Где закрепить порядок формирования и обработки первичных документов

КАК СОБРАТЬ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ВОВРЕМЯ

Своевременную сдачу работниками первичных документов в бухгалтерию можно обеспечить составлением локального нормативного акта, условиями трудового договора, должностными инструкциями, а также элементами премирования.
В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства. Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов. В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.

Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов
Во-первых, следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в соответствующем локальном нормативном акте организации.
Такой акт должен строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки их доставки, а также Ф. И. О. и должности работников, ответственных за их сдачу и контролирующих данный процесс.
Локальный нормативный акт должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым работником. Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом (в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны надзорно-контрольных органов).
Во-вторых, в трудовых договорах с работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксироватьнеобходимость оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с документацией нужно указать в должностной инструкции работника.
В-третьих, для исключения случаев потерь документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф. И. О. и должность.

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов
Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.
При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Следует отметить, что применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной платы работников является нарушением трудового законодательства и строго карается инспекцией труда.
Однако если в организации существует система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию первичные документы.
Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).
Принимаемая в организации премиальная система может предполагать выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий. Круг лиц, подлежащих поощрению, показатели, условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в коллективном договоре составной частью положения о премировании. Последнее, как правило, содержит:
– общие положения, в которых определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы, технологи, руководители, специалисты, служащие и т. д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование;
– источники, показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих; порядок начисления, утверждения и выплаты премии и другие показатели.
В принятом положении о премировании и должны содержаться условия премирования работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной документации в бухгалтерию.
Помните, что трудовое законодательство не предусматривает терминов «лишение премии» и «депремирование» по тем или иным показателям работы. Поэтому наличие на предприятии четких показателей и условий премирования дает возможность заслуженно премировать работников. При их невыполнении у работника просто не наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других показателей, представляется к премированию в меньших размерах.

Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения

Первичный документ — это документ, на основании которого бухгалтер может сделать бухгалтерские записи и признать доходы (расходы) в бхгалтерском и (или) налоговом учете. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Рассмотрим основные требования к оформлению первички и налоговые последствия ее ненадлежащего оформления.

• Какую первичку можно использовать в 2023 году
• Обязательные реквизиты первичного документа
• Электронные формы документов
• Последствия ненадлежащего оформления первичных документов
• ИТОГИ

Какую первичку можно использовать в 2023 году

С 01.01.2013 можно использовать:

• Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
• Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые были обязательными к применению ранее. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать «под себя», добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.

ВАЖНО! Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).

О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций».

Применение первичных документов также регламентирует новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он обязателен к использованию с 01.01.2022, кроме одного пункта, который вступает в силу с 01.01.2024. Упомянутый пункт содержит указание о хранении документов, а также баз данных, содержащихся в первичных документах, на территории РФ.

Новый стандарт требует при составлении первички опираться на правила, установленные законом 402-ФЗ, а также вводит условия:

• дата первичного документа — это дата его подписания ответственным лицом;
• если дата составления документа отличается от даты совершения хозоперации, то должна быть указана информация о дате операции;
• если обязательные реквизиты включаются в документ на основании иного документа (оправдательный документ), содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, то в первичный документ включается информация об оправдательном документе.

Как вести документооборот по новому ФСБУ 27/2021, описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Обязательные реквизиты первичного документа

Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.

Так, документ должен содержать:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
• подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Последствия ненадлежащего оформления первичных документов

Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.

Данной ответственности подлежат:

• налогоплательщики – организации, а с 1 января 2014 г. также индивидуальные предприниматели (абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ; подп. «а» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ);
• налоговые агенты (подп. «б» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона № 248-ФЗ; абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). Заметим, что до 2014 г. формулировка ст. 120 НК РФ прямо указывала лишь на налогоплательщика, что вызывало сомнения в ее применимости в отношении налоговых агентов. Существовало мнение, что они не могут быть субъектом данного правонарушения. В то же время ФНС настаивала на обратном (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.

Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расзходов».

ИТОГИ

С 2013 года налогоплательщики вправе использовать как унифицированные так и разработанные самостоятельно бланки первичных учетных документов. Главное закрепить применяемую форму в учетной политике предприятия. Обязательными к применению остались унифицированные формы по учету кассовых и банковских операций, а также транспортне накладные.

Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила

Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.

Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.

Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.

Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.

Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
2. Дата документа.
3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
4. Содержание операции.
5. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
6. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Важно!

