Командировочные расходы это какие расходы

Командировочные расходы

Командировочные расходы — это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.

Состав командировочных расходов

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

— оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

— за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

— за каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:

-приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

-командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

-командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

— авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);

— документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;

-отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.

Порядок расчета командировочных расходов и выдачи аванс

Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.

Сумма аванса определяется исходя из:

— приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;

— суммы суточных за все дни командировки;

— других планируемых командировочных расходов работника.

— или выдать наличными из кассы организации;

— или перечислить на банковскую карточку работника.

Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.

Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:

— командировочные расходы оплачены организацией или работником;

Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:

— питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;

— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).

При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:

— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;

— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:

Работнику выдан аванс на командировку

Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71

Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)

Управленческие расходы
Коммерческие расходы

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

. командировочных. Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно . затрат в командировочных. Виды командировочных расходов Командировочные расходы — это отдельный вид затрат . разрешения или ведома работодателя. Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. . размеры возмещения командировочных расходов Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в . не возмещаются. Отчитываемся за командировочные расходы По возвращению из командировки .

. и порядок отражения в учете командировочных расходов. Служебная командировка – это . федеральное государственное учреждение возмещает работнику командировочные расходы на проезд в транспорте . федеральному законодательству. Рекомендуем перечень командировочных расходов закрепить в локальном акте . оформлению первичным учетным документом. Командировочные расходы подтверждаются: приказом о направлении . учет расходов При отражении командировочных расходов следует учесть разъяснения, приведенные .

. в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы . работнику под отчет суммы на командировочные расходы на обратный проезд при объективной . объекта обложения НДФЛ, так как командировочные расходы произведены в интересах работодателя и . места назначения и обратно. Выплата командировочных расходов, произведенная после увольнения работника, не .

. они командированы. Выплаты на командировочные расходы Финансирование командировочных расходов осуществляется строго с учетом . служебные командировки, производятся выплаты на командировочные расходы (возмещаются расходы, связанные со . другой населенный пункт, то командировочные расходы возмещаются ему финансовым подразделением . расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед командированием . и размерах выплат на командировочные расходы, связанные со служебными командировками .

. , условия проезда и проживания). Обоснование командировочных расходов (в этом разделе отражаются расчет . нормативы, по которым осуществляется расчет командировочных расходов в связи с особым статусом . разделы: Авансовый отчет (в части командировочных расходов в этом разделе заполняется только . отклонений расходов 4 В части командировочных расходов в данном разделе отражается информация . направления работника в командировку и командировочных расходов применяются следующие документы: решения о .

. он не полностью отчитался по командировочным расходам). Работодатель принял решение погасить сумму . он не полностью отчитался по командировочным расходам). Работодатель принял решение погасить . как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения . освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется (письма Минфина . отношении выданного ему аванса на командировочные расходы, соответствующие суммы должны облагаться .

. , что выдача аванса и возмещение командировочных расходов производятся в пределах доведенных органам . правомерностью принимаемых к бюджетному учету командировочных расходов осуществляется в соответствии с нормативными . при наличии денежных средств на командировочные расходы (п. 96 Порядка № 300). ФЭД .

. учреждения в совершенном правонарушении доказана. Командировочные расходы у учреждений госсектора нормированы В . . 20 Положения № 749). Командировочные расходы должны быть документально подтверждены Командировочные расходы подтверждаются: приказом о . приведем разъяснения отдельных ведомств, касающиеся командировочных расходов. Как разъясняется в Письме Минтруда . – федеральное государственное учреждение возмещает работнику командировочные расходы на проезд в транспорте общего .

. не облагаемые страховыми взносами выплаты: командировочные расходы, суточные в пределах норм, выходное . не облагаемые страховыми взносами выплаты: командировочные расходы, суточные в пределах норм, выходное . трудовых обязанностей (к таковым относятся командировочные расходы, суточные в пределах норм, компенсация . пособие при увольнении. Таким образом, командировочные расходы, суточные в пределах норм, выходное . форме 4-ФСС не отражаются. * * * Командировочные расходы, суточные в пределах норм, выходное .

