Как заверяется выписка из приказа
Подборка наиболее важных документов по запросу Как заверяется выписка из приказа (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Делопроизводство:
- Агентский договор документооборот
- Акт об утрате документов
- Аналитическая записка
- Архивное делопроизводство
- Бланк письма
- Показать все
- Делопроизводство:
- Агентский договор документооборот
- Акт об утрате документов
- Аналитическая записка
- Архивное делопроизводство
- Бланк письма
- Показать все
- Кадровый учет:
- Акт приема передачи кадровых документов
- Вид повышения квалификации
- Выдача документов при увольнении
- Выдача документов связанных с работой
- Выписка из приказа
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Нормативные акты
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
(утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
(ред. от 14.05.2018) 5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2023
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон «О полиции» N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2023 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей
Контактная информация
117292 , Москва , ул. Кржижановского, 6 (центральный офис)
Выписка из приказа
Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие. По факту, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию. Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемный и его полное использование невозможно или неуместно.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ. Поэтому предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче. А срок выдачи документа утвержден в п. 1 ст. 62 ТК РФ, и составляет максимум 3 дня с момента запроса.
Назначение выписки
Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между собой. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. Соответственно, выписка из приказа предназначена для предоставления данных в уполномоченные инстанции. В частности, сведения, оформленные таким образом, требуются в:
- кредитные компании;
- госорганы соц- и аналогичных услуг;
- при трудоустройстве по совместительству для самих работников;
- при отсутствии «бумажной» трудовой книжки.
К примеру, в документе можно указать информацию, пригодную для подтверждения стажа, предоставления больничного, уровне заработка и прочее.
Чем отличается выписка от копии приказа?
Выписка из приказа и копия последнего ─ это два разных документа. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. В то же время с юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.
Как получить выписку из приказа?
Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации. Это пригодится на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа.
После получения запроса руководство компании в течение 3 суток подготовит выписку. При этом формировать документ начальник будет в соответствии с особым несложным порядком.
Отметим, выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.
Правила составления выписки из приказа
Выписка из приказа, равно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Поэтому оформлять ее можно в свободном виде. Часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании, которые необходимо заверить в учетной политике организации.
Независимо от того, какой вариант будет выбран, важным условием является наличие названия фирмы, даты и места выдачи выписки. В конце документ должны подписать все ответственные сотрудники, которые тем или иным образом причастны к составлению документа. При этом заверять выписку надо согласно п. 1 Указа Президиума ВС СССР № 9779-Х:
- После подписи руководителя указать слово «Верно». Оно может быть в виде оттиска или написано вручную.
- Далее следует указать должность заверителя, так как им может быть как владелец компании, так и его зам либо руководитель подразделения. Кроме того, допустимы и иные работники, имеющие соответствующие полномочия на основании доверенности.
- Ниже указывают дату заверения выписки и место ее составления. Чаще это офис, где хранится приказ, хотя иногда таким местом является подразделение, где трудится заявитель. В таком случае местный руководитель использует электронную базу данных.
- В конце необходимо подтвердить, что подлинник выписки находится по месту ее формирования. Для этого необходимо написать «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год». Обычно это заверение требуется при подаче документа в стороннюю компанию. Причем ее надо дополнительно проштамповать печатью предприятия, подразделения или отдела, в котором составили выписку.
Сам текст выписки должен в точности соответствовать содержанию приказа, никакие изменения и корректировки в нем недопустимы.
Правила оформления выписки
Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.
Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.
Пример составления выписки
- Вверху документа пишут полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка.
- Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия.
- После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа.
- Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка.
- В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица.
Выписка из приказа: порядок оформления и образец
Выписка из приказа — это заверенный должным образом документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она обладает законной силой и предназначена для подтверждения указанной в ней информации.
Кто и для чего просит выписки
Все основные поручения работникам, назначения, переводы, увольнения в компании оформляют при помощи распорядительных документов, обязательных для исполнения. Иногда те или иные государственные органы требуют предоставить сведения о сотрудниках, которые содержатся в протоколах, поручениях, распоряжениях.
Понятно, когда бумага относится только к одному работнику и информация краткая, тогда легко просто сделать копию. Но иногда предоставить сведения полностью невозможно по ряду причин. Тогда законодательство предусматривает возможность составить выписку (статья 62 Трудового кодекса).
Работодатель обязан выдать выдержку из распорядительных документов в течение 3 рабочих дней после получения запроса от работника.
Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.
Это делается в нескольких случаях:
- текст приказа слишком большой;
- он содержит конфиденциальную информацию;
- архивные документы повреждены;
- информация касается не только одного сотрудника.
Например, если это распоряжение о премировании сотрудников отдела и в нем есть личная информация нескольких людей, сведения о выделенных суммах и др. В этом случае выписывают лишь ту информацию, которая относится к запросившему ее человеку. Есть и бумаги, которые хранятся в одном экземпляре. Копировать запрещено, поскольку в них есть сведения, которые нельзя разглашать.
