Кадровые документы которые должны быть в организации

Обязательные и необязательные документы кадрового делопроизводства , Тема №545498

Какие документы обязательно должны быть в отделе кадров, а какие — не обязательно? Какие документы кадрового делопроизводства основные и важные, а какие — нет? Приведем перечни таких документов в виде удобных таблиц.

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.

Можно выделить три группы документов:

• обязательные документы – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
• документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
• необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Обязательные кадровые документы

Исключение!

Если работодатель является микропредприятием или некоммерческой организацией (при соблюдении определенных условий), то согласно ст. 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы могут отсутствовать:

«Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений».

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Необязательные документы

К необязательным документам могут быть отнесены должностные (рабочие) инструкции (их «заводят», когда все трудовые обязанности не прописаны в трудовом договоре, локальные нормативные акты о структурных подразделениях), некоторые виды журналов учета, различные служебные записки и др.

Отдельно остановимся на «некоторых видах журналах учета». Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, служебных заданий, командировочных удостоверений, служебных записок и др.

В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Это, например, журнал (книга) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приходно-расходная) и др.

Для ряда кадровых журналов не предусмотрено обязательное их ведение работодателем, но на практике без них невозможна регистрация документов. Это:

• журналы регистрации приказов (по основной деятельности, по личному составу, по кадрам, с учетом разных сроков хранения),
• журнал регистрациитрудовых договоров и соглашений к ним,
• журнал регистрации заявлений работников,
• журнал регистрации уведомлений, предложений работников
• и другие журналы регистрации и учета

Образцы документов по кадрам

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Штатное расписание
• График отпусков, документы, подтверждающие уведомление работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (уведомление и журнал регистрации уведомлений)
• Трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к трудовым договорам
• Трудовые книжки: образцы записей
• Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них
• Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приходно-расходная книга)
• СТД-Р и ЕФС-1
• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12) и Т-13
• Приказы, кадровые и некадровые, по личному составу и основной деятельности
• Основания к изданным приказам: заявления работников, акты, соглашения и др.
• Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. Примерная форма
• Договоры о полной материальной ответственности
• Докладные и объяснительные записки
• Другие образцы кадровых документов

Вы в рубрике:

15161

Хотите доступ в закрытые разделы сайта?

Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.

Тогда подписывайтесь на журнал «Кадровик-практик» >> Подписка Вам откроет все доступы. Это всего примерно 10 руб. в день

Вам также помогут в работе:

Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб

Бесплатные ресурсы

Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА

Подпишитесь на наши рассылки:
— новые публикации,
— новости законодательства

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их

Фотообои с производственным календарем на 2023 год

Опросы по сложным вопросам кадровой практики

Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации

10.10.2023 распечатать Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено. Но, можно составить перечень обязательных кадровых документов и рекомендованных.

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• многие другие.

Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.

Кадровые документы организации. Таблица.

Обязательные документы

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Форма свободная. Для микропредприятий форма Утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858.

Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи

ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.

Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Табель учета рабочего времени

ч. 4 ст. 91 ТК РФ

Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Форма утверждена: постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ

Форма утверждена: постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 № 730п.

Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание документов: приказы, доверенности.

ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ,

Приказы (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, наложении дисциплинарного взыскания и акты, т.д.)

ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ

Часть таких документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Согласие работника на обработку персональных данных

ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Локальные нормативные акты организации

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Нет утвержденной формы

Положение о персональных данных работников

Нет утвержденной формы

Положение об оплате труда и премировании (в одном иди двух документа) *

Нет утвержденной формы.

Положение о ненормированном рабочем дне, если данный режим применяется*

ст. 57, 101 ТК РФ

Нет утвержденной формы.

Положение о режимах рабочего времени*

Нет утвержденной формы.

Приказ об утверждении формы расчетного листка

ч. 2 ст. 136 ТК РФ

Форма не утверждена. Пользуйтесь образцом.

