Обязанности бухгалтера на предприятии
Отдел бухгалтерии либо один штатный бухгалтер должен быть на любом предприятии независимо от формы собственности, структуры и денежного оборота. Как правило, рабочая деятельность бухгалтеров закреплена специальными должностными инструкциями, формы и содержание которых могут незначительно отличаться в той или иной фирме.
Какие же должностные функции должен выполнять бухгалтер, какова его сфера деятельности, должен ли он подавать и готовить всю документацию для отчётности при проверках?
Должностные обязанности бухгалтера: список и пояснения
Правильное и юридически безупречное оформление должностной инструкции бухгалтеров – пожалуй, главный «ключ» к минимизации расходов и выдач предприятия, повышения его финансовой рентабельности и оборота. В целом рабочую деятельность бухгалтера можно разделить на три основных функции:
- Расчёт, начисление и корректировка заработной платы сотрудников фирмы. Сюда же относятся начисления премий, социальных выдач и других денежных средств персоналу.
- Расчёты с поставщиками. Оформление и заполнение расчётных накладных и другой документации, расчёт оптимальных форм и периодичности закупок (поставок) сырья, реализуемых предприятием товаров и других материальных ценностей.
- Заполнение и контроль первичной документации. Все документы о деятельности, финансовой отчётности, любых бумаг для фискальной службы (ДФС), обработка ежедневных, ежеквартальных и других отчётов – этим также занимается отдел бухгалтерии.
Инструкции бухгалтера по расчёту заработной платы сотрудников
Какой-либо фиксированной инструкции, равно как и «золотого стандарта» заполнения документации или единых формул начисления зарплаты в Украине нет. Работодатель может устанавливать периодичность и специфику выплаты заработка в соответствии со своими пожеланиями, если они не противоречат КзоТ Украины. Однако корректно составленный и утверждённый документ должен быть обязательно – с ним знакомятся все сотрудники при трудоустройстве на предприятие.
Составлением этого документа, регулярными расчётами, заполнением соответствующей документации, своевременными и точными начислениями заработанных денежных средств на счета сотрудников – всё это входит в услуги бухгалтера предприятия. Если специалистов несколько, должностные обязанности могут быть разделены, если бухгалтер один, эти функции он выполняет самостоятельно.
Расчёты с контрагентами, заполнение документации, учёт материальных ценностей
В список первичной документации входят счета, накладные, счета-фактуры, сертификаты, доверенности, акты и другие документы, учёт, контроль и мониторинг которых обязан выполнять именно бухгалтер предприятия. Не менее важен и регулярный учёт материальных ценностей фирмы – например, рабочего оборудования, арендуемых производственных помещений, реализуемой или готовой к отправке контрагентам продукции.
Если деятельность предприятия достаточно узконаправленна, а общий оборот и количество контрагентов (поставщиков) невелико, эти функции вполне под силу одному бухгалтеру. В случае расширения бизнеса, открытия филиалов или значительного увеличения денежного оборота лучше всего нанять ещё несколько бухгалтеров в компании «Аудит и Право», сформировав регулярный штат.
Что входит в должностные обязанности бухгалтера, — разъяснение Министерства социальной политики Украины
Министерство социальной политики Украины в письме от 20.12.2013 № 236/06/186-13 рассмотрело некоторые вопросы относительно должностной инструкции бухгалтера.
В соответствии со статьей 56 Бюджетного кодекса Украины регулирование вопросов методологии бухгалтерского учета и отчетности об исполнении бюджетов осуществляется центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной бюджетной политики.
Статьей 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее — Закон) предусмотрено, что главный бухгалтер или лицо, на которого возложено ведение бухгалтерского учета предприятия: обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единых методологических принципов бухгалтерского учета, составление и представление в установленные сроки финансовой отчетности; организует контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций; участвует в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, кражи и порчи активов предприятия; обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия.