Иногда при помощи выдержки из распоряжений требуется подтвердить принятие на работу, увольнение, стаж и др. Такая необходимость возникает, например, если человек потерял трудовую книжку. И другого способа подтвердить данные нет. Наличие подобной выписки из приказа о зачислении воспитанников требуют контролирующие органы от дошкольных учреждений. На официальных сайтах ДОУ обязаны опубликовать их в течение трех дней после издания.
Такие справки требуются для предоставления и в следующие государственные органы:
- Пенсионный фонд;
- органы социальной защиты населения;
- судебные инстанции;
- контролирующие учреждения;
- Государственная инспекция труда и др.
Также по теме: правила заверения копии трудовой книжки
Чем выписка отличается от копии
Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.
Как сделать выписку
Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.
Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.
Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:
- Сначала указываем наименование компании и ее реквизиты.
- Затем название документа, его дату и номер, точно как в распоряжении.
- Ниже располагают дату и место составления.
- Далее идет та часть текста, которая требуется заявителю.
- Затем необходимо написать должность и Ф.И.О. должностного лица, подписавшего распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
- После основной части текст заверяет ответственный сотрудник при помощи отметки «Верно» и подписи.
Содержание основной части распоряжения, которая необходима сотруднику, указывается в точности, полностью. Сокращения и исправления не допускаются.
Образцы
О приеме на работу (шаблон):
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
от ______ № город Принять на работу с _____________ (Ф.И.О., должность) с окладом _______ рублей. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.
Руководитель __________ подпись
Начальник отдела кадров подпись, расшифровка
При заполнении ориентируйтесь на этот образец:
В отдел кадров вправе обратиться бывший сотрудник, утерявший трудовую книжку, и попросить выдержку из нескольких распоряжений — о принятии на работу, переводах и расторжении трудового договора. В таком случае ему обязаны предоставить эти документы в виде отдельной справки по каждому распоряжению.
Выписки из документов: как делать их правильно
Многим из нас периодически приходится представлять в различные организации ту или иную информацию. В таких случаях, как правило, мы сразу думаем о копиях необходимых документов. Однако информация, содержащаяся в копиях документов, может быть избыточна. К примеру, требуется подтвердить только факт работы сотрудника в организации, а копия приказа содержит в том числе информацию об его окладе. Мы не вправе представлять лишние сведения! В таких случаях на помощь придут выписки из документов.
Наш словарик
Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке[1].
Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[2].
Оформляя выписку, необходимо выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном листе и заверить в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016[3]. Согласно п. 5.26 данного документа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- собственноручную подпись лица, заверившего копию;
- расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилию);
- дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
В соответствии с п. 5 ст. 2 Федерального закона № 14-ФЗ[4] и п. 7 ст. 2 Федерального закона № 208-ФЗ[5] если организация имеет печать, на что указано в ее уставе, подпись лица, удостоверяющего верность выписки документа подлиннику, также должна быть скреплена такой печатью.
От имени организации выписки из ее документов могут заверять ее единоличный исполнительный орган или иное уполномоченное лицо. При этом нормы ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требуют указания на заверяемой выписке из документа того, что удостоверительная надпись сделана представителем организации, а также реквизитов его доверенности.
Но это теория. А что на практике?
Выписка из приказа о приеме на работу и увольнении
Выписка из приказа о приеме на работу может потребоваться для представления в различные государственные органы, кредитные (в банк для получения кредита), другие организации (например, выписки из приказа о приеме на работу нужны совместителям) и т.д. Выписка из приказа подтверждает факт трудоустройства конкретного человека в конкретной организации.
Казалось бы, проще выдать копию документа. Зачем усложнять? В большинстве случаев именно так и поступают. Однако, как уже было сказано, организации-адресату не нужна, к примеру, информация о заработной плате человека. Как и сведения о других людях, ведь приказ может быть составлен не на одного человека (такая возможность косвенно подтверждается Постановлением № 1[6], которым утверждены унифицированные формы о приеме на работу как одного работника, так и нескольких).
Сразу необходимо отметить, что нормативными правовыми актами не регламентировано, что именно нужно включить в выписку из приказа. По общему правилу в выписке указываются следующие реквизиты:
- регистрационный номер и дата приказа;
- информация из приказа, связанная с работой работника (о приеме, увольнении и т.д.);
- наименование должности и Ф.И.О. лица, подписавшего оригинал приказа.
Согласно пп. 1 и 5 Указа № 9779-X[7] копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном данным Указом.
Внизу проставляется отметка о заверении копии.
Образцы выписок из приказа о приеме на работу и увольнении приведены в Примерах 1 и 2.
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (п. 26).
[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[4] Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 02.07.2021).
[5] Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 02.07.2021).
[6] Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
[7] Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003).
Н.В. Артонкина,
документовед, архивистМатериал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2022.
Узнать больше:
- Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам?
- Шаг влево, шаг вправо: зачем и как отступать от стандартов оформления документов?