Положение об аттестации если необходимо подтверждать соответствие занимаемой должности

Письмо Роструда от 06.03.2013 № ПГ/1180-6-1

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об аттестации работников

Положение о коммерческой тайне

пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Нет утвержденной формы

Положение о структурном подразделении

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об отделе кадров

*если этого документа нет, соответствующие положения должны быть внесены в трудовой договор

Документы по охране труда и воинскому учету

Локальные нормативные акты, правила, стандарты, инструкции

ч. 11 ст. 209, абз. 24 ч. 3 ст. 214 ТК РФ

Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте

Формы утверждены приказом Госстандарта от 9 июня 2016 года № 600-ст.

Журнал учета микроповреждений (микротравм)

Форма утверждена: Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.09. 2021 № 632н.

Карточки воинского учета

ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ

Приложение № 22 к Инструкции Минобороны, утв. приказом от 22.11 2021 № 700, применяется с 8 января 2022 года.

Карточка по воинскому учету 2022 года

Рекомендуемые документы

Личная карточка Т-2

С 2022 года нет обязанности вести личные карточки работников по форме № Т-2.

ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК РФ

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец:

Должностная инструкция (может быть составной частью трудового договора)

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

Нет утвержденной формы

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
• Инструкция по технике безопасности.
• Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

• График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
• График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
• Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

• положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
• должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
• инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
• альбом форм документов по учету кадров;
• положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
• положение о персонале;
• коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

• прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
• далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
• личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
• трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

• о приеме работника на работу – форма Т-1;
• о приеме работников на работу – форма Т-1а;
• о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
• О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
• о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
• о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
• о направлении работника в командировку – форма Т-9;
• о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
• о поощрении работника – форма Т-11;
• о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

• о совмещении должностей (профессий);
• о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
• о возложении взысканий;
• о досрочном снятии взысканий;
• об изменении персональных данных работника;
• о присвоении разряда;
• о привлечении к сверхурочным работам;
• о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
• о дежурствах;
• об установлении или снятии персональных надбавок;
• об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

• об утверждении штатного расписания;
• о внесении изменений в штатное расписание;
• о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
• о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
• об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

• командировочное удостоверение – форма Т-10;
• служебное задание – форма Т-10а;
• записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
• записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
• акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

• простейший – в журналах;
• более совершенный – с помощью картотеки;
• и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

• Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
• журнал регистрации личных карточек (Т-2);
• журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
• журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
• журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

• Сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

• окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
• истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
• ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
• помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2004.

Узнать больше:

• Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

• Если секретарь еще и кадровик

• Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

Готовим кадровые документы к проверке: коротко о главном

В соответствии с п. 22 Положения о порядке организации и проведения проверок 1 о назначении выборочной проверки проверяемый субъект должен быть письменно уведомлен не позднее чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Уведомление, направленное по последнему известному контролирующему (надзорному) органу месту нахождения (жительства) проверяемого субъекта, считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления. Уведомление должно содержать в себе информацию, предусмотренную п. 23 Положения № 510.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию любой организации можно разделить на несколько групп.

1. Организационно-правовая документация:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• положение о структурном подразделении;
• должностные и рабочие инструкции;
• график трудовых отпусков;
• иные локальные правовые акты.

2. Персональная документация:

• трудовые книжки (вкладыши к трудовым книжкам) работников;
• личные дела работников;
• личные карточки работников;
• документы персонифицированного учета.

3. Договорная документация:

• коллективный договор (соглашение);
• трудовые договоры (контракты);
• договоры о материальной ответственности;
• договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку;
• договоры на производственное обучение и практику.

4. Распорядительная документация:

• приказы по личному составу;
• копии приказов по основной деятельности, затрагивающие кадровые вопросы.

5. Учетно-регистрационная кадровая документация:

• учетные формы кадровой документации (книги, журналы и др.);
• документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом и др.

6. Информационно-справочная документация:

• сведения воинского учета;
• сведения, предоставляемые в службы занятости;
• сведения о молодых специалистах, молодых рабочих;
• документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.

Какие кадровые документы должны быть в организации

Для определения перечня кадровых документов, обязательных для организаций, полагаем, можно использовать, в частности, Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками 2 .

