Внутренние документы организации: перечень
Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.
Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.
Виды внутренних документов организации
Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем.
Организационно-правовые нормативные акты
Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.
- устав предприятия;
- штатное расписание;
- документ о штатной численности;
- регламент компании (документ, определяющий взаимодействие между структурными подразделениями и между отдельными должностными единицами организации);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- должностные инструкции.
Распорядительные документы организации
Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу. Производственные документы включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные — приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании.
Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам:
- об утверждении штатного расписания;
- о переводе сотрудника на другую должность;
- о временном замещении отсутствующего сотрудника;
- о переводе сотрудника на удаленную работу.
Информационно-справочные документы
Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.
- служебная записка об использовании личного транспорта;
- объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
- заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
- протокол совещания;
- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.
Договоры
Договор — один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках
Это могут быть договоры:
- аренды — жилых и нежилых помещений, земельных участков, транспортного средства;
- подряда — бытового, строительного ;
- оказания услуг;
- покупки-продажи;
- займа и др.
Служебные бумаги по основной деятельности
Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:
- лицензии;
- допуски;
- свидетельства;
- уведомления.
Финансово-бухгалтерские документы
Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.
- отчет о финансовых результатах;
- акт о списании товаров;
- кассовая книга.
Документы по трудовым отношениям
Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.
Обязательные трудовые документы:
- трудовой договор;
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка;
- график отпусков.
Почитать об автоматизации HR-функции можно здесь: Как освободить кадровиков от рутины →
Личные документы
Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.
- резюме;
- доверенность на подписание кадровых документов;
- расписка на получение трудовой книжки и др.
Требования к оформлению внутренних документов организации
Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления.
Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.
Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:
- реквизиты — код, наименование и другая информация об организации;
- датирование — дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации;
- адресование — указание адреса получателя. Им может быть предприятие, структурное подразделение, должностное лицо;
- резолюция на документе — включает фамилию исполнителя в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения;
- текст документа и заголовок к нему — содержит всю информацию, ради которой он был составлен.
Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтобы оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам — взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда.
Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате.
В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.
Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь:
Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений
Как Doczilla Pro помогает бизнесу?
Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.
При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:
- договоры;
- доверенности;
- кадровые документы;
- корпоративные документы;
- процессуальные документы
Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.
Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.
Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели. А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Основные документы ООО
Каким должен быть перечень документов, которые необходимо иметь ООО в условной папке «основные документы». Я имею ввиду документы: устав, огрн, инн и т.д., те, что находятся отдельно от договоров с контрагентами и партнерами, и отдельно от периодических отчетов.
После смены нескольких бухгалтеров срочно требуется навести порядок в документах, чтобы не искать их как обычно.
Ответ:
Список обязательных к хранению во веки веков документов в организации, приведен в статье 50 Федерального Закона «Об ООО» . В частности в условной папке «Основные документы», у Вас должны храниться следующие обязательные документы, вне зависимости от того, когда создано ООО:
— протоколы о создании Общества;
— решения учредителей о создании ООО;
— документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
— правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
— бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
— протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
— положения о представительствах и филиалах ООО;
— заключения органов контроля;
— перечень аффилированных лиц;
— другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
Актуально на дату 02.06.2015 г.
Учредительные документы ООО (фирм, предприятий)
С середины 2009 года Устав является основным учредительным документом юридического лица. По сути, Устав ООО определяет основные условия функционирования ООО и осуществления его деятельности. До 1 июля 2009 года в Уставе указывались также все участники ООО, размер их долей и т.д. С введением в действие новых поправок в законодательство, Устав ООО претерпел некоторые изменения, с которыми Вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе Внесение изменений в учредительные документы. Устав в обязательном порядке нумеруется и прошивается. На месте прошивки Устав заверяется либо нотариусом, либо генеральным директором организации. На титульном листе Устава проставляется отметка об органе утвердившим его, печать организации ставить не обязательно. В случае внесения изменений в учредительные документы юридического лица, в регистрирующий орган представляется либо новая редакция Устава ООО, либо надлежащим образом составленные Изменения к Уставу организации.
Учредительный договор ООО
В соответствии с новой редакцией ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» договор об учреждении общества (именно так теперь называется Учредительный договор) больше не является учредительным документом организации и заключается один раз при создании ООО, в случае если участников общества больше одного. В Договоре указывается как раз размер долей участников общества, так и порядок, сроки их оплаты. В отличии от Устава, который подписывают уполномоченные лица общего собрания учредителей, Договор об учреждении общества подписывается всеми участниками ООО.
Далее мы рассмотрим документы, которые законом не отнесены к учредительным документам фирмы, однако наличие их в организации является обязательным и в случае возникновения необходимости внесения каких-либо изменений в ООО предоставления данных документов от Вас попросит нотариус.