В то же время должностные обязанности главных бухгалтеров предусмотрены пунктом 13 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения (далее — Типовое положение), утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.01.2011 г. № 59, и квалификационной характеристикой профессии «Главный бухгалтер», содержащейся в Выпуске 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» (раздел 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих») Справочника квалификационных характеристик профессий работников (далее — Справочник), утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29.12.2004 № 336.
В соответствии с Типовым положением руководитель предприятия утверждает положение о бухгалтерской службе или должностную инструкцию на лицо (бухгалтера), на которое возложено исполнение обязанностей бухгалтерской службы.
Вместе с тем Общими положениями Справочника, содержащимися в Выпуске 1, предусмотрено, что должностные (рабочие) инструкции составляются для работников всех должностей, указанных в штатном расписании. Исключение могут составлять отдельные руководители, правовое положение которых определено в Уставе (положении) предприятия, учреждения, организации или соответствующего подразделения, где указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполнение возложенных на них функций.
Должностные инструкции работников предприятий, учреждений, организаций разрабатываются с соблюдением требований и норм по их построению, определенных Общими положениями Справочника, и вводятся с целью четкого определения требований, выдвигаемых к определенной категории работника, рационального распределения обязанностей между работниками, наделения работников необходимыми правами, повышения ответственности работников за порученный участок работы.
Таким образом, конкретный перечень должностных обязанностей определяется должностными инструкциями работников всех категорий, которые разрабатывают и утверждают на основе типовой квалификационной характеристики работодатели, учитывая конкретные задачи и обязанности, функции, права, ответственность работников различных групп и особенности штатного расписания предприятия, учреждения, организации.
Инструкции должны отражать полный перечень задач и обязанностей, полномочий, ответственности, при необходимости иметь пояснения, а все термины — четкие определения. Если возникает необходимость, задачи и обязанности, включенные в типовую квалификационную характеристику той или иной должности, могут быть распределены между отдельными исполнителями или круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для разных групп должностей, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации.
Должностные (рабочие) инструкции после их утверждения руководителем предприятия, организации, учреждения или по поручению его заместителями доводятся до работника под подпись.
Учитывая вышеуказанное, главный бухгалтер или лицо (бухгалтер), на которое возложено ведение бухгалтерского учета, обязаны действовать в пределах полномочий, круг которых определен статьей 8 Закона, Типовым положением и положением о бухгалтерской службе соответствующего предприятия, учреждения, организации или должностной инструкцией с определением конкретных задач и обязанностей, функций, прав и ответственности.
В то же время обращаем внимание, что поскольку в соответствии с пунктом 3 Положения о Министерстве финансов Украины, утвержденного Указом Президента Украины от 08.04.2011 № 446, основными задачами Министерства финансов Украины являются, в частности, осуществление государственного регулирования бухгалтерского учета и финансовой и бюджетной отчетности в Украине, разработка стратегии развития национальной системы бухгалтерского учета, определение единых методологических принципов бухгалтерского учета и составление финансовой и бюджетной отчетности, обязательных для всех юридических лиц независимо от организационно-правовой формы, формы собственности и подчинения (кроме банков), адаптация законодательства по вопросам бухгалтерского учета в Украине к законодательству Европейского Союза и введение международных стандартов финансовой отчетности, для получения более конкретного ответа по поставленному вопросу рекомендуем обратиться в Министерство финансов Украины.
Обращаем ваше внимание, что письма министерства не являются нормативно-правовыми актами, по своей сути они носят информационный, рекомендательный и необязательный характер.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар « Інструкція з діловодства — чи обов’язковий документ і чим допоможе », який відбудеться 13 листопада. Спікер — член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України Олександр Денисенко . У програмі — порядок розроблення, затвердження, внесення змін до інструкції, р екомендована структура інструкції та її наповнення. А також відповіді на питання ч и потрібна окрема інструкція з кадрового діловодства та яка відповідальність за відсутність інструкції на підприємстві
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат клікніть сюди
Обязанности бухгалтера
Бухгалтер – это специалист, который ведет бухгалтерский учет в компании, занимается документооборотом, составляет и отправляет отчетность в контролирующие органы. Однако в должностной инструкции данного специалиста могут быть прописаны и другие трудовые функции. В статье раскрываются обязанности бухгалтеров на разных должностях.
