Что из нижеперечисленного лучше всего характеризует сроки хранения электронных документов?
Подборка наиболее важных документов по запросу Что из нижеперечисленного лучше всего характеризует сроки хранения электронных документов? (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2023
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон «О полиции» N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2023 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей
Контактная информация
117292 , Москва , ул. Кржижановского, 6 (центральный офис)
Как хранить электронные документы?
Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры тоже требуется хранить пять лет, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.
Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.
21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.
Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:
- в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
- компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
- компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Пробелы в «Правилах»
Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.
Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.
Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.
Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.
В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Как быть?
Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?
Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.
А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Резюме
Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.
Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратным копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.
При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Другие вопросы рубрики «Работа с электронными документами»
- Как вести журнал учета и книги покупок и продаж, если часть счетов-фактур бумажная, а часть электронная?
- Установка системы c Контур.Веб-диска
- Как установить сертификат КЭП
- Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?
- Какие сертификаты электронной подписи подходят для работы в Диадоке?
- Как составить счет-фактуру по новым правилам Постановления 1137?
- Как найти нужные документы в Диадоке?
61. Что из нижеперечисленного лучше всего характеризует сроки хранения электронных документов?
Раздел VII, пункт 7.16, абзац 2 правил «Делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.
Комментарии
Новый комментарий
На вопрос ещё не добавлено комментариев. Нашли ошибку или считаете, что вопрос некорректно составлен? — расскажите об этом.
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Активируйте «полный доступ», чтобы убрать всю рекламу на сайте
Нашли ошибку или есть предложения? — напишите нам
Хранение электронных документов
Уже к 2024 году ФНС строит планы по массовому переводу бизнеса в России на электронный документооборот (ЭДО). Для маркируемых и прослеживаемых товаров ЭДО уже стал обязательным. Объем обмена документами между компаниями постоянно растет, количество файлов увеличивается. Разбираем, в каком виде хранить информацию и как ей пользоваться.
В этой статье:
- Что такое электронные документы
- Способы хранения электронных документов
- Сроки хранения электронных документов
- Особенности хранения документов в электронном виде
- Требования к хранению электронных документов
- Как уничтожать электронные документы
- Как выдавать электронные документы
- Как архивировать электронные документы
- Хранение документов в Диадоке
Переходите на ЭДО
Диадок сохранит ваши документы на защищенных серверах
Что такое электронные документы
Это файлы, подписанные электронной подписью (ЭП). Являются оригиналами с юридической силой, распечатывать их не нужно. Часто компании переводят в электронный вид бухгалтерские и другие документы. Среди них товарные накладные, счета-фактуры и акты выполненных работ, а также договоры, доверенности и тому подобное. Работать с такими документами в системе ЭДО быстро и удобно.
Через ЭДО контрагенты обмениваются формализованными и неформализованными документами. Для первых налоговая утвердила обязательный формат — файлы с расширением XML и определенной структурой. Для вторых можно выбрать произвольный формат, например, DOC, PDF, JPEG. Система ЭДО Диадок поддерживает работу с теми и другими.
Подробнее о формах и форматах документов читайте в статье.
В веб-версии Диадока можно создавать документы:
- счет-фактура;
- накладная;
- акт;
- УПД.
При создании документа в редакторе есть возможность вносить и править данные.
Возьмем за пример накладную. Система предоставляет возможность изменить данные грузоотправителя и поставщика, заполнить информацию о грузополучателе и плательщике, добавить в список товары. Все изменения можно отменить и начать править заново.
Способы хранения электронных документов
Есть четыре основных способа, рассмотрим подробно каждый из них.
Внешние носители
Это диски или флешки. Способ считается малонадежным, так как носитель легко повредить, потерять или взломать. Также накопитель может со временем прийти в негодность или устареть.
Облачный электронный архив
База данных, которая позволяет хранить и обрабатывать документы в удаленном режиме. Требует стабильного интернет-подключения. Хранится на специальном сервере с паролями и настройками доступа для сотрудников, защищена от взлома.
Собственный электронный архив
Папка с файлами хранится на локальном компьютере, где сотрудники ищут и добавляют документы по правилам компании. Но безопасность этот способ не гарантирует: компьютер может сломаться, также можно случайно изменить или удалить файл, даже если сделаны настройки доступа.
Программы электронного архива
Защищенная информационная система электронного документооборота (СЭД) или специальное программное обеспечение (ПО) для автоматизированного управления архивом. Гарантирует защиту данных, характеризуется простотой и понятностью, позволяет сотрудникам самостоятельно работать с документами. Настраивается под потребности каждой организации.
