Для чего нужен электронный документооборот

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот между организациями. Как это работает?

Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Для чего нужен электронный документооборот компаниям:

• уменьшить количество бумажных документов в офисе;
• сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
• снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
• уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
• избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.

Электронный документооборот — самый быстрый способ доставить документы

Другие вопросы рубрики «Что такое ЭДО: основные понятия»

• Как работает электронный документооборот?
• Плюсы и минусы электронного документооборота
• Внедрение электронного документооборота
• Подключение к электронному документообороту
• Виды электронных документов
• Как подписать документ электронной подписью?
• Что такое электронный документ?

Плюсы и минусы электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.

В этой статье:

• Преимущества электронного документооборота
• Есть ли недостатки у ЭДО?
• Подводим итоги

Преимущества электронного документооборота

Что смогут компании с системой ЭДО?

Ускорить бизнес-процессы

ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате.

Обмениваться электронными счетами-фактурами

Некоторыми документами можно обмениваться по электронной почте. Однако, согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

Обеспечить юридическую силу документов

В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи.

Подключайтесь к ЭДО

Поможем выпустить электронную подпись и начать обмениваться документами через Диадок

Сделать документооборот прозрачным

При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, в Диадоке вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

Сократить затраты

В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке.

Сделать документооборот безопасным

Контрагенты могут отправлять друг другу документы по имейл, но это не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

Почему компании выбирают ЭДО, пояснили наши эксперты на конференции DiadocDay 2022:

Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота

Упростить взаимодействие с госорганами

63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми и приравнивает их к бумажным оригиналам с собственноручной подписью. Такие документы можно представить в суды и госорганы. Например, налоговая принимает декларации и книги покупки и продаж, если они подписаны электронной подписью.

Освободить время сотрудников для более серьезных задач

В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты. Сотрудники не отвлекаются на печать, согласование и отправку документов. Так они могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться.

Хранить документы в электронном архиве

По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. Есть те, кто отдает архив на аутсорс. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, занимающих меньше места. Если пользователь работает в системе ЭДО, компания-оператор сохранит файлы на своих серверах: выделять под них отдельное помещение не придется, а получить доступ можно из любой точки мира. В Диадоке срок хранения файлов — в течение всего срока действия договора и не меньше пяти лет после его расторжения: пользователь сможет обратиться к ним, когда захочет, или запросить удаление документов.

Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота

Снизить количество ошибок в документах

Перед тем, как пользователь подпишет документ, Диадок проверит:

— срок действия сертификата электронной подписи;

— соответствие документов формату, утвержденному приказами ФНС.

Если Диадок обнаружит ошибки, он сообщит об этом пользователю. Если их нет, сразу отправит документ контрагенту.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

Перейти на ЭДО слишком сложно

После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется: работать можно даже в браузере. Например, веб-сервис Диадока похож на электронную почту. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Ответим на все вопросы, а после подключим компанию к ЭДО

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. С внедрением помогут специалисты Контура: они подробнее расскажут о каждом интеграционном решении, наладят работу и научат обмениваться электронными документами в вашей учетной системе. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.

На ЭДО нужно переводить контрагентов

Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает ее с помощью:

— сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас;

— бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов.

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они напишут приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организуют рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, проведут обучающие вебинары. По данным экспертов, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после знакомства с сервисом и его возможностями. Подробнее о том, как можно привлечь контрагентов, мы рассказали на сайте Диадока.

Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи. Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном

Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет.

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.

Подводим итоги

Несколько лет назад электронный документооборот казался сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много финансовых и человеческих ресурсов. Но практика и опыт компаний показывают: ЭДО проще, быстрее и удобнее, чем бумажное делопроизводство.

Компании повсеместно переходят на ЭДО. Каждый новый пользователь ЭДО приводит с собой контрагентов. Так запускается волна новых подключений. Операторы электронного документооборота отмечают: трафик растет. В первом квартале 2023 года количество переданных и полученных через Диадок документов выросло на 35% в сравнении с аналогичным периодом за прошлый год. Есть основания полагать, что в ближайшие годы электронный документ станет таким же привычным, как бумажный.