. порядке и размерах выплат на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на . служебную командировку денежным авансам на командировочные расходы. К авансовому отчету (отчету) прилагаются . под отчет денежным средствам на командировочные расходы отражаются на счете 208 00 .

. с отрывом от работы; оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые . территории РФ, работнику возмещаются следующие командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ, п . . 10.2.6 Порядка № 209н). Командировочные расходы при выездных семинарах отражаются с .

На вопросы читателей о командировочных расходах ответил Дудоладов И. И., заместитель . . п.). В таком случае оплата командировочных расходов производится за время фактического пребывания . перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в .

. расчетов по принятым обязательствам на командировочные расходы** 1 501 11 212 1 . обязательства по выплате персоналу являются командировочные расходы субъекта учета (подстатья 212 «Прочие .

. иностранную валюту. Как видим, перечень командировочных расходов, на которые не начисляются страховые .

. Трудового кодекса, к суммам возмещения командировочных расходов работников (оплата стоимости проезда, проживания . признается командировкой, к суммам возмещения командировочных расходов работника применяются нормы пункта 1 .

Суточные в командировке: как рассчитать и что учесть

В командировке у сотрудника практически неизбежно возникают различные расходы – на проезд, проживание, питание и так далее. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан их возмещать. Различные дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, называются суточными, и при их планировании и расчете есть некоторые нюансы. Разберем их этой статье с помощью нашего партнера OneTwoTrip for Business, онлайн-сервиса организации командировок для юридических лиц.

О сервисе

OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.

На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 миллионов отелей.

Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.

Суточные или командировочные?

Все расходы сотрудника в деловой поездке можно разделить на две группы:

Командировочные – сюда относят оплату билетов и проживание в гостинице. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их документально, например, прикладывая к отчету чек из отеля и посадочный талон.

Суточные – это дополнительные расходы, которые возникают в командировке. Сюда входят все платежи, которые заранее не были согласованы с работодателем, например, ужин в кафе. Сотрудник вправе распоряжаться суточными по своему усмотрению, отчитываться за них в бухгалтерию не нужно.

Когда полагаются суточные

Работодатель обязан выплатить суточные за каждый день пребывания работника в деловой поездке, даже за выходные и праздники, а также за дни, которые он находился в пути. В том числе и за время вынужденной остановки, например, из-за переноса или отмены рейса. Такой порядок предусмотрен п. 11 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749.

Однако есть несколько важных моментов. Если сотрудник живет недалеко от города, в котором проходит командировка, и может ежедневно возвращаться домой, суточные начислять необязательно. Компания может их выплатить, например, если дорога занимает много времени, а работа сложная – но решение это он принимает самостоятельно.

Кроме того, суточные не положены, если командировка длится всего один день и сотрудник в этот день не выезжает за границу.

Объем выплат

В нынешнем законодательстве не установлены нормы расходов на командировки, существуют только лимиты для обложения НДФЛ (700 руб. за день нахождения в деловой поездке в России, 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке) и социальными взносами.

Работодатель вправе установить собственные лимиты в своих локальных актах, например, в положении о командировках. Это предусмотрено в ч. 4 ст. 168 ТК РФ.

Если командировка за границу

При международных деловых поездках суточные нужно выплачивать, даже если сотрудник выехал из России и вернулся в один и тот же день. В этом случае размер суточных составит 50% от нормы, определенной для зарубежных командировок в локальном нормативном акте компании (п. 20 положения, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).

Если перед тем как выехать за границу сотрудник перемещается по территории России, например, добирается до столицы и уже оттуда вылетает в другую страну, суточные нужно выплатить по норме, установленной для внутренних командировок. Правила для зарубежных поездок, будут действовать со дня пересечения границы при выезде из России. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России.

