Как заверить электронный документ на бумажном носителе

Нотариальное заверение электронных документов

Нотариус может заверить не только бумажный, но и электронный документ. Например, если нужно оформить и нотариально удостоверить доверенность, её вовсе не обязательно составлять на бумаге. Вместо бумажного документа нотариус подготовит электронный документ, подписанный электронной подписью, и заверит его.

Как проходит нотариальное заверение электронного документа

В зависимости от ситуации возможно несколько вариантов совершения нотариальных действий:

1. Нотариус сам составляет и сразу же заверяет электронный документ.
2. Нотариус преобразует представленный ему бумажный документ в электронный формат и заверяет своей квалифицированной электронной подписью полученный электронный документ.
3. Нотариус выполняет заверение электронных документов дистанционно (доступно не всегда).
4. Выполняется дистанционное удостоверение сделок нотариусом.

В первом случае нотариус сам составляет электронный документ. После этого клиент должен подписать такой документ простой электронной подписью. Простая электронная подпись клиента формируется с помощью технических средств нотариуса — клиент собственноручно расписывается на планшете, и его подпись преобразовывается в цифровой формат. Следующий шаг — нотариус заверяет документ своей квалифицированной ЭП. В результате будут созданы файлы, которые содержат созданный электронный документ (обычно в формате pdf) и информацию об ЭП (обычно в формате sig). Файлы могут быть записаны нотариусом на предоставленный клиентом носитель, направлены на электронный адрес клиента или другому адресату.

Во втором случае само нотариальное заверение электронных документов и его результат не сильно отличаются от первой ситуации. Главная особенность — электронный документ нотариус создаёт на основе бумажного документа, который предоставил клиент. В результате получается скан-копия, которую нотариус заверяет своей квалифицированной ЭП, подтверждая тождественность полученного электронного документа его бумажному исходнику.

И в первом, и во втором случае нотариальное заверение электронных документов придаёт им юридическую силу. Однако первый вариант подходит, когда нужно получить электронный документ «с нуля», а второй — когда нужно сделать и заверить электронную копию бумажного документа.

Получить заверенный электронный документ в дистанционном формате можно, если нотариальное действие, по законодательству Российской Федерации о нотариате, разрешает выполнить его удалённо. В отношении документов к таким действиям относятся заверение перевода с одного языка на другой и заверение электронного документа, преобразованного нотариусом в иной формат по сравнению с представленным клиентом электронным документом. Для получения услуг в дистанционном формате нужно подать заявку через личный кабинет на портале ФНП (Федеральной нотариальной палаты) или через веб-сервис Единой информационной системы нотариата. Обязательно наличие сертификата электронной подписи — для подписания заявки на выполнение нотариального действия.

Дистанционное удостоверение сделок (договоров, контрактов, соглашений) — отдельная нотариальная услуга. Для её получения нужно, чтобы каждая из сторон обратилась к нотариусу по своему местонахождению в согласованные заранее день и время. После подготовки документов между сторонами сделки и нотариусами устанавливается видеосвязь для проведения необходимых процедур. Несмотря на дистанционное заключение и удостоверение сделки, личное присутствие сторон у нотариусов всё равно обязательно.

Получите сертификат

Пройдите идентификацию по действующему квалифицированному сертификату и получите сертификат электронной подписи удалённо.

Какие документы можно заверить нотариально

Заверенный нотариусом электронный документ юридически равнозначен его бумажному аналогу или бумажному оригиналу. Его можно представлять в любые государственные органы, судебные инстанции, направлять контрагенту или иным лицам, его обязаны принимать без каких-либо условий. Однако по законодательству Российской Федерации о нотариате существует ряд ограничений для совершения нотариального действия по удостоверению документов. Их всего два: нельзя создать и заверить электронный документ на основе бумажного документа, который имеет отношение к сделке, заключенной в простой письменной форме, а также документ, удостоверяющий личность.

В законах нет других ограничений. Поэтому у нотариуса можно создать и заверить электронную доверенность, документы для направления в судебные органы, различные обращения, которые нужно направить в электронной форме и многие другие юридически значимые документы.

Зачастую к нотариусу обращаются граждане, ИП и представители юридических лиц, у которых не оформлена квалифицированная электронная подпись, поэтому нет возможности надлежащим образом подписать подготовленный электронный документ для направления адресату или загрузки в информационную систему. Но услуга не менее востребована и в случаях, когда нужно взамен бумажного документа получить электронный документ и заверить их тождественность.

