Тема: Как назвать папку с документами по кадрам?
В одну папку Вы это все вряд ли поместите, тем более, что перечисленные документы имеют различные сроки хранения. Обычно в организации утверждается номенклатура дел, где указываются документы организации, начиная с устава, сроки их хранения и в соответствии с этими документами называются папки (напр. приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.).
17.05.2005, 09:00 #4
Аноним
т.е табель учета рабочего времени и штатное расписание это папка с приказами по основной деятельности, а что связано с сотрудниками это приказы по личному составу
17.05.2005, 09:58 #5
Клерк Регистрация 18.02.2005 Адрес Москва Сообщений 500
Табель учета обычно храниться в бухгалтерии. А штатное расписание утверждается приказом по основной деятельности, соответственно первый экземпляр штатного со всеми визами хранится вместе с этим приказом в папке приказов по основной деятельности, а копии с него (для работы) вы можете хранить отдельно и папку назвать соответственно — штатное расписание.
18.05.2005, 03:43 #6
Клерк Регистрация 17.05.2005 Сообщений 12
помогите правильно оформить приказ об утверждении штатного расписания
18.05.2005, 09:01 #7
Аноним
папки
По кадрам у Вас должны быть разные папки, примерно такие: Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение); Приказы по отпускам, командировкам, взысканиям; Табель учета рабочего времени; Структура и штатное расписание предприятия; Карточки Т-2, и еще много всяких журналов регистрации.
18.05.2005, 09:53 #8
Клерк Регистрация 23.12.2004 Адрес г.Москва Сообщений 994
Сообщение от beze
помогите правильно оформить приказ об утверждении штатного расписания
Это не сложно, можно и с учетной политикой, я думаю:
Номер и Дата Приказа
Приказ
о принятии учетной политики и утверждения штатного расписания на 2005г.
На основании Закона РФ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бух.учета и бухг.отчетности в РФ и НК РФ:
Приказываю утвердить:
1. Учетную политику для целей бух.учета на 2005г (Прил.№1)
2. Учетную политику для целей налогообложения в 2005г (Прил.№2)
3. Штатное расп-е на 2005г. (Прил.№3)
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой (либо на глав.буха).
18.05.2005, 12:14 #9
Клерк Регистрация 06.05.2005 Сообщений 174
Как? ))) кадры к учетной политике?
Перед тем как утвердить штатное надо издать приказ об утверждении сруктуры предприятия (подразделения и должности) без количества единиц. на основании этого приказа формируют штатное расписание, где указывают количество единиц оклады и ФОТ за месяц только по фактически занятым единицам. Это из какой то древней инструкции типа ВЦСПС
Папки в бухгалтерии
Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.
Что и где хранить
Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.
Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок. Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.
Каждую папку с документами следует подписать, например:
3 квартал 2014 года
На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся. В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать. Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.
Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.
Кассовые документы
Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.
Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.
Банковские выписки
Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.
Накладные, акты и счета-фактуры
Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.
Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.
К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.
Документы по зарплате
На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника. В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.
Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.
Прошивать или не прошивать?
Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:
- Документы кладутся в твердую обложку. В них делаются проколы слева на полях.
- Через проколы пропускается толстая нить или лента, сзади она завязывает в узел. При этом свободные концы должны быть хотя бы 5 см.
- На узел наклеивается бумага размером примерно 4х5 см.
- Сверху на бумаге пишется фраза «Прошнуровано и пронумеровано … листов». Ставится печать организации и подпись ответственного лица.
Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ). Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).
Про входящие первичные документы можно прочитать здесь.
О хранении документов в архивах написано тут.
Какие документы должны храниться в бумажном виде?
всем привет. фирма на осно, т.е. платим НДС. бухучёт (как и кадровый) ведём полностью в электронном виде в 1с, сдаём отчёты также через инет.
вопрос такой: какие документы должны храниться в бумажном виде? т.е. что нам нужно распечатать, и поместить в архивные папки?