Если вы пока не внедрили ЭДО, свяжитесь с нами. Мы ответим на ваши вопросы и подскажем, с чего начать переход на электронный документооборот.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

ЭДО (электронный документооборот) — это система процессов по составлению, обмену и обработке документов в электронном виде. Количество компаний, использующих в своей работе ЭДО, стабильно увеличивается с каждым годом. Частично это связано с законодательными инициативами и развитием программы цифровой экономики. Но часть организаций переходят на ЭДО по собственной инициативе, понимая все преимущества этой системы.

Задачи электронного документооборота

Обмениваться документами через интернет можно с помощью электронной почты, мессенджеров или облачных сервисов. Но только документы, переданные через оператора ЭДО и подписанные электронной подписью, признаются юридически значимыми наравне с бумажными.

ЭДО в организации оптимизирует процесс обмена документами между контрагентами, ускоряет каждый этап от создания до согласования и подписания сторонами:

• для согласования внутри компании не надо ходить из кабинета в кабинет, несколько сотрудников могут изучать файл одновременно, изменения вносятся оперативно;
• электронный документ попадает к контрагенту в считаные секунды, в отличие от почтовой или курьерской доставки, которая занимает от одного до нескольких дней;
• согласования между компаниями также происходит намного быстрее, обнаруженные несоответствия быстро устраняются;
• после подписания не надо дожидаться, когда второй экземпляр вернётся контрагенту, он сразу видит факт принятия в личном кабинете ЭДО.

Кроме сокращения временных затрат, электронный документооборот в организации позволит существенно экономить на бумаге, тонере и комплектующих для принтеров, почтовых расходах и на содержании помещений для хранения. Крупные компании затрачивают на печатные документы десятки тонн бумаги в год.

Оператор EDO.ru гарантирует бессрочное и бесплатное хранение на своих серверах. Таким образом, переход на ЭДО обеспечивает организациям и ИП значительную экономию средств.

Обязательное применение электронного документооборота в компании

Для ряда бизнесов применение ЭДО является необходимым в связи с требованиями законодательства. Например, для предпринимателей, которые работают с маркированными и прослеживаемыми товарами. Передача сведений о перемещении продукции в систему «Честный ЗНАК» и в ФНС происходит автоматически через оператора ЭДО из электронных документов. Для этого участникам товарооборота необходимо обмениваться электронными УПД и УКД.

К перечню товаров, подлежащих обязательной маркировке, регулярно присоединяются новые категории. В связи с этим использование электронного документооборота с 2023 года станет необходимым для легальной работы многих предпринимателей.

Сервис Маркировка от Edo.ru предоставляет целый комплекс услуг при работе с маркированными товарами. В личном кабинете клиента можно:

• зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК»;
• заказывать коды в любом количестве без ограничений;
• распечатывать марки;
• получать информацию о владельце каждого кода и проверять статус;
• проводить сверку кодов при получении УПД;
• выводить коды из оборота.

Для разных категорий участников маркировки товаров в сервисе ЭДО.Поток предусмотрены эргономичные решения, которые сделают работу с системой мониторинга продукции удобной и безопасной. Узнайте больше информации про Маркировку в ЭДО и тарифыпо ссылке.

Виды электронного документооборота

ЭДО можно классифицировать по различным признакам. По типу правовых взаимоотношений между участниками электронное делопроизводство и электронный документооборот можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО включает в себя обмен документами между руководителями и сотрудниками внутри компании. Сюда можно отнести: приказы, протоколы собраний, распоряжения, служебные записки. Для подписи документов, которые циркулируют внутри организации, как правило, не требуется сертификат усиленной КЭП, достаточно простой электронной подписи. Внутренний документооборот практически не регламентируется законодательством.

Внешний ЭДО — это обмен документами с партнёрами, поставщиками, заказчиками. Контрагенты направляют друг другу договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты сверки и приёмки-передачи и пр. Для подписи таких документов использование КЭП обязательно.

