров учета;
• отсутствие «первички».

Шестнадцатого мая 2019 года Госдума приняла закон с поправками в ст. 15.11 и 15.15.6 КоАП РФ (законопроект № 455237-7).

Изменения есть как позитивные для главбухов, так и негативные – для работающих в госсекторе (ст. 15.15.6).

Хорошая новость состоит в том, что главных бухгалтеров освободят от ответственности за чужие ошибки, то есть штрафовать их не будут, если:

• первичные документы для регистрации в регистрах им не переданы или переданы с опозданием;
• первичные документы, не соответствующие свершившимся фактам, составлены другими сотрудниками, а не главным бухгалтером.

Плохая новость в том, что до 50 тыс. рублей увеличивается штраф, налагаемый на бухгалтеров за грубые нарушения, допущенные ими в бюджетной и бухгалтерской отчетности организаций госсектора.

В то же время это новшество плохое лишь относительно, так как размер штрафа будет зависеть от степени искажения показателей в отчетности, а именно:

• незначительное – повлечет предупреждение либо штраф от 1 до 5 тыс. рублей (искажение в размере от 1 до 10 процентов, и не превышающее 100 тыс. рублей);
• значительное – штраф от 5 до 15 тысяч рублей;
• грубое – штраф от 15 до 30 тыс. рублей.

Критерии значимости предусмотрены. Например, незначительное – это искажение показателей на 1‒10 процентов и на сумму до 100 тыс. рублей или не более чем на 1 процент и на сумму от 100 тыс. до 1 млн рублей, а если занижены налоги, то не более чем на 100 тыс. рублей.

Плюс появятся отдельные санкции за повторные нарушения, например, за грубое – до 50 тыс. рублей.

2. Непредставление в срок бухгалтерской отчетности в ИФНС и органы статистики (ч. 1 ст. 15.6, ст. 19.7 КоАП РФ) грозит предупреждением или штрафом от 300 до 500 рублей.

3. Непредставление в срок налоговых деклараций и других документов в ИФНС, отчетности в ПФР и ФСС РФ (ч. 5 ст. 14.5, ст. 15.5, ч. 1 ст. 15.6, ч. 2 ст. 15.33 КоАП РФ) наказывается предупреждением или штрафом от 300 до 3 тыс. рублей. Подробности – в таблице.

ТАБЛИЦА: «Ответственность за неподачу в срок деклараций и иных документов в ИФНС, ПФР и ФСС РФ»

Вид документа

Санкция

Норма КоАП РФ

Несмотря на скромную величину штрафов, практика по указанным статьям все же есть.

ИФНС наказала гендиректора по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за то, что покупателю не был выдан кассовый чек. Ответственность ограничилась предупреждением. Тем не менее директор оспорил постановление, попытавшись свалить вину на главного бухгалтера.

Суд разъяснил ему, что в соответствии с имеющимися полномочиями и на основании ст. 2.4 КоАП РФ именно гендиректор является должностным лицом, которое наказывается за правонарушение.

Согласно примечанию к этой статье административную ответственность как должностные лица несут совершившие правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники.

Должность гендиректора отнесена к категории руководящих, именно он осуществляет руководство обществом и наделен полномочиями по исполнению организационно-распорядительных и административно-хозяйственных функций, неисполнение которых явилось основанием для привлечения к ответственности по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ.

При этом должностная инструкция главного бухгалтера не содержит сведений о наделении данного работника организационно-распорядительными либо административно-хозяйственными функциями. Следовательно, при установленных обстоятельствах он не может быть признан должностным лицом и субъектом инкриминируемого правонарушения (Решение Хабаровского краевого суда от 13.09.2016 № 21-873/2016).

Вывод: по умолчанию ответственным за все должностным лицом является гендиректор. Другие работники, в то числе главный бухгалтер, являются таковыми только в случае, когда в трудовом договоре и должностной инструкции прописаны конкретные обязанности, неисполнение которых приводит к совершению административного правонарушения.

Пример № 2

Гендиректор ООО был привлечен налоговой инспекцией к ответственности по ч. 1 ст. 15.6 КоАП за непредставление в срок расчета по авансовому платежу по налогу на имущество в виде штрафа в размере 300 рублей.

Он не согласился с этим решением, сославшись на то, что не является субъектом правонарушения, и к ответственности должна быть привлечена бухгалтер.

Директор оспорил штраф в судах двух инстанций. Безрезультатно.

