Как хранить документы в организации

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы

Существуют конкретные правила хранения документов, которые налогоплательщики обязаны соблюдать. При этом порядок определяют они свободно. Правила хранения и вероятные санкции за их несоблюдение раскрываются в данной статье.

Сроки хранения документации

Налоговый кодекс РФ и Федеральный закон от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” обозначают общие сроки хранения документов. Ст. 23 НК РФ определяет четырехлетний срок хранения документов, причем только преимущественно тех, которые целесообразны для исчисления и уплаты налогов.

Данный срок — 4 года — не распространяется на моменты, когда законодательством предусмотрены иные промежутки. Установленный срок в 4 года для документа начинается с момента окончания отчётного налогового периода, когда он был использован. В случае амортизируемого основного средства данный срок хранения документов с таким ОС считают с момента завершения амортизации.

4 года являются непременным минимумом, который должны храниться документы, во избежание различных санкций ИФНС. Однако плательщикам следует опираться на более продолжительные сроки. Разные виды документов и сроки их хранения устанавливает ст. 29 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ.

Не меньше 5 лет после года составления хранятся:

• первичная отчётность (договоры, счета -фактуры, приходные, платежки, авансовые отчеты и т. д.);
• регистры бухгалтерского отчета (главная книга, журналы — ордера, порядковые карточки и др.); экспертные заключения;
• бухгалтерская финансовая отчётность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств).

После года последнего использования для составления бухгалтерской отчётности не менее 5 лет сохраняются:

• учётная политика;
• нормативы финансово-экономического субъекта;
• документы организации, а также ведения бухучета.

Указанные выше периоды минимальны. Определённые сроки хранения документов регламентируются приказом Министерства культуры РФ от 25. 08. 2010 № 558.

Однако по одному и тому же документу могут быть различные правила и сроки. Например, те, которые применяются для налоговой отчётности, хранятся минимум 4 года, тогда как эти же документы для целей бухгалтерского учёта — минимум 5 лет. Если по одному и тому же документу применяются разные сроки хранения, за основу берут тот период, продолжительность которого больше.

Правила хранения документов

Данный аспект регламентируется собственным порядком организации и ИП. Как правило, в небольших фирмах документы в печатном виде хранятся в бухгалтерии в закрытых сейфах. В цифровом виде хранить документы можно, с заверяющими их электронной цифровой подписью.

При достаточно большом объеме документов их можно хранить в обособленных помещениях — архивах, порядок оборудования которых установлен Основными правилами работы архивов организации от Решения Коллегии Росархива от 06. 02. 2002 г.

Основные требования к архивным помещениям: обособленность; обеспеченная пожарная безопасность; наличие запасного выхода; гарантированность от затопления; отсутствие газовых и водонесущих магистральных труб. Необходимость наличия окон, естественной либо искусственной вентиляции.

Также исключено складирование документов в сырых, без отопления помещениях, в изношенных или не отвечающих санитарно-гигиеническим предписаниям, либо занятых службами общественного снабжения, пищевыми складами.

В архиве располагаются документы с постоянным, временным (свыше 10 лет) сроком хранения, организационные дела. Та документация, срок хранения которой насчитывает менее 10 лет, размещается в бухгалтерии, по прошествии срока подлежит уничтожению.

В редких случаях хранение большого объема документации выполняется посторонними архивными организациями.

Уничтожение документов

Документы с истекшим сроком хранения, не представляющие бухгалтерскую и налоговую важность, подлежат уничтожению. С целью отбора таких документов организации должны ежегодно проводить экспертизу их ценности. Экспертиза проводится под начальством директора организации, одновременно проверяется не только значимость документов, но и качество, объёмность номенклатуры дел предприятия, правильность обозначения сроков хранения документации.

Отбор документов на уничтожение производится путем полистного просмотра, на основании заголовков отбор исключается. Прошивать повторно преобразованные дела целесообразно только после окончания экспертизы.

Предназначенные для переработки документы вносятся в акт о введении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Структура акта содержится в приложении №4 Основных правил работы архивов организации.