Нотариальное заверение электронных документов

Согласно ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27.07.2006 N 149-ФЗ, электронным документом признается документированная информация, представленная в электронной форме (в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах)

Зачем нужно нотариальное заверение нотариуса

В настоящее время в условиях глобальной интеграции нарастают скорости и объемы электронного документооборота. Это позволяет упростить гражданский оборот, оформить договор, доверенность, лицензию, страховое и другие свидетельства в электронной форме, а также заверить их нотариально. В этой связи все большим спросом пользуются такие нотариальные действия, как удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (свидетельствование идентичности представленного нотариусу бумажного документа его электронной версии), а также удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (подтверждение тождественности представленного нотариусу электронного документа изготовленному бумажному документу). Это позволяет, к примеру, получить или отправить необходимые сведения через электронную почту (у получателя в этом случае не будет сомнений в подлинности документа, так как электронный документооборот сопровождается подписанием передаваемых сведений электронной подписью нотариуса, а так же проверку действительности электронной подписи лица, представившего документ)

Порядок удостоверения

Основы законодательства о нотариате предусматривают:

1. Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (Нотариус подтверждает идентичность электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе). При этом изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный.

1. Проверка дееспособности и правоспособности заявителя. При этом физическому лицу необходимо предоставить паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)
2. Условиями подготовки и выдачи документа на бумажном носителе с удостоверительной надписью нотариуса является читаемость и подлинность представленных документов. При этом подлинность файла должна подтверждаться усиленной электронной подписью, проверяемой нотариусом.
3. При соблюдении указанных требований нотариус распечатывает документы, на которых проставляется удостоверительная надпись.
4. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе(Подтверждение тождественности содержанияэлектронного документа, изготовленного нотариусом документу на бумажном носителе.

Документы, представленные нотариусу для заверения равнозначности должны соответствовать требованиям, указанным в ст. 45 Основ законодательства о нотариате (не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом).

Комментарий от нотариуса:

Следует помнить, что закон запрещает удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность

Электронный образ документа формируется в виде одного файла изображения, как правило, в формате PDF, имеющего 2 составляющие, одна из которых – скан-образ документа, предоставленного нотариусу на бумажном носителе, а вторая – страница с удостоверительной надписью. Изготовленный документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Стоимость удостоверения равнозначности

Стоимость нотариальных действий по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (или документу на бумажном носителе электронному документу) формируется из:

• Нотариального тарифа, установленного ст. 22.1 закона об основах нотариата
• Платы за услуги правового и технического характера, устанавливаемой Московской городской нотариальной палатой на текущий год.

Нотариальное действие		Тариф по НК	Услуги ПТХ

Копию электронного документа на бумажном носителе нужно заверить

Организация работает с казначейством в системе электронного документооборота. После поступления выписки из лицевого счета получателя бюджетных средств и главного распорядителя бюджетных средств в системе удаленного финансового документооборота организация распечатывает выписки и приложенные документы (платежные поручения, расходные расписания). Нужно ли руководителю и главному бухгалтеру подписывать распечатанные документы?

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ). В силу п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, составленный в электронной форме и подписанный электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Так, согласно ч. 6, 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ и п.п. 7, 10 “Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…”, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), копии на бумажных носителях необходимо формировать:
1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций;
2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;
3) если машинные носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

Кроме перечисленных случаев, государственные (муниципальные) учреждения не обязаны формировать копии электронных первичных (сводных) учетных документов, если в учетной политике учреждения не содержится требований о формировании копий таких документов в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри учреждения. Конкретный порядок создания, хранения и заверения подобных копий должен быть установлен локальным правовым актом госучреждения с соблюдением требований, установленных Законом № 402-ФЗ и Инструкцией № 157н.

Напомним, что согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ организации государственного сектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.

Так, в настоящее время госучреждениями обязательно должны применяться унифицированные формы:
– требования об оформлении которых предусмотрены Приложениями к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н или же Инструкцией № 157н;
– установленные уполномоченными органами на основании отдельных федеральных законов (например, кассовые документы).