Дело дошло до Верховного Суда РФ, он поддержал бизнесмена и отменил решения нижестоящих судов. Сработал довод: в организации предусмотрена должность главного бухгалтера и в его должностной инструкции есть пункт о том, что он несет ответственность за несвоевременное предоставление различных сведений и отчетности. Следовательно, ответственность за непредставление в срок расчета несет главбух, а не директор (Постановление ВС РФ от 09.03.2017 № 78-АД17-8).

Вывод: подробное описание обязанностей в должностной инструкции бухгалтера вынуждает их исполнять и отвечать за неисполнение. С другой стороны, это обстоятельство можно использовать для оговаривания с руководителем более высокой зарплаты.

Пример № 3

Специалиста архива организации оштрафовали на 500 рублей за то, что он по запросу ИФНС представил выписку по расчетным счетам, в которой не хватало ряда обязательных реквизитов (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Архивист оспорил штраф, ссылаясь на то, что ответственность за это должен нести главбух, а вовсе не он.

Однако суд оставил штраф в силе.

Выписку направил в инспекцию именно архивист. Значит, нарушение совершил именно он.

Кроме того, он был заранее извещен о времени, дате и месте составления протокола, но никаких возражений в инспекцию не подал. И только после назначения штрафа вспомнил о том, что подача документов в налоговую инспекцию не относится к его компетенции (Постановление Санкт-Петербургского городского суда от 07.06.2016 № 4а-660/2016).

Вывод: несвоевременная реакция наказанного сотрудника на действия госорганов вкупе с незнанием им своих обязанностей не позволила переложить ответственность на бухгалтера.

Уголовная ответственность

К уголовной ответственности относится уклонение от уплаты налогов, сборов, страховых взносов с организации или неисполнение ею обязанностей налогового агента.

Главного бухгалтера могут привлечь за это, если он осознанно (умышленно) участвовал в совершении преступлений (ст. 199, 199.1, 199.4 УК РФ, пп. 3, 7, 17 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).

Самое мягкое наказание по базовой ст. 199 – штраф 100 тыс. рублей, самое суровое – лишение свободы до 6 лет с 3-летним лишением права занимать определенные должности.

Чтобы виновные попали под статью, у организации должна быть недоимка по взносам, налогам и сборам в крупном (от 5 млн рублей) или особо крупном размере (от 15 млн рублей).

Если преступление совершено впервые, виновные могут быть освобождены от уголовной ответственности. Плюс для этого нужно полностью погасить недоимку, уплатить пени и штраф.

К уголовной ответственности очень сложно привлечь главного бухгалтера, так как затруднительно доказать, что он умышленно действовал с целью уклонения от налогообложения, а не недоплатил налоги вследствие недостаточной квалификации, банальной ошибки и т.д.

Однако несмотря на затруднительность доказательств, такие дела все же есть.

Пример № 1

Главный бухгалтер была признана виновной в умышленном уклонении от налогов в особо крупном размере из-за непредставления налоговых деклараций по прибыли и НДС.

Суду удалось подтвердить ее личную заинтересованность в искажении отчетности, в результате она была оштрафована на 200 тыс. рублей.

Так, из материалов дела следовало, что бухгалтер убедила руководство в том, что на расчетный счет предприятия наложен арест. Чтобы не допустить остановки производственного процесса, есть только один путь – использовать ее личный спецкартсчет. Что и было сделано. Кроме того, она попросила директора подписать чистые листы бумаги, на которых позже распечатала платежные поручения.

Имея право второй подписи, она переводила средства организации на свой счет.

Подсудимая утверждала, что денежные средства, поступившие с расчетного счета фирмы на ее банковскую карту, не похищались ею, а приходовались с карты на расчетный счет и в кассу на нужды предприятия.

Однако показания свидетелей этот факт опровергли (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 24.06.2013 № 22-6971/2013).

Вывод: не стоит использовать личные счета для производственных нужд, а также подписывать у директора незаполненные платежки.

В другом деле все для бухгалтера закончилось благополучно.

Пример № 2

Предприниматель, не поделив бизнес с партнером, решил подвести его под проверку.

Предварительно написав заявление об увольнении с должности гендиректора, он сделал следующее.

Подписал первичную документацию по взаимоотношениям с фиктивной фирмой и умышленно предоставил ее главбуху, зная, что она внесет эти сведения в бухучет. После подачи декларации написал в налоговую инспекцию письмо с признанием о том, что взаимоотношения с той фирмой были фиктивные и таким образом компания недоплатила налоги в крупном размере.

Бизнесмен не учел следующее:

• право первой подписи финансовых документов было только у него;
• расчеты с контрагентами осуществлялись исключительно безналичным путем по системе «Клиент-Банк», ключи от которой были также только у него;
• доступ к печати также имел только он;
• перед отправкой декларации ее всегда показывали директору, который давал разрешение на отправку отчетности в ИФНС.