В акт документы под общими заголовками заносятся с указанием количества дел, отведённых к утилизации. Ее вариант определяется организацией самостоятельно, соответствующей регламентации не требуется. Документы измельчают, перерабатывают на утильсырьё, сжигают. Если утилизацию организовывает специальная фирма, составляется накладная, в которой указывается дата передачи документов, их число и вес сдаваемой макулатуры. Отгрузку и вывоз координирует человек, ответственный за обеспечение безопасности целостности документов.

Что делать с документами при ликвидации компании

При реорганизации предприятия, его разорении все документы, которые были созданы в период работы организации, сдаются в архив государства Российской Федерации или муниципалитета (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”). Документы, подлежащие непременной сдаче в государственный архив:

• по персональному составу организации;
• срок временного хранения которых еще не истек;
• относящиеся к Архивному фонду РФ (такое понятие возможно после осуществления экспертизы их ценности).

Данные документы передаются ликвидационной комиссией на складирование в определённый архив на основании договора. До передачи вышеуказанная инспекция должна будет ее систематизировать. Для этого документы распределяются по типу, периодизации, срокам хранения. Затем их помечают, сшивают, раскладывают в коробки для хранения, вместе с описью передают в архив.

При реструктуризации фирмы все документы наследуются ее правопреемником.

Санкции за несоблюдение порядка хранения документов

Невыполнение порядка хранения документации ведет к ее утрате или преждевременной утилизации. Ст. 120 НК РФ определяет наказание при несоблюдении сроков сохранности документов. Грубое нарушение влечёт за собой присвоение штрафов. Таким нарушением является отсутствие первичной документации, счетов — фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета.

По положениям указанной статьи размер штрафа составляет от 10 до 30 тысяч рублей. Если отсутствие документов ведет к уменьшению налогооблагаемой базы, штраф может быть 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч.

Также нарушение правил хранения, предоставления, комплектования и учёта документов влечёт и административную ответственность. Санкции — предупреждение или штраф организации в размере 300 — 500 рублей.

Уполномоченные лица предприятия за потерю документов привлекаются к дисциплинарной ответственности. За грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, а также бухгалтерской (финансовой) отчётности предусмотрен штраф 5 — 10 тысяч рублей.

Утраченные документы представляют опасность не только возможностью наложения штрафов, но и невозможностью подтверждения понесённых расходов с целью уменьшения налога на прибыль, предоставления предъявленных вычетов по НДС. Поэтому очень важно соблюдать порядок и правила хранения документации.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Как правильно хранить документы

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а от каких можно избавиться, и узнали, какие еще есть варианты.

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности архивных документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

• хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
• у компании или ИП должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
• соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
• проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Рассказываем об основных ошибках, которые допускают компании и ИП при хранении документов.

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания. Но учтите: даже со справкой документы надо будет восстановить, просто она поможет отсрочить исполнение требования налоговой о представлении бумаг.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию или ИП.

Обработать тысячу платежей за день

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Нарушение	Штраф	Основание
Отсутствие документов бухучета	От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц. От 2500 до 5000 ₽ — для малых предприятий.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании или ИП могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы с истекшими сроками хранения по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь. ИП, работающий без персонала, может обойтись без комиссии и сделать все сам.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Главное

1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.
3. Если не хотите следить за сроками и правилами хранения первичных бухгалтерских документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Индивидуальные условия для среднего и крупного бизнеса

• Бесплатные переводы физлицам до 15 млн рублей в месяц
• Кредиты до 200 млн рублей по специальным ставкам
• Биржевой овернайт — размещайте свободные деньги на ночь на бирже, возвращайте утром с процентами

Как правильно хранить документы в организации

Компании и ИП обязаны хранить документы о своей работе. Они нужны, чтобы подтверждать сделки с контрагентами, быстро отвечать на вопросы налоговой, защищать свои интересы. Разбираемся, как правильно хранить документы, чтобы избежать путаницы и иметь необходимые бумаги под рукой.