Главный бухгалтер – это руководящая должность. Как менеджер он выполняет сразу несколько функций: возглавляет бухгалтерию, организует бухгалтерский учет, отвечает за корректность бухгалтерской и налоговой отчетности, участвует в анализе и планировании финансовой деятельности предприятия.
Функциональные обязанности главного бухгалтера зависят от особенностей деятельности компании или предпринимателя. В небольшой организации или у ИП главбух может работать как единственный бухгалтер. В этом случае обязанности такого главбуха будут включать ведение всей бухгалтерии.
Кроме того, в небольших компаниях главный бухгалтер может выполнять вдобавок и функции кадровой службы. В этом случае должностная инструкция главного бухгалтера в единственном лице должна отражать и соответствующие обязанности эйчара.
Типовые обязанности, которые обычно прописывают в должностной инструкции следующие:
• общее руководство бухгалтерией;
• организация бухгалтерского и налогового учета в компании;
• формирование учетной политики, исходя из специфики деятельности, размеров, структуры предприятия, отраслевых особенностей бизнеса;
• формирование отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета;
• своевременное предоставление информации руководству компании и внешним пользователям;
• проведение финансового анализа на основе данных бухучета;
• налоговое планирование: анализ, расчет, пути минимизации;
• контроль своевременности перечисления налоговых платежей и взносов во внебюджетные фонды;
• общий контроль соблюдения порядка оформления бухгалтерских документов и платежных обязательств;
• ведение договоров.
В законодательстве нет четких требований к оформлению приказа о назначении главного бухгалтера. Однако на практике такой приказ оформляют, чтобы дополнительно зафиксировать порядок передачи обязанностей главного бухгалтера.
В приказе указывают персональные данные работника, который будет исполнять обязанности главного бухгалтера, а также дату, когда сотрудник начнет исполнять свои обязанности.
Если в штатном расписании должность главного бухгалтера не предусмотрена, обязанности по ведению учета и составлению отчетности можно возложить на генерального директора компании. Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя компании.
Генеральный директор малого или среднего предприятия может вести бухгалтерский учет самостоятельно. Для этого необходимо внести соответствующую трудовую функцию в его трудовой договор или должностную инструкцию.
При этом важно, чтобы руководитель знал отраслевое законодательство, а также умел применять знания в работе и постоянно повышал квалификацию в сфере учета. В таком случае нет необходимости в наличии должности главного бухгалтера в штатном расписании. Также не потребуется оформлять совмещение (ст. 57, 275 ТК РФ).
В данном случае в обязанности директора будут входить следующие функции:
• прием, контроль и обработка первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета;
• отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
• ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций;
• калькуляция себестоимости продукции;
• расчет, перечисление, депонирование заработной платы;
• начисление и перечисление налогов и взносов в государственный бюджет;
• проведение анализа хозяйственной деятельности;
• составление финансовой и управленческой отчетности;
• архивирование документов в установленном порядке;
• проведение инвентаризации.
Обязанность по ведению бухучета следует закрепить за руководителем в учетной политике организации. Дополнительно составлять должностную инструкцию в данном случае не требуется.
Бухгалтер-кассир – это специалист финансовой или бухгалтерской службы, который проводит кассовые операции в организации. Сотрудник на такой должности занимается приемом и выдачей наличных денег, а также оформлением соответствующих документов.