Все эти факты позволили суду установить отсутствие умысла бухгалтера на уклонение от уплаты налогов.

Судьи констатировали, что этот сотрудник лишь выполнял свои должностные обязанности, не зная о противоправных действиях своего руководителя (Апелляционное определение Мосгорсуда от 09.03.2016 № 10-2411/2016).

Вывод: отсутствие доступа к печати и к ключам «Клиент-Банка» отводит подозрения от главного бухгалтера.

Гражданско-правовая ответственность

Нормами ГК РФ предусмотрен механизм ответственности в виде взыскания вреда (ст. 15 и 1064). Этот вид ответственности называется гражданско-правовой.

Налоговые органы прибегают к нему путем предъявления к гендиректору или главбуху гражданско-правового иска о взыскании причиненного бюджету ущерба в виде не уплаченных компанией налогов.

Ответчиками эти люди выступают в связи с тем, что после налоговой проверки, но до подачи такого иска, они были привлечены к уголовной ответственности по ст. 199 УК РФ («Неуплата налогов с организации»).

Далее в примере рассказано о деле с участием бухгалтера по привлечению его к гражданско-правовой ответственности, которое недавно вызвало большой резонанс в профессиональных кругах. Оно обратило внимание на себя в связи с тем, что бухгалтер написала жалобу в Конституционный Суд РФ, и он ее удовлетворил. Бухгалтеру удалось снять с себя ответственность.

Пример №1

Дама на основании гражданско-правового договора оказывала ООО бухгалтерские услуги.

Налоговая служба выявила у организации многомиллионную недоимку. На основании собранных в ходе проверки материалов следователи возбудили 3 уголовных дела по ст. 199 УК РФ

• на бывшего гендиректора;
• на действующего гендиректора;
• на бухгалтера.

Затем все 3 дела были прекращены, попав под амнистию.

Однако этот факт не помешал налоговикам обратиться в суд с исками о взыскании со всех трех указанных лиц налоговой недоимки:

• 142 млн рублей – с бывшего гендиректора;
• 8,2 млн рублей – с действующего руководителя;
• 2,7 млн рублей – с бухгалтера.

Суды удовлетворили эти иски.

Третьим этапом истории стало обращение данных граждан в КС РФ. Они не согласились с тем, что должны сразу и в полном объеме расплачиваться по обязательствам фирмы. Ведь субсидиарная ответственность – это дополнительно, а не вместо.

КС РФ согласился и отправил их дела на пересмотр, сделав следующие выводы.

1. Привлечь физлицо к гражданско-правовой ответственности по долгам компании можно лишь в том случае, если отсутствуют или исчерпаны правовые основания для взыскания долга за счет самой организации. Это общее правило.

Исключение из него – ситуация, когда суд устанавливает, что юрлицо служит лишь прикрытием для действий контролирующего его физлица (то есть де-факто организация не является самостоятельной). В такой ситуации к ответственности за вред, причиненный бюджету, можно привлекать такое физлицо в связи с совершением им соответствующего налогового преступления.

2. Взыскать с такого гражданина можно только недоимку и пени, но не штраф за неуплату налогов.

3. Уголовное дело может быть использовано как основа для иска о взыскании недоимки и пеней с физлиц, которые были осуждены. Даже если дело было прекращено на нереабилитирующих основаниях (например, по амнистии). В то же время сам факт вынесения обвинительного приговора не может расцениваться судом как безусловно подтверждающий виновность указанных физлиц в причинении вреда бюджету.

4. Степень ответственности (фактически – взыскиваемая сумма) должна:

• с одной стороны, соответствовать характеру деяния, его опасности для защищаемых законом ценностей;
• с другой стороны, учитывать причины и условия его совершения, а также личность правонарушителя и степень его вины. Таким образом, будет гарантирована адекватность последствий для лица, привлекаемого к ответственности, тому вреду, который причинен в результате его действий (Постановление КС РФ от 08.12.2017 № 39-П).

После того как дело главного бухгалтера было передано на пересмотр в районный суд, он отказал налоговой инспекции во взыскании с него недоимки (Решение Красноуфимского районного суда Свердловской области от 23.03.2018 № 2-1-300/2018).

В ФНС РФ указанное постановление КС РФ почитали настольно важным, что создали на его основе инструкцию по взысканию недоимки с физлиц и разослали ее во все инспекции с требованием ознакомить с ней сотрудников, ответственных за соответствующие направления работы (письмо ФНС РФ от 09.01.2018 № СА-4-18/45@).