видал в бухгалтериях папки: акты, отчёты, авансовые, кассса.
фирма новая, поэтому помогите, пожалуйста.
Другая фирма на УСН. док-ов поменьше, но тоже всё в электронном виде и через интернет.
Девушки и женщины, выручайте парня. -)
Всем хорошего рабочего дня
1 У меня такой же вопрос
г. Курган 4 613 баллов
Daniel-66, добрый день! Все документы должны храниться в бумажном варианте — касса, ав/о, выписки банка, поступления тмц, сч/ф и накл. на реализацию или акты на оказание услуг. Оборотные ведомости поквартально и за год. Главная книга. Входящая и исходящая корреспонденция. Все, что касается кадров хранится 75 лет и сдается в архив. Отчеты распечатайте.
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
Daniel-66, я бы Вам посоветовала составить номенклатуру дел и сроки хранения, исходя из требований контролирующих органов. Тогда все встанет на свои места и по кадровым документам и бухгалтерским. Работая у ИП в свое время так и сделала, в инете много подсказок есть по этому поводу, претензий от ИФНС, ПФР, ФСС при проверках не было.
Daniel-66 Автор вопроса
irishka0703, а каковы требования органов? смотреть инет?
и ко всем: что вообще должна включать в себя номенклатура дел бухгалтерии??
1.Акты приёма/передачи
2.выставленные счета
3.предъявленные счета
4.ПКО-РКО (Касса)
5. Аванс. отч.
6.акты оказания услуг
7.накладные
8. с/ф
9. банковские выписки
обортные ведомости по каждому счёту? и толкьо за каждый квартал и год? главная книга должна распечатываться по итогам года? или как? кадровое всё понятно — храним все док-ты.
с корреспонденцией тоже понятно.
г. Курган 4 613 баллов
Daniel-66, я вам уже писала выше — оборотно-сальдовые поквартально и за год, по каждому счету. Главная книга — за год.
Если были какие либо перемещения по складам, списания материалов и т.д. (зависит от специфики вашей деятельности) — их тоже распечатываете.
Ну и подписи должны быть везде.
Daniel-66 Автор вопроса
ясно. а по налогам/пфр/фсс что нужно распечатывать и хранить?
ну вот приведеите примеры, как я выше написал, номенклатуры дел в компаниях, где Вы работаете: т.е. у Вас бухгалтерия, у кого-то есть участки бухгалтерии (отдельно по начислениям, отдельно по расчётам и т.д.), но вот общая номенклатура дел (такие архивные папочки) какая у Вас?
по налоговой, пенсионному, и прочим органам, я так понял, нужно распечатывать сданные в ЭДО отчёты с квитанциями и извещениями и хранить. что сдаём на бумаге — тоже хранить.
или по органам нужна своя номенклатура дел (папочки��). регистры учёта. карточки учёта взносов. просто ужас.
специфика — строительство (малоэтажка и отделка) и оптовые (вкл. транзитные) продажи строймат. бухучёт пока на мне, до конца года. я директор и учредитель 🙂 вот так вот
Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК и другими обязательными реквизитами
16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
г. Курган 4 613 баллов
Цитата (Daniel-66): по налоговой, пенсионному, и прочим органам, я так понял, нужно распечатывать сданные в ЭДО отчёты с квитанциями и извещениями и хранить. что сдаём на бумаге — тоже хранить.
или по органам нужна своя номенклатура дел (папочки��). регистры учёта. карточки учёта взносов. просто ужас.
я всегда завожу просто одну папку «Отчеты 201. год» и подшиваю подряд. Распечатываете как год закончится Индивидуальные сведения по страховым взносам и 1-НДФЛ. Это регистры.
Цитата (Daniel-66): у Вас бухгалтерия, у кого-то есть участки бухгалтерии (отдельно по начислениям, отдельно по расчётам и т.д.), но вот общая номенклатура дел (такие архивные папочки) какая у Вас?