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

• Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
• Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
• Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Первичные документы можно оформлять в электронном виде

Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.

Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).

Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте .

Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.

Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.

Главные бухгалтеры в свою очередь:

1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.

Не используйте факсимиле

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.

Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Первичные учетные документы. Новые требования к порядку составления, обработки, исполнения и хранения

С 1 января 2013 г. вступил в силу новый Закон о бухгалтерском учете, который не содержит требований о формировании первичных учетных документов по тем унифицированным формам, которые определяются уполномоченными органами власти.

Речь идет о Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту данной публикации – Закон о бухгалтерском учете).

Как определено в ст. 9 данного Федерального закона, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта (организация и иной хозяйствующий субъект) по представлению главного бухгалтера или иного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Упоминаний про унифицированные формы первичной учетной документации новый Закон о бухгалтерском учете не содержит, а потому возникает вполне резонный вывод о том, что отныне сами организации должны определять все формы первичных учетных документов, которыми подлежат оформлению хозяйственные операции и иные факты хозяйственной деятельности.

Такого рода вывод подтверждается уполномоченными органами власти. В частности, как отмечено в информационном письме Минфина России № ПЗ-10/2012, «с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению». Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами власти в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). Применительно к расчету заработной платы федеральные законы и иные нормативные правовые акты не содержат требований о формировании того или иного первичного документа по строго определенной форме.

Продолжение. Начало в «ЗП» № 5.

В связи с этим любые формы документов, которые используются организациями для расчета заработной платы и оформления трудовых отношений, с 2013 г. должны формироваться по тем образцам, которые определяются каждой отдельной организацией самостоятельно и утверждаются учетной политикой данного экономического субъекта, применяемой для целей бухгалтерского учета.

Аналогичный вывод содержится в письме Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1: «с 1 января 2013 года негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов… разработанных ими самостоятельно».

Каждым руководителем организации в силу требований Закона о бухгалтерском учете определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, а также перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Данные аспекты также должны найти свое отражение в учетной политике организации, применяемой для целей бухгалтерского учета.

Электронные документы и копии первичных документов, принятие их к учету
В соответствии с ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган.

При всем этом необходимо учитывать, что отдельные нормативные акты до сих пор определяют требования о представлении первичных документов на бумажном носителе. В частности, согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства Российской от 13 октября 2008 г. № 749) по итогам командировки работник должен представить работодателю в течение 3 календарных дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а также отчет о выполненной работе в командировке. При этом отчет представляться должен именно в письменной форме.

В отдельных случаях руководящие документы напрямую предусматривают возможность формирования первичного документа в электронном виде. В частности, согласно пп. 2.5 и 5.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П) в электронном виде могут формироваться кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При применении электронных документов должны учитываться положения п. 2 ст. 160 ГК РФ, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон; Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в редакции изменений и дополнений); Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в редакции изменений и дополнений).

Необходимо учитывать и положения национального стандарта ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», утвержденного приказом Госстандарта от 26 октября 2010 г. № 327-ст.

В соответствии с ч. 3 ст. 21 Закона о бухгалтерском учете федеральные стандарты бухгалтерского учета могут определять виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета. На сегодняшний день такого рода требований руководящие документы не содержат.

В свою очередь, законодательство предусматривает два вида электронных подписей – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. При этом различаются неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись. Таковы положения Федерального закона № 63-ФЗ.

Действующее законодательство не запрещает использование в качестве оправдательных копий первичных учетных документов. Вместе с этим, необходимо учитывать, что копия не может подтвердить подлинность документа, а потому использовать копии следует с учетом анализа «важности» первичного документа и необходимости подтверждения хозяйственной операции в целях бухгалтерского учета, уплаты налогов и соблюдения требований действующего законодательства.

В любом случае копии документов могут приниматься к учету по соглашению сторон.

Права по подписанию первичных учетных документов
Согласно сложившейся практике перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Именно указанные лица вправе подписывать первичные учетные документы в соответствии с ч. 2 ст. 2 Закона о бухгалтерском учете.

Требований о необходимости подписания денежных и расчетных документов главным бухгалтером отныне Закон не содержит. В связи с этим руководитель организации вправе определять, кто какие документы вправе подписывать. Логично предположить, что денежные и расчетные документы так называемой «второй» подписью должны подписываться именно главным бухгалтером или тем лицом, на которое было возложено ведение бухгалтерского учета. В свою очередь, документы на списание материальных запасов и иных ценностей должны подписываться теми лицами, которые несут ответственность за сохранность данных объектов учета.