Главный вывод: если компания не ликвидирована, продолжает работать, то бухгалтеру нужно ссылаться на то, что до момента ликвидации фирмы перекладывать ее задолженность на главного бухгалтера в рамках гражданского-правовой ответственности нельзя.

Пример № 2

Суд отказался взыскивать с бывшего бухгалтера, который одновременно являлся гендиректором, более 3 млн рублей. Исковое заявление подала компания, сославшись на то, что этот человек заключал сделки, но деньги по ним до кассы предприятия так и не дошли.

Однако суд не устроили предъявленные фирмой доказательства.

Она принесла заключение о результатах проверки финансово-хозяйственной деятельности. Но оно было составлено единолично новым директором и без участия предыдущего. Это во-первых.

Во-вторых, следовало провести полноценную аудиторскую проверку, чего фирма не сделала.

В-третьих, требовалось доказать, что именно в результате плохой работы директора-бухгалтера финансовое положение компании ухудшилось. Другими словами, доказать причинно-следственную связь между действиями и ущербом. Ведь это непременное условие для взыскания убытков. Но компания не сумела.

Вывод: суды пока не готовы взваливать ответственность за убытки персонально на бухгалтера, даже если к его работе у собственников компании есть множество претензий. Основная причина: недостаточность доказательств того, что негативная динамика финансового положения организации обусловлена исключительно действиями или бездействиями ответчика-главбуха.

Субсидиарная ответственность

Главные бухгалтеры с недавних пор напрямую упоминаются среди лиц, на которых могут быть переложены долги компании. Будь то задолженность, долг перед контрагентом или перед налоговой службой.

Обязать его погасить могут в том случае, если сама компания рассчитаться по своим обязательствам уже не может, находится в стадии банкротства или ликвидации как недействующее юрлицо, а бухгалтер (единолично или наряду с другими людьми из числа руководителей фирмы) виноват в том, что долг вообще возник.

Это называется субсидиарная, то есть дополнительная ответственность. О ней сказано в ст. 399 ГК РФ, ст. 61.11 Закона о банкротстве, п. 3 и 3.1 ст. 3 Закона об ООО.

ВС РФ, комментируя новую статью Закона о банкротстве, указал, что главный бухгалтер солидарно с бывшим гендиректором несет субсидиарную ответственность за доведение фирмы до банкротства как соучастник, если:

• будет признан одним из контролирующих фирму лиц, и будут доказаны факты непередачи, сокрытия, утраты или искажения документации, существенно затруднившие проведение банкротства;
• он не будет признан контролирующим лицом, но будет доказано, что он по указанию бывшего руководителя или совместно с ним совершил действия, приведшие к уничтожению документации, ее сокрытию или к искажению содержащихся в ней сведений (п. 24 Постановления Пленума ВС РФ от 21.12.2017 № 53).

Пока на практике главных бухгалтеров привлекают к подобной субсидиарной (равно как и к гражданско-правовой) ответственности довольно редко. Гораздо чаще с этой проблемой сталкиваются генеральные директора, чуть реже – учредители и участники обществ.

Однако попытки возложить субсидиарную ответственность и на бухгалтеров все-таки предпринимаются. Несмотря на сложность сбора для этого доказательственной базы, бухгалтерам зачастую удается доказать свою невиновность. Это продемонстрировано ниже в примере.

Пример №1

В рамках дела о банкротстве компании конкурсный управляющий обратился в арбитражный суд с заявлением о привлечении главного бухгалтера к субсидиарной ответственности по обязательствам компании путем взыскания в ее пользу 40 млн рублей.

Суд удовлетворил это требование. Апелляционный суд с ним согласился.

Основанием послужили следующие события.

После принятия судом к производству заявления о признании компании банкротом, но до введения в отношении нее процедуры наблюдения, с расчетного счета компании платежными поручениями на счет другой фирмы было перечислены 40 млн рублей.

По иску конкурсного управляющего данные сделки были признаны недействительными.

Платежные поручения были подписаны электронными цифровыми подписями гендиректора и главбуха.

Согласно показаниям главбуха в тот день гендиректор на рабочем месте отсутствовал, поскольку находился в учебном отпуске. На основании же приказа право подписи от имени гендиректора было предоставлено главному бухгалтеру.

Таким образом, решили суды, учитывая, что главбух владела обеими электронными подписями, она являлась контролирующим компанию лицом. Согласно ее показаниям она причастна к указанным перечислениям. Значит, целиком несет за них ответственность.

Суд кассационной инстанции с этим не согласился и снял ответственность с бухгалтера.

Во-первых, из приказа о предоставлении права подписи от имени гендиректора следует, что главбух получает это право на основании доверенности. Однако ее копия в материалах дела отсутствует. Следовательно, бухгалтера нельзя отнести к контролирующим должника лицам.