Система ЭДО Диадок предлагает безлимитное хранение и защиту нескольких копий документов, а также доступ к серверам только для конкретных сотрудников.
Три копии каждого файла мы размещаем на разных серверах, чтобы защитить вас от потери документов
Сроки хранения электронных документов
Срок хранения архивных электронных документов не отличается от срока для бумажных документов. Он начинается с 1 января после года, когда документы в последний раз включались в бухгалтерскую отчетность (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125-ФЗ). Компания сама несет за это ответственность.
Законодательство разработало регламенты, которые определяют сроки хранения:
- первичные документы — пять лет;
- документы, относящиеся к сертификату электронной подписи, — пять лет;
- счета-фактуры — пять лет;
- налоговая отчетность и регистры налогового учета (поступление и расход денежных средств, справки 2-НДФЛ и т.п.) — пять лет;
- учетная политика — пять лет;
- квартальная финансовая отчетность — пять лет;
- годовая финансовая отчетность — 10 лет;
- реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет;
- передаточные акты, пояснительные записки — постоянно.
Особенности хранения документов в электронном виде
Есть разница между отсканированной копией бумажного документа и электронным документом с юридической силой.
Оцифрованные бумажные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32 и 2.40 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Сканированные документы не имеют юридической силы, то есть при проверке ФНС представляется оригинал. В противном случае компания может быть оштрафована. То есть, даже если весь архив организации оцифрован, нужно хранить бумажные подлинники до истечения срока хранения, установленного законом.
Электронный документ подписывают с помощью ключа электронной подписи (КЭП), это оригинал и передается ведомствам по запросу. Со временем юридически значимые электронные документы не теряют силы, но возможны проблемы из-за того, что сертификат электронной подписи действует ограниченное время.
Существует усовершенствованная ЭП с меткой времени, которая содержит информацию о действии сертификата на момент подписания документа и точном времени создания подписи. Когда документ заверяют такой подписью, время этого действия сохраняется на специальном сервере, и данные об этом включаются в информацию об ЭП. Если документы были подписаны неусовершенствованной ЭП, сведения запрашиваются в удостоверяющем центре, выдавшем сертификат. Это будет иметь юридическую силу.
В 2022 году Госдума планирует рассмотреть законопроект № 1173189-7, который касается изменений в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ. Законопроект предполагает, что появится возможность хранить дубликаты бумажных документов, обладающие юридической силой, в электронном виде. Бумажные оригиналы при этом можно уничтожать по истечении года. Также документы можно будет переподписывать, когда закончится срок действия сертификата ЭП. Третье важное изменение — право конвертировать документы можно передавать третьему лицу с соответствующими полномочиями.
Требования к хранению электронных документов
В 2015 году Министерство культуры РФ издало приказ № 526, в котором перечислены основные требования к хранению электронных документов. Однако законодательство не дает четких инструкций по поводу места хранения файлов. Использование современных технологий и переход многих организаций на системы электронного документооборота сделали возможным адаптацию требований под свои условия.
Рассмотрим главные принципы:
- Архив хранится на внешних носителях в двух экземплярах, например на двух флешках или дисках.
- Сохранность носителей и содержимого проверяется не реже, чем раз в пять лет. При повреждениях файлы переписываются на новый носитель в соответствии с требованиями ГОСТа. При этом документ можно перевести в другой удобный формат, если у организации есть средства, для того чтобы открыть и прочитать его.
- Файлы хранятся таким образом, чтобы исключить повреждение или утерю, а также защитить от нежелательного доступа.
- Копия в цифровом или физическом формате выдается по запросу. При необходимости ее заверяют КЭП или так, как этого требует бумажный документ.
Создайте электронный архив с Диадоком. Сервис позволяет настроить автоматическую выгрузку и распределение по папкам
К общим требованиям относятся читаемость документа и наличие необходимых идентификационных знаков. Ответственность за нечитабельный документ, а также за его утерю или несанкционированное использование лежит на владельце документа.
За сохранность документов в физическом архиве отвечает руководитель архива или глава организации, в электронном — начальник IT-подразделения.
При создании электронного архива составляется опись. Для каждого документа указываются:
- регистрационный номер;
- заголовок;
- дата создания;
- объем в мегабайтах;
- количество записей для баз данных на одном носителе;
- формат данных;
- состав текстовой сопроводительной документации при наличии.
Опись подписывает ответственный сотрудник с расшифровкой подписи.
