Как осуществляет возврат командировочных средств?
После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре.
Возмещение расходов на служебную поездку
Во время командировки работодатель обязуется возместить сотруднику полную стоимость расходов согласно предоставленным платежным документам (чекам, билетам, счетам-фактурам и т.д.). Согласно закону, возмещению подлежат следующие траты:
- проезд (перелет) до места командировки и обратно, передвижения внутри города;
- расходы на аренду жилья;
- суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);
- прочие расходы, обсужденные предварительно с работодателем.
Размер суточных и прочих расходов определяется индивидуально руководителем отдела или организации, которая отправляет сотрудника в командировку. Любое возмещение расходов регулируется Законодательством РФ и строго контролируется, поэтому важна правильность документального оформления всех моментов, связанных с командировочными средствами. Это касается и возврата командировочных расходов в кассу.
Особое внимание уделяется посадочным талонам. В том случае, если отрывная часть была испорчена, утеряна или текст является нечитаемым, сотрудник обязан подать запрос в соответствующую компанию перевозчика для получения электронного дубликата с подписью и печатью. Кроме того, к билету должен прилагаться документ, который подтверждает факт использования билета и его текущее состояние. В билете должно указываться имя и фамилия пассажира, точная сумма, маршрут и дата.
Когда можно учесть расходы в случае отмены командировки?
Возврат суточных при отмене командировки возвращается точно так же, как и аванс, так как финансовые средства были уже получены. А вот особенности возврата зависят от того, когда была совершена трата: до выхода приказа об отмене служебной поездки или уже после этого. Поэтому работодатель обязуется сообщить об этом командированному сотруднику еще до официального подписания документа.
Далее возможны несколько вариантов. Если расходов не было, сотрудник при возврате сдает полученные средства в кассу компании по кассовому ордеру, после чего деньги возвращаются на банковский счет работодателя. В графе «Основание» ордера указывается отмена командировки и номер приказа. Работнику выдается корешок, который свидетельствует о возврате средств.
В том случае, если часть выданного аванса была уже потрачена, порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, имеет другой алгоритм. К примеру, если во время поездки было приобретено оборудование для компании, оговоренное заранее с директором, необходимо изменить назначение данных расходов. Обычно, это выполняется в приказе об отмене служебной поездки, либо же формируется отдельный документ. Важно, чтобы приобретенная вещь стала на баланс организации, а не числилась в качестве оборудования для командировки.
Дальнейшие действия практически не отличаются от стандартных. Сотрудник составляет авансовый отчет, прикладывает к нему соответствующий документ и подает его в бухгалтерию. Сроки подачи отчета указываются в приказе. Средства, которые не были потрачены, возвращаются в кассу вышеуказанным способом. Заявление на возврат денежных средств за командировку подается вместе с авансовым отчетом в том случае, если были другие траты, помимо закупки оборудования (к примеру, сотрудник уже успел оплатить жилье и приехать на место, но поездка после была отменена).
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оставить заявку
Сроки возврата суммы, неиспользованной в командировке
Возврат командировочных расходов имеет определенные сроки, которые регулируются не только приказом, но и Трудовым Кодексом РФ. Если средства не будут возвращены работником по истечении указанного срока, работодатель имеет право удержать указанную сумму из заработной платы. Решение должно быть принято не позднее чем через календарный месяц с последнего дня возврата задолженности. Если сотрудник оспаривает размер командировочных или предъявляет другие претензии, проводится предварительное рассмотрение ситуации. Если сумма превышает третью часть от зарплаты, платеж разбивается на несколько месяцев.
Регулирование вопросов возврата командировочных средств осуществляется ст. 137, ст. 168 ТК РФ и другими законодательными актами. В случае нарушения регламента допустимо применение санкций к работодателю. Поэтому важно контролировать документальное оформление командировки, правильность ведения бухгалтерской и налоговой отчетности, предварительно обсуждать с сотрудником порядок действий при форс-мажорных обстоятельствах.
Отмена командировки: разъяснение к разъяснению
29.07.2020 распечатать Не так давно Минфин, не вдаваясь в подробности, разрешил часть невозмещаемых командировочных расходов учесть при налогообложении прибыли. А ведь во время эпидемии коронавируса сколько командировок было отменено, и сколько убытков понесли компании, их отменившие! Поможем бухгалтеру применить это разъяснение на практике.
Расходы на несостоявшуюся командировку
Если затраты на командировку были понесены, но она не состоялась, суммы, которые уже не возместить, разрешено списать в составе расходов. Но только если их можно признать обоснованными. А это случай, когда вины работника в срыве служебной поездки нет. Об этом – Письмо Минфина от 3 июля 2020 № 03-03-06/1/57735.