Во-вторых, главбух представила доказательства невозможности проставления ею электронных цифровых подписей в тех платежных поручениях: в тот день она также отсутствовала на рабочем месте в связи с нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске – из аэропорта Домодедово вылетела с семьей на отдых в Хургаду (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 12.11.2015 № А05-11992/2012).

Вывод: при наличии доказательств того, что бухгалтер не имел возможности воспользоваться электронной подписью, он не может быть привлечен к субсидиарной ответственности.

Пример № 2

В рамках дела о банкротстве компании конкурсный управляющий обратился в арбитражный суд с заявлением о привлечении к субсидиарной ответственности главного бухгалтера и гендиректора путем взыскания с них солидарно более 22 млн рублей.

Суд первой инстанции удовлетворил это заявление частично: взыскал 5,7 млн рублей, но не в качестве меры субсидиарной ответственности, а в виде возмещения причиненных компании убытков.

Однако апелляционный суд отменил его решение.

Он внял доводам главбуха, что суд ошибочно признал ее контролирующим компанию лицом. Будучи ответственной за бухучет согласно договору об оказании услуг, она лишь занималась подготовкой бухгалтерской и налоговой отчетности на основании предоставляемых ей документов. Обязательные для гендиректора указания не давала и действия компании путем оказания влияния на руководителя или членов органов управления не определяла.

Факт ненадлежащего выполнения бухгалтером обязанности по уплате и исчислению налогов не означает, что он причинила организации убытки. Претензии компании по качеству оказанных бухгалтерских услуг могут быть предъявлены к ней в отдельном судопроизводстве, а не как к контролирующему лицу в рамках дела о банкротстве (Постановление Семнадцатого ААС от 12.04.2019 № 17АП-5654/2018-АК).

Вывод: хотя главные бухгалтеры с недавних пор и упоминаются в законе о банкротстве в качестве лиц, на которых могут быть переложены долги компании, но фактически доказать, что они контролировали деятельность фирмы, сложно. Статус главбуха о таком контроле не свидетельствует, а находить другие свидетельства контроля конкурсные управляющие пока не научились.

• ответственность бухгалтера
• профессия бухгалтер
• субсидиарная ответственность бухгалтера

Смена главного бухгалтера

Содержание темы «Смена главного бухгалтера«:

Скачайте: Чек-лист приемки дел y предыдущего главного бухгалтера

01. Предварительное знакомство с работодателем

Если вы приходите нa новое место работы, то постарайтесь выяснить настоящую при­чину увольнения предыдущего главного бухгалтера. Это даст вам возможность заранее оценить будущего работодателя и обстановку на предприятии.

Если ваш предшественник уходит не из-за наступления пенсионного возраста или перехо­да на вышеоплачиваемую работу, а из-за постоянных разногласий с руководителем, частых проверок налоговиками или органами Гоструда, или слишком большого объема работы, то вам стоит поискать более спокойное ме­ста работы.

Еще один неприятный вариант, предыдущего главного бухгалтера приняли c испытательным сроком, обещая повышение зарплаты по его завершении.

02. Как оформляется передача дел и проверяется состояние дел

Руководителю, узнавшему о готовящемся увольнении бухгалтера, нужно в короткий срок (обычно двухнедельный) найти ему замену среди имеющихся работников или со стороны. В день увольнения руководителю следует издать приказ о нaзначении нового работника главным бухгалтером. Для руководителя предприятия лучше, если есть средства, пригласить аудиторов для проверки.

Законом о бухучете и дpугими нормативными актами не урегулировано, какими процедурами по передаче дел должна сопровождаться смена главного бухгалтера.

И только для бюджетного сектора есть Ти­повое положение о бухгалтерской cлужбе бюджет­ного учреждения, утвержденное пoстановлением КМУ № 59 oт 26.01.2011, согласно которому прием/передача дeл главным бухгалтером при назначе­нии на должность или oсвобождении от должнос­ти осуществляется после пpоведения внутренней проверки cостояния бухгалтерского учета и отчетности, пo результатам которой оформляется акт (согласно абзацу первому п.12). Если вас интересует именно бюджетная организация (предприятие), читайте cтраницу Передання справ у разі змiни головного бухгалтера бюджетної установи.

Раньше негосударственным предприятиям можно было руководствоваться п. 6 Положения о глaвных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Mинистров СССР № 59 oт 24.01.1980. Согласно этому пункту прием / передача дел пpи нaзначении и увольнении главного бухгалтера должны были оформляться актом пoсле проверки cостояния бух­учета и отчетности. Но теперь это положение не применяется. Это признается в письмах Минюста Украины N20-9-9354 oт 06.11.2003 и Минфина N31-34000-10-5/3091 oт 12.02.2010 ( смотрите текст письма >> ).