В обязанности бухгалтера-кассира входят:
• прием и выдача наличных денег;
• сдача наличных в банк;
• оформление приходных и расходных кассовых документов;
• ведение учета кассовых операций в кассовой книге;
• ежедневный подсчет итогов операций за день, выведение остатка денег в кассе на следующее число и передача в бухгалтерию данных по движению денежных средств;
• выплата заработной платы сотрудникам на основе ведомостей;
• своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств;
• обеспечение сохранности первичных документов по кассовым операциям, денежных средств, находящихся в кассе, ККТ и прочих материальных ценностей;
• проверка сохранности замков, дверей, оконных решеток и печатей, исправности охранной сигнализации перед открытием помещения кассы и сейфов;
• участие в проведении инвентаризаций;
• систематическое повышение квалификации на курсах и семинарах.
Должность бухгалтера по расчетам может именоваться по-разному: бухгалтер по расчетам с дебиторами и кредиторами, бухгалтер по взаиморасчетам, бухгалтер по расчетам с поставщиками и заказчиками, однако смысл от этого не меняется.
Обязанности бухгалтера по взаиморасчетам законом не регламентированы, поэтому каждая компания самостоятельно составляет должностные инструкции. Но все же есть функции специалиста, которые включают в должностную инструкцию специалиста чаще всего:
• обработка входящей документации от контрагентов;
• составление и контроль подписания первичных документов: счетов, счетов-фактур, товарных накладных, универсальных передаточных документов;
• отслеживание дебиторской и кредиторской задолженностей и ее сокращение;
• проведение сверки взаиморасчетов с контрагентами;
• своевременный расчет с поставщиками;
• инвентаризация товаров, полученных от поставщиков;
• ведение оборотно-сальдовой ведомости, книги покупок и продаж;
• обеспечение руководителей и других пользователей бухгалтерской отчетности достоверной бухгалтерской информацией по соответствующему участку учета;
• ежедневное предоставление главному бухгалтеру информации о поступлении и перечислении денежных средств контрагентам.
Должностные обязанности бухгалтера материальной группы включают в себя преимущественно операции, связанные с учетом товарно-материальных ценностей, в частности, прием к учету ТМЦ, инвентаризация, списание с учета активов.
В рамках трудовых функций можно выделить следующие обязанности бухгалтера по материалам:
• прием и обработка первичных учетных документов по движению ТМЦ;
• проверка первичных учетных документов по движению ТМЦ в отношении формы, полноты оформления, реквизитов;
• систематизация первичных учетных документов по движению ТМЦ текущего отчетного периода в соответствии с учетной политикой;
• составление на основе первичных учетных документов по движению ТМЦ сводных учетных документов;
• подготовка первичных учетных документов по движению ТМЦ для передачи в архив;
• участие в инвентаризации ТМЦ.
Конкретный перечень функциональных обязанностей бухгалтера по материалам нужно утвердить в должностной инструкции сотрудника. Образец должностной инструкции бухгалтера по учету материалов.
Расчет заработной платы и страховых взносов с нее, а также учет прочих начислений и удержаний с выплат – обязательный участок учетной работы в любой организации. Он может быть поручен бухгалтеру наряду с другими разделами бухгалтерского учета или выделен в самостоятельный блок, за который отвечает бухгалтер-расчетчик.
В должностные обязанности бухгалтера по заработной плате входит:
• прием и контроль табелей, нарядов, актов и другой первичной документации, на основании которой происходит начисление заработной платы;
• отражение на счетах бухгалтерского учета операции по учету заработной платы;
• формирование расчетных листков;
• начисление налогов и взносов, возникающих на участке, связанном с расчетом заработной платы;
• подготовка данных для составления бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности в части учета расчетов по заработной плате;
• контроль за сохранностью бухгалтерских документов по учету заработной платы;
• консультация работников по вопросам, связанным с оплатой труда.
Подробный перечень должностных обязанностей бухгалтера по учету заработной платы изложен в образце должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы.
Бухгалтер-калькулятор – это специалист, который на производстве занимается расчетом стоимости продукции с учетом себестоимости и наценки. Однако такой сотрудник может выполнять и дополнительные функции.