В государственных (муниципальных) учреждениях требования о наличии на первичных документах подписей отдельных должностных лиц содержатся в Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157 н (далее по тексту публикации – Инструкция № 157н).

В частности, согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных на то лиц. Без подписи главного бухгалтера учреждения или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, а также документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются. Исключение составляют документы, подписываемые руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Можно предположить, что аналогичный порядок может быть предусмотрен и руководителями коммерческих организаций. Для этого соответствующие положения необходимо закрепить в учетной политике организации и (или) в ином локальном акте, регулирующим учетный процесс субъекта учета.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером (иным лицом, имеющим право подписи на документе) по осуществлению отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Такие нормы закреплены в п. 8 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете.

Во всех случаях ответственность за достоверность содержащихся в первичных документах (счетах, накладных, актах и т. п.) сведений возлагается на лиц, составивших и подписавших их. Это следует из положений ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, а также из п. 5.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, далее по тексту публикации – Положение о документообороте).

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы
В соответствии с положениями ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления, если только иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Во всех случаях исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как и прежде, вовсе не допускаются исправления в кассовых документах. На это указано в п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций.

Исправления в соответствующие документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением банковских и кассовых), рекомендуется исправлять следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

В государственных (муниципальных) учреждениях порядок исправления первичных документов определен в п. 10 Инструкции № 157н. В частности, исправления должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые подписали первичный документ, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений.

Порядок проверки и заключительного оформления документов
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, которая осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей – такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру организации для принятия решения по ним.

В первичных документах в обязательном порядке должны присутствовать наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи и расшифровка подписей.

Что касается печати, то она заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющей права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами или на копиях документов.

Печати должны присутствовать также там, где это предусмотрено учетной политикой организации (графиком документооборота), действующим законодательством, договором или соглашением сторон по обязательству (сделке). Например, наличие печатей на актах приемки выполненных работ (услуг) необходимо в случае, если это определено условиями хозяйственного договора.

Первичные документы, прошедшие проверку, обработку желательно помечать отметкой, исключающей возможность их повторного использования, например, дату записи в учетный регистр.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы согласно п. 2.21 Положения о документообороте подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Хранение первичных документов
В соответствии с положениями ч. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете хранение документов бухучета организуется руководителем экономического субъекта.

Учетной политикой организации или отдельным приказом (распоряжением) руководителя рекомендуется определять как порядок хранения, так и сроки хранения.

Храниться документы должны в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. Таковы требования ст. 29 Закона.

Документы учетной политики, стандарты учета экономического субъекта, а также другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета (включая средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи) подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Непосредственно сроки хранения бухгалтерских документов определены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее по тексту публикации – Перечень документов № 558). Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данным документом, в частности, определены следующие сроки хранения документов:
– годовая бухгалтерская отчетность – постоянно; квартальная отчетность – 5 лет; годовая – 1 год;
– документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) – 5 лет;
– регистры бухгалтерского учета – 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии));
– первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) – 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии));
– счета-фактуры – 4 года;
– перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов – 5 лет (после замены новыми);
– налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов – 5 лет (по итогам экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК));
– налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц – 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет);
– документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости лицевых счетов (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в т. ч. аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат – 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет);
– лицевые карточки, счета работников – 75 лет (ЭПК).

Сроки хранения отдельных документов определены также следующими нормативными правовыми актами:
– приказ Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (в редакции приказа от 28 апреля 2011 г. № 412);
– приказ ФНС России от 15 февраля 2012 г. № ММВ-7-10/88 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения» (в редакции изменений и дополнений).

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства.

Перечень документов № 558 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

Перечень документов № 558 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в т. ч. негосударственных).

Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа № 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне документов к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Подобная комиссия создается для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы. Комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Документация, не вошедшая в соответствующие разделы Перечня документов, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается за практической ненадобностью. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем документов, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Следует учитывать, что налоговое законодательство устанавливает несколько иные сроки хранения документов – согласно п. 8 ч. 1 ст. 23 НК РФ на налогоплательщиков возлагается обязанность по обеспечению сохранности данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Хранение должно обеспечиваться в течение 4 лет.

Приведенный 4-летний период отсчитывается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (см., в частности, письмо Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104).