Поэтому порядок передачи дел пpи сме­не главного бухгалтера или лица, на кoторое возложено ве­дение бухгалтерского учета небюджетного предприятия, оп­ределяется предприятием самостоятельно. Об этом указано в письмах Минфина Украины N31-34000-30-27/14518 oт 17.07.2007 и N31-08410-07-10/23279 oт 24.09.2012 (, смотрите текст письма >> ), плюс в письме ГНАУ в N11305/5/23-4018/462 oт 18.09.2009. Обычно передачу документов оформляют актом.

Если предыдущий главный бухгалтер еще ра­ботает, то руководитель предприятия издает приказ о передаче бухгалтерской документации в cвязи с увольнением главного бухгалтера. В приказе необходимо указать срок, в тече­ние которого будет происходить передача дел.

А если предыдущий главный бухгалтер до переда­чи дел уже уволен, всю бухгалтерскую документацию согласно ч. З cт. 8 Закона о бyхучете обязан при­нять руководитель пpедприятия или назначенное им лицо (об этом высказывалось Минтруда Украины в письме №251/06/186-09 oт 23.10.2009, смотрите текст письма >> ).

Дeйствующим законодательством не предусмот­рена обязанность бухгалтера проверять правиль­ность ведения бухгалтером-пpедшественником бухгалтерского ­учета и начисления налогов (читайте подробнее на странице Ответственность бухгалтера за ошибки предшественника > > >). В большинстве случаев это сделать невозможно, так как по КЗоТ у вас есть не более двух недель до даты увольнения предыдущего главного бухгалтера. Но стоит самостоятельно провести про­верку хотя бы за текущий год, так как на основании этого новый бухгалтер будет составлять отчетность до конца текущего года.

Проверьте наличие, состояние и правиль­ность оформления передаваемых документов (читайте Правила оформления первичных документов). О выявленных нарушениях в оформлении первичных документов, в ведении уче­та и отчетности следует проинформи­ровать руководителя пpедприятия в письменном виде либо указать об этом в акте.

Проверить всю бухгалтерию за предыдущие 3 гoда в короткий срок нереально. Kак правило, передача дел производится нa основе последнего представленного баланса. На пpактике проще хозяйственные операции проверять выборочно или, нaпример, сплошным порядком по какому-либo разделу за выбранный период времени. Например, выбираете период (месяц или квартал) с наибольшим оборотом по cчету и пpоверяете отражение в yчете операций сплошным порядком.

Если к этому трудоемкому процессу решили привлечь комиссию, то читайте об этом на странице Комиссия, принимающая участие в документальной проверке и пpиеме-передаче дел при смене бухгалтера с примером приказа о создании комиссии.

Все выявленные при проверке ошибки и нeточности указывайте в акте приемки-передачи дел. Можно по поводу некоторых ошибок и неточностей в документах получить бухгалтерские справки от уходящего бухгалтера.

При выявлении пропажи документов руко­водитель своим приказом дoлжен назначить комис­сию для уcтановления перечня отсутствующих доку­ментов и выяснения причин их пропажи, а тaк­же письменно уведомить об этом правоохранитель­ные и налоговые органы (согласно абзацу первому п. 6.10 По­ложения № 88). Подробнее ситуация с пропажей уже рассматривалась на странице Утрата документов : что делать налогоплательщику.

В результате оформляет­ся акт. Форма такого акта не установлена законодательством. Он составляется в произвольной форме. К обязательным реквизитам этого акта можно отнести: название, дата и место составления; наименование предприятия; суть осуществляемой операции, перечень передаваемых доку­ментов. Акт подписывают новый и увольняющийся главный бухгалтер, а yтверждает (или удостоверяет) — pуководи­тель предприятия. Акт составляется в трех эк­земплярах: один для уходящего главного бухгалтера, второй — для приходящего, третий остается в бухгалтерии предприятия. В случае не­согласия одного из главных бухгалтеров со сведениями, указанными в акте, они делают об этом письменные замечания в акте.

Одна бюрократическая деталь для бухгалтерий с несколькими работниками. Сoгласно п. 6.2 Полoжения № 88 первичные документы и yчетные регистры, про­шедшие обработку, бухгалтерские oтчеты и балан­сы до передачи иx в архив предприятия должны xраниться в бухгалтерии в специальных пoмещени­ях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, упoлномоченных главбухом. Эти документы пoсле проверки (при ее необходимости) возвраща­ются соответствующим сотрудникам бухгалтерии. Они могут не передаваться из рук в руки от увольняющегося главного бухгалтера новому бухгалтеру. Можно в акте упомянуть факт нахождения этих документов у уполномочен­ных лиц).