Бизнес

Читайте также:

Для чего хранить документы

• Избежать штрафов. Документы проверяют не только во время налоговых инспекций. Орган может потребовать у бизнеса бумаги, например, из-за встречной проверки контрагента. Если вовремя не предоставить документ в Федеральную налоговую службу, то штраф составит от 200 рублей за каждый отсутствующий документ.
• Отвечать на запросы трудовой инспекции. Если человек работает в компании, а трудовой договор не оформлен, работодателя привлекут к ответственности.
• Защищать интересы в суде. Если подрядчик не выполнил обязательства, а поставщик отправил товар ненадлежащего качества и отказывается возмещать расходы, компания может подать на недобросовестных партнеров в суд. Для этого потребуются документы, которые подтвердят факт сделки и оплаты.
• Выдавать справки работникам. Сотрудники компании могут запрашивать у работодателя бумаги, которые подтверждают размер трудового стажа и средней зарплаты, факт начисления страховых взносов.

Сколько времени документы находятся в архиве

Бухгалтерские документы

Это договоры, журналы операций по счетам, пояснительные записки, счета-фактуры и другие бумаги, которые показывают, откуда и сколько средств компания получила, а также сколько и куда потратила.

Все бухгалтерские документы делятся на две группы — для налогового и бухгалтерского учетов. Первые нужно хранить четыре года, вторые — пять лет. Чтобы не запутаться, проще хранить все бумаги по пять лет — один год роли не сыграет, зато компания точно ничего не нарушит.

Кадровые документы

Для бумаг, которые оформляют на сотрудников, характерен разброс по срокам хранения. Дольше всего в архиве лежат больничные листы, приказы о приеме на работу и об увольнении, ведомости о начислении заработной платы и некоторые другие бумаги. Если работник уволился до 2003 года, то их придется хранить 75 лет, если после 2003 года — 50 лет.

Сроки хранения других документов можно посмотреть в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236.

Как хранить документы

Два главных правила — документы следует хранить так, чтобы:

• Бумага не испортилась, а написанное оставалось читаемыми в течение всего срока. Если печать или подпись руководителя стали нечитаемыми, то документ нужно восстановить.
• Нужный документ можно было быстро найти. Это важно для соблюдения законов.

Например, отвечать на требования налоговой нужно в течение пяти дней. У компаний и ИП нет времени на то, чтобы неделями искать запрашиваемые бумаги.

Статус документов

Порядок хранения зависит от статуса документов. Они бывают двух видов:

• Текущие. К ним относятся бумаги, которые используются организацией в настоящий момент или которые по закону хранятся не более 10 лет. Это первичные документы по сделкам с контрагентами, налоговые декларации.

Закон не определяет, как организациям и ИП осуществлять хранение текущих документов. Обычно их оставляют в шкафах, а счета, квитанции и конфиденциальные бумаги — в сейфах. Можно разместить текущие документы в архиве, если выделить под них отдельный стеллаж.

• Архивные. Спустя 10 лет бумаги, которые хранятся 50–75 лет, отправляются в архив. Там обычно находятся личные дела сотрудников, документы о несчастных случаях, которые произошли на предприятии, расчеты по страховым взносам.

Чаще всего под архив выделяют отдельное помещение. Но если бумаг немного, то их можно положить в шкаф или сейф. Помещение, в котором хранятся документы, необходимо оборудовать системой безопасности.

Подготовка к хранению

Все бумаги перед отправкой на длительное хранение требуется описать, пронумеровать и систематизировать. Важно, чтобы они располагались в хронологическом порядке. Это обеспечит быстрый доступ к нужным документам и исключит их потерю.

Дополнительно следует составить лист-заверитель, где нужно указать количество страниц и сделать пояснения. Например, если какие-то бумаги испорчены либо составлены неразборчиво, то в листе-заверителе должна быть информация об этом.

Чтобы не потерять клиентов, которые заинтересовались вашим предложением в нерабочее время или в выходной, разместите на сайте виджет Обратного звонка Calltouch. Программа предложит пользователю оставить контактные данные и автоматически передаст обращение в колл-центр. Оператор перезвонит пользователю в удобное время — никакого ожидания на линии для клиента. Так компания не упустит ни одной заявки.

Организация хранения документов

Функционирование любой организации невозможно без работы с большим количеством различных документов. Они нужны для подтверждения и обоснования различных операций – от трат на хозяйственные нужды до фиксации сделок и расходов.

