Как начать вести электронную трудовую книжку сотрудника без стажа в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8», ред. 3
В 2021 году организации, принимающие на работу сотрудника без трудового стажа, должны формировать сведения о периодах его работы в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Рассказываем, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3 оформить прием и начать вести электронную трудовую сотрудника, устраивающегося на работу впервые.
Для трудоустройства сотрудника на первое место работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 при создании документа Прием на работу нужно установить флаг Начало трудовой деятельности (рис. 1). Он показывает, что сотрудник до 2021 года нигде не был трудоустроен и не имеет возможности выбора способа ведения трудовой книжки, поэтому формировать Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности дополнительно не нужно.
Для отражения сотрудника в отчете Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД и подачи сведений о его приеме в электронном виде необходимо установить флаг Отразить в трудовой книжке.
Рис. 1. Установка флагов Начало трудовой деятельности и Отразить в трудовой книжке в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
После установки флага Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике и его первой работе (Мероприятия) попадут в отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД по кнопке Заполнить или Подбор (рис. 2).
Рис. 2. Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
В печатной форме СЗВ-ТД не должна быть указана Дата подачи заявления, если сотрудник ранее нигде не был трудоустроен (рис. 3).
Рис. 3. Печатная форма СЗВ-ТД сотрудника, устраивающегося на работу впервые, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
Внимание! Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
Если сотрудник, по которому ведется электронная трудовая книжка, решит уволиться, то в документе Увольнение во вкладке Справки при увольнении добавлена возможность Оформить СТД-Р, сведения о трудовой деятельности (рис. 4), печатная форма которой подписывается и выдается на руки работнику.
Рис. 4. Оформление СТД-Р, сведения о трудовой деятельности при увольнении работника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3
Документ Увольнение формирует Мероприятие в отчете Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД, который необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
1С:Электронные
Что должны делать руководители небольших фирм, бухгалтеры,
расчетчики, кадровики, менеджеры по персоналу:
В 2020 году:
Работодатель должен уведомить работающих сотрудников до 30 июня 2020 года о том, что до конца 2020 года работникам необходимо подать заявление с выбором формата своей трудовой книжки:
— только электронная, тогда сотрудникам бумажная трудовая книжка выдается на руки, работодатель больше ее не ведет
— бумажная или сотрудник не выбрал, то ведутся и бумажная и электронная книжки
С 1 января 2020 года все работодатели обязаны подавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России по принятым, уволенным и переведенным на другую должность работ- никам, а также при переименовании и запрете на должность. Внимание, отчет СЗВ-ТД подается только по тем, у кого были изменения, не по всем сотрудникам! Подавать СЗВ-ТД надо не позднее 15 числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором происходило какое-либо из этих изменений. Например, за январь 2020 года – до 15-ого февраля (15 февраля – суббота, поэтому до 17)
В 2021 году:
Для всех впервые устроившихся на работу в 2021 году будут вестись только ЭТК
Отчет СЗВ-ТД по приему-увольнению надо подавать в ПФР не позже следующего рабочего дня после издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения, а по перемещениям – не позже 15 числа следующего месяца
Преимущества 1C:Электронных трудовых книжек:
- Простой кадровый учет – приказы о приеме на работу и увольнении, заявления – это главное преимущество перед программой, которую можно установить с сайта ПФР;
- Заполнение необходимых данных для отчета СЗВ-ТД
Как сформировать электронную трудовую книжку в 1С
Перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году просто. Создаем уведомления, принимаем заявления, формируем электронные книжки и отчетность в ПФР. При переходе на электронные трудовые книжки необходимо создать уведомление и ознакомить с ним сотрудников под роспись и принять от них заявления о способе ведения его трудовой до конца 2020 год. Рассмотрим как можно это сделать.
Создадим уведомление о переходе организации на электронные трудовые. Шапку документа оформите стандартно, как обычно делаете для вашей организации. Текст для уведомления о переходе на электронные трудовые может быть примерно таким:
Уведомление об оформлении
электронных трудовых книжек
1. Настоящим оповещаем, что с 01.01.2020 сведения о Вашей трудовой деятельности формируются и ведутся в электронном виде (хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ).
2. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволит работнику получать доступ к содержащимся в ней сведениям не только путем обращения за ними к работодателю, но и путем направления запроса:
• в отделение Пенсионного фонда РФ;
• в Многофункциональный центр.
3. Сведения о трудовой деятельности также будут доступны в личном кабинете работника:
• на сайте Пенсионного фонда РФ;
• на портале Госуслуг.
4. В связи с этим трудовая книжка на бумажном носителе больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности, от ее ведения Вы можете отказаться. Решение об оформлении трудовой книжки исключительно в электронном виде является добровольным и принимается работником самостоятельно по собственному усмотрению.
5. Работнику, который согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В этом случае бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.
6. Работнику, который не согласен на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, следует не позднее 31.12.2020 подать на имя работодателя заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе).
7. Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, его трудовая книжка будет вестись в соответствии со статьей 66 ТК РФ (то есть на бумажном носителе).
8. Право на ведение трудовой книжки на бумажном носителе сохранится за работником и при смене места работы. Перейти на ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде можно и после указанной даты путем подачи работодателю соответствующего заявления.
И прикрепить к этому документу лист ознакомления, где сотрудники ставят подпись и дату.
После этого необходимо принять от каждого сотрудника заявление о том хочет ли он чтобы его трудовая стала полностью «электронной» или он желает продолжить ведение трудовой в бумажном формате, при этом вам всё равно будет необходимо дублировать ведение в электронном виде.