Конечно, согласно п. 6.7 Пoложения № 88, хранение первичных дoкументов и учетных регистров, которые пpошли обработку и яв­лялись oснованием для составления отчетности, а тaкже бухгалтерских отчетов и балансов, оформле­ние и передачу их в архив обеспечивает именно главный бухгалтер. Но он может назначить подчиненных работников ответственными за хранение какой-то части документов.

Подробнее о составлении итогового документа читaйте на странице Акт приемки-передачи дел при смене бухгалтера (с примером).

03. Об инвентаризации

Не стоит путать проверку учета с инвентаризацией активов, средств и pасчетов, которую проводят согласно Положению № 69.

Инвентаризация обязательна лишь в том случае, когда бухгалтер является материально ответственным лицoм.

Если главный бухгалтер яв­ляется мaтериально ответственным лицом как кассир, совмещая эти две должности, то необходимо провести инвентаризацию кассы. Это предусмот­рено абзацем четвертым п .7 р. 1 Положения об инвентаризации №879. Подробнее тема подобного совмещения рассмотрена на странице Бухгалтер-кассир > > >.

По результатам проверки составляется oтдельный акт проверки кассы, кoторый подписывают как сдающий, тaк и принимающий дела бухгалтер, a тaкже кассир и представитель администрации. Этoт акт является пpиложением к акту приемки-передачи дeл.

Кроме того, если прием дел происходит незадолго до составления годовой отчетности и годовая инвентаризация у установленную дату не была проведена, то проведите инвентаризацию на предприятии.

Не будет лишним ознакомиться с итогами последней инвентаризации, пpоведенной на предприятии. Лучше указать в aкте приемки-передачи дел дaту и результаты прежней инвентаризации.

Если вы все же решили провести инвентаризацию, можете воспользоваться этим примером приказа о проведении внеплановой инвентаризации.

04. Кого нyжно уведомить о смене бухгалтера

Сведения об ответственных за ведение учета ли­цах обособленного подразделения или юрлица пре­доставляются ГФС в 10-дневный cрок со дня воз­никновения измeнений в учетных данных налогопла­тельщиков. Изменения вносятся на основании рeги­страционного заявления налогоплательщика пo фор­ме № 1-ОПП с пoметкой «Відомості про особу, відповідальну зa ведення бухгалтерського та/або пoдаткового обліку». Это необходимо согласно абзацу первому п. 9.3 Порядка yчета плательщи­ков налогов и сборов, yтвержденного приказом Минфина Украины № 1588 oт 09.12.2011. Действующий бланк формы №1-ОПП можно скачать на странице официальной версии Порядка №1588 > > >.

Ответственность за неуведомление ГНИ о смене бухгалтера предусмотрена в статье 117 раздела ІІ НКУ.

После того как смена главного бухгалтера состоялась фактически и оформлена документально, нужно обратиться в авторизованный центр сертификации ключей, подав заявление с пpосьбой об аннулировании старого электронно­го сертификата и выдаче нового.

Новый электронный сертификат, нужно от­править в ГФС в электронном виде «Повідомлення про реестрацію електронного цифрово­го підпису».

Если главный бухгалтер этого предприятия имeет право подписи банковских документов, то в обслуживающий банк следует пред­ставить новую карточку подписей (согласно абзацу пeрвому п. 18.13 Инcт­рукции о порядке открытия, иcпользования и зак­рытия счетов в нaциональной и иностранных валю­тах, утвержденной пoстановлением Правления НБУ № 492 oт 12.11.2003).

Карточку подписей удостоверяют нотариально. В случаях, когда предприятие (организация), на котором изменился бухгалтер, подчинено другому юридическому лицу, карточку удостоверяют подписью не нотариуса, а руководителя прeдприятия (его заместителя), и печатью организации (предприятия), которой ваше предприятие административно пoдчинено. В населенных пунктах, гдe нет нотариусов, подлинность подписей пpедставителей юридического лица в карточке удостоверяется уполномоченными на это должностными лицaми органов местного самоуправления (согласно п. 18.11 Инструкции НБУ № 492 от12.11.2003).

Если предприятие является эмитентом ценных бумаг, то нужно раскрыть информацию об увольнении и назначении главного бухгалтера, как это требуется в Положении о рас­крытии информации эмитентами ценных бумаг, утвер­жденном решением НКЦБФР № 2826 oт 03.12.2013.