В связи с тем, что налоговые органы периодически проводят проверку работы предприятий, каждая организация обязана не только грамотно работать с документами, но и надлежащим образом их хранить.

Организация хранения документов

В любой компании хранение уставов, приказов, счетов и прочих бумаг состоит из двух основных частей – непосредственно из методов хранения и надлежащего обеспечения сохранности документов.

Сотрудником, отвечающим за хранение, выступает либо руководитель предприятия, либо иное уполномоченное лицо – это может быть главный бухгалтер или архивариус. Приказом руководителя они наделяются соответствующими полномочиями.

Правила хранения документов в организации подразумевают разделение всех документов на 2 основные группы – на текущие и архивные. В зависимости от вида к ним будут применены разные правила.

К текущим документам относится все, что требуется для оптимальной работы предприятия на данный момент. Это могут быть также документы, имеющие временный срок хранения. К архивным документам относятся те, по которым делопроизводство уже закончено.

Процесс хранения документов, необходимых для текущих задач организации, не имеет строгих правил. Обычно все документы, необходимые сотрудникам для работы, можно найти непосредственно на рабочих местах — в столах и стеллажах.

Однако для конфиденциальных документов вводится специальный порядок — они оформляются и хранятся отдельно на специально отведенной для этого площади. Для них создаются нормативные акты, в которых прописывается, кто из персонала может работать с такими документами.

Организация хранения документов бухгалтерии должна соответствовать следующим правилам:

1. Необходимо хранить только подлинники документов;
2. Нельзя бумажные документы переводить в электронные и уничтожать физические носители – это противоречит закону. Все документы должны храниться в их первоначальном виде;
3. Все документы должны храниться на территории Российской Федерации.

Для получения документов следует обратиться к ответственному лицу – при этом порядок предоставления документов определяет само предприятие.

Процесс хранения документов кадровой службы подразумевает хранение актов, которые исполняют все сотрудники, а также документации по личному составу – сюда входят документы по учету кадров, охране труда, о деятельности сотрудников, а также документы по расчетам заработной платы и иных выплат.

Кадровая документация хранится согласно указанным срокам в типовом перечне документов.

Организация архивного хранения документов

Перед тем, как перевести документы в статус архивных и отправить их на хранение, необходимо их подготовить. Также архивное хранение иногда подразумевает наличие специального помещения с несгораемыми стенами, отсутствием труб и хорошей вентиляцией.

Однако документы так хранятся не всегда – чаще всего используются сейфы или запирающие шкафы, защищающие бумаги от света, пыли и перепадов температур.

Все документы делятся по срокам хранения. Перед сдачей в архив проводится экспертиза, чтобы установить ценность документа и срок, на протяжении которого он будет храниться в архиве.

Для передачи документов в архив необходим акт приема-передачи, который подписывается членами комиссии и председателем. Далее необходимо сделать следующее:

1. Оформить переплет и подшивку документов дела;
2. Прописать нумерацию;
3. Составить лист заверителя дела;
4. Оформить внутреннюю опись документов каждого конкретного дела;
5. Создать обложку дела.

В случае, если в архив передаются документы в электронном виде, для них также требуется опись.

Далее в локальном нормативном акте предприятия необходимо указать человека, ответственного за ведение и хранение архивных документов. Сотрудник должен завести журнал выдачи архивных документов и вписывать кто, когда взял и вернул документ на место. Все эти операцию делаются под роспись.

Организация государственного хранения документов

В отличие от коммерческих организаций, имеющих несколько способов хранения документов, все государственные структуры согласно закону Российский Федерации должны передавать дела на архивное хранение только в специальные подразделения Архивных Фондов России.

Все документы государственных организаций, также как и в коммерческих структурах, систематизируются, отправляются на экспертизу и, в случае подтверждения их ценности — на хранение.

Интеллектуальные ячейки Ecos имеют достаточную степень защиты и взломостойкости, что позволяет использовать их в качестве мест для хранения текущих и архивных документов.

Доступ к ячейкам возможен только для авторизованных в системе сотрудников. Аутентификация производится по пин-коду, биометрии по лицу, отпечатку пальца или магнитной карте.