Покажем как напечатать заявление от сотрудников двух видов — бумажном и электронном:
заявление сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С
Внутри заявления нужно выбрать его вид:
вид заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С
В зависимости от выбранного способа: в бумажном или электронном виде — формируются соответствующие печатные формы заявлений:
печатная форма заявления от сотрудника на выдачу электронной трудовой книжки в 1С
Электронная трудовая книжка ведется с даты приема этого заявления. Не забудьте выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику, в ней нужно сделать запись в свободной форме, она может быть примерно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.»
печатная форма заявления от сотрудника в 1С в случае ведения бумажной трудовой книжки
При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя всё равно обязанность по ведению электронных книжек не пропадает. Так что вести её нужно параллельно с бумажной.
Переходим к непосредственному созданию электронных трудовых.
Перед формированием электронной трудовой книжки в 1С нужно не забыть проставить галочки в кадровых документах, об этом можно прочитать в инструкции про СЗВ-ТД здесь. Когда у вас уже всё готово и настроено, то можно перейти к процессу создания новой электронной трудовой для сотрудника.
Открываем в меню программы «Электронные трудовые книжки», нажимаем создать, выбираем «СТД-Р»:
создать электронную трудовую книжку в 1С
В форме «СТД-Р» программа автоматически заполнит данные по сотруднику:
форма СТД Р электронная трудовая книжка в 1С
Выводим печатную форму электронной трудовой книжки и получаем:
печатная форма электронной трудовой книжки в 1С
Её можно распечатать, подписать и выдать сотруднику при необходимости.
Про электронную отчетность в ПФР по новым трудовым читайте в статье про СЗВ-ТД.
Бесплатный мини-курс по оборотке!
Получите бесплатный мини-курс по ОСВ!
Найдите курс в закрепленных сообщениях в нашем Телеграм канале.
А если еще и подпишитесь, то увидите новые полезные статьи и видео по 1С!
Создание электронной трудовой книжки в 1С
В начале использования электронных трудовых книжек в текущем году нет ничего сложного. Для этого требуются создание уведомлений, прием заявлений, формирование электронных книжек и отчетов в ПФР. Переходя на электронные трудовые книжки, следует сформировать уведомление, дать прочитать его работникам и попросить их расписаться, получить от них заявления о варианте ведения их трудовой до декабря года.
Для начала необходимо сформировать уведомление о начале использования в компании электронных трудовых книжек. Шапка уведомления оформляется обыкновенным для компании способом. Содержание документа о начале использования электронных трудовых выглядит приблизительно так:
Уведомление о ведении электронных трудовых книжек
1. Сообщаем, что с 1 января 2020 года данные о Вашей работе собираются и ведутся в электронной форме (содержатся на информационных ресурсах ПФР).
2. Ведение трудовой книжки в электронной форме обеспечивает работнику возможность получения доступа к указанным в ней данным путем обращения за ними к руководителю, а также путем обращения с соответствующим запросом:
- в отделение ПФР;
- в МФЦ.
3. Доступ к данным о Вашей работе также можно получить в личном кабинете сотрудника:
- на веб-ресурсе ПФР;
- на сайте Госуслуг.
4. С учетом всего вышесказанного трудовая книжка на бумаге больше не является базовым документом о Вашей работе, Вы вправе написать отказ от ее использования. Вы добровольно решаете вести трудовую книжку только в электронной форме и принимаете это решение самостоятельно по своему усмотрению.
5. Сотруднику, принявшему решение вести трудовую книжку лишь в электронной форме, необходимо не позже последнего дня текущего года составить на имя работодателя заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности согласно статье 66.1 Трудового Кодекса России (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В данном случае сотруднику будет предоставлена трудовая на бумаге.
6. Сотруднику, который не желает вести трудовую книжку только в электронной форме, необходимо не позже последнего дня текущего года составить на имя работодателя заявление о продолжении ведения им трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового Кодекса России (заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме).
7. Если от сотрудника не поступало ни одного из упомянутых документов, его трудовая книжка будет вестись согласно статье 66 Трудового Кодекса России (иными словами, на бумаге).
8. Право на ведение трудовой книжки на бумаге остается у сотрудника и при приеме на другое рабочее место. Переход на ведение трудовой лишь в электронной форме возможен и после обозначенной даты. Для этого нужно просто составить на имя работодателя соответствующее заявление.
К данному уведомлению необходимо приложить лист ознакомления, в котором персонал должен расписаться и поставить дату.
Затем нужно получить от каждого работника заявление о том, желает ли он, чтобы его трудовая стала исключительно электронной, либо он принял решение вести трудовую на бумаге. Во втором случае все равно нужно будет вести документ еще и в электронной форме.
Заявление работника на выдачу электронной трудовой в 1С
Исходя из выбранного метода: в бумажной либо электронной форме – создаются соответствующие формы для печати заявлений в 1С.
Форма для печати заявления от работника на выдачу электронной трудовой
Электронная трудовая ведется со дня получения данного заявления. При этом необходимо отдать работнику трудовую на бумаге. В ней должна быть запись в свободной форме приблизительно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ».
Форма для печати заявления от работника в 1С в случае ведения трудовой на бумаге
Если трудовая книжка будет вестись на бумаге, работодатель дополнительно должен вести еще и электронную книжку.
Переход к непосредственному оформлению электронных трудовых книжек
Перед созданием электронной трудовой в 1С необходимо обязательно поставить галки в кадровой документации.
После предварительных подготовки и настройки можно начинать переход к процессу формирования новой электронной трудовой для работника.
- Открытие в меню программы «Электронные трудовые книжки», клик на «Создать», выбор «СТД-Р».
- Создание электронной трудовой в 1С.
- В форму «СТД-Р» 1С на автомате внесет необходимые сведения по работнику.
Форма для печати электронной трудовой в 1С
Возможны ее распечатка, проставление на ней подписи, выдача работнику, если это потребуется.