Отдельно следует выделить вид внешнего документооборота — ЭДО с государственными органами. Этот вид начал развиваться раньше других, и он значительно упрощает взаимодействие компаний с государственными структурами. А в некоторых случаях подача документов в электронном виде является обязательной и это закреплено в законе. К обязательным относится:

• сдача отчётности в ФНС и Фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
• передача сведений по маркированным и прослеживаемым товарам;
• участие в торгах и закупках.

По назначению документов можно выделить следующие виды ЭДО:

1. Бухгалтерский. Наибольшее количество документов в организациях проходят через бухгалтерию. Это счета на оплату, счета-фактуры, накладные, универсальные передаточные документы, акты, а также отчетность в контролирующие органы.
2. Складской. В крупных компаниях составляется большой объём документов при получении, отгрузке и перемещении товаров на складах. Кроме этого ведется учёт и инвентаризация остатков. Электронный документооборот для ИП и организаций позволяет быстро обмениваться сведениями.
3. Кадровый. Большая часть документов, регламентирующих трудовые отношения, может быть переведена в электронный вид. Например, через ЭДО можно оформить отгул или отпуск, выдать 2-НДФЛ. Даже трудовые книжки и договоры сейчас зачастую составляются в электронном виде. Но остались ещё некоторые формы, которые должны быть оформлены только на бумаге и подписаны реальной подписью. Например, приказы об увольнении или журнал прохождения инструктажа.
4. Управленческий. Это документы, регулирующие отношения внутри компании — уставы, приказы, регламенты, распоряжения, кадровые отчёты.

Какие документы есть в ЭДО?

Электронный документ представляет собой файл с информацией. К формату файла, пересылаемого через систему электронного документооборота, предъявляются строгие требования. Они определяют набор реквизитов и полей. В случае несоблюдения требований документ не будет иметь юридическую силу.

Существует перечень формализованных, то есть утверждённых ФНС, электронных документов, которые можно передавать в системе ЭДО.

Они составляются в формате xml и подписываются квалифицированной электронной подписью, выданной в УЦ ФНС или в одном из доверенных УЦ. Налоговая регулярно расширяет список таких документов. Сегодня в перечень входят:

1. УПД — объединяет в себе счёт-фактуру и данные об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав.
2. УКД — совмещает в себе корректировочный счёт-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
3. Счёт-фактура — подтверждает факт отгрузки товаров или оказания услуг и их стоимость. Счёт-фактура является основанием для принятия НДС, предъявленного продавцом к вычету.
4. Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — накладная, которая оформляется при продаже продукции.
5. Договорный документ — соглашение, контракт, спецификация, протокол разногласий, дополнительное соглашение к договору и прочее.
6. Акт сверки взаимных расчётов — формируется на основании бухгалтерских данных за определённый период.
7. Акт выполненных работ/оказанных услуг — является подтверждением выполнения работ, услуг подрядчиком заказчику.

Ознакомиться с полным списком утверждённых документов и с приказами, в которых описан формат их составления, можно на сайте ФНС.

Через систему ЭДО можно также пересылать и неформализованные документы, которые составляются в любом формате: docx, pdf, xlsx, jpg. Например, счёт на оплату, письмо. Также можно отправлять любые неформализованные акты по ЭДО. В системе ЭДО.Поток можно обмениваться как неформализованными, так и всеми утверждёнными видами формализованных документов.

Использование электронной подписи в электронном документообороте

Заверять документы, которыми обмениваются в системе ЭДО, можно тремя видами подписей. Но применяются они в разных ситуациях.