Согласно ч. 7 Рекомендаций № 135 Трудовым кодексом Республики Беларусь определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.). К таким документам рекомендуется относить:

1) правила внутреннего трудового распорядка 3 ;

2) трудовые договоры (контракты);

3) штатное расписание;

4) приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.);

5) основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки);

6) трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам);

7) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

8) уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска;

9) табель учета использования рабочего времени;

10) график трудовых отпусков;

11) расчетные листки.

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:

1) должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах);

2) договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);

3) график сменности (если работа носит сменный характер);

4) положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).

Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.

Как подготовить кадровые документы к приходу проверяющих органов

Если в организации внедрена автоматизация процесса создания документов в специализированных программах, это упростит подготовку к проверке. В этом случае работник вводит сведения в программу, которая:

• проверяет их по заданным параметрам (в частности, многие программы не позволяют провести документы с некорректной информацией: датами, должностями и т.д.);
• создает документ по образцу.

В рамках подготовки кадровых документов к проверке нанимателю необходимо:

1. Сличить имеющиеся кадровые документы с номенклатурой дел и проанализировать, вся ли необходимая кадровая документация имеется в наличии, в том числе:

• определить список обязательных документов, которых нет в организации и которые нужно разработать;
• определить список необязательных кадровых документов, которые целесообразно иметь в наличии.

2. Проверить имеющиеся кадровые документы на предмет их соответствия законодательству, наличие в документах всех необходимых реквизитов и соблюдение требований к их оформлению.

Проверяем содержание локальных правовых актов и ознакомление с ними работников

Для этого нужно:

• проверить наличие прав на утверждение локальных правовых актов 4 у лица, которое их утверждает, в уставе, доверенности или ином документе;
• проверить терминологию, которая используется в ЛПА, на соответствие законодательству (наименования должностей, структурных подразделений, условия работы и т.д.);
• проверить, все ли работники ознакомлены с ЛПА под подпись.

До подписания трудового договора работника нужно ознакомить с ЛПА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (см. табл.).

Таблица. ЛПА, с которыми наниматель должен ознакомить работника

Обязательные документы	Документы, с которыми следует ознакомить работника, при наличии их в организации
ПВТР (устанавливаются нанимателем с участием профсоюза на основании Типовых правил № 465)	Положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю
Положения и инструкции по охране труда (п. 1 ч. 1 ст. 194 ТК, гл. 2 Инструкции № 1766)	Положение о коммерческой тайне
Должностные (рабочие) инструкции	Положение о служебных командировках работников
График работ (сменности)	Положение о структурных подразделениях
Положение об оплате труда	Положение о ненормированном рабочем дне

Трудовое законодательство не содержит конкретного способа ознакомления работников с ЛПА. Как правило, такое ознакомление производится путем проставления личной подписи работника и даты ознакомления:

• непосредственно в самом ЛПА (ПВТР, должностной (рабочей) инструкции, графике трудовых отпусков и т.д.);
• на общем листе ознакомления с конкретным ЛПА;
• в соответствующих графах журнала ознакомления со всеми ЛПА, действующими у нанимателя.

После ознакомления работников с ЛПА наниматель вправе требовать его исполнения.

Проверяем наличие и содержание трудовых договоров с работниками

При проверке соблюдения законодательства о труде проверяющие органы особое внимание уделяют трудовым договорам (контрактам), которые заключены с работниками. Трудовой договор должен содержать сведения и условия, перечисленные в ч. 2 ст. 19 ТК.

Обязательные условия контракта, заключаемого с работником, предусмотрены также п. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (в ред. от 13.02.2012).

Проверяем правильность оформления приема работников на работу

Необходимо перепроверить, правильно ли осуществлялась процедура приема на работу работников, в т.ч. прошли ли предварительный медосмотр лица, подлежащие обязательному медосмотру при приеме на работу. Исходя из ч. 2 ст. 9.17 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях в случае приема работника без обязательного предварительного медосмотра предусмотрена административная ответственность нанимателя в виде штрафа в размере от 8 до 45 базовых величин (например, если работник принимается на работу (при его желании), противопоказанную ему по медицинскому заключению).