разницы нет — много у вас человек в бухгалтерии каждый со своим участком или один бухгалтер в единственном лице. Если взять зарплату — папка с расчетными ведомостями и платежными. Если взять подотчет — ав/о. Не могу понять что конкретно вам не понятно.
Цитата (Daniel-66): специфика — строительство (малоэтажка и отделка) и оптовые (вкл. транзитные) продажи строймат
по стройке — смотрите как вам удобнее. У меня объектов много, так я по каждому собирала все документы отдельно — смета, акт, КС-2, КС-3, счет-фактура.
Daniel-66 Автор вопроса
да я понимаю, что всё нужно распечатывать. мне непонтно, сколько папок нужно заводить и как их называть? выше я приводил список.. этого достаточно?
г. Мытищи 432 801 балл
Здравствуйте.
Цитата (Daniel-66): мне непонтно, сколько папок нужно заводить и как их называть? выше я приводил список.. этого достаточно?
Сколько папок и как их называть решает каждый для себя. Список, который вы приводили возможно вам достаточен.
Цитата (Daniel-66): ну вот приведеите примеры, как я выше написал, номенклатуры дел в компаниях, где Вы работаете
Где я работала и работаю документы формирую по удобному для меня порядку. Отдельно формируются документы в папки: по расчетному счету (выписка + п/п + счета); документы по Поставщикам (ТН, счет-фактура либо УПД); документы по Покупателям (УПД); Договоры с Поставщикам; Договоры с Покупателями; Отчеты; Документы по начислению зар.платы (табель, ведомость, записки-расчеты и т.д.); кадровые документы (ТД, приказы, карточка Т-2 и т.д.) и т.д. У нас всё на бумажных носителях.
Электронно документы, к сожалению, не выставляем.
Главный редактор
Добрый день!
Цитата (Daniel-66): бухучёт (как и кадровый) ведём полностью в электронном виде в 1с, сдаём отчёты также через инет.
Из вашего вопроса неясно, как вы ведете документоборот с контрагентами — в бумажном виде или вы передаете юридически значимые документы (накладные, счета-фактуры, акты) через специальную систему оператора ЭДО?
Без ответа на этот вопрос ответить вам корректно невозможно.
Если вся первичка составляется на бумаге, вам пригодится
Запросить в ИФНС акт сверки по налогам через Контур.Экстерн
16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
г. Севастополь 14 202 балла
Добрый день,
Цитата (simport): Где я работала и работаю документы формирую по удобному для меня порядку. Отдельно формируются документы в папки: по расчетному счету (выписка + п/п + счета); документы по Поставщикам (ТН, счет-фактура либо УПД); документы по Покупателям (УПД); Договоры с Поставщикам; Договоры с Покупателями; Отчеты; Документы по начислению зар.платы (табель, ведомость, записки-расчеты и т.д.); кадровые документы (ТД, приказы, карточка Т-2 и т.д.) и т.д. У нас всё на бумажных носителях.
У меня такой же принцип формирования.
А документы по стройке формируются по каждому объекту в отдельную подписанную папку.
Если директору/гипу/менеджеру/. понадобятся в мое отсутствие документы по стройке/банку/продажам/. то их легко найти
Еще у меня есть папка, в которую я подшиваю «доказательную» базу в случаях когда по каким-то операциям есть у ФНС/фондов неоднозначное мнение.
В случае проверки не придется срочно вспоминать почему я сделала так, а не иначе
Цитата (Daniel-66): по налоговой, пенсионному, и прочим органам, я так понял, нужно распечатывать сданные в ЭДО отчёты с квитанциями и извещениями и хранить. что сдаём на бумаге — тоже хранить.
так точно
Также я печатаю требования (с квитанциями и извещениями) и свои ответы на них, решения налогового органа и т.п. — Это отдельная папка��
330 баллов
Daniel-66, на форуме есть много материала вашей теме.
Количество папок и их название каждое предприятие определят для себя самостоятельно. Главное — вы должны при необходимости быстро найти нужный документ.