Если за время бизнес-поездки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границ между государствами нужно выплачивать по нормам той страны, в которую он направлен (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Срок выплат

Согласно п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749, возмещение расходов в командировке нужно производить авансом. При этом конкретные сроки выплат никак не определены, работодатель может самостоятельно их установить, закрепив в положении о командировках. Главное, чтобы сотрудник отправился в деловую поездку с деньгами.

Если же вы выплатите суточные не в составе аванса, а после возвращения работника, то придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – аналогично компенсации за задержку зарплаты.

Как определить период командировки

Днем начала деловой поездки считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса) из населенного пункта, где работает сотрудник, к месту, в которое он направлен в командировку. Соответственно, днем возвращения будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где сотрудник работает постоянно.

Важно понимать, что если, к примеру, самолет вылетает 3 декабря в 23:55, то 3 декабря считается днем командировки, и за него нужно выплатить суточные. Если же вылет происходит в 00:05, датой начала деловой поездки будет уже 4 декабря.

Чтобы упростить расчет времени, удобно пользоваться онлайн-сервисами для организации командировок. Например, в OneTwoTrip for Business можно моментально выгрузить билеты и ваучеры из личного кабинета командированного сотрудника и прикрепить их к отчету в качестве подтверждения дат поездки. Это удобно еще и потому, что так точно не потеряется посадочный талон.

Какие документы нужны для оформления суточных

Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных. Они включены в состав аванса командировки, который бухгалтерия выдает на основании приказа руководителя или иного документа, определенного местными локальными актами. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника, но если оформлен приказ руководителя, оно не обязательно (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как отчитываться

Как мы уже упомянули выше, сотруднику не нужно отчитываться перед бухгалтерией за расходование суточных, и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению (этот порядок следует из ст. 168 ТК РФ и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).

А вот бухгалтерии все же придется составлять отчеты, ведь суточные – это нецелевая трата. Списывать расходы в виде суточных нужно после возвращения сотрудника из командировки. Чтобы списать затраты, потребуются авансовый отчет (в дату его утверждения нужно отразить списание расходов) и проездные документы, которые станут подтверждением дат пребывания сотрудника в командировке.

Как рассчитывать НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в следующих пределах:

700 руб. за день нахождения в командировке в России;
2500 руб. за день нахождения в деловой поездке за границу.

Если суточные больше этих норм, нужно удержать с них НДФЛ, ведь эта сумма считается доходом сотрудника. Это правило установлено в абз. 12 п. 1 ст. 217 и в ст. 210 НК РФ.

Доход сотрудника от суточных признается после возвращения сотрудника из командировки на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. Это предусмотрено подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

НДФЛ следует удержать при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты доход (подп. 4, подп. 6 ст. 226 НК РФ).

Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6п. 1 ст. 223 НК РФ). Если сотрудник в этом месяце уволился, перерасчет нужно сделать по курсу Банка России на последний день его работы (п. 5 ст. 210, п. 2 ст. 223 НК РФ).

Как рассчитывать страховые взносы

В этом случае также действуют нормы суточных (700 руб. по России и 2500 руб. за границу).

С суточных сверх этих сумм нужно начислять страховые взносы – это следует из п. 2 статьи 422 НК.

А вот при расчете взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний правила иные. Такими взносами не облагается сумма суточных, которые установлены в локальном акте работодателя. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2 000 рублей, а значит, взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх этой суммы. Это следует из п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Как рассчитывать налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). В этом случае суточные нужно включить в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Суточные при однодневной командировке по России можно учесть в расходах – но не в составе командировочных, а в тех, которые связаны с производством и реализацией.

Суточные нужно признавать в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

А если у нас УСН?

Если вы платите налоги по упрощенной системе налогообложения (с разницы между доходами и расходами), вы вправе учесть суточные в составе расходов. Их размер при этом нужно брать из норм, установленных внутренними документами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283).

Суточные в валюте нужно признавать в расходах на дату утверждения авансового отчета. Курс валюты берите на дату выплаты суточных.

Справка о компании:

OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.