Положениями Порядка кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядка осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденных приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н (далее – Порядок № 8н), предусмотрено, что проведение органами Федерального казначейства кассовых выплат осуществляется на основании платежных документов, представленных клиентом. Формы соответствующих платежных документов, в том числе Заявок на кассовый расход, а также порядок заполнения реквизитов регламентированы Порядком № 8н.

Соответственно, документами, на основании которых осуществляется списание денежных средств с лицевого счета клиента, открытого в органе Федерального казначейства, являются платежные документы, представление которых в целях осуществления кассовых выплат предусмотрено Порядком № 8н.

Первичные и иные бухгалтерские документы оформляются в электронном виде с применением средств электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании Договора (соглашения) об обмене электронными документами, заключенного между участником бюджетного процесса и Федеральным казначейством или органом Федерального казначейства, и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации (п. 1.3 Порядка № 8н).

В указанном Договоре (соглашении) предусматривается обязанность по сохранности электронных документов. Порядок хранения электронных документов устанавливается приказом Федерального казначейства (органа Федерального казначейства) (п. 8.7 Порядка № 8н). Ограничений по машинным носителям (серверам), на которых будут храниться электронные документы, на сегодняшний день нет. Иными словами, документы в электронном виде могут храниться как на сервере уполномоченной организации (органа Федерального казначейства), так и на сервере учреждения.

Согласно п. 6 Инструкции № 157н в целях организации и ведения бухгалтерского учета правила документооборота утверждаются актами субъекта учета (например учетной политикой, положением о документообороте).

Соответственно, даже при хранении в электронном виде документов, представляемых в органы Федерального казначейства, в рамках учетной политики учреждения может быть предусмотрен вывод документов на бумажные носители с последующим проставлением на документах подписей руководителя и главного бухгалтера, или же при формировании копии электронного документа на бумажном носителе и заверении подписью ответственного сотрудника организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, следует проставлять отметку “Копия электронного документа” (письмо Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571 “О хранении заявок на кассовый расход”).

В заключение отметим, что отсутствие единообразия в вопросах организации документооборота (без надлежащих обоснований) в учреждении и его подведомственных учреждениях может послужить причиной возникновения претензий со стороны проверяющих органов.

Ответ подготовил: Левина Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, советник государственной гражданской службы 1 класса
Контроль качества ответа: Миллиард Мария, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи. Оставить заявку >>

Равнозначность электронного документа бумажному

Распространение электронного документооборота предусматривает, что документ в цифровом формате будет иметь законную силу, как бумажный. Его можно подписать электронной подписью, и после этого он станет равнозначен бумажному, с оригинальной подписью и печатью (ФЗ No 63-ФЗ). Такой документ можно применять в правовых отношениях согласно российскому законодательству. Но создание некоторых видов документов допустимо только на бумажном носителе. С 1.07.2014 года Российское Законодательство ввело очередное нововведение в нотариальную компетенцию, благодаря которому стало возможно удостоверять равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе. Также проводить аналогичное отождествление, но с бумажным документом.

В некоторых ситуациях готовый бумажный документ требуется перевести в электронный формат и заверить у нотариуса. Удостоверение равнозначности электронных и бумажных документов регулируют Ст.103.8 и 103.9 («О нотариате…»).

Равнозначность электронного документа – цель нотариального заверения

Процедура заверения целенаправленна на тождественность содержания, выданного нотариусом документа в электронном виде, которое было представлено в бумажном формате. Специалист по нотариальным делам делает цифровую копию и заверяет ее. После этого цифровой экземпляр приобретает законную силу. Таким образом, цифровой экземпляр приобретает статус равнозначащего бумажному.

Нотариальная практика подтверждает, что граждане РФ и организации имеют право на быструю передачу подтвержденных в нотариате электронных документов в любой регион России.

Какие случаи требуют обращения к нотариусу для отождествления документов?

Электронная подтвержденная в нотариальной конторе копия часто требуется, если необходимо:

• отправить документ удаленным контрагентам;
• передать в суд цифровой вариант в качестве доказательства, если обращение производится через сайт или электронный адрес;
• отправить бумагу почтой или курьером и при этом сэкономить, поскольку нотариально заверенный вариант бумаги обойдется дешевле;
• в других ситуациях, когда одна из сторон находится на удаленном расстоянии и необходимо подтвердить оригинальность дубликата.