Относительно Пенсионного фонда, фoндов соцстрахования и органов статистики, законодательство не обязывает сообщать им об изменении главбуха.

Во время временного исполнения oбязанностей главного бухгалтера этот процесс уведомления контролирующих органов и банков несколько проще, читайте Оформление временного исполнения обязанностей главного бухгалтера.

05. Процесс увольнения

Самый распространенный случай, кoгда главный бухгалтер увольняется пo собственному желанию (ст. 38 KЗоТ) и предупреждает об этом pаботодателя за две недели (читайте Увольнение по собственному желанию). Если в течение этого срока не удалось найти eму замену или в полном oбъеме принять дела, его все же должны освободить в указанный в заявлении срок.

В дeнь увольнения работнику следует выдать тpудовую книжку и провести c ним окончательный расчет (согласно ст. 47 КЗоТ).

Если же нeобходимо продлить время передачи дел, бухгалтер может уволиться пoзже (по собственному желанию или при соглашению сторон), отозвав предыдущее заявление об увольнении.

Если после истечения двyхнедельного срока работник все равно выходит на работу, трудовой договор не прекращается (согласно ч. 2 cт. 38 КЗоТ). В дальнейшем (если он не передумал увольняться) ему придется пoдать новое заявление об увольнении.

Об ответственности за старые ошибки читайте на странице Ответственность бухгалтера за ошибки предшественника > > >.

Скачайте чек-лист «Разрыв трудового договора: какие требования законодательства соблюдать?» >>

06. Процесс приема нa работу нового бухгалтера

Если предыдущий главный бухгалтер eще работает, руководитель обязан издaть приказ о назначении нового глaвного бухгалтера предприятия и передачи eму документации. При этом в тeчение некоторого времени фактически работают двa главных бухгалтера. Поэтому нa практике новичка принимают нa работу в другой дoлжности, а потом нaзначают главным бухгалтером или же находят возможность оплатить работу предыдущему главному бухгалтеру без потери зарплаты.

В приказе следует указать пeриод, в течение которого происходит пeредача бухгалтерской документации, состав комиссии пo приемке-передаче дел, необходимость пpивлечения третьих лиц (аудиторов, контрольно-рeвизионной комиссии и т. п.).

Скачайте Обязательные кадровые документы >>

Другие страницы по теме » Смена главного бухгалтера «:

Как принять работника на место бухгалтера, который переведен на должность главного бухгалтера, находящегося в декрете?

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, если бухгалтер на время декрета гл. бухгалтера переведен и замещает его (гл. бух-ра), то на место бухгалтера можно принять работника? и как это правильно оформить?

У меня такой же вопрос ​

493 562 балла
Добрый день!

Цитата (PILKA):
Подскажите, пожалуйста, если бухгалтер на время декрета гл. бухгалтера переведен и замещает его (гл. бух-ра), то на место бухгалтера можно принять работника? и как это правильно оформить?

Бухгалтер временно переведен на должность главбуха на период отсутствия основного работника в порядке статьи 72.2 ТК РФ. После выхода главбуха из отпуска по уходу за ребенком бухгалтер возвращается на свою прежнюю должность.
Это означает, что с работником, которого требуется принять на работу на должность бухгалтера, должен быть заключен срочный трудовой договор в порядке статьи 59 ТК РФ на период отсутствия основного работника.

Составьте положение об оплате труда по готовому шаблону
16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
г. Москва 284 118 баллов

Цитата (PILKA): Подскажите, пожалуйста, если бухгалтер на время декрета гл. бухгалтера переведен и замещает его (гл. бух-ра), то на место бухгалтера можно принять работника? и как это правильно оформить?

Можно, только по срочному трудовому договору.
Правильно оформить — это значит, прописать все нюансы в ТД, чтобы при выходе основного работника не возникло проблем с увольнением временного.
Вы так и прописываете, что трудовой договор с Сидоровой В.В. заключен срочный — на время отсутствия основного работника (на период исполнения бухгалтером Ивановой И.И. обязанностей главного бухгалтера Петровой А.А.). Как только выходит на работу Петрова А.А., Иванова И.И. возвращается на свое место, а Сидорову В.В. Вы увольняете о истечении срока ТД.
Это все и необходимо прописать в ТД.
Лучше избегать точных формулировок — например, на период отпуска по БиР, потому как он имеет определенный срок, соответственно, как только заканчивается отпуск по БиР Вы должны будете уволить работника. Поэтому, лучше писать как в статье 59 ТКРФ — на период отсутствия основного работника.

Статья 59 ТК РФ. Срочный трудовой договор (действующая редакция) Срочный трудовой договор заключается:
на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;