Читайте также: Что делать с расходами на командировку, которая сорвалась
Чаще всего убытками становятся невозмещенная стоимость авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиницы и т.д. Минфин напомнил, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами для исчисления налога на прибыль признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты и убытки. Обоснованные – это значит понесенные для извлечения прибыли. Обязательно потребуется и документальное оформление.
А в соответствии с пунктом 2 статьи 265 НК РФ убытки, понесенные в связи с несостоявшейся командировкой, можно отнести к внереализационным расходам. Об обоснованности расходов на отмененную командировку Минфин писал, и также без подробностей, в письме от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766.
В случае отмены командировки обоснованность расходов зависит от того, по какой причине служебная поездка не состоялась. Если по вине работника, то обоснованными их признать не получится. Если же по причинам, не обусловленным действиями работника, — то получится. К уважительным причинам можно отнести стихийные бедствия, эпидемию, закрытие транспортного сообщения. Обязательно потребуется и документальное оформление.
Что сделать бухгалтеру при отмене командировки
- издать приказ;
- отменить брони;
- сдать билеты;
- утвердить авансовый отчет;
- разобраться с налогами.
Но обо всем по порядку.
Приказ об отмене командировки из-за коронавируса
Приказ об отмене командировки из-за коронавируса можно составить в произвольной форме. В нем укажите:
- причины отмены командировки;
- реквизиты приказа о командировке, который отменяется;
- срок возврата неизрасходованного аванса;
- срок сдачи авансового отчета;
- порядок отмены брони гостиниц и неиспользованных билетов.
В обоснование первого пункта приказа можно привести рекомендации Роспотребнадзора, Ростуризма, главы региона и др.
Отменять бронь и сдавать билеты на проезд должен тот, кто их покупал, — фирма или командированное лицо.
Отмена брони и возврат билетов
Если командированный сотрудник оформлял бронь гостиницы и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы на сумму этой компенсации не начисляйте (п.1 ст. 217 НК РФ).
Если же на эти цели выдавали работнику аванс, работник должен отчитаться: составить и сдать авансовый отчет, к которому приложить все подтверждающие документы.
А возможность дальнейшего возврата средств зависит от тарифа – как на бронь, так и на билеты.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Возвратный тариф и налоги
При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами — на прибыль и НДС.
Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).
Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Невозвратный тариф и штрафы
Если тарифы невозвратные, деньги могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом.
Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально:
- расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф);
- расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф;
- штраф – чеком, где указана сумма удержания.
Проводки в бухучете
Итак, как вы написали в приказе об отмене командировки, сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс и отчитаться по расходам.
Расходы по отмененной командировке можно признать только на основании приказа руководителя об отмене командировки, отмены броней и возврата билетов и утверждения авансового отчета (п. 1, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
А в бухучете вы сделаете такие проводки:
Дебет 50 (51) Кредит 71
— работник возвратил неизрасходованные средства.
Дебет 91.2 Кредит 71
— учтено в расходах (штраф или стоимость невозвратных билетов).
Дебет 71 Кредит 51 (50)
— компенсированы работнику понесенные им расходы.
Как правильно отменить командировку и вернуть деньги
Во время пандемии коронавируса отмена командировок стала повсеместным явлением. На вероятность переноса или отмены бизнес-поездки теперь могут повлиять такие факторы, как внезапная болезнь сотрудника или его контакты с заболевшими, введение строгих карантинных мер в месте назначения, закрытие границ или отмена авиасообщения. В этой статье мы рассмотрим основные причины отмены командировок в 2021 году, а также выясним, как правильно оформить отмену и вернуть деньги за билеты и гостиницу.
Основания для отмены командировки
В случае отмены поездки по причинам, связанным с коронавирусной инфекцией (введение карантина, закрытие авиасообщения и т. д.), основанием для отмены можно считать форс-мажорные обстоятельства.
При оформлении документов важно обосновать конкретную причину и по возможности сослаться на официальные документы или резолюции о введении антиковидных ограничений.
Если командировка была отменена из-за того, что сотрудник или его родственники заболели коронавирусом, то причиной отмены считается болезнь командированного или его семейные обстоятельства.
Как оформить отмену
Предположим, произошла отмена командировки. Как оформить ее правильно?
Во-первых, сотрудник или его руководитель должен составить служебную записку об отмене командировки, где необходимо указать ее причину.
Во-вторых, на основании служебной записки необходимо выпустить приказ об отмене рабочей поездки. Этот документ составляется на бланке компании в свободной форме. В тексте приказа нужно указать конкретные основания для отмены (при этом можно сослаться на официальные документы или рекомендации Роспотребнадзора).
Также в приказе указываются имя и должность командированного и номер приказа о направлении в командировку. Если уже были куплены билеты и забронирован номер в гостинице, а сотруднику выданы суточные, то в документе также указывается порядок возврата средств.