Как заверить электронный документ на бумажном носителе

Чтобы понять процесс заверения, разберем пример из нотариальной практики. Допустим, необходимо продать квартиру в Москве. Продавец проживает в Крыму, и у него нет возможности приехать, чтобы совершить сделку. В таком случае можно обратиться к нотариусу в Москве или МО, оформить доверенность на родственника из Москвы. Далее специалист по нотариальным делам, к которому обратился продавец недвижимости, подготавливает доверенность и ее электронный формат. После документ продавца подписывает нотариус, и цифровой образец становится приравненным к бумажному. Электронная версия отсылается доверенному лицу в Крым. Специалист осуществляет перевод доверенности из электронного варианта на бумагу, подтверждает и выдает представителю доверителя.

Аналогично переводятся прочие виды документов. Физические лица обычно оформляют согласия на совершение сделок по продаже, аренде или покупке недвижимого имущества, согласие на выезд детей за границу, заказывают у нотариуса электронную тождественность свидетельства о браке и мн. др . что касается юридических лиц, в основном им они подтверждают листы записей ЕГРЮЛ.

Из каких этапов состоит процесс тождественности документа

Клиент обращается к специалисту по нотариальным вопросам, приносит необходимые документы (перечень смотрите далее).

Нотариус создает цифровой образец и заверяет собственной электронной подписью. Тождественная версия записывается на флешкарту либо другой съемный носитель информации. Или же отправляется по и-мейл, облачному сервису.

В случае необходимости перевода документа из цифрового формата в бумажный, заверенный вариант передается нотариусу второй стороны, он делает перевод и подтверждает равнозначность. Затем передает подтвержденный документ второй стороне.

Какой список документов потребуется нотариусу

1. Удостоверение личности (паспорт).
2. Иностранный гражданин должен предоставить переведенный паспорт и справку (оба документа обязательно заверяются), подтверждающую право пребывания на территории Российской Федерации.

Юридическому лицу потребуется предоставить следующий перечень документов:

• Ксерокопия Регламента (устава, статута).
• Документы, доказывающие факт права на полномочия руководителя.
• Запись из ЕГРЮЛ, свидетельство ОГРН.
• Справка, доказывающая факт присвоенного ИНН налогового плательщика.

Если от организации выступает уполномоченное доверенное лицо, понадобится его паспорт и оригинальный вариант нотариальной доверенности.

Какие документы должна предоставить организация иного государства

• Устав.
• Свидетельство, которое подтверждает руководительскую должность.
• Выписка из реестра страны, в которой регистрировалась организация.
• Удостоверение личности лица, заказывающего услугу у нотариуса.

Все иностранные документы нужно перевести на русский язык и нотариально заверить. Полный список можно уточнить непосредственно у сотрудника нотариата. Каждый документ из перечисленных списков подается исключительно оригинальный, скопированный вариант не подойдет.

Когда невозможно провести тождественность?

Цифровое заверение документов работником нотариата не всегда возможно, есть исключения: паспорт или другой однотипный документ. Также отождествление невозможно письменных сделок, которые не освидетельствованы нотариусом.

Возможен ли перевод цифрового документа в бумажный экземпляр?

Да, обратная процедура проводится аналогично, как в случае с тождественностью бумажного варианта. Специалист подтвердит тождественность документов и проведет процедуру. Если цифровой документ подписан электронной подписью, он сначала проверит ее на оригинальность, а затем приступит к процессу удостоверения.

Проверяется ли нотариусом информация, содержащаяся документов на факт подлинности?

Нет, в оказываемую услугу это не входит.

В каких форматах допустимо создание документов?

Документы можно создавать в таких форматах: XML, КЭП, PKCS#7, DER (ФЗ РФ 30.09.2020 No 227). Все варианты форматов

Новые нотариальные возможности открыли более широкие горизонты для юридического документооборота. Теперь он стал проще и доступнее. Особенно для тех, у кого отсутствует квалифицированная электронная запись. Если вам необходима помощью в нотариальных вопросах, обратитесь к профессионалу. Нотариус Стрельченко Денис Андреевич всегда рад предоставить бесплатную консультацию и заверить любые документы.

Цена тождественности

Стоимость нотариальной тождественности указана в Ст. 22 в ФЗ РФ «О действиях нотариата». Оплачивается каждая заверяемая страница на бумажном носителе. Отдельно оплатить потребуется технические услуги нотариуса. Размер цены зависит от региона.