Командировочные расходы: оплата, учет

В состав командировочных расходов включают оплату проезда, жилья, суточные и другие издержки, согласованные с работодателем. В случае заграничной поездки учитываются также расходы на обязательные платежи и сборы, в том числе:

оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобиля;
медицинскую страховку.

Возмещение затрат на тестирование на COVID-19 также включается в расходы, если командированный прошел его за свои деньги и имеет подтверждение. Работодатель вправе на основании договора с медучреждением провести тестирование централизованно.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются коллективным договором или ЛНА.

Перед отъездом в командировку работник получает аванс для оплаты первоначальных затрат. Если он потратит на транспорт или аренду жилья большую сумму, чем та, которая была выдана до отъезда, по окончании поездки компания должна возместить ему перерасход на основании подтверждающих документов.

Если такая обязанность определена в коллективном договоре или ЛНА и заранее согласована с руководителем, организация компенсирует провоз сверхнормативного багажа. Получить возмещение таких затрат сотрудник сможет на основании представленного авансового отчета и документов, подтверждающих оплату.

Если по независящим от него причинам работник не вернулся из однодневной командировки в этот же день, работодатель должен возместить расходы на наем жилья. Также проживание оплачивается в случае вынужденной остановки в пути.

В налоговом учете подтвержденные чеками и квитанциями затраты на командировку учитываются в составе расходов. НДФЛ и страховые взносы на командировочные издержки не начисляются, исключение – суточные сверх норм.

В бухучете все командировочные расходы – транспортные, на проживание, завтрак в гостинице, дополнительное питание и суточные – учитывают одинаково: Д 26 (44) — К 71 (60).

Суточные

Суточные – это дополнительные расходы, возникающие в связи с пребыванием вне места постоянного жительства, которые работодатель должен выплатить за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни в дороге, включая время вынужденной остановки.

За командировку в близлежащую местность, откуда человек может возвращаться домой каждый день, суточные выплачивать не требуется. Однодневная поездка за рубеж оплачивается в ограниченном размере – в иностранной валюте в размере 50% от установленной нормы.

Размер суточных фиксируется в коллективном договоре или локальном нормативном акте и может быть любым. НК предусматривает предельные значения, необлагаемые НДФЛ:

не более 700 руб. за каждый командировочный день на территории РФ;
не более 2 500 руб. за каждый день заграничной командировки.

При выезде из России день пересечения государственной границы оплачивается как день нахождения за границей – суточные в иностранной валюте. При въезде в Россию за день пересечения границы суточные выплачиваются в рублях, как за дни пребывания в РФ. Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника.

Оплата труда в командировке

За период нахождения в командировке сотруднику выплачивается средний заработок.

За день отправки в командировку выплачивается средний заработок независимо от того, трудился работник в этот день или нет. Вопрос о присутствии на рабочем месте в дни выезда и приезда решается по договоренности с нанимателем.

Если во время командировки сотрудник выполняет рабочие обязанности в выходной или праздничный день средняя зарплата за ним не сохраняется, труд оплачивается по регламенту, предусмотренному для оплаты работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Средний заработок не сохраняется за те дни командировки, в которые работник был болен, если это подтверждено листком нетрудоспособности, ему выплачивается больничное пособие. Также за время больничного работодатель должен возместить расходы на наем жилого помещения, если лечение проходило не в стационаре, и выплатить суточные за все время.

Рекомендуем материалы КонсультантПлюс:

Как облагаются НДФЛ командировочные выплаты
Как облагаются страховыми взносами командировочные выплаты

Кадровое делопроизводство

Зарегистрируйтесь в личном кабинете М-СТАЙЛ и получите бесплатно сборник «Кадровое делопроизводство»! Подборка включает рекомендации и инструкции по оформлению отпуска, больничного, командировки, декрета, примеры заполнения кадровых документов, разъяснения об ЭТК и т.д.