Затем сотрудник должен ознакомиться с приказом и поставить свою подпись.
Как отменить брони и вернуть деньги
После выпуска приказа об отмене командировки необходимо отменить бронирование проживания в гостинице и сдать билеты — причем сделать это должен тот, кто их покупал. В связи с пандемией многие авиакомпании предоставили возможность возвращать билеты, даже купленные по невозвратному тарифу.
Тем не менее, вернуть полную сумму чаще всего не получится, так как перевозчики удерживают различные сервисные сборы. Также есть вероятность, что придется заплатить штраф за отмену бронирования гостиницы, особенно если отмена произошла за небольшой срок. В налоговом учете эти затраты записывают на внереализационные расходы без учета суммы НДС.
В течение трех дней с момента выхода приказа об отмене командировки сотруднику необходимо составить авансовый отчет, в котором он должен сообщить о потраченных средствах и приложить подтверждающие документы. Если деньги за билеты и гостиницу удалось вернуть, то к отчету нужно прикрепить соответствующую квитанцию и/или уведомление о возврате средств.
Возврат билетов при отмене командировки
Иногда бывает так, что по какой-то причине компания вынуждена перенести или вовсе отменить командировку. Как в таком случае быть с забронированными гостиницами и билетами (в том числе невозвратными)? Разбираемся в нашем новом материале.
Иногда бывает так, что по какой-то причине компания вынуждена перенести или вовсе отменить командировку. Во время пандемии коронавируса риск срыва поездки возрастает – например, из-за болезни сотрудника, отмены мероприятия или введения ограничений на въезд в регион или страну (кстати, об организации зарубежной поездки в пандемию можно подробнее почитать здесь). Но как в таком случае быть с забронированными гостиницами и билетами (в том числе невозвратными)? Разбираемся в нашем новом материале.
Возврат билетов в случае отмены командировки
Существует несколько вариантов развития ситуации в случае отмены командировки. Если сотрудник оплачивал билеты самостоятельно, то отправлять заявку на отмену и уплачивать сопутствующие сборы, вроде штрафа за перенос дат, должен именно он. Компания затем должна компенсировать ему понесенные затраты.
Если же все брони осуществлялись со счета организации, то и всю коммуникацию с авиакомпаниями и гостиницами следует вести ее представителям.
Возможен вариант, при котором компания использовала услугу тревел-агентства – тогда возврат денег будет осуществляться сначала на его счет, а уже затем их получит заказчик.
Невозвратные билеты при отмене командировки
Отмена командировки и возврат билетов – интересная тема с точки зрения учета понесенных расходов, особенно в случае невозвратных билетов.
Текущими нормами определен список командировочных расходов, которые можно учитывать для целей налогообложения, в него входят:
- затраты на проезд в город выполнения служебного задания и обратно;
- затраты на наем жилья;
- сборы за оформление виз и других сопутствующих поездке документов;
- консульские сборы и другие аналогичные платежи.
Расходы на билет сами по себе нельзя принять к учету, сделать это можно лишь в том случае, если услуга перевозки была оказана. Аналогична и ситуация с оплатой жилья в поездке.
Наличие билета или брони гостиницы означает лишь факт заключения договора на перевозку и проживание, но не подтверждает предоставление этих услуг. Поэтому принять к вычету такие затраты не получится.
Проводки по возврату билетов
Отмена командировки, возврат билетов, проводки – связанные действия. Поговорим о том, какие проводки нужно будет осуществить, если деловая поездка не состоялась, и билет пришлось сдать.
Билеты на самолет или поезд – это денежные документы, учитываются на они на субсчете 50-3 счета 50 («Касса»). Операции по покупке билета и списанию его стоимости отражается такими проводками:
- Дебет 60 (76) Кредит 51 – это значит, что компания перечислила деньги для покупки билетов;
- Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76)
- — билет был куплен, деньги списаны;
- Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Денежные документы» – сотрудник получил свой билет.
Если в итоге командировка не состоялась, и выданный сотруднику билет не был использован, то расходы на его приобретение будут являться прочими расходами (а не командировочными). Соответствующие проводки:
- Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
- – таким образом списывается стоимость билета, который не был использован (здесь не учитывается НДС);
- Дебет 19 Кредит 71 – проводка для учета НДС в билете;
- Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 – здесь мы относим НДС на прочие расходы.
Заключение
Процесс отмены командировки похож на ее организацию: точно также нужно оформить приказ об отмене или переносе, а затем подготовить отчет о понесенных невозвратных затратах. Естественно, все неиспользованные деньги нужно вернуть в кассу.
Также компания должна возместить сотруднику все уже понесенные им затраты, хоть списать на расходы стоимость неиспользованных билетов будет трудно.