1. Простая (ПЭП) представляет собой код подтверждения, присланный в СМС и на email, логин и пароль для входа в интернет-банк, личный кабинет или приложение. С помощью ПЭП можно заверять электронные документы, но стороны должны заранее заключить соглашение об этом. ПЭП можно использовать для подписания документов внутреннего ЭДО компании или заключения соглашения между работодателем и сотрудником.
2. Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) формируется в удостоверяющих центрах с помощью криптографических программ. НЭП имеет средний уровень защиты и позволяет идентифицировать владельца, а также определить, вносились или нет изменения в документ после того, как он был подписан. Неквалифицированной электронной подписью можно заверять документы во внутреннем ЭДО. Если заключить между сторонами соглашение о признании юридической силы НЭП, ей можно также подписывать некоторые виды внешних документов.
3. Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) имеет высокий уровень защиты, создаётся с помощью программ криптошифрования и полностью равноценна рукописной подписи. КЭП имеет юридическую силу, позволяет владельцу подписывать документы, участвовать в торгах, отправлять отчётность. КЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат, подтверждающий личность обладателя. Для работы с квалифицированной ЭП требуется установка программного обеспечения, сертифицированного ФСБ. Получить КЭП руководителя или ИП можно в ФНС или доверенном УЦ. КЭП представителя выдается в удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию Минцифры РФ, использовать можно только при предъявлении печатной или электронной доверенности.

Квалифицированная электронная подпись придаёт документу юридическую силу без заключения дополнительных соглашений. КЭП может применяться как во внешнем, так и во внутреннем ЭДО.

Как перейти на ЭДО с бумажного документооборота?

Мы перечислили много плюсов электронного документооборота. Возникает резонный вопрос: почему далеко не все компании на него переходят? Как показывает практика, многие думают, что это слишком сложно. Придётся устанавливать какой-то новый софт и обучать сотрудников. Некоторые предприниматели не верят в безопасность пересылки документов через интернет и считают ненадёжным хранение файлов на чужом сервере. Также предприниматели опасаются, что их контрагенты не готовы переходить на ЭДО. Развеем эти напрасные опасения.

Сложность подключения к ЭДО. В действительности подключиться к системеэлектронного документооборота очень просто, для этого не надо устанавливать новое ПО. Вы можете обмениваться документами в многофункциональном личном кабинете, который открывается в браузере ПК, или своём привычном интерфейсе. ЭДО.Поток предоставляет бесплатный коннектор с 1С и открытый API для интеграции с другими системами. Для того чтобы начать работать с ЭДО, необходима электронная подпись. Но КЭП и так есть у большинства предпринимателей. Для работы с ЭДО не требуется специального обучения, интерфейс сервиса простой и понятный.

Отправлять документы через интернет небезопасно. Все файлы отправляются по защищённым каналам — перехватить и подменить их невозможно. Оператор EDO.ru полностью соответствует всем требованиям к электронному документообороту, которые сформулированы в Приказе ФНС от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@, и внесён в официальный реестр операторов ЭДО. Также EDO.ru обладает лицензией на деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

Надёжнее хранить документы в бумажном виде в собственном офисе, чем на сервере оператора. Бухгалтеры и предприниматели считают, что при необходимости, найти бумажный договор или счёт-фактуру проще, чем разыскать его в сети. Но реальность такова, что бумажные документы теряются: их может достать кто-нибудь из сотрудников и не вернуть на место, подписанные накладные или акты контрагент может забыть отправить обратно или пакет потеряется в пути.

Электронный документ легко найти в базе в любой момент, в личном кабинете организована удобная система поиска, при необходимости его можно распечатать. Файлы хранятся на сервере EDO.ru неограниченное время.

Наши контрагенты не готовы перейти на ЭДО. Многие компании и индивидуальные предприниматели уже перешли на сервис электронного документооборота в связи с необходимостью или следуя современным тенденциям. Надо только проверить. Это можно сделать в личном кабинете ЭДО.Поток. Если ваш поставщик или покупатель уже зарегистрирован в системе, достаточно отправить ему приглашение для обмена электронными документами. Также можно отправить приглашение присоединиться к ЭДО.Поток и контрагенту, который ещё не использует электронные документы.

В случае, когда ваши партнёры, поставщики или покупатели подключены к другой системе ЭДО, с ними можно обмениваться документами, используя роуминг.