У нас хранение организовано так (в обобщенном виде):
Кадры
1.Папка внутренней входящей документации. здесь подшиваются все заявление работников.
2.Папка с приказами по личному составу
3.Папка с положениями, касающимися кадров: положение о внутреннем распорядке, все документы и инструкции по охране труда, положение о об оплате труда, должностные инструкции
4.Папка по зпл, куда ежемесячно подшиваются: табели учета рабочего времени, ведомости начисления зпл, ведомость начисления взносов и НДФЛ,
5.Папка с личными делами сотрудников
Прочее
Банк — выписка+счета по которым производилась оплата+ обороты счета за месяц. П/п распечатываем только по налогам и перечислению з/пл работникам.
Приходные документы — отдельно подшиваем с/ф и упд + реестр документов за месяц +книга покупок за квартал. Отдельная папка для накладных + реестр документов за месяц.
Расходные документы — упд+с/фактуры + реестр документов за месяц+ книга покупок за квартал
Папка для актов сверок отдельно для покупателей и поставщиков
Отдельные папки для договоров с поставщиками, покупателями, транспортными компаниями и прочими поставщиками
Папка с отчетными документами. Подшиваем поквартально все декларации, отчеты, квитанции, извещения по каждому налогу/взносу + ОСВ по счетам + общая ОСВ + главная книга.
Папка с запросами ИФНС. Подшиваем запрос+ перечень запрашиваемых документов к нему, (то, какие документы передали в ИФНС) + подтверждения о приемке нашего ответа.
Папка с авансовыми отчетами, денежных документов, материалов.
По окончании квартала все документы из больших папок подшиваются в обычные бумажные папки «Дело» и сдаются в архив.
Еще о подтверждающих документах
1 ответ 33 776 просмотров
6 ответов 1 037 просмотров
5 ответов 686 просмотров
1 ответ 54 458 просмотров
14 ответов 30 330 просмотров
Еще о подтверждающих документах
1 ответ 80 528 просмотров
4 ответа 65 372 просмотра
12 ответов 38 349 просмотров
1 ответ 24 139 просмотров
0 ответов 8 894 просмотра
10 ответов 222 просмотра
- Подписки
- О проекте
- Редакционная политика
- Использование контента
- Исследование
- Обратная связь
Используем cookies для корректной работы сайта, персонализации пользователей и других целей, предусмотренных Политикой. Политика обработки персональных данных
- Бухучет
- Трудовые отношения
- Взносы и пособия
- НДС
- НДФЛ
- Налог на прибыль
- Расчеты с работниками
- Проверки и санкции
- Архив материалов
Как в компании подшиваются отдельные документы по папкам? (Г. Дорошева, 8 сентября 2015 г.)
КАК В КОМПАНИИ ПОДШИВАЮТСЯ ОТДЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ПАПКАМ?
Счет-фактуры по поступлению товаров и услуг от поставщиков подшиваются в одну папку. Можно ли так же в эту папку подшивать сч-ф с банка (они у меня подшиты в папку банк вместе с выписками), а также сч-ф по поступлению доп расходов при поступлении импорта(они подшиты в папку с ГТД). Можно ли эти счета-фактуры подшить в общую папку с другими поступлениями? Или сделать копии этих документов и подшить в общую папку? Или же копии подшить в папки банк и ГТД?
Согласно пункту 76 «Правил ведения бухгалтерского учета», утвержденных Приказом Министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241 при формировании дел соблюдаются следующие условия:
1) документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
2) подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных;
3) в дело включается по одному экземпляру каждого документа.
В дело группируются документы одного периода — месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за период, более чем один месяц документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, которым они относятся.
Отсюда, кроме вышеизложенных, законодательно установленных норм по группировке документов в отдельные дела (папки) нет и каждая компания должна руководствоваться именно этим, а в случае необходимости — дополнить внутренними положениями по делопроизводству.
Настоящий материал является объектом авторского права.
Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.