Что нужно знать работодателю о суточных в 2023 году: размер, порядок выплаты, когда нужно начислять НДФЛ и страховые взносы

Когда работодатель направляет сотрудника в служебную командировку, он обязан возместить ему ряд расходов, связанных с такой поездкой. Одной из статей командировочных расходов являются суточные. Расскажем о размерах и нормах суточных для служебных поездок по России и за ее пределы, когда работодатель должен выплатить суточные и про особенности их расчёта при заграничных командировках.

Что такое суточные. Когда и кому их платит работодатель

Суточные — это часть командировочных расходов, связанная с проживанием работника вне дома (ст. 168 ТК РФ). Закон не регламентирует, на что конкретно сотрудник должен потратить суточные, так же как нет запретных статей затрат. Как правило, в служебной поездке работники тратят суточные на питание. При возвращении из командировки отчитываться о потраченных суточных сотруднику не нужно. Такие затраты не относятся к целевому расходу.

Правила возмещения суточных установлены “Положением об особенностях направления работников в служебные командировки”, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

За все дни, которые он находится в служебной поездке, сюда же включают выходные и нерабочие праздничные дни.
За дни, которые он находится в дороге, в том числе и вынужденные остановки в пути.

Пример. Если сотрудник уехал в командировку в воскресенье, провел в служебной поездке рабочую неделю и вернулся домой в субботу, то компания-работодатель должна выплатить суточные не только за 5 рабочих дней, но и за выходные по графику — субботу и воскресенье.

Если сотрудник заболел во время командировки, работодатель обязан возместить ему суточные за все дни, пока он не выздоровеет и снова приступит к выполнению служебного задания (п. 25 Положения).

Однодневная командировка: как платить суточные

расстояние от дома до места проведения командировки;
транспортное сообщение;
характер служебного задания;
необходимость создания условий для отдыха.

Работодатель не вправе установить локальным нормативным актом (ЛНА) дополнительную гарантию в виде выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку. В соответствии со ст. 168 ТК РФ суточные — это дополнительные командировочные расходы, которые несёт сотрудник вне места постоянного проживания. При однодневной командировке такие расходы не возникают. Поэтому установление ЛНА суточных при однодневной командировке противоречит положению ст. 168 ТК РФ. Это подтверждает письмо Минфина РФ от 28.11.2013 № 14-2-242.

При этом локальным нормативным актом компания может предусмотреть компенсацию взамен суточных для однодневных служебных поездок. Такие выплаты не будут считаться суточными, это возмещение иных дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовой функции вне места постоянной работы. Такой позиции придерживаются суды, например, определение ВАС РФ от 12.05.2014 № ВАС-5640/14, постановление АС Волго-Вятского округа от 24.01.2020 № А43-18056/2019.

Но есть ситуация, когда работодатель обязан выплатить суточные при однодневной командировке. Речь о служебной поездке за рубеж. В этом случае суточные выплачиваются, но в ограниченном размере — 50 % от нормы, установленной ЛНА (п. 20 Положения).

Как установить размер суточных

Ограничений на размер суточных, которые коммерческая организация или ИП может выплатить командированному работнику, нет. Величину суточных работодатель определяет самостоятельно и фиксирует ее в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании, например, в Положении о командировках (ст. 168 ТК).

Размер суточных также может зависеть от направления, где состоится командировка. Например, если сотрудник едет в деловую поездку в Калининград, суточные могут быть больше, чем при командировке в Рязань. Кроме того величина суточных может быть дифференцирована в зависимости от должности сотрудника.

Нормы и налогообложение суточных

700 руб. — по России;
2500 руб. — за границу.

Работодатель может закрепить в ЛНА размер суточных, превышающий указанные значения, но с разницы необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 07.06.2022 № 03-04-05/53719, от 11.03.2020 № 03-04-05/18094).

Пример. В коллективном договоре компании прописан размер суточных за каждый день служебной поездки по России — 1300 руб. В этом случае с разницы — 500 руб. (1300 — 700) работодатель должен начислить НДФЛ и страховые взносы.

Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752 (далее — Указ) установлен повышенный размер суточных при направлении в командировку на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской области федеральных государственных гражданских служащих. Он составляет 8480 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке (п. 1 Указа).

В таком же размере установлены суточные для работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, если они направляются в командировку на эти территории, чтобы принять участие в выполнении работ / оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (п. 2 Указа, п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).

Суточные в повышенном размере выплачиваются также при служебных поездках, которые осуществляются из одного нового субъекта РФ в другой новый субъект РФ. Такая повышенная гарантия считается необоснованной, если работник направляется в командировку в пределах одного нового субъекта РФ (письмо Минтруда РФ от 14.07.2023 № 28-7/10/В-10836).

Закон от 21.11.2022 № 443-ФЗ освободил повышенный размер суточных в размере 8480 руб. от начисления НДФЛ и страховых взносов.

При налогообложении прибыли суточные можно учесть в расходах в полном объёме (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также не установлены нормы суточных для взносов на травматизм (п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ внес в Налоговый кодекс новые положения. С 1 января 2024 года суточные работников при разъездном характере будут нормироваться для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов. Необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами лимит составит 700 руб. за каждый день работы или нахождения в пути на территории РФ и 2500 руб. — за границей.

Когда работодатель должен выплатить командированному сотруднику суточные

Закон не устанавливает конкретный срок выплаты суточных. При направлении работника в служебную поездку работодатель должен выдать ему аванс на командировочные расходы, в состав которых входят и суточные (п. 10, 11 Положения). Работодатель вправе установить конкретный срок выплаты суточных в ЛНА (ст. 8 ТК РФ).

Если по непредвиденным обстоятельствам количество дней в командировке оказалось больше, чем изначально планировалось, работодатель должен доплатить суточные после сдачи авансового отчёта (п. 26 Положения).

Как платить суточные при зарубежных командировках

При проезде по территории России в размере, прописанном в коллективном договоре или установленном ЛНА для служебных поездок по РФ (п. 17 Положения).
При проезде по территории иностранного государства в размере, зафиксированном в коллективном договоре или ЛНА компании для зарубежных командировок (п. 17 Положения).

Пример. Компания направила сотрудника в служебную поездку из Москвы в ОАЭ с 9 по 15 сентября. Работник вылетел из Москвы в 21.25 9 сентября и прибыл в Дубай в 4.10 10 сентября. Локальным нормативным актом компании предусмотрен размер суточных по России — 700 руб., 2500 руб. — для зарубежных командировок. За 9 сентября сотрудник получит суточные в размере 700 руб., а начиная с 10 сентября — 2500 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке.

Как определить валюту, в которой выплачивать суточные

Когда сотрудник выезжает с территории РФ, суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (п. 18 Положения).

Пример. Сотрудник направляется в командировку из Москвы в Азербайджан. Самолет вылетает из Москвы 9 сентября в 16.20 и прибывает в Баку 19.50 того же дня. Работник получит суточные за 9 сентября в иностранной валюте.

Если сотрудник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то за день, когда он пересекает границы между государствами, положены суточные в иностранной валюте того государства, куда работник направляется (п. 18 Положения).

Даты пересечения границы для расчета суточных работодатель определяет по отметкам пограничных органов в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения).

Часто у работодателя возникает вопрос, как определять даты пересечения границы РФ при командировках в страны СНГ, если не проставляются отметки о въезде и выезде. В таком случае даты пересечения границы РФ определяются по проездным билетам (п. 19 Положения).

Бухгалтерский учёт: как отражать суточные

В бухучете все командировочные расходы, в том числе и суточные, учитывают таким образом:

Дебет 26 (44) Кредит 71.

Командировочные расходы, (и суточные в их составе), связанные с управлением, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

Признать суточные можно на дату, когда утвержден авансовый отчёт. До этого момента выданные под отчёт деньги учитываются как дебиторская задолженность сотрудника по подотчётной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Командировочные расходы это какие расходы