В случае если первичные документы подтверждают убытки, перенесенные для целей налогообложения прибыли на последующие периоды, их необходимо хранить в течение всего периода, когда налоговая база будет уменьшаться на суммы ранее полученных убытков. Такого рода мнение, в частности, отражено в письме Минфина России от 23 апреля 2009 г. № 03-03-06/1/276.

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Как правило, местом хранения является бухгалтерия или архив организации. Все данные вопросы решаются руководителем организации.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, осуществившего внесение исправления, с указанием даты исправления.

При наличии технической возможности организации вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Согласно ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Выемка (изъятие) документов
Первичные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета (в т. ч. в виде электронного документа), могут быть изъяты только уполномоченными согласно законодательству Российской Федерации органами, на основании их постановлений. Имеются в виду органы дознания, предварительного следствия, прокуратура, суды, налоговые органы.

Во всех случаях главный бухгалтер или другое должностное лицо субъекта учета вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Права налоговых органов по выемке (изъятию) первичных документов закреплены в ст. 31 НК РФ. Выемка может проводиться в рамках налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.

Порядок выемки налоговыми органами определен в ст. 94 НК РФ. Она возможна только на основании мотивированного постановления уполномоченного должностного лица, в дневное время, в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка. О производстве выемки составляется протокол, в котором перечисляются изъятые документы и предметы.

В случаях если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов. При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия.

Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Восстановление первичных документов
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документообороте обязан назначить своим приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

При этом необходимо учитывать, что утрата первичных документов не освобождает организации от доказательства правильности исчисления тех или иных видов налогов. В связи с этим в большинстве своем они стоят перед необходимостью восстановления утраченных документов.

Восстановление может быть произведено через испрашивание у контрагентов других хозяйствующих субъектов, с которыми имелись хозяйственные и иные отношения в ревизуемый период копий документов.

Если восстановление документов не возможно, то материалы комиссии должны быть переданы в вышестоящие и налоговые органы для принятия решения о порядке проведения проверок за период, за который утрачены документы.

Ответственность за принятие к учету первичных документов, не соответствующих требованиям действующего законодательства
В том случае, если первичный документ был составлен с нарушением предъявляемых к его форме и содержанию требований, организация может столкнуться с рядом последствий.

Прежде всего, первичные учетные документы должны в обязательном порядке подтверждать правомерность совершенных финансовых и хозяйственных операций, факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства (факт совершения хозяйственной операции).

Отсутствие, скажем, подписи соответствующего должностного лица на первичных документах, послуживших основанием для признания затрат может означать, что работы фактически не выполнялись, отсутствие даты – невозможность определить, к какому отчетному периоду относится операция, отсутствие других обязательных реквизитов – нарушение требований действующего законодательства и т. д.

Приведенные выше причины могут повлечь за собой неправомерность признания расходов в целях налогообложения прибыли, и соответственно к неправильному уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и привлечению организаций к установленной ответственности, в т. ч. к уплате штрафных санкций по налогу на прибыль, т. е. к непроизводительным расходам.

В таких случаях необходимо другими способами доказать факт совершения оспариваемой операции. Для этого могут быть использованы акты инвентаризации, другие первичные оправдательные документы, зкспертные заключения, показания свидетелей и т. п.

Отсутствие первичных документов у организации, обосновывающих совершение той или иной операции, в соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, за которые к организации могут быть применены следующие меры ответственности:
1) если нарушение совершено в течение одного налогового периода – штраф в размере 10 000 руб.;
2) если нарушения совершены в течение более одного налогового периода – штраф в размере 30 000 руб.;
3) если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы – штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является по сути нарушением правил ведения бухгалтерского учета, за которым следует неполное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений, что относится также к грубому нарушению правил учета доходов и расходов, и соответственно влечет за собой такую же ответственность, что и отсутствие первичных документов.

Однако для привлечения организации к ответственности факты неправильного заполнения и использования первичных документов должны быть представлены как «систематические».

В соответствии с п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать от налогоплательщиков документы по формам и (или) форматам в электронной форме, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

За отказ представить документы (в т. ч. первичные оправдательные) организации могут быть привлечены к налоговой ответственности. Так, в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление налоговому органу первичных документов влечет за собой взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Административная ответственность за нарушение установленного порядка организации и ведения документооборота установлена Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации (КоАП РФ).

Так, согласно ст. 15.6 КоАП РФ непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде влечет за собой наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

За грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов в соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ наступает ответственность в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ установлена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц организаций – от 300 до 500 руб.