В типовые обязанности бухгалтера-калькулятора входят:
• прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета;
• составление калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг);
• создание технологических карт;
• участие в разработке новых продуктов;
• мониторинг закупочного ценника на товары с целью удешевления производства;
• контроль движения сырья и отходов;
• составление и ведение калькуляционных карт;
• выявление недостач и излишков и их устранение;
• ведение переговоров с поставщиками;
• определение цен на готовую продукцию;
• составление товарных отчетов;
• участие в инвентаризациях и ревизиях ТМЦ.
В небольших компаниях бухгалтер может совмещать стандартные обязанности по ведению бухгалтерии с функционалом кадровика или менеджера по персоналу. Как правило, кадровое делопроизводство поручают вести главбуху или бухгалтеру по расчету заработной платы.
Стоит ли передавать кадровый учет в ведение бухгалтера – это решает руководство организации. Принимая его, следует заранее проанализировать объемы работы, а также оценить компетенции ответственного сотрудника в области кадров.
Помимо стандартных обязанностей бухгалтера, в функции бухгалтера-кадровика входит:
• ведение кадровой документации;
• оформление отпусков, изменение окладов;
• составление табелей рабочего времени, его учет и анализ;
• оформление больничных листов, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу;
• прием сотрудников, их увольнение;
• ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведение личных дел работников;
• заключение трудовых договоров, договоров материальной ответственности;
• ведение регистрационных журналов;
• выдача справок и копий документов работникам организации;
• ведение статистики по учету и движению персонала.
Важно учесть, что в этом случае речь будет идти именно о совмещении должностей. Соответственно, данный факт потребуется отразить в трудовом договоре с сотрудником. Вписывать в должностную инструкцию обязанности, которые относятся к другой должности, нельзя.
Бухгалтер как должностное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета и оформление, сдачу налоговой отчетности, несет сразу несколько видов ответственности: административную, дисциплинарную и материальную.
Дисциплинарная ответственность наступает за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и российским законодательством (ст. 81, 192 ТК РФ).
Административная ответственность наступает только за грубые ошибки, которые специалист допускает в сфере бухучета. Например, за искажение бухгалтерской отчетности могут оштрафовать на сумму от 5 до 10 тыс. рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
Материальная ответственность наступает лишь за прямой действительный ущерб, который возник у работодателя по вине работника. И если ошибки бухгалтера из-за неправильного ведения учета и применения законодательства приводят к реальному уменьшению имущества или денежных средств работодателя, то бухгалтер обязан возместить работодателю причиненный ущерб. Для этого условие о полной материальной ответственности нужно предусмотреть непосредственно в трудовом договоре с сотрудником (ст. 243 ТК РФ).
Важно отметить, что у главного бухгалтера ответственность гораздо шире, так как он является руководителем бухгалтерии и лицом с правом подписи документов в компании. Так, за умышленное нарушение законодательства, занижение налоговой базы и неисполнение обязательств по уплате налогов главбуха могут привлечь к уголовной ответственности.
Также главбуха могут привлечь к субсидиарной ответственности по долгам обанкротившейся компании. Однако для этого заинтересованные лица должны доказать, что главбух являлся в компании контролирующим лицом либо совершал действия, которые привели к уничтожению документации, ее сокрытию или к искажению содержащихся в ней сведений.
Автор: Максим Безбородов
Обязанности бухгалтера по первичной документации
Крупные организации нанимают целый бухгалтерский отдел, чтобы справляться с объемным учетом, и в бухгалтерии обязательно есть специалист, который занимается первичной документацией. Разберем обязанности бухгалтера по первичке и особенности его работы.