Документы ООО
В число так называемых уставных документов ООО входит Протокол общего собрания учредителей (если участников ООО два и более), либо Решение единственного участника ООО. Данными документами утверждаются все наиболее важные действия связанные с деятельностью организации. Документы в обязательном порядке должны иметь дату своего принятия, печать на них ставить не обязательно.
Свидетельство ИНН и ОГРН
Свидетельства о присвоении ИНН и ОГРН выдаются юридическому лицу при его создании и не меняются в течении всего периода функционирования юридического лица.
Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ
Подобного рода Свидетельства могут быть двух видов: Свидетельство о внесении записи в Единой государственный реестр юридических лиц изменений связанных с внесением изменением в учредительные документы и не связанных с внесением изменений в учредительные документы организации. Данные свидетельства выдаются регистрирующим органом в случае регистрации каких-либо изменений по фирме.
Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ)
Налоговый орган выдает такую Выписку при первичной регистрации ООО, при внесении изменений в ООО, а также при обращении за ее получением непосредтственно в налоговую инспекцию. В настоящий момент получение Выписки из ЕГРЮЛ на свою организацию происходит бесплатно. При заказе данной Выписки на стороннюю организацию от Вас потребуется оплата государственной пошлины в размере 200 рублей.
В Выписке из ЕГРЮЛ содержаться сведения о наименовании юридического лица, о дате его регистрации, о месте нахождения, о размере уставного капитала, об участниках ООО, о том, кто на данный момент является генеральным директором ООО, о видах экономической деятельности организации и т.д. При представлении Выписки третьим лицам, чаще всего требуется, чтобы она была 2-х, либо 3-х дневной давности.
Что входит в учредительные документы общества с ограниченной ответственностью
Общество с ограниченной ответственностью создаётся одним или нескольким учредителями. Деятельность юридического лица подчиняется Гражданскому кодексу, специальным законам и внутренним правилам. Устанавливают эти правила учредительные документы ООО. Опираясь на ст. 52 Гражданского кодекса РФ, можно сказать, что учредительные документы определяют правовой статус организации и юридические основы её деятельности.
Хотя понятие «учредительные документы юридического лица» подразумевает множественное число, но по закону сюда относят только устав ООО. Кроме того, если в компании будет несколько партнёров, они должны заключить между собой договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью.
Устав ООО
Согласно статье 12 закона «Об ООО» устав является единственным учредительным документом общества. В нём содержатся идентификационные признаки организации:
- наименование ООО (полное и сокращенное) на русском языке, дополнительно также можно указать название на языке народов РФ или на иностранном языке;
- место нахождения (населённый пункт, где зарегистрирована организация);
- размер первоначального уставного капитала.
Кроме того, устав должен включать в себя порядок деятельности общества, права и обязанности участников, процедуру перехода доли в УК другому лицу и другие обязательные сведения.
Быстро и бесплатно
Чаще всего учредители разрабатывают индивидуальный устав под цели конкретного бизнеса, но можно воспользоваться и типовыми уставами, которые утверждены приказом Минэкономразвития от 01.08.2018 года № 411. Типовой устав не надо распечатывать и подавать на регистрацию в инспекцию, достаточно отметить в форме Р11001, что общество действует на основании одного из утверждённых вариантов.
В нашем сервисе вы можете бесплатно и за несколько минут подготовить устав и другие документы для регистрации ООО.
Наш образец устава включает в себя положения, необходимые для деятельности предприятия, вы можете взять его за основу и откорректировать по желанию. Если в дальнейшем вам потребуется изменить текст, надо сообщить в регистрирующую налоговую инспекцию о внесении изменений в устав по форме Р13014.
За регистрацию изменений уплачивается государственная пошлина в размере 800 рублей. В статье «Внесение изменений в устав ООО 2023: пошаговая инструкция» вы найдете описание всех ситуаций, требующих подачи формы Р13014, и сам бланк заявления.
Договор об учреждении
Не так давно на вопрос: «Что является учредительными документами ООО?» существовал другой ответ. К ним относился не только устав, но и учредительный договор, заключаемый между участниками. В этом соглашении стороны подтверждают, что учреждают юридическое лицо для получения прибыли, указывают полные паспортные данные и размер долей в обществе.
Кроме того, в договоре описывается порядок внесения доли в уставный капитал. Общее правило гласит, что внести вклад в УК надо в течение четырёх месяцев после регистрации компании. Участники вправе установить чёткие сроки оплаты долей, а также санкции за их нарушение. Единственный участник договор об учреждении не заключает, ведь партнёров у него нет.
Зачем нужен договор об учреждении? Во-первых, обязанность его заключать закреплена законодательно: в статье 89 ГК РФ и статье 11 закона «Об ООО». Во-вторых, в устав образца 2023 года не включают сведения об участниках, поэтому из него нельзя узнать, кто является собственником фирмы. В-третьих, это соглашение имеет законную силу при продаже, наследовании, дарении доли в компании, доказывая право собственности конкретного лица.