Как уничтожать электронные документы
При уничтожении архивных электронных документов следует удостовериться в том, что закончился срок хранения и больше они не понадобятся. При этом создается документ, подтверждающий утилизацию.
Данные уничтожают, потому что их хранение требует материальных ресурсов. Например, диски или флешки нужно где-то разместить, тратить время на их проверку и перезапись.
- Уничтожение носителей информации. Например, с использованием химических веществ, электромагнитного излучения, высоких температур или физического воздействия. Не рекомендуется выбрасывать накопители, так как в этом случае информация может попасть в руки злоумышленников.
- Удаление, форматирование или перезапись информации на носителе. Однако данные возможно восстановить, поэтому риск утечки информации высок. Этот способ подходит для уничтожении неконфиденциальных данных.
- Уничтожение путей доступа к информации Это действия, которые делают данные непригодными для использования или недоступными. Например, изменение или разрушение ключей шифрования, уничтожение каталогов, индексов или файловой системы, многократная перезапись ложной информации на носители.
Уничтожение должно быть санкционированным. Запрещено утилизировать документы, относящиеся к идущему или предстоящему судебному разбирательству. Уничтожать нужно все копии документов с соблюдением конфиденциальности информации.
В Диадоке электронные документы можно аннулировать
Как выдавать электронные документы
Обмен документами с контрагентами или госорганами производится в электронном виде, распечатка не требуется. При предоставлении электронных документов учитывается следующее:
- Электронные счета-фактуры передаются только через оператора ЭДО (ст. 169 Налогового кодекса РФ, приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н).
- Чтобы налоговая приняла счет-фактуру, он должен быть оформлен в соответствии со специально разработанным форматом. Такие форматы утверждены для УПД, УКД, акта о расхождении по форме ТОРГ-2, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг. Другие документы передаются в произвольных форматах (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Чтобы отправить электронные документы в госорганы, их можно выгрузить из Диадока. Налоговая инспекция принимает оригиналы и печатные копии со штампом электронной подписи.
Для передачи документа в ФНС файлы нужно найти в системе, скачать, выбрав «Документ с подписью», а затем загрузить в вашу систему интернет-отчетности.
Если вы пользуетесь системой Контур.Экстерн, то скачивать ничего не нужно, документы загружаются сразу из Диадока.
Чтобы обмениваться электронными документами с партнерами и клиентами, нужно договориться с ними и настроить обмен. В Диадоке этот процесс прост: найдите в поиске контрагента по названию или ИНН и отправьте приглашение. После подтверждения запроса можно начинать работу.
Подробнее об отправке электронных документов контрагентам, в ФНС или суд читайте в статье.
Настроим безопасный обмен электронными документами
Как архивировать электронные документы
Электронный архив — это хранилище документов, в которое поступают файлы и раскладываются по установленным правилам. Файлы не портятся и не теряются, доступны к просмотру 24 часа в сутки.
Организации должны хранить оцифрованные бумажные документы так, чтобы соблюдались условия:
- файл можно открыть, прочитать и распечатать;
- файл доступен по ссылке;
- файл промаркирован для распознавания и поиска.
Для работы с электронным архивом требуется:
- отсканировать бумажные файлы;
- промаркировать документы по определенным критериям, например: серия, номер, дата и т.п.;
- настроить права доступа для сотрудников.
Хранить документы можно на физических носителях, однако со временем они могут прийти в негодность или устареть. Диадок предлагает безопасный способ хранения данных, которые не потеряются и не испортятся, как бумажные экземпляры.
Хранение документов в Диадоке
Документы в Диадоке хранятся без ограничений по объему. А получить доступ к нужному файлу можно даже после окончания оплаченного периода с помощью простого и расширенного поиска в ящике вашей организации. Диадок хранит электронные документы еще не менее пяти лет после прекращения действия лицензионного договора. Если вы сделаете запрос, документы будут удалены из системы раньше.
В локальном хранилище организации можно создать структурированный архив, настроить расположение папок и автоматическое распределение документов так, как удобно. Выгрузка также автоматизирована.
В сохранении документов поможет инструмент «Коннектор.Выгрузка». Он автоматически запускается, забирает документы из Диадока и помещает в архив. Папки можно сформировать по таким критериям, как годы, названия контрагентов и тип документа, а также любым другим.
При обмене электронными документами с контрагентами через систему ЭДО Диадок файлы сохраняются на разных серверах компании-разработчика. Доступ к документам открыт в любое время, а поиск не вызовет сложностей.
Храните юридически значимые документы в Диадоке. Создавайте архив, как удобно вам