Как подключить электронный документооборот от EDO.ru?

Для того чтобы подключиться к ЭДО.Поток или Маркировке от EDO.ru, необходимо пройти регистрацию в личном кабинете клиента. Для этого надо кликнуть на кнопку «Подключиться» на сайте EDO.ru или сразу перейти по ссылке и заполнить все поля регистрационной формы. Для регистрации и дальнейшей работы вам потребуется квалифицированная электронная подпись, можно использовать ту, которой вы подписываете электронную отчётность в налоговую.

Как в ЭДО отправить приглашение контрагенту

Если ваши клиенты или поставщики уже зарегистрированы в системе ЭДО.Поток, вы можете сразу начать обмен документами. Чтобы проверить контрагента надо:

• зайти в личном кабинете ЭДО.Поток в раздел «Приглашения»;
• кликнуть на кнопку «+ приглашение»;
• в открывшемся списке можно найти контрагента по наименованию, ИНН или КПП. Подробнее об этом вы можете прочитать по ссылке.

Если контрагент ещё не пользуется ЭДО, вы можете отправить ему приглашение присоединиться к ЭДО.Поток. Это делается в личном кабинете на вкладке «Добавить контрагентов».

Если ваши партнёры по бизнесу используют электронный документооборот, но подключены к другой системе, вы всё равно можете обмениваться документами, используя роуминг. Подробнее о том, как настроить роуминг в ЭДО и как пригласить контрагента, вы можете узнать здесь.

Как отправить документы по ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота в том, что электронные документы имеют юридическую силу, не теряются и быстро доходят до адресата. А операторы ЭДО обеспечивают надёжность и безопасность при пересылке и хранении электронных документов.

Возможности электронного документооборота позволяют облегчить работу сотрудников и сделать её более эффективной. Руководители компаний, которые перешли на ЭДО, отмечают существенное сокращение затрат и сроков оплаты по сделкам.

Что такое ЭДО и зачем он нужен

ЭДО (электронный документооборот) — это обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Такие документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, поэтому распечатывать их не нужно. Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет. Получатель принимает документ, подписывает своей ЭП, и отправитель получает уведомление о том, что документ подписан. Электронная подпись (ЭП) — это эквивалент привычной подписи от руки, который подтверждает авторство электронного документа и обладает полной юридической силой

Какими документами можно обмениваться

При ЭДО вы можете обмениваться любыми первичными бухгалтерскими документами: договорами, счетами, счетами-фактурами, актами выполненных работ и т. д.

Электронный документооборот подходит любым организациям на территории РФ, от ИП до крупных корпораций. При ЭДО проще обмениваться документами и рассчитываться с контрагентами. Плюс, вы сэкономите на канцелярских и почтовых расходах и содержании архива.

Преимущества ЭДО

1. Экономия денег.
Вы экономите около двадцати тысяч рублей в год только на покупке конвертов, если посчитать стоимость пятисот конвертов по 34 рубля за штуку. 2. Экономия времени. Обмениваться электронными документами так же быстро, как переписываться по электронке. 3. Доступ 24/7. Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи. 4. Гарантия доставки и конфиденциальности. Письма не теряются и не попадают к злоумышленникам, так как хранятся в защищенном личном кабинете. 5. Удобство хранения. Не нужно оборудовать помещение для хранения документов.

Как перейти на ЭДО

• Сообщить контрагентам, что вы переходите на электронный документооборот.
• Купить сертификат электронной подписи.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Министерства связи РФ. На сайте Министерства легко найти ближайший центр в вашем городе.

Каждому сотруднику, который подписывает документы от лица компании, нужно создать свою электронную подпись. Она действует как личная печать: закреплена за конкретным сотрудником, и ее нельзя передавать коллегам.

• Выбрать, как обмениваться документами: через оператора ЭДО или без него.

Система управления для отелей и хостелов

Управляйте отелем в АСУ — следите за бронями, номерами и доходом, просматривайте удобные отчеты и работайте с шахматкой везде, где есть интернет.