Проверяем правильность оформления личных дел работников

Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников 7 личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Документы личного дела должны быть помещены в отдельную обложку. На обложке следует указать заголовок личного дела (фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Среди нарушений, допускаемых нанимателями при оформлении личных дел, наиболее распространенными являются:

• включение в них документов без соблюдения хронологической последовательности;
• наличие в их составе документов, которые не подлежат включению в личное дело (например, копии страниц паспорта, копии приказов о предоставлении отпусков, копии приказов о наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания), справок о составе семьи, размере заработной платы и др.).

Проверяем трудовые книжки работников

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (п. 4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек 8 ).

Перечень сведений, которые вносятся в трудовую книжку, приведен в п. 9–10 Инструкции № 40.

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п. 80 Инструкции № 40).

В организации должен быть издан приказ о назначении работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Проверяем документы по организации режима и учета рабочего времени

В данном случае необходимо проанализировать:

• коллективный договор (при его наличии);
• ПВТР;
• трудовые договоры (контракты) работников;
• графики работ (сменности);
• положения о структурных подразделениях организации;
• табели учета использования рабочего времени.

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем (ст. 133 ТК).

Проверяем порядок предоставления трудовых отпусков

Нанимателю следует обратить внимание на следующие моменты:

• трудовые отпуска представляются в соответствии с графиком трудовых отпусков;
• не имеется задолженности перед работниками по отпускам запрошлые периоды;
• работники должны быть уведомлены о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней 9 (ч. 1 ст. 169 ТК);
• трудовой отпуск может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней. Разделение трудового отпуска на три и более частей без наличия соответствующего условия в коллективном договоре (соглашении) является нарушением.

Проверяем правильность оформления и хранения приказов по личному составу

Приказы по личному составу должны оформляться в соответствии с п. 99–101 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях 10 . Приказы по личному составу, издаваемые нанимателями, можно разделить на две группы:

• приказы со сроком хранения 75 лет;
• приказы со сроком хранения 3 года.

Согласно подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения). Приказы по личному составу, издаваемые в организации и имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Также при проверке приказов по личному составу необходимо убедиться в наличии документов, являющихся основанием к этим приказам. Иногда ссылка на них в приказе есть, но сами документы отсутствуют.

Проверяем правильность привлечения работников к материальной ответственности

Прежде всего необходимо проверить правильность составления документов по привлечению работников к материальной ответственности. Нанимателю следует также обращать внимание как на основания наступления материальной ответственности работника и документальное оформление отношений с материально ответственным работником, так и на соблюдение ряда процедурных правил, в т.ч. сроков привлечения к такой ответственности.

КСТАТИ

Материальная ответственность, в отличие от дисциплинарной, носит правовосстановительный (компенсационный) и одновременно имущественный характер.

Для определения вида и размера материальной ответственности (полная или ограниченная), а также распределения времени доказывания вины проверяется наличие заключенного с работником письменного договора о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности и факта выдачи ему материальных ценностей по разовым документам (по доверенности, товарной или товарно-транспортной накладной и т.д.).

В соответствии со ст. 408 ТК возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы работника.

Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.

До издания распоряжения нанимателя об удержании из заработной платы от работника должно быть затребовано письменное объяснение.

Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством 11 . В остальных случаях возмещение ущерба производится в судебном порядке.

1 Утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (в ред. от 04.09.2019; далее — Положение № 510).

2 Утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135 (далее — Рекомендации № 135).

5 Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (в ред. от 16.06.2014).

6 Инструкция о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 176 (в ред. от 24.12.2013).

7 Утверждена Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2).

8 Утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (в ред. от 05.10.2018; далее — Инструкция № 40).

9 С 28.01.2020 — за исключением случаев, когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем.

10 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 13.03.2019; далее — Инструкция по делопроизводству).

11 С 28.01.2020 данная часть ст. 408 ТК исключается.

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 12 (227), декабрь 2019 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.