Другие документы ООО
Мы разобрали, что именно входит в учредительные документы ООО, с теоретической точки зрения. Повторимся ещё раз, регистрационные или учредительные документы — это только устав юридического лица, на основании которого действует общество с ограниченной ответственностью.
Но если говорить о том, что входит в список учредительных документов фирмы для практического применения, то это намного более полный перечень 2023 года. Здесь можно дать такое определение — это полная информация, связанная с регистрацией компании. Партнёры, контрагенты, банки, проверяющие, нотариусы, инвесторы и другие заинтересованные лица запрашивают следующие сведения:
- свидетельство о госрегистрации организации с указанием ИНН и ОГРН;
- свидетельство о постановке на налоговый учёт по месту юридического адреса;
- устав;
- договор об учреждении;
- список участников;
- выписку из ЕГРЮЛ с кодами ОКВЭД, которые отражают направление деятельности;
- протокол или решение о создании юридического лица;
- протокол и приказ о назначении руководителя;
- справку о присвоении кодов статистики;
- информацию о наличии филиалов и обособленных подразделений (при наличии).
Как правило, по такому запросу представляют копии, заверенные подписью руководителя и печатью общества. В некоторых случаях, например, при открытии расчётного счёта или при совершении сделок с долями через нотариуса, для достоверности копий требуется представить и оригиналы.
Собираетесь открывать свой бизнес? Не забудьте про расчетный счёт — он упростит ведение бизнеса, уплату налогов и страховых взносов. Многие банки предлагают выгодные условия по обслуживанию и ведению расчётных счетов.
Документы об учреждении общества надо хранить бессрочно, а при порче или утрате – восстановить. Официальные бумаги, такие, как свидетельства государственного образца с регистрационной печатью ИФНС, выдают в виде дубликатов по заявлению руководителя.
Сведения из реестра юридических лиц в электронном виде можно получить бесплатно с помощью сервиса ФНС. За бумажной версией выписки из ЕГРЮЛ обращайтесь в регистрирующую инспекцию, за это взимается пошлина. Внутренние решения, протоколы, приказы легко восстановить за подписями участников и руководителя. О порядке хранения и ответственности за его нарушение подробнее читайте в статье «Документы организации: собираем и храним».
ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц
1. Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ и государственных корпораций, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками), за исключением случая, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи. Хозяйственное товарищество действует на основании учредительного договора, который заключается его учредителями (участниками) и к которому применяются правила настоящего Кодекса об уставе юридического лица. Государственная корпорация действует на основании федерального закона о такой государственной корпорации. 2. Юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом. Сведения о том, что юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, указываются в едином государственном реестре юридических лиц. Типовой устав, утвержденный уполномоченным государственным органом, не содержит сведений о наименовании, фирменном наименовании, месте нахождения и размере уставного капитала юридического лица. Такие сведения указываются в едином государственном реестре юридических лиц. 3. В случаях, предусмотренных законом, учреждение может действовать на основании единого типового устава, утвержденного его учредителем или уполномоченным им органом для учреждений, созданных для осуществления деятельности в определенных сферах. 4. Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, должен содержать сведения о наименовании юридического лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным. 5. Учредители (участники) юридического лица вправе утвердить регулирующие корпоративные отношения (пункт 1 статьи 2) и не являющиеся учредительными документами внутренний регламент и иные внутренние документы юридического лица. Во внутреннем регламенте и в иных внутренних документах юридического лица могут содержаться положения, не противоречащие учредительному документу юридического лица. 6. Изменения, внесенные в учредительные документы юридических лиц, приобретают силу для третьих лиц с момента государственной регистрации учредительных документов, а в случаях, установленных законом, с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом таких изменений.
Бесплатная консультация по регистрации бизнеса
Если у вас остались вопросы по регистрации, заполните форму. Вам перезвонят специалисты и подробно ответят на вопросы с учётом региональной специфики.
Спасибо!
Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Частые вопросы
При переезде были утеряны многие документы компании, в том числе, учредительные. Как их восстановить?
Единственный учредительный документ ООО – это устав. При регистрации один экземпляр устава остается в ИФНС, поэтому его копию можно восстановить. Для этого надо обратиться в регистрирующий налоговый орган. Там же можно получить копию свидетельства о постановке ООО на налоговый учет. Лист записи ЕГРЮЛ, где фиксируются основные сведения об организации, можно скачать бесплатно на сайте ФНС или запросить бумажную выписку в налоговой.
Хочу разобраться, на основании чего действует ООО? Что надо изучить – закон Об ООО, Гражданский Кодекс или что-то еще?
В ГК РФ содержатся общие положения о правоспособности юридических лиц, а в законе «Об ООО» — особенные нормы для коммерческих организаций. Однако основным документов, на основании которого действует ООО, является его устав, в котором описаны правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. При этом устав должен подчиняться требованиям ГК РФ и закона «Об ООО». А высшим органом управления общества является общее собрание участников, решения которого обязательны для исполнения директором.