Должность бухгалтера по первичке и ее особенности
Бухгалтер по первичной документации принимает и обрабатывает накладные и акты, транспортные документы, товарные чеки, счета-фактуры и другие первичные документы. Он может работать в компании, которая занимается торговлей, перевозками, строительством — главное, в этой организации большой поток первички, так что для ее обработки требуется отдельный специалист или даже целый отдел. Работникам на этой должности приходится кропотливо проверять данные в документах и переносить их в учетную систему, так что главные требования к такому специалисту — внимательность, аккуратность, усидчивость, готовность выполнять монотонную работу. Также важно хорошо знать документооборот и правила заполнения документов. Еще одно отличие этой профессии во многих случаях — неравномерность нагрузки. В конце отчетного квартала, когда в учетную систему нужно внести полученные первичные документы от поставщиков, часто копится много первички. В этот период многие бухгалтеры по первичке работают в авральном режиме.
Должностные обязанности бухгалтера по первичке
- заполнение исходящих первичных документов;
- своевременный сбор у сотрудников и контрагентов документации;
- проверка полученных документов на правильность заполнения и соответствие законам РФ;
- своевременное внесение полученных документов в учетную систему — именно эта задача часто отнимает большую часть времени бухгалтера по первичке;
- оформление на основе внесенных в учетную программу документов корреспонденции по счетам бухучета;
- оформление регистров учета для обобщения поступившей информации;
- подготовка сводных отчетов для внутреннего и внешнего пользования, особенно для главного бухгалтера компании;
- контроль над правильностью документооборота;
- формирование комплектов документации;
- передача в архив бумажных оригиналов первички;
- участие в инвентаризации на предприятии, помощь в фиксации итогов ревизии;
- при необходимости — участие в работе по оптимизации процесса сбора, проверки и ввода первички в систему учета.
Бухгалтер по первичной документации должен владеть такими знаниями и умениями:
- законы и нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют документооборот и архивное дело;
- налоговые, бухгалтерские и финансовые законы;
- внутренние документы компании;
- нормы заполнения первичных документов на бумаге и в электронном виде;
- правила работы с 1С или другой бухгалтерской программой, базами данных, сервисами передачи отчетности и электронных счетов-фактур;
- правила хранения документов и правила ведения архива.
Вспомогательные инструменты бухгалтера по первичке
В работе бухгалтеру помогают не только доступ к законодательной базе и приспособления для хранения бумаг — файлы, папки, стеллажи — но и техническое оборудование, а также компьютерные программы.
Конечно, специалисту важно освоить бухгалтерскую программу, в которой ведется учет на предприятии. Ежедневная обязанность бухгалтера по первичке — создавать в этой программе исходящие документы и вносить в нее входящую документацию с бумажных оригиналов, полученных от контрагентов компании.
Ввод документов в систему отнимает до 70% рабочего времени бухгалтера, и для облегчения этой задачи есть технологические решения:
- электронный документооборот — для этого нужно подключиться к оператору ЭДО или подключить бухгалтерскую программу с ЭДО, а еще договориться со своими контрагентами об обмене электронными документами;
- интеграция учетной программы с интернет-банком для автозагрузки банковской выписки;
- система для автоматизации ввода в учетную систему сканов первичных документов.
К сожалению, даже подключение к ЭДО не избавляет компанию от потока бумажной первички, потому что некоторые контрагенты продолжают работать по-старинке и присылать оригиналы на бумаге. Поэтому системы распознавания хорошо дополняют ЭДО. Принцип работы системы по автовводу первички прост:
- бухгалтер сканирует оригинал документа или получает от контрагента скан, если тот не может вовремя передать оригиналы;
- отправляет скан на распознавание — система прочитывает реквизиты и поля накладной, переносит значения в черновик соответствующего документа в учетную систему;
- бухгалтер проверяет правильность распознавания данных и проводит документ.
Попробуйте автоматизировать ввод накладных в вашей компании — подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия: здесь есть простой ввод первички с помощью ЭДО, системы распознавания и автозагрузки банковской выписки. А еще — учет, налоги, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера небольшой компании. Тестируйте систему бесплатно 14 дней.